BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mã học phần Giảng viên giảng dạy Hoàng Văn Trung ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯ[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là quá trình xây dựng, ban hành và quản lý các văn bản trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Nó bao gồm tổ chức giải quyết và lưu trữ văn bản để đảm bảo tính thống nhất, chính xác và hiệu quả trong hoạt động quản lý Việc thực hiện tốt công tác văn thư giúp nâng cao hiệu suất công việc và phản ánh chuyên nghiệp của tổ chức.
1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư
1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư
- Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc
- Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của
- Góp phần giữ bí mật
- Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản
1.1.4 Quản văn bản đến a Khái niệ văn bản đến
Văn bản đến bao gồm tất cả các tài liệu, thông báo từ cơ quan ngoài gửi đến qua các hình thức như đường trực tiếp, bưu điện hoặc mang từ hội nghị về Việc quản lý văn bản đến cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, chặt chẽ để đảm bảo tiếp nhận, lưu trữ và xử lý thông tin hiệu quả Quản lý đúng quy trình giúp nâng cao hiệu quả công tác và đảm bảo an toàn thông tin trong tổ chức.
- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
- Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét
- Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời c Quy trình quản văn bản đến
Bước 1 : Nhận, sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản
Bước 3 : Đăng ký vào sổ công văn đến
Bước 4 : Trình công văn đến
Bước 5 : Giao trách nhiệm giải quyết
Bước 6 : Chuyển đến đơn vị giải quyết
Bước 7 : Tìm phương án giải quyết
Bước 8 : Theo dõi giải quyết
1.1.5 Quản lý văn bản a Khái niệ văn bản đi
Các loại văn bản do cơ quan ban hành nhằm quản lý và điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức Những văn bản này được gửi đến các đối tượng có liên quan, gọi là văn bản đi, góp phần đảm bảo hoạt động hiệu quả và đúng quy trình.
Các nhóm văn bản quy phạm pháp luật dưới luật bao gồm Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, cũng như Chỉ thị, Quyết định của Ủy ban Nhân dân Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và thực thi các quy định pháp luật theo cấp độ dưới luật.
- Thứ hai là nhóm văn bản thông thường như : Đề án, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn…
5 b Nguyên tắc quản ý văn bản đi
Số và ký hiệu CV
CV Đơn vị hoặc người nhận
1 2 3 4 5 6 c Quy trình quản ý văn bản đi
Bước 1 : Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản
Bước 2 : Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có )
Bước 3 : Đăng ký văn bản đi
Trong quá trình gửi văn bản đi, bước 4 là thực hiện các thủ tục chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển gửi để đảm bảo văn bản được gửi thành công Tiếp theo, ở bước 5, cần lưu giữ bản sao hoặc biên nhận của văn bản gửi đi để làm bằng chứng và theo dõi quá trình gửi Khi gửi văn bản qua bưu điện, cần chọn dịch vụ phù hợp, điền đầy đủ thông tin người nhận để đảm bảo việc chuyển phát nhanh chóng và chính xác.
Gửi văn bản qua bưu điện, trách nhiệm của bạn phải kiểm tra kỹ công văn, theo tiến trình 4 bước :
- Bước 1 : Kiểm tra, trước khi bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ những điểm :
Văn thư đã đề ngày tháng chưa ? Địa điểm có chính xác không ? Địa chỉ bên trong có phù hợp với địa chỉ bên ngoài không ?
Văn thư đã ký tên chưa ?
Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa ?
- Bước 2 : Gấp và bỏ vào bao thư
- Bước 3 : Cân và dán tem
- Bước 4 : Vào sổ công văn đi e Quản ý văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và văn bản đến f Quản ý văn bản ật
Các văn bản mật được quản lý theo quy định của Nhà nước Cụ thể :
- Xác định đúng đắn mức độ “ Mật “, “ Tối mật “, “ Tuyệt Mật “, trong các văn bản
- Thực hiện đúng quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật
- Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra và việc quản lý tài liệu mật
- Chọn nhân viên, cán bộ quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước g Văn thư điện tử
Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông hình điện tử các loại văn bản, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói…
Thư điện tử là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy computer này sang máy computer khác
1.1.6 Quản lý và sử dụng con dấu a Các oại con dấu
- Dấu cơ quan gồm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu gọn
- Dấu văn phòng, dấu công văn đến
- Các con dấu chỉ độ mật, độ khẩn
- Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền ký văn bản
- Dấu tên cơ quan b Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu
- Văn thư tự tay đóng dấu
- Dấu đóng trùm ⅓ chữ ký lệch về bên trái
- Có thể đóng dấu treo c Quản ý con dấu
- Mỗi cơ quan chỉ được dùng một con dấu pháp lý
- Khắc con dấu phải do Bộ công an quản lý
- Mực dấu sử dụng đúng quy định
- Con dấu được cho người có trách nhiệm giữ
- Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu phải được giữ cẩn thận Mất phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm
- Phải có giá để con dấu, không để dấu bẩn.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.2.1 Công tác Lưu trữ a Khái niệ
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc giữ lại, tổ chức khoa học các văn bản và giấy tờ có giá trị của cơ quan, cá nhân Việc lưu trữ này giúp bảo vệ chứng cứ pháp lý và thuận tiện trong việc tra cứu thông tin khi cần thiết Đồng thời, tổ chức lưu trữ hợp lý đảm bảo quá trình quản lý và sử dụng tài liệu hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả c Nguyên tắc quản ý
Theo nguyên tắc tập trung thống nhất
1.2.2 Tổ chức tài liệu lưu trữ a Các oại t i iệu ưu trữ
Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ
Nội dung tài liệu đề cập đến - Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Đảng
- Tài liệu quản lý hành chính
- Tài liệu của các doanh nghiệp
Kỹ thuật chế tác tài liệu - Tài liệu viết ra giấy
- Tài liệu khoa học, kỹ thuật
Tác giả tài liệu - Tài liệu của Chính phủ
- Tài liệu của các Bộ
- Tài liệu của UBND tỉnh, thành phố
- Tài liệu của HĐND tỉnh, thành phố
Lưu trữ hiện hành là loại hình lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ hoạt động của các cơ quan, đơn vị, đảm bảo tổ chức và bảo quản tài liệu theo đúng quy trình, tiêu chuẩn Việc lưu trữ này giúp duy trì các hồ sơ, tài liệu quan trọng, phục vụ công tác quản lý, tra cứu và triển khai nhiệm vụ hiệu quả.
Lưu trữ lịch sử : Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung của Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng
1.2.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ a Phân oại t i iệu ưu trữ
Các giai đoạn phân đoạn tài liệu lưu trữ :
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia
- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ
- Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ cụ thể b Xác định giá trị t i iệu ưu trữ
- Tính đồng bộ, toàn diện
- Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chuẩn và khối lượng của phông lưu trữ
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu c ổ sung t i iệu ưu trữ
- Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế
- Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại
- Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng
- Tài liệu của cá nhân gia đình họ hàng
- Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngoài d Chỉnh ý t i iệu ưu trữ
- Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan hình thành phông và lịch sử phông
- Chọn các phương án phân loại
Bước 1 : Xây dựng kế hoạch chỉnh lý
Bước 2 : Tiến hành chỉnh lý
Bước 3 : Tổng kết công tác chỉnh lý
Bước 4 : Tổng kết công tác chỉnh lý e ảo quản t i iệu ưu trữ Ý nghĩa :
- Do thời tiết khí hậu, tác động của con người, tài liệu dễ bị hư hại
- Bảo quản tài liệu để sử dụng hiện tại và lưu lại cho đời sau
- Tạo điều kiện tối ưu kéo dài tuổi thọ
- Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái vật lý, hóa học của tài liệu
- Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học
Yêu cầu cơ sở vật chất :
- Trang thiết bị thông thương
- Trang thiết bị chuyên dụng f Tổ chức sử dụng t i iệu ưu trữ
- Thông báo cho đối tượng có nhu cầu
- Cấp chứng nhận, sao lục, trích lục
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
Bệnh viện Quốc tế City khai trương vào ngày 05/01/2014, trở thành bệnh viện quốc tế đầu tiên và duy nhất tại khu vực phía Tây TP.HCM, cung cấp dịch vụ y tế đa dạng với 21 chuyên khoa lâm sàng và cận lâm sàng như Sản phụ khoa, Nhi khoa, Phẫu thuật, Tim mạch, Tai mũi họng, Nhãn khoa, Tiết niệu, Tiêu hóa gan mật, Nội khoa Đội ngũ y bác sĩ tại bệnh viện gồm các Giáo sư, Tiến sĩ, Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên có nhiều năm kinh nghiệm, trực tiếp phụ trách các chuyên khoa, đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế cao nhất.
Bệnh viện Quốc tế City có quy mô 320 giường Hiện nay, bệnh viện trang bị
Chúng tôi cung cấp hệ thống 100 giường bệnh đa dạng, gồm các loại phòng từ phòng tiêu chuẩn 4 giường đến phòng VIP cao cấp, đảm bảo sự tiện nghi và an toàn tối đa cho bệnh nhân Tất cả các phòng nội trú được thiết kế nhằm mang lại sự thoải mái, giúp bệnh nhân yên tâm điều trị và hồi phục nhanh chóng Đội ngũ bác sĩ và điều dưỡng giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao, cam kết cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng quốc tế.
- Hệ thống khí lắp đặt âm tường
- Hệ thống đèn và dụng cụ y khoa
- Giường bệnh điều khiển tự động
- Hệ thống máy lạnh cá nhân
- Bộ đồ dùng cá nhân cao cấp
- Truy cập Internet miễn phí
TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI
Với mong muốn mang lại những phương pháp điều trị hiệu quả nhất, Bệnh viện Quốc tế City luôn tiên phong đầu tư những thiết bị hiện đại:
- MSCT-128 lát cắt Aquilion CXL (Toshiba), MRI 1,5 Tesla Ingenia
LUÔN SẴN SÀNG PHỤC VỤ VÌ NGƯỜI BỆNH
Bệnh viện Quốc tế City hoạt động theo phương châm “Sẵn sàng vì người bệnh”, cam kết mang đến những lựa chọn chăm sóc sức khỏe tối ưu và phù hợp với mọi khách hàng Chúng tôi đáp ứng đầy đủ các nhu cầu chăm sóc sức khỏe toàn diện, tạo ra môi trường điều trị an toàn, thoải mái và thân thiện Với dịch vụ đa dạng và nhân viên tận tâm, bệnh viện luôn hướng tới sự hài lòng và an tâm của người bệnh.
Là bệnh viện Quốc Tế đầu tiên thuộc Khu Y tế kỹ thuật cao với quy mô diện tích gần 38 hecta
Quy mô 320 giường Giai đoạn đầu, bệnh viện triển khai 100 giường bệnh với cơ sở vật chất tiện nghi, hiện đại
Tất cả phòng khám và khu điều trị đều tập trung tại trong 1 tòa nhà tạo sự tiện lợi cho việc di chuyển
Dịch vụ cấp cứu và xét nghiệm phục vụ 24/7
Toạ lạc tại trung tâm quận Bình Tân - cửa ngõ phía Tây của Thành phố Hồ Chí Minh hướng về Đồng Bằng Sông Cửu Long
- 30 phút từ sân bay Tân Sơn Nhất
- 28 phút từ Bến xe Quận 8 theo đường Võ Văn Kiệt
- 15 phút từ Bến xe Chợ lớn theo đường Kinh Dương Vương
- 5 phút từ Bến xe Miền Tây
Bên cạnh đáp ứng các nhu cầu đa dạng về cơ sở vật chất, Bệnh viện Quốc tế City còn đảm bảo quyền lợi đa dạng của khách hàng
Kể từ ngày 1/7/2016, Bệnh viện chính thức nhận đăng ký và khám chữa bệnh ban đầu cho người có thẻ Bảo Hiểm Y Tế (BHYT) Khi tham gia BHYT, khách hàng không chỉ được hưởng đầy đủ các quyền lợi y tế mà còn được chăm sóc trong môi trường an toàn theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo sự an tâm và hài lòng trong quá trình điều trị.
Bạn sẽ hoàn toàn yên tâm khám và điều trị tại cơ sở y tế với đội ngũ giáo sư, tiến sĩ và bác sĩ chuyên khoa hàng đầu, có nhiều năm kinh nghiệm công tác tại các bệnh viện lớn Đội ngũ y bác sĩ giàu kinh nghiệm đảm bảo mang đến dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng cao, giúp khách hàng an tâm trong quá trình khám chữa bệnh Với sự tận tâm và chuyên môn cao, các chuyên gia sẽ tư vấn và điều trị phù hợp, nâng cao hiệu quả chăm sóc sức khỏe của bạn.
Trang thiết bị y tế hiện đại và chuyên biệt đảm bảo kết quả chẩn đoán nhanh chóng, chính xác Việc áp dụng các quy trình, quy chuẩn quốc tế về an toàn người bệnh giúp nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và đảm bảo an toàn tối đa cho bệnh nhân.
DỊCH VỤ Y TẾ VƯỢT TRỘI
Bệnh viện Quốc tế City cam kết cung cấp dịch vụ y tế chất lượng cao nhất cho khách hàng thông qua các chương trình quản lý chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt bởi các đơn vị trong và ngoài bệnh viện Nhà thuốc không ngừng nỗ lực đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong quá trình điều trị.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỆNH VIỆN
Ban giám đốc: 01 giám đốc; 02 phó giám đốc
Các phòng ban chức năng: gồm 04 phòng chức năng
- Phòng kế hoạch tổng hợp (tổ Hành chính & Tổ chức cán bộ, tổ Hồ sơ Y lý -và tổ Quản trị)
- Phòng Tài chính - Kế toán
Các khoa, đơn vị trực thuộc: 14 khoa và 2 đơn vị và trung tâm
- Khoa Khám bệnh với các phòng khám sau: Khám Nội, khám Ngoại, khám
Sản, khám Nhi, khám Mắt, khám Tai Mũi Họng, Răng Hàm Mặt, Da liễu
- Khoa Ngoại Chấn thương, thần kinh
- Khoa Nội Tim mạch, Hô hấp
- Khoa Chuyên khoa hệ Ngoại (Mắt, Răng Hàm Mặt, Tai Mũi Họng)
- Khoa Chẩn đoán hình ảnh
- Khoa Hồi sức - Cấp cứu
- Khoa Huyết học - Truyền máu
* Cán bộ làm việc tại bệnh viện
Số cán bộ tham gia làm việc tại Bệnh viện Quốc tế City như sau:
Tổng số 136 người Bao gồm:
- Giáo sư Phó Giáo sư - Tiến sĩ BSCK II : 1 người
- Bác sĩ CK II: 5 người
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban nghiệp vụ trong Bệnh viện cùng các đơn vị trực thuộc được quy định rõ trong Điều lệ tổ chức và hoạt động cũng như Quy chế làm việc của Bệnh viện Cụ thể, các phòng ban công ty đảm nhiệm các nhiệm vụ chiến lược, quản lý hành chính, chăm sóc bệnh nhân và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững của bệnh viện.
Phòng Kế hoạch tổng hợp là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, chịu trách nhiệm tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Bệnh viện trong các lĩnh vực quy hoạch, kế hoạch kinh doanh, thi công xây lắp và an toàn lao động Phòng xây dựng các kế hoạch dài hạn và hàng năm để trình Giám đốc Bệnh viện phê duyệt, đồng thời tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, và quản lý các thủ tục liên quan đến hoạt động của các liên doanh và công ty có vốn góp Ngoài ra, phòng hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý của các đơn vị trực thuộc và văn phòng Bệnh viện, đồng thời tổng hợp, báo cáo Giám đốc các quyết định về quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững của bệnh viện.
Các đơn vị trực thuộc và văn phòng Bệnh viện có nhiệm vụ đảm bảo thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Bệnh viện, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ban giám đốc và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Họ tham mưu trình Giám đốc Bệnh viện các quyết định liên quan đến tuyển dụng, sử dụng lao động, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, đánh giá, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, và các chế độ chính sách khác đối với người lao động trong khối văn phòng và các đơn vị trực thuộc Ngoài ra, các đơn vị còn thực hiện các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động, và tham mưu để Giám đốc Bệnh viện quyết định kế hoạch sản lượng hàng năm của các đơn vị trực thuộc Cuối cùng, họ tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kinh doanh của Bệnh viện theo định kỳ và theo yêu cầu của Giám đốc.
Phòng Tài chính – Kế toán chịu trách nhiệm tham mưu và hỗ trợ Ban giám đốc bệnh viện về các lĩnh vực tài chính, thuế, phí, lệ phí và các nguồn thu của bệnh viện nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Phòng còn thực hiện các hoạt động đầu tư tài chính và dự án, cùng với công tác kế toán, kiểm toán, định giá dịch vụ tài chính theo quy định của pháp luật Ngoài ra, phòng tổ chức hạch toán kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên các quy định của Luật Kế toán và Luật Thống kê, đồng thời tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh để lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động nhằm phục vụ kiểm tra và đánh giá thực hiện kế hoạch của bệnh viện.
Phòng Nghiên cứu khoa học - Đối ngoại của Bệnh viện Quốc tế City đã hơn 10 năm hoạt động xuất sắc trong việc quản lý công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo ngắn hạn cho bác sĩ, y sĩ, điều dưỡng cả miền Nam và toàn quốc Phòng liên hệ và đón tiếp các đối tác quốc tế, hỗ trợ chuyên môn, đào tạo kỹ thuật và chỉ đạo tuyến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ y tế Chúng tôi tự hào đã đào tạo, cấp chứng chỉ cho hàng nghìn nhân viên y tế trên toàn quốc, quản lý hàng trăm đề tài nghiên cứu tại bệnh viện, đồng thời tiếp đón và phối hợp với hàng nghìn lượt khách nước ngoài làm việc, thăm khám và thực tập Công tác chỉ đạo tuyến của bệnh viện ngày càng được đẩy mạnh, góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và đào tạo liên tục cho hệ thống y tế.
Chúng tôi đã thực hiện đào tạo kỹ thuật cho nhiều bác sĩ, điều dưỡng và kỹ thuật viên tại các bệnh viện tuyến trên ở TP Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Tây lân cận Các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn và đảm bảo tiêu chuẩn khám chữa bệnh Nhờ đó, đội ngũ y bác sĩ ngày càng vững vàng hơn trong việc áp dụng các kỹ thuật y học tiên tiến Các chương trình đào tạo đã góp phần nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ y tế chất lượng cao tại khu vực miền Tây.
Phòng Điều Dưỡng chịu trách nhiệm lập kế hoạch công tác chăm sóc điều dưỡng trong bệnh viện để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện chăm sóc người bệnh toàn diện theo quy định Đồng thời, phòng xây dựng và trình Giám đốc các quy định, quy trình kỹ thuật chuyên môn phù hợp với đặc điểm của bệnh viện và từng khoa, đảm bảo chất lượng dịch vụ Công tác giám sát, đôn đốc điều dưỡng viên, hộ sinh viên, kỹ thuật viên, hộ lý và y công thực hiện đúng quy định cũng nằm trong phạm vi hoạt động của phòng Phòng phối hợp với các khoa, bộ phận để xây dựng dự trù mua sắm thiết bị, vật tư tiêu hao và giám sát việc sử dụng, bảo quản dụng cụ y tế đúng quy chuẩn Ngoài ra, phòng còn hợp tác với Phòng Kế hoạch Tổng hợp trong tuyển dụng, bố trí và điều động nhân viên, cũng như phối hợp với khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn trong kiểm tra vệ sinh và kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện Phòng NCKH – ĐN hỗ trợ đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên y tế, tham gia nghiên cứu khoa học và chỉ đạo tuyến Các hoạt động định kỳ sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác chăm sóc người bệnh cũng được thực hiện đều đặn, bên cạnh nhiệm vụ thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc phân công.
Các đơn vị trực thuộc Bệnh viện là những đơn vị như Phòng Lọc Thận và các phòng khám đơn.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ
2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản
Bệnh viện chủ yếu ban hành các văn bản hành chính nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, bao gồm các quyết định của Ban giám đốc về hoạt động của bệnh viện, tờ trình báo cáo thực hiện kế hoạch, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường, cũng như các công văn của nhà nước và tỉnh bàn giao công việc.
Tại Bệnh viện, các văn bản của Giám đốc và Ban Hành chính - Kế hoạch do văn thư trực tiếp soạn thảo, đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong quản lý Các văn bản thuộc phạm vi quản lý của các phòng ban khác được soạn thảo bởi chính các phòng ban đó, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị Cán bộ văn thư nhận thức rõ tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản đúng quy trình và nội dung, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính Khi soạn thảo, cán bộ văn thư đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức và tuân thủ các quy định hiện hành của bệnh viện.
Về thể thức, một văn bản hợp quy chuẩn cần có đầy đủ các yếu tố như tên cơ quan ban hành, tiêu đề văn bản, địa danh, thời gian ban hành và trích yếu nội dung Nội dung cần trình bày rõ ràng, theo từng phần cụ thể, không sử dụng từ viết tắt không phổ biến hoặc từ địa phương Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản chính luận, phù hợp với loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại ngôn ngữ nói để đảm bảo tính trang trọng và chính xác.
Đáp ứng yêu cầu về nội dung văn thư, cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn do nhà nước đề ra để đảm bảo tính hợp lệ và chuẩn mực trong hoạt động hành chính Việc sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong giao tiếp, đồng thời hạn chế lặp từ và lặp ý để tránh gây hiểu nhầm.
2.2.2 Về quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi đến bệnh viện, bao gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định và thông báo, đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý chặt chẽ và đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác đồng thời giữ bí mật thông tin Việc này giúp duy trì hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả, an toàn và tăng cường bảo mật cho các tài liệu quan trọng của bệnh viện.
Tất cả các tài liệu đến Bệnh viện đều được trình ban lãnh đạo xem xét ý kiến trước khi phân phối cho các đơn vị và cá nhân giải quyết Các văn bản đã nhận được phê duyệt của lãnh đạo sẽ được cán bộ văn thư theo dõi và đôn đốc xử lý kịp thời để đảm bảo tiến độ công việc.
Tất cả các văn bản giấy tờ đến Bệnh viện đều được nhân viên bưu điện hoặc nhân viên gửi trực tiếp xử lý qua bộ phận văn thư Nhân viên văn thư đảm nhiệm việc kiểm tra, xử lý theo đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác và an toàn của hồ sơ Mọi chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư và các cá nhân trong Bệnh viện đều được ghi nhận rõ ràng vào sổ chuyển giao văn bản của bộ phận văn thư, tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp và minh bạch.
Quy trình xử lý văn bản đến :
- Kiểm tra sơ bộ bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Trình lãnh đạo phê duyệt
- Phân phối và chuyển giao văn bản
- Giải quyết và theo dõi văn bản đến
2.2.3 Giải quyết văn bản đi
Quy trình văn bản đi :
Tất cả văn bản đi giấy tờ đều do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo; sau khi hoàn thành, văn bản sẽ được trình lên lãnh đạo ký duyệt để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
- Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Sau khi văn bản đã có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo quy định của Nhà nước
Bệnh viện có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu cùng các dấu chức năng, dấu đăng ký văn bản đến Con dấu được giao cho nhân viên văn thư chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng đúng quy định Việc tổ chức quản lý con dấu đảm bảo an toàn, tránh mất mát hoặc sử dụng sai mục đích trong hoạt động của bệnh viện.
Con dấu được thiết kế hình chữ nhật chắc chắn, đảm bảo độ bền và dễ sử dụng trong công việc Để bảo vệ con dấu khỏi hư hại hoặc biến dạng, lớp vải mềm màu đỏ được đặt dưới đáy, giúp giữ gìn chất lượng của con dấu Sau mỗi giờ làm việc, con dấu được cất giữ cẩn thận trong hộp có khóa kín, đặt trong tủ để đảm bảo an toàn và tránh mất mát.
Mực dấu của bệnh viện phải có màu đỏ tươi theo quy định Nhân viên văn thư không nên đóng dấu bệnh viện trực tiếp vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị để đảm bảo tính đúng quy trình Trong những trường hợp cần thiết, nhân viên văn thư sẽ sử dụng dấu treo ở phần tên bệnh viện ban hành hoặc để xác nhận chữ ký, đảm bảo tính hợp lệ và chuyên nghiệp của văn bản.
Nhân viên văn thư chịu hoàn toàn trách nhiệm với con dấu mình đã đóng
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và tài liệu trong bệnh viện Tại Bệnh viện Quốc Tế City, nhân viên văn thư không chỉ đảm nhận công tác văn thư mà còn kiêm nhiệm công tác lưu trữ, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai lĩnh vực để duy trì hệ thống hồ sơ an toàn và dễ truy xuất Việc tích hợp công tác văn thư và lưu trữ giúp bệnh viện nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, giảm thiểu rủi ro thất lạc và nâng cao năng suất công việc.
Do Bệnh viện không có phòng lưu trữ riêng nên tài liệu của phòng ban nào thì phòng ban đó lưu trữ và bảo quản
2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ
Bệnh viện được phân loại dựa trên các hoạt động chính như báo cáo, tổng hợp dữ liệu, các hoạt động chuyên môn, tổ chức, quản lý tài chính, nhân sự, cũng như trang bị cơ sở vật chất và xây dựng các hoạt động nền tảng khác.
Bệnh viện thực hiện việc lưu trữ hồ sơ theo hình thức phân tán, tập trung tại các phòng ban chuyên môn để tiện quản lý Việc ban hành chính chỉ đảm nhận trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các tài liệu liên quan đến hoạt động như báo cáo, tổng hợp dữ liệu, trang bị cơ sở vật chất và các hoạt động nội bộ của bệnh viện Hình thức lưu trữ này giúp nâng cao hiệu quả trong việc truy xuất, bảo mật và duy trì tính sẵn có của hồ sơ trong quá trình vận hành hàng ngày.
2.3.2 Xác định giá trị tài liệu
Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu dựa theo quy định hiện hành và thời gian bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của bệnh viện Những tài liệu có giá trị cao và phản ánh các hoạt động chính của bệnh viện trong thời gian dài, chẳng hạn như báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về lĩnh vực kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất và các tài liệu về quá trình phát triển của bệnh viện, được bảo quản lâu dài Trong khi đó, các tài liệu mang tính chất tham khảo như sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) chỉ được bảo quản tạm thời để sử dụng trong thời gian ngắn.
Việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ giúp loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị, từ đó nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bệnh viện Đây là bước quan trọng để đảm bảo tài liệu được quản lý hiệu quả, tăng cường tính hệ thống và tiết kiệm không gian lưu trữ Nhờ đó, hoạt động lưu trữ tại bệnh viện trở nên tối ưu hơn, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác khám chữa bệnh và quản lý tổ chức.
2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho ( phòng ) lưu trữ
Hiện nay, tại Bệnh viện Quốc Tế City chỉ có ba nhân viên văn thư, khiến hầu hết công việc đều do họ đảm nhận Điều này dẫn đến thiếu thời gian dành cho công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả quản lý hồ sơ và hồ sơ lưu trữ của bệnh viện Việc thiếu nhân viên chuyên trách gây cản trở quá trình duy trì và cập nhật tài liệu, gây khó khăn trong việc đảm bảo an toàn, đúng hạn và đầy đủ các tài liệu quan trọng Do đó, cần tăng cường nhân lực hoặc tối ưu hoá quy trình quản lý hồ sơ để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại bệnh viện.
Bệnh viện hiện không thực hiện lưu trữ tập trung, gây khó khăn trong việc bổ sung tài liệu và quản lý hồ sơ Cán bộ văn thư chưa chú trọng đúng mức đến việc thu thập và cập nhật tài liệu lưu trữ, do phòng văn thư chưa có kế hoạch rõ ràng để mở rộng và tăng cường nguồn tài liệu cho công ty Thiết lập kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu định kỳ sẽ giúp cải thiện chất lượng và phong phú của hệ thống lưu trữ, đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý hồ sơ sau này.
Tài liệu lưu trữ tại phòng văn thư thường rất đơn giản, chủ yếu bao gồm các tài liệu đã qua xử lý và không chứa phim ảnh Hàng năm, cán bộ văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc danh mục hồ sơ để lập bản kê hoặc mục lục hồ sơ Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp này để dễ dàng phát hiện các tài liệu còn thiếu và bổ sung kịp thời, đảm bảo quá trình lưu trữ diễn ra hiệu quả và chính xác.
2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong Ban Hành Chính, tủ đựng hồ sơ không phải loại chuyên dụng, gây khó khăn trong việc bảo quản tài liệu một cách an toàn và bền lâu Nhân viên văn thư thường ghim tài liệu thành quyển để lưu trữ, nhưng không áp dụng các kỹ thuật hoặc biện pháp bảo vệ nhằm kéo dài tuổi thọ và ngăn ngừa hư hại cho tài liệu Đối với sổ đăng ký văn bản đến, do lượng văn bản ít trong năm, Ban Hành Chính sử dụng một quyển sổ để đăng ký nhiều năm, và sau mỗi năm, cán bộ văn thư ghim phần đã ghi của năm cũ và tiếp tục sử dụng sổ mới cho năm tiếp theo.
Tại Ban Hành Chính, hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời trong thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm) Những tài liệu có giá trị will tiếp tục được bảo quản để sử dụng lâu dài, trong khi các tài liệu không còn giá trị sẽ được đưa đi tiêu hủy đúng quy trình Việc quản lý hồ sơ lưu trữ đúng hạn giúp đảm bảo an toàn thông tin và tối ưu hóa quá trình lưu trữ, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo quản hồ sơ hành chính.
Trong các tài liệu lưu trữ của Ban Hành Chính, chỉ có loại giấy là các văn bản đã qua xử lý, do đó phòng văn thư không cần duy trì nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ để đảm bảo sự bảo quản tốt nhất.
2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của Bệnh viện được sử dụng để hỗ trợ công việc của các phòng ban, đơn vị trong bệnh viện, đồng thời đáp ứng các nhu cầu chính đáng và thực sự cần thiết của từng bộ phận.
Các cán bộ nhân viên trong Bệnh viện đều cần xin ý kiến lãnh đạo trước khi khai thác và sử dụng tài liệu để phục vụ mục đích công việc Đối với các bên ngoài Bệnh viện muốn truy cập dữ liệu, yêu cầu phải có giấy giới thiệu rõ mục đích nghiên cứu tài liệu Việc này đảm bảo tuân thủ quy trình và bảo mật thông tin của bệnh viện.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Bệnh viện gồm :
- Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư
Trong những trường hợp đặc biệt cần sử dụng tài liệu ngoài phòng văn thư, trưởng phòng Ban Hành Chính có thẩm quyền phê duyệt việc sử dụng các loại tài liệu hình văn bản Việc này đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ về an toàn và an ninh của tài liệu công ty, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin nội bộ Quy trình xin phép sẽ được thực hiện theo đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình quản lý tài liệu.
2.3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Việc tiêu hủy tài liệu tại Bệnh viện Quốc Tế City luôn có sự chứng kiến của Ban Giám đốc, trưởng phòng và các nhân viên liên quan, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình Bệnh viện quy định nghiêm ngặt không cho phép phòng ban hoặc nhân viên tự hủy giấy tờ mà không có sự đồng ý của Giám đốc Thực tế, hoạt động tiêu hủy tài liệu tại bệnh viện rất ít diễn ra do số lượng tài liệu không nhiều, phù hợp với chính sách quản lý chặt chẽ và an toàn thông tin.
ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
2.4.1 Những ưu điểm của công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc
Công tác văn thư và lưu trữ tại Bệnh viện được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ chuẩn mực dựa trên quy định của ngành lưu trữ, đảm bảo tính khoa học và chính xác Nhờ đó, công tác này luôn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật của Nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và tài liệu y tế Việc áp dụng các quy trình phù hợp giúp Bệnh viện duy trì tính pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong công tác văn thư lưu trữ.
Xây dựng được quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư từng bước đưa công tác vào nề nếp
Công tác sắp xếp lại văn bản đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định Nhà nước
2.4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ tại Bệnh viện Quốc Tế City
Hiện tại, ban giám đốc bệnh viện chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức và thực hiện việc lưu trữ ban công tác lưu trữ cho toàn bộ bệnh viện, dẫn đến việc thiếu hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản, tài liệu giữa các phòng ban Điều này ảnh hưởng đến việc bảo quản hồ sơ, tài liệu quan trọng và gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin khi cần thiết Việc thiết lập quy trình lưu trữ rõ ràng là rất cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý tài liệu của bệnh viện.
Bệnh viện vẫn chưa có phòng riêng cho bộ phận văn thư lưu trữ, gây khó khăn trong việc bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ Việc thiếu phòng lưu trữ riêng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hồ sơ và an toàn của tài liệu quan trọng Để nâng cao công tác lưu trữ, cần sắp xếp phòng riêng phù hợp cho bộ phận văn thư Điều này sẽ giúp thuận tiện cho công việc bảo quản và đảm bảo tài liệu được lưu trữ an toàn, tránh mất mát hoặc hư hỏng.
Công tác bảo quản tài liệu hiện nay vẫn chưa được thực hiện một cách khoa học và chủ yếu dựa trên phương pháp thủ công Việc ít sử dụng các loại hóa chất bảo vệ có thể khiến tài liệu dễ bị ảnh hưởng, gây ra hiện tượng ẩm mốc, mọt, hỏng hóc nhanh chóng và chữ in bị mờ nhòe Do đó, cần có các giải pháp bảo quản tiên tiến hơn để nâng cao chất lượng và độ bền của tài liệu lưu trữ.
Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn
Nhân viên văn thư lưu trữ thường làm việc cùng Ban Kế hoạch trong môi trường không yên tĩnh và không có không gian riêng biệt, điều này gây khó khăn trong việc quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ Việc thiếu không gian riêng và môi trường làm việc không phù hợp ảnh hưởng đến khả năng bảo mật và an toàn của các tài liệu quan trọng Do đó, cần có giải pháp cải thiện không gian làm việc để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người, đúng việc
Ban lãnh đạo Bệnh viện chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ, dẫn đến việc chưa quan tâm đúng mức đến hoạt động này Hệ thống cơ sở vật chất còn thiếu thốn, thiếu phòng lưu trữ tập trung và tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hồ sơ bệnh viện Việc nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ và đầu tư cải thiện cơ sở vật chất là cần thiết để đảm bảo an toàn, bảo mật và thuận tiện trong quản lý tài liệu y tế.
Nhân viên văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ, dẫn tới khó khăn trong việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học Việc thiếu kiến thức chuyên môn khiến công tác quản lý và tra cứu hồ sơ trở nên khó khăn và thiếu hiệu quả Đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho nhân viên là cần thiết để nâng cao kỹ năng tổ chức hồ sơ, giúp công tác lưu trữ diễn ra thuận lợi hơn.
Công tác bảo quản tài liệu chưa được đầu tư và quan tâm đúng mức, ảnh hưởng đến hiệu quả lưu trữ và tra cứu Việc số hóa tài liệu, như lưu trữ trong máy tính để dễ truy cập và tăng dung lượng lưu trữ, vẫn chưa được triển khai do nhân viên văn thư thiếu kỹ năng phù hợp Do đó, công tác văn thư vẫn còn mang tính thủ công, lạc hậu, cần cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
Bệnh viện chưa tổ chức bố trí hợp lý bộ phận văn thư - lưu trữ, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu và giấy tờ cần thiết Các loại giấy tờ, tài liệu và văn phòng phẩm hiện được đặt không đúng vị trí, dẫn đến mất thời gian và hiệu quả làm việc bị ảnh hưởng Việc sắp xếp khoa học và hệ thống hơn sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Chỉ có ba nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
- Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư - lưu trữ
- Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của Ban Hành Chính
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ
- Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
- Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư - lưu trữ
- Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của Ban Hành Chính
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ
- Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư
3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ CITY
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm trong cán bộ công chức làm công tác văn thư - lưu trữ Đó là:
- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến trong cơ quan
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Quản trị giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan quản lý và giải quyết văn bản đi đến trong cơ quan
- Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan,
Trưởng phòng Ban Hành Chính – Kế hoạch làm công tác lưu trữ văn bản
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Quy định cụ thể về từng nội dung công việc trong công tác văn thư bao gồm soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu cũng như lập và nộp hồ sơ Các hướng dẫn rõ ràng này giúp đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, đúng quy chuẩn và an toàn trong lĩnh vực văn thư Việc nắm rõ các quy định này là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng công tác văn thư và tăng cường sự phối hợp chuyên nghiệp trong tổ chức.
Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ giúp tổ chức hoạt động một cách khoa học và có hệ thống Điều này đảm bảo công tác xử lý, ban hành và quản lý văn bản được thực hiện chính xác, tránh những việc làm tùy tiện Hướng dẫn cụ thể về quy trình và trách nhiệm trong công tác văn thư – lưu trữ sẽ nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và đảm bảo tuân thủ quy định của tổ chức Thực hiện quy chế rõ ràng còn góp phần đưa công tác này vào nề nếp, đảm bảo tính chuyên nghiệp và bền vững trong hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu.
Nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư và cán bộ công tác chuyên môn xử lý giải quyết văn bản :
Cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và cán bộ công chức chuyên môn tại các phòng ban cần được đào tạo, bồi dưỡng để trang bị kiến thức, hiểu rõ các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và xử lý văn bản Việc này nhằm đảm bảo công tác văn thư được thực hiện thống nhất, đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật đã ban hành Đào tạo liên tục giúp nâng cao năng lực và đảm bảo hoạt động xử lý văn bản diễn ra hiệu quả, chính xác, góp phần thúc đẩy công tác quản lý hành chính nhà nước hiệu quả hơn.
Luật sửa đổi, bổ sung luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu xây dựng khung pháp lý chặt chẽ nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý văn bản quy phạm pháp luật và lưu trữ hồ sơ quốc gia Các quy định mới tập trung vào việc tăng cường kiểm soát và sử dụng con dấu đúng quy trình, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật trong hoạt động hành chính nhà nước Việc sửa đổi này nhằm thích ứng với yêu cầu thực tiễn, nâng cao hiệu lực pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý văn bản, hồ sơ, góp phần thúc đẩy sự minh bạch và công khai trong công tác quản lý nhà nước.
Tại Bệnh viện Quốc Tế City, công tác quản lý văn bản không chỉ do cán bộ công chức làm công tác văn thư chuyên trách đảm nhiệm mà còn được hỗ trợ bởi các bộ phận chuyên môn, đặc biệt là phòng Ban Nhân chính - Kế hoạch Để nâng cao hiệu quả công tác này, cần trang bị kiến thức công tác văn thư, xử lý văn bản cho cán bộ, giúp họ giải quyết công việc một cách chính xác và chuyên nghiệp Việc đào tạo và cập nhật kiến thức phù hợp cho cán bộ văn thư - lưu trữ là biện pháp cần thiết và cấp bách, bởi hiện nay nhiều cán bộ còn chưa được trang bị kiến thức chuyên môn phù hợp Thực hiện các giải pháp này sẽ đảm bảo quá trình quản lý văn bản tại bệnh viện diễn ra hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
Nghiên cứu nhằm áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư - lưu trữ để nâng cao năng suất lao động và giảm tải công việc cho cán bộ Việc này góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác hành chính, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiện đại trong hoạt động của cơ quan Đồng thời, chuyển đổi số trong lưu trữ đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác tra cứu và xử lý thông tin Các giải pháp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn làm tăng tính văn minh hành chính trong hoạt động của tổ chức.