Đề xuât khung lý thuyết về các nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp thương mại điện tử ở Việt Nam NGGYEN BÌNH MINH* CHỞ BÁ QGYÊT" Tóm tắt Nghiên cứu nhằm đề
Trang 1Đề xuât khung lý thuyết về các
nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế
cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp thương mại điện tử ở Việt Nam
NGGYEN BÌNH MINH* CHỞ BÁ QGYÊT"
Tóm tắt
Nghiên cứu nhằm đề xuất khung lý thuyết và xác định các nhăn tố ảnh hưởng đến thiết kế cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp bán lẻ thương mại điện tử (TMĐT) ở Việt Nam Từ việc tổng quan các nghiên cứu liên quan, nhóm tác giả đã xác định được 7 nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức tại các doanh nghiệp TMĐT tại Việt Nam và đề xuất mô hĩnh nghiên cứu.
Từ khóa: cấutrúc tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng, doanh nghiệp TMĐT, Việt Nam
Summary
This study aims to propose a theoretical framework and identify factors affecting the organizational structure design of e-commerce retailers in Vietnam From the review of related studies, the authors identify 7 determinants of organizational structure design of e-commmece businesses in Vietnam and then propose a research model.
Keywords:organizational structure, influencing factors, e-commerce businesses, Vietnam
GIỚI THIỆU
Cấu trúc tổ chức rất quan trọng đốì với sự thành
công của một doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức phù
hợp cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả,
ngược lại, một cấu trúc tổ chức không phù hợp có
thể gây khó khăn cho việc cạnh tranh Việc thiết
kếmộtcấu trúc tổ chứchợp lý phụ thuộc vào nhiều
nhân tôiTrong những năm gần đây, TMĐT Việt Nam
đang pháttriểnmạnhmẽ Tốc độtăng trưởngTMĐT
của Việt Nam năm 2020 đạt khoảng 18% với quy
mô khoảng 11,8 tỷ USDvà sẽ tiếptụcphát triển với
nhiều tiềm năng tăng trưởng (Nhĩ Anh, 2021) Trong
môi trường mới, các nhà bán lẻ truyền thông đã đổi
mới mô hình kinh doanh, thiết kế lại cơ cấu tổ chức
để phùhợp với môitrường thay đổinhanh chóng, cấu
trúc tổ chức vàhiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp
có ảnhhưởng tích cựcvà đáng kể giữa hiệuquả trong
các doanh nghiệp với cấu trúc tổ chức của nó Câu
trúc tổ chức tốt sẽ giúp doanhnghiệp cạnhtranh hiệu
quả,trong khi câu trúc tổchức tồi có thể khiến doanh
nghiệp khó tồn tại Nghiên cứu xác định các nhân
tô' ảnh hưởng đến thiết kế câ'u trúc tổ chức của các
doanhnghiệp TMĐT tại Việt Nam là cần thiết trong
bô'i cảnh hiện nay
TỔNG QUAN LÝ THUYET
Theo Rezayian (2005), cấu trúc tổ chức được tạo rađể điềuphôi các hoạt động của
tổ chức và kiểm soáthành độngcủa các thành viên trong tổ chức Monavarian và cộng sự (2007) cho rằng, cấu trúc tổ chức
là một tậphợpcácphương pháp phân chia nhiệm vụ để xác địnhcácnhiệmvụchung
và phôi hợp trong tổchức
Cấu trúc tổ chứccũng là nhân tốthen chốt trong việc xác định hiệu quả hoạt động của tổchức và cách mọi ngườilàm việc cùng nhau trong tổ chức (Richard
M Burton, Borge Obel, 2018) cấu trúc
tổ chức thểhiện sự phân cấp ưách nhiệm
và quản lý của tổ chức Việc thiếtkếcấu trúctổchứccầndựatrênchiến lược của tổ chức, phùhợp vớixu hướng và phải tuân thủ các nguyên tắc khoa học Câ'u trúc tổ chứcphảichỉ ra sựphù hợp của việc phân chia các nhiệm vụ trong tổ chức với sự phối hợp và cách thức các nhiệmvụ hoạt động hài hòa Những nhiệm vụ này cóthể phụ thuộc lẫn nhau và không chắcchắn
*'**, Trường Đại học Thương mại
Ngày nhận bài: 05/5/2022; Ngày phản biện: 20/5/2022; Ngày duyệt đăng: 23/5/2022
Trang 2kinli Ịê
là Dự háo
Cấu trúctổchức bao gồm 3 loại chính,
đó là: Cấu trúc tổ chức chức năng; cấu
trúc tổ chức bộ phận; cấu trúc tổ chức
ma trận (George và Jones, 1999) Một
doanh nghiệp có thể chuyển từ loại cấu
trúc chức năng sang cấu trúc tổchức bộ
phận hoặctổ chức matrận Xác địnhcâu
trúc tổ chứccụ thể cho doanh nghiệp phụ
thuộc vào mức độ phù hợp của bôi cảnh
môi trường, tài nguyên, công nghệ,chiến
lược và văn hóa
Strebinger và Treiblmaier (2006)
nhấn mạnh rằng, việc áp dụng TMĐTvà
sựpháttriển TMĐT đãkhiến các công ty
phải điều chỉnhcấu trúc tổ chức TMĐT
đã làmthay đổi cáchthức tiến hành kinh
doanh của công ty TMĐT có thể được
xem như một phương pháp mới để tiến
hành kinh doanh và tương tác với người
tiêu dùng (Soliman và Youssef, 2003)
TMĐT phát triển đã làm thay đổi cách
thức kinh doanh, quy trình kinh doanh
của cáccông ty
XÁC LẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢ
THUYẾT NGHIÊN cứu
Việcthiết kế cấutrúctổ chức của một
doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhân
tố Các nghiên cứu của Malonevà cộng
sự (1993),Darren Wright (2015) xác lập
quy trình kinh doanh như một nhân tô'
ảnh hưởngđếnthiết kế cấu trúctổ chức
Quytrình kinh doanh là một tập hợpcác
hoạt động có liên quan, có thứ tự nhằm
góp phần vào việc sản xuất hàng hóa
hoặc cung cấp bất kỳ dịch vụ nào Quy
trình kinh doanh là nền tảng trung tâm
củacác môi quan hệ giữa các cá nhân, tổ
chức và các ngành (Malone và cộng sự,
1993) Các quy trình kinh doanh do con
người vận hànhvề cơ bản phụ thuộcvào
vai trò và vị trí (và trong một sô'trường
hợp là các cá nhân) thực hiện chúng Vì
vậy, bâ't kỳ thay đổi nào đốì với cơ cấu
tổ chức cũng sẽ thay đổi các quy trình
kinh doanh, ngay cả khi chỉ bằng cách
thay đổi những người chịu trách nhiệm
về chúng (Darren Wright, 2015) Thay
đổi quy trình kinh doanh đòi hỏi tổ chức
và quản lý nhân sự cũngthay đổi Để cải
tiến quy trình kinh doanh thành công,
quy trình kinh doanh không chỉ được cải
thiện mà hệ thông tổ chức và hệ thống
điều hànhcũng được cảitổ Sự tươngtác
giữa các quy trình kinh doanh và cơ câu
tổchức là rất quan trọng để đạt đượccác
mục tiêu kỳ vọng của công ty Phù hợp
với các nghiên cứu liên quan về quy trình kinh doanh
và ảnh hưởng của nó đối với việc thiết kế cấu trúc tổ chức, giảthuyết nghiên cứu được đề xuất như sau:
Hl: Quy trình kinh doanh có ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế cấu trúc tổ chức.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT những năm 1980, nhiều tổchức đãđiềuchỉnhcấu trúctổ chức Mốiquan
hệ giữaCNTT và cấu trúctổchứclà năng động Whisler (1970) khẳng định, CNTTđã tácđộng đến cấu trúc tổ chứcthông qua việc gia tăngcác môi quan hệ thông tin theochiều dọc, dẫn đếnviệc tập trung thôngtin nhiều hơn ở đầu hệ thốngphân cấp Dibrellvà Miller (2002) cũng cho rằng, những tiến bộ trongCNTT đã cho phép các nhà quảnlýthích ứng với các hình thứchiệncó và tạoracác mô hình mới đểthiết kế tổ chức phùhợp hơn với các yêu cầu của một môi trường không ổn định
CNTT sẽ tiếptục thay đổi chức năng củacác công việc tại nơilàm việc, cơ câu tổchứccũng thayđổi theo
CNTT làviệc sử dụng máy tính, internet, mạng và các thiết bị vật lý khác, cơsở hạ tầng và quy trình để tạo, xử lý, lưu trữ,bảo mật vàtrao đổi mọi dạngdữliệu điện tử CNTT là một nhân tô' trongmôhình kinhdoanh TMĐT Việc ứng dụng CNTTđóng một vai trò quan trọngtrongkinh doanh, như một công cụ hỗ trợ và thiết
kế lại các quy trình kinh doanh All Akbar Farhanghi
và cộng sự (2013) đã mô tả CNTT là một nhân tô'dự báocấu trúc tổchức Phùhợp với các nghiên cứu liên quan vềCNTT và ảnh hưởngcủa nó đôi vớithiết kế cơ câu tổ chức, giả thuyết nghiên cứu đượcđưa ra như sau:
H2: CNTT có tác động đáng kề đến thiết kế cấu trúc
tổ chức.
Nghiên cứu củaChandler (1962) khẳng định, chiến lược của tổ chức và cấu trúc tổchức cần phù hợp với nhau Chiến lược là các mục tiêu dài hạncủa một tổ chức, thông qua một chương trìnhhành động và phân
bổ các nguồn lựccầnthiết đểthực hiện các mục tiêu
Cơ cấu tổ chức và chiếnlượccủa tổ chức có liênquan với nhau, vì chiến lược giúp một công ty xác định và xây dựng cơcâu tổ chức của mình Cơcâu tổchức của côngty dựa trên kết quả của việc phântích chiến lược
tổchức Cơcấu tổchức chophép thay đổi chiến lược
và cảithiệnhiệu quảkinhdoanh Chiến lược phải liên tục thúc đẩy các quyết định về câu trúc và con người, đồng thời, cấu trúc tổchức phảiphản ánhvà chophép lãnh đạo hiệuquả (Ajagbe và cộngsự, 2015) Phù hợp với các nghiên cứu liên quan về chiến lược kinh doanh
và ảnh hưởng của nó đôi với việc thiết kếcơ câ'u tổ chức, giả thuyết nghiên cứu được đề xuất, nhưsau:
H3: Chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng đáng kể đến thiết lập cấu trúc tổ chức.
Quymô tổ chức là thuộctính câ'u trúc của tổ chức và
cóthể được xácđịnh theo quy môkhông gian,doanh
số bán hàng, tài sảnthuần, khách hàng hoặc sốlượng người làm việc trong tổ chức Quy mô tổ chức biểu thị sô' lượng nhân viên, khôi lượng bán hàng và các nhà quản lý được sửdụng trong các tổ chức Quy mô củamột tổ chức ảnhhưởngđến cơ câ'utổchức của nó, sau đó, ảnh hưởng đến các cấp độ của cơ câ'u và bộ
Trang 3HÌNH: MÔ HÌNH NGHIÊN cứu ĐỀ xuất
Nguồn: Đề xuất cùa nhóm tác giá
phậncủa nó Định cỡ phù hợp có thểgiúp các tổ chức
đạt đượcmục tiêu của họ.Cóbằng chứngđáng kểcho
thấy, quy mô của một tổ chức ảnh hưởngđángkểđến
cấu trúc của nó Một tổchức có quy mô càng lớn, thì
cấu trúc của nó càngphức tạp Khi một tổ chức có quy
mô nhỏ,chẳng hạn như một cửa hàng bán lẻ hoặc một
tiệm làmtóc, thì cấu trúc của nó có thể đơn giản Trên
thực tế,nếu tổ chứcrất nhỏ,nó thậmchí cóthể không
có một cơ cấu chính thức Thay vì tuân theo một sơ
đồ tổ chức hoặc các chức năng công việc cụ thể, các
cá nhân chỉ cần thực hiện các nhiệm vụ dựa trên sở
thích, không thích,khả năng và/hoặc nhu cầu của họ
Cáctổ chứcnhỏ thường lànhữnghệ thônghữu cơ Tuy
nhiên,khi một tổchức ngày càng phát triển,việc quản
lý ngày càng trở nên khó khăn nếu không có sự phân
côngcông việc chính thức và phânquyền Do đó, các
tổ chức lớn phát triển cấu trúc chính thức Quy mô của
tổchức ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng cấp độ cấu
trúc của chúng, có thể được xác định bởi môi quan
hệ sau, tổ chức càng lớn, chuyên môn hóa càng cao,
thì thủ tục càng phức tạp, baogồm cả hệ thống phân
cấp rộng rãi hơn (Adam Kalowski, 2015) Ngoài ra,
một cấu trúc được thiếtkế tốt có thể chi phối sự phát
triển của một tổ chức hoặc một cấu trúc kém; ngược lại
có thể làm suy giảm nghiêm trọng kết quả hoạt động
của tổ chức Phù hợp với các nghiên cứu liên quanvề
quymô tổ chức vàthiếtkế cấutrúc tổ chức,giả thuyết
nghiên cứu được đề xuất như sau:
H4: Quy mô tổ chức có ảnh hưởng đáng kề đến thiết
kế cấu trúc tổ chức.
Ngoài ra, các tổ chức hoặc công ty, giống như con
người, có xu hướng phát triển qua các giai đoạn được
gọi là vòng đời hoặctuổi của tổ chức Giông như con
người, hầu hết các công ty đều trải qua 4 giai đoạn
sau:ra đời,thanh niên,trungniên và trưởng thành.Mỗi
giai đoạn có những đặc điểm có ý nghĩa đôi với cấu
trúccủadoanh nghiệp.Mintzberg (1983) đãliệt kê các
nhân tốkhác, như: tuổi của tổ chứcvà các môi quan hệ
của quyền lực trong tổ chức là các nhân tố tác động đến
câu trúc tổ chức Nhưkhái niệm vòng đời ngụ ý, một
mốì quan hệ tồn tại giữa quymô vàđộ tuổi của tổ chức
Khi các tổ chức già đi, chúng có xu hướng lớn hơn;
dođó, cấu trúc thay đổi trải nghiệm của công ty khi nó lớn hơn và những thay đổi
mà nó trải quakhi tiến triển trong vòng đời là song song Do đó, tổchức càngcũ
và tổ chức càng lớn, thì nhu cầu về cấu trúc, chuyên môn hóa nhiệm vụ và quy tắc càng lớn Kết quả là, tổ chức càng
cũ và càng lớn thì khả năng nó chuyển
từ cấu trúc hữu cơ sang cấu trúc cơ học càng lớn Do đó, dựa trên tổng quan tài liệu, nghiên cứu này đưa ra giả thuyết nhưsau:
H5: Độ tuổi của tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến thiết kế cấu trúc tổ chức.
Theo Burns và Stalker (1961), môi trường là nhân tố tác động đến cơ cấu
tổ chức Môi trường là không gian mà
tổ chức hoạt động và bao gồm các điều kiện: kinhtế, xã hội-văn hóa, luật pháp
- chính trị, công nghệ và môi trường tự nhiên Môi trường thường được mô tả
là ổn định hoặc năng động Môi trường càng chắc chắn,cơ cấu tổchứccủa công
ty càng có hệ thông phân cấp tập trung hơn, với các quy tắc và thủ tục được chính thức hóa (P.R Lawrence và J.W Lorsch, 1967) Theo Esther Kimanzi và David Kiarie Mburu (2015), mộtcấutrúc
tổ chức tốt giúpcác côngty chào bán sản phẩm mới thường xuyên hơn, khám phá
và thâmnhập thị trường mới nhanh hơn cũng như tìm kiếm các kênh phân phôi mới Để đáp ứng nhucầucủa khách hàng
vànhà cung cấp,cáccông ty sẽ thayđổi
cơ cấu tổ chức cho phù hợp Từ những nghiên cứu liênquan, giả thuyết nghiên cứu đượcđưa ra như sau:
H6: Môi trường tổ chức có tác động đáng kể đến thiết kế cơ cấu tổ chức.
Nghiên cứu của Janicijevic (2011), Nebojsa Janicijevi (2013) cho rằng, văn hóa tổ chức và cơ cấu tổ chức tác động lẫn nhau Văn hóa tổ chức là một hệ thống các giả định, giá trị, chuẩn mực
và thái độ, được thể hiện thông qua các biểu tượng mà các thành viên của một
tổchức đã phát triển và thông qua thông qua kinhnghiệm lẫn nhauvàgiúp họxác định ý nghĩa của thế giới xungquanh và conđườnghọ cư xử trong đó Văn hóa tổ chức ảnh hưởngđếnphong cách lãnh đạo thông trị, việc tổ chức học hỏi và quản
lý kiến thức, chiến lược công ty và cả phong cách thay đổi quản lý, hệ thống khen thưởng nhân viên, cam kết và các khía cạnh khác của môì liênhệgiữa các
cá nhân và tổ chức đượcưa chuộng Văn hóa tổ chức tạo ra tác động của nó đối
Trang 4Kinh ịế
và Dự báo
với cơ cấu tổ chức thông qua việc thiết
kế và thực hiệnnó Vàn hóatổ chức ảnh
hưởng đếnviệc thiết kếvà thực hiện các
cơ cấu tổ chức.Văn hóatổchứchợppháp
hóa các hành vi và quyết định ápđặt lên
nhân viên và quản lý của cơ cấutổ chức
trongbối cảnh các giá trị và chuẩn mực
hành vihợplệ (Nebojsa Janicijevi, 2013)
Từ những nghiên cứu trên, giả thuyết
nghiên cứu được đề xuất như sau:
H7: Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng
đáng kể đến thiết kế cơ cấu tổ chức.
ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN cứu
Tổng hợp các nghiên cứu trên và lược khảo những nghiêncứu đi trước, 7 giả thuyết về mối quan hệ giữa
7 nhân tốvới thiết kế cấu trúc tổ chức được mô hình hóa như Hình
Từ nghiên cứu trên, lãnh đạo các doanh nghiệp TMĐT có thể tham khảo mô hình nghiên cứu trong xây dựng và điều chỉnh cơ cấu tổ chức theo mức độ tác động của các nhân tố Ví dụ, khi quy mô kinh doanh thayđổi hoặc mức độ ứng dụng CNTT thayđổi, doanh nghiệp cần điều chỉnh lạicơ cấu tổ chức.Q
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Nhĩ Anh(2021) Thương mại điện tử tiếp tục bùng nổ, vượt xa mốc 11,8 tỷ USD năm 2020, truy cập
từ https://vneconomy.vn/thuong-mai-dien-tu-tiep-tuc-bung-no-vuot-xa-moc-l l-8-ty-usd-nam-2020.htm
2 Adam Kalowski (2015) Structure Determining Factors of Business Organization, International
Journal of Innovation and Technology Management 6(3), 206-212
3 Ajagbe, M A., Maduenyi, s.,Oke,A o., Olatunji, F (2015) Impact of Organisational Structure
onOrganisationalPerformance,International Conference on African Development Issues, 354-358
4 Ali Akbar Farhanghi, Abbas Abbaspour, Reza Abachian Ghassemi (2013) The Effect of
Information Technology on Organizational Structure and Firm Performance: An Analysis of
ConsultantEngineersFirms (CEF) in Iran,Procedia - Social and Behavioral Sciences, 81,644 - 649
5 Bums, T.,Stalker, G.M.(1961) The management of innovation, London: Tavistock Publications
6 Chandler, A D (1962) Strategy and StructureChapters in theHistory of Industrial Enterprise,
MIT Press,NewYork
7 Darren Wright (2015) Defense Science and Technology Innovation Teams: Mechanisms
and Indicatorsfor Indigenous InnovationinChina,Journal SITC Research Briefs,
8 Dibrell, c., and T Miller (2002) Organization Design: The Continuing Influence of
Information Technology, Management Decision, 40(6), 620-627
9 Esther Kimanzi, David Kiarie Mburu (2015) Role of Organizational Structures in Supply
Chain and Operational Management, Industrial Engineering Letters, 5(4)
10 George, J.M, andJones, G R (1996) Organizational Behavior, Addison-Wesley Publishing
Co, Reading, Massachusetts
11 Janicijevic (2011) The mutual impact oforganizational culture and structure, Ekonomski
Anali, 58(198), 35-60
12 Lawrence, p R., Lorsch, J w (1967) Differentiation and Integration in Complex
Organizations, Administrative Science Quarterly, 12, 1 -47
13 Malone,D.,Fries, c., and Jones, T., (1993) An empirical investigationof theextent ofcorporate
financial disclosure intheoiland gasIndustry, Journal of Accounting, Auditing & Finance, 8(3): 249-273
14 Mintzberg, H (1983). Structure in Fives: Designing Effective Organizations,Prentice-Hall,
Inc., Englewood Cliffs
15 Monavarian, A., Asgari, N., Ashna, M (2007) Structural & content aspects of the
knowledge oriented organizations, 1st National conference on management of knowledge 13-14
razi international center, Tehran,Iran, 10, 2
16 Nebojsa Janicijevi (2013) The Mutual Impact Of Organizational Culture And Structure,
Economic Annals, Faculty of Economics, University of Belgrade, 58(198), 35-60
17 Rezayian, A (2005) The basics of organization and management, Tehran: SAMT publications
18 Richard M Burton, Borge Obel (2018) The science of organizational design: fit between
structure andcoordination, Journal of Organization Design, 7(5), 1-13
19 Strebinger, A., and Treblmaier, H (2006).The Impactof Business to Consumer ECommerce
on Organizational Structure, Brand Architecture, IT Structure, and Their Interrelations,
Schmalenbach Business Review, 58, 81-113
20 Soliman, Youssef (2003).Internet-based e-commerceand its impact on manufacturing and
business operations, IndustrialManagement & Data Systems, 103(8), 546-552
21 Whisler, T.L (1970) InformationTechnology and Organizational Change,Belmont, Calif.:Wadsworth