I. Yêu cầu vị trí Giám đốc Nhân sự Hành chính: Có thái độ, tư cách đạo đức tốt, kiến thức tốt, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao đúng ngành nghề. Có các kỹ năng: Quản lý; Lãnh đạo; Thuyết trình; Giao tiếp, Kết nối nhân sự, Kết nối khách hàng; Quan sát; Xử lý tình huống; Làm việc nhóm; Độc lập và Phối hợp các phòng ban để đạt mục tiêu Cty. Trực tiếp tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của Phòng HCNS. Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về mọi hoạt động, chiến lược phát triển, chiến lược HCNS. II. Nhiệm vụ: 1. Cá nhân Học tập nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức để đáp ứng yêu cầu công việc của công ty. Trung thực với khách hàng, công việc, cấp trên, nhân viên và đồng nghiệp,... Nghiêm túc, minh bạch và thân thiện, vui vẻ với khách hàng, nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, cấp trên. 2. Với công việc: 2.1 Nhiệm vụ chính: a. Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty để hoạch định chiến lược nhân sự và xây dựng định biên nhân sự cho phù hợp. Phân tích, đánh giá tình hình nguồn nhân lực và đề xuất giải pháp sử dụng nguồn lực hiệu quả. Kết hợp với các Trưởng bộ phận tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ mô tả công việc của các vị trí công việcphòng ban, xây dựng lại tiêu chí, quy trình đánh giá KPI. Thiết lập KPIs cho từng Bộ phậnphòng ban và nhân viên, theo dõi, đánh giá định kì hàng tháng. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi, xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự, xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CBNV Lập và quản lý ngân sách nhân sự.
Trang 1MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ký hiệu: 23.MTCV.S&C
Ngày hiệu lực: …./05/2021
Lần ban hành: 03
GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ - HÀNH
CHÍNH Đơn vị: P.Hành chính nhân sự
Cấp trên trực tiếp:
Tổng Giám Đốc Soạn thảo: Tuyển dụng
Họ tên:
Ngày:
Xem xét: GĐ Nhân sự - HC
Họ tên:
Ngày:
Phê duyệt : Tổng Giám Đốc
Họ tên:
Ngày:
- Có thái độ, tư cách đạo đức tốt, kiến thức tốt, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao đúng ngành nghề
- Có các kỹ năng: Quản lý; Lãnh đạo; Thuyết trình; Giao tiếp, Kết nối nhân sự, Kết nối khách hàng; Quan sát; Xử lý tình huống; Làm việc nhóm; Độc lập và Phối hợp các phòng ban để đạt mục tiêu Cty
- Trực tiếp tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của Phòng HCNS
- Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về mọi hoạt động, chiến lược phát triển, chiến lược HCNS
II Nhiệm vụ:
1 Cá nhân
- Học tập nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức để đáp ứng yêu cầu công việc của công ty
- Trung thực với khách hàng, công việc, cấp trên, nhân viên và đồng nghiệp,
- Nghiêm túc, minh bạch và thân thiện, vui vẻ với khách hàng, nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, cấp trên
2 Với công việc:
II.1 Nhiệm vụ chính:
a Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty
- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty để hoạch định chiến lược nhân sự và xây dựng định biên nhân sự cho phù hợp
- Phân tích, đánh giá tình hình nguồn nhân lực và đề xuất giải pháp sử dụng nguồn lực hiệu quả
- Kết hợp với các Trưởng bộ phận tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ/ mô tả công việc của các
vị trí công việc/phòng ban, xây dựng lại tiêu chí, quy trình đánh giá KPI
- Thiết lập KPIs cho từng Bộ phận/phòng ban và nhân viên, theo dõi, đánh giá định kì hàng tháng
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi, xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự, xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CBNV
- Lập và quản lý ngân sách nhân sự
b Quản trị hành chính & nhân sự:
Trang 2- Thiết lập quy trình làm việc, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và giám sát toàn bộ công tác Hành chính nhân sự
Quản trị nhân sự
- Xây dựng các chính sách, quy định và quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự: Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, mô tả công việc, chính sách (hệ thống ngạch- bậc lương, quy định tiền lương, khen thưởng, phúc lợi,…), quy định đánh giá nhân viên, sổ tay nhân viên, chế độ học việc, thử việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng, phép năm…chế độ nhân sự (quyết định nhân sự, HĐLĐ, chấm công tính lương, nghỉ phép, công tác ngoài, đăng ký mã số thuế TNCN và giảm trừ gia cảnh, tài khoản ATM, tham gia và thực hiện các chế độ BHXH-BHYT-BHTN, báo cáo tăng giảm lao động, chấm dứt HĐLĐ và bàn giao, thực hiện các chế độ theo quy định của công ty, Thông tin CBNV…);
- Xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, xử lý sai phạm/ kỷ luật đối với CBCNV, giải quyết tranh chấp lao động
- Tư vấn, tham mưu cho công ty xây dựng văn hóa ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, phát triển văn hóa doanh nghiệp
- Xây dựng, triển khai chính sách, chế độ phúc lợi của Công ty
- Thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh, cấp phép hoạt động phòng khám, thủ tục liên quan người lao động nước ngoài làm việc tại công ty,…
- Tổ chức thực hiện tính toán tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp; thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT và phúc lợi cho CBNV trong Công ty
- Tổ chức chăm lo đời sống CBNV như khám sức khỏe định kỳ, du lịch
- Kết hợp Phòng kế toán giải đáp thắc mắc, khiếu nại về tiền lương, tiền thưởng, thu nhập, chế độ, quyền lợi của CBNV Công ty
Quản trị hành chính
- Tổ chức và điều hành các hoạt động hành chính có liên quan: quản lý xe, tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu, Giấy ĐKKD, mộc dấu và giấy tờ pháp lý khác của công ty
- Hỗ trợ cung cấp tài liệu, giấy tờ pháp lý cho các Phòng/Ban trong công ty khi cần thiết
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công , theo dõi việc sử dụng điện, nước, điện thoại, internet,… bảo đảm an ninh trật tự, an toàn PCCC, an toàn lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường
- Thực hiện mua, quản lý, cung cấp văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động các đơn vị
- Tổ chức các sự kiện của Công ty (hội nghị, hội thảo, các buổi lễ tết, kỷ niệm của Công ty)
- Tổ chức triển khai các hội họp, giao tế, tiếp khách, tạo mối quan hệ với chính quyền, cơ quan nhà nước, các cơ quan ban ngành
Trang 3 Tuyển dụng và đào tạo
- Tổng hợp, phân tích các yêu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, triển khai tuyển dụng
- Tham mưu việc đánh giá nhân sự mới sau thử việc, đề xuất, trình duyệt việc ký kết hợp đồng lao động chính thức
- Tổ chức thực hiện các thủ tục, hồ sơ ký hợp đồng lao động hoặc chấm dứt thời gian thử việc
- Thực hiện hội nhập nhân viên mới, theo dõi và đánh giá thử việc
- Xây dựng và hoàn thiện các quy trình, quy định liên quan đến tuyển dụng
- Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện Sơ đồ tổ chức Công ty và từng bộ phận
- Phân tích, tìm kiếm, lựa chọn và tổ chức các chương trình đào tạo đáp ứng yêu cầu Công ty
3 Làm việc với khách hàng & Đối tác:
- Làm việc với khách hàng của Công ty theo yêu cầu công việc và yêu cầu của lãnh đạo công ty
- Làm việc với bác sĩ việc hợp tác làm việc với ABC Skincare & Clinic và các Công ty khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc
4 Công tác quản lý và điều hành:
- Quản lý nhân viên làm việc hiệu quả, tuân thủ nội quy, quy định của công ty
- Giải quyết, xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự của Công ty
- Lưu trữ tất cả các tài liệu của Công ty, bảo quản các tài sản của Công ty không để thất thoát hư hỏng
- Lập kế hoạch chi tiết thực hiện các công việc theo tuần, tháng, quý và năm
- Thực hiện các báo cáo về công việc định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Công ty
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của công ty
III Cam kết:
- Lưu trữ và bảo quản mọi tài liệu, ấn phẩm, kế hoạch của công ty: Bao gồm nhưng không giới hạn những tài liệu được nhận khi bắt đầu làm việc, tài liệu được tạo ra trong quá trình làm việc, tài liệu của nhân viên thuộc phạm vi quản lý và tài liệu chung do công ty ban hành
- Tuân thủ và chịu trách nhiệm mọi quy định của công ty và pháp luật
- Hoàn thành vai trò, trách nhiệm của mình khi kết thúc công việc:
o Báo trước cho Phòng HCNS đúng thời gian quy định của luật lao động
o Phải bảo đảm hoàn thành công việc cho đến khi công ty bố trí người tiếp nhận bào giao
o Chủ động bàn giao đầy đủ mọi tài liệu (Bao gồm nhưng không giới hạn: những tài liệu được nhận khi bắt đầu làm việc, tài liệu được tạo ra trong quá trình làm việc, tài liệu của nhân viên thuộc phạm vi quản lý và tài liệu chung do công ty ban hành)
o Tuân thủ bảo mật thông tin theo nội dung đã cam kết
IV Quyền hạn:
- Ký duyệt các văn bản, kế hoạch kinh doanh; những quy định, quyết định về điều hành, quản lý và xử
lý trong hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi chuyên môn
Trang 4- Yêu cầu các Trưởng Bộ phận hay Phụ trách các Đơn vị kinh doanh, các Trưởng Phòng, Ban liên quan thực hiện mục tiêu, chính sách kinh doanh của Công ty và nhiệm vụ kế hoạch đã được Tổng Giám đốc phê duyệt Đồng thời, yêu cầu họ báo cáo hoạt động định kỳ và đột xuất khi cần thiết
- Ký duyệt các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm
- Tham dự các hội nghị, tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các quy chế, quy định của Công ty có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Phòng;
- Tham gia vào quá trình đánh giá chất lượng nội bộ và quá trình xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng do Công ty áp dụng
- Bên trong: Ban Tổng Giám đốc, các thành viên thuộc Phòng và các Phòng ban thuộc công ty
- Bên ngoài: Các cơ quan nhà nước, khách hàng đối tác của công ty nhằm phục vụ công việc
VI Xử lý vi phạm:
Trong quá trình làm việc hoặc sau khi kết thúc công việc, nếu để xảy ra những vi phạm làm ảnh hưởng đến khách hàng, thiệt hại về vật chất hay uy tín của công ty Sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định và theo pháp luật
Trang 5XÁC NHẬN CỦA NHÂN SỰ TIẾP NHẬN
Tôi tên: Sinh năm:
Nguyên quán:
CMND số: Cấp ngày: Tại: CA
Địa chỉ liên lạc:
Email cá nhân: Số điện thoại:
Đã đọc và hiểu các nội dung của bảng mô tả công việc này Tôi cam kết tuân thủ và hoàn thành tốt các công việc mà Công ty đã giao
(Ký, ghi rõ họ tên)
Định nghĩa:
- Tài liệu bao gồm:
o Các văn bản, tài liệu do công ty ban hành.
o Kế hoạch, tài liệu, ấn phẩm (Bản cứng và bản mềm) được tạo ra trong suốt thời gian làm việc
tại công ty.
o Kế hoạch, tài liệu, ấn phẩm (Bản cứng và bản mềm) tiếp nhận khi bắt đầu công việc tại công ty.
o Danh sách, thông tin khách hàng, đối tác của công ty.
o Danh sách, thông tin nhân sự của công ty.
o Các tài liệu liên quan đến công ty.
- Từ viết tắt:
o TGĐ: Tổng Giám Đốc.
o P.HCNS: Phòng hành chánh nhân sự.
o TP.HCNS: Trưởng phòng HCNS.
o PP.HCNS: Phó phòng HCNS.