Xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục tại công ty cổ phần công nghệ bách khoa hà nội

15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TRONG MẢNG TƯ VẤN VÀ CUNG CẤP THIẾT BỊ GIÁO DỤC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA HÀ NỘI .... 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG H

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA HÀ NỘI

Giới thiệu về công ty

1.1.1 Vài nét khái quát chung

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA HÀ NỘI có trụ sở chính tại 55 Yên Ninh, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Hà Nội Văn phòng tại Việt Nam của công ty được đặt tại 50 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội.

Văn phòng tại Đức : Mockaure , Str.16 D-04357, Leipzing, Germany Điện thoại : 04 37152379/80

Tên viết tắt : BKHANOTEC,.JSC

Loại hình công ty : Công ty cổ phần

Giám đốc : Nguyễn Anh Tuấn

Thành lập tại : Hà Nội – Việt Nam

Ngày thành lập doanh nghiệp

Số cổ đông : 04 cổ đông sáng lập

Vốn điều lệ : 4.500.000.000 đồng (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng)

Số tài khoản : 115 20155406 017 tại Ngân hàng Techcombank, chi nhánh Ba Đình

1.1.2.1 Ngành nghề đăng ký trong giấy phép kinh doanh

Căn cứ vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số

Mã số đăng ký doanh nghiệp 0103011593 do Phòng Kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội ban hành, cho phép Công ty Cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội được kinh doanh trong phạm vi các ngành nghề, lĩnh vực sau:

Mua bán, cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng và linh kiện cho các ngành công nghiệp: giấy, xi măng, điện, điện tử, tin học, thép, hóa chất (trừ các loại hóa chất bị cấm theo quy định của nhà nước), dầu khí khai thác mỏ, công nghiệp, nông lâm nghiệp (trừ lâm sản bị cấm theo quy định của nhà nước), xây dựng và giao thông vận tải.

− Mua bán thiết bị tin học, văn phòng, thiết bị y tế, thiết bị phục vụ ngành dược;

− Mua bán vật tư, thiết bị và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực đào tạo;

− Mua bán thiết bị cơ khí, điện, điện tử, điện lạnh, tự động hóa, đo lường điều khiển, an toàn bảo vệ;

− Đại lý kinh doanh xăng dầu, khí hóa lỏng và các chất phụ gia;

− Chế tạo, thi công, lắp đặt, bảo hành bảo trì các hệ thống đo lường điều khiển, tự động hóa, công nghệ thông tin và công nghệ môi trường;

− Tư vấn đào tạo, hướng nghiệp;

− Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghiệp, nông lâm nghiệp, xây dựng và giao thông vận tải;

− Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh vũ trường, quán ba, phòng karaoke);

− Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa;

− Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hóa Công ty kinh doanh

1.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh chính

Thành lập năm 2006 với lĩnh vực ban đầu là tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục, đào tạo, BKHANOTEC đã mở rộng kinh doanh trên hơn năm lĩnh vực Các lĩnh vực mới bao gồm các mảng liên quan đến giáo dục và công nghệ giáo dục, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, giải pháp và dịch vụ hỗ trợ giáo dục, cũng như cung cấp thiết bị và giải pháp công nghệ cho trường học và doanh nghiệp Với chiến lược đa ngành, công ty mong muốn nâng cao chất lượng dịch vụ, gia tăng tính cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.

+ Lĩnh vực tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục,

+ Lĩnh vực giải pháp tự động hóa,

+ Lĩnh vực thiết bị bảo trì,

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.S Nguyễn Thị Phương Linh

SV : Tạ Thành Luân Lớp : Quản trị chất lượng 50

+ Lĩnh vực sàn kỹ thuật,

Với số năm kinh nghiệm ứng với từng công việc cụ thể được thể hiện ở bảng 1 dưới đây

Bảng 1 Năng lực thực hiện của Công ty Cổ phần Bách Khoa Hà Nội

STT Công việc Số năm kinh nghiệm

1 Thi công, lắp đặt, bảo dưỡng hệ thống thang tời, sàn treo…vệ sinh mặt ngoài toà nhà 05 năm

Chế tạo, thi công, lắp đặt và bảo trì các hệ thống đo lường và điều khiển, tự động hóa, công nghệ thông tin và công nghệ môi trường, với 6 năm kinh nghiệm, mang đến giải pháp tích hợp và tối ưu cho doanh nghiệp về hiệu suất vận hành và an toàn.

3 Thi công, lắp đặt sàn giả, sàn kỹ thuật cho công trình viễn thông, phòng mạng, phòng điều hành… 05 năm

4 Cung cấp thiết bị cho hệ thống điện, tự động hóa, cung cấp nước, cứu hỏa, chiếu sáng… 06 năm

5 Đào tạo chuyển giao công nghệ cho các dây chuyền sản xuất (nhà máy xi măng, điện…) 06 năm

6 Cung cấp thiết bị ngành đào tạo và chuyển giao công nghệ 06 năm

7 Xử lý nước thải công nghiệp 01 năm

Nguồn: Hồ sơ năng lực của BKHANOTEC

1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0103011593, ngày 05 tháng 4 năm 2006, mang tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội Đây là một doanh nghiệp được hình thành trên cơ sở sự hợp tác của các cựu giảng viên và sinh viên trường ĐH Bách khoa Hà Nội, kết nối với đội ngũ kỹ thuật và thi công dày dặn kinh nghiệm để tư vấn cho khách hàng các chủng loại sản phẩm phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng BKHANOTEC mong muốn cống hiến cho cộng đồng bằng những sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ chuyên nghiệp, đồng thời tạo ra một sân chơi bình đẳng cho nhân viên, nhằm khẳng định khả năng và năng lực trong công việc.

Với quyết tâm xây dựng một doanh nghiệp Việt Nam lớn mạnh cùng với sự phát triển của đất nước BKHANOTEC đã đề ra tôn chỉ:

“Tôn trọng pháp quy – Kỹ thuật chuyên nghiệp – Dịch vụ hoàn hảo”

Cùng với mục tiêu đơn giản là chữ “TÍN” BKHANOTEC luôn mang lợi ích đến với khách hàng qua hai khía cạnh sau:

Về sản phẩm, BKHANOTEC tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cam kết mang đến cho khách hàng các giải pháp kỹ thuật và dịch vụ công nghệ cao.

Chất lượng cao, dịch vụ hoàn hảo và mức giá phù hợp giúp BKHANOTEC làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy sự phát triển không ngừng trong hơn 6 năm qua Từ quy mô ban đầu với 7 nhân viên, công ty đã mở rộng lĩnh vực sang thiết bị đào tạo và giải pháp tự động hóa, nay có đội ngũ 43 nhân viên chính thức Bên cạnh đó, BKHANOTEC mở rộng sang các lĩnh vực mới như thiết bị bảo trì và sàn kỹ thuật Đáng chú ý, năm 2010 công ty chính thức hợp tác với tập đoàn SCHOLZE PARTNERS của Đức để triển khai các dự án môi trường, cụ thể là xử lý nước thải công nghiệp.

Trong sáu năm hình thành và phát triển, BKHANOTEC đã xây dựng mạng lưới đối tác lên tới hàng nghìn đơn vị và triển khai hơn 100 dự án lớn nhỏ, trong đó có những dự án tầm cỡ, đánh dấu các mốc son lịch sử của công ty, được trình bày ở bảng 2 dưới đây.

Bảng 2 Danh mục hợp đồng, dự án tiêu biểu

Nguồn: Hồ sơ năng lực của BKHANOTEC

TT Nội dung Đối tác Năm

1 Cung cấp các bộ thiết bị thí nghiệm phục vụ giảng dạy

Trường đào tạo nghề Nông Công nghiệp và Vận tải tỉnh Hà Nam 2006

2 Nâng cấp hệ thống điều khiển Nhà máy điện Cái Lân 2006

3 Cung cấp thiết bị và hiệu chỉnh dây chuyền kéo khô Nhà máy que hàn Việt Đức 2006

4 Nâng cấp Hệ thống thử nghiệm các loại bơm điện

Nâng cấp chương trình điều khiến PLC

S5 cho truyền thông và nâng cấp chương trình giao diện OP25

Công ty TNHH Dầu Nhờn

6 Nâng cấp Hệ thống Công ty Ford Việt nam 2007

7 Cung cấp hệ thống cấp nước cứu hỏa CTCP Xi măng Bút Sơn 2008

8 Cung cấp và lắp đặt hệ thống thang tời vệ sinh mặt ngoài tòa nhà

Tổng công ty bưu chính viễn thông _VNPT 2008

9 Cung cấp vật tư lắp đặt hoàn chỉnh hệ thống sàn kỹ thuật

Công ty TNHH Bệnh Viện Hồng

10 Cung cấp và lắp đặt hệ thống sàn kỹ thuật – Mạng Gtel

Công ty Viễn thông toàn cầu-Bộ

11 Cung cấp và lắp đặt sàn nâng công nghiệp ZLP 800 Công Ty TNHH Phú Thuận 2010

12 Cung cấp thiết bị phòng thí nghiệm Đại học Đà Nẵng 2010

13 Cung cấp thiết bị phòng thực hành Trường CĐ Nghề cơ khí Nông

14 Cung cấp và lắp đặt hệ thống thang tời vệ sinh mặt ngoài tòa nhà Trụ sở Tổng cục Hải quan HN 2011

15 Tư vấn, cung cấp tủ điều khiển máy bơm làm mát tua bin Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng 2011

1.1.4 Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp

1.1.4.1 Tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục

Chúng tôi là công ty tư vấn và đào tạo trong lĩnh vực điện, điện tử, cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng phòng thí nghiệm, đề xuất máy móc thiết bị cần dùng và các phương pháp giảng dạy cho các trường đại học, cao đẳng, trung cấp và dạy nghề, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nâng cao năng lực kỹ thuật và chất lượng đào tạo nguồn nhân lực.

Chúng tôi cung cấp thiết bị đi kèm với tư vấn và đào tạo cho các phòng thí nghiệm tại các trường, thiết bị phục vụ cho sản xuất, bao gồm bo mạch, chip, bảng mạch và mạch nạp; bàn làm việc và ghế; sách giáo trình; hệ thống tự động hóa, gồm robot công nghiệp và dây chuyền tự động hóa, và đồng thời tổ chức các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao năng lực vận hành và hiệu quả sản xuất.

BMU – Building Maintenance Unit là thiết bị nâng hạ đặc biệt dùng để xử lý an toàn các bề mặt ngoài, trên mái hoặc bên trong tòa nhà cao tầng Thiết bị cơ bản gồm cụm chân đế máy, giá treo di chuyển lắp vào hệ ray dẫn hướng hoặc đường chạy ở trên cao, và lồng nâng cho công nhân làm việc được gắn vào giá treo bằng hệ thống cáp; vị trí của lồng treo được xác định khi dịch chuyển chân đế máy và cơ cấu treo BMU được chế tạo đơn chiếc (không sản xuất hàng loạt); nhà chế tạo xem xét từng chi tiết của tòa nhà để đưa ra giải pháp tối ưu về kiểu dáng, cấu tạo và chi phí của thiết bị Ưu điểm nổi bật của BMU là mang lại cho công trình một giải pháp vệ sinh bề mặt kính an toàn và hiệu quả, biến BMU thành một tác phẩm nghệ thuật xứng tầm với tòa nhà hiện đại mà nó chăm sóc.

Thiết bị Sàn vệ sinh công nghiệp ZLP hoạt động theo nguyên tắc cơ bản: sàn làm việc được trang bị động cơ để di chuyển lên xuống bằng cách leo bám ma sát theo hai sợi cáp thép Hai sợi cáp này được treo và giữ ở trên cao nhờ hệ thống khung giá đỡ cơ khí có đối trọng Người lao động cùng với dụng cụ, vật liệu và thiết bị được giữ ở bên trong sàn làm việc để thực hiện các công việc xử lý bề mặt ngoài của tòa nhà Sàn làm việc có bề ngang từ 2 đến 7,5 m sẽ cung cấp không gian thi công lớn, nâng cao năng suất làm việc của người lao động Với thao tác tháo lắp đơn giản và thay đổi kích thước hoặc cấu hình theo nhu cầu thi công.

Với 9 vị trí đặt khung giá đỡ cơ khí ở phía trên, sàn nâng ZLP được dịch chuyển sang dải làm việc mới, mang lại nhiều lợi ích cho dự án Thiết bị này có chi phí đầu tư thấp, tiêu thụ điện năng thấp và bảo đảm an toàn cho người lao động, đồng thời kết cấu lắp đặt đơn giản, gọn nhẹ và dễ vận hành, giúp tiết kiệm thời gian triển khai, tạo khoảng thi công lớn và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại cho đội ngũ nhân sự Sàn vệ sinh công nghiệp ZLP cũng loại bỏ được hầu hết nhược điểm của hệ thống giàn giáo, dây treo và người nhện, nâng cao hiệu quả và an toàn trong quá trình thi công.

1.1.4.3 Giải pháp tự động hóa

BKHANOTEC chuyên tư vấn, cung cấp các thiết bị đo lường điều khiển (điển hình Công ty đã tư vấn, cung cấp tủ điều khiển máy bơm làm mát tua bin cho nhà máy nhiệt điện Vũng Áng…)

Tư vấn và thực hiện các dự án xử lý nước thải công nghiệp

Các đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu

1.2.1 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức

Công ty được điều hành bởi Giám đốc, bên dưới Giám đốc là các phòng: Hành chính-Nhân sự, Kinh doanh, Kỹ thuật, và phòng Kế toán; các bộ phận lĩnh vực chuyên môn gồm: bộ phận thiết bị bảo trì, bộ phận thiết bị đào tạo, bộ phận giải pháp, bộ phận sàn kỹ thuật và bộ phận môi trường

Giám đốc trực tiếp điều hành các phòng chức năng và giám sát các bộ phận chuyên môn, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả trong toàn tổ chức Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật được phân thành các ban nhỏ thuộc các bộ phận lĩnh vực chuyên môn nhằm tăng cường chuyên môn hóa và quản lý hiệu quả Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng và bộ phận, giúp hoạt động vận hành diễn ra thông suốt và tận dụng tối ưu nguồn lực.

Cơ cấu tổ chức của Công ty về cơ bản giống cơ cấu của một công ty TNHH một thành viên, vì BKHANOTEC là công ty cổ phần nhưng có số cổ đông ít và Giám đốc điều hành kiêm chủ sở hữu nên chưa đề cập tới vai trò của Hội đồng quản trị và ban Kiểm soát Xét về dài hạn thì cơ cấu này được xem là không hợp lý, nhưng ở ngắn hạn nó mang một số ưu điểm như tính linh hoạt và quyết đoán trong ra quyết định cùng với chi phí quản lý thấp, đồng thời tồn tại nhược điểm là thiếu sự giám sát độc lập, phân chia quyền lực không rõ ràng và rủi ro kiểm soát nội bộ yếu.

+ Có sự chuyên môn hóa cao cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ

+ Linh hoạt, các phòng ban co mối quan hệ chặt chẽ với nhau, dễ dàng triển khai các thông tin, các dự án, các quyết định…

+ Tạo điều kiện tuyển dụng được các ứng viên với các kĩ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng

+ Tiết kiêm chi phí quản lý

+ Chưa đề cập tới vai trò của các cổ đông

+ Chưa có bộ phận chuyên trách về chất lượng

+ Chưa có tổ chức nào giám sát hoạt động của ban Giam đốc

+ Không phù hợp khi quy mô công ty quá lớn

+ Giảm sự tập trung của người quản lý khi hoạt động của công ty tăng về quy mô và số lượng sản phẩm

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội

Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự

Ban: KD THIẾT BỊ BẢO TRÌ

Ban: KT THIẾT BỊ BẢO TRÌ

Ban: KT THIẾT BỊ ĐÀO TẠO

Ban: KT SÀN KỸ THUẬT

Ban: KD SÀN KỸ THUẬT

Ban: KD THIẾT BỊ ĐÀO TẠO

BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG TẠI ĐỨC

1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm và dịch vụ

Công ty BKHANOTEC cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công nghệ cao với các đặc điểm nổi bật là hàm lượng chất xám cao, tính liên tục biến đổi và không thể dự trữ lâu dài, cùng mức giá cao Do những đặc tính này, công ty cần có các yếu tố chiến lược như nắm bắt công nghệ mới nhanh, quản trị đổi mới liên tục, hệ thống quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt, kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và khả năng thích ứng với thị trường để duy trì cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh.

- Nguồn nhân lực có trình độ cao;

- Đầu tư cho hoạt động nghiên cứu và phát triển;

Do đặc điểm sản phẩm không thể dự trữ được nên Công ty phải dự báo chính xác nhu cầu thị trường hoặc thiết lập mối liên hệ mật thiết với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng linh hoạt và ổn định; đồng thời, các yếu tố này đòi hỏi Công ty triển khai đồng bộ các hoạt động quản trị chất lượng nguồn nhân lực, quản trị nghiên cứu và phát triển, điều chỉnh và cải tiến quy trình, quản trị và đánh giá nhà cung cấp, cũng như quản trị quan hệ khách hàng nhằm tối ưu hóa chuỗi cung ứng và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

1.2.3 Đặc điểm về đội ngũ công, nhân viên

Là công ty hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ, được thành lập trên cơ sở sự cộng tác của những cựu Giảng viên, Sinh viên của trường ĐH Bách Khoa

Hà Nội Do đó cơ cấu đội ngũ công nhân viên của Công ty có một số đặc điểm đặc trưng sau:

Về cơ cấu đội ngũ, phần lớn cán bộ và nhân viên của công ty tốt nghiệp từ các trường kỹ thuật, đặc biệt là Đại học Bách Khoa Hà Nội Do đó, năng lực quản lý và quản trị kinh doanh còn hạn chế, dẫn tới khó khăn trong việc triển khai các quyết định quản lý và thực thi chiến lược.

Bảng 3 Cơ cấu lao động theo lĩnh vực tại công ty BKHANOTEC

Lĩnh vực Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

Nguồn: phòng Hành chính-Nhân sự

Cơ cấu theo giới tính của công ty phản ánh đặc thù kỹ thuật khi tỷ lệ Nam giới luôn chiếm ưu thế so với Nữ giới Do đó, công ty phải thiết lập các cơ chế quản trị nhằm kiểm soát các quy trình và công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, khéo léo để bảo đảm chất lượng và hiệu suất làm việc Việc nhận diện và cân bằng nguồn lực giữa hai giới không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn tăng tính chính xác và an toàn trong vận hành Đồng thời, xây dựng hệ thống đánh giá, đào tạo và phân bổ công việc phù hợp với đặc thù từng vị trí giúp duy trì tiêu chuẩn chất lượng và thúc đẩy sự cân bằng giới trong tổ chức.

Bảng 4 Cơ cấu lao động theo giới tính tại công ty BKHANOTEC

Theo hồ sơ nhân sự tại công ty BKHANOTEC, 100% cán bộ, công nhân viên chính thức có trình độ đại học trở lên, điều này trở thành nền tảng và cơ sở để công ty triển khai các dự án và tiếp nhận các ý tưởng đổi mới, cải tiến một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bảng 5 Cơ cấu lao động theo trình độ tại công ty BKHANOTEC

1.2.4 Đặc điểm về khách hàng

BKHANOTEC cung cấp các sản phẩm dành cho doanh nghiệp và tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, không phải sản phẩm dân dụng thông thường Thị trường mục tiêu gồm các cơ sở giáo dục từ Trung cấp và nghề chuyên nghiệp đến Cao đẳng, Đại học, cùng các doanh nghiệp sản xuất, với yêu cầu riêng biệt cho quy trình giảng dạy và vận hành Trong đó, đòi hỏi lớn nhất là sản phẩm phải tích hợp nhiều công dụng để đáp ứng đa dạng nhu cầu học tập và quản trị, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả và tính ứng dụng thực tiễn trong môi trường giáo dục và doanh nghiệp.

+ Yêu cầu cao về thông số kỹ thuật

+ Yêu cầu cao về chất lượng

+ Yêu cầu cao về tính phù hợp

+ Yêu cầu cập nhật công nghệ mới liên tục

+ Đòi hỏi công ty phải cung cấp nhiều dịch vụ sau bán hàng

Kết quả sản xuất kinh doanh từ năm 2007 đến năm 2010

1.3.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty

Bảng 6 tổng hợp các chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Công nghệ Bách Khoa Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2010, với đơn vị tính là đồng Việt Nam, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động và đóng góp của từng năm đối với doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

DT bán hàng và cung cấp DV 5.942.406.217 16.902.949.279 49.604.130.215 49.518.629.343

LN gộp về bán hàng và cung cấp DV 590.147.607 3.139.277.496 6.546.357.540 1.885.243.776

DT từ hoạt động tài chính 18.115.514 69.989.183 15.323.379 55.487.584

LN từ hoạt động SXKD -503.975.653 -297.608.023 150.372.487 186.251.954

Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính các năm 2008; 2009; 2010

− Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng mạnh vào năm 2008 và 2009 và chững lại vào năm 2010

Công ty cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội được thành lập vào tháng 4 năm 2006, và năm 2007 là năm thứ hai công ty đi vào hoạt động kinh doanh Do công ty mới đi vào thị trường nên chưa tìm được chỗ đứng, dẫn đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ đạt hơn 5,9 tỷ đồng.

Năm 2008 đánh dấu bước ngoặt đầu tiên giúp Công ty xác lập vị thế trên thị trường nhờ sự tăng trưởng về quy mô và hiệu quả hoạt động Cụ thể, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt hơn 16,9 tỷ đồng, tăng 184,45% so với năm 2007, cho thấy quy mô và sức cạnh tranh của doanh nghiệp được khẳng định.

+ Năm 2009 chúng ta lại được chứng kiến một năm phát triển mạnh mẽ của

BKHANOTEC, với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng sấp xỉ 193% so với năm 2008, đạt mức 49,6 tỷ đồng

Trong năm 2010, quá trình mở rộng quy mô của công ty đã chững lại, cho thấy đà tăng trưởng không còn được duy trì như trước Doanh thu của năm ấy chỉ đạt mức xấp xỉ với năm 2009, phản ánh sự suy giảm động lực tăng trưởng và cần theo dõi kỹ các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn tới.

Nguyên nhân có thể là công ty đã ổn định vị thế trên thị trường, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và cạnh tranh lâu dài Hay nói cách khác, doanh nghiệp đã đạt tới mức giới hạn trong hoạt động kinh doanh, cho thấy quy mô và phạm vi hiện tại đã tối ưu và bắt đầu gặp thách thức về tăng trưởng.

Hoạt động tài chính của Công ty đang gặp khó khăn, cho thấy công ty đang phải đối mặt với vấn đề tài chính nghiêm trọng, đặc biệt trong hai năm 2008 và 2009 khi chi phí tài chính tăng với tốc độ chóng mặt Cụ thể, từ năm 2008 chi phí tài chính đã tăng khoảng 491% so với năm trước đó.

Doanh thu năm 2007 lên tới xấp xỉ 1,5 tỷ đồng, và đến năm 2009 lại tăng 145% so với năm 2008 Tuy nhiên, doanh thu từ hoạt động tài chính lại rất nhỏ so với chi phí bỏ ra, cho thấy nguồn thu chủ yếu đến từ hoạt động kinh doanh chính chứ không phải từ lợi nhuận tài chính Nguyên nhân của tình trạng này được cho là do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới bắt đầu từ năm 2008 và ảnh hưởng mạnh lên biên lợi nhuận cũng như cơ cấu chi phí của doanh nghiệp.

Khủng hoảng kinh tế 2008 đã tạo biến động mạnh cho nền kinh tế và khiến hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam gặp khó khăn về thanh khoản, đẩy lãi suất qua đêm lên cao và tác động tiêu cực đến Công ty Những biện pháp và cơ chế thắt chặt tiền tệ được Chính phủ áp dụng trong thời kỳ khủng hoảng đã làm tăng chi phí tài chính của Công ty Đến năm 2010, nền kinh tế nước ta dần phục hồi và nhờ sự nỗ lực của Công ty, chi phí tài chính giảm mạnh, chỉ còn khoảng 348 triệu đồng, đồng thời lợi nhuận tài chính tăng hơn 3 lần so với năm 2009.

Quy mô doanh nghiệp mở rộng kéo theo sự tăng trưởng của lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, đặc biệt mạnh ở hai năm 2008 và 2009 khi lợi nhuận gộp lần lượt tăng 5,32 lần và 11,09 lần so với năm 2007 Tuy nhiên, khi kết hợp với hoạt động tài chính để xác định lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận gộp phải bù đắp cho thua lỗ của hoạt động tài chính, dẫn đến giảm lợi nhuận từ sản xuất và kinh doanh Thông qua chỉ tiêu lợi nhuận, công ty một lần nữa cho thấy hoạt động tài chính đang gặp khó khăn và ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả sản xuất kinh doanh.

1.3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của bộ phận Giáo dục

BKHANOTEC đã có sáu năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục Tính đến quý I năm 2012, số dự án mà công ty đã cung cấp sản phẩm cho lĩnh vực này lên tới 74 dự án, và trong số đó có một số dự án tiêu biểu được liệt kê tại bảng 7 dưới đây.

Bảng 7 Một số dự án điển hình về tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục

STT DỰ ÁN ĐỐI TÁC NĂM

Cung cấp thiết bị đồ dùng dạy học cho trường CĐ nghề Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh

Trường CĐ nghề Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh 2012

2 Xây dựng phòng thực hành Trường TC Kỹ thuật-Nông nghiệp

3 Cung cấp thiết bị phòng thực hành Trường CĐ nghề Cơ khí Nông

4 Xây dựng phòng thực hành Trường CĐ Điện lực 2010

5 Cung cấp thiết bị phòng thí nghiệm Đại học Đà Nẵng 2010

Hệ thống tủ điện điều khiển cho hệ thống xử lý nước thải KCN Đình

7 Xây dựng phòng thực hành Trường CĐ Sư phạm Kỹ thuật Vĩnh

8 Cung cấp thiết bị thực hành thí nghiệm

Trường CĐ nghề cơ điện-Luyện kim

9 Cung cấp máy tiện CNC phục vụ cho giảng dạy Trường CĐ Nghề Nha Trang 2008

10 Cung cấp thiết bị dạy nghề Điện- Điện công nghiệp Trường dạy nghề tỉnh Hà Giang 2007

11 Thiết bị dạy học Trường CĐ nghề Công Nông nghiệp và Vận tải tỉnh Hà Nam 2007

12 Đào tạo về Tự động hoá Công ty Xi Măng Bút Sơn 2007

13 Cung cấp thiết bị phòng học

CAD/CAM/CNC Trường Trung cấp nghề Bắc Ninh 2006

14 Cung cấp các bộ thiết bị thí nghiệm phục vụ giảng dạy

Trường đào tạo nghề Nông Công nghiệp và Vận tải tỉnh Hà Nam 2006

15 Xây dựng phòng thực hành Trường CĐ Kinh tế-Kỹ thuật Nam Định 2006

Nguồn: Hồ sơ năng lực BKHANOTEC

Gắn với các mốc son lịch sử của công ty, suốt sáu năm qua bộ phận Thiết bị giáo dục luôn là con chim đầu đàn, là đầu tầu kéo cả con tàu BKHANOTEC vượt qua mọi khó khăn từ thử thách này đến thử thách khác và vượt qua khủng hoảng kinh tế để đứng vững trên thị trường, đồng thời sở hữu các thương hiệu được thị trường đánh giá cao như BMU.

ZLP; PLC; bo mạch BK, mạch nạp BK… và là nguồn thu chính của Công ty, với mức doanh thu và lợi nhuận được thống kê ở bảng 8 dưới đây

Bảng 8 Kết quả sản xuất kinh doanh bộ phận Thiết bị đào tạo Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

DT bộ phận Thiết bị đào tạo 5.348.165.595 14.367.506.887 32.242.684.640 31.225.618.726

LN bộ phận Thiết bị đào tạo 1.069.633.119 2.873.501.377 7.738.244.314 7.806.404.682

Nguồn:Bộ phận Thiết bị đào tạo Nhận xét:

− Doanh thu của bộ phận Thiết bị đào tạo luôn chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của toàn công ty, cao nhất là năm 2007 chiếm 90%, thấp nhất là năm 2010 chiếm 63,06% Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

Biểu đồ 1 Doanh thu bộ phận thiết bị đào tạo so với doanh thu toàn công ty

− Trong khi Công ty đang làm ăn thua lỗ thì bộ phận Thiết bị đào tạo vẫn hoạt động hiệu quả, biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận của bộ phận luôn tăng trong bốn năm từ 2007 đến 2010 với mức tăng mạnh nhất vào năm 2009 (với mức tăng khoảng 169% so với năm 2008) Đơn vị tính: Đồng Việt Nam

Biểu đồ 2 Lợi nhuận bộ phận thiết bị đào tạo so với lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty (từ năm 2007 đến năm 2010)

Trong giai đoạn 2007–2009, bộ phận Thiết bị giáo dục ghi nhận kết quả sản xuất, kinh doanh rất tốt với doanh thu và lợi nhuận tăng mạnh; nhưng năm 2010 tốc độ tăng trưởng chững lại do giới hạn thị trường Do đó, công ty cần tập trung tìm giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả sản xuất và cung ứng, đảm bảo sản phẩm có chất lượng cao nhất với giá thành hợp lý, từ đó nâng cao cạnh tranh của sản phẩm và mở rộng thị trường.

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Tình hình quản trị chất lượng tại Công ty

2.1.1 Hệ thống quản trị chất lượng trong hoạt động tư vấn giáo dục

2.1.1.1 Cơ cấu hệ thống QTCL

Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức hệ thống QTCL hoạt động tư vấn giáo dục

Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về các vấn đề về chất lượng

Giám đốc đưa ra các quyết định về chất lượng, các mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng của công ty cũng như chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật Các trưởng phòng các phòng ban có trách nhiệm cung cấp thông tin dữ liệu chính xác và tham mưu cho ban giám đốc đưa ra các quyết định về chất lượng

Trưởng phòng Kỹ thuật kiêm Trưởng bộ phận Thiết bị Đào tạo chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác quản lý chất lượng trong quá trình thi công và thực hiện công việc Người chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm tra công nhân theo hướng dẫn của mình, thực hiện nghiệm thu công việc và đánh giá kỹ thuật, chất lượng để đảm bảo các tiêu chuẩn được tuân thủ Đồng thời phối hợp chặt chẽ với giám sát của chủ đầu tư và cơ quan thiết kế trong việc nghiệm thu từng phần, từng hạng mục và toàn bộ dự án, nhằm đảm bảo chất lượng công trình và tiến độ thi công.

Trưởng bộ phận Thiết bị Đào tạo

Chuyên viên tư vấn Giám đốc

Trưởng dự án giai đoạn

Trưởng dự án là người được phân công toàn quyền phụ trách một dự án và có trách nhiệm thực thi đúng chỉ đạo của Trưởng phòng Kỹ thuật cũng như Trưởng bộ phận Thiết bị đào tạo, đồng thời truyền đạt các chính sách chất lượng của Công ty xuống cấp dưới.

Chuyên viên tư vấn là nhóm người có trình độ cao về kỹ thuật và kinh tế, có nhiệm vụ tư vấn các giải pháp kỹ thuật và tối ưu hiệu quả kinh tế nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng Họ có trách nhiệm quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động trong quá trình tư vấn dưới sự chỉ đạo của cấp trên và có thẩm quyền điều hành mọi hoạt động trực tiếp, đồng thời quản lý chất lượng hoạt động tư vấn và báo cáo với công ty Tổ chức tiến hành nghiệm thu thường xuyên, liên tục nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, ngăn ngừa sai phạm dẫn đến các sự cố lớn.

Quản trị chất lượng nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực ở đây được hiểu là những cá nhân được tuyển dụng cho các vị trí Trưởng dự án và Chuyên viên tư vấn Để đảm bảo có thể cung cấp cho khách hàng các sản phẩm nói chung và dịch vụ tư vấn có chất lượng cao, công ty đặc biệt quan tâm tới chất lượng của đội ngũ nhân sự, nhất là ở những vị trí có tác động trực tiếp tới khách hàng Nguồn nhân lực phải đáp ứng các tiêu chí chất lượng và hiệu quả công việc nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và thành công của các dự án.

− Về trình độ: có trình độ Đại học (loại khá, giỏi) hoặc trên Đại học tốt nghiệp trường Đại học Bách khoa Hà Nội

− Kinh nghiệm: làm việc tối thiểu một năm tại Công ty và đã tham gia hỗ trợ cho ít nhất 3 dự án

Năng lực tác nghiệp thể hiện qua khả năng truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng và thuyết phục, cùng với phương thức giải quyết vấn đề mang tính logic và hiệu quả Chỉ tiêu này được đánh giá dựa trên khả năng đề xuất giải pháp, phân tích tình huống và lựa chọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu công việc Ngoài ra, năng lực tác nghiệp còn thể hiện ở sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc, xây dựng đội ngũ làm việc đồng bộ và tăng hiệu quả công tác Đánh giá chỉ tiêu này do Giám đốc và Trưởng phòng Kỹ thuật thực hiện.

Quản trị chất lượng quá trình tư vấn:

Quá trình tư vấn được hiểu bao gồm ba giai đoạn: trước tư vấn, tư vấn và sau tư vấn

Trong giai đoạn trước tư vấn, yếu tố chuẩn bị đóng vai trò then chốt để bảo đảm quá trình tư vấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Các bước trọng tâm gồm chuẩn bị nhân sự phù hợp, thu thập đầy đủ thông tin về công ty, thông tin về khách hàng và thông tin về thị trường nhằm xây dựng nền tảng cho dự án Việc xác định mục tiêu, phạm vi và tiêu chí đo lường kết quả từ đầu sẽ giúp đội ngũ tư vấn lên kế hoạch làm việc, phân bổ nguồn lực và thiết lập timeline rõ ràng Thu thập thông tin về công ty và khách hàng giúp hiểu rõ bối cảnh tổ chức, quy trình nội bộ và văn hóa để đề xuất giải pháp phù hợp Thông tin thị trường và cạnh tranh được xem xét để đảm bảo giải pháp tư vấn có giá trị thực tiễn và tính khả thi cao, đồng thời tối ưu hóa tiềm năng thành công của dự án.

Trong giai đoạn đầu, 21 trường cùng với thông tin về sản phẩm và các trang thiết bị cần thiết được xác định và chuẩn bị đầy đủ QTCL (Quản trị chất lượng) được thực hiện bởi Trưởng dự án và các Chuyên viên tư vấn QTCL tốt ở giai đoạn này đòi hỏi sự đầy đủ về nhân lực, vật lực và thông tin phục vụ cho quá trình tư vấn, đây sẽ là nền tảng cho một quá trình tư vấn hoàn hảo.

Giai đoạn tư vấn là thời điểm Công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng và là yếu tố quyết định chất lượng của dịch vụ Trong giai đoạn này, quản trị chất lượng được thực hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu nhằm đo lường mức độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tính nhất quán của quy trình và kết quả tư vấn, cũng như sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ được cung cấp.

− Nội dung tư vấn phải đầy đủ, chính xác, và phù hợp với các yêu cầu trong HSMT

− Phương pháp truyền đạt dễ hiểu và phù hợp với đối tượng tư vấn, phù hợp với khách hàng

Yếu tố chất lượng ở giai đoạn tư vấn được đảm nhiệm trực tiếp bởi các Chuyên viên tư vấn, đảm bảo chuẩn chất lượng từ lúc bắt đầu và tăng tính thuyết phục cho khách hàng Giai đoạn sau tư vấn là quá trình Công ty hỗ trợ khách hàng thực hiện các giải pháp đã được tư vấn, và ở giai đoạn này chất lượng vẫn do chính các Chuyên viên tư vấn đảm nhiệm để đảm bảo sự nhất quán giữa tư vấn và triển khai.

2.1.2 Hệ thống QTCL trong hoạt động sản xuất và cung cấp thiết bị giáo dục 2.1.2.1 Cơ cấu hệ thống QTCL

Sơ đồ 3 Cơ cấu tổ chức hệ thống QTCL hoạt động sản xuất và cung cấp thiết bị giáo dục

Trưởng bộ phận Thiết bị Đào tạo

Kho, bãi Công nhân lắp đặt, chuyển giao

Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về các vấn đề về chất lượng

Giám đốc chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định về chất lượng, thiết lập mục tiêu hoạt động sản xuất – kinh doanh và chính sách chất lượng, đồng thời chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật Các trưởng phòng và các phòng ban có trách nhiệm cung cấp dữ liệu chất lượng chính xác và kịp thời, tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra các quyết định về chất lượng một cách hiệu quả.

Trưởng phòng Kỹ thuật kiêm Trưởng bộ phận Thiết bị Đào tạo chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác quản lý chất lượng các công việc được thực hiện; thường xuyên theo dõi, kiểm tra công việc thi công của công nhân theo sự chỉ đạo của mình, thực hiện nghiệm thu công việc và đánh giá kỹ thuật, chất lượng Đồng thời phối hợp chặt chẽ với giám sát của chủ đầu tư và cơ quan thiết kế trong việc nghiệm thu từng phần, từng hạng mục và từng giai đoạn.

Trưởng dự án là người được phân công toàn quyền phụ trách một dự án cụ thể, có trách nhiệm thực thi các chỉ đạo từ Trưởng phòng Kỹ thuật và Trưởng bộ phận Thiết bị đào tạo, đồng thời truyền đạt đầy đủ các chính sách chất lượng của công ty xuống cấp dưới để đảm bảo mọi hoạt động dự án tuân thủ quy trình, đúng thời hạn và đạt chuẩn chất lượng đã đề ra.

Xưởng sản xuất: là nơi sản xuất ra các cản phẩm cho Công ty

Kho bãi: là nơi lưu giữ nguyên vật liệu, bán thành bán thành phẩm, thành phẩm, máy móc thiết bị của Công ty

Công nhân sản xuất và Công nhân lắp đặt, chuyển giao: là những cá nhân thực hiện hoạt động tạo sản phẩm và chuyển cho khách hàng

Giám sát chất lượng giai đoạn chuẩn bị sản xuất:

Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đưa vào thi công được thực hiện thông qua quy trình nghiêm ngặt tại kho và bộ phận vật tư, nơi thủ kho, cán bộ vật tư và Trưởng dự án tiến hành kiểm tra nhận theo yêu cầu chất lượng, hồ sơ thiết kế và hợp đồng, bảo đảm nguyên vật liệu đúng chủng loại, quy cách và chất lượng theo hồ sơ thiết kế Việc lựa chọn nguyên vật liệu dựa trên đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như số lượng đáp ứng, chất lượng ổn định phù hợp yêu cầu, khả năng đáp ứng đúng tiến độ, giá cả cạnh tranh và điều kiện thanh toán Công ty lập phiếu thống kê đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí này để ghi nhận, quản lý và cải tiến quy trình đảm bảo nguồn vật liệu phục vụ thi công đạt chuẩn.

Bảng 9 Phiếu đánh giá nhà cung ứng

- Kiểm tra máy móc thiết bị đưa vào sản xuất:

Trước khi vận hành, người vận hành kiểm tra máy móc và thiết bị để đảm bảo có đầy đủ thiết bị an toàn, thiết bị phòng ngừa và các thiết bị tín hiệu, tín hiệu âm thanh, ánh sáng hoạt động đúng chức năng Việc kiểm tra giúp xác nhận máy móc hoạt động tốt, không bị hư hỏng và không mất cân bằng ổn định trong quá trình sử dụng Các biện pháp chuẩn bị này là yếu tố then chốt để vận hành an toàn và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho người vận hành.

Tình hình chất lượng sản phẩm và dịch vụ trong mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục trong thời gian qua

cung cấp thiết bị giáo dục trong thời gian qua

Các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Tiêu chuẩn chất lượng tùy thuộc vào từng sản phẩm, nhưng nhìn chung chất lượng sản phẩm và dịch vụ của BKHANOTEC được kiểm soát thông qua một tập hợp các chỉ tiêu quan trọng Những chỉ tiêu này đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng, đáp ứng yêu cầu khách hàng và tuân thủ quy định, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và tăng sự tin cậy đối với thương hiệu BKHANOTEC.

Đảm bảo sản phẩm và dịch vụ có đầy đủ các thông số kỹ thuật, đặc tính sử dụng và tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng đúng các yêu cầu chất lượng được nêu trong hồ sơ mời thầu (HSMT) Việc tuân thủ các yêu cầu này giúp tăng tính minh bạch và cạnh tranh trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, đồng thời bảo đảm nhà thầu cung cấp giải pháp phù hợp với nhu cầu của dự án.

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được đảm bảo bằng việc các thông số kỹ thuật của sản phẩm, như độ cách điện, độ dẫn điện, độ nhiễu, độ bền cơ học, độ bền nhiệt và độ chính xác, phải khớp chính xác với các thông số được ghi trong Catalogue và báo giá của Công ty, nhằm đảm bảo tính nhất quán giữa tài liệu kỹ thuật và thực tế và đáp ứng yêu cầu về an toàn, hiệu suất và độ tin cậy của khách hàng.

− Tuổi thọ của sản phẩm;

− Nhân viên thực hiện phảicó trình độ tối thiểu từ Đại học trở lên

− Tỷ lệ trúng thầu là 80% trở lên;

− Mức độ hài lòng của khách hàng: Công ty luôn phấn đấu để đạt được mục tiêu 100% khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty; Qua sáu năm hoạt dộng trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục, tính tới thời điểm quý I năm 2012 các dự án mà BKHANOTEC cung cấp các sản phẩm thuộc lĩnh vực này đã lên tới con số 74 Về cơ bản 100% các dự án đều đáp ứng các tiêu chí chất lượng do Công ty đề ra cũng như theo HSMT Tuy nhiên có khoảng 5% số dự án là chưa hoàn thành chỉ tiêu về tiến độ thực hiện Đã gây tổn thất đáng kể về kinh tế và uy tín của Công ty.

Đánh giá chung về hệ thống QTCL trong mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục

Từ hệ thống QTCL của công ty BKHANOTEC về trực quan ta sẽ có một vài nhận xét sau

− Giám đốc công ty luôn có ý thức quan tâm về vấn đề chất lượng và luôn coi chất lượng mà cụ thể là chất lượng công trình là yếu tố sống còn của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh về chất lượng chính là yếu tố mang tính quyết định chiến lược phát triển của công ty Phương châm hoạt động của công ty là uy tín, chất lượng, hiệu quả, thể hiện quyết tâm làm tốt vấn đề chất lượng

Công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng toàn diện với các hoạt động cơ bản như kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, kiểm soát nghiêm ngặt các nhà cung cấp, kiểm tra nguyên vật liệu trước khi vào sản xuất, kiểm tra máy móc thiết bị trước khi đưa vào vận hành, kiểm tra và hiệu chuẩn công cụ, thiết bị đo lường và kiểm tra chất lượng bàn giao sản phẩm Đồng thời công ty đã xây dựng được một bộ tiêu chí đánh giá chất lượng gồm đánh giá chất lượng nguyên vật liệu, đánh giá nhà cung ứng và đánh giá chất lượng sản phẩm để đảm bảo mọi khâu từ nhập nguyên vật liệu đến đầu ra sản phẩm đều đạt yêu cầu.

Bộ máy quản trị gọn nhẹ được thiết kế theo mô hình trực tuyến chức năng, hoạt động phối hợp thông suốt và phân công công việc rõ ràng Việc phân công trách nhiệm minh bạch tạo điều kiện cho sự phấn đấu trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ Đồng thời, hệ thống khen thưởng và xử phạt được thực thi minh bạch, nhằm khuyến khích sự đóng góp và duy trì kỷ cương, hiệu quả vận hành.

Các hoạt động về chất lượng hầu như chưa được văn bản hoá đầy đủ; các quyết định chất lượng mang tính kĩ thuật, liên quan đến nguyên vật liệu và sản phẩm, thiếu tính định hướng chiến lược Do đó chính sách chất lượng do ban lãnh đạo đề ra chưa được triển khai một cách triệt để, khoa học và thống nhất, làm giảm tính nhất quán giữa mục tiêu chất lượng và thực thi thực tế.

Trong quản lý chất lượng mới, các hoạt động kiểm tra chất lượng vẫn chỉ dừng lại ở các khâu như kiểm tra nguyên vật liệu và kiểm tra máy móc thiết bị; dù đã được văn bản hoá, nhiều kiểm tra vẫn mang tính hình thức và bị bỏ qua Chất lượng nguyên vật liệu dừng ở công đoạn kiểm tra trước khi sử dụng, và mặc dù có biện pháp kiểm soát nhà cung cấp, công tác kiểm soát này chưa thực sự hiệu quả và chưa được quan tâm đúng mức.

− Hệ thống tài liệu cho QTCL chưa được thiết lập gây nhiều khó khăn cho quá trình quản trị chất lượng

Nhận thức về chất lượng của cán bộ công nhân viên tuy có nhưng rất mơ hồ và chưa hiểu đúng về chất lượng; họ chỉ nghe và biết đến ISO là hệ thống chất lượng, hầu như chưa nắm vững các yêu cầu và tiêu chuẩn liên quan Việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đáng kể đến lối làm việc và phương thức làm việc theo quy trình, đồng thời quá trình thay đổi tư duy về chất lượng để trở thành thói quen làm việc của toàn bộ công ty là một hành trình dài đầy khó khăn.

❖ Nguyên nhân của hạn chế:

− Công ty chưa có hệ thống quản lí chất lượng, chưa có bộ phận chuyên trách về chất lượng

− Nhận thức về vấn đề chất lượng của cán bộ công nhân viên còn rất mơ hồ về quản trị chất lượng, về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Để đánh giá chính xác hơn tình hình hệ thống QTCL tại công ty BKHANOTEC, cần chiếu theo các nguyên tắc QTCL được chuẩn hóa bởi tiêu chuẩn ISO 9000, nhằm đảm bảo tính nhất quán, cải tiến liên tục và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.

Định hướng khách hàng là nền tảng chiến lược của công ty: xác định nhu cầu của khách hàng; xây dựng chính sách sản phẩm/dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu; quản trị quan hệ khách hàng; thu thập và nghiên cứu các thông tin phản hồi từ khách hàng; và xây dựng nền văn hóa tận tâm với khách hàng Công ty đã tuân thủ nguyên tắc này, nhưng thực hiện mang tính hình thức và chưa chứa nội dung thiết thực, đặc biệt là hai hoạt động quản trị quan hệ khách hàng và xây dựng nền văn hóa tận tâm với khách hàng chưa được đề cập nhiều.

Vai trò lãnh đạo của giám đốc là thiết lập tầm nhìn rõ ràng về tương lai của công ty, định hướng chiến lược và mục tiêu chất lượng; là người tiên phong và tấm gương cho toàn tổ chức, đồng thời cổ vũ và động viên các thành viên, đảm bảo nguồn lực cần thiết được phân bổ để triển khai các kế hoạch Người lãnh đạo chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện định hướng, xây dựng môi trường làm việc tích cực và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhất quán với mục tiêu đã đề ra, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự cạnh tranh của doanh nghiệp.

Toàn bộ thành viên tham gia hiểu rõ tầm quan trọng của vai trò mình trong công ty, tích cực tìm kiếm cơ hội nâng cao năng lực, tham gia đầy đủ các buổi tập huấn, rèn luyện kỹ năng và đào tạo nhận thức, và được trao quyền để thực hiện công việc một cách tự tin.

− Cải tiến liên tục: nhìn chung toàn bộ Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của nguyên tắc cải tiến liên tục tuy nhiên Công ty vẫn chưa có cơ chế cho nguyên tắc này ví dụ như chưa có cơ chế để khuyến khích nhân viên cải tiến, chưa thừa nhận các cải tiến do đó nguyên tắc này gần như chưa được áp dụng tại Công ty

Quản lý theo cách tiếp cận dựa trên quá trình cho phép công ty nhận diện và quản trị các quá trình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời đánh giá mức độ tương tác giữa chúng Công ty đã xác định rõ các quá trình và phân tích cách chúng phối hợp với nhau để hình thành khung quản trị dựa trên quá trình Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xác định các chỉ tiêu đo lường cho từng quá trình, dẫn đến khó khăn trong việc giám sát, đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động.

Quản lý theo cách tiếp cận dựa trên hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp có nghĩa là nhận diện doanh nghiệp như một hệ thống lớn được cấu thành từ nhiều hệ thống nhỏ liên kết trực tiếp hoặc gián tiếp với nhau Tuy nhiên, Ban giám đốc vẫn chưa nhận diện đầy đủ các hệ thống trong công ty và chưa nắm rõ các yếu tố đầu vào, đầu ra, môi trường và động lực phát triển của từng hệ thống Để tăng cường hiệu quả quản trị, cần xác định rõ cấu trúc hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử và thiết lập các tiêu chí đo lường cho mỗi hệ thống để tối ưu hóa luồng công việc và nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi của môi trường kinh doanh.

Quyết định dựa trên sự kiện được hình thành từ việc phân tích dữ liệu và thông tin liên quan Phương pháp tiếp cận dựa trên những dữ kiện thực tế, coi trọng thông tin quản lý và thông tin khoa học giúp các quyết định trong quản lý chất lượng trở nên hợp lý và tối ưu Đây là nền tảng và yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp.

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp là yếu tố cốt lõi trong chiến lược chuỗi cung ứng của công ty Hiện nay công ty đã tiến hành đánh giá toàn diện và xác định các nhà cung cấp chính phù hợp với nhu cầu của mình, từ đó thiết lập quan hệ đối tác cân bằng giữa lợi ích ngắn hạn và mong đợi dài hạn Quy trình này đảm bảo nguồn cung ổn định, tối ưu chi phí và gia tăng giá trị cho cả hai bên, đồng thời tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài, linh hoạt trước những biến đổi của thị trường.

GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG MẢNG TƯ VẤN VÀ CUNG CẤP THIẾT BỊ GIÁO DỤC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA HÀ NỘI

Phương hướng, mục tiêu của Công ty

Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khách hàng, Công ty liên tục đổi mới công nghệ, nâng cấp trang thiết bị và hệ thống quản trị để tăng khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu chuyên môn; đồng thời đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ nhân viên và tiếp nhận những tiến bộ khoa học kỹ thuật phục vụ công tác chuyên môn Đặc biệt, công ty thực hiện nhiều dự án nhằm thu hút các nhà đầu tư vào các lĩnh vực mới như môi trường và giải pháp tự động hóa Việc tăng cường liên danh, liên kết với các doanh nghiệp có năng lực, uy tín trong nước và nước ngoài được xem là giải pháp chủ đạo, thường xuyên để chủ động tiếp thị và tham gia đấu thầu, củng cố hồ sơ dự thầu và mở rộng cơ hội tìm kiếm việc làm thông qua liên danh, liên kết và hỗ trợ cho các đơn vị thành viên về thủ tục pháp lý Thông qua các dự án liên danh liên kết, công ty nâng cao sức cạnh tranh dựa trên ngành nghề chủ đạo, chất lượng, tiến độ và dịch vụ đạt tiêu chuẩn quản lý mới.

Với phương châm “chất lượng, uy tín, hiệu quả”, công ty mong muốn hợp tác để phát triển lâu dài và phấn đấu trở thành nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực giáo dục tại Hà Nội nói riêng và trên cả nước nói chung Định hướng này được thể hiện qua kế hoạch áp dụng thử nghiệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, phiên bản mới nhất là ISO 9001:2008, trong giai đoạn 2012-2013 cho bộ phận kinh doanh Thiết bị giáo dục, nhằm nâng cao hoạt động tư vấn, sản xuất và cung cấp thiết bị giáo dục.

Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế công bố năm

Vào năm 1987, bộ tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng ra đời, đóng vai trò như khung quản lý chất lượng toàn diện và không phải là tiêu chuẩn hay quy định kỹ thuật cho sản phẩm Sự ra đời của nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong hoạt động tiêu chuẩn và chất lượng trên thế giới nhờ nội dung thiết thực và sự hưởng ứng rộng rãi của nhiều nước, đặc biệt là các doanh nghiệp.

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn hiệu quả giúp nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại cơ sở mình, đồng thời là căn cứ để bên mua kiểm tra năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm trước khi ký hợp đồng Bộ tiêu chuẩn này đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ISO 9000 hướng dẫn các tổ chức xây dựng một mô hình quản lý phù hợp và văn bản hóa các yếu tố của hệ thống chất lượng theo mô hình đã chọn.

Triết lý quản lý chất lượng cho rằng nếu hệ thống sản xuất và quản lý được thiết kế và vận hành tốt thì sản phẩm và dịch vụ do hệ thống đó sản xuất ra sẽ có chất lượng cao Để thực hiện nguyên tắc này, các doanh nghiệp và tổ chức nên viết ra những gì cần làm; làm đúng những gì đã viết; chứng minh là đã làm bằng các kết quả cụ thể; và liên tục rà soát, điều chỉnh để tối ưu hóa hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống sản xuất, đồng thời không ngừng cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Tính đến nay, ISO 9000 đã trải qua 4 lần công bố, bổ sung và thay thế là vào các năm 1987, 1994, 2000 và gần đây nhất là ngày 14/11/2008

Bảng 10 các phiên bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Phiên bản năm 2008 Tên tiêu chuẩn

ISO 9000:1994 ISO 9000:2000 ISO 9000: 2005 HTQLCL – Cơ sở & từ vựng ISO 9001: 1004 ISO 9001:2000

ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9004: 1994 ISO 9004:2000 Chưa có thay đổi HTQLCL - Hướng dẫn cải tiến ISO 10011:1990/1 ISO 19011:2002 Chưa có thay đổi Hướng dẫn đánh giá HTQLCL/

3.2.2 Sự cần thiết áp dụng hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục

Việc ra đời và áp dụng rộng rãi các tiêu chuẩn ISO 9000 là một trong những thành tựu của nhân loại vào cuối thế kỉ XX, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức áp dụng ISO 9000 không chỉ bảo đảm lợi ích của riêng họ mà còn phục vụ lợi ích của khách hàng và xã hội Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là nền tảng chi phối chất lượng sản phẩm và điều tiết tiến trình sản xuất, với đặc điểm chuẩn mực có tác dụng chung cho mọi ngành công nghiệp, thương mại và dịch vụ Việc thực hiện các tiêu chuẩn này luôn có bên thứ ba kiểm tra cả nhà cung cấp lẫn khách hàng, giúp hình thành một chuẩn mực chung để đảm bảo chất lượng và nhận dạng nhà cung cấp Khi áp dụng ISO 9000, sản phẩm có chất lượng cao và ổn định hơn, tăng sản lượng nhờ kiểm soát thời gian sản xuất, và lợi nhuận cao hơn nhờ tối ưu hóa các quy trình và giảm giá thành nhờ hạn chế hỏng hóc từ đầu Việc kiểm soát được nguyên vật liệu đầu vào và quản lý nhà cung ứng giúp cải thiện chất lượng, tăng uy tín trên thị trường và giải quyết vấn đề chất lượng một cách hiệu quả Mọi cán bộ công nhân viên cũng có ý thức làm việc tốt hơn và làm việc khoa học, nhờ quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm ở mỗi vị trí.

Sự cần thiết áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công ty BKHANOTEC được xác định thông qua việc đáp ứng các nhu cầu sau:

- Nhu cầu cải tiến hoạt động quản lí:

Môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn, tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt đòi hỏi cần phải có bộ máy quản lý làm việc khoa học, gọn nhẹ

- Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Thực hiện hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành do tiết kiệm chi phí Hệ thống QLCL theo ISO 9001 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ, qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và chi phí xử lí sản phẩm hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc

- Tăng khả năng thoả mãn đáp ứng yêu cầu khách hàng

Trong nền kinh tế thị trường, khách hàng có nhu cầu ngày càng đa dạng và có nhiều sự lựa chọn từ các nhà cung cấp, do đó đáp ứng yêu cầu của khách hàng trở nên vô cùng quan trọng Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực và quy trình vào khách hàng, từ nhận biết nhu cầu đến cải tiến sản phẩm và dịch vụ, nhờ đó nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng Đây là nền tảng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 giúp tăng uy tín của công ty về chất lượng bằng cách cung cấp bằng chứng khách quan về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời cho khách hàng thấy các hoạt động của doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ Hệ thống này cung cấp dữ liệu để xác định kết quả các quá trình và các thông số của sản phẩm, dịch vụ nhằm mục tiêu cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả hoạt động và mức độ hài lòng của khách hàng Nhờ đó, công ty nâng cao uy tín về chất lượng sản phẩm trên thị trường và xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác.

Đề xuất các bước áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào mảng tư vấn và

vấn và cung cấp thiết bị giáo dục tại CTCP Công nghệ Bách khoa

Ban Giám đốc họp bàn và quyết định kế hoạch triển khai ISO 9001:2008 vào công ty như sau:

Quá trình triển khai được chia làm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn áp dụng thứ nhất;

- Giai đoạn áp dụng thứ hai

Với nội dung cụ thể cho từng giai đoạn như sau:

Dự kiến giai đoạn này kéo dài 6 tuần (từ 01/3/2012 đến 15/4/2012) Giai đoạn này gồm có các bước:

Lập ban chỉ đạo dự án áp dụng ISO 9001:2008 (từ ngày 01/3/2012 đến 8/3/2012)

Giám đốc trực tiếp ra quyết định thành lập dự án xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng và hiệu suất hoạt động của tổ chức Ban chỉ đạo có nhiệm vụ xem xét hệ thống chất lượng hiện có, lập kế hoạch chi tiết cho dự án, và trực tiếp hoặc phân công viết các thủ tục, chỉ dẫn công việc, sổ tay chất lượng, đồng thời tiến hành đào tạo nhân sự để đảm bảo sự thống nhất và liên tục cải tiến chất lượng.

33 nhân viên về ISO, theo dõi việc thực hiện, báo cáo ban lãnh đạo, tổ chức đánh giá nội bộ, làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống quản lí chất lượng Cụ thể thành phần ban dự án như sau:

Trưởng ban chỉ đạo dự án do ông Nguyễn Anh Tuấn (Giám đốc công ty) dẫn đầu, có trách nhiệm cam kết và cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết cho triển khai dự án, bao gồm nhân lực, thời gian và kinh phí, xem xét và phê duyệt nguồn lực theo thẩm quyền hoặc trình duyệt kịp thời các nguồn lực này; chức danh này có thể do Giám đốc hoặc Trưởng phòng đảm nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng gồm ông Tạ Thành Luân và ông Tô Trung Kiên: đại diện lãnh đạo thay mặt Giám đốc để xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng, là người am hiểu ISO 9001:2008 và nắm rõ hoạt động của đơn vị, có uy tín và quyền lực để huy động, cổ vũ mọi người tham gia xây dựng và duy trì hệ thống chất lượng, là người nắm rõ và sâu sát từng quy trình, hướng dẫn công việc để bảo đảm tính liên kết giữa các quá trình.

− Đảm bảo các quy trình cần thiết được thiết lập, thực hiện và duy trì

− Báo cáo thủ trưởng đơn vị về kết quả hoạt động của hệ thống quản lí chất lượng và các đề xuất để cải tiến hệ thống

− Đảm bảo thúc đẩy mọi thành viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của việc thoả mãn yêu cầu khách hàng

Liên hệ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng; chương trình đào tạo nhận thức về ISO được triển khai từ ngày 9/3/2012 đến 30/6/2012 và được chia làm 3 mức độ nhằm nâng cao nhận thức và năng lực áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quản lý chất lượng của tổ chức.

Mức 1 của chương trình đào tạo nhằm phát triển nhận thức về quản lý chất lượng trong công ty và cung cấp hiểu biết cơ bản về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương trình dành cho toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) thuộc bộ phận Thiết bị đào tạo, giúp họ nắm vững khía cạnh quan trọng của chất lượng và áp dụng tiêu chuẩn vào công việc hàng ngày.

Mức 2: Đào tạo và huấn luyện chuyên sâu về các yêu cầu của TC ISO 9001:2008 và kỹ thuật soạn thảo hệ thống tài liệu, giúp học viên nắm bắt và áp dụng hiệu quả các yêu cầu chuẩn mực vào thực tiễn quản lý chất lượng Chương trình tập trung vào cách xây dựng, quản lý và kiểm soát hệ thống tài liệu cũng như duy trì tính phù hợp và hiệu lực của hệ thống Đối tượng tham gia là ban lãnh đạo, Trưởng các phòng ban và Trưởng bộ phận, nhằm trang bị cho người đứng đầu và quản lý cấp trung các kỹ năng cần thiết để triển khai và giám sát hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.

Mức 3: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ cho các thành viên ban chỉ đạo dự án Ban chỉ đạo dự án được Công ty cử đi tham dự khóa học ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 do Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ tư vấn quốc tế tổ chức.

3.3.2 Giai đoạn áp dụng thứ nhất

Giai đoạn này dự kiến sẽ kéo dài từ 01/7/2012 đến cuối năm 2012 Giai đoạn này bao gồm các bước:

Việc ban hành và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là bước căn bản để chuẩn hóa hoạt động của công ty Đánh giá hiện trạng là quá trình xác định mức độ phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, từ đó làm rõ mức độ sẵn sàng triển khai và các khu vực cần cải tiến để đạt được sự tuân thủ Nó bao gồm đánh giá tính đầy đủ và tính phù hợp của các quy trình, tài liệu và thực tiễn quản lý chất lượng, đồng thời xác định các khoảng trống và đề xuất biện pháp cải tiến cần thiết.

- Thực trạng các hoạt động SXKD của Công ty;

- Các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ của Công ty trong quản lý chất lượng;

- Tình trạng của hệ thống chất lượng hiện tại;

- Các kết quả hoạt động quản lý chất lượng;

- Việc kiểm soát các quá trình trong Công ty

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban

- Định hướng hoạt động và các biện pháp cụ thể để đạt mục tiêu

- Cách thức triển khai công việc quản lí, mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

- Phương thức ra mệnh lệnh

- Cách thức kiểm soát tài liệu hồ sơ

- Cách thức kiểm soát công văn đi đến

- Quản lí nhân lực, phát triển nguồn nhân lực

- Kiểm soát quá trình thực hiện công việc, kiểm soát công việc

- Các quy trình giải quyết công việc

− Bước đầu tiên là xác định các tài liệu dự kiến xây dựng của Công ty như sau: + Sổ tay chất lượng

+ Sổ tay thủ tục quy trình

+ Biểu mẫu và hồ sơ

− Bước thứ hai là xác định trách nhiệm của các phòng ban, cá nhân có liên quan đến việc viết tài liệu

Về nội dung: sổ tay chât lượng sẽ có kết cấu bao gồm 8 chương, trong đó các chương sẽ phải trình bày các nội dung cụ thể sau:

Chương I trình bày lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Công nghệ Bách khoa Hà Nội, đồng thời tổng hợp các thông tin cơ bản như tên giao dịch, địa chỉ, số điện thoại, website, email và fax; chương cũng phác thảo các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty; nêu rõ ngành nghề kinh doanh và các sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp; và phân tích sơ đồ tổ chức nhằm làm rõ cơ cấu quản lý và vai trò của từng bộ phận trong tổ chức.

Chương II quy định rõ phạm vi áp dụng của sổ tay chất lượng Chương này xác định các hoạt động thuộc mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giáo dục được đưa vào phạm vi quản lý và thực thi các tiêu chuẩn chất lượng liên quan.

− Chương III: các loại trừ

− Chương IV: chương này nêu lên các yêu cầu của hệ thống QTCL gồm có yêu cầu yêu cầu chung và các yêu cầu về hệ thống văn bản

− Chương V: quy định trách nhiệm của ban lãnh đạo

− Chương VI: quy định về quản lý nguồn nhân lực

− Chuong VII: thực hiện sản phẩm

Chương VIII tập trung vào đo lường, phân tích và cải tiến, với các nội dung nổi bật gồm giám sát và đo lường hiệu suất quy trình, kiểm soát sản phẩm không phù hợp và xử lý kịp thời các sai lệch, cũng như phân tích dữ liệu thu thập được để xác định nguyên nhân gốc rễ và đề xuất các biện pháp cải tiến Việc triển khai đo lường liên tục và giám sát chất lượng giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tăng tính nhất quán của sản phẩm, đồng thời thúc đẩy cải tiến liên tục thông qua vòng lặp nhận thức dữ liệu, hành động và đánh giá.

Về trách nhiệm viết sổ tay chất lượng do ban chỉ đạo dự án áp dụng ISO 9001:2008 đảm nhiệm

❖ Sổ tay thủ tục quy trình

Dự kiến các quy trình thực hiện trong công ty gồm 15 quy trình chính và 3 quy trình hỗ trợ:

1 Quy trình kiểm soát tài liệu

2 Quy trình kiểm soát hồ sơ

3 Quy trình xem xét của lãnh đạo

5 Quy trình mua hàng, dịch vụ

6 Quy trình dự thầu và kí hợp đồng

7 Quy trình kiểm tra chất lượng

8 Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

9 Quy trình an toàn lao động

10 Quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến

11 Quy trình kiểm soát máy móc thiết bị

12 Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

13 Quy trình đánh giá sự thoả mãn của khách hàng

14 Quy trình bảo hành sản phẩm

15 Quy trình thông tin nôi bộ

16 Quy trình tuyển dụng và quản lí cán bộ nhân viên

17 Quy trình lưu kho và bảo quản vật liệu

18 Quy trình kiểm soát thiết bị đo lường thử nghiệm

Về nội dung của mỗi thủ tục quy trình phải tuân theo mẫu sau:

Số tài liệu:………… Lần soát xét:……… Trang:………

1 Mục đích: nêu được lí do cần có quy trình

2 Phạm vi áp dụng: nêu các hoạt động và các lĩnh vực có liên quan

3 Tài liệu viện dẫn: nêu các tài liệu cần sử dụng

4 Định nghĩa: giải thích các từ chuyên môn, viết tắt hoặc khó hiểu

5 Nội dung chính của quy trình được mô tả bằng lời việc thực hiện từng bước công việc: trình tự các bước như thế nào, ai làm, làm như thế nào, làm bằng phương tiện gì, làm khi nào, trong thời gian bao lâu, làm ở đâu, ai kiểm tra hoặc xét duyệt kết quả,…kết hợp với việc trình bày bằng sơ đồ lưu trình

6 Hồ sơ: liệt kê tất cả hồ sơ cần lưu trong quy trình

7 Phụ lục: đề cập tới các biểu mẫu được

Người viết Người duyệt Giám đốc

Ban chỉ đạo dự án sẽ áp dụng các chỉ đạo và hướng dẫn của ISO để các cá nhân và bộ phận liên quan viết sổ tay thủ tục quy trình Sau đó, sổ tay được tổng hợp lại và trình Giám đốc ký duyệt.

Hướng dẫn công việc là văn bản chỉ dẫn cụ thể cho từng công việc và hoạt động, giúp người thực hiện hiểu rõ yêu cầu, trình tự và tiêu chuẩn cần đạt được Việc xây dựng các hướng dẫn công việc tạo ra sự cụ thể và nhất quán trong quá trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động Bên cạnh các công việc đã được ghi nhận trong sổ tay thủ tục quy trình, công ty dự kiến bổ sung thêm các hướng dẫn cho các công việc sau để đảm bảo tính đầy đủ và đồng bộ Các tài liệu hướng dẫn sẽ được cập nhật định kỳ, dễ tra cứu và áp dụng cho từng vị trí, hỗ trợ nhân sự mới làm quen nhanh chóng và duy trì chất lượng công việc Triển khai hệ thống hướng dẫn công việc như vậy giúp tối ưu quy trình, tăng năng suất và nâng cao tính nhất quán trên toàn tổ chức.

HD 01 : Hướng dẫn làm hố sơ dự thầu

HD02 : Hướng dẫn lập dự toán

HD 03 : Hướng dẫn lập báo giá, catalogue

HD 04 : Hướng dẫn kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, vật tư

HD 05 : Hướng dẫn bảo dưỡng máy móc mức độ 1 và 2

HD 06 : Hướng dẫn gia công bo mạch, mạch nạp

HD 07 : Hướng dẫn lập trình PLC

HD 08 : Hướng dẫn test bo mạch, mạch nạp

HD 09 : Hướng dẫn kiểm tra chất lượng sản phẩm

HD 10 : Hướng dẫn lập hồ sơ hoàn công

❖ Biểu mẫu và hồ sơ

Hồ sơ chất lượng là bản ghi lại các công việc đã thực hiện, đóng vai trò là bằng chứng chứng minh tổ chức đã thực hiện đúng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn Hồ sơ chất lượng được lập, lưu giữ và kiểm soát thông qua việc thiết lập danh mục kiểm soát hồ sơ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy xuất và tuân thủ các quy định liên quan Danh mục kiểm soát hồ sơ được xây dựng và duy trì một cách có hệ thống để quản lý các hồ sơ theo thời hạn và có thể tra cứu khi cần.

TT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Hình thức lưu

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng

3.4.1 Có sự cam kết, quyết tâm hơn nữa của ban lãnh đạo

Việc áp dụng ISO thành công đòi hỏi sự quyết tâm rất lớn từ ban lãnh đạo và nhận thức đúng các nguyên tắc cơ bản của ISO là làm đúng từ đầu, phục vụ, đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng để đưa ra các quyết định chất lượng hợp lý Ban lãnh đạo Công ty BKHANOTEC đã thể hiện cam kết và quyết tâm thực hiện dự án, tuy nhiên kế hoạch hiện tại cho thấy thời gian triển khai kéo dài từ ngày 01/03/2012 đến 31/07/2013 có thể làm mất cơ hội và gây lãng phí thời gian, tiền bạc của công ty.

Để đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả triển khai, ban lãnh đạo cần đưa ra các giải pháp quyết liệt nhằm rút ngắn thời gian áp dụng Trong đó, thuê tư vấn ngay trong giai đoạn áp dụng đầu tiên và xây dựng các phương án tối ưu để rút ngắn các công đoạn triển khai sẽ là những bước đi trọng tâm, giúp tăng tính khả thi của chương trình và mang lại kết quả nhanh hơn.

3.4.2 Nâng cao trình độ, nhận thức của cán bộ quản lí về các tiêu chuẩn của hệ thống

Nhận thức và trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ là điều kiện then chốt để triển khai hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001; nhiều người vẫn cho rằng tiêu chuẩn này chỉ là kỹ thuật thuần túy và xem triển khai mang tính hình thức, khiến lợi ích của việc áp dụng bị bỏ qua Vì vậy, cần nâng cao nhận thức của cả lãnh đạo và công nhân viên, trong đó vai trò của người quản lý là đặc biệt quan trọng để định hướng và ban hành chính sách chất lượng của công ty Để đạt được điều này, có thể tổ chức các khóa học ngắn hạn do chuyên gia giảng dạy hoặc tại các trung tâm tư vấn về chất lượng, gửi cán bộ tham dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và khuyến khích học tập định kỳ; với công nhân viên, tổ chức các khóa học ngắn hạn thường xuyên nhằm nâng cao tay nghề và thực hiện đánh giá, kiểm tra chất lượng tay nghề định kỳ Khi nhận thức và ý thức quyết tâm thực hiện của toàn thể tổ chức được nâng lên, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ phát huy hiệu quả và mang lại lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp.

3.4.3 Xây dựng mạng lưới nội bộ (LAN)

Xây dựng, ứng dụng các phần mềm nhắc việc, phần mềm quản lí nhân sự, quản lí tài sản, đánh giá thực hiện công việc Đưa toàn bộ tài liệu ISO và các tài liệu phục vụ quản lí của công ty lên mạng nội bộ, đơn giản hoá thủ tục sửa đổi các tài liệu đã phê duyệt, giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tìm hiểu và cải tiến các bước thực hiện công việc khi có yêu cầu Áp dụng các công cụ của sản xuất tiết kiệm ( Lean manufacturing) để làm đơn giản hoá các thủ tục và phối hợp một cách mạch lạc Các biểu mẫu được số hoá dần để các số liệu liên quan tới quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng được đưa lên mạng nội bộ giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy vừa mất nhiều công sức vừa khó phân tích

Cần có các biện pháp khen thưởng, chính sách khen thưởng rõ ràng, khuyến khích đối với cán bộ công nhân viên tích cực tham gia và nhiều sáng kiến được áp dụng

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Bách Khoa Hà Nội, tôi có cơ hội tiếp xúc thực tế với hoạt động của doanh nghiệp và nhận thấy sự cần thiết của việc xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tôi mạnh dạn đề xuất một kế hoạch triển khai cụ thể nhằm áp dụng ISO 9001:2008, tập trung vào phân tích yêu cầu, thiết lập mục tiêu chất lượng và thiết kế hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng nhu cầu khách hàng Kế hoạch được trình bày nhằm đảm bảo tuân thủ quy trình, tài liệu hóa đầy đủ, đồng thời triển khai đánh giá nội bộ, cải tiến liên tục và đào tạo nhân sự.

Trong năm 2008 tại công ty cổ phần, dù còn nhiều khó khăn và thách thức, tôi tin rằng với quyết tâm cao của lực lượng lãnh đạo, đặc biệt là Giám đốc công ty, cùng tinh thần học hỏi và nỗ lực không ngừng của toàn thể công nhân viên sẽ đưa dự án đến thành công; công ty sẽ không ngừng cải tiến để tăng tính hiệu quả, hoàn thiện hệ thống và tương lai gần sẽ trở thành một nhà thầu chuyên nghiệp trên toàn quốc và tại Hà Nội, đúng như quyết tâm và phương hướng hoạt động của công ty.

Hà Nội, ngày 18 tháng 5 năm 2012

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	740,56 KB