MỤC LỤC 52 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ 1 1 1 Tính cấp thiết của đề tài 1 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 1 2 1 Mục tiêu chung 2 1 2 2 Mục tiêu cụ thể 2 1 3 Đối tượng.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung
Bài viết đánh giá kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân sự tại Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long, phân tích những ưu điểm giúp nâng cao hiệu quả quản lý và hạn chế cần khắc phục để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thực hiện Đồng thời, bài viết đề xuất các giải pháp cải thiện kiểm soát nội bộ, nhằm hoàn thiện quy trình tiền lương và nhân sự, hỗ trợ công ty nâng cao năng suất và cạnh tranh trên thị trường.
Mục tiêu cụ thể
- Nghiên cưu đặc điểm của chu trình tiền lương và nhân sự của Công ty, từ đó tiếp cận các yếu tố KSNB tại Công ty.
- Trên cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân sự của Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long.
Đánh giá các ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân sự cho thấy nó giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đúng quy trình Tuy nhiên, còn tồn tại hạn chế như thiếu sự linh hoạt trong xử lý các trường hợp đặc thù và khả năng phát sinh rủi ro giả mạo dữ liệu Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đề xuất các biện pháp như nâng cao đào tạo nhân viên, sử dụng phần mềm tự động hóa và thiết lập các quy trình kiểm tra chặt chẽ hơn Áp dụng những giải pháp này sẽ giúp Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long hoàn thiện hệ thống kiểm soát, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tiền lương và nhân sự.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn để thu thập dữ liệu sơ cấp
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP
Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB
2.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Hiện nay, theo các góc độ nghiên cứu khác nhau, các nhà nghiên cứu có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ.
Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC, hệ thống KSNB bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin kế toán, thực hiện đúng các chế độ pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
KSNB (Kiểm soát nội bộ) theo Viện Kế toán viên công chứng Mỹ (IACPA) được định nghĩa là hệ thống bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và biện pháp phối hợp được thừa nhận nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức KSNB còn có vai trò kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB theo quan niệm này chủ yếu hướng tới việc hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, phù hợp với quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế Trong đó, vai trò của hệ thống KSNB tập trung vào việc cung cấp thông tin đáng tin cậy để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Hệ thống KSNB theo VSA 400 được định nghĩa là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định Hệ thống này giúp kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, từ đó lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Ngoài ra, hệ thống KSNB còn nhằm bảo vệ, quản lý và nâng cao hiệu quả các tài sản của đơn vị, bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát chặt chẽ.
Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) đã xây dựng mô hình đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu như là tiêu chuẩn về chất lượng kiểm soát nội bộ Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là “một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên của tổ chức điều hành, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Khả năng kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng thiết yếu, thường xuyên của các đơn vị, tổ chức, nhằm xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng công đoạn công việc Việc này giúp đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp, đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra của đơn vị Áp dụng kiểm soát nội bộ đúng mức giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong quản lý.
• Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ gồm có các loại tài sản hữu hình như máy móc, thiết bị, và hàng hóa, cùng với các tài sản vô hình như thương hiệu, bản quyền và bằng sáng chế Ngoài ra, các tài sản phi vật chất quan trọng như sổ sách kế toán, tài liệu lưu trữ, và các tài liệu quan trọng khác cũng cần được bảo vệ chặt chẽ để đảm bảo an toàn và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định Việc bảo vệ toàn diện các loại tài sản này giúp doanh nghiệp duy trì giá trị, nâng cao uy tín và cạnh tranh trên thị trường.
• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do bộ phận kế toán xử lý và tổng hợp đảm bảo độ tin cậy là nền tảng quan trọng cho các quyết định của nhà quản lý Các dữ liệu này cần đảm bảo tính kịp thời, chính xác và phản ánh đầy đủ, khách quan hoạt động kinh tế tài chính để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chính xác và hiệu quả.
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Việc thiết lập hệ thống KSNB chặt chẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Đảm bảo hệ thống KSNB phù hợp giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, giảm thiểu thất thoát và xây dựng niềm tin với các đối tác, khách hàng.
• Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa hoạt động không cần thiết và giảm thiểu rủi ro gây ra sự lãng phí trong hoạt động cũng như sử dụng kém hiệu quả nguồn lực Bên cạnh đó, các nhà quản lý thường xuyên đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua cơ chế giám sát của Hệ thống Kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao khả năng quản lý và điều hành hiệu quả hơn.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức, giúp tăng tính hợp lệ và minh bạch trong quản lý Việc giám sát chặt chẽ mức hiệu quả của chế độ và quyết định là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra đúng hướng, nâng cao hiệu quả quản lý và thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như: phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được phân thành hai dạng chính là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp KSNB về kế toán tập trung vào hệ thống các chế độ, thủ tục và quy định nhằm cung cấp các số liệu chính xác, đáng tin cậy để hỗ trợ quyết định, bao gồm hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các phương tiện xác định, phân loại thông tin Mục tiêu chính của KSNB về kế toán là đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của thông tin tài chính và nghiệp vụ, đồng thời giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp và xác định sự tồn tại của tài sản đó Trong khi đó, KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và quy định do ban giám đốc tổ chức thiết lập nhằm kiểm soát và nâng cao hiệu quả các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp.
Để tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ, tổ chức cần đảm bảo thực hiện nghiêm túc các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và quy định hiện hành Việc tuân thủ các quy định này giúp duy trì hoạt động an toàn, hợp pháp và nâng cao uy tín của tổ chức trên thị trường Đồng thời, đảm bảo sự tuân thủ còn hỗ trợ tổ chức trong việc hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch.
- Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình của tổ chức, đồng thời triển khai các thủ tục kiểm soát nhằm hướng tới kết quả hoạt động mong muốn Hệ thống này giúp nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu, qua đó thúc đẩy quá trình ra quyết định nội bộ hiệu quả và đảm bảo các hoạt động phù hợp với cơ cấu tổ chức Đặc biệt, mục tiêu của kiểm soát quản lý phù hợp với từng loại hình hoạt động; đối với hoạt động kinh doanh, tập trung vào hiệu quả vốn và tài nguyên để tạo lợi nhuận, còn đối với hoạt động sự nghiệp, chú trọng vào thực hiện nhiệm vụ xã hội và quản lý chi phí hợp lý Ngoài ra, kiểm soát quản lý còn đảm bảo tuân thủ quy định, nâng cao hiệu quả quản lý và phù hợp với các loại kiểm soát nhân sự, chất lượng kỹ thuật, tổ chức Trong đó, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của thông tin tài chính và luôn hỗ trợ kiểm soát quản lý, đóng vai trò là nền tảng để thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị tổ chức hiệu quả.
2.1.2.Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB:
Môi trường kiểm soát đặt nền tảng cho ý thức của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức kiểm soát của cán bộ nhân viên, phản ánh phần nào văn hóa doanh nghiệp Đây là yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp xây dựng các nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố như tính liêm chính và các giá trị đạo đức, góp phần tạo ra một môi trường làm việc có đạo đức và nghiêm túc.
Khái quát chung về chu trình tiền lương và nhân sự
Tiền lương thể hiện giá trị bằng tiền của lượng và chất lượng sức lao động mà người lao động đã đóng góp trong quá trình sản xuất và kinh doanh Đây là thước đo phản ánh công lao và hiệu quả công việc của người lao động trong doanh nghiệp Tiền lương không chỉ là khoản thu nhập để người lao động trang trải cuộc sống mà còn là động lực thúc đẩy năng suất làm việc và phát triển kinh tế Việc xác định tiền lương phù hợp giúp khuyến khích người lao động nâng cao chất lượng công việc, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiền lương đóng vai trò là nguồn thu nhập chính của người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống và tinh thần làm việc của họ Ngoài ra, tiền lương còn là yếu tố quan trọng trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, dịch vụ, góp phần tạo nên giá trị của các sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất Việc xác định mức lương phù hợp không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Việc kiểm soát tốt tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực lao động của doanh nghiệp Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận hành, tăng cường tích lũy tài chính cho đơn vị và đồng thời cải thiện thu nhập cho người lao động Quản lý lương hợp lý không chỉ tối ưu hóa ngân sách mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc và khả năng phát triển của nhân viên, góp phần thúc đẩy sự bền vững và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Tiền lương là vấn đề được quan tâm hàng đầu không chỉ của người lao động và người sử dụng lao động mà còn của các cơ quan công đoàn, cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước Việc đảm bảo mức lương hợp lý góp phần nâng cao đời sống người lao động, thúc đẩy phát triển kinh tế bền vững và tuân thủ các quy định pháp luật về tiền lương Các cơ quan chức năng thường xuyên theo dõi, kiểm tra và ban hành chính sách nhằm đảm bảo quyền lợi và sự công bằng trong trả lương cho người lao động Do đó, chính sách tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển ổn định của thị trường lao động và nền kinh tế quốc gia.
Nhân sự đóng vai trò là nguồn lực then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việc tuyển dụng đội ngũ nhân viên tận tâm, nhiệt huyết trong dịch vụ hỗ trợ khách hàng sẽ góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng Nhân viên hoạt động có trách nhiệm giúp tạo ấn tượng tích cực, thúc đẩy sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.
- Về cơ bản có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương theo sản phẩm
Lương thời gian là hình thức trả tiền dựa trên thời gian làm việc, không phụ thuộc vào khối lượng công việc và thường áp dụng cho bộ phận quản lý Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ tính toán và không liên quan đến chất lượng lao động Tuy nhiên, lương thời gian không thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất và lại trở nên kém hiệu quả khi áp dụng cho nhóm nhân viên có trình độ khác nhau.
Lương theo sản phẩm là hình thức trả lương dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành, phù hợp cho công nhân sản xuất và nhân viên bán hàng Lương theo doanh số cũng được xem là một dạng của lương theo sản phẩm Tùy thuộc vào yêu cầu công việc và khả năng quản lý của doanh nghiệp, hình thức trả lương theo sản phẩm có thể được áp dụng theo nhiều cách khác nhau để đảm bảo hiệu quả và công bằng.
Tính lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Tiền lương được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành.
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: hình thức này áp dụng trả lương cho công nhân phục vụ như vận chuyển, bảo dưỡng…
Tính lương theo sản phẩm có thưởng : tiền lương được tính theo sản phẩm ( trực tiếp hoặc gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.
Tiền lương theo sản phẩm tích lũy bao gồm không chỉ tiền lương trực tiếp tính theo sản phẩm mà còn dựa trên mức độ vượt định mức Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính lương theo tỷ lệ để thưởng cho các người lao động vượt mức công suất đề ra Việc sử dụng hệ thống lương theo sản phẩm tích lũy giúp khuyến khích năng suất lao động và đảm bảo công bằng trong trả thưởng dựa trên hiệu quả làm việc Đây là cách doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và thúc đẩy năng suất của nhân viên.
Khoán quỹ lương: Hình thức này áp dụng cho các phòng ban và căn cứ vào mức đô hoàn thành công việc được giao.
Hình thức trả lương theo sản phẩm có ưu điểm là gắn liền với thu nhập của người lao động, khuyến khích họ nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tính toán phức tạp và không đảm bảo chất lượng sản phẩm, khiến người lao động chạy theo số lượng mà bỏ qua yếu tố chất lượng, dẫn đến nguy cơ giảm uy tín và giá trị sản phẩm cuối cùng.
2.2.2 Đặc điểm của chu trình nhân sự, tiền lương
Chu trình tiền lương đóng vai trò then chốt trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp, vì nó không chỉ phản ánh chính xác chi phí tiền lương mà còn là nền tảng để xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ Việc xây dựng chu trình tiền lương efficiency giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao tính cạnh tranh và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính Chính vì vậy, quản lý chu trình tiền lương một cách chặt chẽ là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả và tăng trưởng bền vững.
Chi phí tiền lương không chỉ phản ánh khoản thu nhập của người lao động mà còn liên quan đến các nghĩa vụ pháp lý như nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân Việc xác định và chi trả tiền lương hợp lý còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với người lao động Chính sách lương thưởng phù hợp giúp doanh nghiệp duy trì lực lượng lao động ổn định, đồng thời tối ưu hóa các nghĩa vụ tài chính liên quan đến quyền lợi của người lao động.
- Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu (thu thập thông tin, tính toán), liên quan đến người lao động.
Chi phí tiền lương thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành của doanh nghiệp Việc khai khống chi phí lương không chỉ gây ảnh hưởng tiêu cực đến bức tranh tài chính của doanh nghiệp mà còn gây ra các tác động tiêu cực đến các quyết định sản xuất và tiêu thụ Do đó, kiểm soát chính xác khoản mục này là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động hiệu quả và minh bạch của doanh nghiệp.
Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ Nếu đánh giá không đúng những cống hiến của người lao động, việc trả lương có thể dẫn đến thiệt thòi, thiếu công bằng hoặc chưa thỏa đáng Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất đi nguồn nhân lực chất lượng cao, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực và thu hút nhân tài ngày càng tăng.
Kiểm soát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà quản lý trả lời được những câu hỏi trên.
2.2.3 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân sự
2.2.3.1 Công việc cơ bản trong chu trình nhân sự
• Lập và thu thập chứng từ ban đầu để tính lương
• Tính lương và các khoản khấu trừ
• Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích nộp theo lương cho Nhà Nước
• Ghi sổ kế toán và báo cáo
-Chấm dứt hợp đồng: khiển trách, cách chức, sa thải, kéo dài thời hạn nâng lương
2.2.3.2 Hoạt động cơ bản của chu trình tiền lương:
Mục tiêu kiểm soát trong chu trình tiền lương và nhân sự
2.3.1.1 Sự hữu hiệu & hiệu quả trong hoạt động
Hiệu quả được định nghĩa là mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra, đặc biệt là chi phí tiền lương Khi một doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng tương đương đối thủ cạnh tranh, nhưng với chi phí sản xuất và quản lý thấp hơn, thì rõ ràng doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả hơn Đánh giá hiệu quả giúp xác định khả năng tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất trong doanh nghiệp.
Hiệu quả trong việc tính toán và chi trả lương giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh rõ ràng Người lao động ở mọi bộ phận, từ sản xuất đến quản lý, đều cần nhận lương đúng kỳ, phù hợp với năng lực và đóng góp của họ Lương thấp hoặc chính sách tiền lương không công bằng, cùng việc thanh toán chậm trễ, đều ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý người lao động Điều này dẫn đến giảm năng suất, ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
2.3.1.2 Báo cáo đáng tin cậy Được hiểu là các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình tiền lương được trình bày một cách trung thực và hợp lý, chẳng hạn như chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, trong giá vốn hàng bán, trong chi phí quản lý và bán hàng tại doanh nghiệp Bên cạnh đó, theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 26 – Thông tin về các bên liên quan, các khoản thu nhập của những nhà quản lý cao cấp trong đơn vị (thí dụ thành viên Hội đồng quản trị) phải được khai báo trên Thuyết minh báo cáo tài chính
2.3.1.3 Tuân thủ pháp luật và các quy định trong chu trình tiền lương
Các hoạt động tuyển dụng, sử dụng lao động, khen thưởng và kỷ luật lao động của doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ Việc ký hợp đồng lao động, áp dụng thời gian thử việc, xác định mức lương tối thiểu, đảm bảo điều kiện an toàn lao động và xử lý sa thải, kỷ luật lao động đều có thể gây ra tranh chấp pháp lý nếu vi phạm Những vi phạm này có thể dẫn đến các vụ kiện tụng phức tạp, gây thiệt hại về tài chính, uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Trong các mục tiêu trên, mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động là quan trọng đối với các nhà quản lý
Việc xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên là yếu tố then chốt của quá trình quản lý nhân sự, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ trong chính sách tiền lương Đây chính là mục tiêu cốt lõi giúp duy trì sự công bằng, thúc đẩy hiệu quả làm việc và tuân thủ quy định pháp luật lao động Việc thiết lập mức lương đúng đắn không chỉ nâng cao sự hài lòng của nhân viên mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
- Đảm bảo tiền lương của từng nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời thông qua:
+ Mọi biến động về nhân sự của đơn vị luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời
+ Thời gian và kết quả lao động của từng nhân viên được ghi chép và đánh giá theo đúng quy định của đơn vị
+ Tiền lương đươc tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở bảng chấm công hay báo cáo kết quả công việc/sản phẩm hoàn thành.
- Tiền lương luôn được chi trả đầy đủ, chính xác và kịp thời
Ghi nhận và báo cáo các vấn đề về tiền lương một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật cũng như chính sách của đơn vị Việc thực hiện báo cáo đúng thời gian giúp duy trì tính minh bạch và tạo sự tin tưởng trong tổ chức Đảm bảo phản ánh chính xác các vấn đề về tiền lương là yếu tố quan trọng để xử lý nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề liên quan, tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu của chu trình tiền lương và nhân sự
2.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung
2.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
Cần phải phân tách chức năng của các bộ phận
- Bộ phận sử dụng lao động
Trong quản lý nhân sự, công việc của cán bộ chấm công rất quan trọng để đảm bảo chính xác dữ liệu giờ làm việc của nhân viên Sau đó, cán bộ lập bảng tính lương sẽ dựa trên dữ liệu chấm công để tính toán lương phù hợp, đảm bảo đúng nguyên tắc và đúng quy định pháp luật Các bước này đều nhằm hỗ trợ kế toán tiền lương trong quá trình xử lý các khoản thanh toán cuối tháng Ngoài ra, cán bộ thực hiện chi lương có trách nhiệm chuyển phát lương tới nhân viên đúng thời gian, đảm bảo quyền lợi của người lao động Đồng thời, cán bộ phụ trách tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng lao động đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
Cán bộ duyệt chi lương và kế toán tiền lương đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến quản lý và kiểm tra chi phí lương của công ty Tuy nhiên, cán bộ thực hiện đối chiếu tiền lương thanh toán qua ngân hàng giữa khoản chi phí lương và sổ phụ ngân hàng không phải là một trong các cán bộ này Việc này đảm bảo chính xác trong quá trình ghi nhận và xác nhận các khoản thanh toán lương qua ngân hàng, tránh nhầm lẫn và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán.
2.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tượng sử dụng, kiểm soát dữ liệu
Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu Đánh số thứ tự cho các chứng từ Ủy quyền và xét duyệt
2.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
2.4.1.4 Phân tích đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương
2.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể
- Xây dựng chính sách tiền lương
- Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương
- Kiểm soát quá trình tinh lương và các khoản giảm trừ
- Kiểm soát quá trình trả lương
- Kiểm soát quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho nhà nước
2.4.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và thủ tục kiểm soát o Khai khống nhân viên hay tạo ra nhân viên ảo o Khai khống giờ công hay khai khống mức lương
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀNLƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG
Kiểm soát nội bộ chung tại Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long 1 Môi trường kiểm soát
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB
2.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Hiện nay, theo các góc độ nghiên cứu khác nhau, các nhà nghiên cứu có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ.
Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là tập hợp các chính sách và thủ tục được xây dựng tại đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ các chế độ pháp luật liên quan, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
Theo Viện kế toán viên công chứng Mỹ (IACPA), kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là hệ thống các kế hoạch tổ chức cũng như các phương pháp, biện pháp phối hợp được công nhận sử dụng trong kinh doanh nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán.
Hệ thống KSNB theo quan niệm này nghiêng về việc phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp, phù hợp với góc nhìn của Liên đoàn kế toán quốc tế.
Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Hệ thống KSNB (Kiểm Soát Nội Bộ) theo định nghĩa của VSA 400 là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định, kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót; giúp lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; bảo vệ và quản lý hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống này bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nhằm nâng cao tính minh bạch và tin cậy của báo cáo tài chính.
Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) đã xây dựng mô hình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu như những tiêu chuẩn của chất lượng kiểm soát nội bộ (“KSNB”) Mô hình này định nghĩa KSNB là “một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên của tổ chức điều hành nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng quan trọng thường xuyên của các đơn vị, giúp xác định rủi ro có thể phát sinh trong từng công đoạn công việc Hoạt động này nhằm tìm ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp, từ đó đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu của tổ chức KSNB đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao tính an toàn và hiệu quả của công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp.
• Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm các loại tài sản hữu hình, vô hình và các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, đảm bảo được bảo vệ an toàn Việc bảo vệ tài sản doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong duy trì hoạt động và đảm bảo giá trị của tài sản lâu dài Các loại tài sản này cần được quản lý chặt chẽ để tránh mất mát, rủi ro hoặc thất thoát không mong muốn.
• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Đảm bảo độ tin cậy của thông tin này là yếu tố then chốt, vì nó phản ánh chính xác, kịp thời và khách quan thực trạng hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp Các thông tin cung cấp cần đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng bản chất các hoạt động, tạo nền tảng vững chắc để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh được tuân thủ đầy đủ Việc thiết kế hệ thống KSNB phù hợp giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch, bền vững Tuân thủ các quy định pháp luật là yếu tố then chốt để duy trì uy tín và phát triển lâu dài của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh hiện nay.
• Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa sự lặp lại các hành động không cần thiết, giảm thiểu lỗi trong hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Bên cạnh đó, các nhà quản lý thường xuyên đánh giá kết quả hoạt động thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý và điều hành hiệu quả của bộ máy doanh nghiệp.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức, đồng thời giám sát chặt chẽ mức độ hiệu quả của các chế độ và quyết định đó nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như: phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) được phân thành hai dạng chính: kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý KSNB về kế toán nhằm đảm bảo tính tin cậy, xác thực và toàn vẹn của các thông tin tài chính và nghiệp vụ, hỗ trợ đưa ra các quyết định chính xác, đồng thời bảo vệ tài sản và kiểm tra sự tồn tại của chúng Trong khi đó, KSNB về quản lý tập trung vào việc xây dựng hệ thống các chế độ, thủ tục và quy định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đảm bảo tổ chức tuân thủ đầy đủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và quy định hiện hành là yếu tố then chốt để tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ Việc tuân thủ đúng quy trình giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín của tổ chức trên thị trường Thành lập các quy định rõ ràng và kiểm tra thường xuyên sẽ giúp tổ chức duy trì tính tuân thủ liên tục, góp phần ổn định và phát triển bền vững.
- Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện các mục tiêu, mục đích của hoạt động hoặc chương trình, đồng thời liên tục cải tiến chính sách và thủ tục để hướng tới kết quả mong muốn Nó đảm bảo nhân viên và nhà quản lý hiểu rõ công việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu tổ chức, qua đó thúc đẩy ra quyết định quản trị nội bộ và theo sát mục tiêu đề ra Hệ thống này cần phù hợp với cơ cấu tổ chức của từng đơn vị và điều chỉnh theo loại hình hoạt động, trong đó hoạt động kinh doanh tập trung vào lợi nhuận, đánh giá hiệu quả tài nguyên; hoạt động sự nghiệp đặt mục tiêu thực hiện nhiệm vụ xã hội với chi phí hợp lý, chú trọng kiểm soát tính tuân thủ và hiệu năng quản lý Các loại kiểm soát như kiểm soát nhân sự, tổ chức, chất lượng kỹ thuật đều hỗ trợ lẫn nhau, trong đó kiểm soát kế toán giữ vai trò quan trọng trong đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và hỗ trợ kiểm soát quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
2.1.2.Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB:
Môi trường kiểm soát đóng vai trò nền tảng trong việc hình thành ý thức của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức và hành vi của cán bộ nhân viên Nó phản ánh phần nào văn hóa doanh nghiệp và là nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp xây dựng các nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm tính liêm chính và các giá trị đạo đức, góp phần thúc đẩy môi trường làm việc trung thực và có đạo đức.