Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp, việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nền nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Đánh giá về thực trạng chung về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh X , Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh X về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ nêu rõ: “Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan vẫn còn nhiều bất cập như: Lãnh đạo một số Sở, ban ngành huyện, thị nhận thức chưa đầy đủ về vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ ; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ các cấp chưa ổn định, thống nhất; cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hạn chế; tình trạng tài liệu tồn đọng ở các sở, ban ngành còn nhiều; Công tác khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế... Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới”.
Trang 1TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ
VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
Phần 1: NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 3
1 Hoàn cảnh xuất hiện tình huống 3
2 Mô tả tình huống 5
Phần 2: PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 6
1 Mục tiêu phân tích tình huống 6
2 Cơ sở pháp lý 8
3 Cơ sở lý luận 8
3.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 8 3.2 Những vấn đề cần chú trọng trong công tác văn thư - lưu trữ 11
4 Nguyên nhân dẫn đến tình huống 12
5 Hậu quả của tình huống 12
Phần 3: XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 13
1 Mục tiêu xử lý tình huống 13
2 Phương án xử lý tình huống 13
3 Các giải pháp thực hiện 14
3.1 Tham mưu với lãnh đạo xây dựng các quy định tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 14
3.2 Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 15
3.3 Triển khai đồng bộ các chương trình thực hiện đổi mới hoạt động công sở 15
3.4 Thực hiện chế độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 16
4 Lựa chọn phương án tối ưu 16
5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn 16
6 Đánh giá và theo dõi phương án thực hiện 16
IV KẾT LUẬN 18
V KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP 19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Học viện, Vụ Tổ chức – Cán bộ đã tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên chính, rất thiết thực đáp ứng nhu cầu công việc Tôi xin cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng Học viện, Lãnh đạo Trung tâm Quản lý dịch vụ công đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới Thầy, Cô chủ nhiệm lớp; Thầy, Cô giáo của Trường Cán bộ Văn hóa, thể thao và du lịch cùng các thầy, cô giáo của các đơn vị đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, truyền tải những kiến thức, kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian học tập
Do thời gian hạn chế và kinh nghiệm quản lý nhà nước chưa có nhiều, tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót, những hạn chế về cả nội dung và hình thức Tôi rất mong nhận được những góp ý của Thầy, Cô và các bạn đồng nghiệp
Tôi xin chúc toàn thể các Thầy, Cô luôn mạnh khỏe, hạnh phúc, công tác tốt để đào tạo cho đất nước những cán bộ, công chức đầy đủ năng lực chuyên môn, phẩm chất chính trị, đạo đức phục vụ cho nhân dân và cho đất nước
Xin chân thành cám ơn!
Học viên
Nguyễn Thị Quỳnh Nga
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư – lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ hiện nay vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị nhà nước thực hiện rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai các hoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ
Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các
Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp, việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nền nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước Đánh giá về thực trạng chung về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh X , Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh X về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ nêu rõ: “Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan vẫn còn nhiều bất cập như: Lãnh đạo một số
Sở, ban ngành huyện, thị nhận thức chưa đầy đủ về vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ ; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ các cấp chưa ổn định, thống nhất; cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hạn chế; tình trạng tài liệu tồn đọng ở các sở, ban ngành còn nhiều; Công tác khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới”
Theo Quyết định của UBND tỉnh X về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh X (Sở GD&ĐT tỉnh X) quy định vị trí, chức năng của Sở GD&ĐT tỉnh X “là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo (trừ đào tạo nghề); về các
Trang 5dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở GD&ĐT trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của pháp luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự chỉ đạo
và uỷ quyền của UBND tỉnh Sở GD&ĐT chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ GD&ĐT Sở GD&ĐT có tư cách pháp nhân,
có con dấu riêng và tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước” Với vị trí, chức này, công tác văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT tỉnh X phải xác định là nhiệm vụ quan trọng quản lý kết quả của cả một quá trình hoạt động từ đầu vào đến kết quả đầu ra của công vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo của tỉnh
X Đầu mối thực hiện và Văn phòng Sở GD&ĐT
Trong những năm qua, thực hiện mục tiêu của chương trình cải cách hành chính, Văn phòng Sở GD&ĐT tỉnh X đã có nhiều cố gắng trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Khẳng định được Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (Văn phòng) là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Trong đó, Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những hoạt động thường xuyên, hằng ngày và diễn ra liên tục của văn phòng: biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản
Sau khi được tiếp thu các chuyên đề lý luận về quản lý hành chính Nhà nước chương trình chuyên viên chính, lĩnh hội kinh nghiệm thực tế của các giảng viên của Trường Cán bộ quản lý văn hóa, thể thao và du lịch, cùng với nghiên cứu các tài liệu, văn bản về quản lí hành chính Nhà nước, đường lối của Đảng, Chính sách, Pháp luật của Nhà nước vận dụng vào giải quyết công việc, tình huống cụ thể diễn ra trong quá trình làm công tác quản lý Cá nhân tôi mạnh dạn xin đề xuất một tình huống trong quản lý là “TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trang 6TỈNH X” Đây vừa thể hiện quan điểm riêng, kết hợp giữa cơ sở lý luận và thực tiễn vận dụng chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, vừa là bài học để mong nhận được nhiều ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, các nhà quản lý để bản thân có thêm vốn kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Phần 1: NỘI DUNG TÌNH HUỐNG
1 Hoàn cảnh xuất hiện tình huống
Văn phòng Sở GD&ĐT tỉnh X có chức năng, nhiệm vụ là: “Chức năng: Giúp Lãnh đạo Sở chỉ đạo, quản lý, điều hành công tác tổng hợp, thi đua, quản trị, hành chính, quản lý tài sản cơ quan Nhiệm vụ:
- Theo dõi, tổng hợp, báo cáo thường xuyên, định kỳ công tác của ngành với Giám đốc Sở và các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan liên quan
- Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị các văn bản góp ý vào dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi đến lấy ý kiến Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị các kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động giáo dục và đào tạo Tham mưu cho Giám đốc kiểm tra tính pháp quy của các văn bản do Sở giáo dục và đào tạo ban hành
- Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng của ngành, công tác tiếp khách, công tác đối ngoại của Sở
- Tham mưu xây dựng chương trình công tác của Lãnh đạo Sở và của Sở Xây dựng và đôn đốc thực hiện kế hoạch công tác tháng, quý, năm đối với cơ quan
và toàn ngành
- Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính và các phòng chức năng xây dựng kế hoạch và thực hiện việc mua sắm trang thiết bị, sửa chữa tài sản, văn phòng phầm của cơ quan phục vụ tốt các hoạt động của văn phòng
- Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ và đột xuất Là đầu mối phối hợp hoạt động của các phòng chức năng Sở, các trường, đơn vị thuộc Sở, các Phòng Giáo dục và Đào tạo để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ của ngành
- Thống kê, cập nhật thông tin của ngành Thực hiện việc xử lý thông tin, chuyển, nhận công văn, văn bản hành chính Đánh máy, sao in và chuyển phát văn bản đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt đúng địa chỉ, đúng thời gian Bảo quản các con
Trang 7dấu của cơ quan và thực hiện nghiêm túc nguyên tắc văn thư bảo mật, lưu trữ theo quy định
- Tổ chức và phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp, các ngày
lễ, ngày kỷ niệm theo yêu cầu của ngành
- Thực hiện tốt công tác tiếp dân Sắp xếp và bố trí thời gian, địa điểm để lãnh đạo Sở tiếp khách, tiếp dân Hướng dẫn khách đến cơ quan công tác, làm việc đúng địa chỉ, đúng bộ phận giải quyết
- Xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành, thực hiện nội qui, giờ giấc làm việc, công tác an ninh, trật tự của cơ quan
- Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng
ủy quyền) được ký thừa lệnh Giám đốc các loại văn bản giao dịch hành chính thông thường gồm: Giấy mời họp thông thường; Giấy giới thiệu cho cán bộ, nhân viên đi công tác, giải quyết công việc bình thường; Các bản sao văn bản, lệnh điều xe, giấy đi đường Người ký văn bản thừa lệnh Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về chữ ký của mình
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở phân công
Là đơn vị có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo của tỉnh X Hằng năm, Sở GD&ĐT tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn Cụ thể số liệu theo báo cáo tổng kết 3 năm gần đây là:
- Văn bản đến không qua cán bộ văn thư;
Trang 8- Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức;
- Không lập hồ sơ công việc;
- Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…
2 Mô tả tình huống
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan Hạn chế đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở
Những năm qua, Văn phòng Sở GD&ĐT tỉnh X chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục
vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ Việc truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo… Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu )
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành sự quan tâm đúng mức đến công tác này
- Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ nội bộ trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ Công tác quán triệt việc thực hiện thi hành pháp luật còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu Việc chấp hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe đối với hành vi vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu như chưa có
- Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy đủ, cụ thể là: Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu của cơ quan;
Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ
Trang 9Phần 2: PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
1 Mục tiêu phân tích tình huống
Những năm gần đây, công tác văn thư trong cơ quan đã được quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan
Tại Văn phòng, nội dung công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng
ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở
dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác Những nội dung này đã và đang thực hiện tương đối tốt
- Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến
cơ quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
Trang 10Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn
vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đi
là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi
có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức
Trang 11trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của quản lý Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
- Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất
- Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự Việc
xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu
- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nền nếp Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm việc của cán bộ
2 Cơ sở pháp lý
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ngoài
ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước
3 Cơ sở lý luận
3.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư Tại Điều 1, Nghị định 30/202020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao