Do đó, để có một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng như tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh sản xuất, nhóm OD đề xuất cần áp dụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm v
TỔNG QUAN
Lý do chọn đề tài
5S là công cụ quản lý chất lượng được xây dựng bởi các tổ chức Nhật Bản và đang được ưa chuộng rộng rãi trên toàn thế giới Đây là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, giúp huy động sự tham gia của con người và nâng cao năng suất, chất lượng cũng như hiệu quả hoạt động của tổ chức Phương pháp 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức ở bất kỳ lĩnh vực nào, mang lại sự cải tiến liên tục và môi trường làm việc được tổ chức gọn gàng, khoa học.
Hiện nay, chưa có quá nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng công cụ này để cải thiện môi trường làm việc và nâng cao chất lượng, nhưng những hiệu quả mà nó mang lại đã được ghi nhận rất rõ nét Trong đó, Công ty CP XNK Y là một ví dụ điển hình cho thấy việc triển khai công cụ này có thể cải thiện quy trình làm việc, tăng hiệu suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Tế Domesco là một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực y tế cả trong nước và quốc tế, có nhiều khu vực sản xuất và văn phòng tiếp xúc thường xuyên với khách hàng và đối tác Hiện nay công ty chưa áp dụng công cụ 5S Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trước khách hàng và đối tác đồng thời tăng hiệu quả hoạt động sản xuất, nhóm OD đề xuất áp dụng công cụ 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng công việc của nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất vận hành.
Đề tài "Áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S tại Công ty cổ phần XNK Y tế Domesco" được xây dựng nhằm phân tích việc triển khai 5S và tác động của nó đến hiệu quả quản lý tại Domesco Nghiên cứu do nhóm 3 – Đêm 2 – Ngành Quản trị kinh doanh, Viện Đào Tạo Sau Đại Học, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM thực hiện Mục tiêu của đề tài là mang lại cái nhìn tổng quan cho các cấp lãnh đạo và các nhân sự liên quan về lợi ích của 5S và các khuyến nghị cải tiến Thông tin từ đề tài kỳ vọng hỗ trợ Domesco nâng cao chất lượng quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy sự tham gia của đội ngũ nhân sự.
Xin chân thành cám ơn Tiến sĩ Trương Thị Lan Anh và các học viên cùng lớp đã góp ý cho nhóm trong quá trình thực hiện đề tài.
Mục tiêu
• Chẩn đoán môi trường làm việc hiện tại của công ty
• Đề ra giải pháp thực hiện 5S tại đơn vị
Phương pháp
Do nguồn lực và thời gian có hạn nên nhóm chỉ thực hiện bằng phương pháp quan sát và so sánh Việc quan sát đƣợc thực hiện tại chính các đơn vị của công ty và các công ty đã thực
Phạm vi nghiên cứu
Nhóm thực hiện tại Khu vực Khối văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco tại Tp.HCM.
Đối tƣợng nghiên cứu
Môi trường làm việc của nhân viên khối văn phòng công ty CP XNK Y Tế Domesco tại Tp.HCM.
MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN
Định nghĩa 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu quả hơn
5S là chữ cái đầu của các từ:
+ Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”
+ Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và
+ Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”,
Mục tiêu và tác dụng của 5S
- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế
- Xây dựng cơ sở để đƣa vào các kỹ thuật cải tiến
- Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (Hướng tới thời gian tìm kiếm bằng 0)
- Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thường và thực hiện cải tiến)
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
Nội dung của 5S
Nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ và tài liệu không cần thiết ra khỏi nơi làm việc là bước then chốt giúp tối ưu hóa không gian làm việc Hãy phân loại thành đồ dùng cần thiết, đồ dùng cần lưu trữ và những món đồ bỏ đi để loại bỏ đồ thừa và giảm lộn xộn Việc dọn dẹp và sắp xếp lại khu vực làm việc sẽ làm cho không gian hữu dụng, gọn gàng và tăng hiệu quả làm việc Áp dụng nguyên tắc 5S hoặc các chiến lược tổ chức văn phòng khác sẽ duy trì không gian làm việc thông thoáng, dễ tìm kiếm và nâng cao năng suất làm việc.
Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:
Việc sắp xếp các vật dụng, sách báo, hồ sơ và tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp giúp dễ dàng tìm thấy và truy lục thông tin một cách nhanh chóng Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học với phân loại rõ ràng, nhãn mác dễ nhận diện và vị trí lưu trữ cố định cho từng loại tài liệu không chỉ tối ưu hoá quản lý mà còn tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu sự lộn xộn trong văn phòng.
Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và trang thiết bị
Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc), Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ)
Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.
THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO
Giới thiệu
Tên tiếng Anh: Domesco Medical Import Export Joint Stock Corporation
Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P Mỹ Phú - Tp Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam
DOMESCO là doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu thuốc, nguyên liệu và phụ liệu dùng làm thuốc cho người; đồng thời cung cấp hóa chất xét nghiệm, vắc xin và sinh phẩm dùng cho người, động vật và thực vật.
DOMESCO là thương hiệu được thành lập vào ngày 19/5/1989, mở đầu cho hành trình xây dựng và phát triển bền vững Qua nhiều năm nỗ lực, DOMESCO đã tạo dựng và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường dược phẩm và thực phẩm chức năng cả trong nước lẫn quốc tế.
Hiện nay, hệ thống phân phối DOMESCO phủ sóng khắp cả nước với 11 chi nhánh và hơn 13.000 đại lý, đáp ứng đầy đủ nhu cầu thuốc và sản phẩm chăm sóc sức khỏe cho người dân DOMESCO có quan hệ mua bán với hầu hết các doanh nghiệp dược trong nước và hơn 18 hãng dược phẩm nước ngoài, đảm bảo nguồn cung ổn định và đa dạng cho thị trường nội địa Bên cạnh thị trường trong nước, công ty còn xuất khẩu gần 100 mặt hàng tới 25 thị trường tại Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ Latinh, khẳng định vị thế và tiềm lực xuất khẩu trên trường quốc tế.
Mặt hàng kinh doanh
DOMESCO chú trọng đầu tư và nghiên cứu để xây dựng danh mục sản phẩm đa dạng, gồm viên nang, viên nang mềm, viên nén, viên nén bao phim, viên nén bao phim tan trong ruột, viên nén bao đường, viên sủi, thuốc gói, thuốc bột sủi và thuốc viên nén phóng thích kéo dài Các sản phẩm được phát triển từ nguồn dược liệu sẵn có trong nước, thể hiện cam kết tận dụng nguồn nguyên liệu địa phương Nhờ đó, DOMESCO mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn và hiệu quả nhất.
Nhiều mặt hàng sản xuất của Công ty đã được Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tương đương sinh học so với thuốc gốc, cho thấy sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường và tiềm năng thay thế cho hàng ngoại nhập Đáng chú ý là nhóm sản phẩm thuộc các lĩnh vực Huyết áp, Tim mạch và Đái tháo đường, mang lại giải pháp an toàn, hiệu quả và chi phí tối ưu cho người dùng cũng như hệ thống y tế Việt Nam.
Định hướng của tổ chức
Công ty Domesco mong muốn trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu khu vực và thế giới với:
Sứ mệnh: Chăm sóc và nâng cao chất lƣợng cuộc sống cộng đồng
Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn uy tín, vững mạnh trong khu vực và thế giới về cung cấp cho cộng đồng những sản phẩm chất lƣợng
Slogan: vì chất lƣợng cuộc sống
Biểu trƣng của 2 từ viết tắt – Đồng Tháp
- Hình thoi - Sự phối hợp hài hòa giữa Công ty – Viện – Trường
- Dạ bóng - Không ngừng phát triển
Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco
Hiện nay, công ty có khoảng 1300 nhân viên, đƣợc chia thành hai khối làm việc:
- Khối văn phòng: khối Kinh doanh, khối quản lý và phát triển nguồn lực, khối Tài chính – kế toán
- Khối sản xuất: khối công nghiệp Khối này gồm xưởng sản xuất, chủ yếu ở tỉnh Đồng Tháp.
CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC
Trong quá trình thực hiện chẩn đoán, nhóm OD đã tiến hành quan sát và chụp hình tại các phòng ban thuộc khối văn phòng ở TP.HCM Để đạt được tính khách quan và trung thực nhất, nhóm OD tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như tôn trọng quyền riêng tư, ghi nhận đúng sự thật bằng chứng, bảo mật thông tin và tính minh bạch trong quy trình quan sát và ghi nhận.
Không để đơn vị biết việc quan sát
Thực hiện bất chợt, mọi lúc Dưới đây là những hình ảnh được ghi nhận tại các phòng ban:
+ Khu vực làm việc chƣa đƣợc sàng lọc: phân loại những vật dụng không sử dụng và phân loại tủ hồ sơ giữa các cá nhân
Khu vực làm việc chưa được sắp xếp gọn gàng, khiến tủ hồ sơ không được phân loại theo danh mục và hồ sơ tài liệu khó nhận biết dẫn đến tìm kiếm mất thời gian Vật dụng sinh hoạt trong khu vực làm việc chưa được để đúng vị trí, gây lộn xộn và làm giảm hiệu quả làm việc Để cải thiện năng suất, cần xây dựng hệ thống lưu trữ có danh mục rõ ràng, sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm và gắn nhãn dễ nhìn, đồng thời bố trí các vật dụng sinh hoạt ở đúng chỗ nhằm tối ưu hóa không gian làm việc và hỗ trợ tìm kiếm nhanh hơn.
Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy ra tình trạng này:
- Ban lãnh đạo chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của 5S
- Nhân viên chưa được hướng dẫn thực hiện, chưa xây dựng ý thức
Nhóm OD dự đoán những lãng phí có thể xảy ra:
+ Lãng phí do tìm kiếm: Không có sẵn số liệu để ra quyết định, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh
+ Lãng phí do thao tác thừa: In ra báo cáo nhƣng không ai xem
+ Lãng phí về không gian: tủ, chỗ cá nhân, kho…
+ Lãng phí về thời gian: Chờ đợi thủ tục hành chính
+ Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại
Loại chi phí ẩn Nội dung Nguyên nhân Chi phí ƣớc tính theo ngày
Chi phí / Cửa hàng/ năm
Lãng phí do tìm kiếm
Không có sẵn số liệu
Với tình trạng hiện nay,muốn tìm kiếm 1 hồ sơ, mất khoảng 3 phút/ lần,ƣớc tính khoảng 3 nhân viên thực hiện tìm hồ sơ 2 lần/ người/ ngày
7.000.000 đồng/ 22 ngày/ tháng/ nhân viên, nên chi phí lương: 561 đồng/phút/ nhân viên,
2 lần tìm làm tốn 3.366 đ/ nhân viên./ ngày
Chi phí do lãng phí tìm kiếm = 3.366 x
Lãng phí do thao tác thừa
In ra báo cáo nhƣng không ai xem
Mỗi tháng, đơn vị in ấn in và phát hành các báo cáo nội bộ như thông báo, công văn và báo cáo doanh số để nhân viên dễ dàng xem và theo dõi Hoạt động này giúp phổ biến thông tin kịp thời, tăng cường sự minh bạch và hỗ trợ quá trình quản lý dữ liệu nội bộ Tuy vậy, quy trình in ấn còn phát sinh chi phí mực in, giấy và khấu hao công cụ in ấn, do đó việc quản lý chi phí in ấn và tối ưu hóa quy trình phân phối báo cáo là cần thiết nhằm tiết kiệm ngân sách, đồng thời đảm bảo tài liệu được lưu trữ và truy xuất một cách hiệu quả.
Chi phí lãng phí = 100.000 x 12 1.200.000 đồng Lãng phí về không gian
Tủ, chỗ cá nhân, kho chứa đồ Đơn vị không tận dụng hết chức năng, mỗi lần cần hồ sơ phải tìm kiếm
Phát sinh chi phí tìm kiếm nhƣ trên
Lãng phí về thời gian
Chờ đợi thủ tục hành chính, tìm kiếm hồ sơ
Xuất hóa đơn, thủ tục xuất nhập hàng, khi nhập hàng thì ngừng bán=> ảnh hưởng chi phí đơn vị ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng
Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần
Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại
CChi phí chƣa tính đƣợc
Trên đây là bảng ƣớc tính các loại chi phí ẩn do chƣa thực hiện 5S tại các phòng ban Tổng chi phí ẩn này khoảng 11.863.488 đồng/năm/ phòng ban
Hiện tại, công ty có 2 cửa hàng, 1 văn phòng đại diện, 1 văn phòng thuộc chi nhánh và một kho tại khu vực TP.HCM Vì vậy, tổng chi phí lãng phí của công ty ước tính khoảng 59.317.440 đồng, được tính bằng 11.863.488 đồng nhân với 5.
Chính những vấn đề đã nêu ở trên cho thấy chúng ta cần áp dụng một kỹ thuật quản lý phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc Với nội dung dễ hiểu và thiết thực, kỹ thuật 5S là phương pháp quản lý rất phù hợp để triển khai tại đơn vị.
GIẢI PHÁP
Xây dựng môi trường làm việc đẹp, gọn gàng, an toàn tại đơn vị thuộc khối văn phòng
Giảm thiểu các chi phí ẩn đã tính ở trên
Kế hoạch 5S được triển khai với mục tiêu dài hạn là xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người, cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu chi phí không cần thiết và đảm bảo an toàn cùng vệ sinh lao động, từ đó nâng cao năng suất của doanh nghiệp Ngoài ra, công ty sẽ tiến tới thực hiện 5S tại toàn bộ khối Công nghiệp để duy trì sự ngăn nắp, hiệu quả và chuẩn hóa các quy trình làm việc trong sản xuất và các hoạt động liên quan.
Nhóm OD kiến nghị các bước thực hiện 5S như sau:
Kế hoạch qui trình thực hiện 5S
Bước 1: Chuẩn bị thực hiện tại khối văn phòng
Nhóm OD giới thiệu về 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý và lợi ích của 5S
Nhóm OD tổ chức các buổi để Ban lãnh đạo thăm quan các mô hình thực hành tốt 5S tại các công ty khác
Cam kết quyết tâm thực hiện 5S
Thành lập nhóm công tác 5S
Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại đơn vị
Các cán bộ quan sát môi trường làm việc tại đơn vị để xây dựng kế hoạch thực hiện đặc thù
Bước 2: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo
- Giám đốc công ty thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức
- Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả cán bộ, nhân viên
- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực
Lãnh đạo cử các cán bộ chủ chốt đi thăm quan các mô hình thực hành 5S tại các công ty khác nhằm học hỏi, rút kinh nghiệm và điều chỉnh phù hợp với đơn vị mình.
Cần tiến hành đào tạo bài bản cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S Việc đào tạo phải được thực hiện nghiêm ngặt và đúng chuẩn để đảm bảo mọi cán bộ tham gia điều phối nắm vững 5S và có thể triển khai lại cho toàn thể nhân viên một cách hiệu quả.
Đào tạo các quy định về 5S cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong tổ chức nhằm nâng cao nhận thức và tuân thủ các chuẩn 5S Các quy định này được truyền đạt bằng văn bản, thông qua các cuộc họp và các buổi học ngoại khóa để đảm bảo mọi thành viên nắm vững và áp dụng đúng các nguyên tắc 5S vào công việc hàng ngày.
Một số hình ảnh có thể sử dụng trong các buổi đào tạo:
Hình ảnh về sàng lọc: loại bỏ những vật dụng không cần thiết:
Hình ảnh sắp xếp, lưu trữ hồ sơ:
Hình ảnh sạch sẽ: Đào tạo cán bộ 5S cần hiểu rõ 2 nội dung sau cùng cần đƣợc chú trọng để mỗi nhân viên đều tự giác ý thức:
- Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
- Đánh giá chéo giữa các đơn vị :
S5 – Sẵn sàng: xây dựng ý thức tự giác
- Người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S
Đảm bảo mọi nhân viên tuân thủ quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung, từ đó gắn kết mọi người với mục tiêu và chuẩn mực của công ty Để các quy định này đi vào thực tế, cần triển khai theo từng bước và từng giai đoạn phù hợp, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra có hệ thống Khi mọi thành viên đã nắm vững mục tiêu, cách thức tiến hành và các quy định liên quan, công ty sẽ chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể một cách hiệu quả.
Bước 4: tuyên truyền song song với triển khai thực hiện:
- Các cán bộ đã được đào tạo sẽ được đưa về đơn vị hướng dẫn thực hiện trong vòng 2 tuần làm việc
- Sau đó, báo cáo các khó khăn cho ban dự án OD
- Sửa chữa và tiếp tục thực hiện đi kèm việc đánh giá
- Công tác tuyên truyền thông qua các khẩu hiệu, bảng tin, hình ảnh ấn tƣợng ở trong công ty:
( Nguồn hình ảnh: Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn)
Công tác tuyên truyền cũng nhƣ đào tạo cần làm cho nhân viên và toàn thể cán bộ 5S hiểu rõ: “ 5S là công tác cần thực hiện từ dưới lên”
Bước 5: Đánh giá thực hiện 5S
Do một bộ phận chất lƣợng đảm nhận,
Thực hiện định kỳ hàng tuần thông qua bảng đánh giá với khung điểm từ 0-5đ/ tiêu chí
Định kỳ hàng tháng nhân viên này gửi báo cáo về bộ phận quản lý dự án 5S
Bộ phận quản lý dự án sẽ định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên các phòng/ban trong khối văn phòng
Bước 6: Kiến nghị nhân sự thực hiện
- Đội OD nên là chính những người trong tổ chức hoặc có thể có thêm nhân sự tư vấn từ bên ngoài
- Đội OD đề đạt thành lập Ban quản lý dự án gồm 5 người
- Cấu trúc nhân sự: Đội OD dự án 5S gồm 5 - 10 người
Trưởng ban (1): nếu có thể là giám đốc thì càng tốt
Các thành viên: những thành viên tích cực, có tầm ảnh hưởng lớn ( trưởng phòng, công đoàn, cán bộ Đoàn Thanh Niên… )
QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI
Động lực thay đổi
Động lực từ lợi ích 5S mang đến cá nhân:
Làm cho nơi làm việc của bạn thoải mái hơn Đem lại hiệu quả hơn cho công việc
Cải tiến sự an toàn
Cải tiến chất lƣợng công việc
Động lực từ lợi ích 5S mang đến cho Công ty:
Nâng cao tính sáng tạo của mọi người
Cải tiến thông tin liên lạc giữa mọi người với nhau
Cải tiến mối quan hệ giữa mọi người với nhau
Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa mọi người Đem lại sức sống cho mọi người.
Nhân tố kháng cự sự thay đổi
Đội OD dự đoán một vài cá nhân tại các bộ phận, phòng ban đang còn chống đối hoặc chần chừ do không muốn thay đổi nhƣ sau:
+ Cán bộ làm việc lâu năm + Cán bộ sắp nghỉ hưu + Những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo: Marketing, Kinh doanh…
Nhận thức về 5S của nhân viên còn chưa đồng đều và việc thay đổi thói quen cũ gặp nhiều khó khăn, gây chậm trễ trong quá trình triển khai 5S Chính sự bất đồng này tạo điều kiện cho các đối tượng kháng cự sự thay đổi có thể gây tác động xấu, làm ảnh hưởng đến hiệu quả và tiến độ thực hiện Để khắc phục, cần tăng cường đào tạo, truyền thông nội bộ và giám sát chặt chẽ, đồng thời thúc đẩy văn hóa tuân thủ 5S từ đầu nhằm đồng bộ nhận thức và giảm thiểu rủi ro từ sự kháng cự trong tổ chức.
Đối với những cán bộ nòng cốt tại từng phòng ban, khó khăn lớn đến từ việc phải tự tìm tòi để xây dựng các tài liệu hệ thống nhằm định hướng cho quá trình thực hiện, ví dụ như quy trình đánh giá.
5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết trên cơ sở phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp
=> Làm nhân viên có tư tưởng nản lòng
Giải pháp
Tinh thần của 5S là thực hiện từ dưới lên, dựa trên ý thức và sự tự giác của từng cá nhân chứ không đợi sự yêu cầu từ cấp trên Trước những kháng cự trong quá trình triển khai, Đội OD đề xuất các giải pháp nhằm duy trì động lực, tăng cường cam kết và đẩy mạnh việc thực hiện 5S một cách bền vững tại tổ chức.
Để nâng cao nhận thức và thực thi 5S một cách hiệu quả, chúng tôi tổ chức các cuộc thi đua giữa các phòng ban về kiến thức 5S và khuyến khích đề xuất các giải pháp thực hiện thành công Những giải pháp sẽ do chính nhân viên tham gia chấm điểm, và ý tưởng nào có điểm cao sẽ được áp dụng ngay nhằm cải thiện quy trình, tăng năng suất và đảm bảo an toàn nơi làm việc.
Thực hiện các ngày Môi trường có sự tham gia của tất cả các cán bộ cấp cao nhất của công ty
Cài màn hình chờ của toàn bộ máy tính tại khối văn phòng là các hình ảnh tuyên truyền 5S
Chiếu clip tuyên truyền 5S tại các buổi họp hoặc các tivi tại các khu vực nhƣ thang máy…
Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong một thời gian nhất định
Chụp hình tuyên dương, thưởng nóng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S
Tiếp tục thực hiện đào tạo và tuyên truyền về lợi ích của 5S đến mọi nhân viên
Những thành phần chống đối là các cá nhân có thâm niên làm việc và tuổi tác khá cao trong đơn vị, nên tiếng nói của họ có tầm ảnh hưởng lớn đến tập thể; vì vậy đội OD sẽ thực hiện các đợt phỏng vấn nhân viên, đặc biệt nhằm tiếp cận những thành phần chống đối để hiểu rõ động cơ, mức độ ảnh hưởng và các yếu tố tác động đến môi trường làm việc Một số câu hỏi có thể được sử dụng nhằm khai thác quan điểm cá nhân, mức độ hợp tác với đồng nghiệp và lãnh đạo, cũng như nhận thức về các quy trình hiện tại và đề xuất cải tiến; ví dụ: Bạn có cảm thấy được tham gia đầy đủ vào các quyết định liên quan đến công việc không? Những yếu tố nào khiến bạn không đồng thuận và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn và đồng đội là gì? Bạn nhận thấy những điểm yếu trong quy trình làm việc hiện tại ở mức độ nào và bạn đề xuất giải pháp ra sao? Bạn có ý kiến gì để cải thiện giao tiếp, sự phối hợp giữa các bộ phận và tinh thần làm việc trong đơn vị? Mọi câu trả lời sẽ được xử lý bảo mật và dùng để cải thiện môi trường làm việc.
- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không?
- Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không ?
- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
Máy móc và thiết bị được vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn Chúng được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc Vị trí đặt máy móc và thiết bị được bố trí ở những nơi thuận tiện cho người sử dụng, tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm người dùng.
- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
- Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
Những nhân viên có tầm ảnh hưởng lớn sẽ thay đổi khi cảm thấy ý kiến của mình được coi trọng và đánh giá cao Việc được lắng nghe khiến họ nhận thấy sự cần thiết của sự đổi mới để bắt kịp với tổ chức Khi đó, họ sẽ hành động để đồng bộ hóa mục tiêu cá nhân với chiến lược của công ty, thúc đẩy tiến bộ và tác động tích cực cho toàn bộ tổ chức.
Tóm lại, việc quản trị sự thay đổi cần thực hiện ngay từ ban đầu, trước tất cả các bước thực hiện đƣợc đề xuất ở trên.