TIỂU LUẬN tổ CHỨC CÔNG tác kế TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP đề tài tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp giả định

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN CHUYÊN NGÀNH KIỂM TOÁN  BÀI TIỂU LUẬN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Đề tài Tổ Chức Bộ Má[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN CHUYÊN NGÀNH: KIỂM TOÁN

- -

BÀI TIỂU LUẬN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Đề tài: Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Trong Doanh Nghiệp Giả Định

Giáo viên hướng dẫn: Lương Đức Thuận

Mã lớp học phần: ACC507073

Sinh viên thực hiện MSSV Tỉ lệ đóng góp

Nguyễn Minh Quân 31191023843 100%

Trần Minh Thìn 31181023330 100%

Hồ Chí Minh, 2022

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài: 4

1.1 Khái niệm và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy kế toán: 4

1.2 Lí do chọn đề tài: 4

PHẦN I: TÓM TẮT TÌNH HUỐNG DOANH NGHIỆP VÀ PHÂN TÍCH VỀ ĐỀ TÀI 5

1 Tóm tắt tình huống: 5

a Giới thiệu: 5

b Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý: 5

c Đặc điểm hoạt động kinh doanh: 5

d Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin: 6

PHẦN II: CĂN CỨ TỔ CHỨC XÂY DỰNG BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH AIS 7

1 Cơ cấu tổ chức quản của công ty TNHH AIS 7

a Quy mô của công ty TNHH AIS: 7

b Cơ cấu các bộ phận phòng ban của công ty TNHH AIS: 7

c Cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán trong công ty TNHH AIS: 7

2 Khối lượng công việc kế toán: 8

3 Đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí của công ty TNHH AIS: 9

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG BỘ MÁY KẾ TOÁN 11

1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: 11

2 Tổ chức nhân sự bộ phận kế toán: 13

2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán: 13

2.2 Bảng mô tả công việc: 14

2.3 Phân công công việc cho từng phần hành: 17

2.4 Phân quyền truy cập hệ thống: 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy Lương Đình Thuận đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm của bộ môn Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Thầy đã giúp cho chúng em nắm bắt được kiến thức trọng tâm của môn học, góp phần hỗ trợ cho công việc sau này của chúng em

Nhóm em cũng xin cảm ơn khoa Kế toán đã tạo điều kiện cho chúng em tiếp cận được môn học hữu ích này, nó giúp em hiểu rõ hơn việc áp dụng kiến thức chuyên ngành cho doanh nghiệp trên thực tế Nhóm em đã vận dụng nền tảng những kiến thức đó để thực hiện đề tài bài tiểu luận kết thúc học phần ”Tổ chức

bộ máy kế toán trong doanh nghiệp (giá định) " Trong suốt quá trình thực hiện

đề tài này do kiến thức còn hạn chế nên nhóm sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu nội dung đề tài và lỗi trình bày Nhóm rất mong nhận được những đóng góp ý kiến của quý thầy (cô) để bài tiểu luận đạt được kết quả tốt hơn

Nhóm em xin chân thành cảm ơn

Kính chúc quý thầy (cô) sức khỏe và thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

1.1 Khái niệm và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán được chia thành các

phòng/ban/bộ phận kế toán tại đơn vị cùng với các phương tiện, trang thiết bị hỗ trợ cho việc ghi chép, tính toán và xử lý tất cả các thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu tiếp nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế (thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị,…) phục vụ các hoạt động của đơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức sắp xếp, phân công công việc cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công việc kế toán cho đơn vị và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán

Công tác tổ chức bộ máy kế toán giúp tổ chức nhân sự kế toán của đơn vị một cách hợp lí để từng người trong bộ máy có thể làm việc năng suất tốt nhất, phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những

bộ phận hoặc người khác có liên quan Một hệ thống kế toán, tài chính chặt chẽ,

ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

1.2 Lí do chọn đề tài:

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển và biến đổi liên tục, một tổ chức kinh tế muốn hoạt động trơn tru và hiệu quả thì không thể thiếu một bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp đồng thời thích ứng với điều kiện thay đổi của pháp lí, công nghệ thông tin, và môi trường kinh tế Với xu hướng tin học hóa công tác kế toán, việc lựa chọn hình thức tổ chức cho bộ máy kế toán

và tuyển dụng bố trí nhân sự cho phòng kế toán phụ thuộc rất nhiều vào định hướng ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp Và mục tiêu của bài tiểu luận là làm rõ các vấn đề cần quan tâm khi tổ chức cũng như ứng dụng tổ chức bộ máy kế toán cho doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán

PHẦN I: TÓM TẮT TÌNH HUỐNG DOANH NGHIỆP VÀ PHÂN TÍCH

b Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý:

Công ty AIS được tổ chức bao gồm 8 phòng ban, bộ phận

 Bộ phận điều phối - kho vận

 Ban Kiểm soát

c Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

 Chu trình doanh thu: Công ty hoạt động chủ yếu trong 2 lĩnh vực là

thương mại điện tử và cung cấp dịch vụ với thị trường hoạt động ở 3 khu vực gồm TP HCM, các tỉnh Miền Tây Nam Bộ, và các tỉnh Tây Nguyên

 Chu trình chi phí: Hoạt động mua hàng tại công ty gồm mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động thương mại và mua các linh kiện, thiết bị, …phục

vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ Các sản phẩm máy tính, điện thoại thông minh, các linh kiện liên quan được nhập khẩu từ nước ngoài theo 9 hình thức nhập khẩu ủy thác Các sản phẩm điện gia dụng, và thiết bị thay

thế được mua từ các nhà cung cấp trong nước Hàng hóa mua được giao trực tiếp đến kho có nhu cầu

d Yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin:

 Cần quản lý, theo dõi được thời hạn nợ của các khoản nợ phải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp

 Nhà quản lý xây dựng chính sách trả lương và thưởng cho nhân viên bán hàng dựa trên doanh số

 Công ty cũng cần biết chi tiết về doanh số bán cho mỗi khách hàng, các khoản giảm trừ doanh thu của từng khách hàng

 Doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại

 Thông tin về lãi gộp của từng mặt hàng, từng hoạt động kinh doanh

 Các quy trình xử lý nghiệp vụ phải được chuẩn hoá, thể hiện bằng văn bản và đảm bảo tính kiểm soát, việc vận dụng các phương pháp kế toán phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành

PHẦN II: CĂN CỨ TỔ CHỨC XÂY DỰNG BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG

TY TNHH AIS

1 Cơ cấu tổ chức quản của công ty TNHH AIS

Để tổ chức bộ máy kế toán cho công ty TNHH AIS phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lí của doanh nghiệp này cần lưu ý phân tích các vấn đề sau đây

a Quy mô của công ty TNHH AIS:

Công ty TNHH AIS là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ khi không có các đơn

vị trực thuộc nên sẽ có cơ cấu bộ máy kế toán sẽ đơn giản hơn Đây sẽ là một trong những cơ sở để phục vụ cho việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán, xây dựng cơ cấu bộ phận kế toán, xác định số lượng nhân viên kế toán cẩn tuyển dụng, phù hợp cho công ty

b Cơ cấu các bộ phận phòng ban của công ty TNHH AIS:

Mỗi phòng ban, bộ phận được quản lý bởi các trưởng phòng ban, bộ phận Ngoài TGĐ phụ trách tổng thể công ty còn có 2 PTGĐ hỗ trợ phụ trách các phòng ban và bộ phận Các phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các hoạt động, nhiệm vụ của mình Đứng đầu là các trưởng phòng quản lí phòng ban, bộ phận và báo cáo cho BGĐ của công ty Ban kiểm soát sẽ thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty Đây sẽ là cơ sở để phân chia các phần hành kế toán và phân chia công việc cho nhân viên kế toán trong từng phần hành dưới sự quản lí của 1 PTGĐ và KTT và sự kiểm soát của Ban kiểm soát

c Cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán trong công ty TNHH AIS:

Trưởng phòng ban, bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty Bộ phận Tài chính - Kế toán được phụ trách bởi 1 PTGĐ Dưới quyền là Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán – nơi chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Tài chính - Kế toán tại công ty Ban kiểm soát sẽ kiểm soát các hoạt động của Bộ phận Tài chính - Kế toán đồng thời kiểm toán nội bộ các báo cáo

mà phòng ban này cung cấp Cơ cấu tổ chức của bộ phận Tài chính - Kế toán trong công ty TNHH AIS như sau:

Hình 1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Tài chính - Kế toán công ty TNHH AIS

2 Khối lượng công việc kế toán:

Khối lượng công việc của bộ máy kế toán trong công ty TNHH AIS phải đảm nhiệm bao gồm: xử lí lập chứng từ; thu thập dữ liệu phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế; kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu của doanh nghiệp bao gồm các thông tin Tài chính - Kế toán và thông tin quản lí Hoạt động kinh doanh của công ty chỉ có 2 mảng là thương mại và cung cấp dịch vụ nhưng hoạt động kinh doanh lại phát triển mạnh trên 3 khu vực lớn nên khối lượng công việc kế toán không quá nặng cũng k thể xem nhẹ Các hoạt động, thông tin cần cung cấp và yêu cầu quản lí trong doanh nghiệp không quá phức tạp Tuy vậy, bộ phận kế toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ các phần hành (tiền lương; thu - chi; bán hàng -mua hàng; công nợ; kho; thuế; thanh toán) từ đó kế hoạch tuyển dụng nhân viên sẽ cần:

 7 người đảm bảo hoạt động cho từng phần hành với trình độ năng lực từ cao đẳng trở lên và có kinh nghiệm làm kế toán từ 1 năm

 1 KTT điều hành phòng Kế toán với trình độ từ đại học trở lên, có kinh nghiệm ít nhất 2 năm làm kế toán và có chứng chỉ Kế toán trưởng theo quy định của Bộ tài chính

Sau khi phân tích xong các yếu tố và xác định được các chức năng và phần hành

kế toán cần có, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH AIS sẽ định hướng được và tiến hành xây dựng bộ máy này

3 Đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí của công ty TNHH AIS:

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã có những tác động mạnh mẽ đến công tác quản lí doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán nói riêng Mặc dù tình huống công ty TNHH AIS không đề cập đến đặc điểm cũng như định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí cũng như trong công tác kế toán nhưng chắc chắn công ty cũng đã ứng dụng để phù hợp với tình hình chung của các doanh nghiệp hiện nay và phù hợp để phục vụ quá trình hoạt động, phát triển của doanh nghiệp Bên cạnh đó, khi được ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc thì các nhân viên kế toán của công ty có thể chuyển từ việc ghi

sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Do đó, định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công tác tổ chức bộ máy kế toán cho công ty TNHH AIS Các vấn đề cần lưu ý:

 Công ty phải bố trí hệ thông trang thiết bị, phần mềm, phần cứng và cơ sở

hạ tầng kĩ thuật công nghệ thông tin để phục vụ cho công tác kế toán như: máy chủ, máy con, mạng máy tính, internet, phần mềm kế toán,

 Có 2 phương án định hướng ứng dụng công nghệ thông tin cho phòng kế toán là phần mềm kế toán và hệ thống ERP Và với các đặc điểm của công ty TNHH AIS đã có đầy đủ các nhân viên làm việc cho các phần hành riêng biệt, cùng xu hướng áp dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp hiện nay thì định hướng sử dụng phần mềm kế toán (cụ thể ở công

ty này là phần mềm kế toán MISA) nên được ưu tiên hơn Đây cũng là

một căn cứ yêu cầu công tác tuyển dụng và đào tạo của công ty để nâng cao chất lượng về kĩ năng tin học văn phòng, biết sử dụng phần mềm kế toán MISA và đảm bảo trình độ chuyên môn

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG BỘ MÁY KẾ TOÁN

1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:

Do công ty AIS có quy mô nhỏ nên bộ máy kế toán của công ty AIS sẽ được tổ

chức theo kiểu trực tuyến, nghĩa là kế toán trưởng là người đứng ra điều hành

các kế toán viên phần hành để thực hiện các công việc kế toán từ lập chứng từ,

vào sổ sách, lập các báo cáo kế toán,… Với cách tổ chức bộ máy này thì mối

quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế tóan sẽ trở nên đơn giản

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo:

Quan hệ tác nghiệp:

Theo mô hình kế toán tập trung, các tổ chức thanh toán độc lập chỉ mở một bộ

sổ thanh toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch

toán ở mọi phần hành kế toán Bộ phận kế toán trung tâm của đơn vị phải thực

hiện tất cả các công việc kế toán từ tiếp nhận, ghi chép và xử lý thông tin trong

hệ thống phân tích và báo cáo tổng hợp của đơn vị Trường hợp đơn vị kế toán

có các đơn vị trực thuộc thì không được mở sổ để hình thành đơn vị kế toán

riêng Tất cả kế toán và báo cáo kế toán được thực hiện tại Phòng Kế toán

Trung tâm Đơn vị liên quan có thể là đơn vị kế toán đầu tiên theo hệ thống kế

toán

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức

bộ máy quản lý, bộ máy kế toán của AIS được tổ chức theo hình thức tập trung

Với hình thức này, mọi công việc kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

tiền lương

Kế toán thu - chi

Kế toán mua – bán hàng

Kế toán công nợ

Kế toán kho

Kế toán thuế

Kế toán thanh toán

của công ty Bộ phận kế toán tài chính sẽ cập nhật, xác minh và kiểm soát các chứng từ của tất cả các bộ phận hàng ngày Phòng nghiệp vụ kinh tế toàn công

ty cung cấp cho các phòng ban theo quy định về chế độ báo cáo và luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống, theo dõi tình hình kinh tế tài chính; hoạt động kinh tế cho từng thời kỳ Hình thành mối ràng buộc chặt chẽ và phải tuân theo một tập hợp thống nhất trong các hoạt động kinh doanh kinh tế

Chức năng của bộ máy kế toán: là cơ quan tham mưu giúp Giám Đốc công ty quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán tài chính

Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:

- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả

- Tính toán, tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán cho công tác kế toán chi phí sản xuất

- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, bao gồm kế hoạch nguồn vốn tham gia lập dự án đầu tư xây dựng và nguồn vốn vay để đầu tư - xây dựng

- Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính và tổ chức thực hiện quy chế Tổ chức thực hiện các quy định, hướng dẫn về kiểm soát, kiểm tra nghiệp vụ Có những đề xuất biện pháp sửa chữa các sai lệch về quản lý tài chính

- Tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế, đánh giá việc sử dụng và bảo toàn, tăng trưởng vốn cố định Biện pháp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, đề xuất các biện pháp sử dụng hợp

lý các nguồn lực vốn, các phương án sửa đổi, điều chỉnh cơ chế quản lý vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh hiệu quả

- Kiểm tra các thủ tục thanh toán (tính hợp lý và hợp pháp của các tiền lệ tốt)

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý cấp trên

- Tham gia xây dựng các tài liệu giáo dục nghề nghiệp, định hướng nghề nghiệp hạch toán chính cho đơn vị thực hiện

2 Tổ chức nhân sự bộ phận kế toán:

2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán:

Dựa trên căn cứ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH AIS ta có thể xây

dựng các phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ cho từng phần hành một

cách khoa học và hợp lí Có 2 cách tiếp cận khi xây dựng cơ cấu bộ phận kế

toán dựa trên khối lượng công việc mà kế toán đảm nhiệm

 Tiếp cận theo quá trình xử lí các đối tượng kế toán

 Tiếp cận theo các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Và cũng như nội dung đã được đề cập ở phần 2 mục II và công ty TNHH

AIS là doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa dịch vụ nên cách tiếp cận thứ

hai sẽ là phù hợp hơn Từ đó ta có được sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế

toán:

Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế toán Phạm vi mỗi phần hành sẽ được xác định trong bảng mô tả công việc cho mỗi

phần hành