BÀI GIẢNG KĨ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Dưới góc độ hành chính học, văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KỸ NĂNG NTT

Th.S VÕ THỊ TRÚC PHƯƠNG

BÀI GIẢNG

KĨ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2022

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

CHƯƠNG 1 4

KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN 4

& KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 4

1.1 KHÁI NIỆM 4

1.1.1 Văn bản 4

1.1.2 Văn bản quản lý 5

1.1.3 Văn bản điện tử 5

1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN 5

1.2.1 Chức năng thông tin 5

1.2.2 Chức năng quản lý 6

1.2.3 Chức năng pháp lý 6

1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN 6

1.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11

1.4.1 Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành 11

1.4.2 Văn bản cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định 12

1.4.3 Văn bản cần có tính khả thi 12

1.4.4 Văn bản phải được soạn thảo theo phong cách hành chính – công vụ 12

1.5 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN 12

1.5.1 Quy trình ban hành văn bản đi 12

1.5.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến 15

1.6 KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 16

1.6.1 Khái niệm 16

1.6.2 Kỹ thuật phân loại hồ sơ, tài liệu 17

1.6.3 Kỹ thuật sắp xếp hồ sơ, tài liệu 17

CHƯƠNG 2 19

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, 19

BẢN SAO VĂN BẢN 19

2.1 CƠ SỞ PHÁP LÝ XÁC ĐỊNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 19

2.1.1 Cơ sở pháp lý 19

2.1.2 Phạm vi và đối tượng áp dụng 20

2.2 CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 20

2.2.1 Các thành phần thể thức chính 20

2.2.2 Các thành phần bổ sung 20

2.2.3 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản 22

2.3 KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN 23

2.3.1 Khổ giấy 23

2.3.2 Kiểu trình bày 23

2.3.3 Định lề trang văn bản 24

2.3.4 Phông chữ 24

2.3.5 Số trang văn bản 24

2.4 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 24

CHƯƠNG 3 35

PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH VÀ KỸ THUẬT SỬ DỤNG 35

TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 35

3.1 PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH, CÔNG VỤ 35

3.1.1 Khái niệm 35

3.1.2 Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ 35

3.2 KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ 36

3.2.1 Viết hoa trong văn bản hành chính 36

3.2.2 Từ, ngữ trong văn bản hành chính 37

3.2.3 Sử dụng câu trong văn bản hành chính 40

3.2.4 Những yêu cầu về đoạn văn trong văn bản hành chính 41

3.2.5 Cấu trúc của văn bản 41

CHƯƠNG 4 43

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY 43

CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 43

4.1 THÔNG BÁO 43

4.1.1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm 43

4.1.2 Bố cục 43

4.1.3 Mẫu trình bày thông báo 46

4.2 CÔNG VĂN 47

4.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại 47

4.2.2 Bố cục của công văn 47

4.2.3 Mẫu trình bày công văn 49

4.3 TỜ TRÌNH 51

4.3.1 Khái niệm, đặc điểm 51

4.3.2 Bố cục của tờ trình 52

4.3.3 Mẫu trình bày tờ trình 53

4.4 ĐƠN 54

4.4.1 Khái niệm, yêu cầu 54

4.4.2 Bố cục 54

4.4.3 Một số mẫu đơn 55

PHỤ LỤC I 58

PHỤ LỤC II 59

PHỤ LỤC III 60

PHỤ LỤC IV 61

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN

& KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM

sử học ở nước ta

Dưới góc độ hành chính học, văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định Theo nghĩa này, văn bản bao gồm các loại như: Hiến Pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,

dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công…hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Ngày nay, khái niệm văn bản này được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan, tổ chức như : soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, chuyển giao văn bản, tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản…

1.1.2 Văn bản quản lý

Văn bản quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Nói cách khác, văn bản quản lý là sản phẩm đặc thù của hoạt động quản lý

Đối với cơ quan nhà nước, văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng nhiều biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Đối với doanh nghiệp, văn bản quản lý là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp Đặc trưng cơ bản của văn bản quản lý là hiệu lực của chúng trong quá trình quản lý

1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

1.2.1 Chức năng thông tin

Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng nhất trong công tác quản lý Cấp trên truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu, nhiệm vụ cho cấp dưới bằng văn bản Cấp dưới lại phản ánh, phản hồi hoạt động của mình thông qua văn bản Những cơ quan, tổ chức khác nhau cũng sử dụng văn bản để trao đổi thông tin, cùng nhau giải quyết vấn đề chung Qua văn bản, những chủ trương, chính sách, quy định, chế độ…được chuyển đến đối tượng tác động Ngoài ra, văn bản còn ghi lại những thông tin quản lý Điều này giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

1.2.2 Chức năng quản lý

Chức năng này thể hiện ở chỗ văn bản được sinh ra trong môi trường quản lý Văn bản

là công cụ điều hành cho hoạt động các cơ quan, đơn vị Văn bản tham gia vào tất cả giai đoạn của quá trình quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra, chỉ đạo Mọi quyết định quản lý đều thể hiện bằng văn bản

1.2.3 Chức năng pháp lý

Văn bản quản lý là phát ngôn chính thức của các cơ quan, tổ chức Do đó, văn bản cũng là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các mối quan hệ, các ràng buộc về mặt pháp lý giữa các cơ quan, tổ chức, hay ngay trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó đều được thực hiện thông qua hệ thống văn bản TÍnh pháp lý còn thể hiện ở sự cưỡng chế trong việc vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong xã hội, trong đời sống thực tế Văn bản cũng chính là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản

lý và điều hành công việc của các cơ quan Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, nhưng cũng

có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện

1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN

Việc phân loại hệ thống văn bản quản lý nhằm giúp việc quản lý và sử dụng văn bản được tốt hơn

Văn bản được phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau như: theo nội dung của văn bản, theo nguồn gốc của văn bản, theo phạm vi phổ biến, theo hiệu lực pháp lý của văn bản Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính

phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản quản lý được chia thành các loại: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành

1.3.1 1.Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được nhà nước bảo đảm thực hiện

Điều 4 chương I của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ban hành ngày 22/06/2015 của Quốc hội khóa 13 quy định hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các loại cụ thể như sau:

1 Hiến pháp

2 Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội

3 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

4 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

5 Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch

Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

6 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

7 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

8 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước

9 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh)

10 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

11 Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

12 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện)

13 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện

14 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã)

15 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã

Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước

1 Nghị quyết (cá biệt): là loại văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của

cơ quan, tổ chức hoặc thông qua các dự án, kế hoạch, phê duyệt, cụ thể hóa các phương án hoạt động, thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp quan trọng của cơ quan, tổ chức

2 Quyết định (cá biệt): Là loại văn bản dùng để quy định về các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyêt những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan, tổ chức như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong các

cơ quan, đơn vị hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn

vị, cá nhân

Văn bản hành chính thông thường bao gồm 02 loại chính: văn bản hành chính thông

thường có tên loại và văn bản hành chính thông thường không tên loại

Văn bản hành chính thông thường có tên loại:

1 Chỉ thị: là hình thức văn bản dùng để ban hành, truyền đạt các chủ trương, chính

sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác

đối với cơ quan, đơn vị cấp dưới

2 Quy chế: là hình thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành dùng để đặt

ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng, trong một lĩnh vực nhất định

Để có hiệu lực thi hành, Quy chế phải được ban hành kèm với một văn bản khác của

cơ quan có thẩm quyền

3 Quy định: là văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương

pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống

4 Thông cáo: là thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết

định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác

5 Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các

cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi

6 Hướng dẫn: Là loại văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện công việc hay nghiệp vụ

chuyên môn để đạt chất lượng hoặc tiêu chuẩn

7 Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ

thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định

8 Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ

cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

9 Phương án: Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc

trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định

10 Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết

một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

11 Dự án: Là loại văn bản dùng để trình bày các hoạt động được sắp xếp một cách

khoa học nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm vi và ngân sách, thời gian nhất định

12 Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động

của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý

13 Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để

làm chứng cứ pháp lý Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân

14 Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt

một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được

15 Hợp đồng: Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng

văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ

16 Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh,

một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp

17 Bản ghi nhớ: Là loại văn bản dùng để ghi lại những nội dung đã thỏa thuận trên

tinh thần hợp tác và hữu nghị, thường được sử dụng trong ngoại giao

18 Bản thỏa thuận: Là loại văn bản dùng để mô tả đầy đủ các hoạt động và các tiêu

chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc

19 Giấy ủy quyền: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có

quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm Theo đó, người được

ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật)

20 Giấy mời: Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập

công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính)

21 Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao

dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác

22 Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ

phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân

23 Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá

nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay thế cho công văn

24 Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ

chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không

có thẩm quyền giải quyết

Văn bản hành chính thông thường không tên loại:

1 Công văn: Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ

quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức

2 Thư công: Là loại văn bản không có tên loại mà các cơ quan, tổ chức dùng để thực

hiện các giao tiếp xã hội như: thư chúc mừng, thư cảm ơn, thư thăm hỏi

1.3.1.3 Văn bản chuyên ngành

là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

1.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Văn bản quản lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung Bởi văn bản quản lý thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản, là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch Văn bản quản lý lại có nhiều loại khác nhau, tính chất và công dụng khác nhau, mỗi loại văn bản lại có yêu cầu riêng về thẩm quyền ban hành, về bố cục,… Tuy nhiên, khi soạn thảo, văn bản quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1.4.1 Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành

Yêu cầu này đảm bảo tính kỷ cương trong hoạt động quản lý, đảm bảo việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước một cách thống nhất, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản Điều này thể hiện qua:

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiến pháp, luật;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp;

- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn phải phù hợp

với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung cùng cấp ban hành;

- Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải phù hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;

- Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia

1.4.2 Văn bản cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định

Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính chính xác cho văn bản quản lý Văn bản đảm bảo yêu cầu này khi có đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc theo đúng quy định của nhà nước Nếu thiếu một trong những thành phần thể thức đó, văn bản sẽ không hợp thức dẫn đến việc truyền đạt thông tin không có hiệu quả Ví du: Một văn bản sẽ không có giá trị pháp lý nếu thiếu đi chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan ban hành văn bản

Ngoài ra, thể thức văn bản còn quy định cấu trúc và mục đích ban hành của các loại văn bản Nếu không chính xác về thể thức, dễ dẫn đến việc sai mục đích ban hành

1.4.3 Văn bản cần có tính khả thi

Tính khả thi được hiểu là khi ban hành, văn bản phải phù hợp với tình hình thực tế, phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng được yêu cầu đề ra Nếu không có tính khả thi, văn bản rất khó được áp dụng hoặc nếu áp dụng, sẽ gây ra những hậu quả và thiệt hại cho xã hội nói chung

và cho chính cơ quan, tổ chức đó

1.4.4 Văn bản phải được soạn thảo theo phong cách hành chính – công vụ

Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân Vì vậy, văn bản phải đảm bảo được soạn thảo theo phong cách hành chính – công vụ như: tính rõ ràng, tường minh; tính khách quan; tính lịch sự, nhã nhặn; tính phổ thông, đại chúng Có như vậy, văn bản mới chuyển tải được thông tin đến các đối tượng có liên quan một cách đầy đủ và đúng đắn nhất

1.5 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN 1.5.1 Quy trình ban hành văn bản đi

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm chỉ ra các bước cần thiết cũng như trình tự các bước trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản

1.5.1.1 Bước 1

Bước chuẩn bị

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định mục đích, nội dung của văn bản

Khi dự định ban hành văn bản, trước hết cần phải xác định rõ văn bản ban hành nhằm mục đích gì: hoạch định một chế độ, chính sách; giải thích, hướng dẫn; đôn đốc, nhắc nhở hay đề nghị, xin ý kiến…

Xác định được mục đích ban hành văn bản sẽ giúp người soạn thảo xác định được nội dung văn bản cần đề cập và thu thập được thông tin chính xác, hợp lý

- Xác định hình thức của văn bản

Từ việc xác định được mục đích, nội dung của văn bản, người soạn thảo sẽ chọn ra hình thức văn bản phù hợp: tờ trình, công văn, thông báo, báo cáo…Việc chọn sai hình thức văn bản, khiến cho nội dung và hình thức văn bản không tương ứng, từ đó, văn bản sẽ mất giá trị, mất đi hiệu lực pháp lý

- Thu thập và xử lý thông tin

Để văn bản đạt được mục đích đề ra, người soạn thảo cần phải thu thập và xử lý thông tin đầy đủ Có thể chia thông tin thành hai loại: thông tin pháp lý và thông tin thực tế

Thông tin pháp lý là những thông tin đảm bảo cho việc soạn thảo và ban hành văn bản được hợp hiến, hợp pháp và không chồng chéo với những văn bản liên quan Thông tin này thường được thu thập từ những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản của ngành chủ quản

và các ngành có liên quan

Thông tin thực tế là những thông tin phản ánh tình hình thực tiễn có liên quan đến nội dung mà văn bản đang đề cập Loại thông tin này có thể được thu thập thông qua nhiều biện pháp, kể cả việc dựa trên những báo cáo trước đó Chính loại thông tin này sẽ giúp văn bản đảm bảo tính khả thi, mang lại hiệu quả cao

1.5.1.2 Bước 2

Bước lập đề cương và viết bản thảo

Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm chính dự định viết trong nội dung văn bản

Từ đề cương, người soạn thảo sẽ dùng từ, ngữ, câu, đoạn để hoàn chỉnh thành bản thảo văn bản Ở bước này, cần chú ý sử dụng các phương tiện liên kết để đảm bảo văn bản trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức

1.5.1.3 Bước 3

Bước trình duyệt và trình ký văn bản

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Đầu tiên, bản thảo sau khi được viết tay hoặc đánh máy, sẽ được trưởng các đơn vị, phòng, ban chuyên môn xem xét, phê duyệt Người duyệt văn bản có trách nhiệm xem xét

kỹ nội dung văn bản và có thể góp ý, bổ sung nếu cần thiết Trường hợp bản thảo cần được điều chỉnh, người soạn thảo sẽ phải làm lại bản thảo mới theo yêu cầu Trường hợp bản thảo đạt yêu cầu, trưởng các đơn vị, phòng, ban chuyên môn sẽ ký tắt vào chữ cuối cùng trong nội dung văn bản (sau dấu /.) Sau đó, bản thảo này sẽ được trình lên người có thẩm quyền

ký văn bản phê duyệt Nếu không cần điều chỉnh, người có thẩm quyền ký sẽ ký trực tiếp vào văn bản Lưu ý khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

Bản thảo đã được duyệt sẽ được gọi là bản gốc Đây là cơ sở để hình thành bản chính sau này

1.5.1.4 Bước 4

Bước hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành

Sau khi có bản gốc, người soạn thảo sẽ phối hợp với cán bộ văn thư tiến hành nhân bản Để đúng với số lượng theo yêu cầu, việc nhân bản sẽ dựa vào số lượng bản ghi cụ thể ở thành phần thể thức nơi nhận (9b)

Đối với những văn bản gửi đến nhiều đối tượng khác nhau, số lượng văn bản nhiều, cán bộ văn thư ghi số ký hiệu văn bản, ngày ban hành văn bản lên bản gốc của văn bản Sau

đó, căn cứ vào số lượng bản để nhân bản bằng hình thức photocopy Tiếp theo, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu cơ quan lên bản gốc và các văn bản đã nhân bản, làm thủ tục chuyển giao văn bản Văn bản hoàn thành đến giai đoạn này được gọi là bản chính Bản chính và bản gốc khác nhau ở chữ ký của thủ trưởng cơ quan Bản gốc là bản có chữ ký trực tiếp của thủ trưởng cơ quan và chỉ có một bản Bản chính là bản có chữ ký của thủ trưởng được photo từ bản gốc thành nhiều bản theo yêu cầu số lượng Như vậy, bản gốc chỉ có một bản, nhưng bản chính thì có thể được làm thành nhiều bản khác nhau Mặt khác, mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản chính lưu trong hồ sơ công việc

Đối với văn bản gửi đến ít đối tượng, số lượng ít, người soạn thảo có thể in ra số lượng bản tương ứng Thủ trưởng cơ quan trực tiếp ký lên các bản đó để ban hành Trường hợp này, bản gốc và bản chính đều giống nhau Người soạn thảo sẽ bàn giao cho văn bản cho cán bộ văn thư để hoàn tất thủ tục ban hành văn bản

Với những văn bản quan trọng, cần gửi kèm theo phiếu gửi văn bản Đặc biệt, người soạn thảo cũng cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

1.5.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến

Văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được từ các nơi khác được gọi là văn bản đến Bao gồm: các đơn hàng, đề án, thư mời, công văn, hồ sơ, tài liệu, báo cáo của các doanh nghiệp; văn bản pháp quy do các cơ quan gửi đến…

Nhìn chung, quá trình xử lý văn bản đến tại các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện như sau:

1.5.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

1.5.2.2 Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

1.5.2.3 Đóng dấu đến và ghi ngày đến

1.5.2.4 Vào sổ đăng kí văn bản đến

1.5.2.5 Trình cấp trên chỉ đạo giải quyết

1.5.2.6 Phân chuyển văn bản đến

1.5.2.7 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.5.2.8 Lập và lưu hồ sơ công việc

- Kiểm tra và phân loại văn bản

Kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi kí nhận Nếu có gì bất thường cần báo cáo ngay với cấp trên

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Bao gồm:

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho HĐQT, BGĐ, Trưởng các bộ phận; gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận; văn bản mật; văn bản gửi cấp ủy và các đoàn thể trong cơ quan… → vào sổ chuyển cả bì

+ Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những bì văn bản đề tên cơ quan, gửi thủ trưởng cơ quan (nhưng không phải thư riêng); văn bản không đóng dấu mật; không ghi rõ tên người nhận; gửi các đơn vị chức năng của cơ quan…

- Đóng dấu đến, ghi sổ ngày đến

Phần lớn văn bản đến phải được đăng kí tập trung tại văn thư (trừ những văn bản được quy định khác như hóa đơn, chứng từ kế toán) và đóng dấu đến, ghi số đến, ngày giờ đến Trường hợp văn bản không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì chuyển cho đơn vị hoặc

cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

- Vào sổ đang ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính Khi đăng kí văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ, viết tắt

- Phân chuyển văn bản đến

Phải giao văn bản cho đúng người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ chuyển hay nhận thay và phải kí nhận Không để cho người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác

- Giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan sau khi nghiên cứu văn bản cần cho ý kiến chỉ đạo, phân công đơn

vị và thời hạn giải quyết Nhân viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu văn bản và tiến hành xử lí, báo cáo kết quả cho lãnh đạo Nhân viên thu lý cần lập hồ sơ công việc đối với những việc được phân công xử lí

Cần giải quyết khẩn trương, kịp thời các văn bản đến Những công việc quan trọng, phức tạp, vượt quá khả năng, thẩm quyền thì cần phải có ý kiến của lãnh đạo, không tự ý giải quyết

1.6 KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1.6.1 Khái niệm

- Tài liệu: Là các loại VB pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý,

giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1.6.2 Kỹ thuật phân loại hồ sơ, tài liệu

- Phòng Kinh doanh - Marketing…

• Theo chức năng, nhiệm vụ (nội dung):

Ví dụ:

- Thông tin về tổ chức, hành chính

- Thông tin về khách hàng, sản phẩm

- Thông tin về dự án kinh doanh

- Thông tin kĩ thuật

- Thông tin tài chính, kế toán…

• Theo thời gian: thời gian hình thành VB (theo năm)

• Theo tính chất tài liệu: mật/ không mật, được/hạn chế tiếp cận…

• Theo vật mang tin: giấy, file, phim ảnh…

1.6.2.2 Phân thành nhóm lớn → nhóm nhỏ → nhỏ hơn → nhỏ nhất…

1.6.2.3 Có thể kết hợp nhiều đặc trưng để phân loại

VD: phân loại theo thời gian – cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian – mặt hoạt động (nội dung)…

1.6.3 Kỹ thuật sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Gồm có:

• Sắp xếp theo vần, mẫu tự

• Sắp xếp theo chủ đề

• Sắp xếp theo địa lý

• Sắp xếp theo trình tự thời gian

• Sắp xếp theo mã số

• Chung trước, riêng sau

+ Theo vần, mẫu tự: dựa trên tên hồ sơ Tiếng Việt xếp theo tên, tiếng nước ngoài xếp theo họ Ngoài ra, nếu trùng tên thì qui ước theo tên + tên lót, mã phụ sau tên + màu bìa hồ sơ…

Thuận lợi: dễ lưu trữ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm soát được nếu lưu sai

Hạn chế: dễ trùng tên, khó khăn cho việc sắp xếp và truy tìm hồ sơ

+ Theo chủ đề, chủng loại: là biến thể của phương pháp phân loại theo chữ cái, trong

đó tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề Trong nhóm chủ yếu sẽ

có những phân loại nhóm nhỏ hơn

Thuận lợi: dễ dàng và tiện ích cho sự mở rộng, dễ truy cập khi các chủ đề được xác định rõ ràng và trở nên quen thuộc

Hạn chế: Thường đòi hỏi nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp Thường hình thành hồ sơ lớn chứa nhiều mục linh tinh, nhiều đề tài…

+ Theo địa lý: hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như tỉnh, thành phố, quận… cho phân loại chủ yếu Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự

Thuận lợi: cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; dễ hiểu, truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm

Hạn chế: cần có hiểu biết về kiến thức địa lý, khó khăn khi có nhiều địa phương trùng tên gọi Thường cần thư mục con để hỗ trợ

+ Theo số: Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng loại hoặc của cùng một đơn vị, lưu theo thứ tự phát sinh hồ sơ

Thuận lợi: cho phép mở rộng hệ thống vô hạn, tính bảo mật cao và cho phép nhận diện

dễ dàng, dễ truy cập

Hạn chế: Cần chi phí và thời gian để chuẩn bị một chỉ mục; nếu các chữ số trong các

số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ

+ Theo mã số: thường kết hợp chữ và số, trong đó các chữ là mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã

Thuận lợi: giúp truy cập hồ sơ nhanh chóng, khắc phục được hạn chế của phương pháp xếp loại theo thứ tự chữ cái và số

Hạn chế: cần tốn nhiều thời gian và công thức khi mở rộng hệ thống

+ Theo trình tự thời gian: lưu trữ dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ

sơ, theo ngày tháng hoặc theo thời gian phát sinh

Thuận lợi: tiện lợi và tiết kiệm được nhiều không gian nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên

Hạn chế: khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu

+ Theo tính chất của hồ sơ: là sắp xếp theo tính chất hoặc theo quá trình xử lý hồ sơ Thuận lợi: giúp người xử lý công việc có sự quan tâm giải quyết đúng mức đối với yêu cầu từng loại hồ sơ

Hạn chế: cần có các thư mục con hỗ trợ, phải thường xuyên theo dõi và cập nhật

CHƯƠNG 2 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN,

BẢN SAO VĂN BẢN 2.1 CƠ SỞ PHÁP LÝ XÁC ĐỊNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2.1.1 Cơ sở pháp lý

Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật Cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công

tác văn thư, trong đó có Mục 1, chương 2 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.1.2 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân

2.2 CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm

2020 về công tác văn thư, thể thức văn bản được quan niệm là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại thành phần thể thức:

2.2.1 Các thành phần thể thức chính

Các thành phần thể thức chính là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các văn bản của cơ quan tổ chức, bao gồm:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Số và ký hiệu;

- Địa danh và ngày tháng năm ban hành;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ; chữ ký; họ tên người có thẩm quyền;

- Con dấu; chữ ký số của cơ quan tổ chức

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

2.2.3 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ)

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

tử; số điện thoại; số Fax

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ

chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất

cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

2.4 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cho biết chính xác chủ thể ban hành văn bản Vị trí của yếu tố này nằm ở góc trên, bên trái song song với thành phần Quốc hiệu

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên

cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng

Ví dụ:

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM ABC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

2.4 3 Số, ký hiệu của văn bản

Số và ký hiệu của văn bản là thành phần giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm, trích dẫn văn bản dễ dàng và khoa học hơn Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm

số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt

ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

+ Đối với văn bản hành chính có tên loại, số ký hiệu được ghi theo công thức:

Số: …/viết tắt tên văn bản- viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành

VD1: Tờ trình của Phòng Kinh doanh gửi cho Giám đốc công ty sẽ được ghi số ký hiệu như sau: Số: 134/TTr-PKD

+ Đối với văn bản hành chính không có tên loại (công văn), số ký hiệu được ghi theo

2.4 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở Đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành hoặc được thông qua

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập

- Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải viết thêm

số 0 ở trước đề phòng trường hợp giả mạo

Ví dụ:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

- Không được dùng các dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) hoặc dấu gach chéo (/) để thay thế cho các từ “ngày, tháng, năm’’

Vị trí của địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng

2.4 5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

THÔNG BÁO

Về việc tập huấn đợt 3/2015

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/HM-HC V/v giữ ổn định nguồn điện

2.4.6 Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Thành phần này được trình bày tại

ô số 6

- Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14;

- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);

- Khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

- Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu

“phẩy”

2.4 7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử Riêng đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

Trong văn bản quản lý, chúng ta thường gặp một số hình thức ký như sau:

- Ký trực tiếp: Hình thức ký được áp dụng khi thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký trực tiếp

vào văn bản của cơ quan, đơn vị

- TM (Thay mặt): áp dụng cho cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Chính

phủ, HĐND, UBND, Hội đồng quản trị, Hội đồng tuyển sinh Trường hợp này thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

- KT (Ký thay): Hình thức ký được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao

cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công, phụ trách Trường hợp

ký thay phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

KT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng

- TL (Thừa lệnh): Hình thức ký được áp dụng trong trường hợp người đứng đầu cơ

quan, tổ chức giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn

vị ký một số văn bản Việc giao ký thừa lệnh được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan Trong trường hợp này, chúng ta phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL GIÁM ĐỐC

Ngoài ra, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Ví dụ:

TL GIÁM ĐỐC

KT TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

PHÓ PHÒNG NHÂN SỰ

- TUQ (Thừa ủy quyền): Hình thức ký được áp dụng trong trường hợp thủ trưởng ủy

quyền cho cán bộ dưới một cấp ký những văn bản về những vấn đề theo pháp luật, thủ trưởng phải ký Việc giao ký TUQ phải được quy định bằng văn bản, giới hạn thời gian Khi trình bày, chúng ta phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (Thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

- Q (Quyền): là hình thức ký được áp dụng trong trường hợp cấp phó làm nhiệm vụ

thay cấp trưởng khi cấp trưởng phải vắng mặt ở cơ quan một thời gian dài hoặc cơ quan chưa có cấp trưởng, nhưng cấp phó chưa được bổ nhiệm chính thức Hình thức trình bày của

ký quyền như sau:

Q GIÁM ĐỐC

* Lưu ý:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều

cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan,

tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng tuyển sinh của Trường Cao đẳng ABC ban hành mà lãnh đạo nhà trường làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của nhà trường)

HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn A

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Lê Văn C

* Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo

Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu

cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

* Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người

có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký

* Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người

ký

2.4 8 Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Đối với chữ ký số cơ quan, tổ chức:

+ Hình ảnh đại diện là hình mẫu dấu cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

+ Thông tin hiển thị: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601);

+ Vị trí:

- Đối với văn bản đến dưới dạng điện tử (đã có chữ ký số của cơ quan phát hành văn

bản): Cơ quan nhận văn bản KHÔNG thực hiện ký số trên văn bản đến đã có chữ ký số của

cơ quan phát hành văn bản

- Đối với văn bản đến dạng giấy và được cơ quan nhận văn bản số hóa thành dạng điện tử: Cơ quan nhận văn bản thực hiện ký số tại góc trên, bên phải, trang đầu văn bản đến;

- Đối với văn bản đi dạng điện tử có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo và chữ ký số cơ quan: Chữ ký số cơ quan được ký trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;

- Đối với văn bản đi được cơ quan phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy đã có chữ

ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: Chữ ký số cơ quan được thể hiện ở góc trên, bên phải, trang đầu văn bản

b) Đối với chữ ký số cá nhân:

+ Hình ảnh đại diện là chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png);

+ Chữ ký số cá nhân chỉ thể hiện hình ảnh chữ ký, không thể hiện các thông tin chi tiết

+ Vị trí: Đặt tại vị trí mà người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có trách nhiệm ký

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8

Mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử: