BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN ERP ĐỀ TÀi QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VỚI ERP

Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức.. Với phần mềm ERP hiệu quả có sẵn, chủ sở

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN

ERP

ĐỀ TÀI:

QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VỚI ERP Sinh viên thực hiện : ĐẶNG TRẦN QUANG

NGUYỄN TUẤN NGHĨA TRẦN THỊ NGA

Giảng viên hướng dẫn : ĐÀO NAM ANH

Hà Nội, Tháng 02 năm 2022

PHIẾU CHẤM ĐIỂM

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Tuấn Nghĩa

Đặng Trần Quang

Trần Thị Nga

Giảng viên chấm:

Giảng viên chấm 1:

Giảng viên chấm 2:

MỤC LỤC

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ ERP 4

1.1 Khái niệm về ERP 5

1.2 Các phân hệ trong ERP 6

1.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý ERP 6

1.4 Ưu nhược điểm của phần mềm ERP 7

1.4.1 Ưu điểm 7

1.4.2 Nhược điểm 8

1.5 Thực trạng sử dụng ERP trong doanh nghiệp hiện nay 9

Chương 2 XÂY DỰNG PHẦN MỀM CRM 12

2.1 Giới thiệu 12

2.2 Khảo sát thực trạng 12

2.3 Ngôn ngữ sử dụng 13

2.4 Kết quả 13

2.4.1 Source code 13

2.4.2 Lưu trữ Data 14

2.4.3 Kết quả phần mềm 14

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 1 ERP 5

Hình 1 2 Hệ thống ERP 6

Hình 2 1 Source code 13

Hình 2 2 Lưu trữ Data 14

Hình 2 3 Đăng nhập 14

Hình 2 4 Tổng quan phần mềm 15

Hình 2 5 Thống kê giảng viên 16

Hình 2 6 Thống kê môn học 17

5

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ ERP 1.1 Khái niệm về ERP

Hình 1.1 ERP

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức

Mặc dù ngày nay mọi công ty và tổ chức hoạt động khác nhau, họ đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin

Đó là tình huống mà hệ thống ERP có vai trò quan trọng Hệ thống ERP tích hợp tất

cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện có thể được truy cập bởi các cá nhân trong toàn bộ tổ chức

Với phần mềm ERP hiệu quả có sẵn, chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp có thể tự động hóa và đơn giản hóa các công việc hậu bị tẻ nhạt, giúp người lao động trở nên hiệu quả hơn và thành công trong vai trò của họ và có cái nhìn trong thời gian thực

về công việc bên trong của hoạt động

6

1.2 Các phân hệ trong ERP

Hình 1.2 Hệ thống ERP

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)

• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

• Quản lý mua hàng (Purchase Control)

• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

• Quản lý dự án (Project Management)

• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

• Quản lý dịch vụ (Service Management)

• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

• Báo cáo thuế (Tax Reports)

• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

1.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý ERP

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự

• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất

tự động thay thế sức người

• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định

7

nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định

kỳ tuần, tháng, năm

• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ

1.4 Ưu nhược điểm của phần mềm ERP

1.4.1 Ưu điểm

• Tạo lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Phần mềm ERP là công cụ tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của mỗi doanh nghiệp Các phân hệ chức năng của ERP như: quản trị sản xuất; quản lý chuỗi cung ứng; quản trị nguồn nhân lực (HR); quản lý khách hàng (CRM); …cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu nhanh chóng và chính xác; hiệu quả thực hiện công việc tăng đáng kể, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian

Các yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời nhờ quy trình tập trung, tự động và đảm bảo sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan

• Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ loại bỏ các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại làm tốn thời gian và nhân sự thực hiện

Ví dụ: ERP giảm bớt giấy tờ hồ sơ; nếu trước đây để tìm một bản báo cáo hay hồ sơ nhân viên bạn phải tìm kiếm trong đống tài liệu Thì nay trên hệ thống ERP họ chỉ cần “click chuột” là có ngay kết quả

Các thông tin, dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống Tất cả các cá nhân,

bộ phận, phòng/ban cùng làm việc trên một dữ liệu thống nhất và chính xác Nhờ đó tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ công việc do mỗi người hiểu một kiểu

• Tăng cường sự hợp tác giữa các nhân viên, phòng ban

Với cách quản lý thủ công truyền thống, các thông tin truyền miệng hoặc ghi vội ở đâu đó khiến cho người thực hiện cảm thấy mơ hồ khi bắt tay vào thực hiện Ngược lại, với sự phân công rõ ràng, chi tiết trên hệ thống ERP Mỗi phòng ban, cá nhân dễ dàng biết được mình cần làm gì; phối hợp với ai, nguồn lực hiện có như thế nào; kế hoạch phát triển sắp tới, …

• Tiết kiệm chi phí

Dựa vào phần mềm, người dùng có thể xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp Các

kế hoạch sản xuất; kinh doanh bán hàng; kế hoạch tiếp thị truyền thông, nhân sự;

…đảm bảo tính chính xác từ số liệu thực tế theo thời gian thực; cho phép đầu tư vào những hạng mục cần thiết và hợp lý Ngoài ra, các chi phí phát sinh do cách làm thủ công trước đây cũng được cắt giảm hiệu quả; giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa

• Dữ liệu đáng tin cậy

8

Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu Đảm bảo người dùng sử dụng dữ liệu chính xác, an toàn mà không xảy

ra lỗi Đây là cơ sở quan trọng để thiết lập hệ thống báo cáo giúp người quản lý đưa

ra quyết định đúng đắn

Dữ liệu trên hệ thống được phân quyền; chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập và sử dụng dữ liệu; tránh tình trạng thông tin bị tiết lộ khi chưa chính thức hoặc lộ bí mật kinh doanh, thông tin nhạy cảm, …

• Hệ thống linh hoạt, tùy chỉnh dễ dàng

Một trong những ưu điểm của phần mềm ERP hiện nay chính là sự linh hoạt; có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp hay tích hợp dễ dàng các phần mềm đã có giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống hiện đại, tự động

Triển khai ERP có thể tùy chỉnh theo ý không chỉ đem lại hiệu quả quản lý cao, tiết kiệm tối đa mà còn hỗ trợ bạn phát triển bền vững trong những giai đoạn tiếp theo; khi mà doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoạt động hoặc tăng thêm nhân sự, …

1.4.2 Nhược điểm

• Chi phí triển khai ERP

Có thể thấy, phần mềm ERP hiện nay có nhiều mức giá khác nhau đáp ứng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp Những công ty, tập đoàn lớn chấp nhận chi trả một khoản lớn cho hệ thống ERP thiết lập theo quy trình riêng; mỗi phân hệ chức năng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của họ Thông thường, loại ERP này có giá khá cao nhưng lợi ích mang lại rất tương xứng Doanh nghiệp có một hệ thống quản

lý theo ý, dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh khi có bước tiến mới; hơn nữa thông tin, dữ liệu được bảo mật tối đa

Ngược lại, những công ty quy mô nhỏ, nhu cầu đơn giản và có quy trình gần như là tương đồng với những công ty khác thì có thể sử dụng phần mềm ERP đóng gói Doanh nghiệp đăng ký gói dịch vụ phù hợp và trả tiền sử dụng theo tháng hoặc năm Mặc dù định kỳ số tiền bạn phải chi khá thấp nhưng tính năng là cơ bản; kém linh hoạt và gần như không thể tùy chỉnh, mở rộng khi bạn mở rộng quy mô hoạt động của mình

• Hiệu quả khi triển khai ERP phụ thuộc vào nhà cung cấp

Có nhiều yếu tố tác động đến quá trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp Trong đó kinh nghiệm, đội ngũ và sự uy tín của nhà cung cấp phần mềm chiếm phần lớn

Mỗi ngành, lĩnh vực có quy trình hoạt động và những điểm riêng trong quản lý; nếu không thấu hiểu những điều này thì khó có thể tạo nên một hệ thống ERP tương thích Đồng nghĩa với việc triển khai thất bại

Mặt khác, đội ngũ triển khai có kinh nghiệm lâu năm sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan, tài liệu giải pháp chuyên sâu và xây dựng quy trình triển khai

9

phù hợp; đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và hạn chế thấp nhất phát sinh thêm chi phí

• Hệ thống thiếu linh hoạt

Những phần mềm ERP đóng gói thường hạn chế về mặt tùy chỉnh linh động theo nhu cầu Việc bổ sung thêm tính năng hoặc liên kết với các phần mềm khác gần như

là không thể Khi đó, doanh nghiệp chỉ còn cách xây dựng lại từ đầu một phần mềm khác thay thế Như vậy, sẽ mất thời gian và tiền bạc để tìm kiếm và triển khai một phần mềm mới

• Khả năng áp dụng, ứng dụng thực tế

Hệ thống có thể khó sử dụng hoặc nhân viên có thể mất một thời gian để làm quen Điều này khiến cho hệ thống ERP không phát huy hết mức và ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn công ty Doanh nghiệp cần thực hiện công tác truyền thông nội bộ; đào tạo sử dụng… để nhân viên có thể ứng dụng dễ dàng vào công việc của mình

1.5 Thực trạng sử dụng ERP trong doanh nghiệp hiện nay

Trên thế giới, ERP đã được ứng dụng rộng rãi nhưng ở Việt Nam gần như chỉ đang

ở giai đoạn bắt đầu Cùng Mekong Soft tìm hiểu về thực trạng ứng dụng CNTT, cụ thể là giải pháp phần mềm ERP trong doanh nghiệp Việt hiện nay nhé

✓ Hơn 80% doanh nghiệp chưa sử dụng CNTT

Một cuộc điều tra của Viện tin học doanh nghiệp thuộc VCCI về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp vừa và nhỏ được tiến hành đã cho

10

thấy những kết quả rất thất vọng khi hầu hết những kết quả tổng hợp được đều được dùng những từ như: thấp, yếu, chưa sẵn sàng… khi nói về mức độ sẵn sàng của các doanh nghiệp Có 1613 doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm nhiều loại hình sở hữu, nhiều ngành sản xuất, kinh doanh ở 6 tỉnh, thành đã trả lời các phiếu khảo sát Kết quả khảo sát cho thấy: có đến 81,87% số doanh nghiệp chưa hoặc không sử dụng dịch

vụ công nghệ thông tin Trong đó, có tới 45,39% không có nhu cầu nào về sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin, 36,43% số doanh nghiệp được hỏi trả lời chung chung

là sẽ sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin trong thời gian tới Số doanh nghiệp thực

sự đã sử dụng các dịch vụ công nghệ thông tin chỉ chiếm có 18,13% tổng số doanh nghiệp trả lời khảo sát Đặc biệt, có tới 40,67% doanh nghiệp “chưa có thói quen sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin”

✓ Tư duy người đứng đầu doanh nghiệp chưa tha thiết với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP theo yêu cầu

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam hiện còn thiếu rất nhiều thứ, từ tài chính,

kỹ thuật đến con người Chính những điều này đã khiến họ không quyết tâm đầu tư cho công nghệ thông tin mặc dù đã biết lợi ích to lớn mà nó mang lại

Ngoài ra theo các chuyên gia, nguyên nhân quan trọng nhất chính là tư duy của người đứng đầu doanh nghiệp Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuất phát từ mô hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền thống, chính vì thế rất ít lãnh đạo doanh nghiệp có được tầm nhìn xa trong việc đầu tư công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP theo yêu cầu nói riêng để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo cách truyển thống với nhiều phòng ban khác nhau Mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát về độ tin cậy của các thông tin, dẫn đến nhiều thông tin có thể bị sai lệch thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau

✓ Khó khăn để tìm ra giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP theo yêu cầu phù hợp

Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình Họ thiếu thông tin về hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP theo yêu cầu, năng lực

và cái tâm của nhà tư vấn giải pháp Thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP (trong lẫn ngoài nước) Bản thân những nhà cung cấp luôn

11

đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm doanh nghiệp hoang mang khi lựa chọn giải pháp ERP theo yêu cầu Tìm hiểu ngay: Ứng dụng phần mềm ERP theo yêu cầu, bắt đầu từ đâu? (https://mekongsoft.com.vn/tin-

tuc/kienthuc-kinh-doanh/mua-phan-mem-erp-tai-tphcm-bat-dau-tu-dau a486.html) Rất nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay chỉ mơ hồ rằng “Cần phải tin học hóa doanh nghiệp” hoặc đi theo trào lưu hội nhập nên sốt sắng trong việc nâng cấp

hệ thống quản trị doanh nghiệp của mình, nhưng lại chưa thực sự nắm được cốt lõi của vấn đề Mặc dù sức mạnh của ERP đối với các doanh nghiệp ngoại là không thể phủ nhận, nhưng với doanh nghiệp nội địa, việc có tận dụng được tối đa sức mạnh đến từ giải pháp quản trị doanh nghiệp này hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tiêu biểu là con người, đặc biệt là người lãnh đạo

12

Chương 2 XÂY DỰNG PHẦN MỀM CRM 2.1 Giới thiệu

Hệ thống phần mềm ERP trường học có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai một nền tảng quản trị hoàn hảo giúp đạt được sự quản lý tốt nhất mà người

ta luôn tìm kiếm Phần mềm ERP giáo dục có thể hoạt động như một nền tảng tự chủ

và toàn diện để điều hành các cơ sở giáo dục đào tạo như trường học Đặc điểm quan trọng của việc triển khai phần mềm ERP quản lý trường học là nó linh hoạt và phù hợp với mọi quy mô tổ chức

Phần mềm ERP Quản lý giáo dục đào tạo có khả năng tự xử lý các công việc và chức năng hàng ngày của các tổ chức giáo dục Nó giúp lưu giữ tất cả thông tin học sinh

ở một nơi để dễ dàng truy cập và đưa ra quyết định nhanh chóng Phần mềm ERP giáo dục cũng giúp dễ dàng quản lý thông tin giảng viên Quy trình đăng ký đơn giản

và minh bạch được cung cấp bởi phần mềm ERP của trường mở đường cho việc đăng ký nhanh chóng và dễ dàng Việc quản lý học phí, đưa đón, thi cử trở nên dễ dàng với phần mềm ERP quản lý trường học

Với một số chức năng cơ bản giúp bộ phận giáo vụ của trường thực hiện nghiệp vụ của mình dễ dàng và nhanh chóng hơn

Chương trình được viết ra với mục đích quản lí các học sinh về thông tin cơ bản (tên, tuổi, địa chỉ ) và giảng viên, môn họ, lương, Người quản trị có thể thêm, sửa, xóa thông tin về sinh viên, giảng viên

2.2 Khảo sát thực trạng

Hiện nay, quản lí sinh viên, giảng viên là một công việc hết sức quan trọng đối với các trường học Công việc đó hiện còn đang làm rất thủ công tại một số trường và chính vì thế mà nó mang lại hiệu quả không cao Nguồn khảo sát mà chúng tôi thực

tế là trường đại học Điện Lực Công việc hàng ngày bao gồm:

• Thông tin sinh viên, giảng viên

• Quản lý phòng học

• Quản lý môn học, …

Công việc quản lí còn hết sức thủ công và đòi hỏi nhiều kỹ năng của người quản lí