Tiểu luận quản trị nguồn nhân lực -Đề tài :Phương pháp đào tạo nhân viên Sử dụng chương trình vi tính văn phòng

Đào tạo Phát triển Điểm giống nhau giữa đào tạo và phát triển là có các phương pháp tương tự, được sử dụng nhằm tác động lên quá trình học tập để năng cao các kiến thức, kĩ năng thực hàn

Thành Viên

Lời mở đầu

Trong thời gian gần đây chúng ta nói nhiều về đào tạo nguồn nhân lực Vai trò của nguồn nhân lực nói chung được thể hiện rõ thông qua khái niệm “nền kinh

tế dựa trên tri thức” Đối với nền hành chính, việc xây dựng nguồn nhân lực được thể hiện trong nhiệm vụ “xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức chuyên nghiệp” Con người là nguồn lực cơ bản và quan trọng nhất quyết định sự tồn tại, phát triển cũng như vị thế của quốc gia đó trên thế giới trước đây, trong phát triển kinh tế, con người không được coi trọng bằng máy móc thiết bị, công nghệ, không được coi là trung tâm của sự phát triển, nên công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không được chú trọng, dẫn tới chất lượng nguồn nhân lực không được chú trọng phát triển Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và sự ra đời của nền kinh tế tri thức đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với nguồn nhân lực nói chung và lực lượng lao động nói riêng Khả năng phát triển của mỗi quốc gia phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng nguồn lực con người, tri thức khoa học công nghệ

Nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ là lợi thế, là vũ khí hiệu quả nhất để mỗi quốc gia đạt được thành công một cách bền vững Trong xu thế toàn cầu hóa kinh

tế sự cạnh tranh giữa các quốc gia trong mọi lĩnh vực đặc biệt là lĩnh vực kinh tế ngày càng quyết liệt hơn, gay gắt hơn thì lợi thế cạnh tranh sẽ thuộc về quốc gia nào

Hai dạng kiến thức cần thiết nhất cần cho việc tin học hoá công tác quản lý doanh nghiệp là kiến thức nghiệp vụ và kiến thức tin học Đối với kiến thức nghiệp

vụ như kiến thức về sản phẩm, kiến thức quản lý trong lĩnh vực của doanh nghiệp, kiến thức về nghiệp vụ kế toán thì doanh nghiệp nào cũng có thể có được vì họ cần những kiến thức này để hoạt động hàng ngày Riêng lĩnh vực tin học thì các doanh nghiệp không trong ngành tin học không thể có kiến thức sâu rộng để có thể

tự thực hiện việc tin học hoá cho chính mình Hiểu rõ tầm quan trọng của tin học trong doanh nghiệp Chúng tôi xin đưa ra một vài phương pháp đào và cách thức thực hiện hiệu quả để huấn luyện cho một vài nhân viên sử dụng chương trình vi tính văn phòng

I.

Sơ lược về lý thuyết đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Khái niệm về đào tạo và phát triển.

Đào tạo là các hoạt động truyền tải thông tin và dữ liệu từ người này (huấn luyện viên hoặc giảng viên) sang người khác (học viên) Kết qủa là có sự thay đổi về kiến thức, kĩ năng và thái độ của học viên từ mức độ từ thấp đến mức độ cao

Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên theo kịp cơ cấu tổ chức và phát triển trong tương lai

Làm đào tạo là làm tăng,phát triển năng lực,kĩ năng …của nhân lực trong tổ chức.Đào tạo luôn gắn liền với phát triển và là bộ phận của phát triển nguồn nhân lực

Theo quan điểm của Cenzo và Robbins

Đào tạo Phát triển

Điểm giống nhau giữa đào tạo và phát triển là có các phương

pháp tương tự, được sử dụng nhằm tác động lên quá trình học

tập để năng cao các kiến thức, kĩ năng thực hành

Định hướng vào hiện tại, chú

trọng vào công việc hiện thời

của cá nhân, giúp các cá nhân

có ngay kĩ năng cần thiết để

thực hiên tốt công việc hiện

tại

Chú trọng vào các công việc tương lai trong tổ chức, doanh nghiệp

Những lỡi ích của việc đào tạo có thể kể đến như: Đào tạo có thể tạo cơ hội cho tổ chức tiếp cận với nhiều công cụ, kỹ thuật Đào tạo có thể tạo nên sự khác nhau giữa thành công và thất bại trong một chương trình cải tiến của bạn, kỹ thuật phòng ngừa rủi ro, kế hoạch đối phó khẩn cấp, những qui trình mới, các kỹ thuật xử lý mới, giới thiệu những trang thiết bị mới Hiểu rõ hơn yêu cầu cải thiện hiệu quả hoạt động môi truờng

II.

Các phương pháp đào tạo.

1.

Phân loại theo các nội dung đào tạo

 Theo định hướng nội dung đào tạo

o Đào tạo định hướng công việc

o Đào tạo định hướng doanh nghiệp

 Theo mục đích của nội dung đào tạo

o Đào tạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên

o Đào tạo, huấn luyện kĩ năng

o Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động

o Đào tạo và năng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật

o Đào tạo và phát triển các năng lực quản trị

 Theo đối tượng học viên

o Đào tạo mới

o Đào tạo lại

2 Phân loại theo cách thức tổ chức đào tạo

 Theo cách thức tổ chức

o Đào tạo chính quy

o Đào tạo tại chức

o Lớp cạnh xí nghiệp

o Kèm cặp tại chỗ

 Theo địa điểm hoặc nơi đào tạo

o Đào tạo tại nơi làm việc

o Đào tạo ngoài nơi làm việc

Đào tạo tại nơi làm việc Các

phương

pháp đào

tạo

Đào tạo

theo kiểu

chỉ dẫn

-Là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc,

-Chi phí không cao -Được thực hành ngay những gì mà tổ chức trông mong

ở họ sau khoá đào tạo

-Tạo ra môi trường làm việc tương tác; thân thiện

-Lý thuyết không được trang bị đầy đủ, có hệ thống

-Gây ra bị hư tổn dữ liệu; hay dụng cụ nếu thao tác không chính xác

Đào tạo

theo kiểu

học nghề

-Được trang bị kiến thức một cách có hệ thống cả lý thuyết

và thực hành

-Có kỹ năng thuần thục -Có chỗ học lý thuyết và thực hành riêng, không ảnh hưởng tới công việc đang thực hiện tại doanh nghiệp

-Tốn kém cả về thời gian

và tiền bạc

- Việc đào tạo là toàn diện

về kiến thức nên có phần không liên quan trực tiếp đến công việc

Kèm cặp

và chỉ

bảo

- Thường áp dụng cho cán

bộ quản lý hoặc nhân viên giám sát

- Người học cũng được người thợ giỏi, người thợ lành nghề chỉ bảo trong quá trình cùng làm việc

- Học viên nhanh chóng lĩnh hội được kiến thức

Không thực sự được làm công việc đó một cách đầy đủ và

có thể sẽ bắt chước phương pháp, cách thức làm việc không tiên tiến

Luân

chuyển

và thuyên

chuyển

công việc

Phương pháp này giúp người học học được nhiều công việc, được làm thật nhiều công việc và tránh được sự nhàm chán

Chỉ là luân chuyển và thuyên chuyển nên thời gian làm một công việc hay một vị trí là ngắn dẫn đến không hiểu biết đầy

đủ về một công việc

Ngoài nơi làm việc

phương

pháp đào

tạo

Tổ chức

các lớp

cạnh

doanh

nghiệp

Học viên được trang bị kiến thức một cách có hệ thống cả lý thuyết lẫn thực hành

Phương pháp này đòi hỏi không gian riêng cho học tập dẫn đến chi phí tốn kém cộng thêm việc mua sắm thiết bị riêng cho học tập

Cử đi học

ở các

trường

chính quy

Trang bị tương đối đầy đủ kiến thức cả lý thuyết và thực hành cho học viên

Đây là phương pháp đào tạo có hệ thống nhất, mang lại kiến thức toàn diện nhất

Chi phí rất tốn kém

Đào tạo

theo

phương

thức từ

xa

Phương thức đào tạo mà người học tự học qua sách, tài liệu hoc tập, băng hình băng đĩa CD

và VCD, internet

Người học có thể chủ động

bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của mình

Đòi hỏi cơ sở đào tạo phải

có sự đầu tư lớn để chuẩn bị bài giảng

Đào tạo

theo kiểu

phòng thí

nghiệm

Ngoài học được những kiến thức về thực hành,

Học viên còn có cơ hội được đào luyện những kỹ năng thực hành, nâng cao khả năng làm việc với con người và ra quyết định

Đòi hỏi tốn nhiều công sức, tiền của, thời gian để xây dựng lên các tình huống mẫu

Để giúp nhân viên thuần thục tin học văn phòng thì cần phải đi đôi với phương pháp vừa đào tạo lý thuyết vừa kết hợp thực thành trên lý thuyết đã học

Để làm như vậy thì cần kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo tại nơi làm việc và ngoài nơi làm việc

Đào tạo ngoài nơi làm việc:

 Theo đó cung cấp các tài liệu cơ bản để nhân viên tìm hiểu nhằm giúp có được kiến thức cơ bản nhất về tin học văn phòng

 Kèm theo các video hướng dẫn

 Kèm theo các bài tập nhằm thực hành ở nhà

Đào tạo tại nơi làm việc:

 Chỉ dẫn các nhân viên thực hiện công việc

 Đánh giá nhân viên có khả năng tiếp thu tốt nhất

 Hướng dẫn cho người giỏi nhất; từ đó người giỏi nhất sẽ tương tác với số người còn lại

 Sau đó luân chuyển đến các phòng ban khác để nhân viên tập làm việc độc lập và ứng biến với các công việc đã được hướng dẫn

Kết hợp 2 phương pháp đào tạo tại nhà và nơi làm việc nhằm:

 Tiết kiệm được thời gian huấn luyên mà công việc đạt hiệu quả

 Chi phí đào tạo không tốn kém

 Giúp nhân viên tiếp xúc được trực tiếp với các công việc được giải quyết hằng ngày; kiến thức thu nhặt không bị thừa thải

III.

Lựa chọn phương pháp phù hợp để huấn luyện cho một vài nhân viên

sử dụng chương trình vi tính văn phòng.

Vì theo đề bài là huấn luyện một vài nhân viên sử dụng chương trình vi tính văn phòng, nên phương pháp đào tại nơi làm việc là phương pháp thích hợp nhất trong trường hợp này Cấp trên trực tiếp nhằm giúp cấp dưới có năng lực cần thiết thực hiện công việc, là sự hợp tác giữa cấp trên là cấp dưới trong quá trình làm việc chung với nhau một cách sáng tạo và thúc đẩy suy nghĩ, giúp nhân viên tối đa hoá tiềm năng cá nhân và làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn Đây là phương pháp đơn giản và thường được sử dụng nhất Trong quá trình thực hiện công việc, học viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn (cấp trên hoặc những người có kinh nghiệm) đã chỉ dẫn Phương pháp này giúp cho việc tiếp thu và lĩnh hội các kiến thức và kỹ năng cần thiết khá dễ dàng Ngoài ra đây là phương pháp đơn giản, dễ tổ chức lại có thể truyền đạt kiến thức một lúc cho nhiều người

Phương pháp này tuy đơn giản nhưng lại có thể mất nhiều thời gian do người truyền đạt không có kinh nghiệm giảng dạy Vì thế, người truyền đạt cần phải được lựa chọn kỹ càng Tốt nhất là người truyền đạt và người tiếp thu có cùng nền tảng và tính cách để có thể làm việc hiệu quả hơn

Ngoài ra, cũng nên cho nhân viên đi học tại các trường chuyên môn( khóa ngắn hạn), mang lại hiệu quả vì học viên sẽ được cung cấp đầy đủ các kiến thức

cả về lý thuyết và thực hành Tại trường học sẽ có đầy đủ các phương tiện thiết

bị cần thiết cho quá trình học cũng như giảng viên có kỹ năng sư phạm sẽ giúp học viên dễ tiếp thu hơn Cần phải chọn lựa những trường học có tiếng và uy tín

để không phải mất thời gian và tiền bạc

Bên cạnh đó tự học là cách học quan trọng trong việc học tập bất cứ một môn học hay kỹ năng nào Chúng ta có thể đề ra một nhiệm vụ vượt quá những

gì chúng ta truyền đạt cho học viên Việc này đòi hỏi người học viên phải vượt

ra khỏi những gì đã biết và qua đó học thêm được những kiến thức và kỹ năng mới

IV.

Các bước của quá trình đào tạo

• Phân tích công việc

• Phân tích việc thực hiên công việc

• Chọn lựa phương pháp

• Xây dựng chương trình

• Tính toán ngân sách

• Thực hiện đào tạo

• Đánh giá đào tạo

• Phân tích nhu cầu đào tạo

Căn cứ vào thực trạng doanh nghiệp để xác định nhu cầu đào tạo

a) Điểm xuất phát:

• Từ chiến lược sản xuất – kinh doanh

• Chiến lược quản trị nguồn nhân lự

b) Các phương pháp phân tích

• Phương pháp dựa trên nhu cầu nhân viên: thông dụng và thực hiện qua phỏng vấn nhân viên hay bảng câu hỏi điều

tra-• Phương pháp dựa trên nhu cầu doanh nghiệp:

Dựa vào phân tích công việc

Dựa vào sự tham vấn của các chuyên viên.

Dựa vào ý kiến hay đề nghị của các trưởng bộ phận phòng ban

• Phương pháp dựa vào dự biểu hiện của cá nhân

Dựa vào các đánh giá tiềm năng làm việc và đào tạo

Trắc nghiệm và kiểm tra

V.

Đánh giá đào tạo

1 Các giai đoạn

• Giai đoạn 1: Người được đào tạo tiếp thu được gì sau khóa học

• Giai đoạn 2: Người được đào tạo áp dụng được những gì vào trong công việc

2 Phương pháp đánh giá đào tạo

• Phương pháp thực nghiệm: chọn 2 nhóm thực nghiệm, ghi lại kết quả thực hiện công việc và so sánh kết quả

• Đánh giá những thay đổi của người được đào tạo: Đánh giá theo các tiêu thức phản ứng học thuộc, hành vi và mục tiêu

• Đánh giá định lượng: là sự so sánh giữa tổng phí đào tạo và tổng lợi ích đạt được

VI Ví dụ: Huấn luyện đào tạo một vài nhân viên sử dụng chương trình vi

tính văn phòng trong công ty Marketing Thành Đạt

Công ty marketing Thành Đạt là một công ty marketing online nên đòi hỏi cao về nhân viên có khả năng sử dụng máy tính Công ty quyết định tuyển dụng thêm 1 số nhân viên mới Tuy nhiên sau khi tuyển dụng một số

nhân viên; thì công ty nhận thấy kĩ năng của họ chưa đáp ứng được đầy đủ tất cả nhu cầu của môi trường làm việc; cũng như thị trường Vì vậy công ty

đã lên kế hoạch huấn luyện nhân viên

Công việc của Marketer (nhân viên marketing) là nắm bắt thông tin thị trường, tổng hợp dữ liệu về khách hàng và về cạnh tranh Từ đó, giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược như lựa chọn đối tượng khách hàng, xác định loại sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ cung cấp và giá cả cũng như phương thức cung ứng cho khách hàng Đối với nhân viên Marketing ngoài những yêu cầu như có kinh nghiệm, khả năng sáng tạo, giao tiếp tốt và kèm theo đó Anh văn lưu loát, năng động, tự tin…thì việc sử dụng thành thạo vi tính văn phòng là rất cần thiết để lập ra những bản kế hoạch marketing, cũng như thiết kế web,tạo clip quảng cáo,thiết kế hình ảnh,kĩ năng sử dụng,khai thác internet để phục vụ cho công việc marketing Vì vậy đối với nhân viên marketing cần có những yêu cầu tin học như các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên nghiệp Corel Draw, Photoshop, Illustrator, QuarkXpress, MacroMedia Flash, Ulead Studio…tin học văn phòng cơ bản như word,excel,power point…và kĩ năng thiết kế web… Chính vì đặc thù công việc nên công ti cần những nhân viên thành thạo những kĩ năng tin học văn phòng, bên cạnh đưa ra những yêu cầu khi tuyển nhân viên, công ty tiến hành đào tạo,huấn luyện kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên

Do đó theo chúng tôi phương pháp đào tạo tại nơi làm việc là phương pháp thích hợp nhất

Xây dựng chương trình

Khi nhân viên được tuyển,công ti cần xem xét để biết được những điểm mạnh và yếu của nhân viên thông qua những bài test,những công việc

cụ thể,và khảo sát nhu cầu nhân viên để biết họ muốn và thiếu những gì để đào tạo

Đào tạo theo kiểu cầm tay chỉ việc: cho 1 nhân viên đã thành thạo đào tạo cho 2 nhân viên mới (cần phải giới hạn số lượng nhân viên được đào tạo

ít như vậy để có thể đảm bảo chất lượng của quá trình đào tạo) Phương pháp này sẽ được thực hiện tối đa 1 tháng (có thể kết thúc sớm hơn nếu việc đào tạo đã hoàn thành), mỗi ngày một tiếng sau giờ làm việc (đối với nhân viên đào tạo thì xem như là làm thêm giờ và được hưởng lương là 100.000đ/giờ/ngày, còn đối với nhân viên được đào tạo thì xem như đó là những buổi học kỹ năng cần thiết) Sau khi quá trình đào tạo kết thúc, sẽ tiến hành đánh giá bằng cách cho làm công việc tương tự những gì được đào tạo, như thiết kế 1 poster theo đơn đặt hàng, hay tổng hợp số liệu thống kê bằng các phần mềm chuyên dụng, v v

Đào tạo theo kiểu học nghề: cũng như phương pháp cầm tay chỉ việc, cho các nhân viên đã thành thạo các kỹ năng tin học tham gia huấn luyện đào tạo các nhân viên (bao gồm cả nhân viên chưa biết gì về vi tính) Chương trình đào tạo sẽ bắt đầu với việc trang bị kiến thức lý thuyết cơ bản, sau đó sẽ cho thực hành bằng cách làm những công việc của 1 nhân viên thực thụ và được trả lương cho những công việc này (có thể là 40-50% của nhân viên chính thức làm công việc đó)

Ngoài ra công ty sẽ:

Bỏ ra chi phí để nhân viên đi học thêm các lớp nghiệp vụ ngắn hạn với yêu cầu bắt buộc là “học gì phải làm được nấy”; công ty có thể kiểm chứng bằng việc kiểm tra lại những gì họ đã được học và ứng dụng vào thực tế