Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán.DOC

Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán

Lời mở đầu

Ngày nay, xu hớng hội nhập đang là vấn đề mang tính toàn cầu Hội nhập kinh

tế để tiếp thu những thành tựu khoa học, công nghệ của các nớc phát triển, để rútngắn con đờng đi lên công nghiệp hoá hiện đại hoá ở một số nớc trên thế giới,trong đó có nớc ta Vệt Nam sau một thời gian dài ghánh chịu hậu quả chiếntranh, đã khiến nền kinh tế trở nên lạc hậu, công nghệ kỹ thuật kém phát triển,máy móc để sản xuất thiếu thốn Do vậy, từ khi thực hiện mở cửa nền kinh tế, n-

ớc ta đã hợp tác với nhiều bạn bè quốc tế trong việc thực hiện chuyển giao muabán công nghệ Điều này đã góp một phần không nhỏ trong việc đa nền kinh tếnớc ta thoát khỏi lạc hậu và phát triển nh ngày nay

Để có đợc những thành tựu đó, hoạt động kinh doanh ngoại thơng đóng vai tròkhông nhỏ, trong đó có ngành xuất nhập khẩu.Hiện tại, nớc ta vẫn thuộc diện lànớc nhập siêu, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ chocông việc sản xuất, khai thác, các ngành công nghiệp…Trong những năm sắp tớiTrong những năm sắp tớiviệc nhập khẩu những mặt hàng này sẽ vẫn chiếm u thế trong tổng kim ngạchhàng nhập khẩu

Cũng nh nhiều công ty tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trên đất nớc ta chinhánh vật t Hà Nội mang nhiều nét chung của các doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vức này nh phơng thức kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác hạch toán kếtoán…Trong những năm sắp tớiBên cạnh đó chi nhánh cũng có một số nét đặc thù riêng do thị trờng tiêuthụ, mặt hàng kinh doanh quy định

Cụ thời gian thực tập giai đoạn I tại chi nhánh, em đã tìm hiểu đợc những nétkhái quát nhất về công tác tổ chức và công tác kế toán tại chi nhánh Báo cáo này

sẽ trình bày cụ thể về những vấn đề trên

Phần I Tổng quan chung về cơ sở thực tập

I.Khái quát quá trình hình thành và phát triển.

Năm 1960, Quốc hội khoá I nớc Việt Nam dân chủ cộng hoac họp kỳ thứ 8chia Bộ công nghiiệp thành hai bộ: Bộ công nghiệp nhẹ và Bộ công nghiệp nặng,các đơn vị ngành than thuộc Bộ công nghiệp nặng.

Ngày 25 tháng 7 năm 1960, Bộ trởng Bộ công nghiệp nặng có quyết định số

707 BCNg thành lập công ty than Hồng Gai, các công trờng phân xởng trựcthuộc đợc nâng lên thành các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị thuộc công tythan Hòn Gai chính thức hoạt động có hiệu lực từ ngày 01 tháng 08 năm 1960.Trong các đơn vị đó có ngành vật t công ty than Hòn Gai- Tiền thân của công tyvật t vận tải và xếp dỡ ngày nay

Trụ sở của Công ty vật t vận tải và xếp dỡ tại: Phờng Cẩm Đông thị xã CẩmPhả tỉnh Quảng Ninh

Trong những năm tháng chiến tranh, ngành vật t có hai chức năng chủ yếu đó là: + Giúp giám đốc công ty quản lý, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chỉ tiêu

định mức vật t trong sản xuất, tổ chức hớng dẫn thực hiện các chính sách qui

Trớc những diễn biến về tình hình kinh tế xã hội của đất nớc, của ngành đồngthời để có định hớng chỉ đạo sản xuất, xây dựng và phát triển công ty tại Đại hội

Đảng bộ công ty lần thứ nhất, lần thứ hai, Đại hội các tổ chức đoàn thể cũng đã

đề ra những phớng hớng mục tiêu mới phù hợp với tình hình mới

Về mặt tổ chức , công ty nghiên cứu sắp xếp lại mô hình để phù hợp với yêucầu quản lý mới Vì vậy

Ngày 23 tháng 09 năm 1996 căn cứ vào quyết định số 2531 TVN / TCC B2

của tổng công ty than Việt Nam, chi nhánh vật t vận tỉa và xếp dỡ đợc thành

lập gọi tắt là Chi nhánh vật t Hà Nội Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty vật

t vận tải và xếp dỡ

Trụ sở tại: Số 11 – V V ơng Thừa Vũ – V Kh ơng Mai – V Thanh Xuân – V Hà

N ội

Kể từ khi thành lập đến nay, bằng những biện pháp liên doanh liên kết trong vàngoài nớc dới sự cho phép của công ty vật t vận tải và xếp dỡ, chi nhánh đã thamgia ký kết và tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng xúât nhập khẩu, đóng góp đáng

kể vào doanh thu của toàn công ty Đặc biệt, năm 1999 đã góp phần đa doanh thucủa công ty tăng thêm hơn 6000 triệu đồng

II Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của chi nhánh.

1 Nhiệm vụ của chi nhánh vật t vận tải và xếp dỡ.

- Chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội để tiếp thi với kháchhàng trong và ngoài nớc, trong và ngoài ngành than Việt Nam để khai thácmọi khả năng kinh doanh sản xuất, liên doanh, tìm hiểu khả năng thực hiệndịch vụ có hiệu quả đúng với các quy định và pháp luật của Nhà nớc banhành, thiêts lập các hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch

vụ để trình giám đốc công ty ký duyệt hoặc các hợp đồng có giấy uỷ quyềncủa công ty

- Nhập khẩu nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá từ nớc ngoài về phục vụngành than và các ngành công nghiệpkhác

- Mua bán vật t hàng hoá trên cơ sở kinh doanh lấy thu bù chi có lãi sau khi

2 Trách nhiệm.

Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh đợc bảo đảm có hiệu quả và đúng pháp luật

Có trách nhiệm pháp nhân thay công ty trên địa bàn Hà Nội để giải quyết cácvấn đề liên quan đến các cơ quan trung ơng, cơ quan Nhà Nớc các bộ ngành vàtổng công ty than Việt Nam trong phạm vi nhiẹm vụ đợc giao và đợc công ty vật

t vận tải và xếp dỡ uỷ quyền

Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo trình duyệt văn bản theo phân cônghành chính Đản bảo chế độ quản lý hồ sơ theo quy định

3 Quyền hạn.

Đợc tiếp xúc giao dịch, đàm phán với các đơn vị sản xuất kinh doanh có t cáchpháp nhân liên quan đến các nghiệp vụ đợc giao Đợc phép ký các văn bản thuộcphạm vi nhiệm vụ của mình hoặc ký các văn bản của công ty khi đợc giám đốc

uỷ quyền

Đợc chủ động tìm đối tác kinh doanh, đợc quyền đề xuất tới giám đốc công ty

để tham gia một phần hoặc toàn bộ dịch vụ trong những trờng hợp có hiệu quả và

đúng với pháp luật, đợc đề nghị sử dụng vốn tự có hoặc vốn vay của công ty vàocác dịch vụ có hiệu quả đợc giám đốc công ty thừa nhận và duyệt phơng án kinhdoanh

III Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu của chi nhánh.

1 Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh vật t vận tải và xếp dỡ

Tại chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá diễn ra thờn xuyên, trong đó

chủ yếu là nhập khẩu Hiện nay chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại HàNội Do đó, mọi nhu cầu về hàng nhập khẩu công ty thờng giao cho chi nhánh tổchức thực hiện Bên cạnh việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo sự chỉ đạo củacông ty, chi nhánh còn đợc phép tự thực hiện các hợp đồng với các tổ chức,doanh nghiệp bên ngoài

Vì là đơn vị trực thuộc ngành than, nên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là cácvật t thiết bị, dầu mỡ phục vụ ngành than nh:

+ Cáp điện phòng nổ dùng trong hầm mỏ

+ Phụ tùng máy cào đá.

+ Vật t thiết bị cho lò chợ cột thuỷ lực

+ Vật t thiết bị sửa chữa cột thuỷ lực

+ Động cơ điện phòng nổ ba pha xoay chiều

+ Các loại dầu gốc nh: dầu gốc BS 150, dầu gốc SN 150

2 Khách hàng chủ yếu.

Do đặc thù của các mặt hàng nhập khẩu chỉ phục vụ cho một nhóm các đơn

vị, xí nghiệp, nên việc nhập khẩu chủ yếu dựa vào tình hình khai thác, sản xuấtcủa từng đơn vị Chi nhánh không chủ động đợc các mặt hàng nhập khẩu mà chủyếu dựa vào các hợp đồng để từ đó tổ chức nhập khẩu Các kách hàng chủ yếucủa công ty là:

Mặc dù mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu đợc tám năm, chi nhánh

đã tạo và duy trì đợc mối quan hệ tốt với nhiều bạn hàng ở một số nớc.Thông quaviệc tham quan trực tiếp dây truyền công nghệ, việc kiểm tra chất lợng của các

mặt hàng nhập khẩu chi nhánh đã hợp tác lâu dài với một số nhà cung cấp chủyếu nh

+ Công ty DAYTON ( Nga )

+ Công ty SIMEX ( Hàn Quốc )

+ Công ty thiết bị toàn bộ than Trung Quốc

+ Công ty xuất nhập khẩu than Quảng Tây

+ Công ty DARYAR Đài Loan

+ Công ty mậu dịch quốc tế Liêu Ninh

+ Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Nguyên, Trung Quốc

IV Đặc điểm về tổ chức quản lý của doanh nghiệp.

1 Các phòng ban.

Vì là đại diện của công ty tại Hà Nội, tham gia chủ yếu và các hoạt động xuấtnhập khẩu và kí kết các hợp đồng kinh tế, nên cơ cấu tổ chức quản lý đợc bố trímột cách gọn gàng nhất tránh cho bộ máy quản lý kồng kềnh, tận dụng hết dợckhả năng làm việc của bán bộ công nhân viên của chi nhánh

Kể từ ngày thành lập đến nay, số lợng phòng ban của chi nhánh không có gìthay đổi Bao gồm 5 phòng ban

+ Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc

01 Phó giám đốc

+ Phòng kế toán : 04 nhân viên cả kế toán trởng

+ Phòng kế hoạch : 06 nhân viên

+ Phòng tổng hợp : 05 nhân viên

+ Ban thu hồi công nợ: 03 nhân viên

2 Nhiệm vụ của các phòng ban

Do các phòng ban đợc bố trí nh trên, nên nhiệm vụ của các phòng ban dợc quy

định một cách cụ thể Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất có nhiệm

vụ đôn đốc, giám sát nhân viên dới quyền trong việc hoàn thành các nhiệm vụ

đ-ợc giao đồng thời báo cáo tình hình hoạt động của phòng ban mình cho giám

đốc

Hàng tuần vào ngày thứ hai, giám đốc cùng các trởng phòng luôn co một cuộchọp nhằm đáng giá nhận xét tình hình của chi nhánh trong một tuần làm việc Từ

đó, giám đốc có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình với công ty

Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban

đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà Nớc của tổng công ty trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của chi nhánh

phòng kế hoạch

Nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tham gia vào các giao dịch, ký kết hợp đồng

Tổ chức việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, giao hàng cho công ty, cho kháchhàng theo đúng quy định

Phòng kế toán

Là phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy môlớn hay nhỏ Nhiệm vụ của nó là:

Theo dõi, quản lý tình hình tài chính của đơn vị

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính,tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc gìn gĩ và sử dụng các loại tài sản, tiềnvốn, kinh phí phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạmchinh sách, chế độ tài chính của nhà nớc

Phản ánh giám đốc các nghiệp vụ nhập xuất, thanh toán, thu hồi kịp thời công

nợ trong mỗi thu vụ nhập xuất hàng hoá

Hàng tháng, quý cuối năm kế toán trởng có trách nhiệm quyết toán báo cáocho công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty vềtrách nhiệm của mình

Ban thu hồi công nợ

Có nhiệm vụ cùng với phòng kế toán theo dõi các khoản nợ của các kháchhàng, tiến hành thu hồi các khoản nợ theo đúng thời hạn.

Hiện nay số nhân viên trong ban thu hồi công nợ là 03 ngời Với tình hình hiệnnay của chi nhánh thì số nhân viên biên chế trong ban này gặp rất nhiều khókhăn trong công tác thu hồi công nợ, các khoản nợ thu hồi đợc so với số tiềnkhách hàng nợ là rất nhỏ

IV Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của chi nhánh vật t Hà Nội

Dới đây là một số chỉ tiêu phản ánh trong Báo cáo tài chính ba năm gần đây:

2001, 2002, 2003 của chi nhánh

Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003

TSLĐ và đầu t ngắn hạn 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103 TSCĐ và đầu t dài hạn 218.506.506 186.764.677 121.952.514 Tổng tài sản 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617

Nợ phải trả 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256 Nguồn vốn chủ sở hữu 486.073.276 603.887.601 835.850.361 Tổng nguồn vốn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617 Tổng doanh thu thuần 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790 Giá vốn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143 Lợi nhuận gộp 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647 Chi phí bán hàng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091 Lợi nhuận từ HĐKD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444 Lợi nhuận từ HĐTC -3.685.046.981 -4.813.914.255 Lợi nhuận từ HĐBT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607 Thu nhập trớc thuế -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306

Nhận xét

Vì là đơn vị trong lĩnh vực thơng mại, chủ yếu tham gia xuất nhập khẩu nêntình hình tài sản, nguồn vốn có nhiều nét khác biệt với các doanh nghiệp sảnxuất.

Tài sản chủ yếu để kinh doanh là vốn vay Nên tài sản cố định của chi nhánhchiếm một phần rất nhỏ trong tổng số tài sản là đơn vị trực thuộc nên tài sản cố

định chủ yếu do công ty cấp, việc thanh lý nhợng vbán cũng do công ty quyết

định Hàng năm, vào đầu kỳ chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng trích và sử dụngkhấu hao nộp cho công ty

Tài sản lu dộng chiếm đa số trong tổng tài sản, ở chi nhánh trong 3 năm gần

đây các khoản phải thu của khách hàng là rất lớn

Tiền để tham gia các hoạt động chủ yếu là tiền vốn tự có tại ngân hàng hoặc

do đi vay, tiền mặt tại quỹ là rất hạn chế

Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn,khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt độngtài chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động cótăng nên qua các năm nhng thu nhập của hoạt động này vẫn âm nguyên nhânchủ yếu theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trớc

2001 để lại và sự cố tài chính năm 2002

Thị trờng ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động đợc đã bỏ lỡnhiều cơ hội kinh doanh Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tàichính của mình Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vàoviệc thu hồi công nợ quá hạn Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian vàtiền bạc

Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003.85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu trong đó chủ yếu là vay từcác đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công

ty vật t vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạnlớn làm cho chi phí trả ngân hàng lớn Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tìnhtrạng thua lố hiện nay của chi nhánh

Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm

2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánhkinh doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán

kịp thời và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản

ánh sự cố gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay

Phần II

Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán

I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trởng Do số lợng

kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể

Bộ máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toánviên ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhậncòn phải giải quyết những công việc khác do kế toán trởng giao phó

Nhiệm vụ của tong nhân viên đợc bố trí nh sau:

Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng

Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá

Kế toán ngân hàng, thuế

Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà domột nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liênquan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dới sự cho phép của giám đốc

và kế toán trởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ

Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi ngời tuy nhiên vớicác nghiệp vụ không thờng xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trởng phâncông cụ thể cho từng ngời nh: Vào đầu năm kế toán trởng có nhiệm vụ tính và lậpbảng phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chinhánh quá hạn mà cha thanh toán kế toán trởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp

đi thu hồi công nợ…Trong những năm sắp tớiĐiều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảmnhiệm công việc đợc cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì

các lý do khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh đợc sự

ùn tắc công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh đợc kịp thời đúngthời điểm phát sinh

Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh

2 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán.

Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhng những công việc cụ thể đợc giaotrực tiếp cho tong ngời nh sau:

Kế toán trởng

Là ngời có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ

hoạt động của phòng kế toán Chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám

đốc công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính

Là ngời ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếuchi…Trong những năm sắp tới

Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp

vụ mua bán hàng hoá

Kế toán ngân hàng,

Kế toán Thuế

Thủ quỹ ( Trực huộcphòng tổnghợp )

Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu tráchnhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trớc cấp trên và trớc các cơ quanthuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán.

Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõitình hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán củacông ty

Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các

th-ơng vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kíkết hợp đồng nhập khảu hang hoá hay không

Kế toán viên.

- Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng: Theo dõi các khoản công nợ của

từng khách hàng, cũng nh phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụtanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty

Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng

có nhiệm vụ tính toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính

số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lơng của nhân viên theo

đúng chế độ qui đinh của Nhà Nớc Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lơng và cáckhoản trích theo lơng vào chi phí

- Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lợng,

chất lợng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập

Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉtiêu liên quan khác của khối lợng hàng bán nh: giá vốn, doanh thu

Xác định kết quả bán hàng quản lý chặt chẽ tình hình biến động à dự trữ hànghoá, tránh tình trạng hàng hoá bị ứ đọng Và thực hiện việc báo cáo với kế toántrởng tình hình hàng hóa

- Kế toán ngân hàng, kế toán thuế: Vì chi nhánh thực hiện việc thanh toán

chủ yếu theo hình thức chuyển khoản kể cả giữa các đơn vị trong nộ bộ công tyvới nhau và cả trong nghiệp vụ nhập khẩu Do đó, kế toán tiền gửi phản ánh tìnhhình tăng giảm tiền gửi ở các ngân hàng hàng ngày

Thờng xuyên đối chiếu các sổ sách theo dõi TK 112 với các sổ phụ của cácngân hàng để đảm bảo sự khớp đúng từ đó báo cáo với kế toán trởng để có quyết

định trớc khi kí kết hợp đồng

Kê khai chính xác các loại thuế đầu vào, thuế đầu ra để làm cơ sở tính toán vànộp thuế cho các cơ quan thuế

- Thủ quỹ: Tuy không phải là nhân viên của phòng kế toán nhng vẫn chịu sự

giám sát của kế toán trởng

Thực hiện việc thu chi quỹ khi có các chứng từ hợp lý, hợp lệ Thủ quỹ theodõi tiền tại quỹ và thực hiện việc ghi chép và sổ theo dõi tiền mặt, định kỳ đốichiếu với kế toán để so sánh sự khớp đúng

Tuy nhiên do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lợng tiền mặt tại quỹ củachi nhánh là không đáng kể, các khoản tiền sau khi thu hồi đợc từ khách hàng th-ờng đợc gửi ngay vào ngân hàng mà không lu tại quỹ, tiền mặt tại quỹ thờngdùng để tậm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác hay các chi phí nhỏ phátsinh trong phạm vi nôi bộ nh dùng để trả lơng khi đến hạn…Trong những năm sắp tới

II Đặc điểm công tác kế toán.

1 Những nét chung.

Theo báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2003, công tác kế toán của chinhánh có một số điểm nh sau:

- Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nớc

- Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị, vật t, xăng dầu mỡ

- Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao cơ bản của tài sản đợctính theo phơng pháp đờng thẳng

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc và hạch toán theo

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên

- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung

- Phơng pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng tính theo phơng pháp khấu trừ

- Hiện tại chi nhánh đã tổ chức việc áp dụng 04 chuẩn mực kế toán mới banhành theo quyết định 149/ 2001/QĐ-BTC

2 Các loại chứng từ đợc sử dụng tại chi nhánh.

Với mỗi phần hành kế toán cụ thể, kế toán phần hành tiến hành hạch toán sau

đó tổ chức lu giữ theo quy định

Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Các chứng từ hạch toán ban đầu

bao gồm

*Hơp đồng uỷ thác nhập khẩu: Đây là hợp đồng ký kết giữ công ty với chinhánh, trong đó giám đốc công ty uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh thực hiệnviệc nhập khẩu hàng hoá

*Giấy uỷ quyền nhập khẩu:

*Biên bản duyệt phơng án kinh doanh: Để có quyết định cuối cùng rớc khimuốn thực hiện một hợp đồng, phong kinh doanh đa ra phơng án kinh doanhtrong đó gi rõ mặt hàng định nhập khẩu, số lợng cần nhập, đơn giá dự kiến cùngcác chi phí phát sinh…Trong những năm sắp tới Sau đó trình lên giám đốc, nếu ban giám đốc thấy hợp lý

và hợp đồng này có khả năng đem lại lợi nhuận thì ký duyệt vào biên bản duyệtphơng án kinh doanh cho phép thực hiện phơng án đó Đây cũng là chứng từ cầnthiết để ngân hàng làm thủ tục thanh toán cho chi nhánh với bên cung cấp

* Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: là văn bản kí kết của chi nhánh với nhà cungcấp nớc ngoài Qui định các điều kiện cụ thể về số lợng, chất lọng của các laọihàng hoá nhập khẩu, cũng nh thời gian, địa điểm giao nhận hàng,phơng thứcthanh toán, và một số quy định bắt buộc khác…Trong những năm sắp tới

số tiền thuế phải nộp

* Giấy thông báo thuế của cơ quan hải quan:

* Phiếu nhập kho hàng hoá:

* Phiếu xuất kho hàng hoá

* Hoá đơn ( giá trị gia tăng )…Trong những năm sắp tới…Trong những năm sắp tới

Hạch toán tiền lơng và các khoản trich theo lơng Kế toán dựa trên các chứng

từ chủ yếu là bảng chấm công của các phòng ban Dựa trên các thông tin vềngày làm việc, ngày nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ…Trong những năm sắp tớikế toán tính toán tiền lơng

để trả cho cán bộ công nhân viên

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Chủ yếu dựa trên các chứng từ nh:

* Do chi nhánh áp dụng kế toán máy nên sổ sách, và một số chứng từ sử dụng đ

-ợc in trực tiếp nên mẫu có sự khác biệt so với mẫu chung của Bộ tài chính

Ví dụ: mẫu Phiếu thu, Phiếu chi ( Mẫu: Phụ lục 1, 2 )

Kế toán chi phí: Kế toán phần hành sử dụng các chứng từ nh:

* Hoá đơn ( GTGT ) của ngời cung cấp dịch vụ mà cán bộ công nhân viên sửdụng đểphục vụ cho công tác của chi nhánh

Bên cạnh những TK tổng hợp ở trên, tuỳ thuộc vào từng phần hành cụ thể kếtoán viên chi tiết các TK tổng hợp thành những TK cấp hai, cấp ba…Trong những năm sắp tớiđể theo dõi

có nhiều thuận lợi, thông tin cung cấp đợc nhanh chóng chính xác

Các kế toán viên căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ tiến hành hạch toán vào cácphần hành cụ thể, dữ liệu sau khi đợc nhập vào máy sẽ đợc xử lý và tự động cậpnhật vào các bảng biểu, số sách

Cuối kỳ ( thờng là 6 tháng một lần) kế toán tiến hành in ra các sổ sách cầnthiết và đóng thành sổ sách và tổ chức lu giữ.

Các loại sổ chính tại chi nhánh: sổ kế toán chi tiết các TK, Sổ cái, Sổ nhật kýchung

Trình tự ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung tại doanh nghiệp

Sổ cái

Bảngtổng hợp Chi tiết

Báo cáo tài chính

5 Chế độ Báo cáo tài chính.

Theo định kỳ 6 tháng một lần, kế toán trởng có trách nhiệm lập báo cáo một

lần , để đàng giá tình hình hoạt động cho 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm,

đến cuối năm thì thực hiện công việc quyết toán cho một năm tài chính TrongBáo cáo tài chính của chi nhánh bao gồm 3 báo cáo chủ yếu sau:

Bảng cân đối tài chính ( Mẫu B01 – V DNN )

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( Mẫu B02 – V DNN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 – V DNN )

Chi nhánh không lập báo cáo lu chuyển tiền tệ

Ngoài 3 Báo cáo trên, còn kèm theo một số các báo cáo chi tiết giải thích cho cácchỉ tiêu quan trọng cho các báo cáo trên, nh:

Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố

Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng

Báo cáo chi tiết công nợ phải trả

Báo cáo doanh thu nội bộ

Báo cáo thu, chi tài chính

Báo cáo thu, chi hoạt động bất thờng

Báo cáo trích và sử dụng quỹ tiền lơng

Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ…Trong những năm sắp tới

* Cơ sở để lập Báo cáo tài chính.

Để lập các Báo cáo trên, kế toán trởng lấy số liệu từ các kế toán phần hànhcung cấp Số liệu đợc tập hợp từ các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết các TK của cáctháng, các quý trong năm

Vì là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên các Báo cáo này cong đợc gửi lên phòng

kế toán của công ty, để công ty giám sát và có những quyết định quản lý cho phùhợp

Kế toán trởng phải phải tuân thủ các quy định của chế độ, đồng thời pahỉ thựchiện các quy định riêng của cấp trên, đảm bảo các số liệu trên các Báo cáo làhoàn toàn chính xác Dới đây là mẫu Báo cáo kết quả hoạt động SXKD

Báo cáo kết quả hoạt động SXKD

Phần I – V Lãi, Lỗ