BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THẾ ANH TỔ CHỨC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ẢNH TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 9/2022 BỘ NỘI VỤ[.]
Cơ sở lý luận và các quy định hiện hành của nhà nước về tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [21]
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm
2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ của các ngành, lĩnh vực; thuật ngữ “TLLT” cũng được hiểu một cách chính xác
Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về TLLT
Theo cách hiểu thông thường, TLLT là những tài liệu có giá trị được lưu lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ và phục vụ đời sống xã hội Như vậy, TLLT có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng của TLLT Quan điểm về TLLT ngày càng có sự biến đổi nhất định, phù hợp với sự phát triển của xã hội và của con người.
Theo nghĩa chuyên ngành, TLLT được hiểu là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được tuyển chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ khai thác nhằm đáp ứng các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của toàn xã hội.
Định nghĩa Tài liệu lưu trữ có giá trị (TLLT) được nêu tại Khoản 3, Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011 và được áp dụng làm chuẩn cho luận văn này: TLLT là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc và bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc hoặc bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.2 Khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ
Cùng với sự phát triển kinh tế và xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt, giúp hiểu rõ lịch sử, rút ra bài học và định hình các quyết định cho hiện tại và tương lai Giá trị của tài liệu lưu trữ được khái quát qua các yếu tố cơ bản như tính minh chứng và độ tin cậy của dữ liệu, vai trò hỗ trợ nghiên cứu và ra quyết định, cũng như khả năng đóng góp vào phát triển bền vững và quản trị thông tin cho cộng đồng.
Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ đóng vai trò là bằng chứng quan trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia và giải quyết các tranh chấp biên giới, lãnh thổ Trong nhiều năm qua, các cơ quan, tổ chức và cá nhân đã khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử để phục vụ nghiên cứu đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước ta trong các lĩnh vực chính trị Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội Nhờ tổ chức tốt công tác lưu trữ, các cơ quan công an và kiểm sát đã khai thác hàng ngàn hồ sơ phục vụ cho công tác phòng, chống và điều tra truy tìm tội phạm.
Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin từ tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng thường xuyên để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế dài hạn và ngắn hạn cho các ngành và cấp, phục vụ quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm Các dữ liệu này bao gồm số liệu dân cư, đất đai, giao thông, nguồn nước và lượng mưa ở từng huyện, thị xã và thành phố, giúp định hướng chiến lược phát triển và quản lý tài nguyên hiệu quả Việc khai thác thông tin lưu trữ còn tạo nền tảng cho sự đồng bộ giữa phát triển kinh tế và quy hoạch địa phương, nâng cao hiệu quả quy hoạch vùng và chất lượng quyết định ở cấp quản lý.
Trong lĩnh vực xây dựng, các tài liệu lưu trữ đóng vai trò thiết yếu và được khai thác thường xuyên để phục vụ cho quá trình nâng cấp, tu bổ và sửa chữa, đồng thời hỗ trợ thiết kế mới cho các công trình xây dựng cơ bản Việc tận dụng hiệu quả hồ sơ dự án, bản vẽ, báo cáo và các tài liệu liên quan giúp đẩy nhanh tiến độ, tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, từ đó nâng cao chất lượng và tính bền vững của các công trình.
Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin được lưu trữ trong các tài liệu lưu trữ đóng vai trò nguồn dữ liệu quan trọng cho các nghiên cứu văn hóa Thông tin này thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc phân tích văn hóa của các địa phương, văn hóa của các dân tộc thiểu số và văn hóa vùng miền Nhờ sự đa dạng và phong phú của tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu có cơ hội nắm bắt các đặc trưng văn hóa, phong tục tập quán và lịch sử cộng đồng, từ đó đóng góp vào công tác bảo tồn và phát huy giá trị văn hóa địa phương.
Trong lĩnh vực quản lý xã hội, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin cho nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các giai tầng xã hội qua các thời kỳ, đồng thời làm rõ các chính sách dân tộc và tôn giáo do Đảng và Nhà nước ban hành Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn là nguồn tin cậy giúp Nhà nước xây dựng và thực thi các chế độ, chính sách dành cho người có công và các đối tượng xã hội đặc biệt, như thương binh, gia đình liệt sĩ và hồ sơ cán bộ.
Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, tài liệu lưu trữ đóng vai trò là nguồn thông tin có giá trị để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục Các nhà quản lý không thể bỏ qua việc khai thác tài liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo nhằm có cái nhìn toàn diện và định hướng chính xác Việc phân tích các dữ liệu này giúp nhận diện nhu cầu học tập, đánh giá hiệu quả đào tạo và lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực một cách bền vững Vì vậy, quản lý và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ, cùng với các tài liệu thống kê, là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng giáo dục và đáp ứng mục tiêu phát triển giáo dục.
1.1.3 Khái niệm về tổ chức
Khái niệm về tổ chức được hiểu theo nhiều cách tiếp cận khác nhau Dưới vai trò danh từ, tổ chức được định nghĩa là một nhóm người được hình thành và liên kết để thực hiện một công tác nhất định Dưới vai trò động từ, tổ chức mô tả hoạt động của một thực thể trong việc bố trí, sắp xếp nhân lực và điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức Dưới vai trò tính từ, tổ chức được hiểu là sự khoa học, có trật tự và có ý đồ.
Trong luận văn thạc sĩ này, cách tiếp cận phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được xem như động từ chỉ việc sắp xếp, bố trí nhằm phát huy giá trị của tài liệu ảnh thông qua các biện pháp và nghiệp vụ như khai thác và sử dụng tài liệu ảnh tại phòng đọc; công bố, triển lãm, trưng bày tài liệu ảnh; và biên soạn, xuất bản các ấn phẩm tài liệu ảnh.
1.1.4 Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Khái niệm "Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT" theo Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng và Nguyễn Thị Chinh là một nghiệp vụ cơ bản của lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế và cá nhân những thông tin cần thiết có trong TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân Theo khái niệm này, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là toàn bộ các công việc liên quan đến đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Mục đích phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
PHGT TLLT nhằm biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong TLLT thành tư liệu hữu ích phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước, đồng thời thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử Lưu trữ TLLT là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm đưa TLLT phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nghiên cứu và nhu cầu hợp pháp của công dân Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, PHGT TLLT cung cấp thông tin tham khảo để quản lý và điều hành, từ hoạch định kế hoạch, quyết định phương án đầu tư, bổ nhiệm nhân sự đến tổ chức bộ máy Thực tế cho thấy nhiều thiệt hại kinh tế nghiêm trọng do các kế hoạch đầu tư không hiệu quả và bổ nhiệm thiếu năng lực, phần lớn bắt nguồn từ việc chưa biết khai thác và sử dụng thông tin từ TLLT.
Việc tổ chức PHGT TLLT cho các cơ quan lưu trữ là kết quả của quá trình thực thi các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Phân loại và xác định giá trị TLLT được thực hiện một cách chính xác, khoa học sẽ cho thấy hiệu quả của TLLT trong việc phục vụ xã hội Các nghiệp vụ thu thập, phân loại, thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT phải được đẩy mạnh thường xuyên để đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng TLLT ngày càng phong phú và đa dạng Vì thế, việc tổ chức PHGT TLLT đóng vai trò là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển của các công tác nghiệp vụ lưu trữ.
PHGT TLLT nhằm phục vụ các nhu cầu của xã hội bằng cách đưa những thông tin có tính chính xác cao trong TLLT vào cuộc sống hiện đại, biến dữ liệu thành kiến thức có thể áp dụng Việc lan tỏa thông tin đáng tin cậy mang lại lợi ích cụ thể về vật chất và tinh thần cho cộng đồng, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội Với vai trò là cầu nối giữa nguồn tin và người dùng, PHGT TLLT giúp tăng cường nhận thức, cải thiện chất lượng cuộc sống và hỗ trợ các hoạt động giáo dục, nghiên cứu và kinh tế bền vững.
Yêu cầu của phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Yêu cầu của công tác này là công khai và giới thiệu toàn diện thông tin có trong TLLT tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân; đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi để khai thác và sử dụng TLLT một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nội dung và biện pháp tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Hiện nay nội dung của công tác tổ chức PHGT TLLT chưa được quy định cụ thể tại văn bản hoặc tài liệu nào Tuy nhiên, dựa vào nghiên cứu và tổng hợp các quy định, bài viết và tổng kết thực tiễn về PHGT TLLT tại TTLTQG III, tác giả xin trình bày nội dung căn bản của PHGT TLLT và nêu bật các vấn đề chính cần được xem xét.
1.4.1 Xây dựng kế hoạch PHGT giá trị TLLT
Hằng năm, Trung tâm lưu trữ Quốc gia xây dựng kế hoạch tổng thể và phân khai dự toán kinh phí PHGT TLLT (kế hoạch ngắn hạn, dài hạn)
1.4.2 Sưu tầm, lựa chọn TLLT
Việc sưu tầm, lựa chọn tài liệu được lựa chọn theo chuyên đề, quy mô và theo hình thức PHGT TLLT
Xem xét số lượng và loại hình tài liệu, bao gồm tài liệu giấy, ảnh, phim và hiện vật Chú thích về nội dung tài liệu cần ngắn gọn, súc tích và chính xác về tác giả, nội dung và thời gian của tài liệu, cũng như thời gian sự kiện Cung cấp bản scan tài liệu và chú thích về xuất xứ tài liệu, gồm số và ký hiệu đơn vị bảo quản, tên hoặc số mục lục hồ sơ, tên phông hoặc sưu tập lưu trữ và tên cơ quan lưu trữ Nếu cần, cung cấp bản dịch chú thích để tăng tính dễ hiểu và thuận tiện cho tra cứu, đồng thời tối ưu hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa liên quan đến bảo quản, lưu trữ, hồ sơ và di sản.
1.4.3 Lựa chọn hình thức PHGT TLLT
Tùy thuộc vào chủ để và mục đích PHGT TLLT để lựa chọn hình thức PHGT TLLT:
Các hình thức PHGT TLLT gồm:
Hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc là một trong những hình thức phổ biến nhất được áp dụng trong lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan Tại phòng đọc, độc giả có thể trực tiếp sử dụng TLLT và đồng thời nghiên cứu nhiều văn bản liên quan đến nhau một cách thuận tiện Phòng đọc đáp ứng nhu cầu phục vụ đông đảo độc giả và giới thiệu cho họ nhiều tài liệu liên quan đến chủ đề mà họ quan tâm Các lưu trữ đảm bảo an toàn cho TLLT, ngăn ngừa mất mát và hư hỏng, đồng thời góp phần bảo vệ bí mật quốc gia.
Hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ là cách các cơ quan lưu trữ chủ động công bố và giới thiệu tài liệu lưu trữ (TLLT) thông qua việc phát hành các ấn phẩm lưu trữ Các ấn phẩm có thể là lưu trữ về các sự kiện lịch sử, album ảnh theo các chuyên đề hoặc chủ đề khác nhau, hoặc xây dựng các bộ phim về tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ Việc xuất bản các ấn phẩm lưu trữ giúp độc giả là các nhà nghiên cứu dễ tra cứu và khai thác tài liệu nhanh chóng theo chuyên đề mà họ cần khai thác.
Giới thiệu Tài liệu lưu trữ (TLLT) trên phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử là hình thức khai thác, sử dụng TLLT phổ biến tại các cơ quan lưu trữ Mục đích của hình thức này là giới thiệu và cung cấp thông tin cho các cơ quan cũng như các nhà nghiên cứu về những tài liệu đang được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ, từ đó tăng cường tiếp cận nguồn tư liệu và hỗ trợ quá trình nghiên cứu.
Trong những năm gần đây, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc công bố và giới thiệu TLLT trên các kênh truyền thông đại chúng như website, YouTube và Facebook ngày càng phổ biến và có vai trò thiết yếu Các cơ quan lưu trữ đã chủ động công bố và giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng và các trang thông tin điện tử, nhằm tăng khả năng tiếp cận và tra cứu thông tin cho người dùng Nhờ hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu được tối ưu, các nhà khoa học có thể tra cứu thông tin nhanh chóng và tiếp cận thông tin thuận tiện Việc tích hợp TLLT trên các nền tảng mạng xã hội và công cụ số góp phần nâng cao hiệu quả tra cứu, tham khảo và ứng dụng khoa học trong nghiên cứu và giảng dạy.
Trưng bày và triển lãm là hình thức mà các cơ quan lưu trữ tổ chức nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) Mục đích trước hết của hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT là công bố, giới thiệu TLLT có ý nghĩa để phục vụ sử dụng và đồng thời tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề cụ thể Thông qua hình thức này, công chúng nói chung và các nhà nghiên cứu có thể tìm hiểu nội dung của TLLT ở các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội.
Tổ chức thực hiện PHGT TLLT gồm:
- Phân công nhiệm vụ: Phân công trách nhiệm cụ thể của cá nhân và cơ quan phối hợp thực hiện
- Xác định các nguồn lực cần thiết cho PHGT (nguồn nhân lực, vật lực và tài lực)
- Theo dõi, đôn đốc: giám sát theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện, báo cáo kịp thời những phát sinh trong quá trình thực hiện
- Hướng dẫn, trợ giúp: Giải quyết những vấn đề khó khăn, phát sinh trong quá trình thực hiện
- Kiểm tra, đánh giá: Kiểm tra định kỳ, đột xuất đối với các bộ phận thực hiện để có những đánh giá khách quan và trung thực
1.4.5 Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm
Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm PHGT TLLT được thực hiện theo từng giai đoạn, từ quarterly đến hàng năm, nhằm điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với thực tế của cơ quan lưu trữ và nhu cầu của xã hội Việc tổng kết và rút kinh nghiệm giúp cơ quan lưu trữ hoàn thiện phương thức phục vụ, nâng cấp cơ sở vật chất, cải thiện thái độ phục vụ, nội dung và thành phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu của độc giả và xã hội Nhờ đó các cơ quan lưu trữ có thể xác định và điều chỉnh kịp thời các biện pháp tiếp theo để TLLT được phát huy tương xứng với tiềm năng và giá trị của chúng trong tương lai.
Thực trạng công tác tổ chức phát huy giá trị tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
TTLTQG III là một trong năm Trung tâm Lưu trữ lớn nhất của Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 của Ban
Hoạt động theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng TLLT của các cơ quan, tổ chức nhà nước cấp khu, liên khu, cấp trung ương và của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (1945-1976) và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, có địa giới hành chính từ tỉnh Quảng Bình trở ra.
2.1.1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TTLTQG III
Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, bao gồm: tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở cấp trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp khu, liên khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; hồ sơ địa giới hành chính các cấp và các tài liệu khác được giao quản lý.
Thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu gồm thu thập, sưu tầm và bổ sung TLLT, phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị để quản lý tài liệu hiệu quả Quá trình bảo vệ và bảo quản an toàn được đảm bảo bằng cách sắp xếp hợp lý, vệ sinh, khử trùng và khử axit, đồng thời tu bổ, phục chế để duy trì chất lượng và giá trị lưu trữ Tài liệu được số hóa và đưa vào xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu cùng hệ thống công cụ thống kê, tra cứu nhằm nâng cao năng lực khai thác và sử dụng TLLT Cuối cùng, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT và bảo quản tại Trung tâm bảo đảm nguồn tư liệu được bảo quản lâu dài, an toàn và dễ dàng tiếp cận cho người dùng.
Trung tâm tích cực ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào mọi hoạt động, từ quản lý nguồn nhân lực và đội ngũ làm việc đến quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí, nhờ vậy nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu ngân sách và phục vụ mục tiêu chuyên môn một cách bền vững.
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ và các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao
TTLTQG III có cơ cấu tổ chức như sau:
1 Phòng Thu thập và Chỉnh lý
2 Phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ
3 Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
4 Phòng Tài liệu nghe nhìn
5 Phòng Hành chính - Tổng hợp
Việc thành lập, sáp nhập và giải thể các tổ chức thuộc TTLTQGIII được Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định dựa trên đề xuất của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Trung tâm
2.1.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm và bản quyền tài liệu ảnh đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu ảnh
Hiện nay, TTLTQG III đang bảo quản gần 13.000 mét giá tài liệu thuộc gần 400 phông tài liệu khác nhau, bao gồm các loại hình như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ và tài liệu nghe nhìn, phản ánh đa dạng và phong phú về tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, quân sự và ngoại giao của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong khối tài liệu này, tài liệu ảnh chiếm một vị trí đáng kể với 104.619 ảnh và 48.060 phim âm bản Khối ảnh của TTLTQG III bắt nguồn từ các hình ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng Tám năm 1945.
1945 đến khối ảnh cuối cùng là khối ảnh về hoạt động của Nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan
Khối tài liệu ảnh phản ánh hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, bao gồm bộ ảnh về hoạt động ngoại giao – hợp tác quốc tế của nước ta, như sự hiện diện của lãnh đạo các nước và phái đoàn các cơ quan nước ngoài thăm Việt Nam, tiếp đón đại sứ và đại diện các tổ chức quốc tế, hoạt động của đại sứ quán và lãnh sự các nước tại Việt Nam, các hội nghị quốc tế tại Việt Nam và hoạt động của đoàn nghệ thuật nước ngoài; ảnh về việc phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và hoạt động của các cơ quan ngoại giao nước ta ở nước ngoài; và bộ ảnh về hoạt động quân sự thể hiện những ngày lịch sử Cách mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946 và tinh thần đoàn kết, kiên cường của nhân dân trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
“Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh” là khẩu hiệu thể hiện tinh thần chiến đấu kiên cường của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô và lòng yêu nước sâu sắc của nhân dân ta Những hình ảnh ghi lại những trận đánh và các chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm cho thấy ý chí quật cường và sự đoàn kết của cả dân tộc Đồng thời, các ảnh về hoạt động kinh tế phản ánh quá trình phát triển đất nước với các lĩnh vực nông – lâm nghiệp, thủy sản và thủy lợi, công nghiệp, giao thông vận tải và xây dựng các công trình lớn, cho thấy sự chuyển mình và khát vọng phồn vinh của Việt Nam.
Bên cạnh đó, còn có nhiều ảnh về các cá nhân tiêu biểu và phong cảnh đất nước Việt Nam, phản ánh con người Việt Nam và cuộc sống hàng ngày Những hình ảnh này còn lưu giữ vẻ đẹp của các đình, chùa và lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, trang phục và các hoạt động văn hóa - thể thao.
Danh mục các khối, phông tài liệu ảnh tại TTLTQG III
STT TẾN KHỐI, PHÔNG TÀI LIỆU ẢNH
1 Ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng 8 năm 1945
2 Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng phái đoàn Chính phủ VNDCCH sang pháp năm 1946
3 Thời kỳ kháng chiến chống Pháp giai đoạn 1946-1954
6 Công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh
9 Phông Cục Biểu diễn nghệ thuật sân khấu
10 Cột mốc biên giới Việt – Lào
11 Xây dựng công trình Đài tưởng niệm Anh Hùng liệt sĩ tại Quảng trường Ba Đình
12 Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Lai Châu
13 dự án khôi phục các cầu đường sắt trên tuyến Hà Nội – Thành phố Hồ Chí Minh thuộc giai đoạn 2, gói thầu 3 và 4, có các hạng mục bổ sung tại Mỹ Chánh, Phú Bài, Nong, Phong Lệ, Kỳ Lam, Kỳ Long và Xã Duyệt; các dự án này do Ban Quản lý dự án Đường sắt (RPMU) – Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam triển khai.
14 Cục Thể dục thể thao và một số nội dung khác lẫn trong hoạt động của Cục TDTT (có ảnh rời và ảnh trong anbom)
16 Ảnh khối N và khối cơ quan
17 Về hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (1998-2009)
18 Hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (1963-1990)
19 Phông Khu Tự trị Việt Bắc
20 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Ủy ban Điều tra tội ác chiến tranh)
21 Cột mốc biên giới Việt – Trung
22 Ban Chỉ đạo Biên soạn Lịch sử Chính phủ
23 Ảnh giới thiệu phong cảnh đất nước Triều Tiên, Nga, Trung Quốc
25 Phông cá nhân Nguyễn Bá Khoản
26 Phông cá nhân Nguyên Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh
27 Phông cá nhân Phó Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Duy Quý
28 Phông cá nhân Giáo sư – Viện sĩ Nguyễn Khánh Toàn
29 Nhà biên kịch Phan Hồ
30 Nhà văn Vũ Ngọc Phan
31 GS.TS.NGƯT Hoàng Thị Châu
33 Phó Thủ tướng Trần Hữu Dực
34 Nhà nghiên cứu lịch sử văn học Lê Hữu Thước
35 Nhà viết kịch Quang Vũ - Xuân Quỳnh
36 Nhà văn hóa, Bác sĩ Nguyễn Khắc Viện
38 Tài liệu ảnh chụp Microfilm của ông Ngô Dần
39 Nhà sưu tầm ảnh Đặng Tích
44 Ảnh tài liệu kỹ thuật thuộc khối N
45 Ảnh về Chủ tịch Hồ Chí Minh
46 Ảnh của giáo sư tiến sĩ khoa học Đặng Huy Huỳnh
47 Ảnh của nhà sử học Nguyễn Quang Ân
48 Ảnh về chân dung đại biểu Quốc hội khóa X (1997-2002)
49 Ảnh về hoạt động của Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân khóa XIV
50 Hoạt động của Nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan Ảnh (26 album và 70 ảnh rời lẻ)
2.1.2.2 Đặc điểm tài liệu ảnh
Các tài liệu ảnh khác với tài liệu chữ viết ở chỗ ảnh không miêu tả hay kể lại sự kiện bằng lời văn, mà chỉ phản ánh và tái hiện các sự kiện hoặc con người bằng chính những hình ảnh do ống kính máy ảnh ghi lại Thông qua các hình ảnh này, người xem có thể cảm nhận được không khí của sự kiện và nhận diện được những gì đã xảy ra, từ toàn cảnh đến các chi tiết nhỏ nhất của sự kiện.
Tài liệu ảnh bảo quản tại TTLTQG III có số lượng khá lớn, được thu về từ nhiều cơ quan khác nhau thuộc nguồn nộp lưu và từ các cá nhân biếu, tặng, ký gửi Nội dung của các tài liệu mang tính tản mạn và chứa nhiều sự kiện quan trọng trong lịch sử Việt Nam, nhưng chưa được thể hiện đầy đủ.
Trong kho tài liệu ảnh có nhiều kích thước và vật liệu khác nhau, cho thấy sự đa dạng của nguồn tư liệu Đáng chú ý là các khối ảnh trên phim kính và phim chụp dầm cầu, cùng với ảnh về cột mốc biên giới Việt – Trung được ghi nhận trong Phụ lục 1.
Hiện còn nhiều tài liệu ảnh chưa được chú thích đầy đủ, điều này gây khó khăn cho việc xác minh nội dung, xác định giá trị tài liệu ảnh và PHGT tài liệu ảnh Ví dụ, các khối ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng Tám năm 1945, thời kỳ kháng chiến chống Pháp giai đoạn 1946-1954, giai đoạn 1954-1985, cũng như khối N và khối cơ quan, Bộ Ngoại giao có thể thiếu chú thích, khiến nguồn gốc, bối cảnh và tính xác thực trở nên khó xác định Việc bổ sung chú thích chi tiết sẽ tăng khả năng tra cứu, nâng cao độ tin cậy của tư liệu và hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý và nghiên cứu lịch sử.
Phần chú thích của một số ảnh lịch sử hiện vẫn ghi bằng các ngôn ngữ nước ngoài như tiếng Nga, tiếng Anh và tiếng Pháp, chưa được dịch sang tiếng Việt Việc này khiến người đọc Việt khó nắm bắt thông tin gốc và bối cảnh lịch sử liên quan đến hiện vật Ví dụ, trong các phông ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 liên quan đến Bộ Ngoại giao, nhiều chú thích vẫn để bằng ngoại ngữ Cần triển khai quy trình dịch thuật chuẩn và chú thích song ngữ để bảo tồn giá trị dữ liệu lịch sử và tăng khả năng truy cập cho độc giả, nghiên cứu và giáo dục Việc cập nhật chú thích bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn di sản lịch sử và nâng cao nhận thức công chúng về quá trình ngoại giao và các sự kiện quan trọng của đất nước.
2.1.2.3 Giá trị tài liệu ảnh tại TTLTQG III
Trách nhiệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Giám đốc TTLTQG III có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch tổng thể và điều phối bộ máy nhân sự cùng với trang thiết bị làm việc tại Trung tâm để đảm bảo thực hiện PHGT một cách hiệu quả Việc sắp xếp hợp lý nguồn lực và quản lý thiết bị tại Trung tâm sẽ đảm bảo tiến độ và chất lượng của PHGT được thực hiện đầy đủ.
TLLT có chức năng và nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Trung tâm, trong đó bao gồm lĩnh vực lưu trữ nói chung và hoạt động PHGT TLLT nói riêng.
- Phòng PHGT TLLT và các phòng chức năng
Phòng PHGT TLLT được sắp xếp, bố trí công việc theo sự chỉ đạo của giám đốc và tham mưu cho giám đốc thực hiện các hoạt động PHGT TLLT một cách hiệu quả Phòng phối hợp chặt chẽ với các phòng chức năng để thực hiện các hoạt động PHGT và chịu trách nhiệm chỉ đạo, phân công viên chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan, đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong toàn hệ thống.
- Các viên chức trong Trung tâm
Các viên chức trực tiếp làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc và tham gia trực tiếp vào thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan nói chung và nghiệp vụ PHGT TLLT nói riêng Bởi họ chính là những người hiểu rõ nhất giá trị của TLLT cũng như tập hợp được đầy đủ các thông tin về nhu cầu sử dụng tài liệu Từ đó, các viên chức sẽ có những đề xuất chính xác nhất trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, như: nhu cầu sử dụng tài liệu của độc giả, khối tài liệu độc giả khai thác thường xuyên, mong muốn của độc giả, các trang thiết bị phục vụ độc giả.
Công tác tổ chức phát huy giá trị tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
2.3.1 Thực trạng tổ chức phát huy giá trị tài liệu ảnh
2.3.1.1 Nghiên cứu và ứng dụng khoa học
TTLTQG III đã triển khai ứng dụng nhiều đề tài, đế án nghiên cứu, nhưng số lượng số lượng đề tài, đề án về tài liệu ảnh còn quá ít Như đề tài luận văn thạc sĩ năm 2003 của tác giả Nguyễn Minh Sơn về “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại TTLTQG III – Thực trạng và giải pháp”; Đề tài luận án tiến sĩ năm 2017 của tác giả Nguyễn Minh Sơn “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” Các công trình nghiên cứu trên đã đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu nghe nhìn vào các lưu trữ lịch sử, tổ chức khoa học tài liệu ảnh Xác định các tiêu chuẩn về nguồn nộp lưu; phương pháp xây dựng danh mục nguồn và xác định danh mục nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào các lưu trữ lịch sử Xác định các tiêu chuẩn về thành phần tài liệu nghe nhìn và xác định danh mục thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử
Cả hai công trình nghiên cứu này chưa đề cập đến công tác PHGT tài liệu ảnh
2.3.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
- Phòng Tài liệu Nghe nhìn hiện nay có 14 viên chức Trong đó có 5 viên chức trực tiếp làm các nghiệp vụ về tài liệu nghe nhìn và đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, các viên chức Phòng Tài liệu Nghe nhìn chưa được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật xử lý hình ảnh Như là các khâu nghiệp vụ xác định giá trị, xác minh nội dung tài liệu ảnh, xử lý hình ảnh bằng phần mềm Photoshops
Phòng PHGT TLLT hiện nay có 13 viên chức, trong đó có 5 người trực tiếp đảm nhận công tác PHGT tài liệu Phần lớn viên chức có bằng đại học, chuyên ngành văn thư, lưu trữ, đảm bảo trình độ chuyên môn phù hợp để quản lý và lưu trữ tài liệu hiệu quả.
2.3.1.3 Hợp tác trong và ngoài nước
Trong nước, Trung tâm đã mở rộng hợp tác và trao đổi kinh nghiệm với các cơ quan uy tín như PHGT TLLT, Văn phòng Trung ương Đảng, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam và Bảo tàng, nhằm nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền giáo dục và hiệu quả của các hoạt động PHGT TLLT.
Trong bối cảnh hợp tác văn hóa – lưu trữ, các bảo tàng danh tiếng như Hồ Chí Minh, Bảo tàng Lịch sử Việt Nam, Bảo tàng Quân đội và Bảo tàng Hà Nội cùng các nhà xuất bản đã tham gia tích cực Ví dụ, nhân kỷ niệm 60 năm ngày thiết lập quan hệ Việt Nam – Cuba, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với TTLTQG III, Văn phòng Trung ương Đảng và Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật xuất bản cuốn sách “Việt Nam – Cuba: 60 năm đồng hành”, xuất bản năm 2020; năm 2018 TTLTQG III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch tổ chức trưng bày.
“Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa 1945-1946” tại Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh…
TTLTQG III hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ với các tổ chức lưu trữ quốc tế, như: ICA, SARBICA và AIAF, ICCROM Ngoài các tổ chức lưu trữ quốc tế, TTLTQG III còn có hợp tác với các nước trong khu vực và trên thế giới như Lào, Campuchia, Cu Ba, Liên bang Nga, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore, Đức, Pháp, Indonesia, Nhật Bản và Trung tâm Việt Nam thuộc Đại học Công nghệ Texas (Hoa Kỳ)
Việc thiết lập quan hệ hợp tác chính thức và duy trì, tăng cường hợp tác với các cơ quan lưu trữ nước ngoài như Pháp, Liên bang Nga, Hoa Kỳ, Nhật Bản và Singapore đã góp phần nâng cao uy tín và vị thế của Lưu trữ Việt Nam trên trường quốc tế Cán bộ lưu trữ của TTLTQG III có cơ hội trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm nghiệp vụ với bạn bè thế giới, đồng thời học hỏi, nắm bắt và áp dụng những kỹ thuật, công nghệ mới, từ đó góp phần vào phát triển sự nghiệp lưu trữ và nâng cao năng lực quản trị, nghiên cứu và phục vụ cộng đồng.
Các hoạt động thực hiện thường xuyên:
- Trao đổi các đoàn Lãnh đạo, chuyên gia sang tập huấn và chia sẻ nghiệp vụ lưu trữ;
- Tổ chức triển lãm chung TLLT ở trong nước và nước ngoài;
- Sưu tầm TLLT quý, hiếm về Việt Nam ở nước ngoài;
- Hợp tác xuất bản các ấn phẩm, tuyển tập TLLT, sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;
- Đào tạo cán bộ lưu trữ; đào tạo về văn thư lưu trữ ở các trình độ đại học và sau đại học
- Trao đổi tư liệu khoa học nghiệp vụ;
Ví dụ: vào tháng 10 năm 2019, TTLTQG III phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Quốc tế về Nghiên cứu Bảo tồn và Phục hồi các di sản văn hóa (ICCROM) đã tổ chức một đợt tập huấn về phương pháp bảo quản và xử lý tài liệu nghe nhìn Đây là cơ hội rất tốt để cán bộ lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và TTLTQG III học tập, trao đổi kinh nghiệm bảo quản và phục hồi tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh nói riêng với các chuyên gia quốc tế.
2.3.1.4 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy công tác chỉnh lý và phân loại tài liệu ảnh chưa được triển khai đồng bộ, chiếm khoảng 50% tổng số khối/phông tài liệu; phần còn lại chỉ dừng ở mức phân loại sơ bộ, chưa xác minh nội dung và chưa xác định giá trị của tài liệu ảnh Ví dụ các phông thời kỳ kháng chiến chống Pháp từ 1946-1954 và 1954-1985, cùng các phông thuộc Bộ Thủy lợi, Cục Chuyên gia có thể chưa được xác minh nội dung và đánh giá giá trị đúng mức Đối với các khối/phông tài liệu ảnh của cá nhân, hiện nay đã được phân loại, biên mục và thống kê theo chú thích của người gửi tài liệu ảnh tại Trung tâm, và mỗi cá nhân có một quyển mục lục tài liệu ảnh riêng biệt, tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý.
Việc số hóa tài liệu ảnh đang được TTLTQG III triển khai nhằm biên mục và quản lý tài liệu hình ảnh theo Thông tư 02/2019/TT-BNV (ngày 24/01/2019) của Bộ Nội vụ, quy định tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử Tuy nhiên, theo điểm 2, điều 6 của thông tư này, tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào cho tài liệu ảnh chỉ ở định dạng JPEG và độ phân giải tối thiểu 200 dpi Với quy định như vậy, việc lưu trữ, chuyển đổi và PHGT tài liệu ảnh sẽ gặp nhiều bất cập và không phù hợp với yêu cầu lưu trữ lâu dài và quản trị chất lượng thông tin số Do đó cần rà soát, điều chỉnh tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu vào, khả năng lưu trữ, chuyển đổi linh hoạt và quản trị tài liệu ảnh hiệu quả.
Đến nay TTLTQG III đã số hóa được khoảng 20.000 ảnh, chiếm 2/10 khối tài liệu ảnh hiện có Các phông tài liệu ảnh đã số hóa gồm khối tài liệu ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng Tám (LI) và khối tài liệu ảnh Chủ tịch.
Hồ Chí Minh cùng phái đoàn Chính phủ Việt Nam sang Pháp năm 1946 (LII), Khối tài liệu ảnh sự kiện 1945-1985 (LIII, LIV), Khối cơ quan, phông Bộ Ngoại giao
Chúng tôi đang xây dựng công cụ tra cứu cho các khối tài liệu ảnh, hiện nay các tài liệu đã có mục lục truyền thống và dữ liệu trên máy tính TTLTQG III đã có phần mềm Quản lý và tra cứu TLLT điện tử nhằm tối ưu hóa việc quản lý và truy cập dữ liệu số Tuy nhiên, do đặc thù của loại hình tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh nói riêng nên hiện tại chưa thể tra tìm đầy đủ trên phần mềm này.
2.3.2 Thực trạng nghiệp vụ phát huy giá trị tài liệu ảnh
2.3.2.1 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ảnh tại phòng Đọc
Phòng Đọc của TTLTQG III là đơn vị chịu trách nhiệm phục vụ nhu cầu khai thác TLLT của độc giả, tư vấn và hướng dẫn độc giả về các vấn đề liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ Mỗi năm, Trung tâm đón hàng nghìn lượt độc giả trong nước và nước ngoài đến khai thác, nghiên cứu tài liệu để làm luận văn, luận án và phục vụ các công trình nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, làm phim và viết sách về lịch sử hoạt động của các cơ quan, ngành và địa phương, đồng thời tiếp cận hồ sơ nhân sự để căn cứ thực hiện các chế độ, chính sách đối với bản thân, gia đình hoặc thân nhân những người có công với đất nước.
- Trình tự thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
+ Độc giả cung cấp một trong những giấy tờ sau tại phòng Đọc: CMND, hộ chiếu, giấy giới thiệu, công văn của cơ quan, tổ chức;
+ Đăng ký khai thác sử dụng tài liệu;
Độc giả có thể tra cứu mục lục và cơ sở dữ liệu để xác định tài liệu cần, sau đó viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu, phiếu xin cung cấp bản sao hoặc phiếu chứng thực tài liệu tùy theo nhu cầu.
+ Phê duyệt và cung cấp tài liệu phục vụ độc giả nghiên cứu
Tài liệu ảnh có đặc điểm khác biệt so với tài liệu giấy, nên khi độc giả đến Trung tâm để khai thác tài liệu ảnh thường tìm kiếm theo chuyên đề Ví dụ các chuyên đề có thể là kỷ niệm 50 Điện Biên Phủ trên không hay công trình thủy lợi Bắc Hưng Hải, từ đó người đọc có thể xác định mục tiêu tra cứu Dựa trên yêu cầu của bạn, viên chức phòng Đọc sẽ hướng dẫn độc giả tra cứu và chọn lựa tài liệu ảnh phù hợp với chuyên đề nghiên cứu của mình, đồng thời cung cấp hỗ trợ để khai thác tài liệu ảnh hiệu quả nhất.
Nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, về hoạt động nghiệp vụ tài liệu ảnh, Phòng Tài liệu Nghe - Nhìn đã xây dựng đội ngũ viên chức có trình độ và dần đưa công tác tài liệu nghe nhìn nói chung và công tác tài liệu ảnh nói riêng vào nề nếp, qua đó tạo điều kiện cho công tác phục vụ nghe nhìn (PHGT) tài liệu ảnh ngày càng tốt hơn.
Thứ hai, về cơ sở vật chất, kho bảo quản tài liệu nghe nhìn Hiện nay
TTLTQG III vận hành kho lạnh sâu chuyên dụng để bảo quản tài liệu nghe nhìn và mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn được bảo quản trong 1 kho riêng biệt
Thứ ba, nhận thức được tầm quan trọng của công tác PHGT TLLT,
Lãnh đạo TTLTQG III đã xây dựng đội ngũ chuyên môn về công tác PHGT
TLLT nhằm đưa công tác này thành nhiệm vụ trọng tâm trong kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm
Hiện nay TTLTQG III đã xây dựng khu vực chuyên dụng để trưng bày và triển lãm TLLT tại tầng 2 của nhà A2, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác PHGT TLLT và cho công chúng đến tham quan, nghiên cứu.
2.4.2 Nhận xét hạn chế và nguyên nhân
Một số tồn tại, hạn chế
Vào năm 2003, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Qui trình chỉnh lý tài liệu ảnh (thử nghiệm); tuy nhiên, qui trình này đã lỗi thời và không đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh Chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể cho nghiệp vụ phân loại tài liệu ảnh, chưa có định mức kinh tế - kỹ thuật cho nghiệp vụ xử lý ảnh, và đội ngũ cán bộ có trình độ còn hạn chế, nên việc phân loại tài liệu ảnh còn nhiều hạn chế Khối lượng tài liệu ảnh được phân loại, sắp xếp còn ít so với khối lượng đang được bảo quản.
Hiện nay, việc nghiên cứu, xác minh nội dung và xác định giá trị của tài liệu ảnh chưa được thực hiện đầy đủ, gây ra nhiều khó khăn cho công tác PHGT tài liệu ảnh Ví dụ tiêu biểu gồm các phông ảnh lịch sử trước Cách mạng tháng Tám năm 1945; ảnh thời kỳ kháng chiến chống Pháp giai đoạn 1946-1954; ảnh giai đoạn 1954-1986; khối cơ quan; phông Bộ Ngoại giao; phông Bộ Thủy lợi; và Nhà Nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản.
Hiện nay, công tác số hóa tài liệu ảnh gặp nhiều khó khăn và tiến độ chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế Nguyên nhân chủ yếu là cơ sở vật chất thiết bị còn thiếu, với chỉ 02 máy scan ảnh hoạt động, khiến quy trình số hóa bị hạn chế và kéo dài Bên cạnh đó, thiếu hướng dẫn cụ thể và chưa có tiêu chuẩn dữ liệu cho tài liệu ảnh số hóa trong khâu nghiệp vụ dẫn đến sự thiếu nhất quán và chất lượng dữ liệu số Ví dụ, khi áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu ảnh số hóa theo Thông tư 02/2019/TT-BNV, độ phân giải (DPI) và định dạng file ảnh hiện hành không đáp ứng được yêu cầu lưu trữ, chuyển đổi và PHGT tài liệu ảnh.
Bốn là, trong khi khối tài liệu giấy đã có phần mềm quản lý và tra cứu thì khối tài liệu nghe nhìn chưa được đưa vào hệ thống để quản lý cũng như tra cứu Hiện nay, TTLTQG III đã có phần mềm quản lý và tra cứu tài liệu điện tử, nhưng do đặc thù của loại hình tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh nói riêng nên vẫn chưa thể tra cứu trên phần mềm.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ làm công tác PHGT tài liệu chưa được đào tạo chuyên sâu và còn thiếu kinh nghiệm, đặc biệt là thiếu tập huấn và hướng dẫn về nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn nói chung và nghiệp vụ xử lý ảnh nói riêng Điều này làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công tác PHGT tài liệu ảnh, từ các khâu thiết kế trưng bày, triển lãm đến xác định giá trị và xác minh nội dung tài liệu ảnh, cũng như xử lý hình ảnh bằng phần mềm Photoshop.
Kinh phí cấp cho các hoạt động PHGT tài liệu, như trưng bày, triển lãm và xuất bản ấn phẩm, cũng như đầu tư cho xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh nói riêng, còn ở mức thấp Do chưa có định mức kinh tế kỹ thuật cho các khâu nghiệp vụ xử lý tài liệu ảnh nên gây ra nhiều khó khăn trong việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh Vì vậy, kinh phí chưa đáp ứng được yêu cầu cần thiết của công việc đề ra.
Viên chức tại TTLTQG III chưa được bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu về PHGT TLLT nên việc tham mưu và tổ chức thực hiện chưa được thực hiện thường xuyên và còn nhiều hạn chế Đặc biệt, công tác đào tạo về thiết kế, thi công, truyền thông và công nghệ thông tin cần được đẩy mạnh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng tham mưu của đơn vị.
Viên chức được giao nhiệm vụ xử lý nghiệp vụ tài liệu ảnh nhưng chưa được đào tạo chuyên sâu, nên họ thực hiện công việc chủ yếu dựa trên kinh nghiệm công tác Việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành còn hạn chế khiến chất lượng xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tài liệu ảnh bị ảnh hưởng và gặp nhiều hạn chế Để nâng cao hiệu quả và đảm bảo chất lượng, cần tăng cường đầu tư đào tạo chuyên sâu, nâng cao kỹ năng xử lý tài liệu ảnh và chuẩn hóa quy trình làm việc.
Chương 2 trình bày khái quát TTLTQG III với thành phần, nội dung và các khâu nghiệp vụ tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Trung tâm, đồng thời đánh giá thực trạng công tác tổ chức PHGT tài liệu ảnh tại TTLTQG III Từ phân tích này, chương nêu ra các kết quả đạt được về công tác PHGT tài liệu ảnh và rút ra nhận định về ưu điểm cũng như hạn chế của công tác này tại TTLTQG III Chương 2 cũng đóng vai trò là nền tảng để tác giả đề xuất các giải pháp PHGT tài liệu ảnh tại TTLTQG III trong Chương 3.