Áp dụng hệ thống ISO 9001 2008 tại công ty TNHH SX TM thẩm cương nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GVHD: TS... CH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN

THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM

CƯƠNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH

SVTH: ĐẶNG ĐỨC MINH

TP Hồ Chí Minh, 2014

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC 2

1.1 Lập đề cương thay đổi hoặc phát triển tổ chức 2

1.2 Chuẩn đoán tổ chức 2

1.3 Thu thập và xử lý thông tin 2

1.4 Quản trị sự thay đổi 3

1.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức 3

1.6 Đánh giá và thể chế hóa 3

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG 4 2.1 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty TNHH SX TM Thẩm Cương 4

2.2.1 Chính sách chất lượng: 4

2.2.2 Mục đích: 5

2.2.3 Phạm vi áp dụng: 5

2.2.4 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2008: 5

CHƯƠNG 3 : NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA THẨM CƯƠNG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO 6 3.1 Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 6

3.2 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 6

3.2.1 Lãnh đạo một số phòng ban chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL 6

3.2.2 Khó khăn trong việc thay đổi những thói quen cũ của nhân viên 6

3.2.3 Hệ thống tài liệu phức tạp 7

3.2.4 Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chưa đáp ứng được so với tốc độ phát triển công ty 7

CHƯƠNG 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHI ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG 9 4.1 Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban: 9

4.2 Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty: 9

4.3 Chuẩn hóa quy trình làm việc: 11

4.4 Kiểm tra, giám sát, đáng giá thường xuyên: 11

4.5.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 11

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Khi nói đến sự thay đổi trong một tổ chức, cần phải hiểu đó là sự thay đổi của tất cả mọi quá trình, cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, cho tổ chức, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa công

ty

Để có thể thực hiện thay đổi qua đó làm phát triển tổ chức cần các bước sau:

1.1 Lập đề cương thay đổi hoặc phát triển tổ chức

Trước khi tiến hành thực hiện thay đổi hay phát triển chúng ta cần đưa ra đề cương cụ thể và chi tiết cho việc thay đổi, bao gồm các bước chuẩn bị, quá trình thực hiện, ấn định thời gian có thể

1.2 Chuẩn đoán tổ chức

Chuẩn đoán là một quá trình phối hợp giữa các thành viên của tổ chức với tư vấn

để thu thập những thông tin thích hợp, phân tích chúng và rút ra những kết luận cho hoạch định hành động và can thiệp

Mục đích của chuẩn đoán là xác định vấn đề đang tồn tại trong công ty và hoặc những tiền đề cần thiết để phát triển tổ chức lên mức cao hơn

1.3 Thu thập và xử lý thông tin

Mục đích là thu thập đầy đủ số liệu cần thiết cho việc thay đổi và phát triển tổ chức, sau đó tiền hành xử lý số liệu tìm ra vấn đề đang tồn tại, hoặc những dữ liệu cần thiết cho việc thay đổi

Các kỹ thuật cần thiết cho việc thu thập thông tin bao gồm:

- Thảo luận nhóm

- Thảo luận tay đôi

- Brainstorming

- 10-10 ý tưởng

- Quan sát

- Khảo sát bảng câu hỏi Các kỹ thuật xử lý thông tin gồm 2 phương pháp định tính và định lượng để tìm ra vấn đề cần giải quyết

1.4 Quản trị sự thay đổi

Các nguyên nhân của sự thay đổi có thể đến từ trong hoặc ngoài tổ chức

Để quản lý có hiệu quả các sự thay đổi chúng ta cần tiến hành các bước :

- Chuẩn bị để thay đổi gồm : xác định chiến lược, chuẩn bị đội ngũ và phát triển

mô hình thay đổi

- Thực hiện thay đổi : phát triển kế hoạch và thực hiện kế hoạch đề ra

- Củng cố sự thay đổi : thu thập và phân tích thông tin phản hồi, tìm kiếm lỗ hỏng

và kiểm soát sự chống đối, thực hiện hành động sửa chữa và đánh dấu sự thành công

1.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức

Sau khi vạch ra được bản kế hoạch cần cho việc thay đổi cũng như có các số liệu cần thiết, chúng ta bắt tay vào việc can thiệp để thay đổi tổ chức bao gồm việc can thiệp vào các mối quan hệ con người, việc quản trị nhân lực, chiến lược phát triển của tổ chức

và cấu trúc kỹ thuật của tổ chức

1.6 Đánh giá và thể chế hóa

Sau khi thực hiện can thiệp vào tổ chức, chúng ta cần phải thực hiện đánh giá để cung cấp thông tin về tiến trình và kết quả tác động của các can thiệp Cuối cùng, chúng

ta phải thể chế hóa để các can thiệp trở thành một phần chính thức trong các chức năng hoạt động của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY

TNHH SX TM THẨM CƯƠNG

Công ty TNHH SX TM Thẩm cương được thành lập từ năm 2004 Theo đà phát triển của thị trường nói chung và thị trường đồ nhựa Việt Nam nói riêng, hiện nay các sản phẩm kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng chủng loại

Các sản phẩm sản xuất và kinh doanh của công ty hiện nay:

- Sản phẩm nhựa phục vụ nông ngư nghiệp

- Đồ bảo hộ lao động công nghiệp

- Sản phẩm nhựa dùng cho ngành nail

- Gia công chế tạo khuôn mẫu

Địa chỉ: B1A - Lô K - Đường 2A, KCN Lê Minh Xuân, H.Bình Chánh - TP.HCM

2.1 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty TNHH SX TM Thẩm Cương

2.2.1 Chính sách chất lượng:

Căn cứ vào sứ mạng, mục tiêu quản lý và các nguyên tắc quản lý chất lượng, lãnh đạo Công ty TNHH SX TM Thẩm Cương ban hành chính sách chất lượng như sau:

- Đối với khách hàng, Công ty luôn phấn đấu thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các loại dịch vụ sản phẩm đạt chất lượng, với dịch vụ tốt nhất và phù hợp với các yêu cầu pháp luật

- Đối với toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty luôn chú trọng vào đào tạo và nâng cao trình độ để đáp ứng các quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tạo môi trường làm việc tốt để tất cả nhân viên phát huy sáng kiến và năng lực

- Đối với hệ thống quản lý, Công ty liên tục cải tiến đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả, phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cam kết: chính sách chất lượng này được thấu hiểu, duy trì và thực hiện ở mọi cấp

2.2.2 Mục đích:

Nhằm xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo tính nhất quán, nâng cao hiệu lực của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm

ổn định chất lượng sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

Xây dựng hình ảnh Công ty chuyên nghiệp và tạo môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, nâng cao năng suất làm việc, đảm bảo an toàn và vệ sinh lao động

2.2.3 Phạm vi áp dụng:

Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH SX TM Thẩm Cương trong các lĩnh vực kinh doanh phân bón, sản xuất hàng nhựa công, nông nghiệp

2.2.4 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2008:

Theo yêu cầu 8.5 của tiêu chuẩn ISO 9001-2008 : “Tổ chức phải cải tiến liên tục

hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo”

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng được xây dựng và văn bản hóa, thông báo tới tất cả cán bộ nhân viên Công ty, thông qua các khóa đào tạo về ISO hay trên trang thông tin nội bộ của Công ty Đề từ đó từng thành viên trong công ty nắm được nội dung của chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, góp phần vào việc nâng cao chất lượng sản phầm đầu ra và cũng nâng cao nhận thức về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008

Kết quả đánh giá nối bộ và kế hoạch khắc phục được triển khai định kỳ theo đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Kết quả được công ty QAS Indochina đánh giá, bản đánh giá được gửi đến ban lãnh đạo và ban kiểm soát nội bộ của công ty, trong đó có đính kẻm kế hoạch khắc phục, giúp các ban và bộ phận thấy điểm chưa hợp lý cà có hướng khắc phục phù hợp, góp phần vào cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, góp phần vào nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng

CHƯƠNG 3 : NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA THẨM CƯƠNG

TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO

3.1 Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008

- Quá trình triển khai ISO tại công ty đã được sự chỉ đạo thường xuyên, kịp thời, sát sao của lãnh đạo, sự cầu thị học tập theo phương pháp làm việc khoa học của đội ngũ công nhân viên trong công ty

- Được sự quan tâm của lãnh đạo trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến HTQLCL thông qua công tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân viên, hỗ trợ một phần kinh phí trong hoạt động đánh giá giám sát và tái chứng nhận

- Đội ngũ công nhân viên đã có nhiều thay đổi trong nhận thức về việc áp dụng HTQLCL vào công việc hàng ngày, có ý thức chấp hành tốt và tham gia đóng góp nhiều

- Các quy trình, quy định công việc theo tiêu chuẩn ISO tương đối phù hợp với công việc thực tế tại công ty nên việc áp dụng và triển khai thực hiện tương đối dễ dàng thuận tiện

3.2 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO

3.2.1 Lãnh đạo một số phòng ban chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL

Trong quá trình triển khai công ty phải dành chi phí, thời gian và công sức để xây dựng, thực hiện, duy trì cải tiến liên tục nên cần có sự quyết tâm và nỗ lực cao từ phía lãnh đạo cũng như cán bộ, nhân viên khi thực hiện; tuy nhiên vẫn còn 1 số CBNV, một

số lãnh đạo cấp trung chưa thực sự có sự ủng hộ cao nhất đến việc duy trì HTQLCL

3.2.2 Khó khăn trong việc thay đổi những thói quen cũ của nhân viên

Nhận thức trong cán bộ nhân viên về áp dụng hệ thống ISO còn mới mẻ, do vậy khi thực hiện theo một quy trình mới bắt buộc thì phải có thời gian mới đi vào nề nếp, mới vận hành theo đúng quy định Mọi người không muốn thay đổi cách làm cũ (không phù hợp) để tiếp nhận cái mới hoàn thiện hơn Họ nhìn nhận việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 như là phần việc phải làm thêm, một gánh nặng thay vì xem đó là công cụ cải tiến, nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc

Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc được thực hiện theo thói quen và kinh nghiệm của từng cá nhân Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các trình tự công việc… khiến cho những người trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này Do đó công ty TNHH SX TM Thẩm Cương gặp phải một số trở ngại do sức ì tâm lý không muốn thay đổi của nhân viên

Khi đưa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO, đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có một sự đánh giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó đưa ra kế hoạch, chương trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc mới Thêm vào đó việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chưa hiểu rõ mục đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại Điều này dẫn tới việc thiếu tinh thần hợp tác ở một số nhân viên trong những ngày đầu triển khai

Nhân viên chưa thực sự quan tâm và chưa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của việc áp dụng ISO Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công

ty Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo cũng như nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO

3.2.3 Hệ thống tài liệu phức tạp

Việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống là khá phức tạp Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát Vì áp dụng ISO 9001 nên các quy trình đều được chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp tuy nhiên còn một số quy trình chưa thực sự sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân viên gây ra một số khó khăn cho việc thực hiện Ngoài ra, việc xây dựng thói quen thực hiện có kế hoạch, tuân thủ các qui định và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời gian

3.2.4 Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chưa đáp ứng được so với tốc độ phát triển công ty

Đánh giá nội bộ là một cơ chế kiểm tra lại toàn bộ hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp để qua đó xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống Tuy

nhiên tại năng lực của chuyên gia đánh giá nội bộ còn hạn chế Việc đánh giá còn mang tính hình thức, chƣa đi sâu vào nội dung cụ thể để cải tiến liên tục

Việc ngại va chạm trong đánh giá của đánh giá viên với đơn vị đƣợc đánh giá cũng

là một vấn đề khó khăn trong khâu giám sát việc thực thi tiêu chuẩn ISO tại công ty

Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng nhƣ hiệu quả của QLCL còn cảm tính chƣa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính chung chung

CHƯƠNG 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHI ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI

CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƯƠNG

4.1 Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban:

Công ty phải thực hiện phân tích công việc cho từng phòng ban Xác định giới hạn về nhiệm vụ và quyền lợi giữa các bộ phận, tránh những tranh chấp hoặc đùn đẩy trách nhiệm

Xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận để nhân viên hiểu rõ những mục tiêu mà

họ cần đạt được

Tạo cơ sở cho việc đánh giá, khen thưởng cũng như xử phạt được công bằng đồng thời tạo động lực làm việc cho nhân viên

4.2 Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty:

Lập các biểu mẫu ( phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy bảo hành,…, quy định, quy trình làm việc chung ) thống nhất trong toàn công ty

Xây dựng hệ thống quy định, quy trình làm việc xuyên suốt

Có chính sách rõ ràng để làm cơ sở cho đánh giá, khen thưởng, sự ổn định trong công ty

Mô tả công việc, mẫu biểu, hồ sơ

− Ngay từ lần đầu soạn thảo, hình thức trình bày, mã số và nội dung của từng nhóm tài liệu đã được thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu

− Tất cả các tài liệu được chuyển từ dạng văn xuôi sang lưu đồ giúp rút ngắn số trang của tài liệu và dễ đọc, thuận tiện cho công tác phổ biến

− Các tài liệu được chia theo nhóm công việc nên rất dễ dàng cho việc truy tìm

Về nội dung: qua nhiều lần sửa đổi, nội dung tài liệu đã dần phù hợp với hoạt động thực tế và hỗ trợ cho việc kiểm soát công việc Nhìn chung hệ thống tài liệu đã được đảm bảo tương đối tính đầy đủ, phù hợp với tình hình thực tế của các hoạt động tại công ty

Về hình thức: đa số tài liệu đã được soạn thảo, ban hành thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu.Hệ thống tài liệu đã được tin học hóa, phân chia thành nhiều nhóm rõ ràng tạo sự tiện lợi và thống nhất trong việc sử dụng và áp dụng toàn hệ