1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ——�����—— BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC Đề tài CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC LIÊN HỆ THỰC TIỄN Ở MỘT DOANH NGHIỆP Giả[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ——�㵠�㵠�㵠�㵠�㵠——
BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
Đề tài: CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC.
LIÊN HỆ THỰC TIỄN Ở MỘT DOANH NGHIỆP
Giảng viên hướng dẫn: Vũ Văn Thịnh
Nhóm thực hiện: 1 Lớp HP: 2239HRMG1311
Hà Nội, 2022
Trang 2MỤC LỤC
I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 3
1.2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 3
1.3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực 4
1.4 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 7
2 Sự cần thiết của xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 8
II Liên hệ thực tiễn cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động 9
1.Khái quát công ty thế giới di động 9
2.Thực trạng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động 10
2.1 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động 10
2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động 12
III Đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động 27
Ưu điểm 27
Nhược điểm 27
Một số giải pháp kiến nghị 28
Trang 3CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC
1.1.2 Vai trò
Có tất cả là 6 vai trò:
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra các quyết định quản lý
- Cung cấp phương tiện để hiểu rõ phương tiện lao động
- Góp phần tăng năng suất lao động
- Tăng cường sự hợp tác trong tổ chức, doanh nghiệp
- Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
- Bảo mật và quyền riêng tư
1.2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.2.1 Chức năng lưu trữ thông tin
Chức năng lưu trữ là chức năng nền tảng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực và là cơ sởcho việc thực hiện các chức năng khác Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa là thông tinnguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng mụcđích
Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên máytính (bản mềm) bằng việc lưu vào ổ cứng hoặc trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực hoặctrên mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thông tin: google drive, 4share,mediafire, ) Mỗi hình thức lưu trữ này đều có những ưu và nhược điểm riêng Để đảm bảo quátrình lưu trữ có hiệu quả cần lựa chọn phương pháp phù hợp Hiện nay, các tổ chức, doanhnghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình thức lưu trữ Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệthống chạy bởi một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu phải được thiết kế
và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài
Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nguồn nhân lực được cập nhật thường xuyên vàkịp thời vào hệ thống Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảotính đa chiều, tính lịch sử, tính, hiện tại (thông tin kịp thời)
1.2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin
Chức năng tìm kiếm thông tin là chức năng cơ bản của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trênnền tảng lưu trữ Nhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng, baogồm: tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin đơn giản, tìmkiếm thông tin phức hợp, Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì HRIS cho phép cán bộnhân sự và các đối tượng liên quan thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với cácyêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp Việc thực hiện tìm kiếm - trả kết quả là một trong
Trang 4những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lựctrong tổ chức, doanh nghiệp.
Các loại thông tin tìm kiếm ở HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thông tin các bộ phận,phòng ban; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm các biểu mẫu; Tìm kiếm các thông tin vớimục đích sử dụng riêng biệt (không mang tính phổ biến)…
1.2.3 Chức năng thống kê, tổng hợp
Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thống thông tin nguồn nhânlực Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thốngthực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau phục vụ
ra quyết định
Có thể kể đến một số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như:
- Số lượng nguồn nhân lực với cơ cấu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ: theo thâmniên; theo giới tính, theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động…
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lương, theo diễn biến lương;
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: sắp nghỉ hưu, tỉ lệ nghỉviệc, tỉ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động…
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực được khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến đổimới, hoàn thành sớm tiến độ…
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm…
1.2.4 Chức năng trợ lý
- Tạo các báo cáo kết nối các dữ liệu đơn lẻ của cá nhân, bộ phận, từng đơn vị thời gianchi tiết (giờ, ngày, tuần ) thành báo cáo tổng hợp nhóm, tổ chức lay doanh nghiệp, đơn vịthời gian khái quát (tháng, , năm )
- Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và Biểu mẫu lưu trong hệthống;
- Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định khenthưởng, kỷ luật; Các quyết định nâng lương, nghỉ mưu, sa thải; Kế hoạch tuyển dụng nguồnnhân lực, kế hoạch đào tạo
1.3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực
1.3.1 Phân loại theo cấp độ
- Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dài hạncủa tổ chức, doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi dự đoán tươnglai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tinnày thường là từ phân tích môi trường quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp Hệthống thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của tổ chức, doanhnghiệp và chiến lược nguồn nhân lực
- Thông tin chiến thuật là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụcho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp Loại thông tin nguồn nhân lựcnày một mặt cần mang tính tổng hợp, song mặt khác vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhấtđịnh dạng thống kê Là cơ sở ban hành các quyết định mang tính chiến thuật (chính sách nhân
sự, quy chế hay quy định liên quan đến nguồn nhân lực…) Hệ thống thông tin này bao gồm:
Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc; Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân
Trang 5lực; Hệ thống thông tin đánh giá nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin lương, thưởng và bảohiểm, trợ cấp, phụ cấp,
- Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tin sử dụng cho công tác điều hànhquản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho ngườigiám sát hoạt động tác nghiệp Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lýcác dữ liệu trong doanh nghiệp Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên Hệthống thông tin điều hành trong tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con chủ yếunhư: Hệ thống thông tin quản lý lương; Hệ thống thông tin vị trí việc làm; Hệ thống thông tinquản lý thông tin cá nhân; Hệ thống thông tin quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiệncông việc…
1.3.2 Phân loại theo nội dung thông tin
* Hệ thống thông tin về các tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực:
Có bao nhiêu tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực thì có bấy nhiêu hệ thống thông tin con đượchình thành, cập nhật, duy trì Đó là
Hệ thống thông tin quản lý lương với các thông tin chi tiết:
- Công việc chấm công hàng ngày được nhân lực thống kê của phòng nhân sự trực tiếpthực hiện và ghi vào sổ chấm công Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sởtính lương cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán
- Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân lực, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngàynghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép
- Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân lực tiền lương của phòng kế toán sẽ thực hiệnviệc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không Nếu không đúng thì gửitrả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại Nếu đúng thì sử dụng chương trình tiếnhành cập nhật thông tin chấm công để tính lương
Hệ thống thông tin vị trí việc làm với các thông tin chi tiết:
- Mục tiêu: Xác định từng vị trí việc làm trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp và nhân lựcđang đảm đương vị trí đó
- Định kỳ, hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu cầucủa các phòng ban (nếu có), sau đó lấy thông tin nhân lực trong công ty phù hợp yêucầu để tiến hành danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề và danh mục vị trí việclàm còn thiếu nhân lực Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo ngành nghề
sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc đưa ra các giải pháp khắc phục
Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân với các thông tin chi tiết như:
- Thông tin ban đầu: Nhân lực khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việcban đầu, bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyênmôn,
- Cập nhật thông tin nguồn nhân lực vào máy tính để quản lý bao gồm: Mã nhân lực, mãphòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, sốCMND/CCCD, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương
cơ bản, bậc lương
Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực bao gồm các thông tin chi tiết:
Trang 6- Thông tin nhu cầu tuyển dụng: Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân lực ở một số vịtrí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ đề xuất yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện quytrình tuyển dụng nhân lực mới
- Nhập dữ liệu tuyển chọn được tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào, bộ phậntuyển chọn sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắcnghiệm và phỏng vấn
- Bộ phận tuyển dụng gửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu bên giám đốc (để xétduyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển dụng cho ứng viên biết
Hệ thống thông tin bố trí nhân lực bao gồm các thông tin chi tiết:
- Chuyển hóa thông tin ứng viên thành công đưa vào hồ sơ nhân lực (tức trở thành nhânlực mới )
- Gắn hồ sơ nhân lực mới với vị trí việc làm và phòng ban tương ứng
Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc với các nội dung cụ thể như sau:
- Các bộ phận/phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân lực thuộcphòng của mình định kỳ (tuần, tháng, quý…) sau đó gửi các mẫu và kết quả đánh giáđến bộ phận chuyên trách nhân sự
- Bộ phận chuyên trách công tác nhân lực sẽ kiểm tra đối đối chiếu, trình giám đốc đểquyết định khen thưởng kỷ luật
- Thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đềbạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động…
Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bao gồm các nội dung chủ yếu đó là:
- Bộ phận chuyên trách công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thiết kế các biểumẫu xác định nhu cầu dành cho hai đối tượng đơn vị/phòng ban chức năng và nhân lực
- Các bộ phận/phòng ban tiến hành xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng và phát triểnnguồn nhân lực thuộc đơn vị mình (về nội dung, thời điểm, hình thức…) sau đó gửi cácbiểu mẫu và kết quả xác định nhu cầu đến bộ phận chuyên trách nhân sự
- Bộ phận chuyên trách công tác nhân sự sẽ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp trình giám đốc
để xây dựng kế hoạch, chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực còn được sử dụng làm căn cứ cho hàngloạt các quyết định như bố trí sử dụng, thuyên chuyển công việc
Hệ thống thông tin về các nội dung khác:
- Dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảohiểm thất nghiệp…để lên báo cáo lên cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu của luậtđịnh và theo quy định của chính phủ
- Dữ liệu quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện côngviệc
- Dữ liệu về an toàn của người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp)
Định kỳ hàng tháng quý những thông tin này cũng được báo cáo lên nhà quản trị (ban giám đốc)
để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tạo về bảo hộ lao động hay thay đổi môi trường làm việc cho phùhợp
* Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực
- Thông tin thị trường lao động và dự báo các chỉ số thị trường
- Thông tin pháp luật lao động và xu hướng sửa đổi, bổ sung
Trang 7- Thông tin về hệ thống giáo dục và đào tạo (đào tạo phổ thông, đào tạo nghề nói chung vàtheo từng ngành nói riêng, đào tạo đại học…)
- Thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự (dịch vụ tư vấn nhân sự, tuyển dụng nguồn nhânlực, truyền thông, )
1.4 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
* Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin
a Nguồn lực phần cứng:
- Bao gồm các thiết bị vật lí, các thiết bị hữu hình được sử dụng trong quá trình xử lí thông tin.
Nguồn lực phân cứng được chia làm 2 nhóm
Nhóm 1: các thiết bị phần cứng máy tính (như thiết bị vào/ra, thiết bị xử lí, thiết bị lưutrữ…)
Nhóm 2: các thiết bị viễn thông (như thiết bị truyền tín hiệu, thiết bị khuếch đại tín hiệu,thiết bị nhận và giải mã tín hiệu, các thiết bị ngoại vi, )
b Nguồn lực phần mềm:
- Là các chương trình nguồn nhân lực được cài đặt trong hệ thống để quản lí hoặc xử lí thông tin.
Phần mềm kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầucủa người sử dụng Nguồn lực phần mềm có 3 loại cơ bản đó là:
Phần mềm hệ thống: các chương trình giúp người sử dụng quản lí, điều hành của cácthiết bị phần cứng
Phần mềm chuyên dụng: các chương trình người sử dụng xử lí thông tin một cách tựđộng
Phần mềm bảo mật: các chương trình giúp người sử dụng đảm bảo an toàn cho dữ liệu
hệ thống như phần mềm: sao lưu dự phòng, bảo mật mạng, diệt virus,
c Nguồn lực dữ liệu:
- Là cơ sở dữ liệu được tập hợp một cách hệ thống, có tổ chức và và được lưu trữ trên các thiết bị
thứ cấp để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin Các thiết bị lưu trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ,
d Nguồn lực mạng:
- Là tập hợp máy tính, các thiết bị vật lí được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lí theo một
cấu trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng Trong tổ chức,doanh nghiệp mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Internet,
e Nguồn lực con người:
- Là tất cả các đối tượng tham gia quản lí, xây dựng, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống HIRS.
Các đối tượng bao gồm: người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông tin… Nguồn lực con người
là nguồn lực cốt lõi, quyết định tính chủ động trong việc tích hợp các nguồn lực trong hệ thống đểđạt hiệu quả cao nhất
* Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực
- Nhóm hoạt động mang tính quản lý bao gồm: HTTT về 9 công việc, thông tin đầu vào, thông
tin đầu ra và thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; hoạch định nguồn nhân lực; lựa chọn và bố trínhân lực; quản lý thực hiện công việc có mối quan hệ chặt chẽ
Trang 8 Thông tin về luồng công việc bao gồm: Thiết kế tổ chức và thiết kế công việc, hoạchđịnh nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực, quản lý thực hiện công việc.
Thông tin đầu vào: Mô hình kinh doanh, Chiến lược phát triển tổ chức, doanh nghiệp,
Kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, kỳ vọng của lãnh đạo tổ chức doanhnghiệp, hiện trạng nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp
Thông tin đầu ra: Cơ cấu tổ chức, Hệ thống chức danh và mô tả công việc, Quy chế tổchức, chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch nguồn nhân lực tác nghiệp, Chínhsách nguồn nhân lực, mẫu văn bản về công tác nhân sự
- Nhóm hoạt động mang tính phát triển bao gồm: hệ thống thông tin về luồng công việc,
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, phát triển tổchức phát triển công danh có mối quan hệ chặt chẽ
Thông tin về luồng công việc thuộc hoạt động mang tính phát triển bao gồm: đào tạo vàphát triển nguồn nhân lực, phát triển tổ chức, phát triển nghề nghiệp,
Thông tin đầu vào chủ yếu là mô hình chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức, kết quảđánh giá nhân lực,
Thông tin đầu ra bao gồm: Chuẩn năng lực cho mỗi vị trí công việc, hồ sơ năng lực cánhân, đánh giá nhu cầu đào tạo, kế hoạch và chương trình đào tạo, Lộ trình công danh
- Nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ bao gồm hệ thống thông tin về luồng công việc, thông tin
đầu vào, thông tin đầu ra về đãi ngộ phúc lợi, quan hệ lao động, công đoàn, tư vấn người laođộng, hoạt động nghiên cứu trong tổ chức doanh nghiệp
Thông tin về luồng công việc thuộc nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ bao gồm: đãi ngộphúc lợi, quan hệ lao động, công đoàn, quan hệ lao động nghiên cứu và quản lý HRIS
Thông tin đầu vào: Mô hình kinh doanh; chiến lược phát triển doanh nghiệp; kế hoạchkinh doanh; các biểu mẫu liên quan, hệ thống chính sách lao động pháp luật về lao động
và công đoàn; cam kết trách nhiệm xã hội, tâm lý người lao động
Thông tin đầu ra: Quy chế chính sách đãi ngộ nhân lực; Hệ thống thang, bậc lương,quyđịnh về quỹ lương, hệ thống tính lương và trả lương; Dịch vụ tư vấn cung cấp cho cánhân, thỏa thuận giữa các chủ thể quan hệ lao động; hồ sơ nhân sự, hiện trạng nhân sự,
2.Sự cần thiết của xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Trước kia để lưu trữ dữ liệu của một nhân viên người ta phải làm bằng thủ công thôngthường là lưu trữ hồ sơ trên giấy, do đó mỗi khi có sự thay đổi, tra cứu hay cập nhật về thôngtin nhân viên, người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc lưu trữ thủcông còn gây ra một trở ngại nữa đó là sự an toàn về thông tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thôngtin trên giấy có thể bị thất lạc hay dữ liệu lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnhhưởng rất lớn đến công việc trong công ty
- Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông
tin quản lý nhân sự trong công ty và đã gặt hái được nhiều kết quả khả quan, đáp ứng nhu cầu
đa dạng của con người và xây dựng mục tiêu của tổ chức
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cách quản lý nhân sự hiệu quả Đây là một hệ thốngthông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đếnnguồn nhân lực trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc ra quyết định
Trang 9- Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự sẽ bao gồm 2 phần: các module cơbản bắt buộc phải có và phần mở rộng (tùy thuộc vào từng công ty).
- Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu, từ đó đảm bảo được tính hiện đại, dữliệu được thiết kế với cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau Dữ liệu hoạt động trong mỗi khốiquản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống
II Liên hệ thực tiễn cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động
1.Khái quát công ty thế giới di động
Tên DN: CTCP đầu tư thế giới di động
Loại hình: Công ty cổ phần Thể loại: Chuỗi cửa hàng bán lẻ
Thành lập: tháng 3 năm 2004
Người sáng lập: Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải
Tầm nhìn: Thế Giới Di Động là tập đoàn dẫn đầu ngành bán lẻ và sáng tạo nhất Việt nam luônđem đến cho KHÁCH HÀNG những trải nghiệm thú vị, thân thiện, tin tưởng; là minh chứngcho việc vận hành có INTEGRITY tại bất cứ nơi nào chúng tơi hiện diện mà nó tạo ra sự khácbiệt cho Việt Nam Đây là chúng tôi Đây là điều mà bạn có thể trơng cậy vào được Thành lậpnăm 2004, từ mơ hình Thương mại điện tử sơ khai với một website giới thiệu thông tin sảnphẩm, đến nay Thegioididong đã phát triển thành hệ thống siêu thị rộng khắp và trở thành nhàbán lẻ xuất sắc số 1 Việt Nam MWG vận hành các chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện MáyXanh, Bách Hố Xanh Ngồi ra, MWG cịn mở rộng ra thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻthiết bị di động Bigphone tại Campuchia MWG vinh dự khi 2 năm liên tiếp lọt vào bảng xếphạng TOP 50 công ty niêm yết tốt nhất Châu Á 2017-2018 của tạp chí uy tín Forbes và là đạidiện Việt Nam duy nhất trong Top 100 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương do Tạpchí bán lẻ châu Á (Retail Asia) và Tập đồn nghiên cứu thị trường Euromonitor bình chọn.MWG nhiều năm liền có tên trong các bảng xếp hạng danh giá như TOP 500 nhà bán lẻ hàngđầu Châu Á – Thái Bình Dương (Retail Asia) và TOP 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất ViệtNam (Nhịp Cầu Đầu Tư)… Sự phát triển của MWG cũng là một điển hình tốt được nghiên cứutại các trường Đại học hàng đầu như Harvard, UC Berkeley, trường kinh doanh Tuck (Mỹ) Sứmệnh kinh doanh Thế giới di động cam kết đặt KHÁCH HÀNG LÀM TRUNG TÂM trongmọi suy nghĩ và hành động của mình Thế giới di động cam kết mang đến cho nhân viên mộtmơi trường làm việc TÔN TRỌNG và CÔNG BẰNG Thế giới di động cam kết mang đến choquản lý: Một SÂN CHƠI công bằng để thi thố tài năng / Một cam kết cho một cuộc sống cánhân SUNG TÚC / Một vị trí xã hội được người khác KÍNH NỂ Thế giới di động cam kếtmang đến cho các đối tác sự TÔN TRỌNG Thế giới di động cam kết mang đến cho nhà đầu tưgiá trị doanh nghiệp GIA TĂNG KHÔNG NGỪNG Thế giới di động cam kết đóng góp chocộng đồng thông qua việc tạo nhiều ngàn việc làm và đóng góp đầy đủ thuế cho ngân sách nhànước
Trang 10Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thế giới Di động
- Năm 2004: Công ty cổ phần Thế Giới Di Động được thành lập với số vốn ban đầu khoảng 2
tỷ đồng theo mô hình thương mại điện tử nhưng thất bại
- Tháng 10/2004: Chuyển đổi mô hình kinh doanh, đầu tư vào cửa hàng bán lẻ các thiết bị diđộng
- Tháng 3/2006: Thế giới di động có tổng cộng 4 cửa hàng tại TP Hồ Chí Minh với thươnghiệu Dienmay.com (sau đổi thành Dienmayxanh.com)
- Năm 2012: Đạt quy mơ 220 cửa hàng tại Việt Nam
- Tháng 5/2013: Thế giới di động tiếp nhận đầu tư của Robert A.Willett – cựu CEO BestBuy
- Năm 2017: Tiến hành sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh
- Tháng 3/2018: Mua lại 40% vốn chuỗi dược phẩm Phúc An Khang Sau đó đổi tên thànhNhà thuốc An Khang
- Tháng 10/2018: Sáp nhập hồn thành, có tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh được thay biểnĐiện Máy Xanh
2.Thực trạng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty thế giới di động
2.1 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động
a) Nguồn lực phần cứng
Là công ty lớn có hơn 1500 cửa hàng, hơn 30 ngàn nhân viên sử dụng và các cửa hàng trảidài khắp 64 tỉnh thành Việt Nam, Thế giới di động có mạng lưới máy tính hiện đại và dày đặcnhắm kết nối các nhân viên từ tất cả chi nhánh trên toàn quốc về trụ sở chính của công ty Nhờ
đó, công ty có thể kiểm soát được nhân sự một cách nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm được nhiềucông sức và thời gian Khi Ban lãnh đạo gửi một thông báo nào đó cho toàn bộ các nhân viên,văn phòng điện tử với các thiết bị phần cứng hỗ trợ sẽ thống kê được việc truyền thông nội bộđang diễn ra như thế nào, biết được danh tính ai đã đọc - đọc khi nào và những ai chưa đọc Đểlàm được điều này, công ty sở hữu nhân sự lên đến 400 người với 6 phòng ban tại bộ phận ITThế Giới Di Động- một trong những tập đoàn bán lẻ hàng đầu Việt Nam
Trang 11Ban đầu khi mở cửa hàng đầu tiên, công ty chỉ áp dụng phần mềm Excel cơ bản cho việcquản lý nhân sự, sau đó công ty mua phần mềm quản lý, hiện tại là hệ thống ERP- do đội ngũ
IT của chính công ty xây dựng Cũng như các giải pháp ERP khác, giải pháp của TGDĐ cũnggồm các chức năng quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử,mua hàng, kho hàng, bảo hành… Chẳng hạn, việc tính lương, thưởng cho 31 ngàn nhân viênđều bằng hệ thống và chỉ cần 2 nhân viên làm việc này Hơn thế nữa, công ty cũng bổ sungthêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển và đa chiều hơn trongphân tích dữ liệu, giúp Ban Giám đốc nhận những báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày quaemail và SMS, giám sát hàng chục ngàn nhân viên một cách dễ dàng
c) Nguồn lực dữ liệu
Nhờ vào các hệ thống phần mềm, công ty Thế giới di động có thể lưu trữ lý lịch nhânviên, mã thẻ nhân viên (có thể sử dụng mã vạch phục vụ công tác quản lý) Ngoài ra, hệ thốngbáo cáo linh động còn giúp công ty theo dõi, kiểm tra các báo cáo trên cơ sở toàn bộ các thôngtin được quản lý, lưu trữ cấu trúc báo cáo để sử dụng lâu dài, in ấn hoặc kết xuất số liệu sangcác ứng dụng khác như MS Word, MS Excel, trang Web; thống kê số liệu để có thể tự xây dựngcác tiêu chuẩn thống kê số liệu phục vụ cho việc phân tích - đánh giá số lượng cán bộ, các mẫuthống kê có thể thực hiện theo kiểu một hoặc hai chiều; dự báo thời gian như hỗ trợ dự báotrước các tiêu chí thời gian (ngày sinh, ngày hết hạn hợp đồng, ); hoặc đảm bảo an toàn thôngtin, bảo mật hệ thống, quản lý người sử dụng và phân định quyền hạn truy cập thông qua tênngười sử dụng và mật khẩu bảo vệ ngoài ra còn lưu trữ số liệu định kỳ, phục hồi dữ liệu khigặp sự cố Nhân viên hoàn toàn có thể đối chiếu số lượng bán của mình bằng cách tra cứu trongkho dữ liệu Thế Giới Di Động có trả lương theo ngày, nhân viên có thể theo dõi thu nhập củamình và xem những người xung quanh ai bán giỏi hơn để học tập Giám đốc khối công nghệthông tin của Thế giới Di động cũng cho biết: Công nghệ trong quản trị nhân sự online vàphỏng vấn thông minh giúp Thế giới di động có thể lọc từ 500 hồ sơ ứng tuyển ra 50 ứng viênphù hợp với văn hóa Công ty nhất để đẩy dữ liệu về hệ thống nhân sự trung tâm
d) Nguồn lực mạng:
- Mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Internet,
- Thế giới di động còn được giới công nghệ đánh giá cao bởi hệ thống quản lý nguồn lựcERP( Entersprise Planning) đang vận hành mà đội ngũ nhân lực IT của chính công ty xâydựng
e) Nguồn lực con người
Thế Giới Di Động đã thực hiện một cuộc cách mạng ở quy trình thăng tiến cho nhân sự Họ gọi
hệ thống mới này là ‘Thăng tiến tự động’, dựa chủ yếu vào dữ liệu và công nghệ Mỗi nhân sự
sẽ nhận về một số điểm nhất định dựa trên sự thể hiện của bản thân, sau đó nếu đủ điểm màcông ty yêu cầu cho công việc quản lý, họ sẽ được tự động đề bạt Như vậy, sự thăng tiến củamỗi nhân viên dựa hoàn toàn vào năng lực và sự nỗ lực của mỗi người và không bị can thiệpbởi sếp trực tiếp và các yếu tố cảm tính bên ngoài Cụ thể, điểm thăng tiến của mỗi người sẽđược tích hợp dựa trên 3 yếu tố:
Trang 12 Thứ nhất: có năng lực tạo ra kết quả, tức nhân viên đã đóng góp vào sự tăng trưởngchung của cửa hàng, được tích lũy qua SAO tăng trưởng và điểm ERP (thưởng).
Thứ hai: có tâm phục vụ khách hàng, được ghi nhận thông qua SAO phục vụ tập thể vàphục vụ cá nhân
Thứ ba: tương tác giữa con người và con người thông qua đánh giá từ đồng nghiệp vàthâm niên gắn bó
Theo chia sẻ của Chủ tịch Nguyễn Đức Tài, chỉ sau 1 năm áp dụng, Hệ thống đã cung cấp chodoanh nghiệp 1.381 tân quản lý – chiếm 30%, trong khi 70% còn lại được họ xây dựng trong
16 năm
Với tốc độ phát triển nhanh chóng và chính xác, chỉ khoảng vài năm nữa, hệ thống “Thăng tiến
tự động” mới này có thể cung cấp 100% số lượng quản lý cho Thế Giới Di Động – đặc biệt ởcấp trung
Về số lượng nhân lực, hiện có gần 68.100 nhân viên làm việc tại Công ty Đầu tư Thế Giới DiĐộng (MWG) và bảy công ty con, tăng 10.500 người so với đầu năm Quy mô tuyển dụng củaThế Giới Di Động liên tục tăng mạnh trong khoảng 6 năm trở lại đây Bình quân mỗi năm công
ty đều có khoảng 10.000 lao động mới, cá biệt năm 2019 con số này đến 17.000 người Quy môlớn nên đòi hỏi phải có sự tham gia của "kỹ trị" trong quản trị doanh nghiệp Hiện hệ thốngvận hành CNTT của TGDĐ có khoảng 320 người, lượng lập trình viên hệ thống khoảng 86người
2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty Thế giới di động
a) Nhóm hoạt động mang tính quản lý
Bảng 1 HRIS với nhóm hoạt động mang tính quản lý
Nghiệp
vụ
Thiết kế tổ chức
và thiết kế công việc
Hoạch định nguồn nhân lực
Lựa chọn và
bố trí nhân lực
Quản lý thực hiện công việc
Trang 13- Tuyển dụng,
thuyên chuyểnnhân lực nhằmđảm bảo “đúngngười đúngviệc”
- Đặt yêu cầu
về kết quả côngviệc
- Đưa ra quyước đánh giámức độ hoànthành côngviệc của nhânsự
- Theo dõigiám sát thựchiện công việc,phản hồi vàquyết định ghinhận kết quả
triển của công ty:
Website đi trước,
chuỗi siêu thị theo
sau
- Chiến lược phát triển
của doanh nghiệp
- Kế hoạch hoạt độngcủa doanh nghiệp
- Nghiên cứu nguồncung ở bên trong và bênngoài doanh nghiệp
- Kế hoạch
nguồn nhân lựcđầu kỳ
- Thông tinnhân lực có từtrước
- Đánh giá thựctrạng nguồncung nhân lựctheo thời điểm
- Các mục tiêuhoạt động kinhdoanh và pháttriển của doanhnghiệp
- Kỳ vọng củalãnh đạo vềchất lượng conngười
- Yêu cầu pháttriển của nguồnnhân lực xã hội
Trang 14- Chiến lược phát triển
nguồn nhân lực 3-5 nămcủa doanh nghiệp
- Kế hoạch nhân lựchàng năm (tăng/giảm sốlượng và chất lượngnhân lực thông quatuyển mới, đào tạo lạihoặc thuê ngoài)
- Chính sáchtuyển dụng, bốtrí, bổ nhiệmnhân lực củadoanh nghiệp
- Hệ tiêu chíđánh giá trongtuyển dụng, sauthử việc
- Các mẫuthông báo,quyết định
- Quy chế đánhgiá nhân lực
- Hệ chỉ tiêuđánh giá nhânlực
- Các biểu theodõi, cảnh báo
- Mẫu quyếtđịnh, thông báo
1 Thông tin luồng công việc:
Thiết kế tổ chức, bố trí nhân lực:
- Thế Giới Di Động mỗi năm tuyển hơn 10.000 nhân viên T8/2021
- Hiện có gần 68.100 nhân viên làm việc tại Công ty Đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) vàbảy công ty con, tăng 10.500 người so với đầu năm
- Số liệu này được thể hiện trong báo cáo tài chính quý IV/2020 Ba tháng cuối năm cũng làgiai đoạn doanh nghiệp đầu ngành bán lẻ tuyển dụng nhiều nhất với hơn 5.000 người,trong khi những quý còn lại khoảng 1.000-2.000 người
- Chi phí nhân công vì thế cũng tăng đột biến từ khoảng 7.900 tỷ đồng của năm trước lênhơn 10.020 tỷ đồng Đến cuối năm, Thế Giới Di Động còn hơn 2.500 tỷ đồng tiền thưởngcho nhân viên chưa giải ngân Khoản này được công ty ghi nhận vào chi phí phải trả ngắnhạn, tăng gấp đôi so với đầu năm
- Quy mô tuyển dụng của Thế Giới Di Động liên tục tăng mạnh trong khoảng 6 năm trở lạiđây Bình quân mỗi năm công ty đều có khoảng 10.000 lao động mới, cá biệt năm 2019con số này đến 17.000 người
- Ông Nguyễn Đức Tài – Chủ tịch HĐQT từng chia sẻ vì quy mô đã quá lớn nên đòi hỏiphải có sự tham gia của "kỹ trị" trong quản trị doanh nghiệp Ông Tài kể, những năm đầuhoạt động, mỗi tháng công ty chỉ tuyển thêm vài chục, nhiều thì vài trăm người Con sốnày trong tầm kiểm soát của phòng nhân sự nhưng khi mở rộng nhanh thì chỉ tiêu tuyểnmỗi tháng tới hàng nghìn người Việc sàng lọc hồ sơ hiện nay đều phải do máy móc thựchiện
- Trên website tuyển dụng, Thế Giới Di Động cho biết trong 3 năm gần nhất, doanh nghiệpnày thưởng cuối năm 3 tháng thu nhập cho nhóm nhân viên khối siêu thị và 3-9 tháng thunhập cho nhóm nhân viên tính lương theo chỉ tiêu kinh doanh Các đãi ngộ khác gồm xe