ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP VẬT TƯ CHẾ BIẾN HÀNG XUẤT KHẨU.DOC

ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP VẬT TƯ CHẾ BIẾN HÀNG XUẤT KHẨU

Phần I : Đặc điểm chung của xí nghiệp

vật t chế biến hàng xuất khẩu

I Quá trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I (XNVTCBHXK I ) tiền thân là một bộ phận của phòng Ong thuộc Bộ Nông Nghiệp đợc thành lập năm 1967

Ngày 27/10/1980,Bộ Nông Nghiệp ra quyết định thành lập Trạm vật t thiết bị chuyên dùng ngành ong đặt địa điểm taị Phơng Mai- Kim Liên- Hà Nội Trạm vật t thiết bị chuyên dùng ngành onglà đơn vị quản lý kinh doanh vật t kỹ thuật nuôi ong thực hiện chế

độ hạch toán kế toán báo sổ và mở tài khoản tại Ngân hàng Nông Nghiệp Thành phố Hà Nội

Ngày 04/03/1986, theo quyết định của Bộ Nông Nghiệp đổi tên trạm vật t chuyên dùng ngành ong thành Trạm vật t chế biến xuất khẩu I với trụ sở đặt tại số 6 Láng trung

-Đống Đa -Hà Nội Theo quyết định số 388 của Hội đồng bộ trởng nay là Chính phủ về việc thành lập lại doanh nghiệp, xí nghiệp vật t chế biến xuất khẩu I đợc giao nhận vốn và

đổi tên thành Xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I Trên cơ sở đó xí nghiệp đã cải tiến, hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý nâng cao chất lợng sản phẩm đảm bảo uy tín đối với khác hàng gắn liền với tiêu thụ

Theo quyết định số 1218 ngày 22/09/1994 của Bộ Nông Nghiệp và CNTP ( nay là Bộ Nông Nghiệp và PTNT) sát nhập các đơn vị thuộc ngành ong thành một doanh nghiệp có tên là công ty ong trung ơng Công ty gồm có 7 thành viên là:

- Văn phòng công ty Ong trung ơng

- Xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I

- Xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu II

- Xí nghiệp Ong khu 4

- Xí nghiệp Ong Lơng Sơn

- Xí nghiệp Ong Bảo Lộc

- Xí nghiệp Ong Gia Lai

Nh vậy, xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I là một đơn vị trong công ty ong Trung

-ơng

Trải qua quá trình xây dựng, phấn đấu và trởng thành cùng với bớc chuyển mới của nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I đã có nhiều cố gắng, tích cực trong hoạt

động sản xuất kinh doanh tạo nhiều mặt hàng khác nhau với mẫu mã phong phú, đa dạng, chất lợng ngày càng cao để đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng Các sản phẩm chủ yếu

1

của xí nghiệp là các loại rợu xuất khẩu, rợu nội địa, mật ong, các loại nớc giải khát, vật t chuyên dùng ong và các loại nông sản chế biến khác Với ý thức vơn lên xí nghiệp luôn nâng cao chất lợng sản phẩm đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên tổng giá trị sản lợng không ngừng đợc nâng cao, năm sau cao hơn năm trớc

Theo bảng cân đối kế toán đến 30/9/2000:

- TSLĐ và ĐTNH 2.694.157.807 Đ

- TSCĐ và ĐTDH 902.041.137 Đ

- Tổng TS 3.596.198.944 Đ

- Nợ phải trả 845.044.105 Đ

- Nguồn vốn chủ sở hữu 2.751.154.839 Đ

- Tổng cộng nguồn vốn 3.596.198.944 Đ

- Nợ ngân hàng 52.834.000 Đ

- Vốn trong khâu tiêu thụ 143.231.000 Đ

Quỹ lơng năm 2000 thu nhập bình quân: 900.000 đ/tháng/ngời

Số lao động bình quân: 45 ngời/tháng

II Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

1 Quy trình công nghệ cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh.

Chức năng chính của xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I là sản xuất và kinh doanh Cụ thể là:

- Hoạt động sản xuất: Xí nghiệp hiện có 4 quy trình công nghệ chế biến sau:

- Quy trình công nghệ sản xuất rợu

- Quy trình công nghệ sản xuất nớc ngọt

- Quy trình công nghệ sản xuất bia hơi

- Quy trình công nghệ lọc mật

Trong đó quy trình công nghệ sản xuất nớc ngọt và quy trình công nghệ sản xuất bia hơi theo thời vụ, còn quy trình công nghệ sản xuất rợu và quy trình lọc mật sản xuất quanh năm

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phân xởng (bộ phận sản xuất)

Hoạt động kinh doanh: Xí nghiệp tổ chức mở các quầy hàng, đại lý ở khắp các tỉnh thành trong cả nớc nhằm giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm bạn hàng Ngoài ra sản phẩm của xí nghiệp còn đợc xuất khẩu sang các nớc bạn

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

Xí nghiệp vật t chế biến hàng xuất khẩu I có tổng số cán bộ công nhân viên khoảng

50 ngời đợc bố trí theo các phòng ban nh sau:

Giám đốc xí nghiệp là ngời trực tiếp điều hành công việc, có quyền lực cao nhất và hoàn toàn chịu trách nhiệm trớc pháp luật Kiểu tổ chức bộ máy quản lý này đảm bảo sự gọn nhẹ, xử lý nhanh các thông tin, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo một cách nhanh chóng kịp thời và đầy đủ nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho ban lãnh đạo nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp và có chỉ định sát sao phù hợp với thực tế

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp.

3

Bộ phận sản xuất

Phân x ởng 2 (Sản xuất bia, n ớc ngọt)

Phân x ởng 1 (Sản xuất r ợu và mật)

Quản đốc phân x ởng

Nhân

viên

1

Nhân viên 2

Nhân viên

Quản đốc phân x ởng

Nhân viên 2

Nhân viên 1

NV

Việc quản lý sản xuất tại xí nghiệp đợc điều hành từ trên xuống, căn cứ vào nhiệm

vụ và kế hoạch đã đặt ra Các phòng đợc phân đều ra đảm nhận chức năng nhất định và phối hợp với nhau về cung ứng vật t kỹ thuật, tiêu thụ thành phẩm và do có sự đảm nhiệm của phòng kinh doanh kết hợp với phòng kế toán tài vụ trong việc xác định giá bán của sản phẩm hay số lợng cần đa ra thị trờng

sơ đồ bộ máy kế toán xí nghiệp

* Chức năng và nhiệm vụ của mỗi thành viên:

- Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm chung cho công tác kế toán của Xí nghiệp, đồng thời theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, tình hình trích và nộp khấu hao

- Kế toán viên tổng hợp: thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm tiêu thụ thanh toán với khách hàng, tính lơng, hàng tháng có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán

- Kế toán viên: làm nhiệm vụ lập chứng từ, thu nhận chứng từ Kiểm tra, xử lý sơ

bộ hạch toán ban đầu và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt của xí nghiệp

Phòng kế hoạch

tổng hợp

Giám đốc xí nghiệp

Phòng kế toán tài vụ

QTCNSX n ớc ngọt

Phòng KCS

QTCN lọc mật

Phòng kinh doanh

QTCNSX bia hơi QTCNSX r ợu

Kế toán tr ởng

Kế toán viên Kế toán viên Thủ quỹ

tổng hợp

2 Hình thức sổ kế toán xí nghiệp sử dụng

Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép theo trình tự thời gian vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Kế toán chi tiết ở xí nghiệp sử dùng phơng pháp ghi thẻ song song để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt Xí nghiệp sử dụng các loại sổ, thẻ chi tiết sau:

- Sổ TSCĐ

- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá

- Thẻ kho

- Sổ CPSXKD

- SCT thanh toán với ngời mua, ngời bán, với ngân sách Nhà nớc

- SCT tiêu thụ

- SCT nguồn vốn kinh doanh

- Bảng kê gồm: Bảng kê tiền mặt, bảng kê TGNH, bảng kê nhập, xuất Thành phẩm

Sơ đồ hạch toán

5

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Sổ quỹ Bảng kê định

khoản Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

: Ghi hàng ngày

: Đối chiếu kiểm tra

: Ghi cuối tháng

Phần II: Tổ chức kế toán tiêu thụ của doanh nghiệp.

I.Vai trò, đặc điểm của tiêu thụ

Trong nền kinh tế thị trờng, bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân Thông qua bán hàng vốn của doanh nghiệp mới đợc chuyển hoá từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị Từ đó giúp doanh nghiệp thu hồi đợc vốn, trang trải đợc chi phí, lợi nhuận đợc đảm bảo, doanh nghiệp có thể tiếp tục quá trình sản xuất với quy mô lớn hơn và với hiệu quả cao hơn Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan

Bảng cân đối số phát sinh

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiêt

Sổ cái

Báo cáo tài chính

hệ cân đối tiền hàng làm cho nền kinh tế quốc dân ổn định và phát triển đất n ớc trên trờng quốc tế và góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân kinh tế

Chính vì bán hàng có vai trò quan trọng nh vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản

lý chặt chẽ vấn đề này Yêu cầu đặt ra của quản lý kế toán bán hàng là phải nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, theo dõi thu hồi đầy đủ tiền bán hàng, tính toán toán xác định đúng kết quả tiêu thụ từng loại sản phẩm hàng hoá, lao vụ, Điều đó đòi hỏi việc hạch toán quá trình phải chính xác, phải phân tích và đánh giá thờng xuyên các hoạt động bán hàng để tìm ra nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh hởng đến quá trình bán hàng Có nh vậy thì việc bán hàng mới đạt đợc hiệu quả cao nhất

Qua những số liệu của các báo cáo tài chính đợc tổng hợp từ các báo cáo chi tiết do

kế toán bán hàng lập, Nhà nớc có thể nắm bắt đợc tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp Từ đó thực hiện chức năng quản lý vĩ mô nền kinh tế

Đồng thời cũng qua những số liệu đó Nhà nớc có thể kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật tài chính kế toán nói chung và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với ngân sách Nhà nớc, nghĩa vụ tài chính đối với các bên có quan hệ kinh tế nói riêng

II Tổ chức kế toán bán hàng.

1 Các phơng thức bán hàng

Muốn tiêu thụ đợc sản phẩm của mình sản xuất ra, nhất là trong cơ chế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã mặt hàng đồng thời phải đẩy mạnh chiến lợc Marketing Bên cạnh đó, việc lựa chọn áp dụng linh hoạt các phơng thức bán hàng cũng góp phần không nhỏ vào mức độ hoàn thành

kế hoạch tiêu thụ của doanh nghiệp Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thờng áp dụng các phơng thức bán hàng sau:

- Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp

- Bán hàng theo phơng thức gửi hàng

- Bán hàng đại lý.

- Bán hàng trả góp.

2 Các chứng từ và TK kế toán sử dụng

Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ tính thuế, chứng từ trả tiền, trả hàng

Các TK kế toán sử dụng:

- TK 632-Giá vốn hàng bán

- TK 511-Doanh thu bán hàng

7

- TK 811-Chiết khấu hàng bán(Theo thông t số 120 BTC ra ngày 7/10/99 thì chiết khấu hàng bán không tính vào giảm trừ doanh thu)

- TK 531-Hàng bán bị trả lại

- TK 532-Giảm giá hàng bán

- TK 157-Hàng gửi đi bán

3 Trình tự kế toán bán hàng

3.1 Trờng hợp xuất kho hàng bán theo phơng thức giao hàng trực tiếp

Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

TK 155, 154 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131, 111, 112

(1a) (4) (5) (2)

(1b)

TK 641, 642

(6)

TK 333 (3331) xxx

(3)

(1a): Giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho bán

(1b): Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhng không nhập kho mà chuyển bán ngay

(2): Doanh thu bán thành phẩm (đã tính thuế)

(3): Thuế tiêu thụ (thuế GTGT) phải nộp

(4): Kết chuyển giá vốn hàng bán

(5): Kết chuyển doanh thu cha có thuế

(6): Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã tiêu thụ.

3.2 Trờng hợp hợp bán hàng theo phơng thức gửi hàng

TK155,156 TK157 TK632

(1) (3)

(2) (4)

(1): Xuất kho thành phẩm gửi đi bán

(2): Hàng hoá mua bán thẳng(đối với các doanh nghiệp thơng mại)

(3): Kết chuyển trị giá vốn số hàng đã bán

(4): Hàng gửi đi không đợc chấp nhận

3.3 Trờng hợp bán hàng đại lý:

Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

TK 155 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131, 111 TK 641

(1) (4) (6) (7) (2a) (2b)

9

(3a)

TK 333 (3331)

(5)

(3b)

(1): Trị giá thực tế hàng gửi đại lý

* Nếu thanh toán riêng biệt doanh thu của hàng gửi đại lý và hoa hồng đại lý đợc hởng (2a): Số tiền đã thu hoặc phải thu về hàng gửi đại lý

(2b): Số tiền hoa hồng để lại cho đại lý

(3a): Số tiền đã nhận hoặc còn phải thu ở đại lý

(3b): Số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý

* Nếu tính trừ luôn hoa hồng để lại cho đại lý vào doanh thu bán hàng

(4): Trị giá thực tế của hàng gửi đại lý đã quyết toán

(5): Thuế tiêu thụ (thuế GTGT) phải nộp

(6): Kết chuyển giá vốn thành phẩm

(7): Kết chuyển doanh thu cha có thuế

3.4 Trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả góp.

Khi bán hàng kế toán ghi sổ phản ánh giá vốn hàng bán

Nợ TK 632

Có TK 155

Khi thu tiền kế toán ghi:

Nợ TK 111,112

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 3331

Có TK 711

Các bút toán còn lại hạch toán nh các phơng thức bán hàng trên.

3.5 Trờng hợp bán hàng có chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Kế toán định khoản nh sau:

- Căn cứ vào có, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK112, 111, 131

Có TK 511

Có TK333 (3331)

- Các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK532, 531

Có TK131,111,112

-Trờng hợp bán hàng có chiết khấu kế toán ghi:

Nợ TK811

Có TK131

- Đối với trờng hợp hàng bị trả lại trong kỳ doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị gía vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế VAT đầu ra

+ Định khoản nghiệp vụ hàng nhập kho:

Nợ TK155,156

Có TK632 + Ghi số tiền thuế VAT đầu ra giảm tơng ứng với số hàng trả lại:

Nợ TK333(3331)

Có TK111,112,131

đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán phản ánh nh sau:

+ Phản ánh trị giá hàng bị trả lại:

Nợ TK531

Nợ TK333 (3331)

Có TK131,111,112

11

+ Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo trị giá vốn:

Nợ TK155,156

Có TK911

- Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại sang bên nợ TK511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hoá đơn:

Nợ TK511(512)

Có TK531,532

- Trờng hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng đợc hởng.Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi nợ vào TK003 Hàng hoá vật t nhận bán hộ, ký gửi khi bán hàng thu đợc tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK111,112,131

Có TK511 (Số tiền hoa hồng)

Có TK331 ( Số tiền bán hàng trừ hoa hồng)

Có TK003

- Trờng hợp bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thờng vào TK511 Số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thờng , khoản chênh lệch

đó đợc ghi vào chênh lệch hoạt động tài chính

Nợ TK111,112 (Số tiền thu ngay)

Nợ TK131 (Số tiền còn phải thu)

Có TK511(Ghi giá bán thông thờng theo giá cha có thuế GTGT)

Có TK333 (3331)

Có TK711(Phần chênh lệch cao hơn giá thông thờng)

- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức đổi hàng

+ Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu

Nợ TK131

Có TK511

Có TK333 (3331)

+ Khi nhập hàng của khách

Nợ TK152,155,156

Nợ TK133

Có TK131,331

Nếu ghi vào TK331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ:

Nợ TK331

Có TK131

- Trờng hợp doanh nghiệp dùng hàng hoá, vật t sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này t ơng ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621,627,641,642

Có TK 512 Đồng thời ghi:

Nợ TK133

Có TK333

- Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp:

+ Nếu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi

Nợ TK111(Số tiền thực nộp)

Có TK511

Có TK338 (3388) (Số tiền thừa) + Nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi

Nợ TK111 ( Số tiền thực nộp)

Nợ TK138 (1388) ( Số tiền thiếu)

Có TK511

- Cuối kỳ xác định doanh thu bán hàng thuần bằng cách lấy doanh thu theo hoá

đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có ) và các khoản giảm giá, hàng bị trả lại Sau đó kết chuyển doanh thu để xác định kết quả:

Nợ TK 511

Có TK 911

3.6 Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán:

Để xác định đúng kết quả kinh doanh, trớc hết cần xác định đúng trị giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng bán đợc sử dụng để xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm: Trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

- Tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán:

13