Thanh toán theo hình thức người/tháng man/month: Là hình thức đối tác nước ngoài thanh toán cho Viện hoặc các đơn vị trong Viện tiền công theo tháng trả theo chức danh của các cán bộ mà
Trang 1BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GTVT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG CÓ THU
CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 606/QĐ-VKHCN ngày 10 tháng 6 năm 2009
của Viện trưởng Viện Khoa học và Công nghệ GTVT)
CHƯƠNG 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Căn cứ lập Quy chế
1 Quyết định số 3003/QĐ-BGTVT ngày 29/12/2006 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học và Công nghệ GTVT sang hình thức tổ chức khoa học và công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định 115/2005/NĐ-CP
2 Quyết định số 3153/QĐ-BGTVT ngày 16/10/2008 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT
3 Các quy chế nội bộ có liên quan đến hoạt động có thu và hợp tác quốc
tế hiện hành của Viện
Điều 2 Mục đích
Quy chế này là căn cứ để quản lý, tổ chức và triển khai các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài của Viện Quy chế này phân định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị, cá nhân tham gia quản lý, tổ chức và triển khai các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài
Điều 3 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1 Phạm vi điều chỉnh : Quy chế này áp dụng cho các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài của Viện dưới các hình thức sau :
a) Thanh toán trọn gói theo công việc được giao (lump sum) b) Thanh toán theo hình thức người/tháng( man/month) c) Các hình thức khác
2 Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng cho các đơn vị, cá nhân (trong và ngoài Viện) tham gia quản lý, tổ chức, triển khai hoạt động có yếu tố nước ngoài của Viện
Điều 4 Giải thích từ ngữ
Trang 21 Đối tác nước ngoài: Là đối tượng tìm kiếm cơ hội trong hoạt động
hợp tác, kinh doanh, trao đổi với Viện gồm: cá nhân, pháp nhân hoặc tổ chức không mang quốc tịch Việt Nam hoặc mang quốc tịch Việt Nam đồng thời mang quốc tịch của một nước khác hoặc là người có quốc tịch Việt Nam đại diện cho pháp nhân hay tổ chức nước ngoài
2 Hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài: Là hoạt động cung cấp sản
phẩm, dịch vụ của Viện cho đối tác nước ngoài và được đối tác nước ngoài thanh toán
3 Hợp đồng có yếu tố nước ngoài: Là hợp đồng do Viện (hoặc các
đơn vị trong Viện) ký với đối tác nước ngoài để cung cấp sản phẩm, dịch vụ
4 Thanh toán trọn gói (lump sum): Là hình thức đối tác nước ngoài
thanh toán cho Viện (hoặc các đơn vị trong Viện) tổng số tiền đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng Thông thường, tổng giá trị hợp đồng bao gồm 02 phần:
a Phí: Là phần kinh phí do đối tác nước ngoài thanh toán cho Viện
cho việc cung cấp cán bộ, dịch vụ để thực hiện hợp đồng
b Chi phí chi hộ, trả hộ: Là các chi phí cần thiết do Viện (hoặc đơn
vị trong Viện) chi để thực hiện hợp đồng và do đối tác nước ngoài chi trả Viện (hoặc các đơn vị trong Viện) có trách nhiệm tập hợp các hóa đơn, chứng từ của phần chi phí này cho đối tác nước ngoài khi kết thúc hợp đồng
5 Thanh toán theo hình thức người/tháng (man/month): Là hình thức
đối tác nước ngoài thanh toán cho Viện (hoặc các đơn vị trong Viện) tiền công theo tháng trả theo chức danh của các cán bộ mà Viện (hoặc các đơn
vị trong Viện) cung cấp theo hợp đồng
Điều 5 Nguyên tắc chung
1 Việc quản lý, tổ chức và triển khai hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài tuân theo các trình tự, thủ tục được quy định tại Quy chế quản lý và triển khai các hoạt động có thu hiện hành của Viện Khoa học và công nghệ GTVT
2 Viện thống nhất quản lý và triển khai các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài
3 Mỗi hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài do Viện ký, tùy theo tính chất và quy mô sẽ được Viện giao cho một đơn vị trong Viện (hoặc Ban điều hành dự án) chủ trì tổ chức triển khai thực hiện
4 Đối với các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài về thí nghiệm, kiểm định và các hình thức khác (ở dạng nhỏ lẻ) các đơn vị phải làm tờ trình báo cáo
Viện (Phụ lục 1) xin trực tiếp ký hợp đồng Tùy từng trường hợp cụ thể, Viện sẽ
xem xét giải quyết
Trang 3CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC ĐƠN VỊ
Điều 6 Trách nhiệm, quyền hạn của Lãnh đạo Viện
1 Lãnh đạo Viện chỉ đạo đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án phối hợp các đơn vị có liên quan để thực hiện hợp đồng đảm bảo tiến độ, chất lượng và tuân thủ các quy định của pháp luật Quyết định kịp thời các vấn đề về nhân lực, tiến
độ, chất lượng dịch vụ, tài chính mà các đơn vị có liên quan đề nghị
2 Viện trưởng chịu trách nhiệm về quản lý chung các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài, chịu trách nhiệm về sự chỉ đạo của mình đối với các văn bản, tài liệu hồ sơ trực tiếp ký, các ý kiến chỉ đạo hoặc giải quyết trực tiếp
3 Các Phó Viện trưởng được Viện trưởng phân công trực tiếp ký kết hợp đồng hoặc được phân công chỉ đạo và theo dõi các hợp đồng, trực tiếp ký duyệt các văn bản, hồ sơ, tài liệu của hợp đồng và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng
về sự chỉ đạo của của mình đối với các hồ sơ tài liệu, chứng từ trực tiếp ký Đối với các vấn đề không giải quyết được hoặc vượt quá thẩm quyền, phải báo cáo Viện trưởng xem xét quyết định
Điều 7 Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chủ trì/Ban điều hành
dự án được Viện giao tổ chức triển khai thực hiện hoạt động có thu có yếu
tố nước ngoài do Viện ký
1 Căn cứ đề xuất của Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác quốc tế, Viện sẽ xem xét giao nhiệm vụ cho đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án thực hiện các hoạt động có thu có yếu tố nước ngoài từ giai đoạn chuẩn bị, triển khai hợp đồng (nếu hợp đồng được ký) đến khi quyết toán xong hợp đồng
2 Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án trong giai đoạn chuẩn bị
a Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác Quốc tế trong việc quan hệ với đối tác nước ngoài
b.Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu (nếu cần)
c Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác Quốc tế, Phòng Tài chính Kế toán trong việc đàm phán hợp đồng
3 Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án trong giai đoạn thực hiện hợp đồng:
a Đề xuất cử cán bộ tham gia thực hiện hợp đồng trên cơ sở xem xét năng lực, kinh nghiệm của cán bộ so với yêu cầu của vị trí dự kiến đảm nhận
b Đề xuất đơn vị/ cá nhân tham gia thực hiện hợp đồng
Trang 4c Trực tiếp thực hiện hợp đồng.
d Lập báo cáo định kỳ (1 tháng/lần) hoặc đột xuất (nếu cần) để trình Viện qua phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác Quốc tế
e Làm các thủ tục tạm ứng và thanh toán với đối tác nước ngoài
f Tổng hợp ý kiến của cán bộ tham gia thực hiện hợp đồng để giải quyết hoặc đề xuất ý kiến với Viện xem xét giải quyết
g Đề xuất để Viện xem xét xử lý vi phạm đối với cán bộ mắc sai phạm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao (nếu có)
4 Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án
trong giai đoạn kết thúc hợp đồng:
a Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán để giải quyết thủ tục hành chính cho cán bộ của các đơn vị khác khi hết nhiệm vụ trong hợp đồng
b Lập hồ sơ thanh lý, quyết toán Hợp đồng, phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán quyết toán tài chính, thu hồi công nợ theo quy định
c Lập và lưu trữ hồ sơ theo quy định
Điều 8 Trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị/cá nhân tham gia
1 Chấp hành quyết định điều động nhân lực tham gia thực hiện hợp đồng của Viện khi đơn vị chủ trì đề xuất
2 Phối hợp chặt chẽ với đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án trong việc thực hiện hợp đồng
3 Tiếp nhận lại cán bộ khi hết nhiệm vụ trong hợp đồng
4 Các cán bộ tham gia thực hiện hợp đồng có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của mình được quy định theo Điều khoản tham chiếu của từng hợp đồng cụ thể
Điều 9 Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng Kế hoạch - Quản lý
nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế
1 Giai đoạn chuẩn bị:
a Là đầu mối công tác tiếp thị, tìm kiếm hợp đồng, được trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc với đối tác nước ngoài dưới sự chỉ đạo của Viện
b Phối hợp cùng các đơn vị liên quan trong Viện lập hồ sơ đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn (nếu cần)
c Đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài dưới sự chỉ đạo của Viện Sau đó, tham mưu và đề xuất để Viện ký hợp đồng với đối tác nước ngoài cũng như giao nhiệm vụ cho đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án và các đơn vị tham gia thực hiện hợp đồng
2 Giai đoạn thực hiện hợp đồng:
Trang 5a Lập sổ theo dõi hợp đồng có yếu tố nước ngoài và các văn bản có liên quan
b Ký trách nhiệm về tính pháp lý của thủ tục liên quan đến hợp đồng
c Kết hợp với Phòng Tổ chức - Hành chính, đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án và đơn vị tham gia tham mưu cho lãnh đạo Viện về việc điều chuyển, huy động cán bộ cho các hợp đồng và giải quyết các yêu cầu chuyên môn khác giữa các đơn vị tham gia
d Được quyền đề nghị đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng
3 Giai đoạn kết thúc hợp đồng: phối hợp với đơn vị chủ trì/Ban điều
hành dự án nhằm kết thúc dự án và phát triển các bước hợp tác tiếp theo với đối tác nước ngoài
4 Tiếp nhận và lưu giữ các Hồ sơ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
Điều 10 Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng Tổ chức - Hành chính
1 Giai đoạn chuẩn bị:
a Cung cấp hồ sơ nhân sự và hồ sơ pháp lý liên quan đến công tác đấu thầu (nếu cần)
b Phối hợp với đơn vị chủ trì trong việc tìm kiếm, đề xuất cử cán bộ trong và ngoài Viện (nếu cần) tham gia thực hiện hợp đồng
c Chuẩn bị văn phòng, các thiết bị, tiện nghi cần thiết cho việc ký kết hợp đồng (nếu cần)
2 Giai đoạn thực hiện hợp đồng:
a Phối hợp của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án theo chức năng của phòng trong quá trình thực hiện hợp đồng:
b Chủ trì phối hợp các đơn vị có liên quan về việc điều chuyển cán bộ tham gia hợp đồng theo đề nghị của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án
c.Trên cơ sở đề nghị của đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án, tiến hành các thủ tục khen thưởng, kỷ luật với cán bộ tham gia hợp đồng (nếu có) để trình Viện xem xét, giải quyết
d Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định
3 Giai đoạn kết thúc hợp đồng: phối hợp với đơn vị chủ trì/Ban điều hành
dự án thực hiện thủ tục với các cán bộ tham gia
Điều 11 Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng Tài chính - Kế toán
1 Giai đoạn chuẩn bị
Trang 6a Cung cấp các hồ sơ, số liệu tài chính cho Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác quốc tế trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu (nếu cần)
b Tham gia vào quá trình xây dựng dự toán và đàm phán hợp đồng
2 Giai đoạn thực hiện hợp đồng: Quản lý tài chính theo các quy định của nhà nước và các quy chế nội bộ của Viện
3 Giai đoạn kết thúc hợp đồng:
a Phối hợp với đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án thu hồi công nợ (nếu cần)
b Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác quốc tế và đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án quyết toán tài chính hợp đồng
Điều 12 Trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị được Viện cho phép
trực tiếp ký hợp đồng có yếu tố nước ngoài
1 Trưởng đơn vị được Viện cho phép trực tiếp ký hợp đồng có yếu tố nước ngoài, chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và trước Viện về hợp đồng đã ký của đơn vị mình
2 Chịu sự kiểm tra, giám sát của Viện về công tác triển khai các hợp đồng đã ký kết
3 Thực hiện nghĩa vụ đóng góp kinh phí quản lý và xây dựng Viện theo Quy chế quản lý và triển khai các hoạt động có thu hiện hành của Viện
4 Lập báo cáo định kỳ hàng tháng (hoặc đột xuất khi cần) về Viện thông qua phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác quốc tế
CHƯƠNG 3 QUYỀN LỢI CỦA CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN Điều 13 Kinh phí giao cho đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án để thực
hiện hợp đồng
1 Các hợp đồng theo hình thức người/tháng (man/month): Phần kinh phí giao cho các đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án và mức lương tối thiểu
do đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án trả cho người lao động được quy
định tại Phụ lục 2.
2 Các hợp đồng theo hình thức trọn gói (Lump sum) : Viện sẽ thu theo tỷ
lệ tại Phụ lục 3.
Điều 14 Đối với cán bộ tham gia thực hiện hợp đồng
Các cán bộ tham gia thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm và hưởng quyền lợi theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện
Trang 7CHƯƠNG 4 KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Điều 15 Khen thưởng
Tổ chức và cá nhân tham gia thực hiện hợp đồng có thành tích được xét khen thưởng và ưu tiên khi tuyển chọn tư vấn ở các dự án tiếp theo Đối với cán
bộ ngoài danh sách cán bộ CNV của Viện được ưu tiên xem xét ký hợp đồng tuyển dụng khi có nhu cầu
Điều 16 Kỷ luật
Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả xảy ra, cá nhân tham gia thực hiện hợp đồng bị xử lý theo một trong các hình thức sau đây:
a) Bị thay thế nếu vi phạm việc thực hiện nhiệm vụ để ảnh hưởng xấu đến chất lượng hợp đồng hay kết quả của hợp đồng
b) Trong trường hợp vi phạm gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản và lợi ích của của Viện và Nhà nước, sẽ phải chịu sự xử lý theo quy định của Viện và pháp luật hiện hành của Nhà nước
CHƯƠNG 5 ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 17 Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện
1 Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký Các quy định trước đây trái với với Quy chế này đều bãi bỏ
2 Phòng Kế hoạch - Quản lý nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế là đơn vị chủ trì triển khai và hướng dẫn chi tiết đến các đơn vị để tổ chức thực hiện Quy chế này
3 Trong quá trình thực hiện, nếu có điều nào chưa phù hợp, các đơn vị có trách nhiệm phản ánh bằng văn bản về Phòng Kế hoạch - Quản lý nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế để tổng hợp báo cáo Viện xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp
ViÖn kHOa häc vµ C«ng NghÖ GTVT
§¥n VÞ………
Céng hßa x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
Sè: /
Trang 8Hà Nội, ngày tháng năm
Tờ Trình
V/v: Xin trực tiếp ký hợp đồng với đối tác nớc ngoài
Kính gửi: - Viện trởng Viện Khoa học Công nghệ GTVT
- Phòng Kế hoạch - Quản lý Nghiên cứu KH và HTQT
- Căn cứ Quy chế và tổ chức triển khai hoạt động có thu có yếu tố nớc ngoài ban hành kèm theo Quyết định số… /KHCN ngày tháng năm của Viện trởng Viện Khoa học và Công nghệ GTVT
- Căn cứ Quyết định thành lập (tên đơn vị) số /QĐ-VKHCN
ngày tháng năm của Viện Khoa học và Công nghệ GTVT.
- Căn cứ …
Đơn vị… (tên đơn vị) kính đề nghị Viện giao nhiệm vụ cho đơn vị
đợc trực tiếp ký hợp đồng với (tên đối tác nớc ngoài):
- Tên hợp đồng:
- Loại hợp đồng: (thí nghiệm, kiểm định hoặc các hình thức khác)
- Giá trị hợp đồng: (bằng số và bằng chữ)
Rất mong lãnh đạo Viện quan tâm giải quyết.
Xin trân trọng cảm ơn.
Nơi nhận:
- Nh trên
- Lu:
Đơn vị… (Tên đơn vị)
(Trởng đơn vị ký và đóng dấu)
Trang 9Phụ lục 2 Kinh phí giao cho đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án để thực hiện hợp
đồng theo hình thức ngời/tháng (man/month)
và mức lơng tối thiểu tơng ứng trả cho cán bộ
TT Mức lơng theo chức danh (triệu đồng/tháng) khoán (%) Mức Mức lơng tối thiểu trả cho cán bộ (%) (*)
Ghi chú:
(*): + Tính bằng % của mức khoán trớc thuế
+ Bao gồm cả thuế thu nhập cá nhân
Phụ lục 3 Kinh phí giao cho đơn vị chủ trì/Ban điều hành dự án để thực hiện hợp
đồng theo hình thức trọn gói (lumpsum)
Trang 101 Đối với phần chi hộ, trả hộ: Đơn vị phải xác định giá trị phí dịch vụ mà bên
A chi trả theo hợp đồng Phí này sẽ phải nộp thuế theo quy định Đối với phần phí dịch vụ này, Viện sẽ thu 50% giá trị trớc thuế
2 Đối với phần kinh phí còn lại của các dịch vụ khác: Viện sẽ thu 12% giá trị
hợp đồng trớc thuế