Microsoft Word - 1. BÁO CÁO TÔNG K¾T À TÀI KHOA HÌC_14_9

Microsoft Word 1 BÁO CÁO TÔNG K¾T �À TÀI KHOA HÌC 14 9 BỘ CÔNG THƯƠNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌCCẤP TRƯỜNG[.]

BỘ CÔNG THƯƠNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC

KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌCCẤP TRƯỜNG

Chủ nhiệm đề tài: PHẠM TRẦN BÍCH THUẬN

Đơn vị thực hiện: Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế

Tp Hồ Chí Minh, 9/2022

LỜI CÁM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu và xây dựng hệ thống chấm công giảng viên phù hợp với hoạt động giảng dạy tại Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh” tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy, cô giáo Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh để hoàn thành đề tài này

Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế, phòng Kế hoạch đầu tư, phòng Tổ chức hành chính, phòng Tài chính kế toán, phòng Đào tạo, Trung tâm Quản trị hệ thống – Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, các thầy giáo, cô giáo đã tham gia quản lý, giảng dạy và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong suốt quá trình thực hiện đề tài, song có thể còn có những mặt hạn chế, thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp

Thay mặt nhóm thực hiện đề tài

PHẦN I THÔNG TIN CHUNG

I Thông tin tổng quát

1.1 Tên đề tài: Nghiên cứu và xây dựng hệ thống chấm công giảng viên phù hợp với hoạt động giảng dạy tại Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh

1.4 Đơn vị chủ trì:

1.5 Thời gian thực hiện:

1.5.1 Theo hợp đồng: từ tháng 3 năm 2021 đến tháng 3 năm 2022

1.5.3 Thực hiện thực tế: từ tháng 9 năm 2021 đến tháng 9 năm 2022

1.6 Những thay đổi so với thuyết minh ban đầu (nếu có): Không

1.7 Tổng kinh phí được phê duyệt của đề tài: Năm mươi triệu đồng

II Kết quả nghiên cứu

1 Đặt vấn đề

Ngày nay với xu thế số hoá các dữ liệu để cho việc quản lý, giám sát và báo cáo dữ liệu chính xác và nhanh chóng trở thành một nhu cầu tất yếu Với sự phát triển không ngừng của kinh tế và công nghệ đã hỗ trợ cho việc kiểm soát và chấm công trở nên nhanh hơn nhờ những thiết bị hỗ trợ thu thập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn Việc chấm công truyền thống sẽ cần những chuyên viên làm công tác giám sát chấm công và ghi nhận vào các sổ chấm công, thống kê bằng tay các con số vào các file excel và từ đó làm báo cáo Việc ứng dụng Phần mềm chấm công sẽ giảm đi việc lưu trữ những sổ chấm công và làm báo cáo nhanh, chính xác theo thời gian thực Tuy nhiên, do đặc thù kinh doanh và quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp như có những nhân viên, chuyên viên văn phòng, những công nhân làm theo ca,… mà phần mềm chấm công sẽ được xây dựng khác nhau để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ trên toàn thế giới dẫn đến sự phát triển các thiết bị phần cứng để hỗ trợ cho việc nhận diện nhân viên trong doanh nghiệp, trường học … ngày càng hiện đại hơn Công nghệ phát triển từ việc mỗi nhân viên sẽ có thẻ nhân viên trên đó in mã vạch và nhận diện nhân viên, chuyển dần qua trang bị cho nhân viên với những thẻ từ, thẻ cảm ứng trong đó có gắn chip để lưu trữ ID và thông tin của nhân viên Công nghệ thay đổi dần lên qua việc nhận diện người nhân viên đó qua vân tay và ngày nay là nhận diện người nhân viên đó qua khuôn mặt

Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh (IUH) với trên 1400 nhân sự, trong đó có trên 1000 giảng viên tham gia giảng dạy cho hơn 40.000 sinh viên toàn trường Trong một học kỳ trung bình có 4500 lớp học phần được mở trong các học kỳ chính để giảng dạy cho sinh viên, một ngày có trung hơn 700 lớp học phần học chia đều ra 5 ca học gồm ca 1 từ tiết 1 – 3, ca 2 từ tiết 4 – 6, ca 3 từ 7 – 9, ca 4 từ 10 – 12

và ca 5 từ 13 – 16 Với số lượng các lớp học nhiều và đảm bảo cho việc chấm công một cách chính xác và đặc biệt hơn là làm sao cho giảng viên thật sự an tâm khi vào lớp dạy học mà không bị chi phối cho việc chờ đợi thanh tra lên chấm công, cũng như đảm bảo tính lịch sự trong môi trường giáo dục và sự tự giác giảng viên toàn trường Chúng tôi đưa ra giải pháp cho những vấn đề trên thông qua việc xây dựng

một phần mềm chấm công phù hợp với môi trường và đặc thù giảng dạy của trường IUH

2 Mục tiêu

Thực tế hiện nay có 4 giải pháp chấm công Nhưng hiệu quả tiện lợi, bảo mật cao thì

có 3 giải pháp chấm công tiên tiến đó là: chấm công bằng thẻ, bằng vân tay và bằng khuôn mặt Với tình hình hiện tại là dịch bệnh covid và đặc thù riêng của IUH, chúng tôi đề nghị giải pháp chấm công bằng thẻ chip và xây dựng phần mềm tương thích kết nối với với hệ thống phần mềm thời khoá biểu của trường Hệ thống chấm công bằng thẻ chip với mục tiêu giúp cho việc chấm công tiện lợi hơn, tạo sự thoải mái cho giảng viên – sinh viên, giảm bớt nhiều công đoạn trong quy trình chấm công giờ giảng của giảng viên hiện nay Chúng tôi thiết kế và xây dựng phần mềm để tạo môi trường làm việc khoa học và thân thiện cho các giảng viên với các phòng ban chức năng trong nhà trường Nâng cao tính tự giác và vai trò người giảng viên trong môi trường giảng dạy và làm việc

3 Phương pháp nghiên cứu

3.1 Nội dung 1: Thiết bị cài đặt và nhận diện ID

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu về các loại thẻ và thiết bị đọc thẻ tương thích

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm kiếm và đọc tài liệu về các công

ty và các loại thẻ chip, đầu đọc tương thích

- Kết quả: Lựa chọn được loại thẻ và thiết bị đọc tương thích phù hợp với môi trường giảng dạy hiện nay của IUH

3.2 Nội dung 2: Mô hình hệ thống phần cứng hệ thống chấm công tự động

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu các mô hình kết nối các đầu đọc thẻ và phương pháp kết nối

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm hiểu các mô hình đang có trong

hệ thống chấm công hiện tại Tìm những phương thức kết nối giữa thiết bị với các hub, kết nối wifi – ethernet – internet với các máy tính trung tâm

- Kết quả: Thiết kế được hệ thống phần cứng của mô hình chấm công tự động 3.3 Nội dung 3: Phương thức truyền dữ liệu trong mô hình và ngôn ngữ lập trình tương thích

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu các phương thức truyền giữa đầu đọc thẻ với máy tính trung tâm và ngôn ngữ lập trình tương thích

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Đọc tài liệu và viết code thử nghiệm kết nối

- Kết quả: Kết nối được giữa thiết bị đọc thẻ với máy tính trung tâm

3.4 Nội dung 4: Tìm hiểu phương thức chấm công hiện tại trên phần mềm PMT

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu quy trình chấm công lịch giảng dạy và lịch thi của phần mềm PMT được cung cấp bởi nhà cung cấp phần mềm PMT cho IUH

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm hiểu tài liệu và tiếp cận các thao tác trên phần mềm PMT

- Kết quả: Hiểu được quy trình và dữ liệu kết nối trong quy trình

3.5 Nội dung 5: Tìm kiếm ngôn ngữ lập trình và cấu hình cho máy tính server

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu ngôn ngữ lập trình và hệ thống máy tính Server

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm hiểu tài liệu và tiếp cận các ngôn ngữ lập trình máy tính Lựa chọn hệ thống phù hợp với yêu cầi của đề tài đề ra

- Kết quả: Lựa chọn được phần mềm và phần cứng phù hợp đề tài

3.6 Nội dung 6: Thiết kế hệ thống phần cứng cho toàn hệ thống chấm công về giảng dạy phù hợp với tình hình giảng dạy tại IUH

- Cách tiếp cận: Tìm kiếm những cấu hình tối ưu đang có trên thực tế

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm hiểu tài liệu và tiếp cận các hệ thống đang hoạt động hiện tại

- Kết quả: Lựa chọn được cấu hình phù hợp đề tài

3.7 Nội dung 7: Kết nối và xuất dữ liệu giữa PMT và hệ thống mới thiết lập

- Cách tiếp cận: Tìm hiểu phương thức xuất/nhập dữ liệu của PMT và của hệ thống mới thiết lập

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Tìm hiểu tài liệu và thiết kế chạy thử nghiệm

- Kết quả: Ra được phương thức xuất/nhập phù hợp giữa PMT và hệ thống mới xây dựng

3.8 Nội dung 8: Vận hành chạy thử nghiệm hệ thống chấm công

- Cách tiếp cận: Chạy thử nghiệm

- Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng: Kết nối dữ liệu thực tế của PMT với

hệ thống mới xấy dựng và cho chạy thử nghiệm

- Kết quả: Hệ thống chấm công mới xây dựng vận hành và kết nối tốt với phần mềm PMT; Báo cáo và chấm công một cách chính xác

4 Tổng kết về kết quả nghiên cứu

Quy trình chấm công hiện tại gồm 2 quy trình riêng cho quy trình chấm công lịch học

và quy trình chấm công lịch thi và đều qua các công đoạn Đổ dữ liệu chấm công -> In kiểm tra giờ giảng -> Cập nhật chấm công Với việc số hóa dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong chấm giảng cho giảng viên phù hợp với sự dạy – học tại IUH đã giảm bớt được một phần quy trình chấm đó là dùng thiết bị để hỗ trợ cho giảng viên trong việc quẹt thẻ giờ vào trường và thanh tra sẽ xác nhận trên hệ thống chấm giảng Việc này giúp giảm bớt quá trình tiếp xúc trong mùa dịch cũng như các lớp triển khai dạy – học trực tuyến và phần mềm còn hỗ trợ chức năng giúp tra cứu xem đã được xác nhận chấm công hay thiếu sót chấm công, cũng như lưu dữ liệu thời gian giảng viên vào trường và thông tin thanh tra xác nhận thực giảng của giảng viên

Hệ thống được chạy thử nghiệm trong thời gian trường vừa thực hiện giảng dạy trực tuyến và trực tiếp Trường đã phủ wifi toàn trường dó là điều kiện tốt cho thanh tra có thể dùng thiết bị cầm tay khác nhau để kết nối với máy chủ nên việc xác nhận thực giảng của giảng viên sẽ nhanh hơn

5 Đánh giá các kết quả đã đạt được và kết luận

Tuy nhiên hệ thống chấm công hiện tại vẫn còn khuyết điểm đó là tính real-time của

hệ thống ở giai đoạn giảng viên quẹt thẻ Khi giảng viên quẹt thẻ giảng viên để ghi nhận giờ vào trường sẽ phải đến những chỗ cố định như ở thư viện để quẹt thẻ, dẫn đến có thể một lúc có thể sẽ có thể đông giảng viên chờ, ngoài ra thiết bị đọc thẻ còn nối dây cable vào máy tính để thu nhận truyền lên hệ thống Thêm nữa, với việc hệ thống chạy độc lập so với phần mềm PMT nên cần phải có thao tác nhập xuất file chấm công giữa hai hệ thống

Hệ thống có tính bảo mật và chính xác cao vì hệ thống ghi nhận thời gian quẹt thẻ, thời gian xác nhận thực giảng và tên của người thanh tra Hướng phát triển tiếp theo của nghiên cứu là hướng đến lắp đặt nhiều đầu đọc thẻ và phát wifi về đầu thu gửi về máy tính trung tâm và để có thể lưu trữ dự liệu lớn khi đó sẽ chuyển về sử dụng tài nguyên trên server của Trường hoặc sao lưu dữ liệu trên Cloud Và hướng xa hơn có thể phát triển thành hệ thống xác nhận sinh viên đi học trong các lớp học phần như vậy giảng viên sẽ giảm được giờ điểm danh sinh viên trong lớp học từ đó có sự đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên

6 Tóm tắt kết quả

6.1 Tóm tắt kết quả bằng tiếng Việt

Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh với quy mô trên 1000 giảng viên tham gia giảng dạy cho hơn 40.000 sinh viên tham gia các chương trình đào tạo của Trường Trung bình có 4500 lớp học phần được mở trong các học kỳ chính và trung bình hơn 700 lớp học phần học trong một ngày chia đều ra 5 ca học trên ngày tổng cộng 16 tiết Với số lượng các lớp học nhiều trong ngày với nhiều ca học, để đảm bảo cho việc chấm công một cách chính xác và đặc biệt hơn là làm sao cho giảng viên thật sự an tâm khi vào lớp dạy học mà không bị chi phối cho việc chờ đợi thanh tra lên chấm công, cũng như đảm bảo tính lịch sự trong môi trường giáo dục và

sự tự giác giảng viên toàn trường Chúng tôi thiết kế và xây dựng hệ thống chấm công tự động thông qua việc giảng viên quẹt thẻ giảng viên khi vào trường và thanh tra sẽ xác nhận thực giảng của giảng viên thông qua các thiết bị cầm tay thông minh

gửi dữ liệu về máy trung tâm Hệ thống phù hợp với hoạt động dạy và học hiện nay của Trường và phù hợp với xu thế phát triển của công nghiệp 4.0 trong việc số hóa áp dụng công nghệ thông tin Việc chấm công tự động được sự ủng hộ của nhân viên trường do việc chấm công trở nên đơn giản, nhanh và phù hợp với môi trường giáo dục hiện đại

6.2 Tóm tắt kết quả bằng tiếng Anh

Industrial University of Ho Chi Minh City has a scale of over 1000 lecturers who teach more than 40,000 students participating in the university's training programs

On average, there are 4,500 classes registered in main semesters and about more than

700 classes are active daily which are divided into 5 shifts for a total of 16 periods

To ensure accurate timekeeping with a large number of classes and shifts in a day, especially, to make teachers feel secure when entering the classroom without being influenced by students or waiting for the staffs who check the timekeeping, as well as

to ensure the politeness in the educational environment and the self-discipline of the teachers throughout the school, we designed and built an automatic attendance system which lecturer swipes their lecturer's card to operate and after that the staffs will confirm the lecturer's actual teaching by using smart handheld devices that transmit data to the center computer The system is suitable for the current teaching and learning activities of the university and in line with the development trend of industry 4.0 in digitization and application of information technology The automatic timekeeping is supported by the school staff because the timekeeping process becomes simple, fast and suitable for the modern educational environment

III Sản phẩm đề tài, công bố và kết quả đào tạo

3.1 Kết quả nghiên cứu ( sản phẩm dạng 1,2,3)

Yêu cầu khoa học hoặc/và chỉ tiêu

kinh tế - kỹ thuật

1 Phần mềm tự động chấm

công giảng viên của IUH

Kết nối với phần mềm quản lý học vụ PMT; nhập/xuất dữ liệu lưu trên hệ thống

và làm báo cáo

Kết nối xuất dữ liệu phần mềm quản lý học

vụ PMT; nhập/xuất dữ liệu lưu trên hệ thống

và làm báo cáo

2 Nguyên cứu và xây dựng

hệ thống chấm công

giảng viên phù hợp với

hoạt động giảng dạy tại

trường Đại học Công

nghiệp thành phố Hồ Chí

Minh

Tạp chí Khoa học và Công nghệ - Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh

Đã được chấp nhận đăng

Ghi chú:

- Các ấn phẩm khoa học (bài báo, báo cáo KH, sách chuyên khảo…) chỉ được chấp nhận nếu có ghi nhận địa chỉ và cảm ơn trường ĐH Công Nghiệp Tp HCM đã cấp kính phí thực hiện nghiên cứu theo đúng quy định

- Các ấn phẩm (bản photo) đính kèm trong phần phụ lục minh chứng ở cuối báo cáo (đối với ấn phẩm là sách, giáo trình cần có bản photo trang bìa, trang chính và trang cuối kèm thông tin quyết định và số hiệu xuất bản)

3.2 Kết quả đào tạo

TT Họ và tên

Thời gian thực hiện đề tài

Tên đề tài Tên chuyên đề nếu là NCS Tên luận văn nếu là Cao học

Đã bảo vệ Nghiên cứu sinh

Học viên cao học

Sinh viên Đại học

Ghi chú:

- Kèm bản photo trang bìa chuyên đề nghiên cứu sinh/ luận văn/ khóa luận và bằng/giấy chứng nhận nghiên cứu sinh/thạc sỹ nếu học viên đã bảo vệ thành công luận án/ luận văn;( thể hiện tại phần cuối trong báo cáo khoa học)

IV Tình hình sử dụng kinh phí

T

Kinh phí được duyệt (triệu đồng)

Kinh phí thực hiện (triệu đồng)

Ghi chú

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022

Trưởng Phòng

PHẦN II BÁO CÁO CHI TIẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

(báo cáo tổng kết sau khi nghiệm thu, đã bao gồm nội dung góp ý của hội đồng

nghiệm thu)

MỤC LỤC

DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT 14

DANH SÁCH HÌNH ẢNH 15

DANH SÁCH BẢNG 16

1 GIỚI THIỆU 17

2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 29

2.1 Thẻ từ và đầu đọc thẻ 29

A Thẻ từ RFID ( Radio Frequency Identification) (RFID tag, Transponder – bộ phát đáp) 29

B Đầu đọc thẻ (reader) hoặc cảm biến (sensor) để truy vấn các thẻ 29

C Phương thức làm việc của RFID 30

2.2 Phần mềm và những công nghệ sử dụng thiết lập hệ thống 32

3 THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THU THẬP DỮ LIỆU THẺ ID CỦA GIẢNG VIÊN TỪ XA VÀ MÁY TÍNH TRUNG TÂM 33

3.1 Mô hình hệ thống thiết kế và thiết lập 34

3.2 Phần cứng thu thập dữ liệu và dữ liệu của giảng viên trên hệ thống 40

A Thẻ từ Mifare 40

B Đầu đọc thẻ 41

C Mã hóa và tra cứu mã giảng viên 41

3.3 Cấu hình máy chủ và các máy con hỗ trợ thu thập dữ liệu 43

A Cấu hình máy chủ 43

B Cấu hình các máy con 44

4 CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG 46

4.1 Cài đặt và sử dụng màn hình quản lý nhóm 46

4.2 Cài đặt và sử dụng màn hình Quản trị hệ thống 47

4.3 Sử dụng màn hình Tra cứu dữ liệu giảng viên và cập nhật 48

4.4 Cài đặt công cụ khởi tạo và xuất dữ liệu chấm công 49

4.5 Sử dụng màn hình Tra cứu giờ chấm công 50

4.6 Cài đặt chức năng thanh tra xác nhận giờ giảng 51

5 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG 52

DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT

– Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh

DANH SÁCH HÌNH ẢNH

Hình 1: Cấu trúc thẻ RFID

Hình 2: Cấu trúc đầu đọc thẻ

Hình 3: Hoạt động giữa các Tag và Reader RFID

Hình 4: Mô hình hệ thống được đề xuất

Hình 5: Chức năng của từng thành phần trong hệ thống được đề xuất

Hình 6: Thẻ Mifare

Hình 7: Bộ ghi đọc mã thẻ RFID 13,56Mhz R20C-USB-8H10D

Hình 8: Mô hình giao tiếp với người sử dụng và các máy con trên máy chủ

Hình 9: Mô hình giải thuật hoạt động của hai loại máy con được đề xuất

Hình 10: Màn hình đăng nhập hệ thống chấm công tự động theo nhóm chức năng Hình 11: Màn hình Quản trị hệ thống

Hình 12: Màn hình menu con trong màn hình Quản trị hệ thống

Hình 13: Màn hình Tra cứu dữ liệu Giảng viên và cho phép cập nhật lại dữ liệu Hình 14: Cấu trúc dữ liệu file giờ thực giảng

Hình 15: Màn hình Menu để khởi tạo và xuất dữ liệu chấm công

Hình 16: Màn hình khởi tạo và xuất dữ liệu chấm công

Hình 17: Màn hình tra cứu dữ liệu chấm công của giảng viên

Hình 18: trình bày màn hình xác nhận thực giảng của giảng viên

DANH SÁCH BẢNG

Bảng 1: Mô tả một phần thông tin đang lưu tại cơ sở dữ liệu của thư viện

Bảng 2: Bảng so sánh các bước trong quy trình chấm công hiện tại và quy trình

chấm công để xuất trong đề tài

II.1 GIỚI THIỆU

Ngày nay với xu thế số hoá các dữ liệu để cho việc quản lý, giám sát và báo cáo dữ liệu chính xác và nhanh chóng trở thành một nhu cầu tất yếu Với sự phát triển không ngừng của kinh tế và công nghệ đã hỗ trợ cho việc kiểm soát và chấm công trở nên nhanh hơn nhờ những thiết bị hỗ trợ thu thập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn Việc chấm công truyền thống sẽ cần những chuyên viên làm công tác giám sát chấm công và ghi nhận vào các sổ chấm công, thống kê bằng tay các con số vào các file excel và từ đó làm báo cáo Việc ứng dụng Phần mềm chấm công sẽ giảm đi việc lưu trữ những sổ chấm công và làm báo cáo nhanh, chính xác theo thời gian thực Tuy nhiên, do đặc thù kinh doanh và quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp như có những nhân viên, chuyên viên văn phòng, những công nhân làm theo ca,… mà phần mềm chấm công sẽ được xây dựng khác nhau để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ trên toàn thế giới dẫn đến sự phát triển các thiết bị phần cứng để hỗ trợ cho việc nhận diện nhân viên trong doanh nghiệp, trường học … ngày càng hiện đại hơn Công nghệ phát triển từ việc mỗi nhân viên sẽ có thẻ nhân viên trên đó in mã vạch và nhận diện nhân viên, chuyển dần qua trang bị cho nhân viên với những thẻ từ, thẻ cảm ứng trong đó có gắn chip để lưu trữ ID và thông tin của nhân viên Công nghệ thay đổi dần lên qua việc nhận diện người nhân viên đó qua vân tay và ngày nay là nhận diện người nhân viên đó qua khuôn mặt

Sự phát triển của công nghệ trên toàn thế giới dẫn đến sự phát triển các thiết bị phần cứng để hỗ trợ cho việc nhận diện nhân viên trong doanh nghiệp, trường học … ngày càng hiện đại hơn Công nghệ phát triển từ việc mỗi nhân viên sẽ có thẻ nhân viên trên đó in mã vạch và nhận diện nhân viên, chuyển dần qua trang bị cho nhân viên với những thẻ từ, thẻ cảm ứng trong đó có gắn chip để lưu trữ ID và thông tin của nhân viên Công nghệ thay đổi dần lên qua việc nhận diện người nhân viên đó qua vân tay và ngày nay là nhận diện người nhân viên đó qua khuôn mặt

Đi kèm với những thiết bị hỗ trợ nhận dạng nhân viên sẽ là các phần mềm đi kèm tương thích Ứng dụng chính trong nhận dạng nhân viên là hỗ trợ cho việc chấm công nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng trong thời gian ngắn nhất Xu hướng chấm công hiện đại như:

+ Những công ty sử dụng máy chấm công: đặt để các máy chấm công ở những vị trí phù hợp để nhận diện nhân viên và xuất file excel để xử lý Có 2 dạng máy chấm công là dạng vân tay hoặc thẻ từ và dạng thẻ giấy có chia ngày

+ Những công ty không dùng máy chấm công và có sử dụng Excel: thường phải xây dựng bảng chấm công và chấm công bằng tay

Dù chấm công bằng máy hay bằng tay cũng đều hướng tới những yêu cầu:

+ Chi tiết được số giờ làm việc, chi tiết theo từng loại giờ công, từng công việc được phân công để từ đó sẽ có những mức lương cho việc hướng tới trả lương đúng công việc và sự đóng góp cho công việc

+ Kiểm soát được thời gian làm việc và trạng thái đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,…

Trên thế giới hiện nay có 3 giải pháp chấm công hiệu quả, tiện lợi và bảo mật cao như như chấm công bằng thẻ cảm ứng hoặc thẻ từ, chấm công bằng vân tay và chấm công bằng nhận diện khuôn mặt Nhưng dù với sự chấm công nào đi nữa thì phần mềm được xây dựng cho việc chấm công/ quản lý nhân sự cần có:

+ Tự động hóa quá trình theo dõi thời gian làm việc của nhân viên từ đó giúp cho

họ nhận trách nhiệm một cách công bằng nhất về hiệu suất làm việc của mình + Theo dõi, báo cáo thời gian làm việc trên thực tế và kế hoạch, thời gian đến hay

về sớm hay muộn của tất cả nhân viên

+ Quản lý hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng và tìm kiếm nhanh chóng khi cần

+ Ghi nhận lại lịch sử dữ liệu trên hệ thống và sao lưu định kỳ

+ Tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân viên, biết được hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó có kế hoạch để tăng năng suất lao động hơn

+ Loại bỏ được thời gian và công sức kiểm tra, chấm công ngày giờ làm của nhân viên cũng như giảm thiểu chi phí thuê mướn nhân viên này

+ Giảm thiểu tối đa thời gian xử lý công việc so với công tác quản lý cũ Đồng thời loại bỏ được sự gian lận, đảm bảo tính minh bạch

+ Tích hợp với các module khác như tính lương tự động, kê khai bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế, giúp tiến độ công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn + Dễ dàng kết nối với các thiết bị, phần mềm hỗ trợ quản lý khác như: phần mềm tính lương, phần mềm kế toán,…

+ Đặc biệt, phần mềm có độ bảo mật rất cao Giúp doanh nghiệp có thể quản lý

hồ sơ thông tin quan trọng dễ dàng mà không lo bị rò rỉ thông tin ra ngoài

Các doanh nghiệp Việt nam đã dần cập nhật công nghệ thông tin vào trong hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp Mảng chấm công tại các doanh nghiệp với đa dạng nhân sự và các ca làm việc khác nhau sẽ cần thời gian và con người để kiểm tra giám sát thời gian làm việc, chấm công và tính lương

Những công ty phát triển phần mềm tại Việt nam đã hướng tới việc phát triển những phần mềm nhân sự tích hợp sự chấm công kết hợp với những công ty hỗ trợ các giải pháp phần cứng như:

+ Công ty Diginet với phần mền nhân sự Diginet HR đã phục vụ cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn như: Shiseido, Novaland, Gemadept, Dược phẩm Bến Tre,

… Kết nối với máy chấm công và xử lý dữ liệu tự động; Xây dựng chính sách chấm linh động theo từng đối tượng; Linh động khai báo quy trình đăng ký, đăng

ký hộ; Cảnh báo trường hợp bất thường; Chốt dữ liệu chấm công và chuyển qua tính lương

+ Công ty Ngân Long với Phần mềm Ngân Long Hrms đã được triển khai thành công đến hàng trăm khách hàng ở nhiều lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ… trong đó có mudule chấm công với những tính chất: Xử lý bảng công tự động, linh hoạt về ca kíp, ngày chủ nhật, ngày nghỉ, ngày lễ, tăng ca, ca đêm, nghỉ bù ; Làm việc trực tiếp với máy chấm công, không cần thông qua phần mềm đi kèm theo máy; Kết nối máy chấm công của tất cả các chi nhánh, lập lịch tự động thu thập dữ liệu về cơ sở dữ liệu của phần mềm; Tự động đồng bộ vân tay giữa các máy chấm công Bằng cách này, nhân viên có thể chấm công ở bất kỳ chi nhánh nào khi đi công tác; Vân tay cũng đồng thời được lưu trong cơ sở dữ liệu, khi máy chấm công bị thay mới do hư hỏng, vân tay sẽ được tải lên tự động, không cần lấy lại mẫu vân tay của nhân viên; Tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu chấm công và nhiều tính năng hỗ trợ khác; Quản lý phiếu ăn, suất ăn bằng vân tay

+ Công ty Kỹ thuật công nghệ Nam sơn với việc cung cấp những loại Thẻ nhân viên là loại thẻ đã được cá thể hoá tên, chức danh, hình ảnh, mã hoá từ hoặc mã vạch…, thể hiện sự chuyên nghiệp, văn minh của doanh nghiệp, giúp cho các đồng nghiệp dễ dàng trong liên hệ, giao lưu cũng như có tác dụng kết hợp chấm công, quản lý ra vào một cách khoa học và chính xác cho doanh nghiệp Quản lý nhân sự bằng thẻ nhân viên để theo dõi thời gian công tác, làm việc của từng nhân viên trong công ty, công nghệ thẻ sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng lưu lại giờ đi làm

và giờ về của từng nhân viên trong từng bộ phận Cuối ngày/ cuối tháng/ cuối năm nhà quản lý sẽ có đượcbảng báo cáo thời gian làm việc của từng nhân viên Qua đó, đánh giá chính xác tác phong cũng như phong cách làm việc của nhân viên và có hệ thống thù lao, khen thưởng, kỷ luật công minh, chính xác tạo môi trường làm việc tin cậy cao

+ Công ty Công nghệ VKEN cung cấp các loại thẻ từ và những giải pháp chấm công đa chi nhánh cho các doanh nghiệp Giải pháp chấm công với những lựa

Sử dụng phần mềm đồng bộ hóa dữ liệu để đưa dữ liệu quẹt thẻ từ các máy trạm

về Server qua Internet; Lựa chọn 2: sử dụng phần mềm đồng bộ hóa kết hợp với phần mềm chấm công được cài đặt tại các máy trạm để chuyển dữ liệu về Server qua Internet; Lựa chọn 3: mỗi máy trạm cũng được cài đặt phần mềm chấm công

và phần mềm đồng bộ hóa dữ liệu Tại các máy trạm, người quản lý có thể sử dụng các thao tác và quản lý độc lập các nghiệp vụ chấm công tại mỗi địa điểm

đó Các dữ liệu tổng hợp sẽ được đồng bộ hóa và chuyển về Server qua internet + Công ty Quang Minh cung cấp các sản phẩm tiện ích, thông minh như: tư vấn thiết kế khóa thẻ từ, giải pháp kiểm soát cửa, kiểm soát thang máy, camera an ninh, giải pháp kiểm soát ra vào, kiểm soát gửi xe thông minh, máy chấm công vân tay và các thiết bị chuyên dùng, dụng cụ phụ trợ cho các khách sạn, thang máy Các thiết bị có những phần mềm đi kèm để hỗ trợ giúp quản lý nhân sự dễ dàng và hỗ trợ chấm công với việc cung cấp các chức năng báo cáo chi tiết thời gian của từng nhân viên trong tháng gồm chi tiết thời gian ra/vào trong ngày, tổng thời gian làm việc, tổng thời gian làm thêm, tổng số ngày công làm việc trong tháng ; Báo cáo tổng hợp thời gian cho từng bộ phận trong tháng; Bảng chấm công tháng với các ký hiệu chấm công thông thường; Tổng hợp thời gian làm thêm giờ

+ Công ty Giải pháp công nghệ CPS cung cấp các thiết bị khoá thông minh, thiết

bị nhận diện nhân viên và những giải pháp phần mềm đi kèm

Và nhiều những công ty khác nữa cung cấp các thiết bị phần cứng và những giải pháp phần mềm chấm công phù hợp Thống kê năm 2019 có top những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất có sự tích hợp công cụ giám sát nhân sự và chấm công như:

+ Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR – Dùng trên mọi thiết bị BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất, luôn được các nhà quản trị đánh giá cao về

các tính năng và cách sử dụng thuận tiện Phần mềm quản lý nhân sự BambooHRvới tính năng quản lý nhân sự toàn diện Với các công cụ quản trị tiền lương, quản lý hiệu suất và đánh giá hiệu suất, nền tảng này được trang bị để xử

lý tất cả các tác vụ cơ bản của doanh nghiệp

+ Phần mềm quản trị nhân sự online HRPRO7 – Tiện lợi cho doanh nghiệp sự dụng Xuất phát từ nhu cầu quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp, tinh gọn mà hiệu quả HRPRO7 là sự lựa chọn tốt nhất Với sự tinh gọn, giúp người dùng có thể sử dụng online bất cứ lúc nào – đó chính là điểm mạnh mà phần mềm đem lại Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 giúp công tác quản lý nhân sự hiệu quả hơn nhờ việc tự động hoá các nghiệp vụ như: Lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công tính lương, đánh giá KPI, quản lý tuyển dụng và đào tạo, Portal cho nhân viên đăng ký công tác, nghỉ phép, xem phiếu lương và chức năng báo cáo quản trị giúp lãnh đạo nắm rõ được tình hình nhân sự và có chiến lược, hoạch định phù hợp

+ SmartRecruiters – Phần mềm quản lý nhân sự thông minh SmartRecruiters là phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp trpng công tác tuyển dụng được hỗ trợ bởi AI

và quy trình tuyển dụng dựa trên dữ liệu đã thu thập của trợ lý ảo Phần mềm này được ngươi dùng sử dụng rất yêu thích bởi nó còn có liên kết rộng dãi với hơn

350 ứng dụng tích hợp, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh và mở rộng phạm vi của phần mềm nếu có nhu cầu

+ Phần mềm quản lý nhân sự Pefect HRM ung cấp giải pháp tổng thể về quản lý nhân sự, tiền lương Những tính năng nổi bật của phần mềm này bao gồm: theo dõi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động, lập các báo cáo thống kê nhanh Đồng thời hỗ trợ nhập dữ liệu từ excel và ngược lại, chấm công máy tự động, chính xác, tự động gửi bảng chấm công, bảng lương qua email…

+ Phần mềm quản lý doanh nghiệp Doceye hỗ trợ các chức năng như thu thập và quản lý thông tin tài liệu; quản lý các quy trình, nghiệp của doanh nghiệp; quản lý theo dõi tiến độ dự án, công việc của doanh nghiệp; bảo mật thông tin

+ iAccess là sản phẩm của Công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ Truyền thông CTC với phần mềm iAccess Các chức năng chính bao gồm: Bảng chấm công;

Dữ liệu truy cập chi tiết; Báo cáo chuyên cần; Quản lý danh sách nhân viên và dữ liệu khuôn mặt; Quản lý phòng ban; Thiết lập tham số hoạt động của hệ thống iAcess thuộc bộ giải pháp toàn diện Eagle Vision – giải pháp an ninh sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo iAcesscó khả năng tích hợp với các phần mềm quản

+ Phần mềm chấm công Wise Eyes là một thương hiệu máy chấm công vân tay & khuôn mặt có tặng kèm phần mềm chấm công miễn phí Đây là một trong những thương hiệu lâu đời nhất tại Việt Nam Ưu điểm của Wise Eyes là hoạt động hiệu quả trên máy chấm công Ronald Jack Tuy nhiên, cách thiết kế của Wise Eyes tương đối cũ và nhiều tính năng vẫn chưa được tối ưu hoá như các phần mềm hiện nay

+ Phần mềm chấm công Mitaco là một trong những phần mềm chấm công đầu tiên tại Việt Nam Mitapro hoạt động đáp ứng các nhu cầu tính công ở mức cơ bản hiện nay Tuy nhiên, các máy chấm công phiên bản mới như nhận diện hình ảnh hay thẻ mới… đều khó đồng bộ trên Mitaco

+ Phần mềm chấm công Paradise có các chức năng cơ bản như quản lý nhân viên, quản lý tiền lương, chế độ tăng ca, nghỉ việc, theo dõi chấm công,… Parasie hoạt động tương đối ổn định với tốc độ xử lý tốt Paradise tương thích tốt với các máy chấm công có dung lượng 15,7MB

+ Phần mềm chấm công FTA có thể tương thích nhiều loại máy chấm công khác nhau Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ dàng tương tác khi sử dụng

+ Tanca cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, trong đó có phần mềm chấm công Phần mềm chấm công tanca có thể chạy trên nền tảng online và offline Tanca hỗ trợ xem dữ liệu chấm công trên điện thoại Do đó, tanca cực kỳ phù hợp với các đại lý phân phối Là ứng dụng trực tuyến nên bạn chỉ cần có tài khoản là

có thể vào xem được Phần mềm chấm công Tanca có thể đọc dữ liệu chấm công tại tất cả các máy chấm công

Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh (IUH) với trên 1400 nhân sự, trong đó có trên 1000 giảng viên tham gia giảng dạy cho hơn 40.000 sinh viên toàn trường Trong một học kỳ trung bình có 4500 lớp học phần được mở trong các học kỳ chính để giảng dạy cho sinh viên, một ngày có trung hơn 700 lớp học phần học chia đều ra 5 ca học gồm ca 1 từ tiết 1 – 3, ca 2 từ tiết 4 – 6, ca 3 từ 7 – 9, ca 4 từ 10 – 12

và ca 5 từ 13 – 16 Với số lượng các lớp học nhiều và đảm bảo cho việc chấm công một cách chính xác và đặc biệt hơn là làm sao cho giảng viên thật sự an tâm khi vào lớp dạy học mà không bị chi phối cho việc chờ đợi thanh tra lên chấm công, cũng như đảm bảo tính lịch sự trong môi trường giáo dục và sự tự giác giảng viên toàn trường Chúng tôi đưa ra giải pháp cho những vấn đề trên thông qua việc xây dựng một phần mềm chấm công phù hợp với môi trường và đặc thù giảng dạy của trường IUH

Thực tế hiện nay có 4 giải pháp chấm công Nhưng hiệu quả tiện lợi, bảo mật cao thì

có 3 giải pháp chấm công tiên tiến đó là: chấm công bằng thẻ, bằng vân tay và bằng khuôn mặt

Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:

* Ưu điểm

nhẹ Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt

hơn Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s

hay lĩnh vực công việc

* Nhược điểm

dưới đây:

nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới

đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này

Giải pháp chấm công bằng vân tay:

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:

+ Máy chấm công sử dụng cảm biến quang Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn

+ Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao

* Ưu điểm:

chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra

phân quyền rõ ràng

nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban

* Nhược điểm:

nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không

ký Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau

động của thiết bị

Lưu ý và cách khắc phục:

thấp hơn mà còn gây nên nguy hiểm

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên

Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động

* Ưu điểm:

đổi thay đổi khuôn mặt để giống với người khác

Do đó, nhân viên phải tuân thủ những nội quy và quy định mà doanh nghiệp đã

đề ra

khiến vân tay không nhạy

viên tại văn phòng, nhà máy,… Thậm chí, các trường học cũng đang áp dụng hình thức này

giả thẻ để xâm nhập vào doanh nghiệp Từ đó, tính an toàn và bảo mật được đảm bảo gần như tối đa

trường hợp bỏ quên hoặc thẻ bị hư hỏng

Chỉ cần không che mặt, không đeo khẩu trang thì thao tác thực hiện nhanh chóng