THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn th.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần : Công tác Văn thư - Lưu trữ

Mã phách:.………

Hà Nội – 2021

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em xin phép được gửi lời cảm ơn đến BGH trường đại học Nội Vụ Hà Nội và các thầy cô khoa Chính Trị học trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập và tạo điều kiện giúp

đỡ em trong quá trình nghiên cứu và làm bài tiểu luận Cảm ơn Đảng ủy – UBND – HDND – các bộ UBND phường Xuân La đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện bài tiểu luận này Do thời gian tìm hiểu và sự hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót và sai phạm Vì vậy em mong sự góp ý của quý thầy, cô giáo để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu bài tiểu luận 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm “Văn thư” 3

1.1.2 Khái niệm “Công tác văn thư” 3

1.1.3 Một số khái niệm liên quan 3

1.2.Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 5

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư 5

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 6

1.3 Nguyên tắc, yêu cầu của quản lý công tác văn thư 7

1.3.1 Nguyên tắc 7

1.3.2 Yêu cầu 7

1.4 Văn bản pháp lý về công tác văn thư 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13

2.1 Giới thiệu khái quát về ủy ban nhân dân phường Xuân La 13

2.1.1 Địa lý hành chính 13

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Xuân La 13

2.2 Kết quả nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 17

2.2.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

2.2.2 Tình hình kiểm tra rà soát và hệ thống văn bản quản lý của cơ quan 17

2.2.3 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến: 18

2.2.4 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi: 18

2.2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 18 2.2.6 Công tác giao nộp tài liệu: 19

2.3 Một số nhận xét về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường Xuân

La, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội 20

2.3.1 Ưu điểm 20 2.3.2 Hạn chế 20

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 21 3.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư 21 3.2 Giải pháp kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế văn thư 24 3.3 Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư 25 3.4 Giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư 25 3.5 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư 26 3.6 Giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư 26 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Tại ủy ban nhân dân phường xuân la công tác này được thực hiện tương đối tốt, xong bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chê

Chính từ lí do đó, là sinh viên trường đại học Nội Vụ khoa chính trị học chuyên nghành chính sách công được học tập học phần Công tác Văn Thư – Lưu Trữ em đã

lựa chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân phường Xuân

La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” để làm bài tiểu luận

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác văn thư tại thư tại ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Đánh giá thực trạng công tác tại thư tại ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tại thư tại ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

2

Nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ

Nghiên cứu thực trạng về công tác văn thư tại thư tại ủy ban nhân dân phường

Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Phân tích, đánh giá thực trạng tại thư tại ủy ban nhân dân phường Xuân La,

quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Từ 01/2021 – 06/2021

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn

- Phương pháp phân tích tổng hợp

Ngoài ra tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác như điều tra, lập

luận,…

5 Kết cấu bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng danh mục từ Viết tắt, danh mục tài liệu

tham khảo, phụ lục,…bài tiểu luận gồm 3 Chương

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường Xuân

La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy

ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Văn thư”

Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong

công tác văn thư

1.1.2 Khái niệm “Công tác văn thư”

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải

quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ

1.1.3 Một số khái niệm liên quan

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất

liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó

Văn bản hành chính (Việt Nam) là loại văn bản trong hệ thống văn bản của

nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước,

cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý

Văn bản điện tử

Căn cứ theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: “Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.”

Nói cách khác, văn bản điện tử được hiểu là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại

4

Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạng trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng doc hoặc dạng pdf Về nội dung của văn điện tử phải y nguyên như như văn bản giấy

Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lý

một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh

vực điều hành của bộ máy nhà nước Những loại văn bản này liên quan đến nhiều

lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Bản thảo văn bản hệ soạn thảo văn bản là 1 phần mềm ứng dụng cho phép

thực hiện những thao tác liên quan đến việc soạn thảo văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in ấn văn bản

Bản gốc văn bản “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể

thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử Như vậy, có thể hiểu Bản gốc là văn bản hoàn chỉnh xong,

người trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó sẽ có chữ ký của người có thẩm quyền

Bản chính văn bản (sau đây gọi là bản chính): là những giấy tờ, văn bản do

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại hoặc những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Bản sao y bản chính là sao chép toàn bộ nội dung và hình thức của một

văn bản từ bản chính, đồng thời kèm theo dấu thị thực của cơ quan có thẩm nguyền Đây chính là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc và căn cứ vào sổ gốc (bản chính) để cấp bản sao như theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

5

Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình

bày theo thể thức và kỹ thuật quy định Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định

Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội

dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định

1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan,

tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp

vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các

cơ quan chức năng chuyên ngành Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ

6

công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-

xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo

cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của

cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ

phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy

tờ, mệnh lệnh hành chính

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan,

tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của

vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.3 Nguyên tắc, yêu cầu của quản lý công tác văn thư

1.3.1 Nguyên tắc

Về nguyên tắc quản lý công tác văn thư, Nghị định quy định: Công tác văn thư

được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật

1.3.2 Yêu cầu

Về yêu cầu, văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II

Nghị định này

1.4 Văn bản pháp lý về công tác văn thư

- Nghị định 30/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ

Điều 1 Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành

8

văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Điều 2 Đối tượng áp dụng

1 Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

2 Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp

Điều 3 Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1 “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định

2 “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

3 “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức

4 “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

5 “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

6 “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ

cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

7 “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức

8 “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử

13 “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức

14 “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

15 “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống)

17 “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Điều 4 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1 Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật

2 Yêu cầu

10

a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý,

sử dụng theo quy định của pháp luật

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan

Điều 5 Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1 Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan,

tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy

2 Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật

Điều 6 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư

11

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư

2 Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan

3 Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 32 Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định

2 Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản

2 Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử