CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I Hệ thống thông tin quản lý là gì? 1 Khái niệm HTTTQL là tập hợp gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người, hệ thống mạng xử lý 4 chu trì.
Trang 1CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ
I Hệ thống thông tin quản lý là gì?
- Chuyên ngành THKT học về khai thác thông tin
=> Khai thác là từ những cái có sẵn của hệ thống thì xem xét xem có thể phát triển được thêm không?
- Tăng cường khả năng ra quyết định
3 Phương pháp nghiên cứu HTTTQL
=> Là phương pháp mô hình hoá
- IFD (Information Flow Diagram): luồng thông tin
- DFD (Data Flow Diagram): luồng dữ liệu
- BFD (Business Flow Diagram): luồng chức năng
4 Sự khác nhau giữa HTTTQL và CNTT:
CNTTHọc về máy tính, phần mềm (thiên về kĩ thuật) Học về thông tin, tổ chức (thiên về kinh tế)
VD: HTTTQL là kiến trúc sư còn CNTT là người xây dựng
Trang 2● Thời gian thực hiện dự án: gồm tổng thời gian thực hiện thực tế dự án
và ngày bắt đầu dự án, ngày kết thúc dự án
+ Bảng tiến độ (phân chia theo các đơn vị thời gian)
+ Đánh giá khả thi (khả năng thực thi được dự án)
Trang 3● Rủi ro
● Tài chính (nguồn vốn)
● Thời gian
● Kĩ thuật
+ Các đối tượng hưởng lợi và lợi ích mà họ được hưởng
+ Kết luận và kiến nghị: chỉ ra phương hướng phát triển cho hệ thống
+ Các phụ lục
III Phương pháp phát triển HTTT
Được xem là một tập hợp các bước của các công việc trong mỗi bước và các công cụ cho phép tiến hành quá trình phát triển HTTT một cách chặt chẽ và dễ quản lý
1 Các nguyên tắc
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
+ Mô hình logic: Là mô hình ở góc độ nhà quản lý
+ Mô hình vật lý ngoài: Ứng với góc nhìn của người sử dụng – Quan tâm đến việc làm như thế nào? Làm lúc nào?
+ Mô hình vật lý trong: Ứng với góc độ của nhà kĩ thuật – Quan tâm đến việc chất lượng hệ thống ra sao? Hoạt động như thế nào?
- Nguyên tắc 2: Đi từ cái chung đến cái riêng (Nguyên tắc đơn giản hóa – Đi từ cái khái quát đến cái chi tiết)
- Nguyên tắc 3: Đi từ mô hình vật lý sang mô hình logic trong phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
- Nguyên tắc 4: Tính toán chi phí/lợi ích
- Nguyên tắc 5: Làm việc tập thể (1 HTTT luôn lớn và trải dài ở nhiều lĩnh vực nên đòi hỏi phải có nhiều thành viên tham gia)
- Nguyên tắc 6: Tiếp cận hệ thống (1 tổ chức được cấu thành từ nhiều yếu tố, có quan hệ chặt chẽ với nhau, có những tác động qua lại nhằm đạt được những mục đích chung, để giải quyết bất cứ vấn đề nào, cần xem xét mối quan hệ của các vấn đề đó với mọi bộ phận trong tổ chức)
2 Các phương pháp
- Phương pháp nguyên mẫu: Là phương pháp sẽ xây dựng một hệ thống thử nghiệm ban đầu, thường là nhỏ với chi phí không lớn; rồi từng bước xem xét việc vận hành, khai thác của người sử dụng để định hướng rõ hơn, các yêu cầu thông tin của họ, từ đó bổ sung, hoàn chỉnh dần cho đến khi đáp ứng các yêu cầu Gồm 4 bước thực hiện:
+ B1: Xác định các yêu cầu cơ bản của hệ thống
+ B2: Phát triển một hệ thống ban đầu dựa trên các yêu cầu cơ bảnđó
Trang 4+ B3: Sử dụng hệ thống nguyên mẫu, tiến hành thu thập các thông tin phản hồi từ người sử dụng
+ B4: Duyệt lại và tăng cường cho hệ thống
- Phương pháp phát triển nhanh (RAD): là phương pháp phát triển các phần mềm, ứng dụng trong thời gian tương đối ngắn, và thường sử dụng các công cụ sinh chương trình để xây dựng các nguyên mẫu rồi lắp ghép để thành hệ thống
- Phát triển ứng dụng liên kết (JAD): là để tăng tốc công việc phân tích
và thiết kế hệ thống, thay vì việc thu thập thông tin từ các nguồn trong
tổ chức rồi tiến hành phân tích để thiết kế bằng cách tổ chức các buổi làm việc tương tác, tích cực giữa chuyên gia HTTT với người sử dụng cuối
- Phương pháp phát triển vòng đời: được xây dựng trên nền tảng sơ đồ thác nước, gồm 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công việc, và cuối mỗi giai đoạn là kèm việc ra quyết định xây dựng tiếp haychấm dứt việc phát triển hệ thống
=> Đánh giá yêu cầu Phân tích chi tiết Thiết kế logic Xây dựng ⇔ ⇔ ⇔phương án Thiết kế vật lý ngoài Thực hiện kỹ thuật Cài đặt và bảo trì⇔ ⇔ ⇔
IV Các thành viên của dự án
Dự án HTTT là dự án rộng, bao gồm nhiều lĩnh vực, ngành nghề, nên nó sẽ được quản lý và điều hành bởi một đội ngũ được gọi là ban quản trị dự án Và nó sẽ bao gồm các thành phần:
Trang 51 Thành viên BLĐ tổ chức
- Là người có quyền ra quyết định (mọi quyết định của tổ chức)
- Là người kiểm soát về nguồn lực được dùng trong tổ chức (phải hiểu
về hệ thống thì mới có khả năng chia sẻ nguồn lực cho hệ thống)
- Là người xây dựng các mục tiêu, chiến lược (nên phải có mặt trong dự
án, để HTTT cũng phải hướng đến mục tiêu chiến lược của tổ chức)
2 Những nhà quản lý cấp trung
Là người sẽ ra quyết định ở cấp chiến thuật, là người sẽ nắm rõ các quy trình nghiệp vụ, ở mỗi một bộ phận của tổ chức Họ sẽ làm việc, hợp tác với phân tích viên và thiết kế viên; cung cấp thông tin cho phân tích viên, thiết kế viên; cùng họ sửa đổi để hoàn chỉnh
3 Phân tích viên và thiết kế viên
Có nhiệm vụ phân tích các quá trình nghiệp, quá trình quản lý để từ đó thiết
kế và cài đặt hệ thống, đáp ứng các yêu cầu tổ chức
- Vai trò của phân tích viên hệ thống: một dự án có thể có nhiều phân tích viên, mỗi phân tích viên phải hiểu rõ công việc mà người sử dụng phải làm, phải biết được những vấn đề mà người sử dụng gặp phải, sau
đó phân tích, đề xuất các giải pháp để giải quyết những vấn đề còn tồn tại Đồng thời phân tích viên phải biết chuyển đổi các yếu tố logic thành các phương án cụ thể và tiến hành đánh giá chi phí, lợi ích của phương án về mặt tài chính, xã hội Phải biết chuyển đổi những đề xuấtthành các đặc tả cụ thể để cho lập trình viên có thể thực hiện được chúng Ngoài ra phân tích viên phải biết cơ bản về lập trình, kiểm thử
và cài đặt hệ thống
4 Người sử dụng cuối
Là người sử dụng các thông tin đầu ra của hệ thống
5 Người sử dụng - Thao tác viên
Là người mà vai trò nghiệp vụ của họ gắn liền với hệ thống, họ sẽ tạo ra những đầu vào và nhận các đầu ra từ hệ thống rồi chuyển cho người sử dụng cuối
6 Người sử dụng gián tiếp
Là những người chịu ảnh hướng gián tiếp từ hệ thống, họ không chịu tác độnghay hưởng lợi ích trực tiếp từ hệ thống
VD: Giáo viên trong quá trình học và thi trắc nghiệm, giáo viên không biết sẽ thi vào phần nào nên phải cho học hết, còn tự luận là học gì thi nấy
7 Lập trình viên
Là người chịu trách nhiệm chính về xử lý hệ thống, các phần mềm hệ thống vật lý trong Chịu trách nhiệm xây dựng chi tiết cấu trúc hệ thống
Trang 68 Hướng dẫn viên sử dụng
CHƯƠNG 2: GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU
I Sự cần thiết và các công việc của giai đoạn đánh giá yêu cầu
- Lý do phải thực hiện: Một dự án không bao giờ được tiến hành ngay sau khi nhận được yêu cầu, vì nó đòi hỏi về tài chính, thời gian, nhân lực Vì vậy dự
án chỉ được tiến hành sau khi thực hiện một cuộc phân tích ban đầu (đánh giá, thẩm định yêu cầu) trên cơ sở phân tích các cơ hội, khả năng thực thi
- Ý nghĩa: Việc đánh giá đúng yêu cầu sẽ giúp
+ Dự án có khả năng thực hiện được
+ Chứng tỏ được năng lực của đội ngũ phát triển hệ thống
+ Nội dung:
● Xác định vấn đề - cơ hội
● Dự kiến những thay đổi có thể xảy ra
● Đánh giá tác động những thay đổi của dự án
● Đánh giá tính khả thi của dự án
● Đưa ra các khuyến cáo cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định
- sự đa dạng của thông tin) Xác định nhiệm vụ cho từng thành viên
- Mục tiêu và sản phẩm thu được, ai? sẽ làm việc gì? thời hạn? địa điểm?
để thực hiện công việc đó
- Công cụ và chi phí cho mỗi công việc, cá nhân
2 Làm rõ yêu cầu
Phải gặp gỡ trực tiếp người đặt yêu cầu, sau đó là những người quản lý
chức năng bị ảnh hưởng để xác định nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và phác họa khung cảnh của hệ thống nghiên cứu
3 Khung cảnh hệ thống
Là các nguồn, các đích của thông tin, cũng như là các bộ phận, chức năng và những con người tham gia vào xử lý dữ liệu Việc xác định khung cảnh hệ thống, sẽ có ảnh hưởng đến việc xác định quy mô của dự án
Trang 7Lưu ý: Xác định khung cảnh hệ thống không phải dễ dàng, nó đòi hỏi phải tiếp cận trực tiếp với người đặt yêu cầu Nếu như xác định 1 khung cảnh hẹp, thiếu đi 1 số yếu tố, thành phần thì hệ thống tương lai sẽ không đáp ứng được nhu cầu, ngược lại nếu như xác định 1 khung cảnh rộng sẽ lãng phí nguồn lực.Khi hệ thống được xây dựng xong sẽ dễ làm cho quy trình quản lý bị xáo trộn
và không đem lại hiệu quả
+ Ảnh hưởng giữa các HTTT với nhau
+ Những khả năng mở rộng dự án có thể mở theo hướng là đa dạng hóa, hay chi tiết hóa các chức năng của hệ thống
+ Việc sẵn sàng tham gia vào dự án của các thành viên trong tổ chức
+ Những chống đối từ việc thay đổi trong tương lai do hệ thống đem đến
+ Những đào tạo cho nhân viên để vận hành và khai thác hệ thống
- Khả thi về tài chính: nguồn vốn, lợi ích kinh tế (định lượng)
- Khả thi về thời hạn: xem xét để đảm bảo dự án HTTT được phát triển đúng tiến độ
+ Đánh giá khả năng tổ chức công việc: sắp xếp công việc khoa học
+ Khả năng của người sử dụng tham gia vào dự án
+ Năng lực và lượng thời gian có thể tham gia của đội ngũ phân tích viên, lập trình viên và kỹ thuật viên
+ Khả năng hoàn thành của việc chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống
- Khả thi về kĩ thuật: có phù hợp với đề xuất của hệ thống hay không
- Khả thi về đạo đức kinh doanh: xem các đề xuất có tuân thủ quy định, quy chế, điều luật đạo đức của xã hội hay không
- Khả thi về mặt rủi ro
5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu
Báo cáo là cơ sở để lãnh đạo hay nhà cấp vốn cho phép dự án được tiếp tục hay dừng lại Vì vậy bản báo cáo phải là một bức tranh đầy đủ và rõ ràng về tình hình HTTT của tổ chức hiện tại, đồng thời đưa ra một hệ thống tương lai kèm những khuyến nghị cho những hành động tiếp theo
Trang 8III Nội dung báo cáo giai đoạn đánh giá yêu cầu
1 Yêu cầu
Trình bày lại yêu cầu của tổ chức đối với hệ thống tương lai, cụ thể gồm 4 mục:
- Tên yêu cầu
- Tên người/bộ phận đưa ra yêu cầu
- Hệ thống thông tin có liên quan đến yêu cầu
- Những vấn đề mà người yêu cầu nêu lên
2 Phương pháp tiến hành đánh giá
Để minh chứng yêu cầu được đánh giá một cách đúng đắn
- Các công cụ thu thập thông tin
- Quá trình thu thập thông tin
- Những người/bộ phận đã tiếp xúc mà nội dung thông tin thu được từ đó
3 Mô tả khung cảnh
- Trình bày về các bộ phận, chức năng, vị trí công tác ảnh hưởng hay bị ảnh hưởng bởi hệ thống
- Nêu tên của các nhà quản lý có trách nhiệm
- Đặc trưng của tổ chức: Nêu lên các chính sách (VD: cách quản lý, ứng dụng của system, )
- Đặc trưng về công nghệ: Sử dụng trang thiết bị gì, phần mềm quản lý gì,
Chỉ ra được các tồn tại và trình bày dưới 2 góc độ
- Nhà quản lý có liên quan
Trang 9CHƯƠNG 3: GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT
I Mục tiêu, nội dung và sản phẩm
1. Các khâu của quá trình phân tích:
- Bước 1: Chi tiết hóa vấn đề - Chia nhỏ vấn đề, đồng thời mường tượng
ra hậu quả vấn đề gây ra với tổ chức, chỉ ra được tầm ảnh hưởng và quy
mô của hậu quả để nhà lãnh đạo cũng như nhà cấp vốn có được quyết định đúng về việc tạo nguồn lực cho dự án
- Bước 2: Hiểu rõ hệ thống - Có thể trình bày hệ thống ở nhiều góc độ
khác nhau để cho nhà quản lý, người phân tích, người sử dụng, đều có thể hiểu rõ về hệ thống
- Bước 3: Tìm nguyên nhân - Phân tích để tìm ra nguyên nhân đích thực
của vấn đề (mỗi vấn đề có thể có nhiều nguyên nhân thì phải phân loại các nguyên nhân đó, xem nó thuộc về quản lý, cơ chế - chính sách hay
hệ thống)
- Bước 4: Xác định mục tiêu giải quyết - Không bao giờ giải quyết các
công việc đạt được 100% bởi vì giới hạn của các nguồn lực, vì vậy với mỗi một mục tiêu đặt ra trong giải quyết vấn đề phải phù hợp với khả năng đạt được
- Bước 5: Đề xuất giải pháp - Luôn là khâu cuối cùng của bất cứ quá
trình phân tích nào, bao gồm quyết sách trong quản lý và trong hệ thống thông tin
2. Tầm quan trọng: Cụ thể hóa các công việc để phù hợp với các ràng buộc về nguồn lực
3. Mục đích: Đưa ra các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới
II Các phương pháp thu thập thông tin
- Phỏng vấn
Gặp trực tiếp ngược được phỏng vấn để đặt câu hỏi và ghi chép lại câu trả lời Cho phép thu thập được thông tin khái quát về hệ thống, các thông tin không được ghi trong văn bản của tổ chức và đặc biệt là các thông tin về mục tiêu và các vấn đề gây bức xúc trong tổ chức
+ Chuẩn bị phỏng vấn
● Lập danh sách những người được phỏng vấn
● Tìm hiểu một số thông tin về người được phỏng vấn
● Chuẩn bị đề cương phỏng vấn (bao gồm cả thông tin người được phỏngvấn)
● Xác định cách thức phỏng vấn (phỏng vấn có cấu trúc và phi cấu trúc)
● Lên lịch phỏng vấn: thường là buổi sáng (vì người phỏng vấn và người được phỏng vấn chưa chịu bất cứ áp lực nào) và thời gian phỏng vấn không quá 90 phút
Trang 10● Chuẩn bị phương tiện để ghi chép câu trả lời+ Tiến hành phỏng vấn
● Lập nhóm đi phỏng vấn: Thường là 2 người, một là để dẫn dắt nội dungphỏng vấn và người ghi chép cuộc phỏng vấn đó
Được tiến hành ngay sau buổi phỏng vấn, chậm nhất là 48h
● Lập bảng tổng hợp tài liệu: gồm các cột số hiệu tài liệu, mô tả tài liệu
và nhiệm vụ xử lý tài liệu đó
● Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý (tài liệu thu thập được để xử lý nhiệm vụ nào): gồm số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả nhiệm vụ xử lý và
vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất - khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho nhiệm vụ xử lý, tài liệu đầu ra
● Từ tài liệu thu thập được, bổ sung vào tài liệu mô tả hệ thống
● Tổng hợp thông tin thu được và kết hợp với các thông tin thu được từ các cuộc phỏng vấn khác để có thể phát hiện ra những điều bất hợp lý
- Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức, ví dụ như tình hình tài chính, nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình thức của các thôngtin vào - ra, Đồng thời những thông tin thu thập được phản ánh tình trạng của tổ chức ở quá khứ, hiện tại và thậm chí là ở tương lai Cần nghiên cứu 3 loại tài liệu:
● Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc
● Các biểu mẫu được sử dụng trong hoạt động của tổ chức
● Các loại báo cáo bảng biểu do hệ thống sản sinh
- Sử dụng phiếu điều tra
Sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng thay vì phỏng vấn
● Tuân thủ nguyên tắc lựa chọn ngẫu nhiên
● Lựa chọn đối tượng có thiện chí và tích cực trong việc trả lời điều tra
● Phân thành các nhóm để có những mẫu điều tra riêng biệt
● Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Thường chứa các câu hỏi đóng (có những lựa chọn để người được điều tra trả lời), nếu có thường rất ít những câuhỏi mở (được viết ý kiến vào)
- Phương pháp quan sát
Nhằm thu thập các thông tin mà không thể hiện trên tài liệu cũng như không thể thu thập được qua phỏng vấn Có thể là những thông tin nhạy cảm hay mang những tính chất mơ hồ mà người được phỏng vấn cũng không thể trả lời rõ ràng
Trang 11III Xây dựng các bảng mã hiệu
1 Khái niệm mã hiệu và mã hoá
- Mã hiệu: Là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn, thay cho tên, thuộc tính của đối tượng
- Mã hóa: Là xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước,
và gán cho tập hợp này ý nghĩa bằng cách liên hệ tập hợp đó với đối tượng cần được biểu diễn
2 Các phương pháp mã hóa cơ bản
- Mã hóa phân cấpPhân cấp đối tượng từ cao xuống thấp, mã số xây dựng từ trái sang phải, độ dài của mã thể hiện chi tiết của phân cấp
+ Ưu điểm: Đơn giản
+ Nhược điểm: Phải xác định được độ sâu của đối tượng
- Mã hóa liên tiếpTạo ra một dãy theo một quy tắc nhất định, ví dụ như SBD đi thi của sinh viên, phòng khảo thí thực hiện đánh số phách
+ Ưu điểm: Đơn giản hơn cả mã hóa phân cấp
+ Nhược điểm: Không thể chèn một mã vào giữa 2 đối tượng
- Mã hóa tổng hợpKết hợp giữa mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp (ví dụ như MSV: 11
18 5326, 2 số đầu là hệ đào tạo, 2 số tiếp là năm nhập học, 4 số cuối là
số thứ tự được sắp xếp theo thứ tự a-z của tên)
- Mã hóa theo seriesDùng 1 tập hợp theo dãy được gọi là series (ví dụ mã thẻ cào điện thoại)
- Mã hóa gợi nhớDựa vào các đặc tính của đối tượng để đưa ra mã (ví dụ mã trong viễn thông và hàng không như HAN - Hà Nội, SGN - TP Hồ Chí Minh)
- Mã hóa ghép nốiPhương pháp này sẽ chia mã ra làm nhiều phần, và mỗi phần tương ứngvới một đặc tính, cùng những liên hệ có thể có giữa những … với đối tượng được gắn mã (ví dụ mã vạch trong siêu thị)
3 Yêu cầu đối với bộ mã
Để xây dựng bộ mã cho một bộ các đối tượng cần đảm bảo 3 yêu cầu
- Tỉ lệ kén chọn và sâu sắc = 1
+ Tỷ lệ kén chọn = Số lượng đối tượng thỏa mãn được lọc ra/Tổng
số đối tượng được lọc ra
+ Tỷ lệ sâu sắc = Số lượng đối tượng thỏa mãn được lọc ra/Tổng