Giải pháp đổi mới công tác quản lý và sử dụng chứng từ kế toán hóa đơn

TẠP CHÍ CÚNG THUONGGIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KÊ TOÁN - HÓA ĐƠN • NGUYỀN THÙY LINH TÓM TẮT: Hóa đơn là một trong những chứng từ kế toán bắt buộc theo quy địn

TẠP CHÍ CÚNG THUONG

GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VÀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KÊ TOÁN - HÓA ĐƠN

• NGUYỀN THÙY LINH

TÓM TẮT:

Hóa đơn là một trong những chứng từ kế toán bắt buộc theo quy địnhcủaLuậtKế toán vàlàyếu

tô'quyết định trực tiếp đến nghĩavụ của người nộp thuế Do đó, hóa đơn có vai trò đặc biệt quan

trọng đối với cơquan quản lý, cơ sở kinhdoanhcũngnhưđô'ivới người tiêudùng Yêu cầu đổimới, nâng caohiệu quảcông tác quản lýhóa đơn hiện nay là vâ'nđề cấpthiếtvàcần cósựnỗlực không chỉcủa ngành Thuế, mà còn củatấtcả các cơquan chức năng có liênquan Bài viết nêu rõ mụctiêu

và yêu cầuđổimới, đồng thời đề xuất giảiphápđổimớicông tác quản lý sửdụng hóa đơn

Từ khóa: quản lý và sử dụng hóa đơn, ngành Thuế, ngườinộpthuế,nghĩa vụ

1 Đặt van đề

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn đang ngày

càng trở nênquen thuộc, đặcbiệt từ khi thựchiện

Luật Thuếgiá trị gia tăng và Luật Thuế thu nhập

doanhnghiệp, quảnlýhóađơnlàyếutố quantrọng

để quản lý Thuế.Tuy nhiên,quy định về quản lý,

sử dụng hóa đơn còn nằmrảirácởcác luật thuế và

các văn bản hướng dẫn thi hành, khiến người sử

dụng hóa đơn phải mâ'tnhiềuthờigianđểtìmhiểu

Thậm chí trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp

vẫn vi phạm chế độ sử dụng hóa đơn, chứng từ do

các văn bản đôi khi hướng dẫn không thống nhâ't,

khôngrõ ràng, khiến người nộp thuế hiểu sai khi

thực thi

Bởi vậy, cần có riêng một vănbản quy phạm

phápluậtthô'ngnhâ't,đầy đủ, chitiết và rõ ràng quy

địnhvề hóa đơn Đặcbiệt, cùng với việcchuẩn hóa

quy định về hóa đơnchứng từ, cần cải tiến côngtác

quản lý thuếđể đảmbảo thực hiện tốt chính sách

thuế, động viên khuyến khích các tổ chức, cá nhân

chấp hành nghiêm túc pháp luật thuế, đồng thời

tăng cường quản lý hóa đơnđể hạn chếgian lận về

thuế Cần có phương thứckê khai thuếmớihiệnđại

và thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp và cơquan

quản lý Bêncạnhđó,cần đẩy mạnh thanh toán qua ngân hàng Nhà nước sẽ quản lý được lượng tiền

lưu thông trênthị trường Hóađơn sẽ trở về với bản

chat thực của nó là chứng từ kế toán và việc gian

lận ghi trên hóa đơnsẽ dần được hạn chếvà đẩy lùi Cơ quan quản lý cũng cần có những biện pháp khuyến khích các cá nhân lâ'y hóa đơn khi mua hàng hóa

2 Mục tiêu và yêu cầu đối mới công tác quản

lý sử dụng hóa đơn

Đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn trước hết là đểđảm bảo chông that thuthuế,huy động đầy đủ các nguồn thu vào ngân sách nhà

nước, đảm bảonhucầuchi tiêu thường xuyêncủa Nhà nước và dành một phần chotích lũy phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất

nước Đảm bảo tỷ lệ động viên về thuế vàongân sách nhà nước bình quân hàng nămđạttừ 20% -21%GDP

Mục tiêu tiếptheo của đổi mới quảnlý hóa đơn

là nâng caohiệu quả chính sách thuế của Nhà nước, đảm bảo chính sách Thuếphảilà công cụ quản lý

và điều tiết vĩ môcủaNhà nước đô'i với nềnkinh tế,

động viên được các nguồn lực, thúc đầy pháttriển

28Ó SỐ 10-Tháng 5/2022

KÊ TOÁN ■ KIỂM TOÁN

nhanh sản xuất; khuyến khích xuất khẩu, đầu tư,

đổi mới công nghệ, chuyển dịch cơ cấu kinh tế;

đảm bảo chonềnkinhtế tăng trưởng cao,bền vững,

gópphầnổnđịnh và nâng cao đờisống nhân dân

Quản lý hóa đơn phải thể hiện và tạo ra những

nộidungcụ thể phùhợp với tiếntrình hội nhập kinh

tế quốc tế, đồng thời bảo đảm được sự minh bạch

trongsảnxuất- kinh doanh,tăng sức cạnh tranh của

nền kinhtế, thúc đẩy sản xuấtpháttriển,bảo đảm

lợi ích quốc gia Quản lý hóa đơn tốt để tạo môi

trường pháp lý bình đẳng, công bằng, thông nhất

không phânbiệtgiữa các thành phần kinh tếcũng

như giữa các doanh nghiệp trong nước và doanh

nghiệp có vốn đầu tưnước ngoài

Quy định về quản lý hóa đơnphải thể hiện rõ

nghĩavụ trách nhiệm, quyền lợi của các cơ sở kinh

doanh trong việc thựchiện các quy định về thuế;

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủacơ quan thuế;

Tráchnhiệmcủacáctổ chức, cánhânliên quan

Đổi mới công tác quản lý đểnhanh chóng hiện

đại hóavànâng cao năng lực của bộ máy quản lý;

khắc phục các hiện tượng tiêu cực, yếu kém làm

cho bộ máy quản lý trong sạch, vững mạnh

3 Giải pháp đổi mới công tác quản lý sử dụng

hóa đơn

3.1 Khung pháp lý sửa đổi

Hiện nay, do các văn bản quy phạm pháp luật

quy định cũ về việc in ấn, phát hành, sử dụng và

quản lý hóa đơn có nhiều điểm hạn chế, khôngcòn

phù hợp với tìnhhìnhthựctếnên Tổng cục Thuế đã

nghiên cứu, soạn thảo mộtdự thảoNghị định mới

thay thế nghịđịnh cũ và xây dựng tờ trình để quốc

hội và chính phủ xem xét thông quatrong thời gian

thích hợp.Nghịđịnh số 123/2020/NĐ-CP củaChính

phủ ngày 19/10/2020 quyđịnh về hóađơn,chứngtừ

ra đời

Nghịđịnh 123 đã bổ sung thêmcách thức xử lý

hóa đơn trong các trường hợp tổ chức, cá nhânbị

đóng mã số thuế,theo đó trong thời hạn 5 ngày kể

từ ngày bị đóng mã số thuế, đơn vị phải báo cáo

bằngvănbản vềsố lượng cácloạihóa đơn in mãsố

thuếcũ chưa có sử dụng cho cơ quan thuế quản lý

trực tiếp và tiếnhành làmthủ tục hủy

Một thay đổi nữa là quy định về quy trình sử

dụng hóađơnđể thụ hưởng chế độ khuyến mãi, chế

độ hậu mãivà bồi thường thiệt hại; hạch toán; kê

khai thuế; thanh toán vốn ngân sách; tranh chấp

thương mại Cụ thể hơn, để chứng minh quyền sử dụng, quyền sởhữu trong các tranh chấp dân sự,

tranhchấp thươngmại; hưởng chế độ khuyến mãi,

chế độ hậu mãi,hoặc được bồithường thiệt hạitheo

quy định của pháp luật, người mua hàng có quyền

sử dụng hóa đơn lập đúng quy định Người mua hàng cũng được dùng hóađơnnày để hạch toán kế

toánhoạt động mua hàng hóa dịch vụ theoquyđịnh

về hạch toán kê toán,đượcdùng đểkê khai thanh

toánvốn ngân sáchnhànước theo các quy định tại pháp luật hiệnhành

Đôi với công tác quản lý - sử dụng hóa đơn,

Nghị định cũngcó thêm nhiềuquy định cụ thểhơn

so với nghị định cũ, đặc biệt làvề vấn đề xử lý mất

và hủy hóađơn Nếu tổ chức, cá nhân kinh doanh,

đang trong quá trình phát hành, lập hoặc đang sử

dụng hóa đơn đã lập bị mất, cháy,hỏngthìphảitiến

hành lập biểu diễn về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Biên bản được lập có sự chứng kiến của đại diện chủ đơn vị, người đã quảnlý sử dụng số hóa đơn bị mất, bộ phận câpphát hóa đơn của đơn vị

Sau khi biên bản được lập xong, tổ chức, cá

nhân có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng phải có đơn

khai báo với cơ quan thuế quảnlý trựctiếp Thời

hạn để khai báo là ngày saungày biên bản về vụ việcmất, cháy, hỏng, được lập xong, nhưng chậm nhất không quá năm ngàykểtừngàyxảy ra sự việc

mất, cháy, hỏng

Trong trường hợp đã báo mat, cháy, hỏng nhưng

sau đó tìm lại được,trong5 ngàylàm việc tổchức,

cá nhânbáo mất phảira thông báo tìm lại được và gửi đến những bộ phận có liên quankhi lập thủ tục báomất,đồngthời tiến hành làm thủ tụchủysố hóa đơn đã báo mất,trừ các liên hóa đơn đã lập

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định việc

hủy hóa đơn phải được thôngquaHội đồng hủy hóa đơn.Thànhphần Hội đồng vàthủ tụchủy hóa đơn

do BộTài chính quyết định Cácloạihóa đơn insai,

in trùng, in thừa phải được tiến hành làm thủ tục hủy chậm nhất trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày

thanh lý hợp đồng in Tổchức, cánhâncó hóađơn

đãlàm thủ tụcpháthành nhưngkhông cònnhucầu

sửdụng, hóa đơn bịmất đã tìm lại được, hóa đơn hết giá trị sử dụng phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.Thờihạn làmthủ tụchủy hóađơn chậm nhất cũng là 5 ngày kể từ ngàyngừng sử dụnghóa đơn,

ngàythông báo tìm lại được hóađơn đã mất hoặc

SỐ 10-Tháng 5/2022 287

TẠP CHÍ CÔNG THƯƠNG

ngày thông báo hết giá trị sử dụng hóa đơn Các

loại hóa đơn đã lập được sửdụng làm chứng từ kế

toán trongcác đơn vị kếtoán đượcthanhhủy theo

quy định về Luật Kếtoán Các loại hóa đơn chưa

lập nhưng là vậtchứng của các vụ án hình sự thì

không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp

luậthình sự

3.2 Giải pháp trong công tác in ấn, phát hành

Giải pháp lâu dài và quantrọng nhất để nâng

cao hiệu quả quản lý in ấn, phát hànhhóa đơn là

giải pháp tin học hóa hệ thông quản lý, đặc biệt

trong khâucấpmã số Thuế,mã số hóa đơn, quản lý

dảiseries hóa đơn đăngký và series hóa đơn được

phép in ấn, Nên khuyến khíchdoanhnghiệp tự in

hóa đơn và sử dụng hệ thông tin học để quản lý

công tácin ấnhóa đơn, báo cáo doanh nghiệp nộp

cho cơ quan quản lý cần đượckhuyến khích dưới

dạngdữ liệu để tiện choviệcxử lý và lưu trữ

Giải pháp trước mắt là kiểm tra giám sát chặt

chẽ hơn công tácin ấn tại các nhà in Việc quản lý

giám sát in ấnnên tập trungvàocông tác quản lý

cácbản in vàtem chống làm giả.Với các hành vi in

hóa đơn giả, cần tăng thêm khung hình phạt, đặc

biệt là những quy định về xử lý hình sựđôi với

những đốìtượng đặt in và nhận in hóa đơn giả về

mặt kỹ thuật, cần cảitiếnvà đưa thêm một số kỹ

thuật chống làm giả hóa đơn, ví dụ cải tiến tem

chống giả, thêm logo chìm vào các mẫu hóa đơn,

thêm các số mã hóa bảo mật để có thể kiếmtra tính

hợplệcủaseries hóa đơn

Đổì với côngtác phát hànhhóa đơn, Tổng cục

Thuê nên tậptrung chủ yếu vào giám sát việc bán

hóa đơn in sẩn tại các chi cục thuế, cần đơn giản

hóa thủ tụcmua hóa đơn chocác đơn vị cónhu cầu,

giảmbớttính phiền hà, quanliêu để tạo điều kiện

tốt cho doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp

pháthànhhóa đơn tựin do ít xảyra sai phạm nên

cầnđược đơn giản hóa thủ tụcđể khuyến khích các

doanh nghiệp sử dụngloạihìnhhóa đơn này

Đối với hình thức hóa đơn điện tử, cần có văn

bản quy phạmpháp luậtcụ thể để dễ dàng trong

quản lý,ngoàira cũng cần nghiên cứuthêm để đề

ra các biện phápkỹ thuậtcầnthiết

3.3 Giải pháp trong quá trình sử dụng

Giải phápquan trọng nhất đểtănghiệu quả sử

dụng hóa đơn là hiện đại hóa công tác sử dụng

hóa đơn tại những đơn vị trực tiếp sử dụng hóa

đơn Tổng cục Thuế nên yêu cầu các doanh

nghiệp phải có hệ thốngquảnlý hóađơn trên máy tính, hạn chế việc quản lýthủ công Các báo cáo,

dữ liệu vềsử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khi nộp cho cơ quanThuếcũng nênkhuyếnkhích để dưới dạng dữ liệu

Một giải pháp nữa cầnđượcnhắc đến để nâng caohiệu quả sử dụng hóa đơn là cần cóbiện pháp

cảbắt buộc lẫn khuyến khích người muavà người bán sử dụng hóa đơn Đối với người mua cần tăng cường chế tài xử phạt với những vi phạm trong

việc xuất hóa đơn, đồng thời cũng cần khen

thưởng những đơn vị nghiêm túc chấp hànhpháp luật về quản lý sử dụng hóa đơn, hình thứckhen

thưởng có thể là miễn, giảmthuế cho các đơn vị này Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ cần

tăng cường tuyên truyền lợi ích của việcgiữ hóa đơn, ngoài racó thể tổ chức rútthăm trúng thưởng

theo mã sốhóa đơn Nếu người mua hàng hóa là doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh thì cần có đơn khixét VAT đượckhấu trừ Một điểm quan trọng nữa là nên bỏ quy định đôi với các trường hợp

không cần xuất hóa đơn mà quy định cần phải

xuấthóa đơn trong tất cả cáchoạt động mua bán

hànghóa

3.4 Giải pháp trong công tác quản lý, thanh tra

và kiểm tra của cơ quan Thuế

Công tác quản lý, giámsát, thanh tra, kiểm tra

của cơquan Thuế có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệuquả sử dụnghóa đơn Hiện nay, vân

đề hiện đại hóa công tácnày đang được đặt ra hết sức bức thiết Mặc dù ý thức được việc kiểm tra chéo hóa đơn có ý nghĩa đặcbiệt quan trọng trong

công tác quản lý nhưng hiện nay cơ quan Thuế đang gặp rấtnhiều khó khăn.Với số lượng hóa đơn

sử dụng ngày cànglớn, sự liên kết giữa cáccơ quan

thuế địaphương chưatốt cùng với hạnchếvề năng lực của hệ thống quản lý làmchocông tác giámsát

và phát hiện sai phạm về hóa đơn chưa đạt được

hiệu quả cao

Đê’ tăng cườngkiểm tra chéo hóa đơn, cần bắt đầu xây dựng một hệ thốngquản lý hóa đơnhiện

đại và đồng bộ ngay từ khâu in ấn và phát hành hóa

đơn Dữ liệu về hóa đơn cần được tậptrungvề một

cơ quan duynhấtlà Tổng cụcThuế, tránh đểhiện tượng lưu trữdữliệurải rácnhưhiệnnay.Ớcác đơn

vị in ấn, đơn vị sử dụng và các cơ quan thuế câp

288 SÔ' 10-Tháng 5/2022

KÊ TOÁN - KIỂM TOÁN

dưới cần có các hệ thông nhập dữ liệuquản lý hóa

đơn; dữ liệu này sau khi được nhập cần gửi về hệ

thống máy chủ của Tổng cục Thuế để tiến hành

phân loại, xửlý và lưu trữ Các cơ quan Thuế địa

phương cũng cần tăng cường hợp tác với nhau và

hợp tác với các cơ quanchức năng liên quan để tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý, thanh

tra và kiểm tra■

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1 Chính phủ (2021), Nghị định sô' 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực

thuế, hóa đơn, hải quan, quản lý, sử dụng tài sản công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, dự trữ quốc gia, kho bạc Nhà nước, kê'toán, kiểm toán độc lập.

2 Chính phủ (2020), Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.

3 Quốc hội (2019), Luật Quản lý thuế sô'38/2019/QH14, ngày 13/6/2019.

4 Bộ Tài chính (2021), Thông tưsô'78/2021/TT-BTC, ngày 17/9/2021 hướng dẫn về hóa đơn chứng từ

Ngày nhận bài: 14/3/2022

Ngày phản biện đánh giá và sửa chữa: 11/4/2022

Ngày chấp nhận đăng bài: 14/5/2022

Thông tin tác giả:

ThS NGUYỄN THÙY LINH

Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp

SOLUTIONS FOR INNOVATING THE MANAGEMENT

AND USE OF INVOICES IN VIETNAM

• Master NGUYEN THUY LINH

Faculty of Accounting University of Economics - Technology for Industries

ABSTRACT:

Invoices are one of the mandatory accounting documents under the Law on Accounting in

Vietnam and invoices directly determine the taxpayers' obligations Therefore, invoices are especially important forregulators, businesses and consumers It is an urgent issue for the tax sector and relevant state management agencies in Vietnam to innovate and improve the efficiency of invoice management This paper clearly presents the innovation goals and

requirements for the efficiency of invoice management This paper also proposes some solutions

toinnovatethe management anduse ofinvoices in Vietnam

Keywords: the management anduse of invoices,taxsector, taxpayers, obligations

So 10-Tháng 5/2022 289