TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÁO CÁO TỔNG THỂ MÔN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài Phát triển hệ thống “Quản lý công việc Monowork”[.]
TÍNH CẤP THIẾT CỦA DỰ ÁN
Trong kỷ nguyên số, mọi thứ không chỉ mở rộng ở chiều ngang mà còn ngày càng phát triển ở chiều sâu, đòi hỏi sự thích nghi liên tục từ cả hệ thống lẫn con người Công việc hiện đại không chỉ trở nên khó khăn hơn mà còn nặng nề hơn bởi lưu lượng thông tin và khối lượng công việc tăng cao không ngừng Để duy trì hiệu quả, doanh nghiệp và cá nhân cần tối ưu hóa quy trình, ứng dụng công nghệ số và quản trị thời gian một cách thông minh để xử lý khối lượng công việc ngày càng khổng lồ.
Trước đây, đồng nghiệp thường trao đổi công việc qua lời nói và lưu trữ thông tin bằng giấy tờ, khiến quản lý dữ liệu trở nên rời rạc và dễ bị mất mát Tuy nhiên ở thời điểm hiện tại, với tình trạng công việc như vậy, phương pháp đó đã lỗi thời và không hiệu quả Nếu tiếp tục duy trì cách thức truyền thống và thủ công, doanh nghiệp và cá nhân sẽ đối mặt với áp lực tăng cao, sự phân bổ công việc không đồng đều, khó sắp xếp lịch trình, đồng thời lãng phí thời gian và cơ hội Thay vào đó, áp dụng các giải pháp số hóa và quản trị thông tin điện tử có thể cải thiện hiệu suất làm việc, tăng độ chính xác của dữ liệu và tối ưu quy trình vận hành.
Việc doanh nghiệp thiếu biện pháp quản lý công việc hợp lý có thể dẫn đến tổn thất và làm giảm hiệu quả công việc Trong bối cảnh hiện đại, nhiều doanh nghiệp và cá nhân đã tìm kiếm giải pháp tối ưu để bắt kịp thời đại, nổi bật nhất là sử dụng phần mềm quản lý công việc nhằm quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý công việc đã được tích hợp trên nhiều thiết bị di động và máy tính nhỏ gọn, mang lại sự thuận tiện cho người dùng khi di chuyển Các ứng dụng quản lý công việc bằng tiếng Việt ngày càng được phát triển, giúp người dùng tiếp cận và sử dụng hiệu quả hơn Với thiết kế tối ưu cho di động, phần mềm cho phép quản lý dự án, kiểm tra tiến độ và sắp xếp công việc mọi lúc mọi nơi Lợi ích dành cho người dùng gồm tăng năng suất và tính linh hoạt, trong khi các nhà quản trị hiện đại có thêm một trợ thủ đắc lực để điều phối nguồn lực và tối ưu quy trình làm việc Sự tích hợp này đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về giao diện thân thiện và hỗ trợ tiếng Việt, đồng thời mở ra cơ hội mở rộng triển khai quản lý công việc trên nhiều nền tảng.
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trên đà tăng trưởng và luôn đề cao tính sáng tạo cùng hiệu quả trong nghiên cứu khoa học, chúng tôi triển khai đề tài nhằm nghiên cứu, điều tra và đánh giá để cho ra một phần mềm quản lý công việc tối ưu, phù hợp với nhu cầu và đặc trưng sử dụng của người Việt Mục tiêu là giảm áp lực công việc, sắp xếp và phân bổ nhiệm vụ một cách khoa học và hiệu quả Phần mềm này được kỳ vọng trở thành công cụ thiết yếu cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân, giúp quản lý công việc đơn giản hơn và đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
THỰC TRẠNG CỦA CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM HIỆN NAY
Thực tế hiện nay, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp.
Theo PMI, doanh nghiệp trên thế giới ứng dụng thành công các phần mềm quản lý dự án có xu hướng tăng cao và đáp ứng được tiến độ công việc, ngân sách và đưa ra kết quả then chốt tốt hơn hẳn các đơn vị còn lại Thậm chí, về mặt số liệu, các tổ chức có thể tiết kiệm được tới 28 lần ngân sách dự kiến khi sở hữu một quy trình quản lý, vận hành hiệu quả. Đây rõ ràng là một tín hiệu tốt cho các doanh nghiệp, nhưng không vì thế mà được chủ quan và tùy tiện sử dụng các phần mềm vô tội vạ Bởi những thông số đáng ngưỡng mộ trên chỉ xảy đến như là kết quả của việc sử dụng phần mềm hiệu quả.
Ví dụ cụ thể về một số phần mềm quản lý công việc được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc nổi tiếng nhất trên thế giới Được thành lập vào năm 2008 bởi Dustin Moskovitz, đồng sáng lập Facebook, Asana ra đời khi anh quyết định rời bỏ gã khổng lồ mạng xã hội để xây dựng một cộng đồng trực tuyến riêng cho mình.
Asana đang được nhiều công ty và tập đoàn lớn tin dùng, từ Google, HubSpot, Spotify, Amazon đến Slack, và hơn 100.000 tổ chức trên toàn thế giới Nền tảng này dẫn đầu trong hạng mục Quản lý dự án trên bảng xếp hạng của G2 năm 2021, thể hiện vai trò là công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc và cộng tác nhóm Với khả năng tích hợp linh hoạt và quản lý tác vụ hiệu quả, Asana giúp các tổ chức quản trị dự án một cách có hệ thống và tăng cường năng suất làm việc cho đội ngũ.
Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là một ứng dụng quản lý công việc giúp thiết lập và quản lý các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả, nổi bật với tính năng quản lý công việc theo nhóm để các thành viên nắm bắt nhanh tiến độ dự án và công việc của mình chỉ bằng một cái nhìn Sau đợt thử nghiệm kín, Trello ra mắt tại TechCrunch Disrupt vào tháng 9 năm 2011 với các ứng dụng trên web và dành cho iPhone Đến mùa hè năm 2012, Trello đạt tới con số 500.000 thành viên và ra mắt trên kho ứng dụng Android.
Có tới hơn 1.000.000 nhóm trên toàn thế giới đang sử dụng Trello để hoàn thành nhiều công việc hàng ngày Hàng triệu người dùng và công ty với mọi loại hình và quy mô đã tin dùng Trello Một số cái tên nổi bật hiện đang ứng dụng Trello có thể kể đến là: Google, Fender, Squarespace, Costco Wholesale, Lush, Pinterest, Peloton… Ở Việt Nam
Tại Việt Nam, tỷ lệ các công ty, doanh nghiệp sử dụng các hệ thống quản lý công việc còn thấp hơn nhiều so với thế giới, tuy nhiên đã ngày một hội nhập và có xu hướng tăng nhanh trong những năm gần đây
Các doanh nghiệp Việt Nam đã tham gia mạnh mẽ hơn vào trong công cuộc số hóa bởi dịch Covid lan rộng Điều này đòi hỏi phải thực hiện việc giãn cách xã hội, bắt buộc doanh nghiệp cần ứng dụng chuyển đổi số về quản lý, thanh toán điện tử, marketing trực tuyến.
Trong quản trị nội bộ, chuyển đổi số trở thành động lực nâng cao hiệu quả và sự linh hoạt của doanh nghiệp, với mức tăng 19,5% so với thời điểm trước dịch Covid-19 Hệ thống họp trực tuyến và quản lý công việc đã được 30% doanh nghiệp áp dụng, cho thấy xu hướng số hóa nội bộ ngày càng mạnh mẽ và mang lại cải thiện rõ rệt quy trình làm việc.
Khảo sát về hiệu quả sử dụng hệ thống quản lý công việc cho doanh nghiệp cho thấy 98% doanh nghiệp có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Các lợi ích được ghi nhận gồm giảm chi phí hơn 71%, giảm thủ tục rườm rà không đáng có chiếm 61,4%, và nâng cao chất lượng công việc lên 45,3%.
Tuy nhiên thực tế doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn trong việc áp dụng các phần mềm quản lý công việc như nhận thức của người quản lý, thiếu kiến thức về chuyển đổi số, chưa sẵn sàng đổi mới, thiếu nền tảng công nghệ thông tin, thiếu nguồn nhân lực vận dụng, thách thức về văn hóa trong doanh nghiệp,…
Một số doanh nghiệp và tổ chức Việt Nam có ứng dụng các phần mềm quản lý công việc:
- Các ngân hàng: VIB, ACB, Sacombank, VPBank…
- Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tổng hợp Vincommerce
- Hãng hàng không Bamboo Airways
- Các trường đại học: Ngoại thương, Văn Lang, Bách khoa…
Như vậy, trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, việc sử dụng hệ thống quản lý công việc trong doanh nghiệp đều đang rất phát triển Vì vậy trên thế giới đã có không ít tổ chức đã áp dụng các hệ thống quản lý công việc và đem lại hiệu quả tốt,tuy nhiên ở Việt Nam việc áp dụng các công cụ này trong các tổ chức còn hạn chế, và gặp nhiều khó khăn Nhu cầu sử dụng các công cụ này đang vô cùng lớn và thiết thực,thúc đẩy nhóm đi tới nghiên cứu ứng dụng đề tài này nhằm đóng góp một phần công sức vào công cuộc đem lại tính hiệu quả cao và giảm áp lực trong công việc.
GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MONOWORK
Đối với các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, thì khả năng quản lý dự án đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quyết định liệu doanh nghiệp có phát triển hay không, có nhiều khách hàng hay không,…đặc biệt là đối với những công ty chuyên về lĩnh vực dịch vụ, công nghệ thông tin, những công ty có nhiều bộ phận chuyên làm việc với khách hàng và theo dõi sự tương tác, đáp ứng nhu cầu của các khách hàng Tuy nhiên việc quản lý công việc nhóm chưa bao giờ là dễ dàng, nhiệm vụ này đòi hỏi người quản lý phải thực hiện đồng thời nhiều công việc, như vậy mới tạo được sự liên kết các công việc trong project hoàn chỉnh Để giảm bớt gánh nặng này, giải quyết những vấn đề thường gặp trong quá trình vận hành, cải thiện hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp nhiều dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý dự án đã ra đời Phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án Monowork ra đời với sứ mệnh trở thành một công cụ hữu ích nhất dành cho các doanh nghiệp, thúc đẩy tính cạnh tranh và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên cùng thị trường.
Phần mềm quản lý dự án Monowork được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi, lên kế hoạch, tổ chức và quản lý công việc, nhân sự, thông tin và dữ liệu dự án một cách khoa học, mạch lạc và dễ tìm kiếm Nhờ Monowork, người quản lý dự án có thể nắm bắt thông tin và xử lý các nhiệm vụ quản lý một cách hiệu quả, trong khi các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ, nâng cao khả năng tương tác và tăng hiệu suất làm việc Phần mềm hỗ trợ trên mọi nền tảng và thiết bị thông minh có kết nối internet như smartphone, máy tính bảng, laptop, PC, giúp người dùng quản lý, theo dõi và thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi mà không bị gò bó tại văn phòng.
MÔ TẢ BÀI TOÁN
Mô tả sơ bộ
Hệ thống gồm 3 nhóm người dùng chính Admin, quản lý và nhân viên với quy trình gồm 5 giai đoạn:
Quản trị viên đăng nhập vào tài khoản đã được đăng ký và cấp quyền cho nhà quản lý và nhân viên Sau khi có tài khoản, nhà quản lý và nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng ID và mật khẩu được cấp để làm việc và truy cập các tính năng của hệ thống.
Giai đoạn 2: Thiếp lập dự án
Quản trị viên dự án thiết lập dự án với đầy đủ các trường nội dung cần thiết để nhân viên triển khai công việc và thêm các thành viên tham gia dự án bằng email Khi được thêm vào dự án, nhân viên sẽ nhận được thông báo qua email và trên hệ thống, từ đó họ có quyền truy cập vào các tài liệu liên quan đến dự án để làm việc hiệu quả.
Giai đoạn 3: Phân chia công việc
Trong quản lý dự án, nhà quản lý sẽ tạo các đầu việc với danh mục, yêu cầu, thời gian thực hiện và các tài liệu liên quan, sau đó phân công nhiệm vụ cho từng thành viên Hệ thống thông báo sẽ được gửi đến tài khoản của nhân viên và đồng thời gửi qua email để đảm bảo mọi người nắm được tiến độ và cập nhật mới nhất.
Giai đoạn 4: Upload kết quả công việc
Nhân viên sau khi hoàn thành công việc sẽ upload báo cáo kết quả của mình lên hệ thống (có thể chọn gửi riêng hoặc công khai), nhà quản lí nhận thông báo và phản hồi công việc đã đạt yêu cầu hay chưa Các thành viên khác trong dự án cũng có thể bình luận góp ý hoàn thiện công việc cho nhân viên đó.
Giai đoạn 5: Xuất dữ liệu và kết thúc
Khi các hạng mục công việc đã hoàn tất và dự án tiến đến giai đoạn bàn giao, quản trị dự án sẽ tiến hành xuất dữ liệu liên quan và gửi đi qua nhiều kênh khác nhau để đảm bảo tính kịp thời và đầy đủ Nhà quản lý xuất dữ liệu có thể gửi bằng email đính kèm báo cáo, chia sẻ đường link tải xuống, hoặc trực tiếp in ấn để phát bản cứng, tùy theo yêu cầu của các bên liên quan Việc đa kênh truyền tải dữ liệu giúp tăng tính minh bạch, rút ngắn thời gian phản hồi và đảm bảo mọi thành viên trong dự án được cập nhật thông tin đầy đủ và đúng hạn.
Mô tả chi tiết
Người dùng hệ thống đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có (nhân viên và nhà quản lý sử dụng ID và password do admin cung cấp). Đăng xuất tài khoản
Sau khi đăng nhập tài khoản, người dùng phải có hoạt động trên hệ thống; nếu không có hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định, hệ thống sẽ tự động đăng xuất để tăng cường bảo mật và hạn chế nguy cơ bị xem trộm hoặc lộ thông tin nhạy cảm.
Ứng dụng hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh các công việc và dự án trong danh sách việc làm bằng văn bản hoặc giọng nói Khi nhân viên cần tra cứu thông tin chi tiết về từng dự án, hệ thống cho phép tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng, với mọi thông tin được nhà quản lý dự án cập nhật và lưu trữ trên hệ thống để tham khảo bất cứ lúc nào.
Người quản lý sẽ thiết lập dự án mới với các thông tin tổng quan như thời gian thực hiện, nội dung, yêu cầu, giá trị dự án… Sau đó tạo từng đầu công việc nhỏ và giao cho từng nhân viên bằng gửi lời mời tham gia dự án qua email hoặc số điện thoại
Người được giao nhận thông báo khi có công việc mới, bao gồm yêu cầu công việc và thời hạn hoàn thành, đồng thời nhận thông báo khi nhà quản lý có sửa đổi hoặc bổ sung thông tin liên quan đến công việc Nhà quản lý cũng nhận thông báo khi nhân viên bắt đầu nhận việc và sau khi hoàn thành công việc, giúp hai bên nắm bắt kịp thời tiến độ, yêu cầu và mong muốn của dự án Tính năng này tăng cường kết nối giữa quản lý và nhân viên, đảm bảo sự đồng bộ giữa nhu cầu, mong muốn và kết quả, từ đó tối ưu quản trị dự án và nâng cao hiệu suất làm việc.
Khi tiến độ công việc gần chạm hạn chót, người quản lý sử dụng tác vụ này để đôn đốc và nhắc nhở nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu và tiêu chuẩn đã đề ra.
Chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần và sau khi hoàn thành mỗi phần, người được giao sẽ tích vào để xác nhận tiến độ Hệ thống này giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan và liên tục qua từng giai đoạn, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc Chỉ quản lý mới có quyền xem tiến độ chi tiết của từng người được giao nhiệm vụ, trong khi những người cùng thực hiện một nhiệm vụ sẽ không thể xem tiến độ của người khác nhằm tạo môi trường làm việc thoải mái và giảm áp lực.
Các thành viên trong cùng dự án hoặc có mối liên hệ với nhau sử dụng tác vụ này để trao đổi, bàn bạc trong công việc Tác vụ này cũng có thể tạo phòng chat riêng cho từng bộ phận phụ trách trong một dự án để thuận tiện trao đổi công việc mà không cần sử dụng một nền tảng ngoài nào khác ngoài ra.
Báo cáo chi tiết và trực quan về công việc, tiến độ và chất lượng của từng dự án cùng với đánh giá hiệu suất của từng thành viên và dự báo tiến độ thông qua các biểu đồ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình đội ngũ Hệ thống này đảm bảo chất lượng công việc của nhóm, đồng thời cho phép nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân để phân bổ nguồn lực một cách tối ưu và đề xuất mức đãi ngộ xứng đáng với hiệu quả làm việc của mỗi người, từ đó nâng cao hiệu suất và kết quả quản trị dự án.
Người dùng có thể upload file có dung lượng lên tới 100MB ở nhiều định dạng phổ biến như doc, docx, pdf, ppt, pptx, jpg theo yêu cầu của công việc Việc hỗ trợ đa định dạng và giới hạn dung lượng cho phép tải lên linh hoạt, phục vụ nhiều loại tài liệu khác nhau mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao Hệ thống được tối ưu để đáp ứng lưu lượng truy cập lớn, giúp quá trình upload diễn ra nhanh chóng và ổn định ngay cả khi có nhiều người dùng cùng truy cập.
Chức năng này cho phép người dùng lưu trữ an toàn toàn bộ nội dung công việc đã thực hiện trên hệ thống, đảm bảo bảo mật dữ liệu và dễ dàng quản lý Người dùng có thể tra cứu nhanh các file báo cáo, sản phẩm được upload lên hệ thống, nội dung trao đổi công việc và thông tin dự án, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và chia sẻ tài liệu một cách an toàn.
Tên use case: đăng nhập
Mô tả: admin đăng nhập hệ thống
Người dùng chính: admin hệ thống
Điều kiện bắt đầu: admin khởi tạo hệ thống
Điều kiện sau khi dùng: admin đặng nhập hệ thống
Trình tự các sự kiện
1 Admin nhập tên tài khoản admin
2 Admin nhập mật khẩu đã thiết lập từ đầu
Các hoàn cảnh sử dụng phụ
*Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi đăng nhập
Tên use case: quản trị người dùng
Người dùng chính: admin hệ thống
Mô tả: Admin quản trị người dùng trên toàn hệ thống
Điều kiện bắt đầu: Admin đăng nhập thông tin hệ thống
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo kết quả cho người dùng
Trình tự các sự kiện
1 Admin đăng nhập vào hệ thống.
2 Xem danh sách người dùng trên hệ thống.
3 Nếu yêu cầu thêm mới người dùng→ nhập thông tin người dùng, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, tạo mới người dùng, tài khoản.
4 Nếu yêu cầu xóa người dùng → lựa chọn người dùng trong danh sách, xóa người dùng, tài khoản người dùng khỏi csdl.
5 Xem thông tin người dùng
6 Nếu yêu cầu sửa thông tin người dùng→ cập nhật thông tin mới của người dùng, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, lưu thông tin người dùng.
7 Nếu yêu cầu đổi mật khẩu người dùng → cập nhật mật khẩu mới, lưu mật khẩu mới.
8 Nếu yêu cầu tìm kiếm người dùng → nhập từ khóa tìm kiếm, hiển thị danh sách người dùng thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
*Trường hợp phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi
Tên use case: Quản lý Phân quyền
Người dùng chính: admin hệ thống
Mô tả: Admin phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho các loại tài khoản
Điều kiện bắt đầu: Admin đăng nhập thông tin hệ thống
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo kết quả cho người dùng
Trình tự các sự kiện:
1 Admin đăng nhập vào hệ thống.
3 Nếu yêu cầu thêm mới quyền→ nhập thông tin quyền, lựa chọn danh sách chức năng,lựa chọn quyền, thêm quyền.
4 Nếu yêu cầu xóa quyền → lựa chọn quyền trong danh sách, xóa quyền khỏi CSDL.
5 Xem thông tin về quyền
6 Nếu yêu cầu sửa thông tin quyền→ cập nhật thông tin mới quyền, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, lưu thông tin quyền.
7 Nếu yêu cầu gán quyền cho nhóm người dùng → chọn danh sách nhóm người dùng,lựa chọn các quyền từ danh sách quyền, xác nhận gán quyền, lưu vào csdl.
8 Nếu yêu cầu loại bỏ quyền cho nhóm người dùng → chọn danh sách nhóm, bỏ chọn các quyền từ các mục quyền đã chọn trong danh sách quyền.
*Trường hợp phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi
Tên use case : Phục hồi hệ thống
Người dùng chính: admin hệ thống
Mô tả: Admin phục hồi hệ thống trong trường hợp gặp sự cố
Điều kiện bắt đầu: Admin đăng nhập thông tin hệ thống
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo kết quả cho người dùng
Trình tự các sự kiện:
1 Admin chọn Quản lý hệ thống
3 Nếu yêu cầu phục hồi dữ liệu→ chọn lựa thời điểm dữ liệu được phục hồi từ danh sách các bản dữ liệu được sao lưu theo thời gian, tiến hành phục hồi.
4 Nếu yêu cầu phục hồi cấu hình → lựa chọn tệp cấu hình hệ thống từ danh sách các tệp cấu hình được sao lưu theo thời gian, tiến hành phục hồi.
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi
Tên use case: Sao lưu hệ thống
Người dùng chính: admin hệ thống
Mô tả: Admin sao lưu dữ liệu, cấu hình hệ thống
Điều kiện bắt đầu: Admin đăng nhập thông tin hệ thống
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo kết quả cho người dùng
Trình tự các sự kiện:
1 Admin chọn Quản lý hệ thống
3 Nếu yêu cầu sao lưu dữ liệu→ thực hiện sao lưu, lưu trên máy tệp dữ liệu (định danh bao gồm thông tin thời gian).
4 Nếu yêu cầu sao lưu cấu hình → thực hiện sao lưu, lưu trên máy tệp cấu hình (định danh bao gồm thông tin thời gian).
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi b) Người quản lý dự án
Tên use case: đăng nhập
Người dùng chính: Người quản lý dự án
Người dùng phụ: admin hệ thống
Mô tả: Quản lý đăng nhập vào hệ thống
Điều kiện bắt đầu: Người dùng được cấp 1 tài khoản quản lý
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo đăng nhập thành công
Trình tự các sự kiện:
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi
Tên use case: Tạo dự án mới
Người dùng chính: Người quản lý
Người dùng phụ: Admin hệ thống
Mô tả: Quản lý khởi tạo một dự án, kế hoạch công việc mới.
Điều kiện bắt đầu: Quản lý đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Dự án, kế hoạch công việc được khởi tạo thành công, thông báo công việc đến tài khoản của nhân viên.
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn “Tạo dự án mới”
2 Đặt tên, thiết lập loại dự án.
3 Lên kế hoạch, nội dung, mô tả chi tiết của dự án.
4 Phân chia công việc đến các tài khoản nhân viên.
5 Thiết lập deadline, mục tiêu, KPIs của dự án.
6 Xác nhận khởi tạo dự án.
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Tên use case: Quản lý dự án
Người dùng chính: Người quản lý
Người dùng phụ: Admin hệ thống
Mô tả: Theo dõi tiến độ dự án, tiến độ công việc, nhắc nhở công việc.
Điều kiện bắt đầu: Quản lý đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Truy cập dự án thành công, thông báo nhắc nhở đến tài khoản nhân viên.
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn quản lý dự án
2 Chọn dự án muốn xem
3 Chọn các nội dung quản lý muốn theo dõi
4 Nếu cần thông báo, nhắc nhở tiến độ công việc đến nhân viên: Chọn “nhắc nhở” -> Nội dung nhắc nhở -> Xác nhận.
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Xem báo cáo, đánh giá công việc
Tên use case: Báo cáo/Đánh giá
Người dùng chính: Người quản lý
Người dùng phụ: Admin hệ thống
Mô tả: Kiểm tra các báo cáo, đánh giá kết quả.
Điều kiện bắt đầu: Quản lý đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Truy cập được nội dung báo cáo, gửi đánh giá công việc đến tài khoản nhân viên.
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn Báo cáo/Đánh giá
2 Chọn báo cáo công việc muốn xem
3 Chọn đánh giá công việc, nhập nội dung đánh giá
4 Xác nhận, gửi đánh giá đến nhân viên.
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Tên use case: Upload file
Người dùng chính: Người quản lý
Người dùng phụ: Admin hệ thống.
Mô tả: Upload các file tài liệu, báo cáo.
Điều kiện bắt đầu: Quản lý đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: File tài liệu được upload thành công
Trình tự các sự kiện:
2 Chọn mục tài liệu, dự án cần upload
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Người dùng chính: Người quản lý
Mô tả: Trao đổi, trò chuyện giữa các người dùng qua tin nhắn
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Tin nhắn được gửi đi
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn vào cửa sổ chat
2 Chọn cá nhân, nhóm dự án muốn chat
4 Xác nhận gửi tin nhắn
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi. c) Nhân viên
Tên use case: đăng nhập
Người dùng chính:Nhân viên
Người dùng phụ: admin hệ thống
Mô tả: Nhân viên đăng nhập vào hệ thống
Điều kiện bắt đầu: Người dùng được cấp 1 tài khoản quản lý
Điều kiện sau khi dùng: Thông báo đăng nhập thành công
Trình tự các sự kiện:
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Cập nhật tiến trình công việc
Tên use case: Cập nhật công việc
Người dùng chính: Nhân viên
Người dùng phụ: admin hệ thống
Mô tả: Cập nhật tiến độ, nội dung công việc được giao
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Tiến độ công việc được cập nhật
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn quản lý dự án
2 Chọn cập nhật tiến độ
3 Cập nhật tiến độ và nội dung công việc được giao
5 Nếu có nhắc nhở, đánh giá từ quản lý -> Xác nhận thông tin và làm việc, chỉnh sửa theo yêu cầu
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Tên use case: Báo cáo
Người dùng chính: Nhân viên
Người dùng phụ: admin hệ thống
Mô tả: Nộp báo cáo công việc sau khi hoàn thành công việc, dự án
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Báo cáo được nộp đến quản lý dự án
Trình tự các sự kiện:
2 Upload báo cáo, thống kê công việc
3 Xác nhận gửi báo cáo và chờ phản hồi đánh giá của quản lý
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Tên use case: Upload file
Người dùng chính: Nhân viên
Người dùng phụ: Admin hệ thống.
Mô tả: Upload các file tài liệu, báo cáo.
Điều kiện bắt đầu: Nhân viên đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: File tài liệu được upload thành công
Trình tự các sự kiện:
2 Chọn mục tài liệu, dự án cần upload
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
Người dùng chính: Nhân viên
Mô tả: Trao đổi, trò chuyện giữa các người dùng qua tin nhắn
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công.
Điều kiện sau khi dùng: Tin nhắn được gửi đi
Trình tự các sự kiện:
1 Chọn vào cửa sổ chat
2 Chọn cá nhân, nhóm dự án muốn chat
4 Xác nhận gửi tin nhắn
*Các hoàn cảnh sử dụng phụ: Trường hợp bị lỗi thì hiển thị thông báo lỗi.
4.2.3 Nội dung a) Nhà quản lý dự án:
Thông tin khái quát nhất về các dự án quản lý :
Nhà quản lý dự án là người nhập và quản lý các thông tin khái quát về các dự án, đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ và chính xác từ khi khởi tạo tới khi kết thúc dự án Người quản lý kiểm soát và duy trì nguồn thông tin này xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty, tập trung vào tiến độ, ngân sách và phân bổ tài nguyên để hỗ trợ ra quyết định hiệu quả và tăng tính minh bạch cho dự án.
YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Một hệ thống quản lý dự án là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tổ chức và triển khai công việc hiệu quả, bất kể quy mô lớn hay nhỏ Để hình thành một hệ thống quản lý dự án nổi bật, nó cần tích hợp các chức năng cơ bản như lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực và chi phí, quản trị rủi ro, quản lý tài liệu và giao tiếp nhóm, cùng khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu Bên cạnh đó, các thuộc tính quan trọng của hệ thống bao gồm tính linh hoạt, khả năng mở rộng, bảo mật thông tin, khả năng tích hợp với các hệ thống khác và giao diện người dùng thân thiện để tăng hiệu suất làm việc Việc áp dụng đầy đủ các chức năng và thuộc tính này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả triển khai dự án và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng Vì vậy, chọn một hệ thống quản lý dự án phù hợp là bước then chốt để cải thiện quản lý dự án và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Hệ thống phải cắm được API, với hai dạng API phổ biến là plugin và tích hợp trên Serve, nhưng ưu tiên vẫn là Plugin vì tính linh hoạt và triển khai nhanh Để tích hợp hệ thống quản lý dự án với các hệ thống khác, việc có API là điều kiện không thể thiếu nhằm đảm bảo trao đổi dữ liệu và đồng bộ các chức năng giữa các hệ thống.
2 Hệ thống cho phép phân quyền các thành viên trong tổ chức, dự án: Ví dụ như admin có quyền cao nhất, phân quyền cho quản lý và nhân viên các chức năng, nội dung
3 Hệ thống cho phép đăng nhập một cách dễ dàng: Tác vụ này nhằm đảm bảo tính nhanh chóng, thuận tiện trong việc quản lí các tài khoản của hệ thống.
Hệ thống upload tài liệu nhanh và chính xác, với khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn để làm cơ sở dữ liệu (CSDL) Tài liệu được định dạng phù hợp và tối ưu cho quá trình tải lên, đồng thời hỗ trợ tải lên nhiều file và nhiều định dạng cùng lúc mà vẫn đảm bảo tốc độ cao Với tính năng này, người dùng có thể quản lý tập tin hiệu quả, giảm thời gian xử lý và nâng cao trải nghiệm làm việc.
5 Xuất dữ liệu có thể in ra thành bản cứng hoặc email: Tác vụ này nhằm hỗ trợ người dùng sử dụng các tài liệu trên hệ thống một cách tối ưu nhất hoặc gửi cho những người nằm ngoài dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng file.
6 Sử dụng được ngôn ngữ Tiếng Việt, Tiếng Anh
Độ bảo mật dữ liệu cao là nền tảng để lưu trữ an toàn mọi tài liệu, hồ sơ và giấy tờ liên quan đến dự án hệ thống Hệ thống quản lý dự án phải được đảm bảo bảo mật tối đa bằng các biện pháp như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập chặt chẽ và theo dõi thay đổi thông tin (audit trail) Điều kiện này là không thể thiếu để bảo vệ thông tin nhạy cảm, giảm thiểu rủi ro và duy trì sự tin tưởng của người dùng Khi bảo mật được củng cố, hệ thống có thể đảm bảo tính toàn vẹn, sẵn sàng và khả năng phục hồi dữ liệu trong mọi tình huống.
8 Tích hợp gmail, zoom/teams, calendar, lưu trữ đám mây(drive, dropbox)…