1: Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty Nguồn: Tổng hợp từ phòng nhân sự của Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban Hội đ
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Giới thiệu chung
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG CII
Mã số thuế: 0304200346 Địa chỉ trụ sở chính: Số 191 Hoa Lan, Phường 02, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh Loại hình Công ty: Công ty cổ phần
Người đại diện theo pháp luật: Ông Phùng Văn Hiền
Vốn điều lệ: 415.000.000.000 Việt Nam đồng (Bằng chữ: Bốn trăm mười lăm tỷ Việt Nam đồng)
Cơ quan thuế quản lý: Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 3512 0850
Email: info@ciiec.com.vn
Website: https://ciiec.com.vn/vi/
Lĩnh vực kinh doanh của CII E&C gồm xây dựng, lắp đặt và sửa chữa các công trình hạ tầng giao thông như đường bộ, đường hầm và cầu; đồng thời đầu tư và triển khai hạ tầng nước bao gồm nhà máy cấp nước, trạm xử lý nước thải và đường ống cấp nước Công ty cũng tham gia phát triển hạ tầng công nghiệp như nhà xưởng và hệ thống đường xá trong khu công nghiệp Các hoạt động được triển khai tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Tây Nam Bộ.
Quá trình phát triển của Công ty
- Năm 2000: Công ty Đầu tư & Kinh doanh Công trình Giao thông 565 được thành lập theo Quyết định số 129/2000/QĐ-BGTVT ngày 18/01/2000 của Bộ Giao thông Vận tải.
Năm 2005, công ty đã được chuyển đổi thành Công ty cổ phần 565 theo Quyết định số 3222 ngày 31/08/2005 của Bộ Giao thông Vận tải Trong cơ cấu vốn, Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 (Cienco 5) nắm giữ 30% vốn điều lệ của Công ty cổ phần 565.
Vào năm 2007, Công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng Kỹ thuật TP HCM (CII) đã trở thành cổ đông lớn nhất của Công ty, nắm giữ 30% vốn điều lệ Nhờ đó, Công ty Cổ phần 565 bắt đầu tham gia xây dựng các công trình giao thông, hạ tầng do CII làm chủ đầu tư.
- Năm 2009: CII tăng tỷ lệ nắm giữ lên 49% vốn điều lệ của Công ty CP 565.
Vào năm 2013, Công ty CP 565 đã trở thành công ty con của CII và vốn điều lệ được nâng lên 140 tỷ đồng Đồng thời, công ty được đổi tên thành Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII (CII E&C), tập trung hoạt động kinh doanh chính vào xây dựng hạ tầng giao thông.
Năm 2014, CII E&C đã tăng vốn điều lệ từ 140 tỷ đồng lên 400 tỷ đồng Vào tháng 10 năm 2014, công ty tiến hành mua lại 99,8% cổ phần của Công ty CP Cơ khí điện Lữ Gia từ Công ty CP Đầu tư Cầu đường CII Tuy nhiên, quyền sở hữu số cổ phần này sẽ được chuyển giao sau 3 năm kể từ ngày thanh toán mua cổ phần.
- Năm 2015: CII E&C thực hiện đầu tư mua lại 100% Công ty TNHH MTV NBB Quảng Ngãi (NQN) chuyên sản xuất vật liệu xây dựng.
Năm 2016, tháng 6, ban lãnh đạo quyết định thành lập Công ty TNHH MTV Vật liệu Xây dựng CII E&C, chuyên về kinh doanh vật liệu xây dựng Động thái này đánh dấu bước đi quan trọng nhằm phát triển hệ thống cung cấp vật liệu xây dựng chất lượng cho thị trường, và vào tháng 8 năm 2016, công ty tiếp tục triển khai các hoạt động liên quan để đi vào vận hành và mở rộng quy mô kinh doanh.
Vào năm 2016, CII E&C đã mua lại 100% Công ty TNHH Xây dựng – Công nghiệp và Thương mại Toàn Phát Thịnh, một công ty thành lập từ năm 2005 và đổi tên thành Công ty TNHH MTV Xây dựng Dân dụng CII E&C Tháng 12 năm 2016, CII E&C tiếp tục tăng vốn điều lệ từ 400 tỷ đồng lên 415 tỷ đồng thông qua phát hành cổ phiếu cho cán bộ nhân viên Công ty.
Vào ngày 01/01/2017, công ty đã hoàn tất thủ tục nhận chuyển nhượng 99,81% cổ phần của Công ty cổ phần Cơ khí Điện Lữ Gia, qua đó Công ty cổ phần Cơ khí Điện Lữ Gia chính thức trở thành công ty con của công ty.
Vào ngày 05/04/2017, công ty chính thức trở thành công ty đại chúng theo Công văn số 1791/UBCKGSĐC của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN), chấp thuận hồ sơ đăng ký công ty đại chúng Từ đó, tỷ lệ sở hữu của CII tại CII E&C đã giảm từ 99,54% xuống còn 49,00% vốn điều lệ của CII E&C.
Vào ngày 12/04/2017, công ty đã được Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam cấp Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán số 77/2017/GCNCP-VSD, xác nhận tổng số cổ phiếu đăng ký là 41.500.000 cổ phiếu.
Trong tháng 9 năm 2019, công ty hoàn tất việc thoát toàn bộ phần vốn đầu tư tại Công ty TNHH MTV Xây dựng Dân dụng CII E&C; sang tháng 10 năm 2019, công ty hoàn tất việc thoát toàn bộ phần vốn đầu tư tại Công ty CP Cơ khí Điện Lữ Gia Công ty chuyển về địa chỉ 156 Hoa Lan, Phường 02, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Tháng 9 năm 2020, Công ty đã hoàn tất thoái 90% vốn đầu tư tại Công ty TNHH MTV Vật liệu Xây dựng Sài Gòn Tại thời điểm ngày 12/01/2021, Công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh đã hoàn tất tăng tỷ lệ sở hữu tại Công ty lên 80%.
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
Cơ cấu tổ chức quản lý
Sơ đồ 1 1: Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng nhân sự của Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Thường xuyên báo cáo kết quả giám sát hoạt động của Công ty trong các cuộc họp, phản ánh đúng tình hình kinh doanh và hiệu quả vận hành Đồng thời đóng góp ý kiến về phương pháp điều hành và quản lý tài chính nhằm nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản trị và góp phần hoàn thiện bộ máy quản trị của Công ty.
Là người điều hành và đại diện pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cải tiến liên tục về cơ cấu tổ chức và chính sách quản lý của Công ty Định kỳ hàng quý và hàng năm báo cáo đánh giá tình hình tài chính và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Thực hiện các nội dung được Hội đồng quản trị giao và hàng năm báo cáo về tình hình thực hiện những nội dung đó Cung cấp thông tin cho các bên liên quan.
Ban kiểm soát Tổng giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng quản lý thi công Phòng nhân sự
Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát công tác quản lý, điều hành và hoạt động của Công ty theo yêu cầu, bảo đảm tính minh bạch, tuân thủ quy định và chuẩn mực quản trị doanh nghiệp Đồng thời, Ban kiểm soát đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của Công ty, tăng cường quản trị rủi ro và cải thiện hiệu suất hoạt động.
Chịu trách nhiệm trước cổ đông về hoạt động giám sát của mình, bao gồm đánh giá tình hình tài chính và đảm bảo tính hợp pháp trong mọi hoạt động của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tham gia đầy đủ các phiên họp của Hội đồng quản trị, đóng góp những ý kiến thiết thực và lưu ý những vấn đề cần thiết trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty để tăng cường sự minh bạch, hiệu quả quản trị và sự phát triển bền vững.
Chịu trách nhiệm cung cấp cho Tổng Giám đốc các thông tin và vấn đề liên quan đến việc bán sản phẩm, dịch vụ của Công ty ra thị trường; tư vấn chiến lược nghiên cứu và phát triển sản phẩm để bắt kịp xu hướng và nhu cầu khách hàng; tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đồng thời hỗ trợ Tổng Giám đốc xây dựng quan hệ tốt với khách hàng Thực hiện chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty nhằm nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng; thường xuyên cùng giám đốc tham gia tiếp khách, gặp gỡ các nhà cung cấp lớn và tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
Công tác ghi chép hàng ngày, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế và phản ánh đúng thực tế số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thực hiện đầy đủ, kịp thời và trung thực Việc quản lý chi phí đầu vào, đầu ra và thanh toán hợp đồng được thực hiện nhằm đảm bảo thu chi hợp lý và phục vụ hoạt động kinh doanh; đồng thời phổ biến kịp thời các chính sách quản lý tài chính của Nhà nước cho các bộ phận liên quan Phối hợp với phòng nhân sự để chấm công, lên bảng lương và các khoản trích theo lương, sau đó giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng và các khoản phúc lợi khác Cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế - tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch, cũng như báo cáo cho các cơ quan liên quan theo chế độ báo cáo tài chính hiện hành và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc Nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính để phục vụ cho công tác kiểm toán, trình lên tổng giám đốc và phát hiện, báo cáo kịp thời những sai lệch trong thu chi không hợp lý.
Phòng quản lý thi công là một trong những phòng ban quan trọng của công ty, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến công trình và nội dung thi công Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình, kiểm soát khối lượng thi công, đảm bảo an toàn lao động và môi trường xây dựng trong quá trình thi công, quản lý chi phí đầu tư xây dựng và thực hiện các nội dung khác theo quy định của hợp đồng xây dựng.
Quản trị nhân sự, văn bản và hợp đồng cùng các quy chế áp dụng cho Công ty; thiết lập cơ cấu tổ chức và quản lý nhân sự theo mô hình Công ty; lên danh sách và tuyển dụng những nhân viên có đủ trình độ; tiếp nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên, lập danh sách tham gia phỏng vấn, thông báo kết quả và tiến hành phỏng vấn; đảm bảo Công ty luôn có đủ nhân sự để đáp ứng khối lượng công việc hiện tại và có thể linh hoạt sa thải hoặc bổ sung nhân sự một cách hợp lý; xây dựng nội quy lao động, quy chế làm việc và quy trình liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và đánh giá đối với nhân viên; lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng; soạn thảo văn bản, tài liệu hành chính và gửi nội bộ cho khách hàng; đón tiếp khách hàng, đối tác; phối hợp với phòng kế toán thực hiện chấm công cho nhân viên.
CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Sơ đồ phòng kế toán
Sơ đồ 1 2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty
Kế toán thuế, TSCĐ và NVL
Kế toán thanh toán Thủ quỹ
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
Quản lý chung mọi hoạt động liên quan đến tài chính và kế toán, chịu trách nhiệm trước Công ty về toàn bộ hoạt động của phòng kế toán Kế toán trưởng là người kiểm soát quy trình lập sổ sách, các bút toán tính sổ, kiểm kê tài sản và điều tra nguồn tài chính, đồng thời quản lý bảng cân đối kế toán cũng như các tài liệu liên quan của Công ty và các bộ phận, chi nhánh, đảm bảo tính hợp pháp, tính kịp thời và tính chuẩn xác trong việc lập sổ sách và báo cáo kế toán Phòng kế toán tham gia các cuộc họp giao ban của cơ quan và các cuộc họp chuyên đề liên quan đến nhiệm vụ của phòng, đồng thời phối hợp với các bộ phận khác và thực hiện kiểm tra, đào tạo kế toán viên nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Kế toán tổng hợp là người hỗ trợ, hướng dẫn các nhân viên kế toán khác về nghiệp vụ phát sinh và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề xảy ra; người làm kế toán tổng hợp thu thập và xử lý dữ liệu, chứng từ liên quan, thực hiện hạch toán và theo dõi, quản lý các khoản chi tiêu, kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, cũng như kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết In ấn sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo quy định và theo yêu cầu của doanh nghiệp; thực hiện thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu và lập báo cáo tài chính đầy đủ.
Chúng tôi thực hiện kiểm tra dự toán nội bộ một cách toàn diện đối với số lượng, đơn giá, thành tiền và các khoản phí liên quan đến từng hạng mục công trình, đồng thời phân tích và đối chiếu song song với hợp đồng kinh tế đã ký để báo cáo chi phí và lợi nhuận của dự án; quá trình kiểm tra còn bao gồm kiểm soát việc tạm ứng và thanh quyết toán với nhà thầu, nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định Bên cạnh đó, chúng tôi rà soát số liệu, đối chiếu sổ sách vật tư thừa, công cụ dụng cụ tại công trường để giảm thiểu sai lệch và tối ưu quá trình quản lý vật tư Cuối cùng, chúng tôi tổng hợp, lưu trữ bản sao hồ sơ liên quan đến công trình và chuyển bản gốc cho kế toán tổng hợp lưu giữ, nhằm quản lý hồ sơ dự án hiệu quả và phục vụ cho báo cáo tài chính.
Kế toán thuế, TSCĐ và NVL
Công tác kế toán thuế đóng vai trò rất quan trọng trong công ty, đảm nhận ghi chép và lưu trữ toàn bộ các vấn đề liên quan đến thuế và khai báo thuế Người làm kế toán thuế theo dõi thời hạn nộp và lập báo cáo đầu tháng về các khoản phải nộp ngân sách nhà nước như thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm quản lý và báo cáo thuế đúng quy định hiện hành cho ban giám đốc hoặc kế toán trưởng Nếu phát hiện công ty vi phạm pháp luật thuế, kế toán thuế cần phản ánh lên cấp trên để phòng ngừa sai phạm trong kiểm toán Đồng thời, vị trí này còn theo dõi và hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vật tư, vật liệu mua vào; mở sổ theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) và khấu hao.
Kế toán công nợ là vị trí chịu trách nhiệm quản trị các khoản công nợ phải thu và phải trả cho khách hàng, hàng ngày kiểm tra hợp đồng mua bán của công ty và liên hệ với khách hàng để thỏa thuận thu chi sao cho hợp lý, tránh để nợ xấu ảnh hưởng uy tín của công ty Người làm công nợ lưu trữ chứng từ thanh toán liên quan và lên kế hoạch thu hồi nợ cho khách hàng, thông báo cho nhân viên thu tiền đúng hạn Mỗi tuần kế toán công nợ lập bảng danh sách hợp đồng mua bán, trong đó có danh mục khách hàng, số hợp đồng theo phụ lục, dự án liên quan, giá trị hợp đồng và ngày giờ ký hợp đồng để kế toán tổng hợp, kiểm tra số liệu và trình kế toán trưởng phê duyệt Hoạt động này giúp tối ưu quản trị công nợ, bảo đảm dòng tiền minh bạch và duy trì uy tín của công ty.
Các khoản liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay được kế toán thanh toán kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn tài chính và tuân thủ nguyên tắc kế toán Quản lý các khoản thu và thực hiện các nghiệp vụ thu tiền từ đối tác, thu hồi công nợ và thu ngân hàng hàng ngày là nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận này, đồng thời kết nối chặt chẽ giữa dòng tiền và sổ sách kế toán Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng và thanh toán thẻ của khách hàng giúp tối ưu hóa dòng tiền, cải thiện đối chiếu và minh bạch hóa thanh toán Mỗi ngày, kế toán thanh toán ghi nhận và hoạch toán các nghiệp vụ tiền liên quan đến hoạt động của Công ty như lương, tạm ứng, cùng với các nghiệp vụ ngoài Công ty như thanh toán mua hàng, đảm bảo cập nhật đầy đủ và đúng chuẩn hệ thống kế toán.
Vì liên quan đến tiền nên các quyết định thu chi phải trình lên kế toán trưởng để xem xét
Người trực tiếp tiếp nhận và chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu đề nghị tạm ứng do kế toán thanh toán lập; kiểm đếm tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị; thực hiện nghiêm túc định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định Hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ quỹ tiền mặt và lập báo cáo liên quan Tránh tình trạng thiếu hụt số tiền trong quỹ khi không có cơ sở cho chi hoặc không có chứng cứ chứng minh; hằng kỳ lập báo cáo tồn quỹ để kiểm toán và cổ đông nắm được thông tin.
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY
Niên độ kế toán
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, tạo nền tảng cho lên kế hoạch, quản trị chi phí và lập báo cáo tài chính theo chu kỳ rõ ràng Kỳ kế toán giữa niên độ kéo dài từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 30 tháng 6 hàng năm, giúp rà soát số liệu, đối chiếu sổ sách và đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo tài chính giữa hai kỳ.
Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính và thực hiện sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 200/2014/TT-BTC thông qua Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính.
Hình thức kế toán
Sơ đồ 1 3: Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty
(Nguồn: Tổng hợp tại phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Công ty áp dụng kế toán trên máy tính, sử dụng phần mềm kế toán Misa với hệ thống sổ sách theo mẫu của hình thức kế toán Nhật ký chung Đồng thời, công ty dùng Excel để theo dõi bảng chấm công và bảng tổng hợp tiền lương, đảm bảo quản lý chi phí và thu nhập của nhân viên một cách chính xác Để thuận tiện cho quản lý thuế, công ty sử dụng phần mềm HTKK hỗ trợ nộp thuế điện tử.
Đơn vị tiền tệ kế toán
Đơn vị tiền tệ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng được Công ty sử dụng là phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho
Nguyên vật liệu mua về sử dụng trực tiếp tại công trình xây dựng, nếu đưa nguyên vật liệu nhập kho tại công trình thì kho này sẽ được quản lý bởi phòng quản lý thi công Kế toánCông ty chỉ hạch toán vào tài khoản 641.
Phương pháp ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
Công ty ghi nhận tài sản cố định hữu hình theo nguyên tắc giá gốc Các tài sản này được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của từng tài sản.
KẾ TOÁN TIỀN MẶT
2.1.1 Quy trình thực hiện kế toán tiền mặt
2.1.1.1 Quy trình kế toán thu tiền mặt
Sơ đồ 2 1: Quy trình thực hiện kế toán thu tiền mặt Đối tượng trả tiền Kế toán thanh toán Giám đốc và kế toán trưởng Thủ quỹ
(Nguồn: Tổng hợp tại phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Quy trình kế toán thu tiền mặt bắt đầu khi đối tượng trả tiền đến gặp kế toán thanh toán để thực hiện thanh toán tiền mặt; kế toán thanh toán lập phiếu thu và chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng để được kiểm duyệt và giám đốc ký duyệt Phiếu thu sau khi được ký duyệt sẽ tiếp tục chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ; sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu và ký nhận Phiếu thu được chia làm 3 liên: một liên do thủ quỹ ghi sổ quỹ, một liên trả lại cho đối tượng trả tiền, và một liên gửi cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán.
Trả tiền Lập phiếu thu Ký duyệt Thu tiền và xác nhận
Phiếu thu đã ký duyệt
Phiếu thu đã ký duyệt
Ghi sổ và lưu chứng từ
2.1.1.2 Quy trình kế toán chi tiền mặt
Sơ đồ 2 2: Quy trình thực hiện kế toán chi tiền mặt Đối tượng đề nghị Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ
(Nguồn: Tổng hợp tại phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Quy trình kế toán chi tiền mặt bắt đầu từ người đề nghị chi tiền mang giấy đề nghị tạm ứng đến kế toán thanh toán; kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng xét duyệt hợp lệ, sau đó trình giám đốc ký phiếu chi Phiếu chi được ký duyệt sẽ được kế toán thanh toán bàn giao cho thủ quỹ để kiểm tra và đồng ý ký tên xuất quỹ Người đề nghị tạm ứng sẽ nhận 1 liên phiếu chi và tiền mặt; 1 liên được lưu tại thủ quỹ để ghi sổ quỹ; liên còn lại được đưa cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán.
2.1.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng phiếu chi Lập Xét duyệt Ký phiếu chi
Nhận phiếu chi đã ký duyệt
Nhận phiếu và kiểm tra
Nhận tiền và ký phiếu chi
Ghi sổ và lưu chứng từ
Công ty sử dụng tiền mặt rất ít và phần lớn chi cho các hoạt động nội bộ Tiền mặt được dùng chủ yếu cho các khoản tạm ứng để mua sắm vật tư phục vụ cho các phòng ban, thanh toán lương cho nhân viên và chi tạm ứng cho nhân viên khi công tác.
2.1.3 Phương pháp kế toán a Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu (xem Phụ lục số 2.1)
- Phiếu chi (xem Phụ lục số 2.2) b Tài khoản kế toán
– Tài khoản cấp 1: 111 – Tiền mặt
– Tài khoản cấp 2: 1111 – Tiền mặt VND c Sổ kế toán sử dụng
– Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ nhật ký chung (xem Phụ lục số 2.3)
+ Sổ cái tài khoản 111 (xem Phụ lục số 2.4)
– Sổ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết tài khoản 1111 - Tiền mặt VNĐ (xem Phụ lục số 2.5) + Sổ quỹ d Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1 ghi nhận ngày 20/01/2022 việc chi tiền mặt theo phiếu chi số 001/01/PC nhằm tạm ứng chi phí mua sắm vật tư và vệ sinh văn phòng mới tại địa chỉ 191 đường Hoa Lan cho nhân viên Lê Vũ Hoàng thuộc phòng quản lý thi công; tổng số tiền chi là 10.200.000 đồng (xem Phụ lục số 2.2).
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 2: Ngày 16/02/2022, thu tiền mặt theo phiếu thu 001/02/PT (xem Phụ lục số
2.1) thu hoàn nợ tiền mặt tạm ứng công tác của nhân viên Bùi Thị Hiệu phòng hành chính nhân sự, số tiền thu là 15.000.000 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 3: Ngày 17/03/2022, thu tiền mặt theo phiếu thu 001/03/PT (xem Phụ lục số
2.6) thu hoàn nợ tiền mặt tạm ứng công tác của nhân viên Bùi Thị Hiệu phòng hành chính nhân sự, số tiền thu là 15.000.000 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
Về quy trình thu và chi tiền mặt, hệ thống được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và thực hiện đầy đủ các bước thu và chi tiền mặt, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát quỹ Phiếu thu và phiếu chi đầy đủ 3 liên theo đúng quy định, được phát hành và chuyển giao cho các bên liên quan để tiện tra cứu, đối soát và thanh toán.
– Về chứng từ kế toán: Tổng hợp đầy đủ chứng từ để ghi sổ.
Về sổ kế toán, sổ kế toán đã được sử dụng đúng quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tập hợp đầy đủ chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ một cách cẩn thận, rõ ràng và dễ hiểu, từ đó tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu và báo cáo.
Việc kiểm kê và đối chiếu số tiền thực tế có mặt tại quỹ với sổ quỹ không được thực hiện thường xuyên, khiến số dư quỹ không khớp và ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tiền mặt tại Công ty Sự thiếu nhất quán giữa thực tế và sổ quỹ làm giảm tính chính xác của hệ thống kiểm soát quỹ, gia tăng rủi ro thất thoát và chi phí vận hành liên quan đến quản lý tiền mặt Vì vậy, cần thiết lập lịch kiểm kê quỹ định kỳ và thực hiện đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ nhằm đảm bảo quản lý tiền mặt chặt chẽ và nâng cao hiệu quả kiểm soát tài sản cho Công ty.
Hiện trạng cho thấy phiếu thu và phiếu chi chưa đầy đủ chữ ký theo đúng quy định của các bên liên quan Cụ thể, thiếu chữ ký của người nhận, người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ quỹ và giám đốc làm giảm tính hợp lệ và minh bạch của chứng từ, gây rủi ro cho công tác quản lý tài chính và kiểm soát chi tiêu của doanh nghiệp.
KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
2.2.1 Quy trình thực hiện kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.1.1 Quy trình kế toán thu tiền gửi ngân hàng
Sơ đồ 2 3: Quy trình thực hiện kế toán thu tiền gửi ngân hàng
Ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Diễn giải quy trình kế toán thu tiền gửi ngân hàng
Khi nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng phát sinh, ngân hàng nhận tiền từ người nộp tiền và lập giấy báo có gửi cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra và đối chiếu giấy báo có với các chứng từ gốc liên quan để bảo đảm tính khớp đúng Giấy báo có và chứng từ gốc sau đó được chuyển lên kế toán trưởng ký duyệt Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, giấy báo có được trả về cho kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tiền gửi và lưu chứng từ vào hồ sơ kế toán.
2.2.1.2 Quy trình kế toán chi tiền gửi ngân hàng
Lập giấy báo có Nhận giấy báo có
Kiểm tra đối chiếu chứng từ gốc
Sơ đồ 2 4: Quy trình thực hiện kế toán chi tiền gửi ngân hàng
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ngân hàng
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán của Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Diễn giải quy trình kế toán chi tiền gửi ngân hàng
Khi doanh nghiệp cần thanh toán, kế toán thanh toán sẽ lập ủy nhiệm chi và trình kế toán trưởng cùng giám đốc ký duyệt; sau khi được duyệt, kế toán thanh toán gửi ủy nhiệm chi cho ngân hàng để thực hiện chi trả, ngân hàng nhận lệnh chi và phát hành giấy báo nợ gửi trả lại kế toán thanh toán; kế toán thanh toán tiếp nhận giấy báo nợ, tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi và lưu chứng từ đầy đủ để đảm bảo quản lý thanh toán và hạch toán đúng quy định.
2.2.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ký ủy nhiệm chi Ký và duyệt chi
Ghi sổ kế toán TGNH
Lập giấy báo nợNhận ủy nhiệm chi
2.2.2.1 Thu tiền gửi ngân hàng
– Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.
– Khách hàng trả nợ hoặc nhận tiền ứng trước bằng tiền gửi ngân hàng.
– Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền gửi ngân hàng.
– Thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác.
– Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng.
2.2.2.2 Chi tiền gửi ngân hàng
– Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
– Ứng trước tiền mua hàng hoặc trả tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng.
– Rút tiền gửi ngân hàng ký cược ký quỹ.
– Trả các khoản vay hoặc chi khác.
– Nộp thuế và các khoản phải thu nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng.
– Trả lương, tạm ứng cho nhân viên.
2.2.3 Phương pháp kế toán a Chứng từ kế toán sử dụng
– Giấy báo nợ (xem Phụ lục số 2.7)
– Giấy báo có (xem Phụ lục số 2.8) b Tài khoản kế toán sử dụng
– Tài khoản cấp 1: 112 – Tiền gửi ngân hàng
– Tài khoản cấp 2: 1121 – Tiền gửi ngân hàng VNĐ c Sổ kế toán sử dụng
– Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ nhật ký chung (xem Phụ lục số 2.3)
+ Sổ cái tài khoản 112 – Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản 1121 – Tiền gửi ngân hàng VNĐ. d Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1 được ghi nhận vào ngày 28/03/2022 khi Công ty nhận được giấy báo nợ (xem Phụ lục số 2.7) liên quan đến việc chuyển tiền vào tài khoản BIDV Vĩnh Long của Công ty, với số tiền 825.000 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1121 – BIDV Vĩnh Long 825.000 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/03/2022, Công ty nhận được giấy báo có (xem Phụ lục 2.8) về nhận lãi tiền gửi thanh toán (DDA) với số tiền 316.249 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 3: Ngày 01/04/2022, Công ty nhận được giấy báo nợ liên quan đến mua hàng từ Công ty CP Khai thác và Chế biến khoáng sản Hàm Tân, với số tiền 700.000.000 đồng đã bao gồm thuế GTGT 8%; chi tiết giao dịch được ghi trong Phụ lục 2.9.
Kế toán định khoản như sau:
Quy trình thu và chi TGNH được thiết kế hợp lý và đầy đủ, trong đó mọi khoản thu chi đều được xét duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng, nhằm đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và tuân thủ nguyên tắc quản trị tài chính.
– Về nghiệp vụ kế toán: Được kế toán phản ánh kịp thời và đầy đủ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
– Về chứng từ kế toán: Tất cả các nghiệp vụ đều có chứng từ cụ thể, rõ ràng Công ty sử dụng chứng từ đầy đủ và hợp lí
Về sổ kế toán, sổ đã được sử dụng đúng quy định của Bộ Tài chính và tập hợp chứng từ gốc cùng chứng từ ghi sổ một cách cẩn thận, rõ ràng và dễ hiểu.
Về tài khoản kế toán, công ty chưa áp dụng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng đối tượng ngân hàng, điều này gây khó khăn cho việc theo dõi công nợ và số dư tiền gửi ngân hàng Việc thiếu chi tiết trong hệ thống tài khoản làm giảm tính minh bạch của sổ sách kế toán và ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền, đồng thời gây lúng túng khi đối chiếu giữa sổ cái và số dư tại ngân hàng.
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
2.3.1 Quy trình thực hiện kế toán nguyên vật liệu
Sơ đồ 2 5: Quy trình thực hiện kế toán nguyên vật liệu
Kế toán xử lý NVL
Nhà cung cấp Kế toán thanh toán
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Quy trình kế toán NVL được diễn giải như sau: Phòng kinh doanh lập bảng dự toán nguyên vật liệu, sau đó tiến hành kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng; khi xét duyệt hoàn tất, đơn đặt hàng sẽ được gửi đi để mua NVL Nhà cung cấp sẽ phát hành hoá đơn bán hàng và khi hàng đã vận chuyển đi, nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp số nguyên vật liệu đến bộ phận sử dụng, không qua kho Bộ phận sử dụng ký xác nhận bàn giao NVL đã nhận và hoá đơn bán hàng cùng chứng từ giao nhận được lưu trữ để hạch toán Hệ thống kế toán ghi nhận chi phí NVL và thông tin giao nhận nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi phí.
Kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng
Tiến hành đặt hàng Đơn đặt hàng
Ký xác nhận bàn giao NVL sử dụng
Nhập liệu vào phần mềm kế toán
Hóa đơn bán NVL Ủy nhiệm chi
Quy trình ghi sổ bắt đầu khi hàng tồn được ghi nhận và chuyển qua bộ phận kế toán thanh toán Tại đây kế toán sẽ lập ủy nhiệm chi để thanh toán các đơn hàng cho nhà cung cấp và khi nhận được giấy báo có sẽ tiến hành ghi sổ tương ứng Đối với NVL, kế toán sẽ nhận hóa đơn bán NVL và tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán để cập nhật sổ sách, đảm bảo sự cân đối giữa chứng từ và sổ cái.
2.3.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong kỳ Công ty phát sinh hầu hết là các nghiệp vụ liên quan đến mua nguyên vật liệu sử dụng ngay.
2.3.3 Phương pháp kế toán a Chứng từ kế toán sử dụng
Do đặc thù của doanh nghiệp là công ty xây dựng, NVL mua về sẽ được nhập kho hoặc được sử dụng trực tiếp cho công trình xây dựng; công ty bàn giao kho cho phòng quản lý thi công theo dõi và quản lý, kế toán công ty chỉ quản lý công nợ và chi phí, vì thế kế toán không dùng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho mà ghi sổ dựa trên hóa đơn GTGT (xem Phụ lục số 2.10); b Tài khoản kế toán sử dụng.
Do đặc thù của doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu (NVL) mua về sẽ được nhập kho hoặc dùng trực tiếp cho công trình, và công ty bàn giao kho cho phòng quản lý thi công để theo dõi và quản lý tồn kho, trong khi kế toán công ty chỉ đảm nhiệm quản lý công nợ và chi phí phát sinh Vì vậy, kế toán không hạch toán với tài khoản 152 mà ghi nhận chi phí NVL trên tài khoản 621 Sổ kế toán sử dụng cho việc hạch toán NVL và chi phí liên quan gồm sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan, đảm bảo theo dõi chặt chẽ chi phí và công nợ của dự án.
– Sổ tổng hợp: + Sổ nhật ký chung (xem Phụ lục số 2.3)
+ Sổ cái tài khoản 621. d Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 11/03/2022, công ty đã chuyển khoản mua 43 m3 bê tông tươi từ Công ty TNHH Hữu Biên để đem về sử dụng ngay; giá bán chưa thuế là 49.880.000 đồng, thuế GTGT 8% tính trên giá bán, và hóa đơn GTGT mua hàng số 0000752 được lập (xem Phụ lục số 2.10).
Kế toán định khoản như sau:
Ngày 10/03/2022, công ty chi tiền mua 117m Cống 1.200 H10 và 80m Cống 400 H10 từ Công ty TNHH Đầu tư Tân Hà để đưa vào sử dụng ngay; giá bán chưa thuế là 277.531.818 đồng, thuế GTGT 8% được tính riêng, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (TGNH); hóa đơn GTGT mua hàng số 0001681 được lập (xem Phụ lục 2.11).
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 3: Ngày 15/03/2022, chi tiền mua thép từ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
An Phú Thành có giá bán chưa thuế là 1.205.759.400 đồng; thuế GTGT 10% được tính vào tổng thanh toán Thanh toán bằng chuyển khoản Sau khi thanh toán xong, hàng hóa được mang về và sử dụng ngay cho công trình, kèm hóa đơn GTGT mua hàng số.
Kế toán định khoản như sau:
Quy trình kế toán được xây dựng một cách khoa học và linh hoạt, tăng cường sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để thông tin được luân chuyển nhanh, chính xác và an toàn, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc với chất lượng cao.
– Về tài khoản kế toán: Hầu hết là NVL mua về đều sử dụng ngay, nên sử dụng ít tài khoản, dễ theo dõi.
Về sổ kế toán, đã được sử dụng và thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tập hợp đầy đủ chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ một cách cẩn thận, rõ ràng và dễ hiểu.
Về quy trình kế toán, hiện nay Phòng kinh doanh tự ra đơn đặt hàng và tự thực hiện việc đặt hàng mà chưa có sự xét duyệt hoặc đồng ý chấp thuận yêu cầu mua hàng từ giám đốc, dẫn tới thiếu sự kiểm soát trong quy trình mua bán Ủy nhiệm chi chưa có xác nhận đồng ý chi từ kế toán trưởng và giám đốc, khiến các giao dịch thanh toán thiếu thẩm quyền phê duyệt và gia tăng rủi ro cho tính hợp lệ cũng như quản lý chi phí của doanh nghiệp.
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
2.4.1 Quy trình thực hiện kế toán tài sản cố định
Sơ đồ 2 6: Quy trình thực hiện kế toán tài sản cố định
Bộ phận sử dụng Kế toán xử lý TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán thanh toán
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán của Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Bộ phận có nhu cầu mua sắm
Lập đơn yêu cầu xin phê duyệt
Xét duyệt yêu cầu mua TSCĐ Ký duyệt đơn yêu cầu
Lập hợp đồng mua TSCĐ với nhà cung cấp
Thực hiện mua sắm TSCĐ Lập ủy nhiệm chi thanh toán
Ký biên bản bàn giao nhận
Tiếp nhận biên bản bàn giao nhận TSCĐ
Ghi sổ và trích khấu hao TSCĐ
Ký biên bản bàn giao nhận TSCĐ
Diễn giải quy trình kế toán tài sản cố định
Quy trình mua sắm TSCĐ bắt đầu từ bộ phận có nhu cầu lập đơn đề nghị phê duyệt mua TSCĐ và chuyển sang kế toán xử lý TSCĐ để đánh giá tính cấp thiết và tính hợp lý của nhu cầu; nếu được xác nhận, đơn sẽ được chuyển tới kế toán trưởng để ký duyệt Kế toán xử lý TSCĐ sẽ tìm nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán TSCĐ; kế toán thanh toán sẽ lập ủy nhiệm chi và kế toán trưởng ký duyệt chi để thanh toán tài sản Khi tài sản được bên nhà cung cấp giao tới, biên bản giao nhận TSCĐ sẽ được trình lên kế toán trưởng ký xác nhận trước khi bàn giao cho kế toán phụ trách TSCĐ Kế toán phụ trách TSCĐ sẽ nhận biên bản bàn giao, ký nhận và chuyển cho bộ phận sử dụng Cuối cùng, kế toán TSCĐ sẽ ghi sổ và thực hiện trích khấu hao định kỳ cho tài sản đó.
2.4.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
2.4.3 Phương pháp kế toán a Chứng từ kế toán sử dụng
– Hóa đơn GTGT (xem Phụ lục số 2.13)
– Biên bản bàn giao nhận tài sản b Tài khoản kế toán
– Tài khoản cấp 1: 211 – Tài sản cố định hữu hình
– Tài khoản cấp 2: 2112 – Máy móc, thiết bị
2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn c Sổ kế toán sử dụng
– Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ nhật ký chung (xem Phụ lục 2.3)
+ Sổ cái tài khoản 211, 214. d Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1 diễn ra ngày 13/03/2021, mua 1 xe ô tô con với giá 3.318.181.818 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, theo hoá đơn GTGT số 0002541 của Công ty TNHH Toyota Thái Nguyên (xem Phụ lục số 2.13); thanh toán được thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng (TGNH).
Kế toán định khoản như sau:
Ngày 04/05/2021, nghiệp vụ mua 1 máy photocopy với giá 59.700.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, được xác nhận theo hóa đơn GTGT số 0007244 do Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Xem Sơn phát hành (xem Phụ lục 2.14); thanh toán bằng TGNH (tài khoản ngân hàng).
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 3 ghi nhận việc mua 1 máy đào bánh lốp vào ngày 24/11/2021 với giá 904.545.455 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, theo hóa đơn GTGT số 0000074 (xem Phụ lục 2.15) do Công ty TNHH High Mountain cấp, và đã thanh toán bằng TGNH.
Kế toán định khoản như sau:
Quy trình kế toán mua sắm TSCĐ được thực hiện đầy đủ từ việc lập đơn xin yêu cầu mua TSCĐ cho từng hạng mục, đến bước xem xét và phê duyệt trước khi mua bởi kế toán trưởng và giám đốc, đảm bảo sự kiểm soát chi phí và tính hợp lệ của giao dịch Quy trình mua TSCĐ và nhận TSCĐ phải rõ ràng, có đầy đủ giấy tờ chứng từ và được theo dõi chặt chẽ, đồng thời TSCĐ được trích khấu hao định kỳ để phản ánh đúng giá trị và tình trạng sử dụng tài sản.
Chứng từ kế toán đầy đủ là cơ sở để hạch toán và theo dõi tài sản cố định (TSCĐ), đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu TSCĐ Được cấp giấy xin mua TSCĐ, văn bản này giúp các bộ phận có nhu cầu chủ động đề xuất và thực hiện việc mua sắm TSCĐ cần thiết để phục vụ công việc.
– Về hạch toán: Thực hiện hạch toán, nhập liệu đúng quy trình đã đặt ra.
– Về chứng từ kế toán: TSCĐ tại Công ty khá nhiều, không có sổ theo dõi riêng từng loại TSCĐ nên gây khó khăn trong việc quản lý TSCĐ.
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.5.1 Quy trình thực hiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Sơ đồ 2 7: Quy trình thực hiện kế toán tiền lương của Công ty
Bộ phận chấm công Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Xem xét bảng lương và các khoản trích theo lương
Tổng hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan
Trả lương cho nhân viên
Kiểm tra bảng lương và các khoản trích theo lương
Lập bảng lương và các khoản trích theo lương
Cách tính lương và các khoản trích theo lương
Lương phải trả cho nhân viên = (Lươngcănbản+Các khoản phụ cấp)
26 × Số ngày công thực tế - Các khoản trích lương đóng bảo hiểm
Lương căn bản theo quy định của Công ty: 6.500.000 đồng
Khoản phụ cấp bao gồm: Phụ cấp trách nhiệm, cơm trưa, xăng xe.
Khoản trích lương đóng bảo hiểm.
Bảng 2 1: Các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành
Các khoản trích theo lương Đối với Công ty (Tính vào chi phí)
(%) Đối với người lao động (Trừ vào lương) (%)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Xây dựng Hạ tầng CII)
Minh họa lương và các khoản trích theo lương
Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên Hà Cao Văn
Phụ cấp = Tiền xăng xe + Tiền ăn trưa = 2.000.000 + 750.000 = 2.750.000 đồng
Trích các khoản theo lương đóng bảo hiểm = 6.500.000 × 10,5% = 682.500 đồng
Các khoản công ty trích cho người lao động = 6.500.000 × 23,5% = 1.527.500 đồng
Diễn giải quy trình thực hiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm chấm công cho toàn công ty và theo dõi việc đi làm của nhân viên qua bảng chấm công Cuối tháng, kế toán thanh toán tổng hợp bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan để lập bảng tính lương, trích các khoản theo lương Sau đó kế toán thanh toán chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng kiểm tra lại bảng lương; nếu không có sai sót, kế toán trưởng sẽ trình giám đốc xem xét và ký duyệt, rồi trả lại cho kế toán thanh toán để tiến hành thanh toán lương Kế toán thanh toán đảm bảo đúng quy định và lập ủy nhiệm chi cho ngân hàng chuyển khoản trả lương cho nhân viên.
2.5.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Thanh toán lương cho nhân viên văn phòng và bộ phận quản lý được thực hiện dựa trên bảng chấm công hàng ngày và hợp đồng lao động; kế toán lập bảng thanh toán tiền lương cho toàn thể nhân sự và bộ phận quản lý của Công ty Công ty sẽ thanh toán bằng cách phát hành ủy nhiệm chi cho ngân hàng để chuyển khoản tiền lương.
2.5.3 Phương pháp kế toán a Chứng từ kế toán sử dụng
– Bảng thanh toán tiền lương (xem Phụ lục số 2.16)
– Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN (xem Phụ lục số 2.16)
– Bảng tạm ứng lương b Tài khoản kế toán
– Tài khoản cấp 1: 334 – Tiền lương phải trả
– Tài khoản cấp 2: 3341 – Tiền lương phải trả công nhân viên
3386 – Bảo hiểm thất nghiệp c Sổ kế toán sử dụng
– Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ nhật ký chung (xem Phụ lục 2.3)
– Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản 334, 338. d Minh họa nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1 được thực hiện vào ngày 31/01/2022: kế toán tổng hợp bảng chấm công, lập bảng thanh toán tiền lương tháng 1 (theo Phụ lục 2.16) và thực hiện tính lương cho nhân viên của Công ty với tổng số tiền 223.965.201 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/01/2022, Công ty dựa vào bảng thanh toán lương (xem Phụ lục
2.16) để tính các khoản trích theo lương tháng 1 của nhân viên ở Công ty
Kế toán định khoản như sau:
Trích các khoản theo lương đóng bảo hiểm:
Các khoản công ty trích cho người lao động:
Nghiệp vụ 3: Ngày 31/01/2022, Công ty dựa vào bảng thanh toán lương (xem Phụ lục
2.16) chuyển khoản thanh toán tiền lương tháng 1 cho nhân viên Trần Minh Trí, số tiền đã trừ đi các khoản trích theo lương là 8.923.269 đồng
Kế toán định khoản như sau:
Trong Nghiệp vụ 4, ngày 31/01/2022, công ty dựa vào bảng tính bảo hiểm (xem Phụ lục 2.16) để chi tiền nộp BHXH, BHYT và BHTN cho cơ quan Bảo hiểm xã hội TP.HCM bằng chuyển khoản, với tổng số tiền chi là 64.492.383 đồng.
Kế toán định khoản như sau:
– Về phương pháp tính lương: Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm Công ty thực hiện đầy đủ các khoản trích BHYT, BHTN, BHXH cho toàn bộ nhân viên.
Về thanh toán tiền lương, việc chuyển tiền qua ngân hàng cho nhân viên là phương án hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình chi trả Đối với số lượng nhân viên ít, thanh toán lương bằng tiền gửi ngân hàng càng trở nên nhanh chóng và thuận tiện, đồng thời tăng độ chính xác và an toàn cho các giao dịch.
– Về quy trình kế toán: Thực hiện chấm công đầy đủ, đầy đủ quy trình từ tính lương đến thanh toán.
Về sổ kế toán, hệ thống sổ được sử dụng đúng chuẩn và tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tập hợp chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ một cách cẩn thận, rõ ràng và dễ hiểu.
Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng chấm công do phòng nhân sự gửi để xác định mức lương cho nhân viên Tuy nhiên, bảng chấm công chỉ phản ánh ngày công và số ngày nghỉ phép, không thể hiện việc đến làm sớm hay muộn, và chưa đánh giá được chất lượng công tác của từng lao động trong quá trình làm việc.
BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Thực tế, người đảm nhận công việc kế toán thuế, TSCĐ và NVL đang bị quá tải do kiêm nhiệm ba lĩnh vực kế toán: thuế, TSCĐ và NVL Công việc kế toán thuế đòi hỏi thời gian đáng kể để đảm bảo độ chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định Trong khi đó, số lượng mua sắm TSCĐ và NVL ngày càng tăng khiến việc ghi nhận, tính khấu hao TSCĐ và quản lý chi tiết từng loại NVL trở nên quá tải Do đó, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình kế toán, áp dụng công nghệ và phân bổ nguồn lực hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản và chi phí liên quan.
Kiến nghị cho Công ty là tách riêng công việc kế toán thuế và kế toán xử lý TSCĐ, NVL thành hai công việc kế toán riêng biệt Việc phân chia lại nhân sự ở mảng kế toán này sẽ được thực hiện theo hướng chuyên sâu hơn, cho phép tập trung nguồn lực vào thuế ở một bên và vào TSCĐ cùng NVL ở bên kia Sự phân chia này không chỉ nâng cao tính chuyên môn và hiệu quả làm việc mà còn cải thiện kiểm soát chi phí, tăng cường tuân thủ thuế và quản lý tài sản, nguyên vật liệu một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
Sơ đồ 3 1: Hướng dẫn xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
KẾ TOÁN TIỀN MẶT
Phiếu thu và phiếu chi phải bổ sung đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ trước khi đưa qua cho người nhận phiếu Người nhận phiếu thu hoặc phiếu chi phải ký xác nhận đã nộp tiền hay đã nhận tiền đầy đủ
Kiểm kê, đối chiếu tiền mặt tại quỹ với sổ quỹ thường xuyên nhằm quản lý tiền mặt tại công ty được chặt chẽ, tránh thiếu sót.
Hướng dẫn quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt:
Kế toán dự án Kế toán
Kế toán thuế Kế toán công nợ Kế toán Thủ quỹ thanh toán
Bước 1: Cuối mỗi tháng thủ quỹ và kế toán thanh toán tổng hợp đối chiếu tiền mặt thực tế có tại quỹ, báo cáo lãnh đạo tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Bước 2: Căn cứ vào nhu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, Công ty thành lập Hội đồng kiểm kê tiền mặt nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác của đợt kiểm kê Hội đồng gồm Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ và các thành viên khác được bổ sung tùy theo quy mô và yêu cầu của Công ty.
Bước 3 trong quy trình quản lý quỹ tiền mặt là thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt Hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt của công ty sẽ tiến hành đếm số tiền mặt thực tế có tại quỹ và so sánh kết quả với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý Quá trình kiểm kê giúp xác nhận tính đầy đủ và chính xác của số dư quỹ, phát hiện sai lệch và tăng cường kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt.
Trong Bước 4, sau khi tiến hành kiểm kê, cần đối chiếu để đảm bảo số tiền mặt tồn cuối tháng khớp với biên bản kiểm kê Tiếp tục lập biên bản kiểm kê và báo cáo kết quả kiểm kê, với đầy đủ chữ ký của Hội đồng kiểm kế quỹ, nhằm xác nhận tính chính xác và minh bạch của quỹ tiền mặt.
Trường hợp tiền mặt thực tế thừa hoặc thiếu so với sổ sách thì tiến hành xử lý theo quy định.
– Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán
+ Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân
Có TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
+ Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 3388 Phải trả, phải nộp khác
TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu được sử dụng để ghi nhận nguồn vốn từ chủ sở hữu trong trường hợp tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán, doanh nghiệp cần rà soát, xác định nguyên nhân và thực hiện các bút toán điều chỉnh phù hợp để bảo đảm tính chính xác của số dư và sự cân đối của quỹ tiền mặt với sổ cái Việc xử lý thiếu hụt quỹ tiền mặt đòi hỏi sự phối hợp giữa kế toán và quản trị, nhằm duy trì tính minh bạch của báo cáo tài chính và phản ánh đúng vốn đầu tư của chủ sở hữu.
+ Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân
Nợ TK 1381 Phải thu khác
+ Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 111 Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Kế toán Công ty nên mở ra hệ thống tài khoản chi tiết cho từng đối tượng ngân hàng
Công ty đang mở tài khoản để theo dõi số tiền thu và tiền chi ra ở mỗi tài khoản được chính xác hơn.
Hướng dẫn mở tài khoản chi tiết cho công ty: Hiện tại công ty đang duy trì hai tài khoản ngân hàng tại BIDV và VietinBank, cụ thể là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) và Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam (VietinBank).
Ký hiệu tài khoản chi tiết như sau: 1121 – TGNH Việt Nam đồng
11212 – Ngân hàng VietinBank Theo giải thích, bốn số đầu (1121) là TGNH Việt Nam đồng, quy định thêm số thứ năm theo thứ tự 1 và 2 để ký hiệu tài khoản tiền VNĐ của hai ngân hàng khác nhau, và số 1 là ngân hàng BIDV.
(11211) và số 2 là ngân hàng VietinBank (11212).
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Kiến nghị xây dựng lại quy trình kế toán NVL nhằm tăng cường kiểm soát chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý NVL Quy trình mới sẽ được xét duyệt và đồng ý chi mua NVL bởi kế toán trưởng và giám đốc trước khi đơn hàng được đặt và trước khi thanh toán được thực hiện Việc này giúp ngăn ngừa chi phí ngoài kế hoạch, đảm bảo tuân thủ nội bộ và giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn xây dựng lại quy trình kế toán NVL:
Sơ đồ 3 2: Hướng dẫn xây dựng lại quy trình kế toán NVL
Bộ phận sử dụng Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán xử lý NVL Nhà cung cấp Kế toán thanh toán
Phòng kinh doanh sẽ lập bảng dự toán nguyên vật liệu (BOM) và trình lên giám đốc để kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng Sau khi được phê duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển trả lại cho phòng kinh doanh để tiến hành đặt hàng đúng quy trình.
Kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng
Tiến hành đặt hàng Đơn đặt hàng
Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng
Ký xác nhận bàn giao NVL
Nhập liệu vào phần mềm kế toán hàng để bắt đầu quy trình quản lý mua nguyên vật liệu Đơn đặt hàng sẽ được gửi tới nhà cung cấp để mua NVL và nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn bán hàng Kế toán thanh toán khi nhận được hóa đơn bán hàng sẽ lập ủy nhiệm chi, sau đó kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt chi Khi thanh toán được thực hiện đầy đủ, nhà cung cấp sẽ vận chuyển NVL trực tiếp đến bộ phận sử dụng, không qua nhập kho Bộ phận sử dụng ký xác nhận bàn giao NVL Kế toán thanh toán nhận được giấy báo nợ và tiến hành ghi sổ, đồng thời kế toán xử lý NVL sẽ nhận hóa đơn bán NVL và tiến hành hạch toán trên phần mềm.
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Kiến nghị mở sổ chi tiết TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản cố định của Công ty Sổ chi tiết TSCĐ cho phép theo dõi và quản lý chặt chẽ từng tài sản từ giai đoạn mua sắm, đưa vào sử dụng cho đến khi ghi giảm TSCĐ Việc áp dụng sổ chi tiết TSCĐ sẽ tăng tính minh bạch, hỗ trợ kiểm soát chi phí và quản lý vòng đời tài sản, từ khấu hao đến thanh lý hoặc ghi nhận ghi giảm TSCĐ.
Mẫu sổ chi tiết TSCĐ: Xem Phụ lục số 3.1
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Kiến nghị thay chấm công bằng thủ công bằng chấm công bằng thiết bị, đánh dấu ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên một cách tự động và chuẩn xác Sử dụng máy chấm công qua thiết bị với công nghệ vân tay hoặc thẻ từ để ghi nhận giờ vào/ra và lưu trữ dữ liệu chấm công một cách có hệ thống, giúp giảm cơ hội giả mạo và thất lạc hồ sơ Bằng cách này sẽ nâng cao trách nhiệm và ý thức tuân thủ giờ làm việc của từng nhân viên, đảm bảo thời gian đi làm đúng theo quy định của công ty Dữ liệu chấm công được theo dõi bằng máy sẽ hỗ trợ tính lương nhanh và chính xác hơn, rút ngắn quy trình Payroll và giảm sai lệch.
Máy chấm công vân tay/thẻ từ Ronald Jack 3000TID-C có dung lượng lưu trữ lớn và công nghệ nhận diện thông minh, phù hợp cho doanh nghiệp cần quản lý thời gian làm việc chính xác Thiết bị cho phép quản lý tới 3.000 vân tay hoặc 3.000 thẻ từ và dung lượng chấm công lên tới 100.000 lần Máy chấm công Ronald Jack 3000TID-C có giá niêm yết 3.990.000 đồng và được bảo hành 12 tháng khi mua hàng chính hãng tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh, mua hàng tại trang web https://www.phucanh.vn/may-cham-cong-van-tay-the-ronald-jack-3000tid-c.html.
PHỤ LỤC Phụ lục số 2.1: Phiếu thu
Phụ lục số 2.2: Phiếu Chi
Phụ lục số 2.3: Sổ nhật ký chung
Phụ lục số 2.4: Sổ cái
Phụ lục số 2.5: Sổ chi tiết
Phụ lục số 2.6: Phiếu thu
Phụ lục 2.7: Giấy báo nợ
Phụ lục 2.8: Giấy báo có
Phụ lục 2.9: Giấy báo nợ
Phụ lục 2.10: Hóa đơn GTGT
Phụ lục 2.11: Hóa đơn GTGT
Phụ lục 2.12: Hóa đơn GTGT
Phụ lục số 2.13: Hóa đơn GTGT
Phụ lục số 2.14: Hóa đơn GTGT
Phụ lục số 2.15: Hóa đơn GTGT
Phụ lục số 2.16: Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Phụ lục số 3.1: Sổ TSCĐ