BÀI tập NHÓM môn học quản lý dự án cho kỹ sư chủ đề 10 khía cạnh quản lý trong dự án

Mục tiêu: Xây dựng một video hấp dẫn với chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án 10 knowledge areas in project management: Project Scope Management Project Time Management Project Cost

Trang 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

- �� 

-BÀI TẬP NHÓM

Môn học: Quản lý dự án cho Kỹ sư

Chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án

Nhóm: 04

Giảng viên: TS Lê Phước Luông

Học kỳ: HK221

Trang 2

Thành viên nhóm:

1

TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat

Trang 3

MỤC LỤC

Phần 1: Tổng quan dự án

1 Mục tiêu:

2 Ý tưởng dự án:

2.1 Ý tưởng về nội dung video:

2.2 Ý tưởng về hình thức video:

2.3 Ý tưởng về thời gian thực hiện:

2.4 Ý tưởng về app xây dựng video:

3 Kết quả chính:

4 Tiêu chuẩn kỹ thuật:

5 Giới hạn và loại trừ:

5.1 Giới hạn:

5.2 Loại trừ:

Phần 2: Thông tin dự án

1 Work Breakdown Structure (WBS):

2 Ước tính thời gian:

Phần 3: Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project

1 Các bước lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project:

2 Kết quả lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project:

Phần 4: Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm

1 Kết luận:

2 Bài học kinh nghiệm:

Trang 4

Phần 1: Tổng quan dự án

1 Mục tiêu:

Xây dựng một video hấp dẫn với chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án (10 knowledge areas in project management):

Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management

Project Procurement Management Project Stakeholder Management Project Integration Management

Xây dựng một nhóm dự án sáng tạo, đoàn kết, tôn trọng ý kiến lẫn nhau Thể hiện thông qua việc mỗi thành viên sẽ tự tạo được cho riêng mình một đoạn video, từ đó kết hợp thành video hoàn chỉnh

Mỗi thành viên sẽ học hỏi được khái niệm, tầm quan trọng và ý nghĩa của từng khía cạnh quản lý cũng như tính liên kết giữa chúng để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án

3

Trang 5

2 Ý tưởng dự án:

2.1 Ý tưởng về nội dung video:

Trong quá trình thực hiện, nhóm có đề ra hai ý tưởng như sau:

Xây dựng một video nói về khái niệm từng khía cạnh và đưa ra ví dụ dẫn chứng

Xây dựng một video đưa ra các khuyết điểm của từng khía cạnh để từ đó cho thấy sự cần thiết của khía cạnh quản lý tương ứng

Nhóm đã đưa đến ý tưởng số 2, và đã bàn đến chi tiết ý tưởng như sau:

Một công ty xây dựng công trình đang trong quá trình thi công, ban điều hành nhận thấy dự án đang có nhiều khuyết điểm khiến cho tiến độ không như mong muốn Điều đó dẫn đến một cuộc họp với các nhà quản lý (gồm 10 khía cạnh của chủ đề)

đã diễn ra Mỗi nhà quản lý sẽ đưa ra các báo cáo khuyết điểm trong quá trình quản

lý dự án của mình Cuối cùng, ban điều hành sẽ tổng hợp và kết luận tầm quan trọng của 10 khía cạnh trong quản lý dự án)

2.2 Ý tưởng về hình thức video:

Video sẽ chia làm 12 phần, bao gồm intro, outro và 10 phần khía cạnh trong quản lý

dự án Mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận từ 1-2 phần (bao gồm: concept, script, voice, animation video) Mẫu video sẽ được thống nhất để tránh xung đột giữa các phần

2.3 Ý tưởng về thời gian thực hiện:

Mỗi tuần nhóm dự định sẽ tiến hành họp một lần để xem xét tiến độ, cũng như định hướng phần tiến độ tiếp theo (deadline, nội dung kế tiếp) của dự án

2.4 Ý tưởng về app xây dựng video:

Nhóm dự tính sẽ xây dựng trên một app dễ sử dụng, có sẵn trên web Tuỳ vào kinh tế

mà sử dụng app có yêu cầu bản quyền hay không

Trang 6

3 Kết quả chính:

Sau quá trình thực hiện chủ đề: 10 khía cạnh quản lý trong dự án (10 knowledge areas in project management) nhóm đã đạt được những kết quả sau:

Nhóm đã phân công và hoàn thành theo đúng các deadline do nhóm đặt ra

Các công việc được phân chia và được sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm

Phần nội dung:

o Mỗi thành viên trong nhóm đã tóm gọn một cách xúc tích nhất về mặt nội dung của mỗi khía cạnh trong quản lý, có hình ảnh và ví dụ minh họa

o Hiểu rõ được những khái niệm, mối quan hệ mật thiết giữa các khía cạnh

Phần dựng video:

o Các thành viên đã tự tin đề xuất những ý tưởng của mình và được sự đồng thuận, lắng nghe của những thành viên khác trong nhóm

o Mỗi thành viên nhóm đã có những sáng tạo trong việc dựng video riêng từng phần sau đó tổng hợp

o Video có sự sáng tạo, bắt mắt, thu hút, nội dung ngắn gọn, cô đọng cho người xem

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc nhóm Bạn

cần phải học cách trò chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình bày ý tưởng sao cho đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm

Kỹ năng giải quyết xung đột: Khi làm việc nhóm thì những xung đột xảy ra là điều

không thể tránh khỏi Đôi khi nhờ những cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được quyết định tốt nhất Vì vậy, bạn không nên né tránh mà phải học cách giải quyết các xung đột thật triệt để, hiệu quả và lành mạnh nhất nhé!

Kỹ năng quản lý thời gian: Khi làm việc nhóm thì những cuộc họp chung là điều tất

yếu, đôi khi diễn ra rất thường xuyên Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao cho đảm bảo có thể tham gia nhiều nhất Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hoàn thành công việc được giao để không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm

Kỹ năng tư duy phản biện: Trong các cuộc họp chung, bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10

ý” là hoàn toàn chính xác Mỗi người đều sẽ có những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến riêng và mong muốn được công nhận Do vậy, bạn cần phải có khả năng tư duy phản biện để bảo vệ các ý kiến của mình nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặc sẽ mang lại hiệu quả cho dự án

Kỹ năng đàm phán, thuyết phục: Mỗi ý tưởng đưa ra thì bạn sẽ phải thuyết phục các

thành viên còn lại rằng đó là ý tưởng hay, độc đáo và không có lỗ hổng Nếu mọi người

bị thuyết phục bởi bạn thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng đó Ngoài ra,

5

Trang 7

khi phân chia công việc, nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý và công bằng thì cần phải đàm phán lại với leader để được không bị thiệt thòi khi làm việc

Kỹ năng ra quyết định: Đây là kỹ năng quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là đối với

người nhóm trưởng hay còn gọi là leader Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thì người nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhằm đưa ra quyết định mang tính đúng đắn nhất Điều đó là không dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem xét mọi khía cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định

Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Khi mọi ý kiến đã được thống nhất thì cả nhóm phải

lên một kế hoạch triển khai và phân chia nhiệm vụ Kế hoạch đưa ra phải hoàn hảo và việc phân chia, sắp xếp công việc cho mỗi người cũng phải hợp lý, logic Đây là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần học hỏi và trau dồi

Khả năng lãnh đạo và hợp tác:Kỹ năng lãnh đạo chủ yếu dành cho người nhóm trưởng Lãnh đạo ở đây không chỉ là định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, góp ý sửa đổi cho các thành viên Mà còn lại kỹ năng động viên, tạo động lực cho cả nhóm cùng hợp tác, làm việc một cách hiệu quả và thoải mái nhất Ngoài nhóm trưởng thì các nhóm viên cũng nên trau dồi kỹ năng này nếu tương lai muốn trở thành người lãnh đạo tốt

Thời gian tối đa của video là 5ph

Trình bày khái quát 10 khía cạnh quản lý

Nội dung video bám sát ý tưởng, kịch bản đã họp thống nhất

Mỗi thành viên thực hiện 1 đến 2 phân cảnh, mỗi phân cảnh có thời gian 25s->30s gồm video animation và file ghi âm

Video được thống nhất với chất lượng 720p

Lời thoại được viết theo mô tả khía cạnh quản lý và nêu ra hướng giải quyết

Lời thoại trong phân cảnh to rõ, trùng khớp với video và có nhạc nền nhỏ giống nhau

Hình ảnh được lồng ghép trong video phải rõ ràng cho người xem và đúng với nội dung đang trình bày

Thời gian hoàn thành video phân cảnh trong 2 tuần

Trang 8

5 Giới hạn và loại trừ:

5.1 Giới hạn:

Ý tưởng: Do các thành viên trong nhóm lần đầu làm một dự án tạo Video nên các thành viên chưa được khả năng sáng tạo và đưa ra được nhiều ý kiến trong quá trình tạo dựng video

Kỹ năng: Các thành viên trong nhóm lần đầu làm dự án tạo Video nên các thành viên chưa có kỹ năng để sử dụng các công cụ tạo dựng Video nên cần phải tự học cách sử dụng các app dựng Video từ đầu

Công cụ: Các app dựng Video hiện nay hầu hết đều phải trả phí để có thể sử dụng được hoặc chỉ có thể sử dụng một số chức năng cố định và bị tag bản quyền vào trong Video gây mất thẩm mỹ

Thời gian: thời gian bắt đầu làm Video 2 tuần khá là ngắn trong khi các thành viên vừa phải học cách dựng Video đồng thời dựng Video nên thời gian như vậy khá là ngắn nên chất lượng của Video có thể là không được tốt nhất

5.2 Loại trừ:

Trong quá trình thu tiếng do mỗi thành viên tự thu và sử dụng các thiết bị khác nhau nên âm thanh đầu ra có thể không được đồng bộ với nhau khi ghép lại

Phần mềm dựng Video khá nặng mà máy tính của nhóm hạn chế nên trong quá trình dựng có thể bị đứng máy dẫn đến dán đoạn quá trình dựng Video

Phần 2: Thông tin dự án

1 Work Breakdown Structure (WBS):

Dự án Bài tập lớn môn Quản lý dự án:

Họp phân chia công việc:

Phân chia các khía cạnh cần tìm hiểu cho các thành viên + +Mỗi thành viên đảm nhận 1-2 khía cạnh của quản lý dự án ++Các thành viên tìm hiểu về khía cạnh được giao và đặt câu hỏi nếu cần thiết Chọn giờ họp hàng tuần

++Các thành viên đưa ra thời gian rảnh + +Nhóm trưởng chọn một thời gian phù hợp

7

Trang 9

++Khảo sát ý kiến các thành viên về thời gian họp Báo cáo tiến độ cho nhóm trưởng hàng

tuần Lên ý tưởng:

Họp lên ý tưởng ++Các thành viên nêu ý kiến ++Chọn một ý tưởng khả thi để hiện thực Chọn app làm video

++Đưa ra các app làm video đơn giản + +Chọn app dễ sử dụng, phù hợp với dự án Làm video:

Tìm hiểu animaker + +Cách làm animation + +Cách lưu vieo + +Cách lồng tiếng Viết script

Làm animation ++Làm animation từng phần ++Ghi âm lồng tiếng Lồng tiếng

++Chèn tiếng vào video ++Chỉnh sửa vị trí lời thoại cho phù hợp Cắt ghép, edit video

++Ghép video từng phần lại ++Chỉnh sửa lại cho phù hợp Nộp video

Làm báo cáo giữa kỳ:

Lên ý tưởng nội dung báo cáo ++Phần tổng quan dự án ++Phần thông tin dự án Phân chia công việc viết báo cáo ++Phân chia các phần báo cáo cho từng thành viên nhóm ++Các thành viên nhận việc

++Các thành viên tìm hiểu về phần việc và đưa ra câu hỏi nếu cần thiết Tiến hành viết báo cáo

Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo ++Tổng hợp bài báo cáo của các thành viên ++Chỉnh sửa báo cáo cho phù hợp

Trang 10

Nộp báo cáo Xây dựng ma trận trách nhiệm

Công

Duy

Khánh

Phân chia các khía

chia cho các thành viên

công

Project Scope

Management Project Time

Management

Project Cost

Management Project Quality

Management

Project Human

Management

Project

Management

Project Risk

Management Project Procurement

Management Project Stakeholder

Trang 11

Management

Trang 12

Chọn giờ họp hàng

tuần

ý

tưởng

Chọn một ý tưởng

khả thi để hiện thực

Làm Project Scope

video Management

Project Time

Management Project Cost

Management

Project Quality

Management

Project Human

Management

Project

Management Project Risk

Management

Project Procurement

Management Project Stakeholder

Management

Trang 13

10

Trang 14

Intro và edit video 1 3 3 3 3 3 Lên ý tưởng nội 4

dung báo cáo

báo cáo Tiến hành viết báo

kỳ

Tổng hợp và chỉnh

sửa báo cáo

Bảng 1 Ma trận trách nhiệm.

1- Trách nhiệm thực hiện chính

2- Phải được tham khảo

3- Có thể được tham khảo

4- Thông qua cuối cùng

Họp phân chia công việc, chọn thời gian họp hàng tuần: 13/09/2022 o

Các thành viên tự tìm hiểu đề tài: 13/09/2022 - 14/09/2022

o Tổng hợp các ý tưởng tìm hiểu được: 14/09/2022 - 15/09/2022 (làm “Các thành viên

tự tìm hiểu” trước ) Lên ý tưởng:

o Chọn một ý tưởng khả thi để hiện thực: 16/09/2022 Làm video:

o Viết script: 17/09/2022 - 19/09/2022

 Viết nội dung chi tiết:18/09/2022 - 18/09/2022

o o

Nộp script: 20/09/2022 Tìm hiểu về animaker: 21/09/2022 - 24/09/2022

11

Trang 15

Trang 16

o Làm animation: 25/09/2022 - 30/09/2022 (làm sau khi hoàn thành “tìm hiểu về animaker”)

o Lồng tiếng: 25/09/2022 - 01/10/2022

o Cắt ghép, edit video: 02/10/2022 - 03/10/2022 (làm sau khi hoàn thành “làm

animation” và “lồng tiếng”)

o Kiểm tra video cuối cùng: 04/10/2022

Làm báo cáo giữa kỳ:

o Lên ý tưởng nội dung báo cáo: 08/10/2022

o Phân chia công việc viết báo cáo: 08/10/2022

o Tiến hành viết báo cáo lần giữa kỳ: 09/10/2022 - 14/10/2022

o Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo giữa kỳ: 15/10/2022 - 18/10/2022

o Kiểm tra báo cáo giữa kỳ lần cuối: 19/10/2022

o Nộp báo cáo giữa kỳ : 19/10/2022 Làm báo cáo cuối kỳ:

o Tìm hiểu và tải phần mềm MS Project: 20/10/2022 - 24/10/2022

o Tiến hành viết báo cáo cuối kỳ : 25/10/2022 - 27/10/2022

o Tổng hợp và chỉnh sửa báo cáo cuối kỳ: 27/10/2022 - 31/10/2022

o Kiểm tra báo cáo cuối kỳ lần cuối: 01/10/2022

Ước tính chi phí:

Phần mềm animaker: miễn phí Soạn nội dung, script, lồng tiếng, cắt, ghép, edit video:các thành viên trong nhóm tự làm nên miễn phí

=> Chi phí cho dự án: miễn phí

12

Trang 17

Phần 3: Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS.

Project

1 Các bước lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project:

Bước 1: Tạo một dự án mới

Chọn Blank Project

Tạo một Project Summary Task

Đây giống như một nhiệm vụ "bao bọc" tổng thể chứa toàn bộ dự án của chúng ta

Bước 2: Nhập ngày bắt đầu dự án

Cần cho Project biết ngày mà dự án chính thức bắt đầu

Để đặt ngày bắt đầu dự án, hãy mở tab Project và nhấp vào Project Information:

Trang 18

Bước 3: Nhập danh sách nhiệm vụ

Trong dự án này, chúng ta cần hoàn thành các nhiệm vụ sau: o Họp phân chia công việc, chọn thời gian họp hàng tuần

o Lên ý tưởng

o Làm video

o Làm báo cáo giữa kỳ

o Làm báo cáo cuối kỳ Nhập các nhiệm vụ vào bảng bên cạnh chế độ Gantt view:

Bước 4: Nhập thời lượng tác vụ:

Nhập thời lượng ước tính vào cột thời lượng

Bước 5: Liên kết các nhiệm vụ theo đúng trình tự

Từ tab Task, nhấn nút liên kết (với chế độ Gantt view!)

14

Trang 19

2 Kết quả lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project:

Hình 1 Bảng lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS Project.

1 Kết luận:

Lập kế hoạch dự án mặc dù không còn là khái niệm quá mới đối với các nhà quản lý, tuy nhiên, làm thế nào để có một bản kế hoạch hiệu quả thì không phải ai cũng biết Qua những giai đoạn trên, nhóm đã rèn giũa được khả năng lên kế hoạch cho một dự án cụ thể Bên cạnh đó, việc tìm hiểu những công cụ quản lý công việc hiện đại như phần mềm quản lý công việc (MS Project) là điều cần thiết để không bị lạc hậu giữa thời đại 4.0

Nhóm trưởng (nhà quản lý):

o Luôn giữ được độ thông suốt giữa các thành viên liên quan đến dự án

Trang 20

o o o o o

o o

Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của các thành viên trong dự án

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro về chi phí, phần mềm quay video, con người…

Xây dựng bản kế hoạch làm việc rõ ràng trong từng giai đoạn của dự án, các thời gian cụ thể cho từng giai đoạn

Luôn cụ thể hóa những mục, những thứ quan trọng, đơn giản hóa những vấn đề phức tạp phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

Duy trì các cuộc họp định kì vào tối chủ nhật hằng tuần để trao đổi, cũng như góp ý nhằm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các công việc trong từng giai đoạn Ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án như MS Project…

Sẵn sàng thay đổi theo những cách thức mới, phương pháp mới, linh hoạt điều chỉnh

kế hoạch hành động theo những yêu cầu mới của dự án

Các thành viên trong nhóm tham gia dự án:

o Biết lắng nghe các ý kiến từ các thành viên khác

o Tôn trọng ý kiến của từng thành viên giúp khai mở được hướng giải quyết công việc một cách suôn sẻ và nhanh chóng hơn

o Biết đặt trách nhiệm trong công việc thành ưu tiên hàng đầu

o Phát huy tối đa sự gắn kết, tạo sự đồng thuận giữa các thành viên với nhau

o Động viên, khích lệ lẫn nhau, giúp đỡ, thông cảm cho những thành viên khác khi họ gặp những vấn đề trong cuộc sống, gia đình…

16

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	410,39 KB