Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ bộ quốc phòng

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÕ TRUNG THÀNH TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Bài luận văn này là công trình công nghiên cứu của riêng tôi và sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương - giảng viên hướng dẫn Trong luận văn có

sự tham khảo kết quả của các nhà khoa học và có sử dụng thông tin các văn bản quy định của Đảng, Nhà nước và Bộ Quốc phòng Tôi xin cam đoan, nội dung trong đề tài

là trung thực và chưa được công bố

Tác giả

Võ Trung Thành

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: 3

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 7

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 7

5 Phương pháp nghiên cứu: 8

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài: 8

7 Bố cục của luận văn: 9

II PHẦN NỘI DUNG 10

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 10

1.1 Cơ sở lý luận: 10

1.1.1 Khái niệm về thu thập tài liệu lưu trữ 10

1.1.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14

1.1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15

1.1.4 Một số biện pháp tổ chức công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ 18 1.2 Cơ sở pháp lý: 19

1.2.1 Quy định của Nhà nước về thu thập tài liệu lưu trữ 19

1.2.2 Quy định của Bộ Quốc phòng về thu thập tài liệu lưu trữ 20

Tiểu kết chương 1 22

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG 23

2.1 Khái quát về Văn phòng Bộ Quốc phòng và Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 23

2.1.1 Khái quát về Văn phòng Bộ Quốc phòng 23

2.1.2 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 25

Quốc phòng 28

2.2.1 Tổ chức bộ phận và nhân sự trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ 28 2.2.2 Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 29

2.2.3 Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 32

2.2.4 Tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 33

2.2.5 Kết quả thực hiện 38

2.3 Nhận xét, đánh giá 42

2.3.1 Ưu điểm 42

2.3.2 Hạn chế 43

2.3.3 Nguyên nhân 44

Tiểu kết chương 2 44

Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÕNG 45

3.1 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập tài liệu 45

3.2 Tăng cường nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 47

3.3 Bổ sung, hoàn thiện danh mục và thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 49

3.4 Xây dựng chuẩn hóa Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng 53

3.5 Tăng cường biện pháp tuyên truyền và nâng cao nhận thức 55

3.6 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 56

Tiểu kết chương 3 57

PHẦN KẾT LUẬN 58

PHẦN III TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

PHẦN IV PHỤ LỤC 64

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong công tác lưu trữ thì hoạt động thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ (Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử) chiếm một vị trí quan trọng và được coi là hoạt động mở đầu có tính tiên quyết, tạo tiền đề cho các hoạt động nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê Làm tốt việc thu thập tài liệu không những góp phần vào hoàn thiện phông lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc t chức khoa học, t chức bảo quản và t chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong thời gian qua, nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về thu thập tài liệu

đã được ban hành Đặc biệt, việc thu thập tài liệu lưu trữ đã được quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và nhiều văn bản dưới Luật Tại Điều 9, Luật Lưu trữ đã quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cụ thể, như sau:

“Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của

cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan”

Điều 14 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao:

“Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu và Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm

công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày”

Chính vì thế, các Trung tâm Lưu trữ đã có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ được thu thập; phần lớn các cơ quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu đã có ý thức được trách nhiệm của mình và thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu đúng thành phần, đúng thời hạn

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, là cơ quan trực thuộc Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phòng Bộ Quốc phòng, có chức năng giúp Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phòng Bộ Quốc phòng thu thập, quản lý, bảo quản an toàn và t chức sử dụng có hiệu quả các loại tài liệu lưu trữ hiện có giá trị trong toàn quân, toàn quốc; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị có thành phần tài liệu lưu trữ

là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng hiện đang quản lý, bảo quản trên 6.500 mét giá tài liệu lưu trữ Tài liệu đã được chỉnh lý khoa học, có công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, mục lục văn bản) và t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khối tài liệu này, phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện, sâu sắc của Bộ Chính trị, Trung ương Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh với lực lượng vũ trang; đồng thời cũng phản ánh một cách đầy đủ nhất các hoạt động của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng, Bộ t ng Tham mưu, T ng cục Chính trị và các cơ quan, đơn vị trong toàn quân, toàn dân ta trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, đế quốc

Mỹ xâm lược; trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ T quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Đây là tài sản vô giá của Quân đội cũng như của quốc gia dân tộc Tuy nhiên, từ thực tiễn hoạt động thu thập tài liệu cho thấy còn có nhiều vấn đề cần được hoàn thiện như: thành phần, chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp; thời gian giao nộp tài liệu; chế tài trong thu thập tài liệu lưu trữ…

Với đặc thù hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ Quốc phòng có khối lượng lớn, nhiều tài liệu cần bảo mật, vì liên quan đến sự an nguy của chế độ, an ninh quốc gia, bảo

vệ chủ quyền lãnh th , nên việc thực hiện tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu là

thực sự rất cần thiết và cấp bách Vì vậy, tôi lựa chọn vấn đề “Tổ chức thu thập

hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng” làm đề tài luận văn thạc

sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của mình Thông qua kết quả thực hiện đề tài tôi hy vọng sẽ góp phần giải quyết những khó khăn, vướng mắc, hạn chế, bất cập trong việc t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng trong thời gian tới

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài:

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ có thể khẳng định rằng đây là vấn

đề không hề mới và có rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, ở mỗi công trình nghiên cứu đề cập đến những khía cạnh khác nhau, những vấn đề khác nhau và cơ quan, đơn vị cụ thể khác nhau với mức độ khác nhau

Do đó, chúng ta có thể hoàn toàn nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng của mình Trước mắt tác giả tìm hiểu được các công trình và đề tài nghiên cứu như sau:

Trong cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm

đã thể hiện từng khâu nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, b sung

và t chức công cụ tra cứu;

“Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm;

“Lý luận và thực tiễn về t chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền

Công tác này, còn được đề cập trong những bài đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, cũng như các Tạp chí khác như:

“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004;

“Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 04, 2002,… các bài viết này tập trung nghiên cứu mặt lý luận và thực tiễn chung của công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ

Một số đề tài luận văn thạc sĩ nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu như:

- Cao Đức Bộ (2015), Thu thập tài liệu lưu trữ của các sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Trong luận văn này, tác giả đã thể hiện được nguyên tắc thu thập, b sung tài liệu lưu trữ và nêu ra yêu cầu mới về thu thập, b sung tài liệu trong tình hình hiện nay

Đồng thời, khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ và đội ngũ cán bộ của lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc Bên cạnh đó, làm rõ được danh mục của các sở, ban, ngành có tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc; đặc biệt, là sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn trong việc t chức công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

- Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn Hà Nội

Ở luận văn này, tác giả thể hiện được thẩm quyền thu thập, b sung tài liệu lưu trữ và những yêu cầu mới trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ trong giai đoạn năm 2009 Đồng thời, đánh giá được thực trạng công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính và nêu lên được thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài chính Luận văn cũng thể hiện được nguồn thu thập, b sung vào lưu trữ và tình hình thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính Đưa ra được một số giải pháp trong công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính như: Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; tích cực mở lớp tập huấn và trách nhiệm của phòng Văn thư - lưu trữ của Bộ Tài chính

- Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, b sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Luận văn đã nêu rõ mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ; nêu lên được thực trạng công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải Bên cạnh đó, luận văn cũng đã khái quát về chức năng, nhiệm

vụ, t chức bộ máy của Bộ Giao thông Vận tải để có cái nhìn t ng quan về tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, t chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải Đồng thời, có sự đánh giá cụ thể về đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và tình hình thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải

Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhất định như: kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về thu thập, b sung tài liệu lưu trữ; xác định nguồn và thành phần tài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện cơ quan

- Nguyễn Quốc Dũng (2014), Sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của kho lưu trữ Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp, Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Đối với luận văn này, tác giả đã đề cập đến chủ trương của Trung ương Đảng

về việc sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; tình hình, biện pháp sưu tầm, thu thập tài liệu phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Tài liệu vẫn còn phân tán ở nhiều cơ quan, t chức khác nhau và việc khai thác, sử dụng, quản lý những tài liệu sưu tầm, thu thập

Từ những thực trạng đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý như: nhận thức của các cơ quan, t chức, cá nhân về tài liệu phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; t chức khoa học tài liệu đã được thu thập và có chế độ thích hợp để quản lý tài liệu

- Chanthathoumma Sone thavy (2011), Thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ

Bộ Quốc phòng Lào - Thực trạng và giải pháp, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Tác giả chủ yếu đi vào trọng tâm thu thập, b sung tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng Lào Tác giả đã khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu t chức và công tác t chức Bộ Quốc phòng Lào và hệ thống kho bảo quản tài liệu và

cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ của Bộ Quốc phòng Lào Đồng thời, nêu được thành phần, nội dung tài liệu và những văn bản quy định pháp lý của Bộ Quốc phòng Lào về thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ; số lượng, chất lượng tài liệu đã

thu vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào Từ đó, đưa ra các giải pháp để thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào được tốt hơn

- Vũ Thị Ngọc Thúy (2008), Sưu tầm, thu thập và t chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ T ng Bí thư kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận Văn thạc sỹ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Trong luận văn, tác giả đã nêu tiêu chuẩn cá nhân được thành lập phông lưu trữ và giới hạn phông lưu trữ cá nhân; thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ T ng Bí thư trong phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Nêu được tình hình sưu tầm, thu thập và t chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ T ng Bí thư; đồng thời, tính hoàn chỉnh tài liệu của trong phông cá nhân chưa đầy đủ, tài liệu thu thập còn lẫn nhiều tài liệu không thuộc phông lưu trữ cá nhân; đặc biệt những tài liệu trước năm 1960 còn thiếu nhiều, nên trong thu thập gặp khó khăn

Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp sưu tầm, thu thập và t chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ T ng Bí thư tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng như: ban hành các quy định của Trung ương Đảng về việc sưu tầm, thu thập tài liệu; tuyên truyền vận động để mọi người hiểu và có cái nhìn cụ thể của việc sưu tầm, thu thập tài liệu để các cấp đầu tư kinh phí cho hoạt động này

Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu một số luận văn khác có liên quan đến công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng như:

- Trần Thị Thu Hiền (2014), Nghiên cứu các giải pháp t chức công tác lưu trữ tại T ng cục 2/Bộ Quốc phòng, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội;

- Ninh Viết Thành (2015), Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội;

- Phan Thị Tuyết Mai (2015), T chức tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng, Luận Văn thạc sĩ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Những tài liệu trên đã nêu được thực trạng và đề xuất, kiến nghị một số giải pháp góp nâng cao công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, b sung tài liệu

lưu trữ nói riêng Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng

đã khái quát sơ bộ về công tác thu thập, nhưng chưa có tính chuyên sâu Chính vì vậy, tác giả chọn luận văn “T chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ trữ Bộ Quốc phòng”, tác giả kế thừa, vận dụng các bài viết, công trình nghiên cứu trước nhưng không có sự sao chép thông tin trùng lặp trong luận văn này, tác giả sẽ

đi sâu vào công tác t chức thu thập, hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, đây là điểm mới của luận văn

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

* Mục đích nghiên cứu:

Thông qua nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả t chức thu thập hồ sơ, tài liệu các cơ quan, đơn vị Quân đội

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về thu thập tài liệu lưu trữ;

- Khảo sát nguồn và thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

- Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác t chức thu thập hồ

sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng phù hợp và có tính khả thi

4 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

* Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động thu thập và việc t chức hoạt động thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

* Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Bộ Quốc phòng là cơ quan tham mưu chiến lược cho Đảng và Nhà nước

về chủ trương, đường lối, chính sách quân sự, quốc phòng và có nhiệm vụ bảo vệ

T quốc Bởi vậy, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ là rất lớn Hiện nay, tài liệu đang được quản lý, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng có thời gian từ năm 1944 Tuy nhiên,

trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả tập trung nghiên cứu về t chức thu thập hồ sơ, tài liệu hành chính của các cơ quan, đơn vị thuộc thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực cho đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành nghiên cứu luận văn này, tác giả vận dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê Nin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể hóa thành các nguyên tắc: Chính trị, lịch sử, toàn diện và t ng hợp

- Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có những

số liệu phản ánh thực trạng tình hồ sơ, tài liệu thu thập của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, cũng như các vấn đề về t chức quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng;

- Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để thấy được điểm khác biệt giữa lý luận, quy định của Nhà nước và thực tế t chức thu thập hồ sơ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng;

- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thông tin,

ý kiến của Chỉ hủy, cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

- Phương pháp phân tích và t ng hợp: nhằm sử dụng khi phân tích và xử lý

số liệu, t ng hợp thông tin trong quá trình khảo sát thực tế

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:

* Ý nghĩa về lý luận:

Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp nhằm vận dụng lý thuyết trong việc giải quyết những vấn đề khó khăn, những hạn chế, bất cập trong công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Luận văn này giúp cho Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng hiểu và quan tâm hơn tới công tác lưu trữ

* Ý nghĩa thực tiễn:

Kết quả khảo sát, đánh giá thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng và các đề xuất trong luận văn có thể áp dụng để tiến hành huớng dẫn t chức thu thập

hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng được tốt hơn

Kết quả nghiên cứu là cơ sở lý luận để tham mưu, xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về thu thập hồ sơ, tài liệu trong Bộ Quốc phòng được chặt chẽ, cụ thể hơn; đồng thời, nâng cao công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

7 Bố cục của luận văn:

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, luận văn được kết cấu thành 03 chương, gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chương 2 Thực trạng t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ

sự chỉ bảo tận tình của Cô giáo hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương đã giúp tôi hoàn thành đề tài luận văn này

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

II PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC THU

THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận:

1.1.1 Khái niệm về thu thập tài liệu lưu trữ

Muốn làm tốt công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu, trước hết phải hiểu rõ được khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ Nhưng xuất phát từ những góc độ quan điểm khác nhau, nên nhiều tác giả đã đưa ra giải thích không giống nhau về thu thập tài liệu lưu trữ cụ thể như sau:

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp b sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu” [79, tr 4]

Trong cuốn “Phương pháp lựa chọn và loại hu tài liệu ở các cơ quan” PGS.TS Dương Văn Khảm năm 1998 đưa ra khái niệm thu thập tài liệu như sau:

“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ” [96 Tr 25]

Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” dùng trong các Trường Trung học chuyên nghiệp năm 2006 do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên cho rằng:

“Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [44, tr 24]

Còn trong cuốn giáo trình Lưu trữ của Trường Cao đẳng Nội vụ (2009) thì khái niệm về thu thập tài liệu được định nghĩa là:

“Thu thập, b sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [77, tr 31]

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) thì khái niệm về thu thập tài liệu: “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định” [114, tr 32]

Khái niệm “thu thập tài liệu lưu trữ” theo Luật Lưu trữ Việt Nam:

Tại khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011, thu thập tài liệu được giải thích như sau: thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

Theo quy định trên, công tác thu thập tài liệu lưu trữ được tiến hành ở hai cấp độ:

- Thứ nhất: Thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan Muốn vậy, cần xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban đơn vị trực thuộc cơ quan

- Thứ hai: Thu thập tài liệu có giá trị đặc biệt đối với quốc gia vào lưu trữ lịch

sử Muốn vậy, cần xác định nguồn và thành phần tài liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc các Phông Lưu trữ cơ quan để thu thập về các lưu trữ lịch sử Như vậy, ở Việt Nam hiện nay, tuy có nhiều định nghĩa về thu thập, b sung tài liệu lưu trữ, nhưng về cơ bản tương đối thống nhất

Qua nghiên cứu cho ta thấy rằng, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập tài liệu lưu trữ Ở góc độ tiếp cận nào việc thu thập tài liệu lưu trữ đều liên quan đến xác định nguồn và thành phần giao nộp tài liệu vào lưu trữ Vì vậy, tác giả đưa ra quan điểm là việc tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ phải căn cứ vào các quy định của Nhà nước

1.1.1.1 Mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu lưu trữ

* Mục đích của việc thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lưu trữ là nhằm quản lý, bảo quản tập trung, thống nhất những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử vào trong kho và phục vụ cho việc nghiên

cứu của độc giả Đồng thời, làm phong phú thành phần phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng và cần thiết,

là cơ sở tiền đề quyết định đến chất lượng của tài liệu; quyết định chất lượng của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ về sau

* Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ đóng một vai trò, vị trí hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ Thu thập tài liệu với các nghiệp vụ chuyên môn khác của công tác lưu trữ có mối quan hệ hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng tới các lĩnh vực chuyên môn, thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả của nghiệp vụ đó, như: Người ta

có thể kết hợp công tác thu thập tài liệu với phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xác định giá trị tài liệu Vì đây là khâu nghiệp vụ ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu nghiệp vụ khác và nó có nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ Nếu thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị cao, đầy đủ thì sẽ góp phần

to lớn cho hoạt động quản lý và có ý nghĩa trong nghiên cứu lịch sử Ngược lại, công tác này không được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu

và công tác lưu trữ không thể hoàn được nhiệm vụ của mình Đặc biệt, là không đầy đủ tài liệu để phục vụ nhu cầu lợi ích chính đáng cho công dân

Thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ phải căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước và được hướng dẫn cụ thể hóa của cơ quan quản lý công tác lưu trữ Nhà nước Từ đó, các cơ quan lưu trữ mới có thể thu thập tài liệu đầy đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng; đặc biệt có sự quản lý tập trung, thống nhất tài liệu các lưu

cơ quan, lưu trữ lịch sử và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của công dân Thông qua thu thập nguồn tài liệu của các lưu trữ ngày càng dồi dào, đầy đủ, mở rộng, thúc đẩy mọi mặt nghiệp vụ của công tác lưu trữ phát triển; đặc biệt, khả năng khai thác nguồn tài liệu quý giá ngày càng tăng lên

Qua phân tích trên, cho thấy công tác thu thập tài liệu lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ và là cơ sở để thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo Muốn làm tốt điều này, chúng ta phải tích cực hoàn chỉnh hơn nữa về cơ sở pháp lý, các khâu nghiệp vụ khác liên quan phải được giải

quyết một cách đồng bộ, cộng với sự chuẩn bị một cách vững chắc cơ sở vật chất

và nhân lực cho công tác đó

1.1.1.2 Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Thứ nhất, Phải xác định được nguồn thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành và lưu

trữ lịch sử Việc xác định này sẽ góp phần cho cơ quan thu đúng những gì phải thu, hạn chế bỏ sót hoặc thu không đúng, không đủ

Thứ hai, Phải làm tốt việc xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu

cần thu thập vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định

Thứ ba, Quy định các thủ tục nộp lưu và t chức chuyển giao tài liệu theo

đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng tiến hành công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học

Thứ tư, Phân chia các nguồn tài liệu cần nộp vào các lưu trữ lịch sử từ Trung

ương đến địa phương theo quy định của pháp luật

Trên đây là những nội dung hết sức cơ bản và quan trọng của công tác thu thập tài liệu Để thực hiện tốt những nội dung này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực tế; tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của cơ quan có thẩm quyền; nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của cán bộ thừa hành Thông qua công tác nghiên cứu lý luận giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập tài liệu, phân b tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ; mối quan hệ giữa công tác thu thập với các công tác khác

Qua phân tích trên, tác giả thấy rằng vấn đề thu thập tài liệu hết sức khó khăn, phức tạp Đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ và liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Nếu làm không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ Và ngược lại, làm tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Điều đó giúp cho việc t chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội

1.1.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc lịch sử: Quy định khi thu thập tài liệu việc phân loại tài liệu phải theo các giai đoạn lịch sử Tài liệu ở nước ta được chia theo thời kỳ trước và sau Cách mạng tháng 8 năm 1945 Đối với những tài liệu trước Cách mạng tháng 8 là chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân Pháp và Phát xít Nhật, tài liệu các cá nhân, gia đình, dòng họ Những tài liệu sau Cách mạng tháng 8 là chính quyền Nhà nước Dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa

Thông thường lấy Cách mạng tháng 8 thành công làm mốc phân chia thời đại Ở các địa phương thì mốc thời gian sẽ căn cứ vào ngày giành chính quyền địa phương đó

Nguyên tắc thu thập, b sung tài liệu theo phông: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc t chức bảo quản phông lưu trữ Nếu tài liệu của một Phông bị phân tán ở nhiều nơi sẽ dẫn đến khó khăn cho việc thống kê, phân loại, xác định giá trị,… và làm phá vỡ sự liên kết mật thiết với nhau của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của Phông Vì vậy, tài liệu của một Phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau, mà cần phải đưa về một kho để quản lý, bảo quản

Để tiến hành thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ cần đảm bảo các yêu cầu: Không đưa tài liệu của phông này sang bảo quản ở phông khác; phát hiện thấy tài liệu lẫn phông thi phải lựa chọn và đưa về bảo quản ở đúng phông Mặt khác, phải thường xuyên thu thập, b sung, sưu tầm hoàn chỉnh các tài liệu vẫn còn bị phân tán vào các Phông lưu trữ

Nguyên tắc thu thập, b sung tài liệu theo khối Phông lưu trữ: Ngoài các nguyên tắc trên, cũng cần chú ý đến nguyên tắc này Vì khối phông lưu trữ nó bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh và có mối quan hệ với nhau nội dung tài liệu Đồng thời, có những đặc điểm giống nhau, nên khi sắp xếp gần nhau thì sẽ có lợi cho việc bảo quản, quản lý và khai thác, sử dụng

Các nguyên tắc trên có mối quan hệ rất mật thiết với nhau, đặc biệt chỉ áp dụng đối với việc b sung tài liệu hành chính, mà không áp dụng cho việc b sung tài liệu khoa học kỹ thuật, nghe nhìn,…

Nguyên tắc thu thập, b sung theo khu vực thẩm quyền: Thường áp dụng cho Lưu trữ lịch sử Thực hiện nguyên tắc này thì Lưu trữ lịch sử chỉ được phép thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, t chức có trong danh mục thuộc nguồn nộp lưu đã được cấp có thẩm quyền quyết định Trước khi giao nộp tài liệu, các cơ quan, đơn vị, t chức phải thực hiện tốt các nghiệp vụ như: Chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập mục lục hồ sơ,…Đặc biệt, là phải giao nộp tài liệu đúng thời gian đã được quy định

Lưu trữ cơ quan cũng phải xác định được thẩm quyền thu thập tài liệu và danh mục các cơ quan, t chức giao nộp tài liệu lưu trữ vào mình Thông thường các cơ quan chức năng của đơn vị mới phải nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Riêng các đơn vị làm sự nghiệp có tư cách pháp nhân như: Doanh nghiệp được lập phông lưu trữ riêng, không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan, t chức

1.1.3 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu được sản sinh ra hàng ngày, hàng giờ trong quá trình hoạt động của các cơ quan, t chức và cá nhân Trong số những tài liệu đó sẽ có những tài liệu có

ý nghĩa, giá trị cần được phải giữ gìn lại, bảo quản phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu dài Tất cả những tài liệu có giá trị và ý nghĩa đó được giữ lại trong các lưu trữ gọi là tài liệu lưu trữ, nó nằm trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, t chức kinh tế, chính trị - xã hội, t chức xã hội và cá nhân, gia đình dòng họ được quản lý trong các kho lưu trữ của Đảng, Nhà nước Khối tài liệu này là di sản quan trọng của quốc gia, dân tộc cần có chế độ bảo quản an toàn, nghiêm túc; đồng thời, phải có các phương pháp đưa chúng ra phục vụ nhu cầu xây dựng đất nước Có như vậy, công tác lưu trữ mới chứng tỏ được vị trí, tầm quan trọng của mình Muốn làm tốt được điều đó thì phải thu thập được đầy đủ các tài liệu có giá trị; đây là ưu tiên hàng đầu trong công tác lưu trữ Trước đây, do ý thức còn hạn chế của đại đa số người dân, nên công tác thu thập tài liệu còn bị coi nhẹ, ngày nay đã có sự đ i mới, đánh giá đúng vị trí của công tác thu thập đối với công tác lưu trữ; nên tài liệu đã được tập trung tương đối đầy đủ, số lượng và chất lượng tài liệu đã hoàn thiện hơn

Để quản lý khối tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam một cách tốt nhất, thì người ta chia Phông lưu trữ Quốc gia thành hai Phông lưu trữ đó là, Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Các Phông này chịu

sự quản lý của một cơ quan nhất định như bên Đảng là do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý, còn bên Nhà nước do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quản lý Việc phân chia rõ ràng này đã hình thành hai khu vực thẩm quyền thu thập khác nhau; một bên về Đảng, Đoàn Thanh niên, còn một bên là Nhà nước và các t chức khác Tất cả những tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan,

t chức Đảng, Đoàn Thanh niên được lựa chọn, thu thập, b sung vào hệ thống các

cơ quan lưu trữ của Đảng; còn tất cả các loại tài liệu các cơ quan thuộc Nhà nước,

cá nhân dòng họ được thu thập, b sung vào các cơ quan lưu trữ của Nhà nước Có

sự phân chia này là do đặc điểm khác nhau giữa tài liệu Đảng và của Nhà nước, cần

có chế độ bảo quản, thu thập riêng để đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ và giữ gìn bí mật của tài liệu Thông qua việc phân chia tạo nên nhiều điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ, hạn chế được những khó khăn phức tạp trong các hoạt động nghiệp vụ nâng cao hiệu suất làm việc Việc phân cấp thẩm quyền thu thập, b sung tài liệu được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương, tạo thành hai hệ thống cơ quan lưu trữ song song cùng tồn tại và có sự hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động nghiệp vụ, nhằm đảm bảo khai thác, sử dụng tốt nhất, có hiệu quả nhất các tài liệu lưu trữ phục vụ đất nước và cá nhân Việc phân chia thể hiện sự quan tâm đúng mức, cụ thể của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ, phù hợp với đặc thù của từng loại cơ quan, tài liệu và đơn giản hóa các hoạt động nghiệp vụ nhưng chặt chẽ, khoa học

1.1.3.1 Thẩm quyền thu thập, b sung tài liệu của Lưu trữ cơ quan Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự vật, hiện tượng nào Đối với công tác lưu trữ trữ chúng ta không được phép để tài liệu phát tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác, sử dụng, hoàn

thiện hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) Do đó lưu trữ hiện hành

ở đây được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ hiện hành làm không

tốt thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tất cả công tác lưu trữ nói chung Tất cả các cơ quan sau khi giải quyết xong các công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách phải tập hợp lại, chuyển vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày

Tại điều Điều 11, Luật Lưu trữ quy định: “Trong thời hạn một năm, kể từ ngày công việc kết thúc” Điều này cho thấy lưu trữ hiện hành có thẩm quyền thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị, t chức trong chính cơ quan đó; có trách nhiệm quản lý và giải quyết công việc đó phải lập hồ sơ và chuyển vào lưu trữ Các

hồ sơ phải đảm bảo được các yêu cầu, đạt được các tiêu chuẩn chất lượng Lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì cơ quan lưu trữ đó phải có sự chuẩn bị nhất định để đảm bảo hiệu quả cao nhất, chất lượng tốt nhất và đúng thời gian giao nộp vào lưu trữ lịch sử

1.1.3.2 Thẩm quyền thu thập, b sung tài liệu của lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử của đất nước Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt, quản lý chặt chẽ; tuy nhiên, nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn

đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho Để thu thập được đầy đủ các tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu trữ lịch sử mà là trách nhiệm chung của tất các công chức, viên chức có liên quan Nếu thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác, sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho Nhà nước và cá nhân Tất

cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước đều phải có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng Đó chính là danh mục các có quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền là phạm vi hành chính - lãnh th mà trên đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và quản lý thống nhất Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất quan trọng, đặc biệt những khu vực có nhiều các lưu trữ lịch sử của đất nước Chẳng hạn

ở Hà Nội có các lưu trữ lịch sử như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Mỗi cơ quan lưu trữ có khu vực thẩm quyền khác nhau, vấn đề ở chỗ phải xác định rõ căn cứ vào phạm vi hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ đó Mặc dù nó đều nằm trên một khu vực địa lý là Hà Nội Việc xác định rõ phạm vi thẩm quyền sẽ tránh được sự va chạm về thẩm quyền thu thập hoặc

bỏ sót các tài liệu có giá trị

Thông thường lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rộng hơn, vai trò quan trọng hơn, ảnh hưởng lớn hơn, không những chúng phải quản lý chặt chẽ tất cả các tài liệu đã thu về và bảo quản trong kho, mà còn phải quản lý khối tài liệu ở nguồn nộp lưu, hướng dẫn công tác lưu trữ ở đó Giải thích, b sung, sửa chữa những sai sót mà các cơ quan này thực hiện chưa tốt, còn thiếu Căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ, phạm vi quản lý mà các lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập rộng hay hẹp, nhiều hay ít Các lưu trữ lịch sử phải căn cứ vào đó để thu thập một cách đầy đủ và chính xác nhất, tránh bỏ sót tài liệu Danh mục các cơ quan, đơn vị, t chức nộp lưu

đã được Nhà nước quy định, đảm bảo tính pháp lý trong quá trình thực hiện

1.1.4 Một số biện pháp tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

Một là, xây dựng và ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp

vụ thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vi, t chức

Hai là, t chức bộ máy, nhân sự, cụ thể là bố trí bộ phận, cán bộ, nhân viên thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đồng thời thể hiện rõ trong cơ cấu

t chức của cơ quan, đơn vị Bộ phận thu thập hồ sơ, tài liệulưu trữ dù trực thuộc đơn

vị nào thì vị trí, chức năng của bộ phận này cũng cần được cụ thể hóa bằng văn bản

Trên cơ sở đã thiết lập được bộ máy, cơ quan, đơn vị cần bố trí nhân lực cán bộ, nhân viên thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho phù hợp với tình hình của cơ quan, đơn vị Cán bộ, nhân viên lưu trữ cần bảo đảm các tiêu chuẩn tuyển chọn Những cán bộ, nhân viên chưa có chuyên môn về lưu trữ, cơ quan, đơn vị cần tạo điều kiện để họ được học tập, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lưu trữ

Ba là, đầu tư kho tàng, trang thiết bị cho công tác thu thập hồ sơ, tài liệulưu trữ

Tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát Do vậy, lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần quan tâm xây dựng mới hoặc cải tạo các phòng làm việc cũ thành kho lưu trữ (nếu có điều kiện xây mới theo các tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dụng), mua sắm trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp, bìa, hệ thống điều hòa nhiệt độ, đảm bảo công tác phòng, chống cháy n ,…

Bốn là, chỉ đạo bộ phận lưu trữ cơ quan thực hiện thường xuyên việc thu thập

hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Để thực hiện tốt việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, cán bộ, nhân viên lưu trữ cơ quan cần phải phối hợp tốt với bộ phận văn thư để hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ giao nộp vào lưu trữ Đồng thời, cán bộ, nhân viên lưu trữ cần tham mưu cho chỉ huy đơn vị ban hành kế hoạch về việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ

Năm là, làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá thi đua khen thưởng và k luật về công tác thu thập tài liệu để đưa vào công tác thi đua đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên xét bình bầu khen thưởng cuối năm

1.2 Cơ sở pháp lý:

1.2.1 Quy định của Nhà nước về thu thập tài liệu lưu trữ

Ngay những năm đầu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Chính phủ lâm thời Việt Nam đã ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn giấy tờ Văn bản này đã tạo nền móng cơ sở cho việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ sau này

Đất nước bước vào thời kỳ đ i mới, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 do Quốc Hội ban hành là văn bản giá trị cao nhất về công tác lưu trữ hiện nay ở nước ta Trong Luật Lưu trữ những vấn đề thu thập tài liệu được

đề cập tại một số điều: Điều 9 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 11 thời hạn nộp hồ sơ tài liệu; Điều 12 trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 20 thu thập, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử và Điều 21 thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử Những quy định này, mặc

dù chỉ mang tính chất bao quát, khái quát chung về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu Tuy nhiên, nó cũng đã thể hiện được sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu Đây cũng là cơ sở để các cơ quan Nhà nước ban hành các văn bản chỉ đạo cụ thể về vấn đề này

Sau khi Luật Lưu trữ ra đời, Bộ Nội vụ cũng đã tham mưu Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ như: Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng

11 năm 2014 về hướng dẫn xác định cơ quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Có thể nói rằng, công tác lưu trữ của nước ta đã có bề dày lịch sử; trong thời gian qua đã có sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của các cơ quan có thẩm quyền Chính

vì vậy, hệ thống văn bản quy định về thu thập tài liệu nói riêng cũng như công tác lưu trữ nói chung ngày càng chặt chẽ, cụ thể, chi tiết đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập tài liệu lưu trữ

1.2.2 Quy định của Bộ Quốc phòng về thu thập tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở hành lang pháp lý của Nhà nước, Bộ Quốc phòng đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ, những văn bản này quy định nhiều vấn đề khác nhau trong quản lý cũng như việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ Đặc biệt, là những văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu trong Quân đội như:

- Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành ph biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội;

- Quyết định số 2830/QĐ-BQP ngày 23 tháng 8 năm 2021 của Bộ Quốc phòng về việc Danh mục các cơ quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng;

- Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 của Bộ Quốc phòng ban hành quy chế công tác Lưu trữ trong Bộ Quốc phòng

Trên cơ sở, các văn bản của Nhà nước đặc biệt là sự ra đời của Luật Lưu trữ

và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ vể Công tác văn thư Bên cạnh đó, do văn bản quy định về công tác lưu trữ của Bộ Quốc phòng trước đây không phù hợp với tình hình thực tiễn như hiện nay Để đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị trong toàn quân có căn cứ pháp lý thực hiện công tác lưu trữ được cụ thể hóa, đầy đủ, kịp thời và đáp ứng trong tình hình hiện nay Vì vậy, Văn phòng Bộ Quốc phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ Quốc phòng Ban hành Thông tư 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 của Bộ Quốc phòng về quy chế công tác Lưu trữ trong Bộ Quốc phòng

Điều đặc biệt, trong Thông tư 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 của Bộ Quốc phòng về quy chế công tác Lưu trữ trong Bộ Quốc phòng đã chỉ rõ về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu trong Bộ Quốc phòng tại các Điều 8, Điều 9 và Điều 10, cụ thể như sau:

Điều 8 T chức thu thập, b sung tài liệu lưu trữ: Thể hiện được nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ các cấp chủ động lập kế hoạch để thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào kho lưu trữ Đồng thời, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu và chuẩn bị kho, các phương tiện để tiếp nhận bảo quản khối tài liệu đó Tại Thông tư này, đã phân thẩm quyền thu thập, tiếp nhận hồ

sơ, tài liệu giấy đúng với những khu vực mà các cơ quan, đơn vị quản lý

Có thể nói, ở Điều 8 Thông tư này, Bộ Quốc phòng đã quy định cụ thể, phân cấp rõ ràng cho cơ quan lưu trữ các cấp trong toàn quân thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu và đặc biệt phân rõ thẩm quyền, trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu trong Quân đội

Điều 9 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào lưu trữ: Quy định trách nhiệm cơ quan, đơn vị thuộc danh mục nộp tài liệu vào lưu trữ cấp trên phải chỉnh lý hoàn chỉnh, thống kê mục lục hồ sơ và có công cụ tra cứu theo quy định Các cơ quan lưu trữ cấp trên có trách nhiệm t chức tiếp nhận, kiểm tra và lập biên bản giao, nhận tài liệu Ở điều này, đã chỉ rõ trách nhiệm rất cụ thể từng cơ quan, đơn vị; bên giao lẫn bên tiếp nhận (lưu trữ cấp dưới và lưu trữ cấp trên) Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu, nó gắn trách nhiệm cụ thể, nếu bên nào

làm sót, sai thì cơ quan, đơn vị đó chịu trách nhiệm, không đ lỗi cho bên khác Chính vì thế, đòi hỏi cơ quan, đơn vị giao nộp và tiếp nhận tài liệu phải làm chặt chẽ, tỉ mỉ, cụ thể và chính xác

Điều 10 Thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu ở cơ quan lưu trữ các cấp: Đối với điều này quy định rõ thời hạn được giữ hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị mình tối

đa được bao nhiêu năm

Ví dụ:

- Lưu trữ cơ quan cấp Lữ đoàn, Trung đoàn: 5 năm, kể từ năm công việc kết thúc;

- Lưu trữ cơ quan cấp Cục trực thuộc T ng cục hoặc sư đoàn: 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc

Riêng các kho chuyên dụng thời hạn lưu giữ hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng

Ở Điều 10 quy định thời gian cụ thể từng cấp của cơ quan, đơn vị thời gian được giữ hồ sơ, tài liệu; đến hết thời gian đó phải nộp về lưu trữ cấp trên Điều này

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đã quy định rõ ràng, cụ thể thời gian để các cơ quan, đơn vị biết được để có được thời gian làm công tác chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến thời hạn để giao nộp về lưu trữ câp trên theo quy định

Qua đó, thể hiện sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của Thủ trưởng Bộ Quốc phòng và chỉ huy các cấp về công tác lưu trữ; đặc biệt là công tác thu thập, hồ

sơ, tài liệu lưu trữ trong Bộ Quốc phòng

Tiểu kết chương 1

Trong nội dung nghiên cứu của chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận và

cơ sở pháp lý về t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Để t chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ, cần hiểu rõ và nắm vững khái niệm, ý nghĩa, nội dung, nguyên tắc

và các biện pháp t chức thu thập hồ sơ, tài liệu Đồng thời, trong quá trình t chức công việc, bộ phận và nhân sự làm công tác thu thập tài liệu cần nắm vững và thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp có thẩm quyền Kết quả nghiên cứu của Chương 1 là tiền đề và căn cứ quan trọng để tác giả nghiên cứu, khảo sát, đánh giá được đúng thực trạng công tác t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng trong nội dung nghiên cứu của chương tiếp theo

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÒNG

2.1 Khái quát về Văn phòng Bộ Quốc phòng và Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

2.1.1 h i qu t về Văn phòng Bộ Quốc phòng

Trước yêu cầu của sự nghiệp cách mạng, ngày 25 tháng 3 năm 1946, Chủ tịch

Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 34/SL quy định t chức của Bộ Quốc phòng, gồm có Văn phòng Bộ Quốc phòng và các Cục chuyên môn Đây là văn bản pháp quy đầu tiên xác định biên chế, t chức của Bộ Quốc phòng và ngày 25 tháng 3 năm 1946 là ngày thành lập của Văn phòng Bộ Quốc phòng, là cơ quan trực thuộc của Bộ Quốc phòng, đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Thường vụ Quân ủy Trung ương và

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng

Do đặc thù của ngành mang tính chất bí mật Nhà nước, nên tác giả xin phép khai thác một cách khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu t chức của Văn phòng Bộ Quốc phòng như sau:

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Quốc phòng

* Chức năng của Văn phòng Bộ Quốc phòng

Văn phòng Bộ Quốc phòng là cơ quan của Bộ Quốc phòng và cơ quan đầu ngành nghiệp vụ văn phòng trong Quân đội Có chức năng nghiên cứu, tham mưu,

t ng hợp và hành chính giúp Thủ trưởng Bộ Quốc phòng lãnh đạo, quản lý, chỉ huy thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng và thực hiện nghiệp vụ công tác văn phòng trong Quân đội Công tác Văn phòng Bộ Quốc phòng là toàn bộ hoạt động của cán

bộ, nhân viên văn phòng nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

* Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Quốc phòng

Thực hiện chức năng tham mưu t ng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ Quốc phòng; kiểm soát thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; giúp Bộ trưởng t ng hợp, theo dõi, đôn đốc các t chức, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ Quốc phòng đã được phê duyệt

Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung

cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Thủ trưởng Bộ Quốc phòng giao

2.1.1.2 Cơ cấu t chức của Văn phòng Bộ Quốc phòng

Cơ cấu t chức của Văn phòng Bộ Quốc phòng, gồm: Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng, do Bộ Quốc phòng b nhiệm, bãi nhiệm theo quy định

Bộ máy quản lý của Văn phòng Bộ Quốc phòng như sau:

- Phòng Kiểm toán Bộ Quốc phòng;

- Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng;

- C ng Thông tin điện tử Bộ Quốc phòng;

Ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/CP về gìn giữ, tiêu hủy công văn, hồ sơ cũ; ngày 25 tháng 3 năm 1946 Bác ký sắc lệnh số 34 về việc thành lập Văn phòng Bộ Quốc phòng, trong đó có Phòng Hành chính làm nhiệm vụ thu thập, đăng ký, chuyển phát, lưu trữ và đánh máy công văn tài liệu Kể từ đó công tác bảo vệ công văn, tài liệu trong Quân đội đã được lãnh

đạo, chỉ huy các cấp coi trọng Trải qua các cuộc kháng chiến và trong sự nghiệp xây dựng, bảo vệ T quốc công tác này đã góp phần quan trọng vào sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc và xây dựng bảo vệ T quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa

Vai trò quản lý của Văn phòng Bộ Quốc phòng trong việc tham mưu, giúp cho lãnh đạo Bộ Quốc phòng về quản lý, điều hành, chỉ đạo công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng Văn phòng Bộ Quốc phòng đã phối hợp các cơ quan chức năng dự thảo trình Bộ xem xét, ban hành 26 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; ban hành hàng trăm văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện các văn bản của Đảng, Nhà nước và Bộ Quốc phòng Hằng năm, Văn phòng Bộ Quốc phòng đã xây dựng kế hoạch và t chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trong toàn quân T chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và phối hợp với các t chức đào tạo khoảng 07 lớp trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ trên, dưới 750 đồng chí và 02 lớp Đại học Lưu trữ khoảng hơn 100 đồng chí là cán bộ, nhân viên trong toàn quân T chức tập huấn 03 lớp về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho trên 450 đồng chí về công tác lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ làm chuyên môn cấp dưới của mình

Trong những năm qua, Văn phòng Bộ Quốc phòng đã kịp thời, chủ động tham mưu cho Bộ Quốc phòng ban hành đầy đủ các văn bản để quản lý, chỉ đạo; đồng thời, tăng cường đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, t chức thực hiện tốt công tác lưu trữ bảo đảm đúng quy định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong Quân đội ngày càng đi vào nề nếp, khoa học hơn, như: việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn vị, lưu trữ Bộ Quốc phòng đúng quy định và đang mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời; giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng thuận lợi và đáp ứng nhu cầu cho cán bộ, nhân viên, chiến sĩ trong Quân đội

2.1.2 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng được thành lập năm 1999 trực thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng có chức năng giúp Văn phòng Bộ Quốc phòng

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu t chức của Trung tâm Lưu trữ

Bộ Quốc phòng

* Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Giúp Văn phòng Bộ Quốc phòng về thu thập, quản lý, bảo quản an toàn và

t chức sử dụng có hiệu quả các loại tài liệu lưu trữ có giá trị trong toàn quân, toàn quốc

* Nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị có thành phần tài liệu lưu trữ là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

- Khảo sát, lập kế hoạch và t chức thu thập tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ luân chuyển và lưu trữ cơ quan thuộc nộp nguồn nộp lưu về Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng theo thẩm quyền;

- T chức chỉnh lý các loại tài liệu nói trên (b sung, phân loại, đánh giá, thống kê, lập công cụ quản lý, công cụ tra cứu các loại tài liệu);

- T chức bảo vệ, bảo quản an toàn và tu b phục chế các loại tài liệu lưu trữ;

- T chức khử trùng, khử axít và số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn, bí mật thông tin;

- T chức việc khai thác sử dụng các loại tài liệu lưu trữ đáp ứng cho yêu cầu của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quân đội, mọi t chức xã hội và các yêu cầu chính đáng của công dân theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng;

- T chức nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ;

- Báo cáo tình hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ hàng năm và đột xuất theo yêu cầu cơ quan cấp trên của nghiệp vụ ngành;

- Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ và phối hợp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ, nhân viên;

- Chăm lo đời sống, duy trì nề nếp và chấp hành nghiêm pháp luật của Nhà nước và k luật Quân đội;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cấp trên giao

* Cơ cấu t chức của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Cơ cấu t chức của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, gồm: Giám đốc và

01 Phó Giám đốc, 01 Trợ lý Kế hoạch t ng hợp và 02 Trưởng ban do Bộ Quốc phòng b nhiệm, bãi nhiệm theo quy định Bộ máy quản lý của Trung tâm Lưu trữ

Bộ Quốc phòng như sau:

- Ban Chỉnh lý - Thu thập: chia làm 2 bộ phận (chỉnh lý và thu thập tài liệu);

- Ban Bảo quản - Khai thác: chia làm 02 bộ phận (Bảo quản và khai thác) 2.1.2.2 Trách nhiệm t chức thu thập của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng có chức năng thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị trong phạm vi toàn quân

Việc thu thập hồ sơ, tài liệu là “cửa ải” đầu tiên của công tác lưu trữ, làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện các công việc tiếp theo như: chỉnh lý, đánh giá, thống kê và làm công cụ tra cứu khoa học và phục vụ khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, t chức có thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp; khảo sát, lập kế hoạch và t chức thu thập tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ cơ quan vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Quá trình khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ cần làm rõ thời gian thành lập

cơ quan, đơn vị, t chức và thời gian kết thúc hoạt động (nếu cơ quan, đơn vị, tổ

chức đó giải thể hoặc sát nhập với các tổ chức khác); nội dung thực trạng hồ sơ, tài

liệu, số lượng, chất lượng tài liệu cần thu, lực lượng tham gia thu thập, công tác đảm bảo, phương pháp t chức thu thập, hợp đồng cụ thể với các cơ quan, đơn vị, t chức có tài liệu giao nộp… Thống nhất các công việc cần thiết chuẩn bị theo công tác thu thập hồ sơ, tài liệu

Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đã có sự chủ động, nhưng vẫn còn phụ thuộc vào Ban Văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu Về công tác này, muốn làm tốt phải có sự phối hợp đồng bộ giữa trên và dưới Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng chỉ thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị khi số lượng, chất lượng đã đáp ứng đúng yêu cầu nghiệp vụ và thu thập tài liệu của các đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng (còn việc thu thập hồ

sơ, tài liệu của đơn vị cấp dưới “đơn vị cấp 3” do các Ban Văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị t chức thu thập)

2.2 Thực trạng tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

2.2.1 Tổ chức bộ phận và nhân sự trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Việc t chức bộ phận và nhân sự là việc làm rất cần thiết và là bắt buộc phải

có để thực hiện các nhiệm vụ công việc, nếu không được t chức bộ phận và nhân sự thì không thể hoàn thành được các nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ T chức bố trí

bộ phận và nhân sự trong từng công việc, nhiệm vụ thì phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và đánh giá mức độ hoàn thành từng công việc, nhiệm vụ đó

Vì vậy, chức năng và nhiệm vụ của Ban Chỉnh lý - Thu thập thuộc Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng như sau:

* Chức năng của Ban Chỉnh lý – Thu thập là giúp Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng chỉnh lý các tài liệu lưu trữ của các phông chưa hoàn chỉnh, đồng thời t chức thu thập hồ sơ, tài liệu các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu

* Nhiệm vụ của Ban Chỉnh lý – Thu thập: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các

cơ quan, đơn vị có thành phần tài liệu lưu trữ nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp; khảo sát, lập kế hoạch và t chức thu thập hồ sơ, tài liệu ở các kho lưu trữ cơ quan vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng T chức chỉnh lý khoa học các loại tài liệu (b sung, phân loại, xác định giá trị, thống kê,… ); dự thảo các văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý, thu thập tài liệu để báo cáo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng xem xét, trình lãnh đạo Văn phòng Bộ Quốc phòng phê chuẩn;

t chức nghiên cứu đề xuất những biện pháp, giải pháp, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào các khâu nghiệp vụ chỉnh lý, thu thập tài liệu; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Ban hàng tháng, quý, năm và nhiều năm để báo cáo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, đồng thời thường xuyên nắm tình hình, t ng hợp số liệu báo cáo theo quy định Kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động của Ban, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thuộc quyền của Ban

để nâng cao trình độ chuyên môn về mọi mặt Thực hiện các nhiệm vụ khác hoặc đột xuất khi được Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng giao cho

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng hiện đang bố trí nhân sự thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ, gồm: 03 cán bộ, nhân viên có trình độ từ Đại học và cao đẳng đúng chuyên ngành lưu trữ, cụ thể như sau:

Chỉnh lý - Thu thập Đại học

Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

Văn phòng

Những đồng chí trên, đảm nhiệm công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

và có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, t chức chuẩn

bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp Bên cạnh đó, xem xét, chịu trách nhiệm công tác chuyên môn, nghiệp vụ của mình đảm nhiệm và tham mưu cho Chỉ huy Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu đúng quy định của Bộ Quốc phòng

2.2.2 X c định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động công tác lưu trữ và nội dung quan trọng của công tác thu thập là tài liệu vào lưu trữ là phải xác định nguồn thu thập

Việc xác định nguồn thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ Trung tâm Lưu trữ

Bộ Quốc phòng có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình thu thập tài liệu lưu trữ, đó là nơi sản sinh ra các tài liệu lưu trữ Tài liệu từ các nguồn thu thập giúp làm phong phú hơn nội dung hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Để có thể làm được công tác thu thập thì phải xây dựng được danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Đối với Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng điều này lại càng quan trọng, vì đây là khối tài liệu quân sự có vai trò vị trí then chốt trong việc xây dựng và bảo vệ T quốc Khối tài liệu mà các cơ quan trong Quân đội sản

sinh ra nhiều và có những thông tin đặc biệt quan trọng, bí mật, liên quan đến chế

độ của đất nước; đòi hỏi cần có chế độ bảo quản, quản lý cẩn thận, chu đáo, tránh mất mát, thất lạc tài liệu lưu trữ

Quyết định số 2830/QĐ-BQP ngày 23 tháng 8 năm 2021 của Bộ Quốc phòng

về việc ban hành Danh mục các cơ quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, có khoảng 67 cơ quan, đơn vị, t chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Nhưng do đặc thù mang tính chất đặc biệt bí mật của Nhà nước của Quân đội, nên tác giả xin phép được nêu ra các khối cơ quan, đơn vị, t chức nộp lưu tài liệu như sau:

- Khối T ng cục, Cục trực thuộc Bộ Quốc phòng;

- Khối Quân đoàn;

- Khối Binh chủng;

- Khối Binh đoàn;

- Khối Học viện, nhà trường trực thuộc Bộ Quốc phòng;

- Khối Viện nghiên cứu, bệnh viện trực thuộc Bộ Quốc phòng;

- Khối T ng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng

Qua nghiên cứu, tìm hiểu tác giả thấy nguồn thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng tương đối n định Để thu thập, b sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ năm 5 trở lên được quy định tại Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Bộ Quốc phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành ph biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; chỉ trừ những loại hồ sơ, tài liệu như các hồ

sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ

sơ của cơ quan, đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo Thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng là những

hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Chính vì thế, các cơ quan, đơn vị phải nắm chắc và thực hiện đúng các quy định của cấp trên, để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành hoạt động của cơ quan,

đơn vị mình và có phương pháp thu thập, b sung hồ sơ, tài liệu Đồng thời xem xét, đánh giá mức độ hoàn thiện của hồ sơ, của phông lưu trữ và đề xuất các biện pháp b sung cho đầy đủ

Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí chỉnh lý còn quá ít và thậm chí chưa đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ,

bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, đơn vị thực hiện theo tiêu chí “có tài liệu gì, làm tài liệu đó”

mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, b sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán Trong quá trình t chức thu thập hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng vẫn còn hiện tượng “có gì thu đấy” nên một số phông lưu trữ chưa được hoàn chỉnh

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng với các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu đây là mối quan hệ giữa lưu trữ chuyên dụng và lưu trữ cơ quan Đối với Lưu trữ

cơ quan có trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử của cơ quan mình và đơn vị trực thuộc Việc thu thập này nhằm mục đích bảo quản tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị và chuẩn bị nguồn tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng chỉ thu thập tài liệu có giá trị lịch sử (thời gian bảo quản vĩnh viễn) của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và có mối liên hệ mật thiết với nhau Vì tài liệu của các cơ quan, đơn vị là nguồn b sung chủ yếu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng phải thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị lựa chọn và chuẩn bị tài liệu để giao nộp đúng quy định

Có thể khẳng định rằng, thu thập hồ sơ, tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng,

có tác động lớn tới tất cả các nghiệp vụ lưu trữ như t chức khoa học tài liệu, t chức bảo quản tài liệu và t chức khai thác, sử dụng tài liệu Bởi lẽ, đối tượng của công tác lưu trữ chính là tài liệu lưu trữ Để có được tài liệu lưu trữ thì nghiệp vụ

đầu tiên mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện đó là thu thập tài liệu Nếu nguồn tài liệu thu thập không được xác định đầy đủ và chính xác, việc lựa chọn tài liệu không khoa học, giao nhận tài liệu không đầy đủ, chặt chẽ có thể dẫn đến những khó khăn khi phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, bảo quản tài liệu trong phòng kho, xây dựng công cụ tra cứu cũng như

t chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2.3 Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác thu thập

hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

* Tình hình tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng hiện đang quản lý, bảo quản khoảng trên

6 nghìn mét giá tài liệu lưu trữ, được bảo quản trong kho (cơ bản tài liệu giấy) tương đương khoảng trên, dưới 700 phông tài liệu Ngoài ra, còn có một số ít băng, đĩa ghi âm, ghi hình các loại Tài liệu hình thành từ năm 1945 và đặc biệt có nhiều tài liệu của Bộ Chính trị, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Chính phủ chỉ đạo về công tác quốc phòng Đồng thời, nội dung tài liệu cũng phản ánh quá trình hình thành, phát triển chiến đấu của Quân đội ta trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ; trong sự nghiệp xây dựng, bảo vệ T quốc một cách đầy

đủ nhất và các hoạt động của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong toàn quân và đây là tài sản vô giá của Quân đội, cũng như của quốc gia, dân tộc

* Thực trạng Kho lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng được Nhà nước và Bộ Quốc phòng đầu

tư xây dựng năm 1999, với t ng diện tích khoảng 5.000m2, quy mô 07 tầng (trong

lưu trữ; phòng máy chủ phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, phòng phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và phòng làm việc)

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đang bố trí các kho bảo quản tài liệu lưu trữ cụ thể, như sau:

- Kho 303: Bố trí quản lý, bảo quản tài liệu của khối T ng cục,…

- Kho 401: Toàn bộ văn kiện báo, tạp chí, biên niên sự kiện, t ng kết các cuộc kháng chiến

- Kho 404: Tài liệu của khối Binh chủng

- Kho 405: Bảo quản tài liệu của các Viện nghiên cứu, Học viện, nhà trường, bệnh viện trong Quân đội

- Kho 504: Bảo quản tài liệu của các Tập đoàn và T ng Công ty, …

- Kho 602 Bảo quản tài liệu khối pháp luật, …

Do tính chất đặc thù bí mật của ngành Quốc phòng, nên tác giả xin phép chỉ nêu lên một số để làm minh họa về các bố trí kho quản lý tài liệu

* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu, gồm: hệ thống giá tài liệu compact, dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm, bìa, hộp, trang thiết bị vận chuyển, thiết bị phòng, chống cháy n cảnh báo cháy sớm thông minh, hệ thống bình khí chữa cháy bằng FM200, điều hòa không khí, hệ thống camera giám sát an ninh Những năm gần đây, được

sự quan tâm của lãnh đạo các cấp Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đã được đầu tư nâng cấp hệ thống trang thiết bị như: Trang thiết bị xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Thiết bị Tu b phục chế tài liệu, hệ thống máy khử trùng tài liệu EXPM3 hiện đại và trang bị hệ thống bản sao, bảo hiểm tài liệu lưu trữ (số hóa tài liệu lưu trữ) tương đối tiên tiến so với thời điểm hiện nay, …

2.2.4 Tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

2.2.4.1 Thực hiện quy định các văn bản của Nhà nước và Bộ Quốc phòng về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực cho đến nay, công tác t chức thu thập

hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng trung bình mỗi năm thu thập khoảng từ 4 đến 6 cơ quan, đơn vị; số lượng tài liệu thu thập về có khoảng

507 cặp tương đương 63,3 mét giá tài liệu Đặc biệt, năm 2019 đến năm 2021, một số cơ quan, đơn vị đã chủ động báo cáo đề xuất giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng để bảo quản, quản lý và t chức khai thác, sử dụng với số lượng tương lớn hơn những năm trước đó, như năm 2020 có 08 cơ quan, đơn vị đề

nghị giao nộp tài liệu với số lượng gần 685 cặp tài liệu tương đương 85,6 mét giá tài liệu lưu trữ Phần lớn là tài liệu hành chính quân sự (tài liệu giấy); tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn (băng, đĩa, ảnh…) với số lượng quá ít, không đáng kể Nội dung của tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị trong thời gian qua Cơ bản hồ sơ, tài liệu thu thập vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đã được các cơ quan, đơn vị t chức chỉnh lý hoàn chỉnh và

có đầy đủ công cụ quản lý, công cụ tra cứu; đồng thời đủ điều kiện để đưa ra phục vụ cho độc giả đến khai thác Tuy nhiên, vẫn còn không ít các cơ quan, đơn vị hồ sơ, tài liệu vẫn còn tình trạng mới thống kê đưa về theo năm, không

có mục lục kèm theo, bó gói, chưa chỉnh lý Chính vì thế, gây khó khăn không nhỏ trong quá trình thu thập hồ sơ, tài liệu

Ví dụ: Qua khảo sát thực tế cho thấy đơn cử hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ Quốc phòng, từ Ban Văn thư, lưu trữ giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, mới sắp xếp tài liệu theo năm, vẫn còn lẫn lộn,… Và một số cơ quan, đơn vị giao nộp về còn bó gói, thậm chí còn để trong cặp

da, bao tải như: Viện Thiết kế Bộ Quốc phòng, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương,…

Bên cạnh đó, sự ra đời của Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 của Bộ Quốc phòng đã đánh dấu bước ngoặc sự thay đ i về chất trong quản lý công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, là cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện công tác này tại các cơ quan, đơn vị được cụ thể, rõ ràng, đồng bộ xuyên suốt thống nhất trong toàn quân Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và thu thập, b sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

đã được nâng cao chất lượng và hiệu suất, đồng thời giúp cơ quan, đơn vị t chức quản lý văn bản và công việc được chặt chẽ; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Mặt khác, việc triển khai thực hiện cũng đem lại nhiều chuyển biến tích cực cho công tác thu thập hồ sơ, tài liệu ngày càng đi vào nề nếp, đạt yêu cầu, như đã ban hành được danh mục nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu đúng quy định và phần nào phù hợp với thực tiễn; thủ tục và trình tự thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu

về cơ bản được tiến hành theo quy định Chất lượng hồ sơ, tài liệu thu thập ngày

càng được cải thiện; tài liệu được chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê trước khi thu về, khắc phục được tình trạng tài liệu còn bó gói Đặc biệt, Thông tư cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc cán bộ của Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

để giao nộp đúng quy định Tuy nhiên, trong tình hình hiện nay các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đã và đang thực hiện văn bản, tài liệu điện tử ngày càng nhiều, nhưng việc quy định thu thập tài liệu điện tử, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình chưa được cụ thể, rõ ràng, nên cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc thu thập đối với các loại hình tài liệu trên

2.2.4.2 Quy trình t chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng đã và đang thực hiện t chức thu thập hồ

sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu theo quy trình

chung của Bộ Quốc phòng, được thể hiện như sau:

Bước 1: Khảo sát tài liệu của các cơ quan, đơn vị

Bước 2: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng

- Bước 3: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn

bị tài liệu nộp lưu vào lập mục lục hồ sơ

- Bước 4: Chuẩn bị kho tàng và cơ sở vật chất

- Bước 5: Giao, nhận tài liệu (lập biên bản tạm thời)

- Bước 6: Đối chiếu tài liệu

- Bước 7: Lập biên bản giao, nhận tài liệu chính thức

Nhìn chung, quy trình trên bước đầu cũng đã tạo được điều kiện thuận lợi cho Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn

vị thuộc nguồn nộp lưu Tuy nhiên, quy trình trên mới ở mức độ chung chung, chưa được cụ thể hóa, chi tiết, rõ ràng; nên trong quá trình t chức thu thập hồ sơ, tài liệu như hiện nay, thì Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng gặp không ít khó khăn, bất cập cho việc t chức thu thập hồ sơ, tài liệu Mặt khác, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật dẫn đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong t chức quản lý văn