Môn kỹ năng bổ trợ bài tập lớn những nguyên tắc trong giao tiếp là do con người đặt ra vậy nên phải chăng mỗi doanh nghiệp nên tự đặt ra cho mình những nguyên tắc giao tiếp riêng

Không chỉ dừnglại là một phương thức hữu hiệu nhằm giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn, mà làm việc nhóm còn là cơ hội để mỗi cá nhân được được thể hiện, học hỏi,giao lưu qua việc hỗ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

(Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế)

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1 4

I Tình huống 4

II Hướng giải quyết 5

1 Nguyên nhân 5

2 Giải pháp 7

PHẦN 2 10

PHẦN 3 15

I Tại sao cần tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp? 15

1 Nguyên tắc trong giao tiếp là gì? 15

2 Các nguyên tắc trong giao tiếp 15

3 Tại sao cần tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp? 17

II Những nguyên tắc trong giao tiếp là do con người đặt ra vậy nên phải chăng mỗi doanh nghiệp nên tự đặt ra cho mình những nguyên tắc giao tiếp riêng? 19

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

LỜI MỞ ĐẦU

“Muốn đi thật nhanh hãy đi một mình Nếu muốn đi thật xa hãy đi cùng nhau”

-Warren

Buffett-Làm việc nhóm từ xưa đến nay vẫn luôn được coi là chiếc chìa khóa để mở

ra cánh cửa dẫn đến thành công ở mọi lĩnh vực trong đời sống Không chỉ dừnglại là một phương thức hữu hiệu nhằm giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn,

mà làm việc nhóm còn là cơ hội để mỗi cá nhân được được thể hiện, học hỏi,giao lưu qua việc hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc Nhưng làm thể nào

để có một đội nhóm chất lượng, làm thế nào để quá trình làm việc nhóm thậthiệu quả lại là một hành trình đầy khó khăn!

Cũng chính từ đây, Kỹ năng làm việc nhóm dần hình thành, là tiền đề cho

sự phát triển của đội nhóm Giúp kiểm soát công việc tốt hơn; nâng cao hiệu quảtrong công việc; tạo nên môi trường làm việc năng động, sáng tạo, hòa hợp; pháthuy tiềm năng của mỗi cá nhân là một vài lợi ích to lớn mà Kỹ năng làm việcnhóm đem lại

Kỹ năng làm việc nhóm đã trở thành một trong những kỹ năng mềm vôcùng quan trọng và được đánh giá rất cao Ở các doanh nghiệp, để chọn ranhững ứng viên tài năng thì không thể nào bỏ qua vòng phỏng vấn nhóm nằmthử thách sự nhạy bén và khéo léo trong công việc tập thể Còn tại các trườngđại học, môn Kỹ năng làm việc nhóm cũng đã được đưa vào giảng dạy nhằmchuẩn bị hành trang tốt nhất cho các bạn sinh viên khi hoạt động rèn luyện trongnhà trường cũng như mai sau ra ngoài cuộc sống

TRẢ LỜI

I Tình huống

SOLU MEDIA là công ty Marketing thuê ngoài hoạt động trong mọi lĩnhvực Công ty chuyên cung cấp các gói giải pháp theo nhu cầu của khách hàng,đem lại một hướng “tư duy mới” trong việc xử lý các bài toán Marketing như:Nghiên cứu thị trường, doanh thu, xây dựng thương hiệu, chiến lược…

Tại Solu Media có 3 phòng ban chính là Content, Quản lí kỹ thuật vàBooking Mỗi phòng ban sẽ có một Trưởng phòng để quản lý công việc củamảng đó Đặc biệt, trong mảng Content còn phân ra 3 nhóm làm việc khác nhaubao gồm: Copywriter là những bạn đảm nhiệm về slogan, text, script, trên cáckênh truyền thông nhằm xây dựng thương hiệu và quảng cáo sản phẩm;Designer lại là những thành viên chịu trách nhiệm về mặt hình ảnh và ấn phẩm,đảm bảo truyền tải đúng hình ảnh nhận diện của thương hiệu; Video Editor lại lànhóm chuyên về quay phim và dựng video quảng cáo Và mỗi nhóm lại có mộtTrưởng nhóm là người dẫn dắt thành viên và làm việc với Trường phòng để đưa

ra phương án cuối cùng

Trong tháng 6 vừa rồi, nhóm Copywriter mới có một trưởng nhóm mới làbạn A Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện 2 dự án gần đây, bạn A cho rằngnhững sản phẩm các thành viên khác trong nhóm chưa đủ chất lượng còn hướng

đi của bạn sẽ phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng Chính vì vậy bạn A luônchủ động làm toàn bộ công việc của cả team, làm lại những phần mà bạn Akhông ưng ý Các thành viên trong nhóm nhận thấy bản thân không được coitrọng nên càng thờ ơ với nhiệm vụ được phân công và bạn A thì ngày càng phảigánh nhiều deadline hơn Hiệu quả làm việc của nhóm Copywriter ngày càng đi

xuống và tinh thần đoàn kết ngày một rạn nứt đặc biệt là giữa leader là bạn Avới các thành viên khác

II Hướng giải quyết

Sau khi nhận thấy tình trạng bất ổn của nhóm Copywriter, bạn Trưởngphòng đã có sự can thiệp để giúp đỡ nhóm giải quyết tình trạng “gánh team”,đồng thời cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm với bạn ATrưởng nhóm Trước hết, bạn Trưởng phòng đã tìm hiểu nguyên nhân dẫn đếntình trạng này để có thể đưa ra giải pháp tốt nhất cho nhóm

1 Nguyên nhân

Trong trường hợp này, việc làm của bạn A đã vô tình dẫn đến tình trạng

“gánh team” trong đội nhóm, khiến cho công việc được phân bổ một cách thiếuhợp lý, có người thì phải gánh hết toàn bộ việc còn có một số người thìlại không làm gì Tuy nhiên nếu xét kĩ hơn thì nguyên nhân sinh ra tình huốngnày lại đến từ cả hai phía: bạn A (Trưởng nhóm) và các thành viên còn lại trongnhóm

Nguyên nhân từ phía bạn A

Thứ nhất, vì là trưởng nhóm mới chịu nhiều áp lực từ cấp trên và làm việc

với các bạn thành viên nên bạn A trở nên cầu toàn, khắt khe hơn trong công việcdẫn đến tình trạng không tin tưởng thành viên Người cầu toàn như bạn A làngười mong muốn công việc được hoàn thành một cách hoàn hảo nhất, sợ thấtbại và có kỳ vọng vô cùng cao trong bất cứ tình huống nào Chính vì vậy bạn A

sẽ thường có xu hướng cố gắng kiểm soát công việc bằng những quy trìnhnghiêm ngặt

Mặc dù trước khi thực hiện bất cứ một chiến dịch nào cả team đều phảithống nhất ý kiến, nhưng nhiều lúc trong quá trình thực hiện tùy vào khả năng,suy nghĩ của từng người mà sẽ có một số nhưng khác biệt giữa các sản phẩm vớinhau Khi ấy có thể hướng viết của các thành viên sẽ không đúng với quy chuẩncủa bạn A, nên bạn sẽ có xu hướng tham gia vào việc sửa lỗi để đảm bảo chấtlượng bài Khi trường hợp này lặp lại nhiều lần, bạn A sẽ dần mất tin tưởng vào

các thành viên khác, sợ việc xảy ra những sai sót sẽ ảnh hưởng đến kết quả nên

đã quyết định tự mình hoàn thiện phần lớn công việc

Thứ hai, vì được bổ nhiệm là leader của nhóm nên bạn A có suy nghĩ là

mình hơn người khác, nghĩ rằng ý kiến của mình luôn đúng Khi các thành viênđưa ra ý kiến hay sản phẩm, bạn A luôn cho rằng các thành viên khác làm kémhơn mình, không đi theo đúng hướng đi của bạn A tức là không phù hợp từ đódẫn đến sự ép buộc, không thoải mái trong nội bộ Chính điều này đã khiến chocác thành viên còn lại trong team cảm thấy không được tôn trọng dẫn đến việcthờ ơ, không quan tâm đến công việc của cả team và ảnh hưởng đến công ty

Cuối cùng, mặc dù là một người leader nhưng bạn A vẫn chưa thực sự có

kỹ năng lãnh đạo tốt, chưa sáng suốt trong việc dẫn dắt mọi người Trong hầuhết các trường hợp bạn A chỉ đơn thuần là sửa lỗi sai mà không hề đưa ra nhậnxét góp ý rồi gửi lại để thành viên hoàn thiện lại sản phẩm của mình, khiến chocác thành viên không có cơ hội cải thiện chất lượng viết bài và lên ý tưởng củamình Hoặc là khi các thành viên khác làm chưa tốt, bạn A cũng chỉ chú ý vàokết quả mà không tìm hiểu nguyên nhân tại sao khiến cho thành viên không có

cơ hội phát triển kĩ năng của bản thân Từ đây dẫn đến kết quả là chất lượng làmviệc ngày một đi xuống, nếu để lâu dài có thể các thành viên sẽ nghỉ việc vì môitrường làm việc không phù hợp

Nguyên nhân từ phía các thành viên còn lại trong nhóm

Mặc dù khi xem xét tình huống gây mâu thuẫn của nhóm Copywriter tạiSolu Media, ta có thể thấy rõ nguyên nhân cốt lõi nhất gây ra tình trạng “gánhteam”, mất đoàn kết nội bộ và khiến công việc ngày càng đi xuống là từ bạnleader A Nhưng nếu xem xét kĩ hơn, ta có thể thấy các thành viên còn lại trongnhóm cũng có một phần trách nhiệm đối với mẫu thuẫn trong nhóm

Khi bạn A làm leader và có những hành động cũng như thái độ sai trongthời gian, các bạn thành viên vẫn không hề lên tiếng góp ý để giúp bạn A cảithiện cách làm việc của mình để giúp cho công việc trở nên thuận tiện hơn vàgiải quyết được vấn đề mâu thuẫn giữa các cá nhân Bên cạnh đó thay vì thôngcảm, góp ý để sửa chữa lỗi sai cùng nhau hoặc là cố gắng cải thiện chất lượng

sản phẩm thì các bạn thành viên lại chọn hướng giải quyết là bỏ mặc và thờ ơvới công việc khiến cho tình trạng ngày càng tệ hơn

2 Giải pháp

Sau khi tìm hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến tình trạng “gánh team”trong nhóm Copywriter, để cải thiện vấn đề nêu trên thì bạn Trưởng phòng cần:

Tổ chức họp nhóm để giải quyết vấn đề trong hiện tại

Khi tổ chức, bạn Trưởng phòng đã áp dụng Kỹ năng điều hành cuộc họp để

đảm bảo đạt được mục đích đề ra Ngoài ra vì đây là một cuộc họp nhằm khắcphục tình trạng “gánh team” cũng như giải quyết mẫu thuẫn trong nhóm nên

trong quá trình họp bạn Trưởng phòng cũng cần sự áp dụng hợp lí cả Kỹ năng lắng nghe và Kỹ năng giao tiếp

Trước khi tham gia buổi họp, Trưởng phòng cần thông báo cho các thànhviên về nội dung, những yêu cần cần có để các bạn có thời gian chuẩn bị tránhtrường hợp phải suy nghĩ ngay trong khi họp gây mất thời gian Đặc biệt nhấnmạnh mục đích của buổi họp nhóm là cơ hội để mọi người ngồi lại với nhau,cùng đối mặt với khó khăn mà nhóm đang gặp phải nên cần tham gia cuộc họpvới tinh thần cởi mở, trách nhiệm chứ không nên vì lợi ích cá nhân

Trong buổi họp, Trưởng phòng cần khuyến khích các thành viên cần thẳngthắn nêu ra các lỗi sai của leader cũng như các cá nhân trong thời gian vừa qua.Đây là cơ hội để mỗi người nói lên quan điểm của mình, nêu lên những sai sót

mà bản thân cũng như cả nhóm đang gặp phải và nêu lên mong muốn của mình

để từ đó đưa ra hướng giải quyết, chính vì vậy nhóm không nên im lặng hay nểnang nhau mà cần cùng đóng góp để đi đến kết quả Khi cùng nhau chia sẻ vàtìm ra vấn đề cốt lõi, mỗi người sẽ có ý thức hơn về hành động, suy nghĩ củamình từ đó hiểu nhau hơn, giúp cho mẫu thuẫn giảm bớt phần nào Tuy nhiên,Trưởng phòng cũng phải có sự quan sát, định hướng, linh hoạt để tránh cãi vãtrong quá trình họp, đảm bảo không khí buổi họp vẫn có đủ sự thoải mái đối với

mọi người Đặc biệt hơn cả, Kỹ năng lắng nghe trong buổi họp là vô cùng quan

trọng Trưởng phòng là người đứng đầu cuộc họp, là người giải quyết mâu thuẫnnên cần có cái nhìn khách quan vậy nên để có thể đưa ra hướng giải quyết tốt

nhất Trưởng phòng phải lắng nghe thấu hiểu mọi người trong nhóm và phải lắngnghe từ cả hai phía Bên cạnh đó cũng cần nghe gợi mở thông qua ánh mắt, câuhỏi tiếp lời để giúp các bạn thành viên và bạn leader dễ mở lòng hơn Khi đãnghe mọi người đưa ra những lỗi sai của Trưởng nhóm cũng như các thành viênkhác, Trưởng phòng nên có sự tổng hợp, một lần nữa xác định lại vấn đề của cảhai bên hay chính là nghe tái tạo Lúc này nếu chỉ đưa ra lỗi sai không thì rất dễlàm mất lòng mọi người, bạn Trưởng phòng có thể sử dụng phương pháp “Bánh

mì kẹp” (Khen – Chê – Khen) để giảm bớt sự nặng nề của các thiếu sót Cuốicùng, sau khi đã lắng nghe, tổng hợp lại thì Trưởng phòng sẽ phải là người đưa

ra ý kiến và giải pháp để giúp đỡ các thành viên trong nhóm:

Với Trưởng nhóm A: Mặc dù cầu toàn, kĩ tính là một điều cần thiết trong

công việc nhưng leader nên linh hoạt, áp dụng một cách hợp lí vào từng hoàncảnh để tránh làm mất lòng thành viên Ngoài ra bạn A cũng nên có thái độ thoảimái hơn trong công việc để môi trường làm việc thân thiện hơn Khi các thànhviên làm sai, làm không đúng ý thì trước tiên Trưởng nhóm và thành viên nênbàn luận lại để đưa ra phương án tốt nhất Sau đó, thay vì tự mình làm hết thìnên nêu ra lỗi sai cho thành viên, nhận xét chi tiết và hướng dẫn thành viên đểcác bạn có thể chỉnh sửa lại Điều này sẽ hạn chế việc “gánh team”, giúp cho cácthành viên trong nhóm cảm thấy được tôn trọng và có cơ hội phát triển bản thân

từ đó có sự tôn trọng ngược lại với leader Về lâu dài khi giao việc cho các thànhviên, Trưởng nhóm cũng nên cân nhắc phân công sao cho hiệu quả phù hợp vớithế mạnh từng người để chất lượng công việc đảm bảo tốt nhất, hạn chế sai sót

Với các thành viên khác: Rút ra kinh nghiệm khi Trưởng nhóm làm việc

không hiệu quả, ảnh hưởng đến các cá nhân và công việc thì nên có ý kiến đểcùng nhau sửa chữa Các thành viên cũng nên có sự thông cảm với bạn A, giúp

đỡ để bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình chứ không nên có thái độ tiêu cực,nói xấu sau lưng Điều này sẽ giúp xóa đi khoảng cách giữa cấp trên và cấpdưới, làm tăng tinh thần đoàn kết đội nhóm từ đó công việc cũng sẽ hiệu quả

hơn, các thành viên cũng thấy thoải mái hơn Ngoài ra, khi nhận deadline, cácbạn nên làm hết sức mình tránh sai sót để leader không phải can thiệp hoặc nếunhiệm vụ quá khó thì có thể chủ động xin ý kiến bạn A để đảm bảo công việcđược hoàn thành một cách tốt nhất Việc xin ý kiến còn giúp cho leader cảmthấy bản thân được tôn trọng, yên tâm hơn từ đó hòa đồng hơn với mọi người

Đưa ra kế hoạch trong tương lai

Sau khi buổi họp kết thúc, Trưởng phòng cần nhấn mạnh lại với mọi người rằng đây là công việc của tập thể vậy nên mỗi cá nhân nên có ý thức với công việc, đội nhóm cũng như cách ứng xử với mọi người xung quanh Bản thân từngngười nên có sự nhìn nhận lại để có sự đánh giá và điều chỉnh phù hợp với hoàn cảnh hiện tại Đồng thời từ sự việc lần này, mọi người cũng cần rút ra kinh nghiệm và cái thiện các kỹ năng của mình như: Kỹ năng lắng nghe, Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn xung đột, Kỹ năng giao tiếp,… để phục vụ cho công việc, không phụ thuộc vào trưởng nhóm

Về lâu dài mọi người nên xây dựng văn hóa làm việc cho riêng nhóm Copywriter để tạo sự đồng nhất trong cách hoạt động làm việc, giảm thiểu những tranh cãi, tạo nên sự thân thiết trong môi trường làm việc từ đó nâng cao tinh thần đoàn kết giữa mọi người trong một nhóm Trong quá trình xây dựng nhóm và hoạt động sau này, Trưởng phòng cũng nên có sự để ý, giúp đỡ nhóm trong quá trình làm việc để nâng cao khả năng của nhóm trong cả công việc cũng như hoạt động tương tác giữa các thành viên

PHẦN 2

Bình luận câu nói sau: “Hình mẫu trong kinh doanh của tôi là nhóm nhạc TheBeatles Bốn người họ hỗ trợ và cân bằng lẫn nhau Và thành công của cả nhómluôn rực rỡ hơn thành công của từng thành viên Kinh doanh cũng như vậy:Thành tựu vĩ đại không bao giờ được mang lại bởi một cá nhân duy nhất, mà nó

là nỗ lực của cả tập thể” (Steve Jobs)

The Beatles là nhóm nhạc rock người Anh được thành lập năm 1960 với 4thành viên John Lennon, Paul McCartney, George Harrison, Ringo Starr Có thểnói The Beatles là nhóm nhạc đã để lại ảnh hưởng sâu sắc trong lòng người dântrên toàn thế giới và được coi là nhóm nhạc có ảnh hưởng nhất mọi thời đại Dùchỉ tồn tại trong một thập kỉ nhưng những giá trị mà The Beatles mang lại làkhông thể phủ nhận, không chỉ trong âm nhạc của nhóm mà còn nằm ở sự gắnkết giữa 4 thành viên để tạo nên thành công trong suốt những năm hoạt động vàtrở thành bài học về cách làm việc hiệu quả cho bao thế hệ sau đúng như SteveJobs đã nói “Bốn người họ hỗ trợ và cân bằng lẫn nhau” Bốn người, bốn phongcách, bốn vai trò khác nhau, họ có thể sẽ có những thứ đối lập nhau tuy nhiên họlại tận dụng nó để tạo thành điểm mạnh và hòa hợp với nhau Đặc biệt khi nói về

bộ đôi sáng tác Lennon và McCartney, Walter Everett đã từng viết trong cuốnsách “The Beatles as Musicians” rằng "McCartney đã trưởng thành không ngừng

– theo ý nghĩa giải trí – trong hình ảnh người nhạc sĩ tài năng với đôi tai đối âm hoàn hảo cùng nhiều khía cạnh khác của những ngón nghề từng được tất cả mọi

người thừa Trái lại, âm nhạc của Lennon được đánh giá cao trong việc táo bạo sản xuất những tiềm thức lớn lao, tìm kiếm những xúc cảm nghệ thuật rất

hệ thống." Hai người họ có thể có phong cách sáng tác trái ngược nhau nhưng khi

nghe nhạc của The Beatles và nhìn lại lịch sử của nhóm ta vẫn luôn thấy rằngchất nhạc của họ vẫn luôn hòa hợp tạo nên những kiệt tác cho đến tận ngày nay

Bên cạnh đó lead guitar Harrison cũng vô cùng tài năng với "những nốt đặc

trưng cùng chất liệu đầy màu sắc" hay tay trống Starr luôn được coi là "hình mẫu của mọi tay trống pop/rock hiện đại" Mỗi người một điểm mạnh, bên cạnh

việc thể hiện nó họ còn thành công ở việc sử dụng khả năng của mình hỗ trợnhững người con lại và linh hoạt thay đổi cho phù hợp với ban nhạc Sau nàyvào năm 1970, mười năm sau khi thành lập nhóm nhạc đã tan ra và bốn ngườiđều có những sản phẩm solo của riêng mình Mặc dù đều là những nghệ sĩ tàinăng nhưng khi chỉ có một mình, những tác phẩm của họ không quá nổi tiếng vàkhông thể làm được như những gì mà The Beatles đã mang lại cho nền âm nhạcthế giới Có lẽ qua đây ta cũng phần nào nhìn nhận được bài học quý giá về làmviệc đội nhóm từ cách hoạt động của The Beatles

Và từ câu nói của Steve Jobs, ta cũng nên có sự nhìn lại quá trình phát triểnhùng mạnh của Apple Chúng ta đều biết Steve Jobs là cha đẻ của Apple, nhưngông không xây dựng nó một mình mà ngay từ những ngày đầu Steve Jobs vẫn

có bên cạnh hai người cộng sự là Steve Wozniak và Ronald Wayne Và sau nàykhi Apple đã thống lĩnh thị trường công nghệ thế giới, tất cả những thành công

mà tập đoàn có được cũng là nhờ bộ máy tài tình của toàn thể nhân viên và lãnhđạo tại Apple chứ không riêng gì Steve Jobs Khi các thành viên có cùng chíhướng thì chắc chắn sẽ đạt được thành công mong muốn Và bởi đại diện chothành công của cả một tập thể là người đứng đầu vậy nên chính bản thân nhữngngười lãnh đạo cũng phải làm sau cho xứng đáng với điều đó Steve Jobs cũng

đã nói rằng: “Những nhân viên xuất sắc sẽ chỉ muốn làm việc cho những ông chủ xuất sắc Hãy trở nên tốt nhất có thể, và bạn sẽ luôn có những người còn giỏi hơn nữa xung quanh mình”

Qua hình ảnh về The Beatles và Apple ta có thể thấy được trong bất cứ