ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM.
Lịch sử hình thành 1 1.2 Tầm nhìn, sứ mạng 1 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 2 1.4 Tổ chức nhân sự 3 1.5 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 4 1.6 Nhu cầu tin của người dùng tin 4 1.7 Vốn tài liệu 5 1.8 Công tác xử lí tài liệu của thư viện 5 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP
Giai đoạn 1975 – 1985, tài liệu phục vụ học tập và giảng dạy của nhà trường chủ yếu là giáo trình do nhà xuất bản Đại học và Trung học chuyên nghiệp phát hành, số lượng giáo trình do tập thể thầy cô của nhà trường biên soạn rất hạn chế và chủ yếu là các tập bài giảng Từng có giai đoạn để tăng cường vốn tài liệu phục vụ, nhà trường và Thư viện đã tiến hành vận động tài trợ, chia sẻ, chi viện từ các cơ sở văn hóa giáo dục từ miền Bắc
Giai đoạn 1986–1995 ghi nhận những chuyển biến tích cực của nhà trường và cả nước trong công cuộc đổi mới, khi hoạt động học thuật được đẩy mạnh và biên soạn giáo trình giảng dạy theo tính chất đặc thù đào tạo của trường đã cho ra đời những tài liệu đầu tiên do chính các thầy cô trực tiếp giảng dạy biên soạn Những tài liệu này đánh dấu bước tiến quan trọng, nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng yêu cầu của quá trình đổi mới giáo dục.
Giai đoạn 1995 đánh dấu bước chuyển biến quan trọng trong mọi mặt hoạt động của nhà trường cùng với các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng thực tiễn Bộ mặt thư viện cũng thay đổi rõ nét trong giai đoạn này, Thư viện Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM không còn là một thư viện nghèo nàn với những tư liệu vừa hiếm vừa cũ nữa Đến nay, với nguồn vốn tài liệu đồ sộ, Thư viện có thể đáp ứng cho mỗi sinh viên từ 15 đến 20 giáo trình trong một học kỳ và 10 tài liệu tham khảo mượn trong 4 tuần Lượng sách lưu thông trong một học kỳ lên đến hơn 100.000 lượt Đây là những con số đáng mơ ước cho bất kỳ hệ thống Thư viện trường Đại học nào
Thư viện Trường ĐHSPKT TP.HCM là một Trung tâm thông tin tư liệu - Thư viện không ngừng gia tăng giá trị nghiên cứu, giảng dạy và học tập của nhà trường bằng việc cung cấp, đáp ứng và bảo quản các nguồn thông tin học tập qua việc sử dụng phương pháp tiếp cận sáng tạo trong quá trình cộng tác với các giảng viên và sinh viên nhằm khai phá, sử dụng, quản lý, chia sẻ các nguồn thông tin hỗ trợ nghiên cứu, giảng dạy và học tập
Thư viện Trường ĐHSPKT TP.HCM là một Trung tâm thông tin tư liệu - Thư viện, nơi chuyển giao tri thức, đáp ứng yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập, nghiên cứu, rèn luyện các kỹ năng nghề nghiệp của người học
Thư viện trường có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại hình tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet…) Các chức năng cụ thể như sau:
- Giúp Hiệu trưởng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học
- Cung cấp các loại hình giáo trình, sách, báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo, NCKH, sản xuất
Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằm hiện đại hóa hệ thống thông tin của thư viện và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu của người dùng Cổng thông tin thư viện điện tử được thiết kế để tối ưu hóa truy cập, nâng cao trải nghiệm tra cứu và cung cấp nguồn tư liệu phong phú, đa dạng Qua đó, thư viện điện tử hướng tới sự hiện đại hóa toàn diện và tăng cường khả năng tiếp cận thông tin cho mọi người, phục vụ hiệu quả cho hoạt động nghiên cứu và học tập.
- Phát triển các dịch vụ - sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của người dùng tin phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; chủ động tư vấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ người dùng tin
- Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình trao đổi tài nguyên thông tin, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của toàn trường
- Tư vấn, trao đổi kinh nghiệm tổ chức và quản lý thư viện trong và ngoài nước
Vai trò tham mưu cho hiệu trưởng là xây dựng quy hoạch thư viện và kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn cho thư viện trường nhằm định hướng phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu người dùng Đồng thời, tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin – thư viện trong nhà trường, đảm bảo sự liên thông, hiệu quả và hiện đại của quản lý nguồn lực thông tin và phục vụ người học, giáo viên.
Thư viện tổ chức, quản lý cán bộ và tài sản theo phân cấp của hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác của thư viện; tiến hành thanh lọc, loại bỏ khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc các Bộ, ngành chủ quản
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác
Phòng kỹ thuật nghiệp vụ và học liệu điện tử 6 2.2 Phòng đọc 12 2.3 Phòng mượn 16 2.4 Thư viện chất lượng cao 20 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN
● Ứng dụng khung phân loại DDC
Tài liệu được mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD, các biểu chỉ thư mục áp dụng khổ mẫu biên mục MARC 21 Thư viện sử dụng Khung phân loại Dewey (DDC23) để phân loại tài liệu Các bước thực hiện:
- Bước 1: Đọc khái quát tài liệu (tiêu đề, lời mở đầu, mục lục, )
- Bước 2: Xác định chủ đề và môn loại tài liệu
- Bước 3: Định kí hiệu phân loại DDC cho tài liệu
● Biên mục đồ án tốt nghiệp
Biên mục trực tiếp trên hệ thống máy tính Sử dụng phần mềm quản lí libol hỗ trợ biên mục Trong quá trình biên mục, thực hiện dựa theo chuẩn biên mục MARC21 Các trường biên mục:
041: $aNgôn ngữ của tài liệu
082: $2Số ấn bản DDC $aSố phân loại
084: $aMã ngành 090: $aSố phân loại $bCutter tác giả
245: $aNhan đề; $bThông tin bổ sung cho nhan đề/
$cThông tin trách nhiệm của tài liệu
260: $aNơi xuất bản: $bNhà xuất bản, $cNăm xuất bản
300: $aSố trang.; kích thước + vật mang tin (nếu có)
700: $aTác giả phụ, $eChức năng
Bảng 2.2 Ở trường 090: $bCutter tác giả sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ việc định số cutter cho tác giả Việc định số cutter tác giả thực hiện theo quy tắc: lấy chữ cái đầu tiên của họ và tên, sau chữ cái đầu của họ và tên là 3 chữ số, giữa họ và tên cách nhau bởi dấu gạch ngang (-)
- Bước 1: Truy cập phần mềm libol Nhấp vào “biên mục” và chọn sửa chữa
- Bước 2: Bấm tìm và nhập số đăng kí cá biệt của tài liệu cần biên mục
Bước 3: Xác định xem tài liệu có bị trùng lặp hay không và tiến hành kiểm tra biên mục; nếu phát hiện trùng lặp, tiến hành sửa chữa biên mục để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, ngược lại nếu không có trùng lặp, chọn tùy chọn “dùng lại” và tiếp tục biên mục tài liệu.
- Bước 4: Sau khi biên mục xong thì nhấn “cập nhật”
● Dán nhãn tài liệu, số đăng kí cá biệt và đóng mộc tài liệu
- Dán nhãn tài liệu: Dán vào gáy tài liệu, cách mép dưới 2cm
- Dán số đăng kí cá biệt: Dán ở giữa phía dưới trang bìa tài liệu
- Đóng mộc tài liệu: Đóng mộc ở trang nhan đề và trang số 13 Đóng chính giữa, cuối trang tài liệu
- Phòng đọc được bố trí 50 máy tính và 15 ipad Ngoài ra còn phục vụ báo - tạp chí cùng
13 hàng ngàn luận văn, luận án, đồ án tốt nghiệp và sách ngoại văn
- Bên trong phòng đọc còn thiết kế quầy cà phê, nước uống phục vụ bạn đọc, góp phần gia tăng bạn đọc đến phòng đọc
- Các khu vực của phòng đọc:
Hình 2.9 + Khu vực bán sách:
Hình 2.10 + Khu vực tự học:
Hình 2.11 + Khu vực in ấn:
Hình 2.12 + Khu vực đọc sách tại chỗ:
2.2.2 Công việc được phân công và thực hiện
● Trực quầy quét thẻ cho bạn đọc Đảm bảo cho bạn đọc quét thẻ trước khi vào phòng đọc
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm libol
- Bước 2: Bạn đọc xuất trình và quét thẻ vào mục mã số Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của bạn đọc
- Bước 3: Kiểm tra thông tin bạn đọc ở phần mềm
● Sắp xếp kho sách của phòng đọc theo đúng trật tự
Vì tài liệu đồ án tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, báo cáo luôn được các bạn đọc quan tâm cao nên số lượng bạn đọc đến và sử dụng tài liệu hàng ngày rất đông Đồng thời, vì được tổ chức theo hình thức kho mở, bạn đọc được tự do tìm và sử dụng tài liệu nên có một số tài liệu bị lẫn lộn, không đúng trật tự vị trí ban đầu Chính vì những lý do đó, cán bộ thư viện luôn phải kiểm tra và sắp xếp lại tài liệu để bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu và sử dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả
- Lướt kho: Rút các tài liệu sai vị trí trên kệ hay những tài liệu được bạn đọc sử dụng và xếp lại cho đúng
Xếp kệ tài liệu gọn gàng và thẳng hàng, kéo các tài liệu ra phía trước để người đọc dễ nhìn thấy số phân loại và số Cutter; đồng thời đặt các tấm chắn để chắn tài liệu lại, tránh bị ngã đổ và duy trì sự ngăn nắp, thuận tiện cho công tác tra cứu.
Nguyên tắc xếp kho: Xếp tài liệu theo trật tự xếp đứng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải, từ trong ra ngoài Đối với tài liệu đồ án tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, đồ án, báo cáo thì khi xếp kho, phải xếp theo mã ngành đầu tiên, những tài liệu có mã ngành giống nhau sẽ được xếp cạnh nhau Sau đó mới xếp theo thứ tự các bậc trong số phân loại DDC Nếu số phân loại của tài liệu trùng nhau thì xem số cutter tác giả, xếp số cutter theo thứ tự từ A - Z trong số phân loại đó
Trên mỗi đầu kệ, còn được trang trí bảng chỉ dẫn nhằm giúp cán bộ thủ thư và bạn đọc có thể thuận lợi tìm kiếm và sắp xếp tài liệu một cách dễ dàng và không mất nhiều thời gian
Phòng mượn là nơi có lượng bạn đọc ra vào nhiều ở thư viện, đặc biệt là vào đầu học kỳ vì đây là nơi cung cấp các tài liệu cần thiết cho các bạn sinh viên Tài liệu ở đây gồm 2 mảng chính là sách giáo trình và sách tham khảo
Các khu vực của phòng mượn:
+ Khu vực sách tham khảo và sách giáo trình:
Hình 2.14 + Khu vực tự học:
2.3.2 Công việc được phân công và thực hiện
● Sắp xếp tài liệu theo đúng trật tự trong kho
- Lướt kho: Rút các tài liệu sai vị trí trên kệ hay những tài liệu được bạn đọc trả và xếp lại cho đúng
- Xếp kho: Xếp tài liệu ngay ngắn, thẳng hàng, kéo tài liệu ra phía trước cho bạn đọc có thể nhìn thấy số phân loại và số cutter Để các tấm chắn tài liệu lại để tài liệu tài liệu không bị ngã đổ
- Bước 1: Xác định kho tài liệu: xác định xem tài liệu thuộc về kho nào Kho giáo trình hay là kho tham khảo dựa vào mã vạch số ký tự của số đăng kí cá biệt (GTD, GT: giáo trình, SKV, SKD: sách tham khảo)
- Bước 2: Sau khi xác định, sắp xếp tài liệu lại đúng vị trí kho
- Bước 3: Sắp xếp tài liệu theo trật tự như sau:
Về nội dung, xếp sách theo thứ tự số phân loại DDC; nếu số phân loại DDC trùng nhau thì xem đến số cutter của tác giả, và xếp cutter theo thứ tự từ A đến Z để đảm bảo trật tự và thuận tiện tra cứu.
+ Về hình thức: Quy tắc chung là xếp theo trật tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới Đối với sách giáo trình là do số lượng sách nhiều và bị giới hạn diện tích nên sách sẽ sắp xếp theo chiều nằm ngang Đối với sách tham khảo thì được sắp xếp theo chiều thẳng đứng
● Phụ trách mượn - trả tài liệu cho bạn đọc
Quá trình mượn trả tài liệu như sau:
1 Bạn đọc gửi tư trang khi vào kho: Bạn đọc xuất trình thẻ và mượn chìa khóa tủ gửi tư trang từ cán bộ thủ thư Cán bộ thủ thư nhận thẻ từ bạn đọc là tiến hành các bước như sau: bật giao diện libol - > bạn đọc -> mượn và trả tủ-> ghi mượn tủ -> quét thẻ bạn đọc vào ô số thẻ -> ghi số thứ tự chìa khoá tủ cho mượn -> nhập
2 Bạn đọc tìm và lấy tài liệu theo nhu cầu trong kho Sau khi gửi yêu cầu, bạn đọc dùng máy tính tra cứu để tìm thông tin của tài liệu mình cần (số phân loại, số Cutter, tác giả, kho lưu trữ) Khi đã nắm được thông tin của tài liệu, bạn đọc trực tiếp vào kho tìm kiếm và lấy tài liệu.
Ưu điểm 29 3.2 Nhược điểm 30 3.3 Đề xuất ý kiến 30 KẾT LUẬN
- Cán bộ thư viện thân thiện, nhiệt tình, hòa đồng với bạn đọc, tạo không khí vui vẻ, thoải mái trong thư viện Các thầy cô đã chia sẻ kinh nghiệm, tri thức làm việc trong môi trường thư viện, đồng thời hỗ trợ nhóm thực tập một cách nhiệt tình, tận tâm Ngoài ra, các thầy cô luôn âm thầm quan sát nhóm trong quá trình thực tập và làm các công việc tại thư viện để nhắc nhở cũng như đưa ra những nhận xét giúp ích cho các thành viên
Thư viện trường có nguồn tài liệu phong phú và đa dạng, đáp ứng nhu cầu thông tin của nhiều đối tượng đọc giả đang học tập và làm việc tại trường Bên cạnh đó, thư viện cung cấp các loại hình tài liệu đa dạng bao gồm luận văn, luận án, đồ án tốt nghiệp, ebooks và báo, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và học tập của người dùng.
- tạp chí…Các tài liệu số được phục vụ miễn phí cho sinh viên, giảng viên, cán bộ đang học tập và công tác tại trường
- Thư viện phục vụ kho mở nên bạn đọc có thể tự tra cứu và dễ dàng tiếp cận được với tài liệu mà bạn đọc quan tâm, điều này góp phần giúp cán bộ thư viện đỡ tốn thời gian và công sức trong việc tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc
- Thư viện rất chú trọng trong việc xây dựng các không gian tự học cho bạn đọc Ví dụ: Phòng đọc được trang bị nhiều máy tính và ipad hỗ trợ cho việc học tập của sinh viên Khu chất lượng cao được bố trí nhiều bàn ghế, võng xếp và nhiều ghế sofa giúp bạn đọc có thể nghỉ ngơi, thư giãn sau quá trình học tập cũng như góp phần thu hút thêm nhiều bạn đọc đến với thư viện
- Thư viện sử dụng phần mềm libol giúp số hóa nguồn tài nguyên đồ sộ, hỗ trợ đắc lực cho các công tác nghiệp vụ của cán bộ thư viện và giúp tài nguyên của các thư viện được liên kết với nhau Giao diện phần mềm được thiết kế đẹp mắt, dễ sử dụng, các trường tra cứu tài liệu đa dạng có thể tìm theo từ khóa, tìm theo nhan đề, tác giả…
- Diện tích các phòng rộng rãi, cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu bạn đọc Kho sách, bàn ghế, quầy lưu hành, các phòng đọc được tổ chức và sắp xếp vị trí hợp lý Không gian yên tĩnh, thoáng mát, ánh sáng vừa đủ, có điều hoà phục vụ bạn đọc, thư viện lắp nhiều camera để quản lý các hoạt động của bạn đọc
- Thư viện có trồng nhiều cây xanh và treo nhiều bức tranh sinh động, điều này góp phần giúp thư viện có một không khí trong lành và cũng mang đến tính thẩm mĩ cao cho thư viện
- Thư viện rất chú trọng vào công tác vệ sinh và bảo quản tài liệu Các phòng ban của thư viện luôn luôn sạch sẽ, gọn gàng và thoáng mát, đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn về ánh sáng, nhiệt độ trong việc bảo quản tài liệu Thư viện được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, cán bộ thư viện được tập huấn về các kỹ năng phòng cháy chữa cháy khi có sự cố
- Cán bộ thư viện luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn bạn đọc trong quá trình tìm kiếm tin và tài liệu để bạn đọc tìm kiếm được tin và tài liệu mình muốn tìm nhanh chóng và chính xác
- Thư viện tổ chức nhiều hoạt động để giao lưu và thu hút các bạn sinh viên đến với thư viện để học tập, giải trí đồng thời cũng phổ biến nhiều kiến thức bổ ích về văn hóa đọc, về thư viện và về các tài liệu có trong thư viện
- Các tài liệu được biên mục bởi nhiều người và nhập vào ở những thời điểm khác nhau nên biểu ghi có nhiều sai sót và không thống nhất
- Cách dán số đăng ký cá biệt và đóng mộc tài liệu do nhiều sinh viên công tác xã hội thực hiện nên còn nhiều sai sót, chưa đúng quy định
- Hiện tại thư viện vẫn chưa tổ chức các buổi tập huấn sử dụng thư viện cho bạn đọc khiến cho các bạn gặp khó khăn trong việc sử dụng và tìm kiếm tài liệu của thư viện
- Phần mềm kiểm tra bạn đọc chưa xác nhận được mã của các bạn sinh viên liên kết quốc tế
- Các phòng của thư viện bị tách rời nhau nên một số bạn đọc vẫn chưa xác định được các phòng của thư viện
Phòng đọc và phòng mượn được thiết kế thành không gian kín, nên khi xảy ra sự cố cháy nổ sẽ gây khó khăn cho việc thoát hiểm và chữa cháy.
- Kho sách còn hạn chế nên sách nhập về chiếm diện tích hết kệ dẫn đến tình trạng sách bị dồn khiến quá trình sắp xếp sách lại đúng trật tự gặp khó khăn
- Thiết kế màu sắc thư viện năng động, trang trí thư viện theo chủ đề ( VD: chủ đề Noel, lễ tết, ) phù hợp với giới trẻ là sinh viên nhưng cũng phù hợp với cán bộ thư viện,giảng viên và sinh viên cao học