Báo cáo thực tập tổng hợp tạiCÔNG TY cổ PHẦN UPS VIỆT NAM

Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty Logo Công ty UPS Việt Nam Hiện diện tại thị trường Việt Nam từ năm 1994, công ty UPS thời điểm ban đầu chỉ cung cấp dịch vụ chuyể

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM 1

1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty 1

1.2 Lĩnh vực kinh doanh 2

1.3 Cơ cấu tổ chức 2

1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực 4

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 6

1.6 Tài chính công ty 7

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY UPS VIỆT NAM 8

2.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 – 2019 8

2.2 Các nhóm khách hàng của công ty UPS Việt Nam 10

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU……… 12

3.1 Một số vấn đề tồn tại 12

3.1.1 Điểm mạnh 12

3.1.2 Điểm hạn chế 14

3.2 Đề xuất vấn đề nghiên cứu 15

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty UPS Việt Nam

Biểu đồ 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty UPS Việt Nam giai đoạn

2017 – 2019 Bảng 2.1 Số chuyến bay hàng năm của UPS Airlines từ một số quốc gia

Đông Nam Á Biểu đồ 2.2 Số lượng kiện hàng hàng năm theo từng phân loại

Biểu đồ 2.3 Lượng kiện hàng giao nhận theo từng nhóm khách hàng

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

VND Việt Nam Đồng

DN Doanh nghiệp

SME Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Small and medium-sized enterprises)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT NAM 1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty

Logo Công ty UPS Việt Nam

Hiện diện tại thị trường Việt Nam từ năm 1994, công ty UPS thời điểm ban đầu chỉ cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa, bưu kiện nhỏ tới Việt Nam thông qua dịch vụ vận tải hàng hóa đường hàng không của các hãng bay như Vietnam Airlines và Cathay Pacific

Năm 2010, tập đoàn UPS đã rót vốn để thành lập Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, trụ sở được đặt tại quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, chính thức đưa tên thương hiệu UPS lên bản đồ các doanh nghiệp hậu cần vận tải tại thị trường Việt Nam Tuy nhiên trong khoảng thời gian trước năm 2012, do hạn chế trong chính sách đầu tư tại Việt Nam, cụ thể là việc các doanh nghiệp nước ngoài không được thành lập công ty có 100% vốn nước ngoài tại Việt Nam mà buộc phải liên doanh với 1 công ty trong nước Điều này lý giải việc UPS chỉ nắm giữ 51% cổ phần của Công ty UPS Việt Nam, Công ty CP Chuyển phát nhanh Bưu điện (VN Post Express) nắm giữ 49% còn lại

Năm 2013, với việc thay đổi trong luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam cùng với đó là mức tăng trưởng 20% trong năm tài chính 2012, UPS đã chính thức mua lại toàn bộ cổ phần từ VN Post Express và đưa Công ty Cổ phần UPS trở thành công ty chuyển phát nhanh toàn cầu đầu tiên tại Việt Nam với 100% vốn nước ngoài Mục tiêu hoạt động của UPS Việt Nam không phải là cạnh tranh với các đơn

vị nội địa cùng ngành mà mang chất lượng dịch vụ toàn cầu đến để hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, để tăng cường xuất khẩu tới những thị trường mới, có những yêu cầu phức tạp hơn

1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Công ty hoạt động chủ yếu trong 5 ngành nghề kinh doanh sau:

 Hoạt động vận tải quốc tế đường biển

 Hoạt động vận tải đường không

 Đại lý giao nhận vận tải

 Dịch vụ giao nhận

 Dịch vụ lưu kho bãi

1.3 Cơ cấu tổ chức

UPS Việt Nam tuy dưới danh nghĩa là một công ty cổ phần nhưng lại hoạt động như một công ty trách nhiệm hữu hạn do chưa phát hành và chưa có kế hoạch chào bán cổ phiếu công khai Các phòng ban của UPS Việt Nam hầu hết được đặt ở trong nước tuy nhiên có một số bộ phận không được đặt tại Việt Nam mà sẽ có những phòng ban lớn phụ trách cho cả một khu vực và được đặt tại nước ngoài, cụ thể là tại Singapore

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

Hiện nay, đứng đầu công ty UPS Việt Nam là ông Russell Robey Reed – Tổng Giám đốc công ty (Country Manager), ông đảm nhiệm vai trò quản lý hoạt động của công ty, cùng với đó là đẩy mạnh hình ảnh thương hiệu dịch vụ của UPS tại thị trường Việt Nam Bên cạnh việc đảm nhận chức vị Tổng Giám đốc UPS Việt Nam, ông Reed hiện còn đang là Giám đốc Điều hành tại UPS Thái Lan Dưới Tổng

Giám đốc là một hội đồng các giám đốc đứng đầu các bộ phận chuyên biệt, có tổng cộng 10 bộ phận tất cả, bao gồm:

+ Bộ phận Vận hành (Operations): Quản lý các hoạt động nghiệp vụ của công

ty Bộ phận Vận hành có thể được coi là xương sống của UPS Việt Nam khi đây chính là nhân tố tạo ra giá trị thặng dư cho công ty Trong bộ phận Vận hành, còn

có thêm một số phòng nhỏ hơn như Dịch vụ khách hàng (Customer Service), Giao nhận (Delivery – chuyên quản lý đội xe chuyên chở hàng hóa)

+ Bộ phận Kinh doanh (Business): Phụ trách sales và báo giá

+ Bộ phận Môi giới Hải quan (Brokerage Customs): Bộ phận này đảm nhận việc thực hiện các thủ tục hải quan, giải quyết các vấn đề liên quan đến hải quan tại sân bay Nội Bài và Tân Sơn Nhất của mảng chuyển phát nhanh quốc tế

+ Bộ phận Vận hành Hệ thống (IE – Industry Engineering): Giải quyết các vấn

đề về quy trình nghiệp vụ và hệ thống Bộ phận này có vai trò chuyên trách trong việc đảm bảo hệ thống của UPS được vận hành theo đúng quy trình, không có sai sót Nhân viên có thể tìm đến bộ phận này để giải quyết các thắc mắc về quy trình

và hệ thống làm hàng của UPS

+ Bộ phận IT (TSG – Technology Support Group): Giải quyết các vấn đề về công nghệ và tin học

+ Bộ phận An ninh (Security): Quản lý những vấn đề liên quan đến an ninh như kiểm soát camera, an toàn kho bãi, hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng, kiểm soát những ai có thể vào văn phòng, kho bãi, phát hành thẻ an ninh cho nhân viên

+ Bộ phận Marketing: Phụ trách hoạt động truyền thông và xây dựng thương hiệu của UPS tại Việt Nam

+ Bộ phận Pháp lý (Legal): Tất cả các hợp đồng, giấy tờ mang tính pháp lý đều phải chuyển sang cho bộ phận Pháp lý duyệt, sau đó các Giám đốc và Giám sát (Supervisor) của các bộ phận khác mới có thể ký Bộ phận này cũng đảm nhận các vấn đề liên quan đến giải quyết tranh chấp, tố tụng và các vấn đề khác liên quan đến pháp luật

+ Bộ phận Tài chính – Kế toán (Finance & Accounting): Quản lý dòng tiền của công ty, bộ phận này đảm nhận nhiệm vụ thanh toán cho các nhà cung cấp dịch

vụ khác và nhận thanh toán từ khách hàng

+ Bộ phận Nhân sự (Human Resources): Chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự, chính sách lao động, lương thưởng và các sự kiện nội bộ khác

Đứng đầu mỗi bộ phận là một Giám đốc với nhiệm vụ quản lý phòng ban đó

Do là công ty nước ngoài và sự sắp xếp của tổng trụ sở của UPS khu vực châu Á – Thái Bình Dương đặt tại Singapore nên Bộ phận Pháp lý của UPS châu Á – Thái Bình Dương sẽ đảm nhận luôn trách nhiệm với các vấn đề pháp lý của công ty UPS Việt Nam, vì vậy Giám đốc Bộ phận Pháp lý của UPS Việt Nam sẽ làm việc ở trụ

sở của UPS khu vực tại Singapore Bên cạnh đó, do cơ cấu của công ty Giám đốc

Bộ phận Tài chính – Kế toán cũng làm việc ở Singapore, vì vậy Phòng Tài chính –

Kế toán của UPS Việt Nam đặt và hoạt động ở trong nước, nhưng người đứng đầu cao nhất ở Việt Nam là 1 Giám sát (Supervisor) thay vì Giám đốc như các bộ phận khác Các bộ phận khác không có Giám đốc ở Việt Nam mà chỉ có Supervisor là người có thẩm quyền cao nhất ở Việt Nam còn có Bộ phận Vận hành Hệ thống (IE – Industry Engineering), Bộ phận IT (TSG – Technology Support Group) và Bộ phận An ninh (Security)

1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực

Từ con số 25 nhân viên vào năm 2010, cho tới nay số lượng nhân sự của công

ty UPS Việt Nam đã lên tới khoảng trên 300 nhân viên trên cả 2 mảng hoạt động là chuyển phát nhanh ((SP – Small Package) và giao nhận vận tải hàng hóa (SCS – Supply Chain Solutions), phần lớn trong số đó là các nhân viên thuộc mảng chuyển phát nhanh

Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty UPS Việt Nam

(Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công ty CP UPS Việt Nam)

Nhân sự của UPS được chia không đồng đều cho 10 bộ phận của công ty Có thể thấy từ bảng 1.1, số lượng nhân viên thuộc Bộ phận Vận hành (Operations) chiếm khoảng gần 2/3 tổng số nhân viên của công ty

Nguồn nhân lực của công ty UPS Việt Nam được phân chia làm 2 nhóm đặc điểm phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty Với mảng chuyển phát nhanh, nhân sự chủ yếu là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc, độ tuổi từ

25 trở lên, do đặc thù công việc là nhanh và cần sự chính xác cao Bên cạnh đó, với vai trò là một công ty chuyển phát nhanh quốc tế, lực lượng nhân sự của UPS Việt Nam không thể không nhắc đến sự góp mặt của một bộ phận các tài xế, chủ yếu là những bác tài có kinh nghiệm, cùng với đó là các nhân viên với vai trò kiểm đếm và phân loại hàng hóa trước khi được vận chuyển lên máy bay và trong các trung tâm phân phối

Đối với mảng giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc điểm nhân sự của bộ phận này

có phần trẻ hơn mảng chuyển phát nhanh, do mảng kinh doanh này mới được thành lập tại Việt Nam với 100% vốn tới từ công ty mẹ là Tập đoàn UPS vào cuối năm

2019 Nhân viên tại bộ phận này có phần nhiều là những người có một chút kinh nghiệm, hoặc đã làm việc ở một công ty cùng ngành nhưng chưa quá lâu Tuy nhiên với nhóm nhân sự này lại có tiềm năng phát triển và khả năng học hỏi cao, bên cạnh

đó cũng có một bộ phận nhân sự nhiều năm kinh nghiệm kèm cặp cho nhóm nhân

sự trẻ hơn này

Bộ phận Nhân viên Vận hành (Operations) tại các cảng biển và sân bay của mảng giao nhận hàng hóa quốc tế (Supply Chain Solutions), với vai trò thực hiện các nghiệp vụ thu nhận chứng từ và khai báo hải quan, vẫn được công ty thuê ngoài, tuy vậy trong thời gian tới khi hoạt động nghiệp vụ của UPS Việt Nam được ổn định và phát triển mạnh hơn, cấp quản lý của công ty có thể sẽ cân nhắc việc mở rộng hệ thống nhân sự 100% thuộc điều hành của công ty tới tổ Nhân viên Vận hành tại các cảng biển và cảng hàng không

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Là một phần trong chiến lược tăng trưởng toàn cầu, UPS đã đầu tư trang thiết

bị mới và công nghệ tại các trung tâm thương mại và công nghiệp trọng điểm trên khắp Việt Nam, bao gồm Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bình Dương, Hải Dương và Bắc Ninh Các trung tâm mới được đặt tại các vị trí chiến lược trong các khu kinh doanh trọng yếu, nơi có lượng nhu cầu cao đối với dịch vụ logistics UPS cũng cung cấp tới những nhà xuất khẩu cũng như các doanh nghiệp Việt Nam trong những địa phương kể trên cơ hội lớn hơn trong việc tiếp cận với lợi thế công nghệ, cơ sở vật chất và dịch vụ logistics của UPS

Năm 2017, UPS Việt Nam đã đưa hệ thống phân loại hàng hóa, bưu kiện bằng laser vào hoạt động sản xuất tại Sorting Hub Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất Hệ thống này đã giúp nâng cao độ chính xác, giảm thời gian, nhân công, cùng với đó là tăng hiệu suất của hoạt động chuyển phát nhanh đến và đi tại sân bay này Cũng trong năm 2017, Văn phòng UPS tại Hà Nội được mở rộng, cùng với đó là việc xây dựng Sorting Center tại Khu công nghiệp Sài Đồng B, từ đó giải tỏa bớt áp lực cho Trung tâm phân loại tại sân bay Nội Bài

Ngoài việc đầu tư xây dựng và phát triển các trung tâm mới, UPS cũng đã có những đầu tư quan trọng khác tại Việt Nam trong mười năm qua bao gồm việc ra mắt lĩnh vực Cung cấp Giải pháp Chuỗi cung ứng (SCS) 100% vốn nước ngoài vào năm 2019, có khả năng cung cấp dịch vụ chuyển tiếp hậu cần hàng hóa quốc tế cho những món hàng lớn nhỏ, từ vài mét khối lên tới vài chục container từ các cảng biển như Hải Phòng, Cái Mép, Đà Nẵng, cảng hàng không như Nội Bài, Tân Sơn Nhất tới châu Mỹ, châu Âu và nhiều điểm đến khác trên thế giới

1.6 Tài chính công ty

Với việc UPS mua lại 49% cổ phần của VN Post Express trong ngày 19/3/2013, Công ty UPS Việt Nam đã trở thành DN chuyển phát 100% vốn nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY UPS

VIỆT NAM 2.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 – 2019

Biểu đồ 2.3:Kết quả kinh doanh của Công ty UPS Việt Nam

giai đoạn 2017 – 2019

(Nguồn: Bộ phận Tài chính – Kế toán Công ty CP UPS Việt Nam)

Giai đoạn 2017 – 2019, doanh số từ các dịch vụ của UPS Việt Nam có những bước tăng trưởng ấn tượng Trong đó, nguyên nhân quan trọng nhất khiến công ty đạt được những thành công này chính là việc đưa hệ thống máy phân loại hàng hóa

và bưu phẩm mới tại sân bay Tân Sơn Nhất vào giữa năm năm 2017 và việc mở rộng chi nhánh Hà Nội vào nửa cuối năm 2017 Tổng doanh thu của công ty năm

2018 đã được nâng lên 20% so với năm trước đó, lợi nhuận cũng từ đó tăng thêm khoảng 15%

Bảng 2.1: Số chuyến bay hàng năm của UPS Airlines từ một số quốc gia

Đông Nam Á

(Đơn vị tính: Chuyến/năm)

(Nguồn: Bộ phận Phát triển Kinh doanh Công ty UPS Việt Nam)

Cùng với đó, với việc thay đổi trong định hướng phát triển của Tổng trụ sở UPS khu vực đặt tại Singapore vào năm 2016 là tập trung nhiều hơn vào thị trường Việt Nam Theo chiến lược mới này, các chuyến bay của UPS Airlines tới Việt Nam cũng tăng dần theo các năm, khoảng 15% - 26%/năm trong giai đoạn 2017 –

2019 Chính điều này lý giải việc doanh thu của UPS Việt Nam năm 2019 tuy chỉ tăng khoảng 15% nhưng lại có mức tăng trưởng lợi nhuận đạt gần 20% do cắt giảm được chi phí sử dụng dịch vụ của các hãng bay khác

Biểu đồ 4.2: Số lượng kiện hàng hàng năm theo từng phân loại

(Nguồn: Bộ phận Tài chính – Kế toán Công ty CP UPS Việt Nam)

Giai đoạn 2017 – 2019 là một giai đoạn khởi sắc trong hoạt động chuyển phát nhanh quốc tế của UPS Việt Nam Từ biểu đồ 2.2, có thể thấy lượng kiện hàng sử

dụng dịch vụ của UPS đều tăng theo từng năm, theo cả 3 nhóm là tài liệu giấy, bưu kiện nhỏ và hàng hóa Có thể thấy, tài liệu giấy chiếm tỷ lệ lớn trong lượng vật phẩm sử dụng dịch vụ của UPS, tiếp đến là bưu kiện nhỏ và cuối cùng là hàng hóa, chủ yếu là hàng hóa nhẹ, có giá trị cao hoặc đồ biếu tặng, trưng bày Bên cạnh đó, lượng bưu kiện nhỏ và hàng hóa sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh có xu hướng tăng nhanh trong giai đoạn 2017 – 2019, trong khi đó mức độ tăng hàng năm của số lượng kiện tài liệu giấy có xu hướng tăng chậm

2.2 Các nhóm khách hàng của công ty UPS Việt Nam

Là một công ty nổi danh tại thị trường Mỹ và Canada, UPS có một tập khách hàng ổn định bao gồm nhiều công ty, tập đoàn lớn có trụ sở tại Bắc Mỹ Tập khách hàng này vẫn chiếm một lượng lớn trong chiến lược phát triển của UPS Việt Nam, cùng với đó là Tổng trụ sở UPS Châu Á – Thái Bình Dương, bởi chỉ tính riêng lượng bưu kiện của những công ty này đã chiếm một phần lớn, chiếm khoảng 60% tổng lượng bưu kiện, bưu phẩm sử dụng dịch vụ của UPS vào năm 2017 Doanh thu của nhóm khách hàng này chủ yếu vẫn là đến từ các công ty con hoặc các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại các khu công nghiệp, khu chế xuất có nhu cầu chuyển phát hoặc gửi sản phẩm sang trưng bày tại thị trường thế giới đặc biệt là tới Mỹ và châu Âu

Biểu đồ 2.3: Lượng kiện hàng giao nhận theo từng nhóm khách hàng

Đơn vị: % (Nguồn: Bộ phận Tài chính – Kế toán Công ty CP UPS Việt Nam)

Tuy nhiên nhìn từ số liệu của biểu đồ 2.3, có thể thấy trong giai đoạn 2017 –

2019, lượng bưu phẩm bưu kiện chuyển phát nhanh sử dụng dịch vụ của UPS từ các

doanh nghiệp trong nước đang có xu hướng tăng và dần chiếm một phần lớn trong tổng lượng hàng hóa được UPS xử lý mỗi năm, từ mức 27% năm 2017 đã tăng lên chiếm 31% tổng lượng bưu kiện sau 2 năm

Cũng trong giai đoạn 2017 – 2019, tuy chưa có sự tăng trưởng nhanh như nhóm khách hàng doanh nghiệp trong nước nhưng nhóm khách hàng cá nhân cũng

có mức tăng trưởng đều theo từng năm, dù còn khá chậm Tuy nhiên với nền thương mại điện tử Việt Nam nói riêng và của thế giới nói chung đang có những bước tăng trưởng khả quan, việc UPS chủ trương đẩy mạnh phát triển thị phần đối với nhóm khách hàng này cũng là một yếu tố quan trọng giúp tăng thị phần ngành chuyển phát nhanh tại Việt Nam

Trong giai đoạn hiện nay chi phí của doanh nghiệp SME Việt Nam dành cho logistics cao hơn 20% so với các nước khác như Thái Lan, Malaysia, Trung Quốc…

Lý do cho sự chênh lệch này là do những chi phí không hợp lý ở khâu vận chuyển, giấy tờ, cơ sở hạ tầng tại các cảng biển, cảng hàng không

Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể cạnh tranh được nếu có những điều chỉnh hợp

lý Đặc biệt là cần nghiên cứu kỹ về chi phí chuỗi cung ứng Chúng tôi cũng đã có hội thảo về vấn đề này với sáu giải pháp cho SME Tùy thuộc vào sản phẩm của doanh nghiệp, hình thức kinh doanh của họ và vào sự liên kết của họ với UPS như thế nào thì chúng tôi sẽ có những hỗ trợ cụ thể

Ví dụ, với khách hàng là công ty chuyên bán hàng trên mạng, UPS sẽ tích hợp website khách hàng với lịch vận chuyển của UPS nhằm cung cấp lịch bay hiệu quả nhất cho khách hàng lựa chọn, giúp giảm giá thành cũng như thời gian cho khách hàng Ngoài ra, UPS còn có thể giúp khách hàng quản lý dòng tiền tốt hơn – đây là một trong những quan tâm hàng đầu của các SME – với dịch vụ thu tiền tại nước đến Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc tại Việt Nam cung cấp sản phẩm cho một cửa hàng bán lẻ ở Mỹ có thể tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn do phải ứng tiền trả cước phí vận chuyển và logistics cho lô hàng xuất khẩu sang Mỹ Với dịch vụ này, UPS tại Mỹ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam thu tiền đối tác ngay sau khi nhập hàng