STT CÂU HỎI GIẢI ĐÁP 1 Đâu là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoá đơn điện tử? Do Chính phủ ban hành –Luật Giao dịch điện tử 2005 –Nghị định số 51/2010/NĐ CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ[.]
Trang 1T
CÂU HỎI
1 Đâu là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan
đến hoá đơn điện tử? Do Chính phủ ban hành:–Luật Giao dịch điện tử 2005
–Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
–Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử –Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số –Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
–Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ
Do Bộ Tài chính ban hành:
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
2 Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm
theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ
(nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…)
– Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử
– Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm
3 Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá
đơn không? Có cách được hoá đơn không? Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống) Tuy nhiên hiện tạicác văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp,
bạn nên tham khảo thêm
4 Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có
phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường
không?
– Vi hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, … – Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ
5 Hóa đơn điện tử có cần in ra File cứng để Doanh
nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan
Thuế có yêu cầu Doanh nghiệp in ra File cứng
không?
– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu
6 Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì? – Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp
– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của Hóa đơn điện tử giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử – Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
Chống từ chối bởi người ký
Đảm bảo tính toàn vẹn của Hóa đơn điện tử trong qua trình lưu trữ, truyền nhận
– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử
7 Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy
tính tôi phải làm gì? Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:• Giải nén file zip vừa tải về
• Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi xml
• Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE
Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Trang 28 Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài
đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén zip,
Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF
9 Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn
ở dạng giấy không? Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file xml Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra
cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng zip về để lưu trữ Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy
để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua
có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào? Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy: Tiền mặt
Chuyển khoản
Thẻ tín dụng
Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất
11 Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn
điện tử hay không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
12 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng
hóa đơn điện tử?
–Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm
–Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử
–Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị
sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC) Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định
13 Trường hợp Người mua hàng có nhu cầu chuyển
đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán
có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi
bao nhiêu lần?
–Người bán hàng hóa được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần
–Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ Điều 12: “Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán”.
14 Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt
hay không?
Chưa có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi
15 Trường hợp Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng
dấu trên hóa đơn tự in, đặt tin, có được miễn chỉ
tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa
đơn giấy của hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
(Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng Cục Thuế, Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của BTC)
16 Nếu hóa đơn đã xuất (đã lập và ký số) nếu có sai
sót thì điều chỉnh như thế nào? Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng Mã Số Thuế Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “… Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh”. Trường hợp 2: Sai sót khác Điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:
1 Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai
thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua
Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm
2 Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn
bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện
tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
17 Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt Căn cứ khoản 3 Điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:
Trang 3in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn
điện tử có được không?
–Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định
–Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn
tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in
18 Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với
Khai Thuế qua mạng, Nộp Thuế điện tử khi sử
dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung
gian cung cấp?
Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp Tuy nhiên, Chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế
19 Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán
hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện
tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên Hóa đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài Chính:
–Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, PXK, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,
… thì người bán lập Hóa đơn điện tử cho người mua, trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của Người mua
–Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên Hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể
20 Hóa đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết
hóa đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát
hành đến Cơ quan Thuế?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng Phương tiện điện tử Do đó, Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên Hóa đơn (Công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014)
21 Thế nào là 1 hóa đơn điện tử hợp lệ? Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện
tử
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị
22 Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.
23 Điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử là
gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu)
kế toán tại thời điểm lập hoá đơn
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
Trang 4 Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
24 Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải
pháp hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
– Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định – Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn
– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia
– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu – Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống
– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự)
25 Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
là gì?
–Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế
–Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp
–Doanh nghiệp thực hiện theo 2 bước sau:
Bước 1: Lập bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA SME.NET hoặc phần mềm AMIS.VN – Kế toán
Bước 2: Nộp bộ hồ sơ cho Cơ quan Thuế Xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY
Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và
mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
26 Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh
mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một
số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều
hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức
sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá
đơn Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn
trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng
hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”
– Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê
các loại không?
– Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê
– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang
27 Người mua kê khai thuế như thế nào khi nhận
được hóa đơn điện tử như thế nào?
– Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy
– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường
28 Hóa đơn đã phát hành và gửi cho cho người mua
nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc
người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu
phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?
– Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai
– Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…
– Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
29 Hóa đơn đã phát hành và gửi cho cho người mua,
đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và
người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai
sót thì phải xử lý như thế nào?
– Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót – Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành Hoá đơn điều chỉnh không được ghi
số âm (-)
30 Trường hợp doanh nghiệp tôi có nhiều cơ sở bán
hàng cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử, làm
thế nào để lập hóa đơn từ số nhỏ đến số lớn trên
Doanh nghiệp có thể đăng ký các ký hiệu hóa đơn khác nhau cho từng cơ sở, đối với từng ký hiệu khi lập hóa đơn phải tăng từ số nhỏ đến số lớn
Trang 5toàn hệ thống của doanh nghiệp?
31 Số lượng hóa đơn đặt mua năm nay sử dụng
không hết tôi có cần đóng thêm phí gia hạn cho
năm sau để sử dụng tiếp những hóa đơn này hay
không?
Khi hết hạn thuê bao nhưng khách hàng chưa sử dụng hết số lượng hóa đơn điện tử đã đăng ký, khách hàng vẫn được sử dụng phần mềm để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không được phát hành tiếp các hóa đơn điện tử còn lại Để sử dụng tiếp các hóa đơn điện tử còn lại, khách hàng cần thanh toán phí gia hạn thuê bao theo thời gian thuê bao khách hàng đăng ký thêm
32 Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử
(được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?
1.Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên 2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
Hóa đơn điện tử: E
Hóa đơn giấy: P 3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy 4.Chữ ký:
Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
Hóa đơn giấy: Ký tay
33 Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định:
“Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày
hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt
đã thu được tiền hay chưa thu được tiền Trường
hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền
trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập
là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”
Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của
khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng
chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng
từ từ ngân hàng Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn
cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là
ngày thu tiền nghĩa là 29/4 Nhưng ngày ký ở chữ
ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được
chấp nhận là ngày 29/4 không?
Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức)
34 Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ
(Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?
Có Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt
35 Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa
đơn nào?
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
Hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
36 Hóa đơn điện tử có liên không? Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất
37 Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý,
truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có
phải là hóa đơn điện tử không?
Không
38 Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử? Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
a) Doanh nghiệp
b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã
Trang 6d) Tổ chức khác.
đ) Hộ, cá nhân kinh doanh
Được quy định tại điều 12 nghị định 119/2017/NĐ-CP
39 Xử lý hóa đơn Sai và thực hiện hủy hóa đơn như
thế nào?
Doanh nghiệp bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện, Doanh nghiệp bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập
có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế sau khi trong 2 ngày sau khi cơ quan thuế thông báo cho người bán Mẫu số 05 - Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát
40 Ngày kí và phát hành hóa đơn có bắt buộc trùng
với ngày hóa đơn không?
Hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không Nhưng hiện tại một số chi cục thuế bắt buộc phải trùng nhau (lập luận theo Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC
41 Hóa đơn điện tử khi đi đường có được cơ quan
công an, quản lý thị trường chấp nhận không, có
cách nào phân biệt được thật giả không?
Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được Chính Phủ, Bộ Tài Chính, Bộ Công An khuyến khích sử dụng Do đó hoá đơn điện tử (bản thể hiện, bản chuyển đổi) khi đi đường hiển nhiên được cơ quan chức năng (Công An Kinh Tế, An ninh Kinh Tế, Quản Lý Thị Trường) chấp thuận Hiện tại cơ quan chức năng đã được
42 Chứng từ giấy (Bản thể hiện hóa đơn điện tử)
chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký tên đóng
dấu không?
– Việc chuyển đổi hóa đơn giấy phải trùng khớp thông tin với hóa đơn điện tử gốc – Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo
từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
– Vì vậy Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị pháp lý nên không bắt buộc phải ký tên và đóng dấu đỏ
43 Xuất hóa đơn điện tử xuất theo ngày, phải xuất
đúng giời gian bán hàng, cung cấp dịch vụ đúng
không?
Khi sử dụng hoá đơn thì hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in bạn đều phải xuất đúng thời điểm, khi bạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá theo đúng Luật Quản Lý Thuế
44 Bên người mua không dùng hóa đơn điện tử thì
bên bán xuất hóa đơn được không?
Xuất bình thường, Hoá đơn điện tử được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn, do đó nếu công ty bạn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử mà đối tác của các bạn chưa đăng ký sử dụng (họ vẫn sử dụng hoá đơn đặt in hoặc tự in) Doanh nghiệp của bạn vẫn xuất hoá đơn điện tử bình thường cho các đối tác đó theo đúng quy định của Luật Quản Lý Thuế
45 Doanh nghiệp thuộc dạng siêu nhỏ, chưa có phần
mềm kế toán có phải bắt buộc sử dụng hoá đơn
điện tử không?
– Đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/11/2018 thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, không sử dụng hóa đơn giấy – Đối với Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này
có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020
46 Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm
biên bản hủy không?
Bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế
47 Biên bản hủy hóa đơn điện tử thì như thế nào? Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường
48 Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc
phải tích hợp với phần mềm kế toán/phần mềm bán
hàng không?
Phải có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự định khoản vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu bán hàng) tại thời điểm lập hoá đơn
49 Hóa đơn điện tử có cần in ra file cứng, chuyển đổi
hóa đơn giấy để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi
Quyết toán, Cơ quan thuế có yêu cầu doanh nghiệp
in ra file cứng không?
– Do Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ
– Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu
50 Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng
những hình thức nào?
– Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống – Tiếp nhận qua email
– Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn) – Services
– Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận
51 Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện
những tác vụ gì?
– Xem Hóa đơn – Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ – In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)
52 Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện
tử không?
– Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc) – Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
53 Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị – Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức
Trang 7pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy
cần phải làm gì?
năng
– Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
– Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
– Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
54 Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử? Tại khoản 6, điều 18 Luật Kế toán 88/2015/QH13 & Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13
55 Đâu là các trường hợp bị ngừng cấp mã xác thực
hóa đơn điện tử?
– Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế
– Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
– Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh
– Đối tượng đã có thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế
– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế
– Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và báo cho Cơ quan thuế
– Các doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh
Doanh nghiệp bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Tiếp đến là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế
Thực tế thì thủ tục này cũng khá giống như hóa đơn có mã, chỉ khác ở đối tượng áp dụng mà thôi