MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI MỘT SỐ LỖI V

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI MỘT SỐ LỖI V.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:

MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC PHÂN TÍCH TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI MỘT SỐ LỖI VI

PHẠM ĐÓ VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH XỬ LÝ

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Văn thư – lưu trữ

Mã phách: ………

Hà Nội – 2021

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên dạy bộ môn Tổ chức quản lý văn bản và con dấu đã cung cấp cho tôi những kiến thức quý báu để tôi có thể hoàn thành bài tập này

Qua bài nghiên cứu này tôi rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của thầy giáo, cô giáo và các bạn để bài nghiên cứu của tôi thêm hoàn thiện

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọi thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực và được ghi rõ nguồn gốc

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Kết cấu 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 3

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 7

2.1 Một số lỗi vi phạm 7

2.2 Nguyên nhân của những hạn chế 9

2.2.1 Nguyên nhân khách quan 9

2.2.2 Nguyên nhân chủ quan 9

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI VI PHẠM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN HIỆN NAY 11

KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Khi làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ

Công tác lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng trong nhiều mặt của đời sống xã hội Xã hội ngày một phát triển và đi lên theo một tiến trình cao hơn qua các thời kỳ lịch sử, đi đôi với sự phát triển đó là lượng thông tin và nhu cầu cung cấp, đòi hỏi đáp ứng về thông tin ngày càng lớn Để đáp ứng và quản lý được lượng thông tin đó con người đã tìm ra rất nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội và văn bản chính là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng không thể thiếu trong xã hội loài người

Thực tế đã chứng minh điều đó, đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào thì việc trao đổi thông tin bằng văn bản là một hoạt động tất yếu, diễn ra thường nhật tại cơ quan Văn bản không chỉ là phương tiện thông tin để các cơ quan Nhà nước truyền đạt kịp thời các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước mà nó còn là công cụ để Nhà nước thực hiện quyền quản lý, giám sát tình hình thực hiện chủ trương đường lối chính sách đó Chính vì vậy, công tác văn thư - lưu trữ là một trong những công tác quan trọng đối với sự phát triển xã hội nói chung và đối với quá trình dựng nước và giữ nước của nhân dân ta nói riêng Ở mỗi cơ quan, tổ chức dù to hay nhỏ, dù

ít người hay nhiều người cũng đều phải có bộ phận hoặc phòng đảm nhiệm

công việc chuyên trách về việc quản lý văn bản Thực tế hiện nay, công tác quản lý văn bản đến của các cơ quan, đơn vị thực hiện công việc vẫn chưa được tốt, nguyên nhân chính là vì đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, hoặc đội ngũ văn thư, lưu trữ vẫn chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn, nghiệp vụ

Xuất phát từ những lý do thực tiễn trên, em đã quyết định chọn: “Mô tả một số lỗi vi phạm phát sinh trong quy trình quản lý văn bản đến của cơ quan

tổ chức Phân tích trách nhiệm của từng cá nhân đối với một số lỗi vi phạm đó

và đề xuất cách xử lý” làm đề tài cho bài tập lớn của mình

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Làm rõ một số vấn đề lý luận về quy trình quản lí văn bản đến

- Chỉ ra một số lỗi vi phạm phát sinh trong quy trình quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức

- Đề xuất giải pháp khắc phục những lỗi vi phạm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác quản lý văn bản đến ở các cơ quan, tổ chức

- Phạm vi nghiên cứu: một số cơ quan nhà nước, tổ chức

4 Kết cấu

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung chính của đề tài được chia làm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình quản lý văn bản đến

Chương 2: Một số lỗi vi phạm phát sinh trong quá trình quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm khắc phục những lỗi

vi phạm trong quản lý văn bản đến hiện nay

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1.1 Khái niệm

Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn - về nội dung, thống nhất về cấu trúc và độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ngôn ngữ viết

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức CÔNG BÁO/Số 15 + 16/Ngày 12-01-2013

Tóm lại, tất cả văn bản, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi tắt là văn bản đến

Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến

và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định

Quản lý văn bản đến có ý nghĩa rất quan trọng là góp phần đảm bảo thông tin cho công tác văn thư – lưu trữ; giúp cho cán bộ, công chức làm công tác quản lý công tác văn thư – lưu trữ nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ được giao, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát; góp phần cải cách hành chính, hiện đại hóa hướng tới một nền hành chính hiệu lực, hiệu quả, xây dựng, duy trì và cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng đối với các nhiệm vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu của pháp luật và không ngừng nâng cao chất lượng tương tác với phương châm hiệu quả - minh bạch - chất lượng, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

1.2 Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất, chất

- Văn bản phải được chuyển qua Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết;

- Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng;

- Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước

- Bước 1: Nhận văn bản đến

Xem nhanh phong bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, nếu không đúng địa chỉ phải trả ngay cho nơi gửi Xem phong bì còn nguyên vẹn không, hay đã bị bóc trước, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản

- Bước 2: Phân loại sơ bộ văn bản

- Loại phải vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cơ quan, thủ trưởng hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan

- Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, sách, báo, bản tin

- Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng

cơ quan, không có dấu mật

- Loại không được bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không được bóc bì và chuyến cả bì gồm những công văn gửi Đảng uỷ, các đoàn thể và công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận

- Bước 3: Bóc phong bì văn bản

+ Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn, khẩn cần được bóc trước Sau đó bóc phong bì những văn bản khác

+ Khi bóc phong bì không làm rách văn bản, làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện Cần soát lại phong bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có còn sót

gì không

+ Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài phong bì với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi) Nếu có điểm nào không khớp thì phải gửi lại để hỏi cơ quan gửi

+ Đối với những văn bản không đúng thể thức, chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp phôtôcopy dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định

- Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN

Ngày đến:…………

Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến Thủ trưởng cơ quan không xem xét những văn bản đến khi chưa có dấu đến

Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tên cơ quan ban hành và tiêu đề văn bản

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01-01 đến hết ngày 31-12 cuối năm Có thể ghi số tuỳ theo từng loại văn bản

- Bước 5: Vào sổ đăng ký

Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng trong tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản như số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng của văn bản

Mục đích đăng ký văn bản là để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này kịp thời theo yêu cầu

Có 3 hình thức đăng ký văn bản đến là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính Hình thức dùng sổ có ưu điểm là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện Thông thường có các loại sổ đăng ký văn bản đến cho:

+ Văn bản thường

+ Văn bản mật

+ Các đơn từ khiếu nại, tố cáo

+ Văn bản không đúng tuyến được gửi trở lại

- Bước 6: Trình văn bản

Văn bản đến sau khi đã vào sổ, văn thư trình Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, hoặc người được Thủ trưởng uỷ nhiệm xem toàn bộ văn bản đến để xin ý kiến phân phối, giải quyết Sau khi đã có ý kiến, văn bản được đưa lại cho văn thư chuyển giao cho người hoặc đơn vị trực tiếp giải quyết

- Bước 7: Chuyển giao văn bản

Khi chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào số chuyển giao văn bản của văn thư

+ Văn bản đề ngày nào phải chuyển giao ngay ngày đó

+ Trường hợp nhiều người hoặc nhiều đơn vị tham gia giải quyết một văn bản thì sao gửi cho từng cá nhân, đơn vị Nhưng bản chính phải lưu lại hoặc giao cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm

- Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản đó cho người có trách nhiệm theo dõi

- Những văn bản có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC

2.1 Một số lỗi vi phạm

-Việc hiện đại hóa công tác văn thư nhất là việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử Voffice còn hạn chế: Đối với văn bản đến, văn thư là đầu mối cập nhật thông tin văn bản, trình văn bản, cập nhật ý kiến chỉ đạo từ bút phê chuyển đến các đơn vị nhận, chưa chuyên môn hóa đồng bộ

- Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, một số lỗi nhầm về nội dung văn bản (như các lỗi chính tả, đánh máy nhầm tên, số )

- Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian

- Theo quy định về việc đóng dấu văn bản thì :"Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản" Tuy nhiên, do đặc thù công việc, các tài liệu, phục lục kèm theo rất quan trọng nhưng lại quá dày nên Văn thư ở một số ngành khó mà thực hiện đúng theo quy định này trong việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai)

- Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ), như vậy, khoảng thời gian này còn tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản

- Vẫn xảy ra tình trạng có một số văn bản đến trực tiếp các phòng chuyên môn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản

- Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra vào phòng văn thư khá tự do Công tác quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ: Việc mượn và lưu giữ bản gốc trả không đúng thời gian, đôi khi còn quên; tự ý thay nội dung bên trong của văn bản khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo

- Mặc dù việc quản lý văn bản hành chính đều được thực hiện chủ yếu bằng mạng máy tính, nhưng vẫn còn một số ít văn bản vẫn còn được thực hiện trên giấy tờ cho nên tình trạng chồng chéo giữa các văn bản vẫn còn

- Quản lý công tác lưu trữ mặc dù đã có những tiến bộ nhất định nhưng chưa đều, chưa thường xuyên

Viên chức được giao nhiệm vụ làm công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn

vị hiện chưa đáp ứng kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện nay đặt ra Nhân sự làm việc tại bộ phận không cố định: Dù được bố trí 3 nhân lực nhưng luôn trong tình trạng 1 người ở vị trí tăng cường cho bộ phận văn thư, vì quá tải, vì các nhiệm vụ khác Do vậy, trong công việc thiếu sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ

Chuyên viên các đơn vị thực hiện chưa nghiêm túc, đúng quy định pháp luật về lập hồ sơ công việc Cuối năm không thực hiện xử lý, giao nộp tài liệu

về lưu trữ đầy đủ Thực tế đó khiến cho hoạt động xử lý tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn do khối lượng công việc của lưu trữ viên quá lớn Công việc năm sau chồng lên năm trước

-Việc quản lý văn bản đến trên thực tế còn có những tồn tại như sổ đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến có nơi, có lúc chưa được thực hiện theo đúng trình tự, có nơi lưu toàn bộ văn bản đến tại văn thư