Microsoft Word - Violet - Đặng Huy Hùng - Thư viện Bài giảng điện tử

II §Þnh d¹ng v¨n b¶n Microft Word Vũ Trường Giang DNTN Thanh Sơn Hoàng Tiến Trung Microsft Word C¸c thao t¸c c¬ b¶n §Þnh d¹ng v¨n b¶n C¸c ®èi t­îng trªn v¨n b¶n Lµm viÖc víi b¶ng biÓu C¸c kü n¨ng hç t[.]

M icroft Word

M icroft Word

V ũ Trường Giang

I Các thao tác cơ bản

 Khởi động Microsoft Word

 Click vào Start/ Programs/ Microsoft Word.

 Click vào biểu t ợng Microsoft Word trên thanh Shortcut Bar.

 Double Click vào biểu t ợng Microsoft Word trên màn hình nền.

 Click vào Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Word.

 Thoát khỏi Microsoft Word

 Nháy chuột vào Close góc trên phải cửa sổ.

 Chọn File/ Exit.

 Double Click vào biểu t ợng ở góc trên trái cửa sổ.

 Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

 L u ý: Nếu văn bản ch a đ ợc l u thì khi thoát khỏi Word sẽ có hộp

thoại hỏi ta có muốn l u lại không:

 Yes: đồng ý, No: không l u, Cancel: không thoát.

I Các thao tác cơ bản

 Màn hình soạn thảo Microsoft Word

 Thanh tiêu đề (Title Bar): Chứa tên của tài liệu đang mở.

 Thanh thực đơn (Menu Bar): Chứa tên các menu lệnh.

 Các thanh công cụ (ToolBar): Gồm các biểu t ợng lệnh

Bao gồm thanh công cụ Standard, Formatting, Drawing, Table and Border

 Th ớc canh (Ruler): Hiển thị lề, độ rộng văn bản.

 Thanh cuộn ngang, cuộn dọc (Scroll Bar)

 Thanh trạng thái (Status): Hiển thị các thông số tài liệu.

 Vùng soạn thảo văn bản (Text Area): Là nơi soạn thảo.

 Dấu nháy (Insert Point): Là nơi định vị dữ liệu nhập vào.

I Các thao tác cơ bản

 Tạo mới, Mở, l u văn bản

 Tạo mới một văn bản (3 cách)

 Chọn File/ New/Blank Document.

 Click biểu t ợng New Blank Document trên thanh

Standard.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

 Mở văn bản đã tồn tại

 B ớc 1:Click File/ Open hoặc Click biểu t ợng Open trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

 B ớc 2: Chọn đ ờng dẫn đến tập tin cần mở trong khung

Look in.

 B ớc 3: Chọn tập tin cần mở nhấn Enter hoặc Double Click

lên tập tin đó hoặc nhấn nút Open.

I Các thao tác cơ bản

 L u văn bản

 B ớc 1:Click File/ Save hoặc Click biểu t ợng Save trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

 B ớc 2: Chọn ổ đĩa, th mục cần l u trong khung Save in.

 B ớc 3: Nhập tên tập tin trong khung File name cuối

cùng nhấn nút Save.

 L u ý: Chọn File/ Save As để l u tập tin với tên khác hoặc

vị trí khác.

 Chọn chế độ l u tự động: Click Tools/ Options/ Save/

Chọn số phút cần l u trong khung Save AutoRecover infor every, nhấn OK để đồng ý với chế độ l u tự động vừa chọn.

 Page Up: Lªn mét trang mµn h×nh.

 Page Down: Xuèng mét trang mµn h×nh.

 Enter: Xuèng dßng, kÕt thóc ®o¹n.

 Shift+Enter: Xuèng dßng ch a kÕt thóc ®o¹n.

 Ctrl+Enter: Ng¾t trang (sang trang míi).

 Ctrl+Z: Xo¸ thao t¸c võa lµm.

I Các thao tác cơ bản

 Chọn khối văn bản

 Để nhập, chỉnh sửa văn bản: Kích th ớc, Font chữ, Canh lề… ta

phải chọn khối văn bản sau đó mới tiến hành căn chỉnh Cách chọn khối nh sau:

 Chọn một từ: Double Click vào từ đó.

 Chọn một câu: Nhấn Ctrl đồng thời Click vào vị trí bất kỳ

 Chọn khối tr ớc khi thao tác.

 Xoá khối: Nhấn phím Delete hoặc Edit/ Clear/ Contents.

I Các thao tác cơ bản

 Di chuyển khối:

 B ớc 1: Chọn Edit/ Cut hoặc Click biểu t ợng Cut trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

 B ớc 2: Di chuyển dấu nháy đến vị trí mới.

 B ớc 3: Chọn Edit/ Paste hoặc Click biểu t ợng Paste trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

 Sao chép khối:

 B ớc 1: Chọn Edit/ Copy hoặc Click biểu t ợng Copy trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

 B ớc 2: Di chuyển dấu nháy đến vị trí khác.

 B ớc 3: Chọn Edit/ Paste hoặc Click biểu t ợng Paste trên

thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

 Có thể sao chép khối bằng cách đ a trỏ chuột vào khối

nhấn Ctrl đồng thời Click and Drag đến vị trí khác.

I Các thao tác cơ bản

 Hiệu chỉnh màn hình soạn thảo Microsoft Word

 Các chế độ hiển thị

 Normal View: Là kiểu dùng cho việc nhập nhanh dữ liệu,

kiểu dạng tài liệu không đ ợc hiển thị Chọn View/ Normal để hiển thị văn bản ở chế độ này.

 Print Layout View: Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang

giấy.Th ờng đ ợc dùng vì dễ quản lý văn bản Chọn View/

Print Layout để hiển thị văn bản ở chế độ này.

 Web Layout View: Hiển thị nh trang Web không có ngắt

trang.

 Outline View: Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ.

 Phóng to thu nhỏ

 Chọn View/ Zoom / Chọn % và chọn OK.

 Hoặc chọn % trên hộp Zoom trên thanh Standard.

 Hoặc nhấn giữ phím Ctrl đồng thời lăn chuột.

I Các thao tác cơ bản

 ẩn hiện các thanh công cụ

 Click View/ Toolbars/ Chọn thanh công cụ cần ẩn hoặc hiện

hoặc Right Click vào vùng trống trên thanh Toolbar chọn tên thanh công cụ cần ẩn hoặc hiện.

 Một số thanh công cụ th ờng dùng

 Standard: Thanh công cụ chuẩn.

 Formatting: Thanh định dạng.

 Tables and Border: Tạo bảng và đ ờng viền.

 Drawing: Thanh công cụ vẽ.



 ẩn hiện th ớc canh

 Click View/ Ruler.

 Di chuyển thanh công cụ

I Các thao tác cơ bản

 Chuyển đổi đơn vị đo

 Click Tools/ Options/ General/ Measurement units/ Chọn đơn vị

đo cuối cùng nhấn OK.

 Soạn thảo tài liệu

 Soạn thảo tiếng Việt.

 Mở bộ gõ Vietkey2000 trên màn hình Desktop.

 Trong mục kiểu gõ: Chọn Telex và chọn hai mục tiếng Anh

và tiếng Việt.

 Trong mục bảng mã:

 Chọn TCNV3-ABC(.VnTime ) đối vói các font Vn

 Chọn VNI-Win(.VNI-Times) đối vói các font VNI-

 Chọn Unicode dựng sẵn đối vói các font Unicode nh Times New Roman, Arial, Tahoma

I Các thao tác cơ bản

 Khi thiết lập xong nhấn vào nút luôn nổi hoặc nút Taskbar.

 Cách gõ Telex

 Caps Lock: Chữ hoa không dấu.

 Shift + chữ th ờng: cho chữ đầu là chữ hoa.

 Delete: Xoá ký tự dứng sau dấu nháy.

 Backspace: Xóa ký tự đứng tr ớc dấu nháy.

Dấu huyền: F aa: â Dấu sắc: S oo: ô Dấu ngã: X dd: đ Dấu nặng: J aw: ă Dấu hỏi: R uw:

[: ơ ow: ơ ]: Phím Z: khử dấu

 Định dạng Bullets And Nunbering.

 Định dạng mầu nền, Drop Cap.

 Sao chép kiểu định dạng.

 Định dạng trang văn bản.

1 Định dạng chữ

 Sử dụng hộp thoại Font

 Click Format/ Font Hoặc Right Click chọn Font

 Font: Chọn font chữ

 Font style: Kiểu Font th ờng(Regular), nghiêng(Italic),

đậm(Bold), vừa đậm vừa nghiêng(Bold Italic).

 Size: Cỡ chữ.

 Font color: Màu chữ.

 Underline style: Kiểu gạch chân.

 Effects: Các hiệu ứng cho chữ.

 Preview: Xem tr ớc kết quả.

 Click OK để chấp nhận các thông số vừa chọn.

2 Định dạng đoạn văn bản

 Sử dụng hộp thoại Paragraph

 Click Format/ Paragraph / Chọn Insdent and Spacing.

 Alignment: Căn chỉnh lề.

 Left: Canh trái.

 Centered: Canh giữa.

 Right: Canh phải.

 Justified: Căn dều hai bên.

 Left: Khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.

 Right: Khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.

 Spacial: Tr ờng hợp đặc biệt.

 First line: Dòng đầu thụt vào so với các dòng khác.

 Hanging: Các dòng khác thụt vào so với dòng đầu.

2 Định dạng đoạn văn bản

 Before: Khoảng cách của đoạn so với đoạn tr ớc.

 After: Khoảng cách của đoạn so với đoạn sau.

 Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.

 Single: Các dòng cách nhau một khoảng cách đơn.

 Double: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng

hai lần khoảng cách đơn.

 1,5 lines: Các dòng cách nhau một khoảng cách bằng

1,5 lần khoảng cách đơn.

 Sử dụng thanh Formatting:

 Biểu t ợng Align Left: Canh trái.

 Biểu t ợng Align Right: Canh phải.

 Center: Canh giữa.

 Justify: Canh đều hai bên.

 Ctrl+E: Canh giữa.

 Ctrl+J: Canh đều hai bên.

 Ctrl+M: Tăng lề trái.

 Ctrl+Shift+M: Giảm lề trái.

 Ctrl+Q: Huỷ bỏ định dạng đoạn văn bản.

3 Định dạng cột trong văn bản

 Click Format/ Columns

 Presets: Xác định cách chia cột theo mẫu định sẵn.

 Number of Columns: Chọn số cột cần chia.

 Line between: Hiển thị đ ờng phân chia giữa các cột.

 Nhấn OK để đồng ý chia cột theo các thông số đã thiết

lập.

 Có thể chia cột bằng cách Click biểu t ợng Columns trên

thanh Standard Để thay đổi độ rộng của các cột hay khoảng cách giữa các cột ta có thể hiệu chỉnh trực tiếp trên th ớc canh.

 Nhấn Ctrl+Shift+Enter: Để chuyển đổi nhập dữ liệu giữa

các cột Hoặc Click Insert/ Break / Column Break.

4 Định dạng Tab

 Click Format/ Tabs

 Tab stop position: Xác định khoảng cách Tab.

 Alignment: Xác định kiểu Tab.

 Left: Điểm Tab nằm bên trái.

 Right: Điểm Tab nằm bên phải.

 Center: Điểm Tab nằm giữa.



 Leader: Xác định dạng thể hiện khi gõ Tab.

 Nhấn nút Set để định nghĩa Tab.

 Nhấn nút Clear để xoá Tab đã định nghĩa.

 Nhấn OK để đồng ý với các thao tác vừa chọn.

 Có thể sử dụng th ớc canh để định dạng Tab.

5 Bullets and Numbering

 Chọn khối văn bản cần định dạng.

 Click Format/ Bullets and Numbering

 Bulleted: Xác định các dấu đầu đoạn.

 Chọn loại dấu thích hợp nhấn OK.

 Numbered: Xác định thứ tự đầu đoạn.

 Chọn loại dấu thích hợp nhấn OK.

 Có nhiều tuỳ chọn bằng cách Click vào nút Customize

 Để bỏ định dạng chọn None.

 Ngoài ra có thể sử dụng thanh Formatting để định dạng

Bullet and numbering bằng cách Click vào nút Bullets hoặc nút Numbering

6 Màu nền, Drop Cap

 Định dạng màu nền

 Chọn văn bản cần tô màu.

 Click Format/ Border and Shading / Chọn Shading/ Chọn

màu cần tô cuối cùng Click nút OK.

 Hoặc Click biểu t ợng HighLight trên thanh Formatting.

 Định dạng Drop Cap

 Chọn đoạn cần định dạng Drop Cap.

 Click Format/ Drop Cap.

 Chọn vị trí Drop Cap trong khung Position.

 Chọn Font cho ký tự Drop Cap trong khung Font.

 Line to drop: Số dòng mà Drop Cap thể hiện.

 Click OK để đồng ý định dạng Drop Cap.

 Click File/ Page Setup

 Tab Margins: ThiÕt lËp lÒ vµ h íng trang.

7 Định dạng trang văn bản

 Orientation

 Portrait: Đặt giấy theo chiều đứng,

 Landscape: Đặt giấy theo chiều ngang.

 Tab Paper : Thay đổi kích cỡ, khổ giấy.

 Chọn khổ giấy trong hộp Paper size.

 Xác định chiều rộng, chiều cao trong hộp Width, Height.

 Văn bản pháp luật và văn bản hành chính khổ A4(210mm x

297mm) Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,

phiếu chuyển khổ A5(148mm x 210mm).

 Lề trên: 20 – 25 mm.

 Lề d ới: 20 – 25 mm.

 Lề trái: 30 – 35 mm.

 Lề phải: 15 – 25 mm.

III Các đối t ợng trên văn bản

 Chèn ký tự đặc biệt.

 Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh.

 Vẽ và hiệu chỉnh hình vẽ.

 Tạo và hiệu chỉnh WordArt.

 Tạo và hiệu chỉnh Textbox.

 Chèn biểu đồ vào văn bản.

 Chèn công thức toán học vào văn bản.

III Các đối t ợng trên văn bản

 Chèn ký tự đặc biệt

 Chọn vị trí cần chèn Click Insert/ Symbol

 Chọn bảng ký tự trong hộp Font (th ờng dùng là bảng

Symbol và bảng Webdings, Wingdings, Wingdings2)

 Chọn ký tự thích hợp nhấn nút Insert để chèn Click nút

Close để đóng hộp thoại Insert Symbol.

 Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh

 Chèn từ Clip Art

 Chọn vị trí cần chèn Click Insert/ Picture/ Clip Art /

Nhấn nút Search/ Click vào bức ảnh để thực hiện chèn.

 Chèn từ tập tin hình

 Chọn vị trí cần chèn Click Insert/ Picture/ From file /

Chọn hình cần chèn Double Click hoặc nhấn nút Insert

III Các đối t ợng trên văn bản

 Hiệu chỉnh hình ảnh:

 Di chuyển, xoá hình ảnh:

 Chọn hình ảnh cần di chuyển hoặc xoá.

 Để di chuyển Click and Drag đến vị trí mới, để xoá nhấn phím Delete.

 Right Click vào hình ảnh, chọn Format Picture /

Layout/ Chọn kiểu trình bày trong khung Wrapping style, chọn OK để đồng ý với định dạng vừa chọn.

III Các đối t ợng trên văn bản

 Vẽ và hiệu chỉnh hình vẽ

 Sử dụng thanh Drawing để vẽ hình.

 Chọn hình cần vẽ, Click and Drag để vẽ hình.

 Hiệu chỉnh hình vẽ(t ơng tự nh hình ảnh).

 Tô màu cho hình vẽ:

 Click biểu t ợng Line color để tô màu cho nét vẽ Để có

nhiều màu chọn mục More Line Color

 Click biểu t ợng Fill color để tô màu nền cho hình vẽ Để có

nhiều kiểu tô chọn mục Fill Effects

 Click biểu t ợng Shadow Style để tạo bóng đổ Để hiệu chỉnh

bóng đổ chọn mục Shadow Settings

 Click biểu t ợng 3-D Style để tạo hiệu ứng nổi Để hiệu chỉnh

hiệu ứng nổi chọn mục 3-D Settings

III Các đối t ợng trên văn bản

 Tạo và hiệu chỉnh WordArt

 Tạo WordArt:

 Click Insert/ Picture/ WordArt hoặc Click vào biểu t ợng

Insert WordArt trên thanh Drawing.

 Chọn kiểu WordArt thích hợp, Click OK.

 Chọn Font, cỡ chữ, đậm, nghiêng cho WordArt.

 Nhập nội dung WordArt, Click OK.

 Hiệu chỉnh WordArt:

 Các thao tác: Xoá, di chuyển, hiệu chỉnh kích th ớc, tô màu,

bóng đổ, hiệu ứng nổi, định dạng cách trình bày t ơng tự nh

đối với hình vẽ và hình ảnh.

 Ngoài ra để hiệu chỉnh WordArt ta Click vào WordArt, lúc

này thanh WordArt xuất hiện, Click vào các biểu t ợng để hiệu chỉnh cho WordArt.

III Các đối t ợng trên văn bản

 Tạo và hiệu chỉnh Text Box

 Tạo Text Box:

 Click Insert/ Text Box hoặc Click biểu t ợng Text Box trên

thanh Drawing.

 Hiệu chỉnh Text Box(t ơng tự nh với văn bản và hình ảnh).

 Chèn biểu đồ vào văn bản

 Chèn biểu đồ: Insert/ Picture/ Chart/ Nhập số liệu thích hợp/

Click ra vị trí bất kỳ ngoài biểu đồ để thực hiện chèn.

 Hiệu chỉnh biểu đồ:

 Các thao tác: Xoá, di chuyển, thay đổi kích th ớc t ơng tự nh

đối với hình ảnh.

 Thay đổi kiểu biểu đồ: Double Click vào biểu đồ, Click

Chart/ Chart Type / Chọn biểu đồ thích hợp Click OK.

 Thay đổi dữ liệu: Double Click vào biểu đồ, sửa dữ liệu ở

bảng dữ liệu Nhấn ra vị trí bất kỳ ngoài biểu đồ.

III Các đối t ợng trên văn bản

 Chèn công thức toán học

 Chèn công thức:

 Chọn vị trí thích hợp.

 Click Insert/ Object / Microsoft Equation 3.0/ OK.

 Soạn thảo xong Click ra vị trí bất kỳ ngoài công thức.

 Hiệu chỉnh công thức:

 Các thao tác: Xoá, di chuyển, thay đổi kích th ớc t ơng tự nh

đối với hình ảnh.

 Hiệu chỉnh nội dung:

 Double Click vào công thức cần hiệu chỉnh.

 Hiệu chỉnh xong Click ra vị trí bất kỳ ngoài công thức.

 L u ý: Để giảm độ phức tạp trong khi chèn công thức ta không

nên thay đổi Font chữ cho công thức(để mặc định).

IV Lµm viÖc víi b¶ng biÓu

IV Làm việc với bảng biểu

 Tạo bảng biểu

 Chọn vị trí thích hợp.

 Click Table/ Insert/ Table hoặc Click biểu t ợng Insert Table

trên thanh Table and Border.

 Hộp thoại Insert Table xuất hiện.

 Number of columns: Số cột cần tạo.

 Number of rows: Số dòng cần tạo

 Fixed column width: Cố định độ rộng của cột

 AutoFit to contents: Tự động thay đổi theo nội dung.

 AutoFit to Window: Tự động thay đổi theo cửa sổ.

 AutoFormat : Chọn mẫu biểu có sẵn.

 Click OK để thực hiện chèn bảng biểu vào văn bản.

 Có thể sử dụng biểu t ợng Insert Table trên thanh Stadard để

chèn bảng biểu vào văn bản.

IV Làm việc với bảng biểu

 Các thao tác trên bảng

 Nhập, chỉnh sửa chữ: Chọn ô cần thao tác và làm nh nhập văn

bản ngoài bảng.

 Cách hiển thị trong ô: Chọn ô, Click Format/ Text Direction

 Di chuyển trong bảng: Sử dụng các phím mũi tên, phím Tab

hoặc Click chuột để di chuyển dấu nháy đến ô thích hợp.

 Chọn khối các ô trong bảng:

 Chọn cả bảng, một cột, một dòng, một ô: Click vào ô muốn

chọn Click Table/ Select/ Table, Column, Row, Cell.

 Hoặc Click and Drag để chọn các ô thích hợp.

 Sử dụng chuột kết hợp với phím Ctrl, Shift để có nhiều sự

lựa chọn thuận tiện.

 Ngoài ra để chọn cả bảng: Click vào biểu t ợng ở góc trên

IV Làm việc với bảng biểu

 Trình bày bảng:

 Click chọn bảng Click Table/ Table Properties Hoặc

Right Click chọn Table Properties

 Hộp thoại Table Properties xuất hiện.

 Chọn các mục Table, Column, Row, Cell để hiệu chỉnh

các thông số trình bày cho bảng, cột, dòng, ô.

 Ngoài ra để canh chỉnh chữ trong ô ta Right Click vào ô

đó chọn Cell Alignment và chọn kiểu canh chỉnh thích hợp.

 Di chuyển bảng: Đ a chuột đến biểu t ợng ở góc trên trái

của bảng Click and Drag đến vị trí mới.

 Thay đổi kích th ớc bảng: Chọn bảng, đ a chuột đến biểu t

ợng góc d ới phải Click and Drag để thay đổi kích th ớc.

 Thay đổi kích th ớc của dòng, cột: Đ a chuột đến danh giới

của dòng, cột Click and Drag để thay đổi kích th ớc.