MỞ ĐẦU Từ lâu, phương châm “Học đi đôi với hành” luôn được khuyến khích thúc đẩy và áp dụng rộng rãi tại hệ thống các trường học Việt Nam. Do đó, nhà trường đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi để sinh viên vừa có thể học những kiến thức lý thuyết trên lớp, vừa có thể áp dụng những kiến thức đó vào thực tế. Sau hai tháng thực tập và làm việc tại Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, em đã học được rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, đây là nền tảng, hành trang quý giá giúp em tự tin và vững bước trên con đường chinh phụ sự thành công trong tương lai. Việc chọn về Phòng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS giúp học hỏi về cách thức làm việc truyền thông và tổ chức sự kiện hiện quả, tạo cơ hội được tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn về công tác tổ chức truyền thông sự kiện, tăng cường những kỹ năng mềm của bản thân. Đặc biệt, đối với chuyên ngành như văn hóa, những điều này lại càng quan trọng. Nếu yêu thích công việc truyền thông, sinh viên phải học hỏi nhiều hơn, tôi luyện qua thực tế nhiều mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Kỳ thực tập lần này là cơ hội để em được học hỏi nhiều kinh nghiệm từ những cơ quan mà mình thực tập, để từ đó, nâng cao chất lượng kĩ năng của chính bản thân. NỘI DUNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành lập từ năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm. Công tu VNBROS đã từng thực hiện rất nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video, gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,… Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS còn mang đến cho các doanh nghiệp những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô lớn, vừa và nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp buổi ký kết, …. Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện.
Trang 1BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Văn hóa công sở tại Công ty TNHH Truyền thông và tổ chức sự kiện
VNBROS
Trang 2MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 3
MỞ ĐẦU 4
NỘI DUNG 5
1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 5
2 Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty 6
3 Bộ máy làm việc của công ty 8
4 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty 9
5 Đánh giá chung về văn hóa công sở của công ty 12
KẾT LUẬN 16
Trang 3MỞ ĐẦU
Từ lâu, phương châm “Học đi đôi với hành” luôn được khuyến khích thúc đẩy
và áp dụng rộng rãi tại hệ thống các trường học Việt Nam Do đó, nhà trường đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi để sinh viên vừa có thể học những kiến thức lý thuyết trên lớp, vừa có thể áp dụng những kiến thức đó vào thực tế Sau hai tháng thực tập
và làm việc tại Công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS, em đã học được rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, đây là nền tảng, hành trang quý giá giúp em
tự tin và vững bước trên con đường chinh phụ sự thành công trong tương lai
Việc chọn về Phòng Marketing của công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS giúp học hỏi về cách thức làm việc truyền thông và tổ chức sự kiện hiện quả, tạo cơ hội được tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn về công tác tổ chức truyền thông sự kiện, tăng cường những kỹ năng mềm của bản thân Đặc biệt, đối với chuyên ngành như văn hóa, những điều này lại càng quan trọng Nếu yêu thích công việc truyền thông, sinh viên phải học hỏi nhiều hơn, tôi luyện qua thực tế nhiều mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
Kỳ thực tập lần này là cơ hội để em được học hỏi nhiều kinh nghiệm từ những
cơ quan mà mình thực tập, để từ đó, nâng cao chất lượng kĩ năng của chính bản thân
Trang 4NỘI DUNG
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS
1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Tryền thông và tổ chức sự kiện VNBROS được thành lập từ năm 2018 với hơn 3 năm kinh nghiệm Công tu VNBROS đã từng thực hiện rất nhiều sản phẩm chuyên nghiệp và dự án lớn tại Việt Nam bao gồm như TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video, gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,…
Bên cạnh các hoạt động đó, VNBROS còn mang đến cho các doanh nghiệp những giải pháp về tư vấn và thực hiện các sự kiện với các quy mô lớn, vừa và nhỏ như Họp báo ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp buổi ký kết, … Tư vấn và thiết kế các nội dung và hạng mục sự kiện
Trang 52 Những đối tác tiêu biểu và định hướng phát triển của công ty.
- Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chỉ tiêu: Doanh số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ, thành phần khách hàng;
ĐỐI TÁC CỦA VNBROS
Trang 6- Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của công ty về đối tác cung cấp dịch vụ, sự
am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm và tin cậy từ khách hàng, để làm
cơ sở xây dựng và đa dạng hóa các dịch vụ Sự kiện – Truyền thông như Hội nghị Triển lãm, Hoạt động xúc tiến và trao đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch, hoạt động quảng bá thương hiệu và sản phẩm Doanh nghiệp bằng các hình thức quảng bá trực quan, các giải đấu thể thao trong nước nhằm gắn kết Doanh nghiệp và Khách hàng, xây dựng hình ảnh và thương hiệu Doanh nghiệp, thông qua
- VNBROS là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày một khẳng định vị thế trên thị trường, mở rộng thương hiệu doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động ngày một mạnh mẽ và bền vững
- Chuyên môn hóa đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, năng lực ngoại ngữ, khả năng thích nghi và thấu hiểu khách hàng làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp Bên cạnh đó là tinh thần ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi những kiến thức, kinh nghiệm mới để nhanh chóng hội nhập với sự thay đổi không ngừng của xã hội, trở thành người tiên phong trong việc cung ứng giải pháp của Doanh nghiệp đến thị trường;
- “KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” là lợi thế cạnh tranh
mà công ty tự tạo ra trong quá trình cạnh tranh và hội nhập kinh tế hiện nay
- Bên cạnh đó VNBROS còn đặt mục tiêu là một trong những doanh nghiệp đang phát triển, cung cấp các giải pháp tiếp thị, truyền thông, xúc tiến và trao đổi thương mại của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động trên các địa bàn khắp cả nước đặc biệt là Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng
- Với tiêu chí kinh doanh lấy sự thành công và thịnh vượng của đối tác làm cốt lõi,
sự thành công của khách hàng chính là sự thành công của VNBROS Không chỉ với
bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn mà khả năng thấu hiểu khách hàng cũng như luôn luôn lắng nghe và đáp ứng từng nhu cầu nhỏ nhất chính là triết
Trang 7lý cốt lõi để VNBROS kiến tại nên giá trị cho cộng đồng và sự khác biệt cho riêng mình
3 Bộ máy làm việc của công ty
Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của doanh nghiệp, phù hợp với xu thế vận động của sự việc, hiện tượng Điều này
sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn.
Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Công ty luôn xác định cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng
Tổng giám đốc
Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh HCM
Phòng hành chính
nhân sự Phòng kế toán Phòng Marketing
Phòng thiết kế, Media
Phòng Event & PR Phòng tổ chức sự
kiện
Trang 8mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức
sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung
4 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty
Mặc dù được thành lập chính thức từ năm 2018 tuy nhiên công ty VNBROS
đã bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện ngay dựa trên bề dày kinh nghiệm làm việc của đội nhóm nhân lực Xét về quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì công ty hiện đang dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng, chuẩn bị các dịch vụ kèm cho chủ thể sự kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân, MC,
Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiện
có thể mô tả theo sơ đồ như sau:
Tìm kiếm
khách hàng
Gửi báo giá và
kí hợp đồng
Thiết kế tổng thể kịch bản
Công tác chuẩn bị
Quyết toán chi phí thực tế
a) Tìm kiếm khách hàng
Là một công ty mới gia nhập thị trường tuy nhiên VNBROS đã được biết đến như là một công ty về truyền thông và quảng cáo cũng như tổ chức sự kiện, vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được giao cho phòng Marketing bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán với khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục khách hàng sự dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân công ty mình Việc tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách và sử dụng nhiều nguồn thông tin Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có
Trang 9thể được ngay khi mà học đang có nhu cầu thực sự và lưu ý khi mà họ chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như việc gửi một cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và học sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau
đó, thông báo với công ty về sự có mặt của công ty và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muống tổ chức một sự kiện
b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng
Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ
mà phòng marketing gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách hàng, các nhân viên sẽ tiến hành giao dịch qua email hoặc trực tiếp gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thực nhất giữa
cả hai bên, với bên công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá sẽ giúp họ cân đối lại ngân sách sự kiện và tính toán xem có sử dụng dịch vụ của công
ty không, bảng báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còn giúp đôi bên hình dung các mảng của sự kiện Khi mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo giá tới khách hàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng các thiết bị dịch vụ thiết bị phát Dựa vào yêu cầu của báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu
sự hơp tác đôi bên, theo yêu cầu của khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà học gửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy không phù hợp Hợp đồng kí kết là giao kèo giữa công ty TNHH truyền thông và
sự kiện VNBROS và bên đối tác, những vấn đề mà cả hai bên thỏa thuận từ công việc đôi bên và trường hợp thanh toán,
Trang 10Việc thiết kế kịch bản và làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau Thiết
kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chương trình Các tổ chức viên phải làm việc cật lực để lên kế hoạch chương trình sao cho vừa độc đáo nhưng cũng phải phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện Công tác chuẩn bị là lên kịch bản các vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác về trách nhiệm của mình, đặt toàn bộ khả năng của mình vào công việc Tuy nhiên, không phải phân công như vật là để tách biệt các thành viên trong nhóm ra hoạt động một cách riêng rẽ Các nhân viên dưới cấp hoàn thành các công việc đã được chia và sau đó giao lại cho các trưởng phòng, các trưởng phòng báo cáo lại cho giám đốc Marketing và Giám đốc marketing báo lên cho Phó giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh tại TP.HCM Vì thế cho nên luồng thông tin là luồn thông tin hai chiều, các trưởng phòng và các nhân viên dưới quyền có thể nói ra suy nghĩ, khó khăn mà mình mắc phải hay góp ý các ý tưởng hoặc các phương pháp hoạt động tốt hơn, do đó có sự phân công rõ ràng ban đầu, các tổ chức viên dễ dàng thực hiện các công việc đã được phân công từ trước đó, công việc chia nhỏ nên sự khó khăn sẽ giảm hơn, và các tổ chức viên sẽ hoat động sáng tại hơn các bộ phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp các dịch vụ sử dụng cho
sự kiện, thuê các dịch vụ mà công ty không có sẵn, tổng duyệt các kịch bản trước khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn đề chưa cho phù hợp, làm các thủ tục hành chính với chính quyền cơ sở và tại địa điểm tổ chức sự kiện
d) Quyết toán chi phí thực tế
Việc kí kết hợp đồng là đánh dấu sự giao dịch của một sự kiện được tổ chức, thì việc quyết toán chi phí tổ chức sự kiện đánh dấu sự kết thúc của một sự kiện Thông thường bên công ty TNHH truyền thông và sự kiện VNBROS thanh toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện trước mà chưa có sự đặt cọc, số tiền được trả sau khi sự kiện kết thúc, bên công ty lập một bảng quyết toán chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền sẽ được chuyển khoản qua ngân hàng, và mọi thắc mắc liên
hệ với phòng kế toán và giải thích rõ ràng từng khoản mục một
Trang 115 Đánh giá chung về văn hóa công sở của công ty
Văn hóa công sở là tiền đề đánh giá một con người làm việc trong môi trường công sở Văn hóa công sở thực chất được phân loại thành các hành vi sau:
5.1 Văn hóa ứng xử chung trong công sở
Đây là cách mọi người trong công sở ứng xử với nhau, từ cách giao tiếp đến giúp đỡ nhau trong công việc Ứng xử có thể coi là một trong những khía cạnh quan trọng của môi trường công sở Cách ứng xử giúp mọi người gần nhau hơn, công việc được hoàn thành tốt hơn mà không có sự đố kị, ganh ghét Các đồng nghiệp cần cư xử với nhau một cách tự nhiên và thông thường nhất Mọi người không nên vì đố kị trong công việc mà soi mói, ganh ghét, khiến công việc khó được hoàn thành một cách hiểu quả Ngoài ra, mọi người trong công ty nên cư xử phải lẽ, phù hợp thuần phong mĩ tục để trở thành một công nhân viên chức đẹp và tạo ấn tượng tốt trong mắt mọi người
5.2 Văn hóa ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới
Với cương vị cấp trên - người đứng đầu trong cơ quan, đơn vị - trước hết phải
là người làm gương, truyền đạt nhận thức về văn hóa công sở, những giá trị trong hoạt động về công sở bằng chính sự gương mẫu của bản thân, nói được và làm được Điều đó thể hiện quan hệ ứng xử có văn hóa, cụ thể như:
- Các chỉ thị và quyết định của cấp trên xuống cấp dưới phải thật chính xác và khách quan Bởi họ là người có khả năng thu hút được nhân viên và tập hợp đủ nguồn nhân lực mình cần Cấp trên biết nhìn nhận và đánh giá nhân viên trong công việc để phát triển tiềm năng cũng như sở trường, đến khi tiềm năng của họ được phát huy và sáng tạo thì giá trị cá nhân đích thực sẽ phát huy tối đa, góp phần tạo nên một trường công sở tốt
- Luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến trình bày của cấp dưới, không độc tài, trù dập những ý kiến mang tính trái chiều Khi đánh giá một nhân viên cấp dưới, cấp trên cần công bằng và văn minh, không thiên vị, lấy tình cảm cá nhân xen vào và đặc
Trang 12- Cấp trên biết cách sử dụng nguồn nhân lực mình đang có và ủy quyền cho nhân viên một cách hợp lý, phải biết tính toán, phân công và điều phối công việc giữa nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất Cấp trên luôn là người nắm năm phong trong cách giao tiếp và ứng xử Tiếng nói hay quyết định của cấp trên đối với mỗi nhân viên có sức mạnh và quyền hạn to lớn Vì vậy, cấp trên cần tránh sai sót trong lời ăn tiếng nói và các chỉ thị được đưa ra Cấp trên thực hiện quyết định và chỉ thị
đó theo trách nhiệm và nhiệm vụ mà mình phải làm
5.3 Văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên
- Khi đã nhận nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải luôn tuân thủ và chấp hành làm theo một cách nghiêm túc và có trách nhiệm, tích cực trong mọi hoạt động thẳn thắn và không “nịnh bợ” Cấp dưới có quyền được đưa ra ý kiến của mình, trình bày với cấp trên và có quyền được làm việc tốt Cấp dưới cần có tinh thần phấn đấu
và phát triển bản thân, tự do phát triển với ý chí vươn lên trong công việc Sự cầu tiến và tha thiết trong công việc được xem như là quyền lợi và nghĩa vụ cao cả mà cấp dưới cần thể hiện với cấp trên
- Nhân viên có quyền được lựa chọn công việc mình làm ở những vị trí phù hợp với năng lực của bản thân Đây là giá trị văn hóa công sở đẹp của mỗi cá nhân Tuy nhiên, tùy hoàn cảnh có những hình thái tổ chức khác nhau và đôi khi cần phải một mực nghe theo sự sắp đặt của tổ chức trong công sở hoặc sắp đặt của cấp trên để phù hợp với hình thái công sở trong cơ quan, công ty
5.4 Văn hóa ứng xử giữa nhân viên với nhân viên
Giữa các nhân viên, ngang cấp bậc cần có tinh thần giúp đỡ và đưa nhau đi lên, không nên có thái độ bắt nạt hay ganh ghét trong công việc Đối với văn hóa công sở ở nước ta, nhân viên có quan hệ với các sếp lớn hơn dường như đã có từ lâu Đó là những quan hệ xấu Những người này ỷ lại và luôn bắt nạt người có thực lực Vậy nên, hiện trạng này cần phải chấm dứt Trong một xã hội hiện đại như ngày nay, những giá trị văn hóa công sở đích thực chúng ta luôn chân trọng và lưu