Chuyên đề: Bạn đồng ý hay không với phát biểu sau: “ Hồ sơ xin việc tốt là cơ sở cho tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả”. Giải thích kết luận của bạn

Hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc thường bao gồm:  Đơn xin việc  Sơ yếu lý lịch  Bảng photo các bằng cấp  Ảnh 3x4  Ngoài ra, tùy thuộc vào mỗi tổ chức, doanh nghiệp mà có sự thay đổi, y

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ

MINH KHOA THƯƠNG MẠI – DU LỊCH – MARKETING

KHÓA 36

MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Chuyên đề:

Bạn đồng ý hay không với phát biểu sau: “ Hồ sơ xin việc tốt là cơ sở cho tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả”

Giải thích kết luận của bạn

Giảng viên: Trần Hà Triêu Bình

Giảng đường B415 Chiều thứ 5

Danh sách nhóm

1 Bùi Thị Giang Châu TM02 31101021336

2 Nguyễn Thị Ly Ly TM04 31101021179

3 Nguyễn Châu Tuyết Ngân TM03 31101024262

4 Nguyễn Thị Nhã TM03 31101023408

5 Bùi Vũ Như Quỳnh TM03 31101023813

6 Đào Thị Thùy Trang (NT) TM03 31101021360

˜˜˜

MỤC LỤC

I CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 3

1 Hồ sơ xin việc 3

1.1 Đơn xin việc 3

1.2 Sơ yếu lý lịch 4

2 Tiến trình lựa chọn nhân sự 5

2.1 Nội dung 5

2.1.1 Nghiên cứu hồ sơ 6

2.1.2 Phỏng vấn sơ bộ 6

2.1.3 Kiểm tra, trắc nghiệm 6

2.1.4 Phỏng vấn lần hai 7

2.1.5 Xác minh, điều tra 7

2.1.6 Kiểm tra sức khỏe: 7

2.1.7 Quyết định tuyển dụng 7

2.2 Tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả 8

2.2.1 Lựa chọn đúng người 8

2.2.2 Tiết kiệm thời gian và chi phí 9

II NHẬN XÉT VÀ GIẢI THÍCH 9

TÀI LIỆU THAM KHẢO 12

Chuyên đề:

Bạn đồng ý hay không với phát biểu sau: “ Hồ sơ xin việc tốt

là cơ sở cho tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả”

Giải thích kết luận của bạn

I CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1 Hồ sơ xin việc

Hồ sơ xin việc thường bao gồm:

 Đơn xin việc

 Sơ yếu lý lịch

 Bảng photo các bằng cấp

 Ảnh 3x4

 Ngoài ra, tùy thuộc vào mỗi tổ chức, doanh nghiệp mà có sự thay đổi, yêu cầu khác

Hồ sơ xin việc tốt là một hồ sơ đầy đủ và rõ ràng theo yêu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp

1.1 Đơn xin việc

Đơn xin việc chính là cầu nối để người xin việc tỏ ý mong muốn được làm việc

ở cơ quan có nhu cầu tuyển dụng Tác dụng của đơn xin việc cũng giống như lý lịch cá nhân; nhưng về nội dung, nó sẽ hỗ trợ cho lý lịch tóm tắt cá nhân

Mục đích của đơn xin việc không phải là trực tiếp xin được vị trí công việc mà

là khơi dậy sự chú ý và chiếm được cảm tình của nhà tuyển dụng, qua đó làm cho nhà tuyển dụng có những hành động thực tế, và người xin việc sẽ giành chiến thắng với mục đích được tham gia phỏng vấn

Nếu đơn xin việc theo mẫu, Biểu mẫu xin việc làm dựa vào yêu cầu của mỗi doanh nghiệp Trong thực tế các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn… Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục…

Kết cấu của đơn xin việc:

Hình thức: đơn xin việc không khác gì các loại thư từ bình thường và thư từ

công vụ khác Mẫu đơn xin việc thường có: đầu thư, ngày, tháng, địa chỉ người nhận thư, cách xưng hô, nội dung chính, kết thúc và những câu nói ấn tượng mang

tính xã giao, ký tên Đầu thư có thể Tham khảo ở lý lịch cá nhân (bao gồm tên họ, địa chỉ điện thoại) số bưu điện, hộp thư điện tử)

Nội dung: đơn xin việc gồm 3 phần: mở, thân và kết.

 Mở: Trình bày tại sao lại biết có thông tin tuyển dụng; chứng minh độ hiểu về cơ quan ấy và trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng (của người xin việc) phù hợp với yêu cầu tuyển dụng

 Thân: Nói rõ về học vấn, tay nghề và kinh nghiệm của, cũng như những lợi ích có thể đóng góp cho tổ chức, doanh nghiệp tuyển dụng

 Kết: đề nghị tổ chức, doanh nghiệp (người có trách nhiệm tuyển dụng)

có hồi âm để tiến tới tiếp xúc (như thi phỏng vấn, thi viết)

Yêu cầu:

Một đơn xin việc tốt thường đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Ngắn gọn, rõ ràng, đúng chính tả, chỉ nên dùng một mặt của tờ giấy

 Sử dụng giấy A4, và font chữ thường để đánh văn bản Cỡ chữ, kiểu chữ cần phải thống nhất

 Đối với đơn viết tay thì cần phải viết rõ ràng, đúng chính tả, sử dụng giấy A4 một mặt

 Không sử dụng từ viết tắt vì nó thể hiện sự không tôn trọng với người đọc và thiếu nghiêm túc với cơ hội xin việc

 Trình bày theo dàn ý 3 phần mở- thân- kết với đầy đủ nội dung theo từng phần

1.2 Sơ yếu lý lịch

Một sơ yếu lý lịch, còn có tên thông dụng trong ngôn ngữ phương Tây là résumé, curriculum vitae hay CV, là một văn bản tóm tắt hay liệt kê các kinh nghiệp và quá trình giáo dục của một cá nhân, thường là một phần quan trọng trong

hồ sơ xin việc làm Nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho người thuê nhân công và nên được chuẩn bị cẩn thận bởi ứng viên

Sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt về tình hình cá nhân có liên quan đến người xin việc, như họ tên, quê quán, ngày tháng năm sinh, trình độ văn hoá, hoàn cảnh hiện nay Sơ yếu lý lịch là viên gạch đặt nền móng cho người tìm việc làm Đó là cơ sở

để người phỏng vấn hỏi người xin việc

Nội dung: Một số nội dung quan trọng trong sơ yếu lý lịch:

 Thông tin cá nhân

 Trình độ học vấn: trường học, bằng cấp, lĩnh vực chuyên môn, các chứng chỉ đạt được Kỹ năng, kiến thức, dự án đạc biệt từng tham gia, các khóa học, giải thưởng, học bổng, hoạt động ngoại khóa,

 Kinh nghiệm: tất cả các vị trí nghề nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp, thành phó nơi đã từng làm việc

Yêu cầu:

 Ở Việt Nam hiện nay, nhiều khi các nhà tuyển dụng yêu cầu các sơ yếu lý lịch phải được đóng dấu chứng nhận và ký của Ủy ban Nhân dân phường, Ủy ban Nhân dân xã, hay một cơ quan có uy tín Các Ủy ban Nhân dân chỉ chứng nhận khi sơ yếu lý lịch được điền theo đúng một khuôn mẫu in sẵn Mẫu in sẵn có mục về lịch sử gia đình

 Nội dung ngắn gọn, khách quan, trung thực, không đưa quan điểm cá nhân

 Đơn giản, dễ hiểu, không viết quá dài, không viết tắt, đúng chính tả

 Viết theo trình tự thời gian

2 Tiến trình lựa chọn nhân sự

2.1 Nội dung

Lựa chọn nhân sự là việc tìm được nhân viên đáp ứng được các yêu cầu cần thiết mà doanh nghiệp yêu cầu Tiến trình lựa chọn nhân sự là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự

Vấn đề đầu tiên trong tiến trình lựa chọn nhân sự là việc xác định đối tượng nhân viên mà doanh nghiệp cần Điều này thực hiện thông qua việc xây dựng bảng

mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc của tất cả các vị trí cần làm trong quá trình hoạt động kinh doanh Sau đó xác định và quyết định xem sẽ doanh nghiệp cần hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ, đánh giá khối lượng công việc cần làm trong mỗi lĩnh vực nhiệm vụ Sau đó thực hiện các bước tiếp theo trong tiến trình lựa chọn nhân sự

Tiến trình lựa chọn nhân sự thông thường gồm các bước sau

 Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ

 Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ

 Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm

 Bước 4: Phỏng vấn lần 2

 Bước 5: Xác minh, điều tra

 Bước 6: Kiểm tra sức khỏe

 Bước 7: Quyết định tuyển dụng

Tuy nhiên, tùy vào đặc tính tổ chức, doanh nghiệp, quy mô, cơ cấu, tầm quan trọng của vị trí, công việc mà mỗi tổ chức, doanh nghiệp rút ngắn, bỏ bớt hoặc thêm một số bước

2.1.1 Nghiên cứu hồ sơ

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác

- Khả năng tri thức, mức độ tinh thần

- Sức khoẻ

- Trình độ tay nghề

- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng

Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng

2.1.2 Phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài 5-10 phút, được sử dụng với mục đích:

 Chọn ra hồ sơ đạt yêu cầu (dựa trên biểu mẫu đánh giá)

 Loại bỏ những ứng viên yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác, không trung thực mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra

 Kiểm tra thông tin trong hồ sơ dự tuyển

Sau khi phỏng vấn sơ bộ kết thúc, ứng viên đạt yêu cầu sẽ được thông báo để tham gia tiếp phần kiểm tra, trắc nghiệm

2.1.3 Kiểm tra, trắc nghiệm

Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề… dưới dạng bài thi (bài viết hay bài trắc nghiệm), bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký… Áp dụng hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay, …

Đây là kỹ năng tuyển chọn rất hiệu quả, có thể giúp nhà quản trị chọn được đúng người cho đúng việc, và giúp mỗi người có cơ hội tìm hiểu rõ ràng hơn về năng lực của mình, chọn được nghề, công việc phù hợp

2.1.4 Phỏng vấn lần hai

Đây là khâu được coi là rất quan trọng , và được áp dụng rộng rãi để làm sáng

tỏ ứng viên trong quá trình lựa chọn nhân sự

Các dạng phỏng vấn (hình thức phỏng vấn): phỏng vấn không chỉ dẫn, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn liên tục, phỏng vấn căng thẳng, …

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như:

 Hiểu biết về công việc

 Nhiệt tình, tận tâm trong công việc

 Kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, năng khiếu

 Động cơ, quá trình công tác

 Tính tình, khả năng hòa đồng, phẩm chất thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp

 Các hạn chế, …

Ngoài ra, trong lần phỏng vấn thứ hai tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể:

 Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc

 Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng vấn có chấp nhận việc hay không

2.1.5 Xác minh, điều tra

Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với các ứng viên triển vọng tốt thông qua tiếp xúc với tổ chức, doanh nghiệp cũ, đồng nghiệp cũ, địa phương, trường học,… Công tác xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm

về trình độ, kinh nghiệm, tính cách ứng viên Đối với các công việc đòi hỏi tính an ninh cao thì còn có thể yêu cầu tìm hiểu về nguồn gốc, lý lịch gia đình ứng viên

2.1.6 Kiểm tra sức khỏe:

Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà còn có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiền đề việc quyết định tuyển dụng

2.1.7 Quyết định tuyển dụng

Đây là bước quan trọng nhất Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên

Thông thường Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước

Các nhân viên mới được doanh nghiệp phổ biến về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động

2.2 Tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả

Một số tiêu chí để đánh giá tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả:

1 Tuyển dụng đúng người

2 Tiết kiệm thời gian, chi phí

Tuyển dụng được nhân viên có năng lực, phù hợp với vị trí công việc, có niềm đam mê, nhiệt huyết và có sự trung thành, gắn bó lâu dài với tổ chức là sự thành công trong công tác tuyển dụng nói chung và lựa chọn nhấn sự nói riêng Bên cạnh

đó việc tiết kiệm thời gian, chi phí sẽ đem lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp trong việc khai thác những thế mạnh khác

2.2.1 Lựa chọn đúng người

Để có thể tuyển được nhân viên theo đúng yêu cầu công việc, trước tiên doanh nghiệp cần xác định đặc điểm công việc là gì Vì thế cần có một bản mô tả chi tiết công việc, bao gồm: vị trí, nhiệm vụ, yêu cầu công việc cần phải có kỹ năng chuyên môn gì , kinh nghiệm, cá tính, phảm chất… mà nhân viên cần phải có Điều này sẽ giúp các ứng viên biết được vị trí tuyển dụng và yêu cầu công việc để ứng tuyển vào vị trí đặc biệt sẽ giảm bớt được việc các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí không phù hơp và doanh nghiệp sẽ giảm được thời gian và chi phí sàng lọc Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng Dựa trên năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm Ví dụ: nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một vị trí đòi hỏi kỹ năng chuyên môn, có thể phát triển thì hãy nghĩ đến những người đã qua đào tạo bài bản; vị trí cần kinh nghiệm thì ưu tiên những ứng viên có thâm niên nghề nghiệp

Xây dựng hệ thống tuyển dụng công bằng để mọi người có thể thể hiện đúng khả năng bản thân của mình, không nên đánh giá chủ quan, cảm tính mà phải dựa trên tiêu chí , công cụ đánh giá đáng tin cây để đánh giá Như vậy doanh nghiệp mới có thể thu hút được nhân viên tài giỏi

2.2.2 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Trong định hướng ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị nguồn nhân lực, khuynh hướng sử dụng chức năng tuyển dụng trên các phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp có thể vừa có được chất lượng ứng viên vừa đảm bảo về mặt thời

gian và chi phí, dễ dàng hơn trong việc sàng lọc, liên lạc, lưu trữ hồ sơ ứng viên một cách có hệ thống và hoàn toàn tự động

Quá trình sàng lọc nhân viên cần phải xây dựng tiêu chuẩn đánh giá hợp lý để dựa trên đó lựa chọn ra những hồ sơ của các ứng viên tiềm năng Sau khi đã rút ngắn danh sách những ứng viên tiềm năng thông qua việc xem xét hồ sơ việc làm tiếp theo doanh nghiệp nên gọi điện thoại để sơ vấn các ứng viên này nhằm rút ngắn hơn nữa số ứng viên đã đạt yêu cầu qua việc xem xét hồ sơ Các bảng câu hỏi cần phải nhất quán, kể cả trong giai đoạn này lẫn giai đoạn phỏng vấn trực tiếp, nhằm bảo đảm tính công bằng trong cách đánh giá ứng viên

II NHẬN XÉT VÀ GIẢI THÍCH

Trong quá trình tuyển dụng nói chung và quá trình lựa chọn nhân sự nói riêng,

tổ chức, doanh nghiệp tiếp cận với các ứng viên đầu tiên là thông qua hồ sơ xin việc Nghiên cứu hồ sơ xin việc cũng là bước đầu trong tiến trình lựa chọn nhân sự

Hồ sơ xin việc, đặc biệt là đơn xin việc hay CV thông thường sẽ phản ánh bộ mặt của người xin việc - ứng viên Từ hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ

bộ về ứng viên khi chưa gặp mặt lần nào Những bộ hồ sơ tốt có thể cho thấy ứng viên đó có khả năng hơn so với các hồ sơ còn lại Trên cơ sở đó có thể loại bỏ bớt những hồ sơ không đạt yêu cầu, chọn ra những hồ sơ tốt để đưa vào vòng phỏng vấn tiếp theo đó Việc này làm làm giảm chi phí và thời gian cho việc tuyển dụng

Vì vậy nhóm chúng tôi đồng ý với phát biểu: “ Hồ sơ xin việc tốt là cơ sở cho tiến trình lựa chọn nhân sự hiệu quả” Tuy nhiên, hồ sơ có thể được làm bởi người khác hoặc ghi khống thông tin, nên đây cũng không phải cơ sở duy nhất, quan trọng nhất

để tiến trình chọn lựa nhân sự hiệu quả

Ngoài yếu tố đó ra, muốn tuyển dụng thành công tổ chức, doanh nghiệp cần phải có chuẩn bị tốt về kế hoạch tuyển dụng, lên một phương án tuyển dụng chi tiết, có công cụ khoa học hỗ trợ,…

Một quy trình tuyển dụng nói chung và tiến trình lựa chọn nhân sự nói riêng để hiệu quả thì không thể thiếu những yếu tố sau đây:

 Tuyển dụng theo nhu cầu thực tiễn

Nhu cầu này phải được phản ánh trong chiến lược và chính sách nhân viên của doanh nghiệp và trong kế hoạch tuyển dụng của mỗi bộ phận của doanh nghiệp

 Dân chủ và công bằng

Mọi người đều có quyền và có điều kiện được bộc lộ phẩm chất tài năng của mình Đối với bất kỳ một vị trí, cương vị nào đang tuyển dụng, các yêu cầu, tiêu

chuẩn, điều kiện cần thiết đều cần được công khai rộng rãi để mọi người đều được bình đẳng trong việc tham gia ứng cử

Lãnh đạo doanh nghiệp cần kiên quyết khắc phục tư tưởng “sống lâu lên lão làng”, tư tưởng đẳng cấp, thứ bậc theo kiểu phong kiến, khắc phục tình trạng ô dù, cảm tình, ê kíp, bè phái, cục bộ

 Tuyển dụng tài năng qua thi tuyển

Đây là vấn đề khá quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp Việc tuyển dụng qua thi tuyển cần được áp dụng rộng rãi vì mục đích của tuyển dụng là nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên về mọi mặt

Doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều người tham gia thi tuyển vào một vị trí, hết sức tránh tình trạng “độc diễn” Người tham gia ứng cử hoặc đề cử vào một chức vụ nào đó phải có đề án công việc, có chương trình hành động cụ thể

Có thể áp dụng hình thức thuyết trình công khai để mọi người tham gia lựa chọn Đồng thời phải tổ chức Hội đồng thi tuyển có thành phần phù hợp với việc tuyển chọn từng vị trí nhất định

Hội đồng có Quy chế làm việc chặt chẽ, đảm bảo tính khách quan, trung thực

và có quyền độc lập khi đánh giá Ý kiến của Hội đồng phải được tôn trọng

Kết hợp thi tuyển chuyên môn, sát hạch năng lực với việc đánh giá các phẩm chất đạo đức của nhân viên thông qua thăm dò tín nhiệm và sự lựa chọn dân chủ của các nhân viên khác trong doanh nghiệp

Sau khi có sự thống nhất giữa kết quả thi tuyển về chuyên môn với việc đánh giá về phẩm chất chuyên môn, đạo đức mới ra quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm

 Tuyển dụng phải có điều kiện, tiêu chuẩn rõ ràng

Nguyên tắc này nhằm tránh việc tùy tiện trong quá trình tuyển dụng nhân viên kiểu “yêu nên tốt, ghét nên xấu” hoặc chủ quan, cảm tính trong quá trình nhận xét đánh giá con người

Cùng với thông tin tuyển dụng rõ ràng, chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng cần phải được công bố hết sức cụ thể trước khi tuyển dụng Doanh nghiệp cần cho các ứng viên biết rằng khi doanh nghiệp trân trọng trao phần thưởng để động viên những nhân viên có thành tích trong công việc thì cũng không thể chấp nhận những nhân viên liên tiếp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc làm việc cầm chừng để giữ vị trí

Đương nhiên, việc tuyển chọn chính xác hay không tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển chọn, phẩm chất người tuyển dụng Song một