Tài liệu luyện thi Mos PowerPoint 2016 Tiếng Việt được biên dịch theo đúng chương trình chuẩn của Microssoft, bám sát nội dung trong bài thi 77-729 Mos PowerPoint 2016, có keyword Tiếng Anh giúp bạn đọc dễ dàng tự ôn luyện để có thể thi chứng chỉ MOS PowerPoint 2016 đạt kết quả cao trên 900 điểm.
PowerPoint 2016
Cuốn sách này dành cho ai 5
Cuốn sách này được tổ chức như thế nào 6
Tải xuống các tệp thực hành 6
PHẦN 1 TẠO VÀ QUẢN LÝ BẢN THUYẾT TRÌNH 8
1.1 Tạo một bài thuyết trình (Create a presentation) 8 a) Tạo bản thuyết trình mới (Create a new presentation) 8 b) Tạo bản thuyết trình dựa trên mẫu 10 c) Nhập đại cương tài liệu Word 11
1.2 Chèn và định dạng slide (Insert and format slides) 13 a) Thêm, loại bỏ và ẩn trang chiếu (Add, remove, and hide slides) 13 b) Định dạng nền trang chiếu (Format slide backgrounds) 15 c) Cấu hình đầu trang và chân trang trên trang chiếu và tài liệu in (Configure headers and footers on slides and printed materials) 18
1.3 Sửa đổi trang chiếu, bản phát tay và ghi chú (Modify slides, handouts, and notes) 21 a) Sửa đổi slide master và layouts (Modify slide masters and layouts) 21 b) Sửa đổi thiết đặt mặc định cho các trang ghi chú (Modify default settings for notes pages) 28 c) Sửa đổi thiết đặt mặc định cho bản phát tay (Modify default settings for handouts) 30
1.4 Sắp xếp và nhóm các Slide (Order and group slides) 32
1.5 Thay đổi các tùy chọn và dạng xem trình bày (Change presentation options and views) 34 a) Hiển thị các dạng xem khác nhau của bản thuyết trình (Display different views of a presentation) 34 b) Hiển thị và sửa thuộc tính bản thuyết trình (Display and edit presentation properties) 36 c) Thay đổi kích cỡ trang chiếu (Change slide size) 37
1.6 Cấu hình bản thuyết trình để in (Configure a presentation for print) 40
1.7 Cấu hình và trình bày trình chiếu (Configure and present a slide show) 44
PHẦN 2: CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN, HÌNH DẠNG VÀ HÌNH ẢNH 51
(Insert and format text, shapes, and images) 51
2.1 Chèn và định dạng văn bản (Insert and format text) 51
Facebook.com/daotinhocmos Page 3 a) Chèn văn bản trên trang chiếu (Insert text on a slide) 51 b) Định dạng văn bản trên trang chiếu (Format text on a slide) 52 c) Tạo WordArt (Create WordArt) 56 d) Định dạng văn bản dưới dạng danh sách đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số (Format text as bulleted or numbered lists) 59 e) Định dạng văn bản trong cột (Format text in columns) 63 f) Nối kết đến vị trí và tệp nội bộ và bên ngoài (Link to internal and external locations and files) 64
2.2 Chèn và định dạng hình dạng và hộp văn bản (Insert and format shapes and text boxes) 67 a) Chèn và quản lý vùng chứa văn bản (Insert and manage text containers) 67 b) Định dạng vùng chứa văn bản (Format text containers) 69
2.3 Chèn và định dạng hình ảnh (Insert and format images) 74 a) Chèn hình ảnh (Insert images) 74 b) Định dạng hình ảnh (Format images) 75
2.4 Thứ tự và nhóm đối tượng (Order and group objects) 80 a) Công cụ căn chỉnh PowerPoint (PowerPoint alignment tools) 80 b) Căn chỉnh đối tượng (Align objects) 81 c) Xếp chồng và sắp xếp lại đối tượng (Stack and reorder objects) 83 d) Thứ tự và nhóm đối tượng (Order and group objects) 85
PHẦN 3: CHÈN BẢNG, BIỂU ĐỒ, SMARTART VÀ PHƯƠNG TIỆN (Insert tables, charts, SmartArt, and media) 87
3.1 Chèn và định dạng bảng (Insert and format tables) 87 a) Tạo và nhập bảng (Create and import tables) 87 b) Thay đổi cấu trúc bảng (Change table structure) 91 c) Định dạng bảng (Format tables) 94
3.2 Chèn và định dạng biểu đồ (Insert and format charts) 96 a) Tạo và nhập biểu đồ (Create and import charts) 96 b) Thay đổi loại biểu đồ, bố trí và thành phần (Change the chart type, layout, and elements) 99 c) Định dạng biểu đồ (Format charts) 103
3.3 Chèn và định dạng đồ họa SmartArt (Insert and format SmartArt graphics) 106
3.4 Chèn và quản lý phương tiện truyền thông (Insert and manage media) 112 a) Nhúng âm thanh và video clip (Embed audio and video clips) 112 b) Sửa đổi clip âm thanh và video (Modify audio and video clips) 115
CHƯƠNG 4: ÁP DỤNG HIỆU ỨNG CHUYỂN TIẾP VÀ HOẠT ẢNH (Apply transitions and animations) 118
4.1 Áp dụng chuyển tiếp slide (Apply slide transitions) 118
4.2 Tạo hiệu ứng hoạt hình cho nội dung trang chiếu (Animate slide content) 121 a) Áp dụng hoạt hình (Apply animations) 121 b) Cấu hình hiệu ứng hoạt hình (Configure animation effects) 125 c) Cấu hình đường chuyển động (Configure motion paths) 130
4.3 Đặt thời gian cho chuyển tiếp và hình ảnh động (Set timing for transitions and animations) 132 a) Đặt thời gian cho chuyển tiếp (Set timing for transitions) 132 b) Đặt thời gian và thứ tự cho hoạt ảnh (Set timing and order for animations) 133
CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ NHIỀU BẢN THUYẾT TRÌNH 136
5.1 Hợp nhất nội dung từ nhiều bài thuyết trình (Merge content from multiple presentations) 136 a) Hiển thị nhiều bản thuyết trình (Display multiple presentations) 136 b) Tái sử dụng trang chiếu từ các bản thuyết trình khác (Reuse slides from other presentations) 137 c) So sánh, kết hợp và xem xét sự khác biệt (Compare, combine, and review differences) 139 d) Quản lý nhận xét (Manage comments) 141
5.2 Hoàn thiện các bài thuyết trình (Finalize presentations) 144 a) Bảo vệ bài thuyết trình (Protect presentations) 144 b) Kiểm tra bản thuyết trình về các vấn đề (Inspect presentations for issues) 146 c) Các bản thuyết trình bằng chứng (Proof presentations) 152 d) Giữ nguyên nội dung bản thuyết trình (Preserve presentation content) 155 e) Xuất bản thuyết trình sang định dạng khác (Export presentations to other formats) 156
Cuốn sách này bao gồm các kỹ năng bạn cần có để chứng nhận với tư cách là Chuyên gia Microsoft Office trong PowerPoint 2016 Cụ thể, bạn cần có khả năng hoàn thành nhiệm vụ thể hiện các bộ kỹ năng sau:
1 Tạo và quản lý bản thuyết trình
2 Chèn và định dạng văn bản, hình dạng và hình ảnh
3 Chèn bảng, biểu đồ, SmartArt và phương tiện
4 Áp dụng chuyển tiếp và hoạt hình
5 Quản lý nhiều bài thuyết trình
Với những kỹ năng này, bạn có thể tạo và quản lý các loại bài thuyết trình được sử dụng phổ biến nhất trong môi trường kinh doanh
Chương trình chứng nhận Microsoft Office Specialist (MOS) đã được thiết kế để xác nhận kiến thức và khả năng sử dụng các chương trình của bạn trong bộ chương trình Microsoft Office 2016 Cuốn sách này được thiết kế để hướng dẫn bạn nghiên cứu các loại nhiệm vụ mà bạn có thể phải thực hiện trong Bài kiểm tra 77-729, “PowerPoint 2016: Kỹ năng cung cấp và thiết kế bản trình bày cốt lõi”
Cuốn sách này dành cho ai
TẠO VÀ QUẢN LÝ BẢN THUYẾT TRÌNH
Tạo một bài thuyết trình (Create a presentation)
a) Tạo bản thuyết trình mới (Create a new presentation)
Khi tạo bản thuyết trình PowerPoint, bạn có một số tùy chọn, bao gồm:
Tạo một bản thuyết trình trống chỉ bao gồm một trang chiếu tiêu đề, thêm trang chiếu và nội dung trang chiếu, sau đó định dạng bài thuyết trình
Nhập danh sách tiêu đề trang chiếu từ tài liệu văn bản, thêm nội dung trang chiếu và trang chiếu tiêu đề, sau đó định dạng bản thuyết trình
Nhập tiêu đề trang chiếu và nội dung từ tệp Microsoft Word, thêm trang chiếu tiêu đề, sau đó định dạng bản thuyết trình
Tạo một bản thuyết trình được định dạng sẵn hoặc điền sẵn dựa trên mẫu cục bộ hoặc trực tuyến
Khi PowerPoint đang chạy, bạn có thể tạo bản thuyết trình trống hoặc điền sẵn từ trang
New của dạng xem Backstage
Các mẫu tích hợp, trực tuyến và tùy chỉnh có sẵn từ trang New
Theo mặc định, bản thuyết trình mới chỉ bao gồm trang chiếu tiêu đề Bạn có thể thêm các trang chiếu nội dung trống vào bản thuyết trình hoặc sao chép hoặc di chuyển trang chiếu từ một bản thuyết trình khác
Để tạo bản thuyết trình trống (create a blank presentation)
Khởi động PowerPoint Trên màn hình bắt đầu, nhấn Esc hoặc bấm Blank Presentation
Trên trang New của dạng xem Backstage, hãy bấm Blank Presentation
Từ cửa sổ chương trình, nhấn Ctrl+N b) Tạo bản thuyết trình dựa trên mẫu
Tạo các bài thuyết trình hấp dẫn từ đầu có thể tốn thời gian Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách dựa trên bản thuyết trình của mình trên một trong các mẫu đi kèm với PowerPoint
Hai loại mẫu có sẵn khi tạo bản thuyết trình mới:
Design template (Mẫu thiết kế): Đây là một bản thuyết trình trống với chủ đề và đôi khi là đồ họa, đã được áp dụng cho nó Một số mẫu chỉ cung cấp một trang chiếu tiêu đề và để lại cho bạn để thêm các trang chiếu khác mà bạn cần; các mẫu khác cung cấp ví dụ về từng bố cục trang chiếu có sẵn
Content template (Mẫu nội dung): Từ màn hình bắt đầu Powerpoint, bạn có thể xem trước và tải xuống các mẫu trình bày có sẵn từ trang web Office
Các mẫu này không chỉ cung cấp thiết kế mà còn đề xuất nội dung phù hợp với các loại bài thuyết trình khác nhau, chẳng hạn như báo cáo hoặc ra mắt sản phẩm Sau khi tải xuống mẫu, bạn chỉ cần tùy chỉnh nội dung được cung cấp trong mẫu để đáp ứng nhu cầu của bạn
Để tạo bản thuyết trình dựa trên mẫu (Create a presentation based on a template)
Màn hình bắt đầu hoặc trên trang New của dạng xem Backstage, hãy thực hiện một trong các tác vụ sau:
Nhấp vào một mẫu nổi bật Nếu các tùy chọn màu được hiển thị trong cửa sổ xem trước, hãy bấm vào bảng phối màu bạn muốn, rồi bấm Create
Bấm đúp vào một mẫu nổi bật để tạo bản thuyết trình với bảng phối màu mặc định
Nhập loại mẫu hoặc chủ đề vào hộp tìm kiếm, sau đó nhấn Enter hoặc bấm vào nút Search Bấm vào hình thu nhỏ của mẫu để xem trước nội dung của mẫu, rồi tạo bản thuyết trình bằng cách bấm Create trong cửa sổ xem trước; hoặc bấm đúp vào hình thu nhỏ của mẫu để tạo bản thuyết trình mà không cần xem trước
Bấm vào tiêu đề Personal, rồi bấm đúp vào mẫu sổ làm việc tùy chỉnh hoặc đã tải xuống
Facebook.com/daotinhocmos Page 11 c) Nhập đại cương tài liệu Word Để tạo bản thuyết trình không được định dạng bao gồm các trang chiếu, bạn có thể nhập tệp văn bản hoặc tài liệu Word có chứa thông tin trang chiếu PowerPoint tạo các trang chiếu Title And Content chưa được định dạng tương ứng với tiêu đề trang chiếu được chỉ định trong tệp nguồn
Khi tạo bản thuyết trình từ nội dung tệp văn bản, bạn chỉ có thể tạo tiêu đề trang chiếu, vì các tệp văn bản không hỗ trợ các tùy chọn định dạng sẽ thông báo cho PowerPoint về cách bạn muốn sử dụng nội dung Tuy nhiên, khi tạo bản thuyết trình từ nội dung tệp Word, bạn có thể định dạng nội dung bằng cách áp dụng nhiều mức đầu đề
Sắp xếp nội dung của bạn trong Word rồi nhập dàn bài để tạo trang chiếu
PowerPoint tạo trang chiếu, tiêu đề trang chiếu và nhiều mức nội dung dấu đầu dòng dựa trên mức đầu đề được gán trong tài liệu Word PowerPoint chỉ sử dụng đầu đề và không có nội dung tài liệu nào khác Các đoạn được tạo kiểu là Title hoặc Heading1 trở thành tiêu đề trang chiếu và các đoạn được tạo kiểu s Heading2 đến Heading9 trở thành dấu đầu dòng
Nếu bạn lưu dàn bài chứa các đầu đề được tạo kiểu dưới dạng tài liệu Word (.doc hoặc docx) hoặc Rich Text Format (RTF) (.rtf), bạn có thể tạo bản thuyết trình mới bằng cách mở dàn bài từ PowerPoint hoặc thêm các trang chiếu dàn bài vào bản thuyết trình hiện có bằng cách nhập dàn bài
Để chuẩn bị tài liệu Word làm dàn bài thuyết trình (prepare a Word document as a presentation outline)
1 Tạo tài liệu Word có chứa tiêu đề trang chiếu và nội dung danh sách dấu đầu dòng cho các trang chiếu bạn muốn Tài liệu cũng có thể chứa nội dung khác
2 Trong tài liệu Word, áp dụng kiểu Title or Heading1 cho văn bản tương đương với tiêu đề trang chiếu mới, kiểu Heading2 với văn bản tương đương với các dấu đầu dòng mức đầu tiên trên trang chiếu và kiểu Heading3 cho văn bản tương đương với dấu đầu dòng cấp hai Sau đó lưu tệp
Bản chiếu được tạo bằng cách nhập dàn bài
Để tạo bản thuyết trình dựa trên dàn bài Word[A1] (create a presentation based on a Word outline)
1 Xác định một tài liệu có chứa nội dung phác thảo được tạo kiểu chính xác
2 Trong PowerPoint, hãy làm như sau: a Từ trang Open của dạng xem Backstage, hãy duyệt đến thư mục chứa tài liệu Word b Trong hộp thoại Open, trong danh sách File Type, hãy bấm File Type hoặc
All Outlines c Bấm đúp vào tài liệu Word để tạo bản thuyết trình được điền với các trang chiếu tương ứng với tiêu đề trang chiếu trong tài liệu
Để chèn trang chiếu dựa trên dàn bài Word vào bản thuyết trình hiện có[A2] (insert slides based on a Word outline into an existing presentation)
1 Xác định một tài liệu có chứa nội dung phác thảo được tạo kiểu chính xác
2 Mở bài thuyết trình bạn muốn chèn trang chiếu vào
3 Trong ngăn trang Slides, bấm để định vị thanh chèn ở vị trí mà bạn muốn chèn các trang chiếu mới
4 Trên tab Insert, trong nhóm Slides, hãy bấm mũi tên New Slide, rồi bấm Slides from Outline
5 Trong hộp thoại Insert Outline duyệt đến thư mục chứa tài liệu Word, rồi bấm đúp vào tài liệu để chèn trang chiếu tương ứng với tiêu đề trang chiếu trong tài liệu.
Chèn và định dạng slide (Insert and format slides)
a) Thêm, loại bỏ và ẩn trang chiếu (Add, remove, and hide slides)
Khi bạn chèn trang chiếu vào bản thuyết trình, PowerPoint sẽ chèn trang chiếu đó với bố trí mặc định ngay sau trang chiếu hiện tại Nếu bạn muốn thêm trang chiếu có bố trí khác, bạn chọn bố trí bạn muốn từ bộ sưu tập New Slide Các bố cục có sẵn và thiết kế của chúng phụ thuộc vào mẫu được sử dụng để tạo bản thuyết trình
Hình thu nhỏ mô tả nội dung của từng bố trí trang chiếu
Sau khi chèn trang chiếu, bạn có thể áp dụng bố cục khác bất cứ lúc nào hoặc nếu bạn thực hiện thay đổi đối với cấu trúc trang chiếu, bạn có thể đặt lại bố trí
Nếu bạn muốn chèn một trang chiếu tương tự như trang chiếu hiện có, bạn có thể sao chép trang chiếu hiện có rồi thay vì phải tạo trang chiếu từ đầu
Nếu bạn quyết định không bao gồm trang chiếu khi trình bày nhưng bạn không muốn xóa hoàn toàn trang chiếu, bạn có thể ẩn trang chiếu Sau đó, PowerPoint sẽ bỏ qua trang chiếu đó trong quá trình phân phối Các trang chiếu ẩn vẫn hiển thị trong dạng xem
Normal và dạng xem Slide Sorter chiếu, nhưng chúng xuất hiện được tô bóng và có dấu gạch chéo qua số trang chiếu
Các trang chiếu ẩn vẫn còn trong bản thuyết trình nhưng không được hiển thị trong trình chiếu
Để thêm trang chiếu (add slides)
Trong dạng xem Normal hoặc dạng xem Slide Sorter, hãy bấm vào trang chiếu mà bạn muốn trang chiếu mới theo dõi, rồi trên tab Home, trong nhóm Slides, hãy thực hiện một trong các tác vụ sau:
Để thêm trang chiếu của một bố cục cụ thể, hãy bấm vào mũi tên New Slide, rồi bấm bố cục trang chiếu bạn muốn thêm
Để thêm trang chiếu của bố cục hiện được chọn, hãy bấm vào nút New Slide hoặc nhấn Ctrl + M
Để thêm một trang chiếu giống hệt với trang chiếu hiện được chọn, hãy bấm vào mũi tên New Slide, rồi bấm Duplicate Selected Slides
Bấm chuột phải vào trang chiếu, rồi thực hiện một trong các tác vụ sau:
Để thêm trang chiếu của bố cục hiện được chọn, hãy bấm New Slide
Để thêm một trang chiếu giống hệt với trang chiếu hiện đang được chọn, hãy nhấp vào Duplicate Slide
Để áp dụng bố cục trang chiếu (apply a slide layout)
1 Thực hiện một trong các việc sau đây:
Để chỉ áp dụng bố cục cho một trang chiếu, hãy hiển thị trang chiếu ở chế độ xem Normal hoặc chọn nó trong chế độ xem Slide Sorter
Để áp dụng bố cục cho nhiều trang chiếu, hãy hiển thị bản thuyết trình trong chế độ xem Slide Sorter, sau đó chọn các trang chiếu bạn muốn sửa đổi
2 Trên tab Home, trong nhóm Slides, hãy bấm nút Slide Layout, rồi bấm vào bố trí bạn muốn áp dụng
Để đặt lại nội dung trang chiếu về bố cục mặc định (reset slide content to the layout defaults)
Chọn trang chiếu hoặc trang chiếu bạn muốn đặt lại Sau đó, trên tab Home, trong nhóm Slides, bấm nút Reset
Để ẩn hoặc bỏ ẩn trang chiếu (hide or unhide slides)
Bấm chuột phải vào trang chiếu hoặc trang chiếu đã chọn, rồi bấm Hide Slides
Mẹo: Ẩn tên lệnh Hide Slide không thay đổi; khi trang chiếu đã chọn bị ẩn, lệnh dường như được chọn
Để xóa trang chiếu (delete slides)
Bấm chuột phải vào trang chiếu hoặc trang chiếu đã chọn, rồi bấm Delete Slide b) Định dạng nền trang chiếu (Format slide backgrounds)
Bạn có thể tùy chỉnh nền của một trang chiếu riêng lẻ bằng cách thêm màu đồng nhất, dải màu, họa tiết hoặc thậm chí là ảnh
Trong ngăn Format Background, bạn có thể chỉ định màu sắc, họa tiết, mẫu hoặc ảnh xuất hiện trên nền của trang chiếu hiện tại hoặc trang chiếu Master
Bạn có thể cấu hình nền trang chiếu đơn giản nhưng thanh lịch bằng cách hiển thị màu đồng nhất hoặc dải màu phản ánh bảng phối màu được áp dụng cho bản thuyết trình
Bạn có thể định cấu hình nền trang chiếu phức tạp hơn bằng cách chọn một trong 15 họa tiết tích hợp hoặc 48 mẫu có thể được tùy chỉnh với bất kỳ hai màu nào Mỗi họa tiết là một đồ họa nhỏ được lát trên trang chiếu và được thiết kế để lặp lại một cách duyên dáng, cả theo chiều ngang và chiều dọc
Họa tiết Paper Bag được áp dụng cho trang chiếu, và các tùy chọn họa tiết và hoa văn khác
Nếu không có họa tiết nào đáp ứng yêu cầu của bạn, bạn có thể xếp một bức tranh của riêng bạn Bạn có thể tùy chỉnh nền trang chiếu hơn nữa bằng cách sử dụng ảnh làm nền
Vì hầu hết các ảnh quá bận rộn để hỗ trợ đưa nội dung khác vào trang chiếu, chúng thường được sử dụng tốt nhất cho các trang chiếu tiêu đề hoặc các trang chiếu khác không phải hỗ trợ nhiều nội dung
Nền ảnh có thể truyền đạt thông tin bổ sung trên các trang chiếu với ít văn bản
Mẹo: Nếu bạn muốn thêm hình nền mờ, chẳng hạn như từ Bản nháp (Draft) hoặc Bí mật (Confidential), vào nền của trang chiếu, hãy thêm văn bản vào nền của trang chiếu master
Để hiển thị ngăn Định dạng Nền(display the Format Background pane)
Trên tab Design, trong nhóm Customize, hãy bấm nút Format Background
Bấm chuột phải vào trang chiếu, rồi bấm Format Background
Để sửa đổi các nền trang chiếu riêng lẻ (modify individual slide background)
1 Trong dạng xem Normal hoặc dạng xem Slide Sorter, hãy chọn trang chiếu hoặc trang chiếu bạn muốn sửa đổi
2 Hiển thị ngăn Format Background
3 Trong ngăn Format Background, hãy thực hiện một trong các tác vụ sau:
● Bấm Solid fill (tô đặc), sau đó chọn màu và đặt độ trong suốt
● Bấm Gradient fill (tô chuyển màu), sau đó chọn loại, hướng, góc và vị trí dừng chuyển màu và màu sắc Đối với mỗi màu, hãy đặt vị trí, độ trong suốt và độ sáng
● Bấm Picture or texture fill (Tô Ảnh hoặc họa tiết), rồi chọn ảnh cục bộ hoặc trực tuyến hoặc chọn họa tiết Sau đó đặt độ trong suốt và nếu thích hợp, hãy chọn hộp kiểm Tile picture as texture (Ảnh xếp làm họa tiết) hoặc đặt độ lệch, tỷ lệ, căn chỉnh hoặc kiểu phản chiếu
● Bấm Pattern fill (Tô mẫu) sau đó chọn một mẫu, màu nền trước và màu nền
Nền trang chiếu có thể đơn giản hoặc phức tạp
4 Nếu bạn muốn xóa đồ họa nền được áp dụng bởi trang chiếu Master, hãy chọn hộp kiểm Hide background graphics (Ẩn đồ họa nền)
5 Nếu bạn muốn áp dụng cài đặt nền cho trang chiếu Master, hãy nhấp vào Apply to All c) Cấu hình đầu trang và chân trang trên trang chiếu và tài liệu in (Configure headers and footers on slides and printed materials) Để đảm bảo tính nhất quán trên các trang chiếu trong bản thuyết trình, các thành phần đầu trang và chân trang của trang chiếu thường được quản lý trên trang chiếu cái (slide
Facebook.com/daotinhocmos Page 19 masters), trang cái ghi chú (notes masters), và bản gốc tài liệu phát tay (handout masters) Tuy nhiên, bạn có thể cấu hình hiển thị thông tin trong chân trang trang chiếu và trong đầu trang và chân trang của các trang ghi chú và bản phát tay của diễn giả mà không cần sửa đổi trang chiếu cái
Sửa đổi trang chiếu, bản phát tay và ghi chú (Modify slides, handouts, and notes)
Nội dung, bố trí và định dạng mặc định của các trang chiếu trong bản thuyết trình được kiểm soát ở mức cơ sở bởi slide master Tương tự, bố cục và định dạng của các trang ghi chú của diễn giả được điều khiển bởi notes master, và bố cục và định dạng của bản phát tay được điều khiển bởi handout master Chủ đề này thảo luận về cách sửa đổi các bản thuyết trình a) Sửa đổi slide master và layouts (Modify slide masters and layouts)
Khi bạn tạo một bản thuyết trình mới, các trang chiếu của nó giả định định dạng của bài thuyết trình là slide master, điều khiển chủ đề và các thành phần cơ sở của tất cả các trang chiếu Mỗi slide master là cơ sở cho nhiều mẫu trang chiếu, được gọi là slide layouts (bố trí trang chiếu), nơi lưu trữ nội dung tĩnh và trình giữ chỗ nội dung, đồng thời kiểm soát định dạng mặc định của nội dung được tạo trong trình giữ chỗ
Bố trí trang chiếu dựa trên trang master
Bố trí trang chiếu điển hình là Title, Title And Content, Two Content, Section Header, và Blank Các bố cục khác dành riêng cho loại nội dung được liên kết với slide master; ví dụ: slide master cho album ảnh có thể bao gồm bố cục cho Bìa album (Album Cover), Chân dung có chú thích (Portrait With Caption) hoặc Ảnh toàn cảnh có chú thích (Panorama With Caption)
Khi làm việc trong bản thuyết trình, bạn có thể thay đổi một số thành phần thiết kế trực tiếp trên trang chiếu, nhưng chỉ có thể thay đổi thiết đặt mặc định của bản thuyết trình trên slide master và layouts
Bạn có thể sửa đổi tất cả các trang chiếu trong bản thuyết trình bằng cách sửa đổi slide maste mà trên đó tất cả các bố trí đều dựa trên hoặc bạn có thể sửa đổi một loại trang chiếu bằng cách sửa đổi bố trí được áp dụng cho trang chiếu đó Nếu bạn sửa đổi định dạng trực tiếp trên trang chiếu hoặc chèn trang chiếu từ một nguồn khác và muốn khớp nó với các định dạng trong bản thuyết trình của bạn, bạn có thể áp dụng hoặc đặt lại bố trí trang chiếu để khôi phục định dạng của trang chiếu về mặc định
Bạn làm việc với slide master trong dạng xem Slide Master, thêm tab Slide Master vào ribbon và ẩn các tab không cần thiết Trong dạng xem này, hình thu nhỏ slide master được hiển thị ở đầu ngăn Overview, tiếp theo là hình thu nhỏ của bố cục được liên kết
Các thành phần chính được quản lý từ tab công cụ Slide Master
Từ tab công cụ Slide Master, bạn có thể sửa đổi các thành phần của trang slide master theo những cách sau:
Áp dụng chủ đề hoặc sửa đổi màu sắc, phông chữ hoặc hiệu ứng liên quan đến chủ đề hiện tại
Chiến lược thi: Tạo bộ màu, bộ phông chữ và chủ đề tùy chỉnh là một phần Kỳ thi
MOS 77-726, "Chuyên gia Word 2016: Tạo tài liệu để giao tiếp hiệu quả" và Bài kiểm tra MOS 77-728, "Chuyên gia Excel 2016: Giải thích dữ liệu cho thông tin chi tiết." Bài kiểm tra MOS 77-729, "PowerPoint 2016: Kỹ năng phân phối và thiết kế bản thuyết trình cốt lõi" không yêu cầu bạn thể hiện khả năng tùy chỉnh các yếu tố chủ đề
Kiểm soát màu nền, họa tiết và đồ họa
Chỉ định chỗ dành sẵn nào xuất hiện trên tất cả các trang chiếu
Thêm các yếu tố tùy chỉnh mà bạn muốn xuất hiện trên tất cả các trang chiếu, bao gồm đầu trang, chân trang, số trang chiếu và đồ họa như logo
Các thay đổi đối với slide master được tự động áp dụng cho các bố trí được kết nối và các thay đổi đối với bố trí được áp dụng cho các trang chiếu được liên kết
Mẹo: Trong khi làm việc trong dạng xem Slide Master, bạn có thể định dạng chỗ dành sẵn cho văn bản, chèn đối tượng đồ họa và thêm hoạt hình và chuyển tiếp bằng cách sử dụng các kỹ thuật tương tự mà bạn sẽ sử dụng để thực hiện các tác vụ đó với trang chiếu
Để chuyển sang dạng xem Slide Master (switch to Slide Master view)
Trên tab View, trong nhóm Master Views, hãy bấm nút Slide Master
QUAN TRỌNG: Tất cả các quy trình sau đây được thực hiện trong dạng xem Slide
Master Bạn phải chuyển sang dạng xem Slide Master trước khi có thể làm theo các bước
Để xác định các thành phần bố trí trang chiếu được điều khiển bởi slide master (specify the slide layout elements that are controlled by the slide master)
2 Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Master Layout , bấm nút Master
QUAN TRỌNG: Nút Master Layout chỉ khả dụng khi slide master được chọn Khi bố trí trang chiếu được chọn, nút Master Layout sẽ bị làm mờ
3 Trong hộp thoại Master Layout, hãy chọn các hộp kiểm của các thành phần bạn muốn trang chiếu cái điều khiển Các tùy chọn bao gồm Title, Text, Date, Slide number, and Footer Sau đó bấm OK
Các thành phần này có thể được điều khiển bởi master hoặc được ủy quyền cho bố trí trang chiếu
Để thay đổi chủ đề của slide master và layout (change the theme of the slide master and layouts)
1 Chọn slide master hoặc bất kỳ bố cục trang chiếu liên quan nào
2 Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Edit Theme, bấm nút Themes, rồi bấm vào hình thu nhỏ của chủ đề bạn muốn áp dụng cho tất cả bố cục trang chiếu
Để cấu hình ảnh nền trên slide master hoặc slide layout (configure the background image on a slide master or slide layout)
Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Background, hãy bấm Background Styles, rồi bấm nền bạn muốn áp dụng cho tất cả slide layouts
Trong nhóm Background, bấm Background Styles, rồi bấm Format Background Trong ngăn Format Background, hãy cấu hình kiểu tô, màu và độ trong suốt
Sửa đổi nền của bố trí trang chiếu đã chọn và tất cả các bố trí trang chiếu khác, hãy cấu hình thiết đặt trong ngăn Format Background, rồi bấm Apply to All
Để loại bỏ nền trang chiếu cái khỏi bố trí trang chiếu đã chọn, trong nhóm
Background, hãy chọn hộp kiểm Hide Background Graphics
Để chèn hình ảnh trên trang chiếu cái hoặc trang bố cục (insert an image on a slide master or slide layout)
1 Thực hiện một trong các việc sau đây:
Chọn slide master để hiển thị hình ảnh trên tất cả các bố cục được liên kết
Chọn bố cục trang chiếu để chỉ hiển thị hình ảnh trên các trang chiếu có bố cục đó
2 Trên tab Insert, trong nhóm Images, bấm Pictures
3 Trong hộp thoại Insert Picture, duyệt đến thư mục chứa ảnh bạn muốn chèn, bấm vào ảnh, rồi bấm Insert
4 Di chuyển hình ảnh đến vị trí bạn muốn Sau đó định cỡ và định dạng ảnh bằng cách sử dụng các lệnh trên tab Công cụ Format
Mẹo: Sử dụng hướng dẫn trên màn hình để căn chỉnh hình ảnh với các thành phần trang chiếu khác
Để thêm bố cục trang chiếu vào trang chiếu cái (add a slide layout to a slide master)
Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Edit Master, bấm Insert Layout
Bấm chuột phải vào bố trí trang chiếu hiện có, rồi bấm Insert Layout
Để sao chép bố trí trang chiếu hiện có, hãy bấm chuột phải vào slide layout, rồi bấm Duplicate Layout
Để hiển thị tên và cách dùng của bố cục trang chiếu (display the name and usage of a slide layout)
Ở dạng xem Slide Master, hãy trỏ tới bất kỳ slide layout nào trong ngăn Slides để hiển thị tên slide layout và các trang chiếu sử dụng bố trí
Thông tin hữu ích về một slide layout
Để đổi tên bố cục trang chiếu (rename a slide layout)
1 Bấm chuột phải vào slide layout mà bạn muốn đổi tên, rồi bấm Rename Layout
2 Trong hộp thoại Rename Layout, thay thế tên hiện tại trong hộp Layout name, và sau đó bấm Rename
Tên bố cục trang chiếu có thể phản ánh nội dung hoặc mục đích của chúng
Để loại bỏ một hoặc nhiều bố cục khỏi trang chiếu cái (remove one or more layouts from a slide master)
1 Trong ngăn Slides, hãy chọn bố cục trang chiếu hoặc bố cục bạn muốn loại bỏ
2 Thực hiện một trong các hành động sau đây:
Bấm chuột phải vào vùng chọn, rồi bấm Delete Layout
Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Edit Master, nhấp vào nút Delete
Mẹo: Chỉ có các bố cục trang chiếu hiện không được sử dụng mới có thể bị xóa Nếu slide layout được áp dụng cho một hoặc nhiều trang chiếu, lệnh Delete Layout và nút Delete không khả dụng
Để chèn trình giữ chỗ nội dung trên bố cục trang chiếu (insert content placeholders on a slide layout)
1 Trong nhóm Master Layout, hãy bấm mũi tên Insert Placeholder, rồi bấm Content, Text, Picture, Chart, Table, SmartArt, Media, hoặc Online Image
2 Bấm vào trang chiếu để chèn chỗ dành sẵn cho kích cỡ và hình dạng mặc định hoặc kéo để vẽ chỗ dành sẵn có kích thước cụ thể
3 Thay đổi kích thước, vị trí, đường viền hoặc điền chỗ dành sẵn bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Công cụ Format
Để sửa đổi chỗ dành sẵn trên trang chiếu cái hoặc bố cục trang (modify placeholders on a slide master or layout)
Chọn chỗ dành sẵn, rồi thay đổi kích cỡ, vị trí, đường viền hoặc tô bằng cách dùng công cụ trên tab Công cụ Format
Chọn nội dung chỗ dành sẵn, rồi thay đổi phông chữ, kích cỡ, kiểu, hiệu ứng và căn chỉnh bằng cách dùng lệnh trên tab Home
Để sửa đổi bố cụctrang chiếu độc lập với trang chiếu cái (modify a slide layout independent of the slide master)
Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Master Layout, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Title and Footers để xác định xem slide master có đặt các thành phần này cho slide master hay không
Trong nhóm Master Layout, từ danh sách Insert Placeholder, hãy chèn các thành phần mà bạn muốn cấu hình khoảng trống trên bố trí trang chiếu
Để đóng dạng xem Slide Master (close Slide Master view)
Trên tab công cụ Slide Master, trong nhóm Close, bấm Close Master View
Trên tab View, trong nhóm Close Master View hoặc Master Views, hãy bấm vào bất kỳ dạng xem nào khác
Trên thanh công cụ View Shortcuts ở đầu bên phải của thanh trạng thái, hãy bấm vào bất kỳ nút dạng xem nào
Facebook.com/daotinhocmos Page 28 b) Sửa đổi thiết đặt mặc định cho các trang ghi chú (Modify default settings for notes pages)
Sắp xếp và nhóm các Slide (Order and group slides)
Để dễ dàng sắp xếp và định dạng bản thuyết trình dài hơn, bạn có thể chia nó thành các phần (sections) Trong cả dạng xem Normal và dạng xem Slide Sorter, các phần được chỉ định bởi tiêu đề phía trên trang chiếu đầu tiên trong phần Tiêu đề phần (section title) không xuất hiện trong các dạng xem khác
Các phần bản thuyết trình mở rộng và thu gọn trong dạng xem Slide Sorter
Bạn có thể chọn, định dạng, di chuyển, thu gọn, mở rộng và loại bỏ các phần của trang chiếu bằng cách chọn tiêu đề phần rồi thực hiện hành động Bạn có thể in các phần đã chọn của bản thuyết trình Khi cộng tác để tạo bản thuyết trình, từng người có thể chỉnh sửa các phần riêng biệt
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các trang chiếu trong bản thuyết trình bằng cách di chuyển các trang chiếu riêng lẻ hoặc toàn bộ các phần của trang chiếu
Mẹo: Nếu bạn sắp xếp các cửa sổ bản thuyết trình đang mở cạnh nhau, bạn có thể kéo trang chiếu từ bản thuyết trình này sang bản thuyết trình khác
Để tạo các phần trình bày (create presentation sections)
1 Thực hiện một trong các việc sau đây:
Trong dạng xem Normal, bấm vào ngăn Slides phía trên trang chiếu đầu tiên của phần mới
Trong dạng xem Slide Sorter, bấm vào ngăn Slides ở bên trái của trang chiếu đầu tiên của phần mới
2 Thực hiện một trong hai việc sau đây:
Trên tab Home, trong nhóm Sildes, bấm nút Section, rồi bấm Add Section
Trong dạng xem Normal, bấm chuột phải vào ngăn Sildes phía trên trang chiếu nơi bạn muốn bắt đầu một phần mới, rồi bấm Add Section
Để đổi tên các phần của bản thuyết trình (rename presentation sections)
1 Thực hiện một trong các việc sau đây:
Nhấp vào tiêu đề phần Trên tab Home trong nhóm Slides, hãy bấm nút Section, rồi bấm Rename Section
Bấm chuột phải vào tiêu đề phần, rồi bấm Rename Section
2 Trong hộp thoại Rename Section, hãy nhập tên phần mới, rồi bấm Rename
Để di chuyển trang chiếu trong bản thuyết trình (To move slides within a presentation)
1 Thực hiện một trong các việc sau đây:
Trong chế độ xem Normal hoặc chế độ xem Slide Sorter, hãy chọn tiêu đề phần hoặc hình thu nhỏ của các trang chiếu bạn muốn di chuyển
Trong chế độ xem Outline, chọn các biểu tượng của các trang chiếu bạn muốn di chuyển
2 Thực hiện một trong hai việc sau đây:
Kéo lựa chọn đến vị trí mới
Cắt các trang chiếu từ vị trí ban đầu, sau đó dán chúng vào vị trí mới
Cấu hình và trình bày trình chiếu (Configure and present a slide show)
Bạn có thể tạo bản thuyết trình PowerPoint từ đầu hoặc từ mẫu hoặc bằng cách nhập danh sách tiêu đề trang chiếu và nội dung từ một tệp khác Nếu bạn thường xuyên tạo bản thuyết trình cho một mục đích cụ thể, bạn có thể duy trì bố cục và định dạng nhất quán của trang chiếu, bản phân phát và ghi chú một cách hiệu quả bằng cách sử dụng bản cái
Theo truyền thống, các bài thuyết trình được trình bày điện tử dưới dạng trình chiếu Bạn có thể định cấu hình bản thuyết trình mà bạn sẽ trình bày hoặc cho người khác phát cục bộ hoặc trực tuyến Bạn cũng có thể in các bài thuyết trình và các tài liệu hỗ trợ của họ
Chương này hướng dẫn bạn nghiên cứu cách tạo và hiển thị bản thuyết trình; tạo và quản lý trang chiếu; in nội dung bản thuyết trình, ghi chú diễn giả và bản phân phát trang chiếu; và cấu hình và trình bày trình chiếu Để hoàn thành các tác vụ thực hành trong chương này, bạn cần các tệp thực hành có trong thư mục tệp thực hành MOSPowerPoint2016/Objective1 Để biết thêm thông tin, hãy xem
"Tải xuống các tệp thực hành" trong phần giới thiệu cuốn sách này
1.1 Tạo một bài thuyết trình (Create a presentation) a) Tạo bản thuyết trình mới (Create a new presentation)
Khi tạo bản thuyết trình PowerPoint, bạn có một số tùy chọn, bao gồm:
Tạo một bản thuyết trình trống chỉ bao gồm một trang chiếu tiêu đề, thêm trang chiếu và nội dung trang chiếu, sau đó định dạng bài thuyết trình
Nhập danh sách tiêu đề trang chiếu từ tài liệu văn bản, thêm nội dung trang chiếu và trang chiếu tiêu đề, sau đó định dạng bản thuyết trình
Nhập tiêu đề trang chiếu và nội dung từ tệp Microsoft Word, thêm trang chiếu tiêu đề, sau đó định dạng bản thuyết trình
Tạo một bản thuyết trình được định dạng sẵn hoặc điền sẵn dựa trên mẫu cục bộ hoặc trực tuyến
Khi PowerPoint đang chạy, bạn có thể tạo bản thuyết trình trống hoặc điền sẵn từ trang
New của dạng xem Backstage
Các mẫu tích hợp, trực tuyến và tùy chỉnh có sẵn từ trang New
Theo mặc định, bản thuyết trình mới chỉ bao gồm trang chiếu tiêu đề Bạn có thể thêm các trang chiếu nội dung trống vào bản thuyết trình hoặc sao chép hoặc di chuyển trang chiếu từ một bản thuyết trình khác
Để tạo bản thuyết trình trống (create a blank presentation)
Khởi động PowerPoint Trên màn hình bắt đầu, nhấn Esc hoặc bấm Blank Presentation
Trên trang New của dạng xem Backstage, hãy bấm Blank Presentation
Từ cửa sổ chương trình, nhấn Ctrl+N b) Tạo bản thuyết trình dựa trên mẫu
Tạo các bài thuyết trình hấp dẫn từ đầu có thể tốn thời gian Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách dựa trên bản thuyết trình của mình trên một trong các mẫu đi kèm với PowerPoint
Hai loại mẫu có sẵn khi tạo bản thuyết trình mới:
Design template (Mẫu thiết kế): Đây là một bản thuyết trình trống với chủ đề và đôi khi là đồ họa, đã được áp dụng cho nó Một số mẫu chỉ cung cấp một trang chiếu tiêu đề và để lại cho bạn để thêm các trang chiếu khác mà bạn cần; các mẫu khác cung cấp ví dụ về từng bố cục trang chiếu có sẵn
Content template (Mẫu nội dung): Từ màn hình bắt đầu Powerpoint, bạn có thể xem trước và tải xuống các mẫu trình bày có sẵn từ trang web Office
Các mẫu này không chỉ cung cấp thiết kế mà còn đề xuất nội dung phù hợp với các loại bài thuyết trình khác nhau, chẳng hạn như báo cáo hoặc ra mắt sản phẩm Sau khi tải xuống mẫu, bạn chỉ cần tùy chỉnh nội dung được cung cấp trong mẫu để đáp ứng nhu cầu của bạn
Để tạo bản thuyết trình dựa trên mẫu (Create a presentation based on a template)
Màn hình bắt đầu hoặc trên trang New của dạng xem Backstage, hãy thực hiện một trong các tác vụ sau:
Nhấp vào một mẫu nổi bật Nếu các tùy chọn màu được hiển thị trong cửa sổ xem trước, hãy bấm vào bảng phối màu bạn muốn, rồi bấm Create
Bấm đúp vào một mẫu nổi bật để tạo bản thuyết trình với bảng phối màu mặc định
Nhập loại mẫu hoặc chủ đề vào hộp tìm kiếm, sau đó nhấn Enter hoặc bấm vào nút Search Bấm vào hình thu nhỏ của mẫu để xem trước nội dung của mẫu, rồi tạo bản thuyết trình bằng cách bấm Create trong cửa sổ xem trước; hoặc bấm đúp vào hình thu nhỏ của mẫu để tạo bản thuyết trình mà không cần xem trước
Bấm vào tiêu đề Personal, rồi bấm đúp vào mẫu sổ làm việc tùy chỉnh hoặc đã tải xuống
Facebook.com/daotinhocmos Page 11 c) Nhập đại cương tài liệu Word Để tạo bản thuyết trình không được định dạng bao gồm các trang chiếu, bạn có thể nhập tệp văn bản hoặc tài liệu Word có chứa thông tin trang chiếu PowerPoint tạo các trang chiếu Title And Content chưa được định dạng tương ứng với tiêu đề trang chiếu được chỉ định trong tệp nguồn
Khi tạo bản thuyết trình từ nội dung tệp văn bản, bạn chỉ có thể tạo tiêu đề trang chiếu, vì các tệp văn bản không hỗ trợ các tùy chọn định dạng sẽ thông báo cho PowerPoint về cách bạn muốn sử dụng nội dung Tuy nhiên, khi tạo bản thuyết trình từ nội dung tệp Word, bạn có thể định dạng nội dung bằng cách áp dụng nhiều mức đầu đề
Sắp xếp nội dung của bạn trong Word rồi nhập dàn bài để tạo trang chiếu
PowerPoint tạo trang chiếu, tiêu đề trang chiếu và nhiều mức nội dung dấu đầu dòng dựa trên mức đầu đề được gán trong tài liệu Word PowerPoint chỉ sử dụng đầu đề và không có nội dung tài liệu nào khác Các đoạn được tạo kiểu là Title hoặc Heading1 trở thành tiêu đề trang chiếu và các đoạn được tạo kiểu s Heading2 đến Heading9 trở thành dấu đầu dòng
Nếu bạn lưu dàn bài chứa các đầu đề được tạo kiểu dưới dạng tài liệu Word (.doc hoặc docx) hoặc Rich Text Format (RTF) (.rtf), bạn có thể tạo bản thuyết trình mới bằng cách mở dàn bài từ PowerPoint hoặc thêm các trang chiếu dàn bài vào bản thuyết trình hiện có bằng cách nhập dàn bài
Để chuẩn bị tài liệu Word làm dàn bài thuyết trình (prepare a Word document as a presentation outline)
1 Tạo tài liệu Word có chứa tiêu đề trang chiếu và nội dung danh sách dấu đầu dòng cho các trang chiếu bạn muốn Tài liệu cũng có thể chứa nội dung khác
2 Trong tài liệu Word, áp dụng kiểu Title or Heading1 cho văn bản tương đương với tiêu đề trang chiếu mới, kiểu Heading2 với văn bản tương đương với các dấu đầu dòng mức đầu tiên trên trang chiếu và kiểu Heading3 cho văn bản tương đương với dấu đầu dòng cấp hai Sau đó lưu tệp
Bản chiếu được tạo bằng cách nhập dàn bài
Để tạo bản thuyết trình dựa trên dàn bài Word[A1] (create a presentation based on a Word outline)
1 Xác định một tài liệu có chứa nội dung phác thảo được tạo kiểu chính xác