BÀI tập lớn môn quản lý dự án CNTT đề bài QUẢN lý dự án xây DỰNG WEBSITE QUẢN lý NHÂN sự của CÔNG TY BROTHERS7

Yêu cầu website:- Dễ dàng sử dụng, không yêu cầu cài đặt, có hướng dẫn sử dụng chi tiết, giaodiện thân thiện với người dùng - Truyền tải thông tin đầy đủ, đồng nhất, tập trung và trực ti

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Môn: Quản lý dự án CNTT

Đề bài: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CỦA CÔNG TY BROTHERS7

Lớp tín chỉ: CNTT1159(122)_02 Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Hoài Thu

Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2022

Thông tin về nhóm làm bài tập:

Nhóm số 7 gồm các thành viên:

1

Mục lục

I Thành lập đội dự án 3

II Mô tả dự án 4

III Tôn chỉ dự án (Project charter) 6

IV Phân tích S.W.O.T 7

V Xác định phạm vi dự án 8

VI Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án 9

1 Tầm quan trọng của Quản lý rủi ro 9

2 Mục đích của Quản lý rủi ro 9

3 Những rủi ro tiềm ẩn của dự án, cách nhận biết và hướng khắc phục 10

VII Quản lý thời gian dự án 12

1 Giai đoạn khởi tạo dự án 12

2 Giai đoạn lập kế hoạch 13

3 Giai đoạn thực thi dự án 13

4 Giai đoạn kết thúc dự án 13

VIII Quản lý chi phí dự án 13

IX Quản lý chất lượng 14

X Quản lý nguồn lực dự án 14

1 Giai đoạn khởi tạo dự án 16

2 Giai đoạn lập kế hoạch 16

3 Giai đoạn thực thi dự án 17

4 Giai đoạn kết thúc 19

XI Lập kế hoạch Quản lý truyền thông 19

KẾT THÚC DỰ ÁN 21

BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN 21

BÁO CÁO VỀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 23

Chức danh: Thành viên đội dự ánPhone: 0123456789

Email: hoangdh@gmail.com+ Lường Phúc Lâm

Chức danh: Thành viên đội dự ánPhone: 0123456789

Email: lamlp@gmail.com+ Vũ Nhật Minh

Chức danh: Thành viên đội dự ánPhone: 0123456789

Email: minhvn@gmail.com+ Nguyễn Thành Thái

Chức danh: Thành viên đội dự ánPhone: 0123456789

Email: thaint@gmail.com

3

Yêu cầu website:

- Dễ dàng sử dụng, không yêu cầu cài đặt, có hướng dẫn sử dụng chi tiết, giaodiện thân thiện với người dùng

- Truyền tải thông tin đầy đủ, đồng nhất, tập trung và trực tiếp tới nhân sự

- Báo cáo thời gian thực, đo lường tiến độ công việc, hỗ trợ quản lý đưa ra nhữngđiều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc

- Đưa ra các số liệu, bảng biểu đo lường chi tiết và đa chiều giúp nhân sự chủđộng tự đánh giá và quản lý công việc

- Yêu cầu tính năng:

+ Giao việc online giúp nhân viên có thể tiếp cận công việc 1 cách nhanhchóng, mọi lúc mọi nơi

+ Lập kế hoạch, quản lý công việc cho nhân viên cũng như quản lý

+ Báo cáo tự động các số liệu, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ…

+ Cảnh báo về chất lượng, tiến độ công việc

+ Chấm công tự động

- Hình thức lưu trữ thông tin: Thông tin được lưu trữ trên đám mây thay bằngtrên giấy như hiện nay để có thể duy trì thông tin hiệu quả hơn Hệ thống mớiphải có cơ sở dữ liệu để lưu trữ hình ảnh và duy trì thông tin tìm kiếm Một sốthông tin cần lưu trữ như:

+ Đối với quản lý: hồ sơ, thống kê báo cáo, hóa đơn điện tử thanh toánlương, …

+ Đối với nhân viên: hồ sơ, dữ liệu số hóa, các công việc, dự án đã hoànthành,

Mục tiêu:

- Xây dựng hệ thống với đầy đủ chức năng yêu cầu

- Hoàn thành dự án trong thời gian và chi phí dự kiến ban đầu

Nguyên tắc chung khi làm việc:

- Đảm bảo tốt nhất cho sự thành công của dự án

- Tôn trọng các đề xuất có sự sáng tạo của các thành viên

- Lên kế hoạch từng bước các công việc trong quá trình thực hiện dự án

Tham gia - Participation:

- Các thành viên phải tuân thủ những nguyên tắc chung đã ra

- Cố gắng thực hiện công việc đúng hạn, trong trường hợp công việc có thể phátsinh vượt thời gian thì có thể bàn bạc để điều chỉnh

- Trong mỗi giai đoạn, người phụ trách mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm quyếtđịnh và giám sát công việc của các thành viên trong nhóm

Truyền thông – Communication:

- Các thành viên liên lạc trực tiếp, qua e-mail, chat, … thường xuyên, đảm bảođúng thời hạn và hỗ trợ nhau kịp thời

- Báo cáo theo công việc cho người chịu trách nhiệm trực tiếp

Giải quyết vấn đề –Problem solving:

5

- Trước hết mỗi thành viên phải tự giải quyết vấn đề của mình, nếu không được

có thể liên lạc trực tiếp (khuyến khích) hoặc qua email với người chịu tráchnhiệm trực tiếp của mình

- Trưởng dự án quyết định về kế hoạch, phân tích và thiết kế của dự án

- Trưởng nhóm kỹ thuật quyết định về các vấn đề liên quan đến cài đặt, vận hành

và triển khai

Hội họp – Meeting Guidelines:

- Nhóm họp hàng tuần (vào thứ 5) để giải quyết các khúc mắc, tiếp nhận các đềxuất mới

- Với phương châm hết việc chứ không hết giờ

III Tôn chỉ dự án (Project charter)

Tên dự án (Project Title): Xây dựng website quản lý nguồn nhân lực của công ty

Brothers7

Ngày bắt đầu (Project start date): 19/08/2022

Ngày kết thúc (Project finish date): 19/03/2023

Thông tin về kinh phí (Budget Information):

● Vốn đầu vào: 200 triệu đồng

● Phí dự phòng: 100 triệu đồng

GĐ dự án (Project Manager): Phạm Việt Hoàng

● SĐT: 0912345678

● Email: hoangpv0123@gmail.com

Mục tiêu dự án (Project Objectives):

● Tạo ra một hệ thống quản lý nguồn nhân lực

● Tạo tiền đề cho các dự án trong tương lai

● Thu về ít nhất 700 triệu đồng·

Cách tiếp cận (Approach):

2 Xác định những kết quả mong đợi

Vai trò và trách nhiệm (Roles and responsibilities):

công việc cao

7

- Thị trường tiềm năng về việc sử dụng dịch vụ công cộng thông minh hướng tớithời đại Công nghệ 4.0

● Điểm yếu

- Thời gian làm dự án ngắn

- Nguồn kinh phí hạn hẹp

- Người quản trị chưa có nhiều kinh nghiệm trong Quản lý dự án

- Kỹ năng lập trình của các thành viên chưa chuyên nghiệp

- Phát huy năng lực cá nhân

- Tích luỹ nhiều kinh nghiệm cho bản thân, tích lũy thành tích trong hồ sơ cánhân

- Có cơ hội tiếp cận với thị trường giải pháp công nghệ hiện nay

V Xác định phạm vi dự án.

1 Những chức năng hệ thống phải thực hiện

Dự án quản lý nguồn nhân lực công ty Brothers7 phải đáp ứng được những yêu cầu

từ phía khách hàng:

- Khả năng lưu trữ thông tin hình ảnh lớn

- Lưu trữ thông tin của người sử dụng và các hoạt động liên quan đến tìm kiếm

- Lưu trữ thông tin về các hồ sơ, tài liệu lớn của công ty

- Tạo website cho công ty với những chức năng được yêu cầu như tìm kiếm,định tuyến,

- Các chức năng hỗ trợ tìm kiếm báo cáo

2 Những chức năng mà hệ thống không phải làm

- Không có chức năng chia sẻ thông tin cá nhân

- Không có tính năng chạy quảng cáo trên website nội bộ

VI Lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án

- Quản lý rủi ro dự án là một nghệ thuật và những nhận biết khoa học, là

nhiệm vụ và sự đối phó với rủi ro thông qua hoạt động của một dự án và nhữngmục tiêu đòi hỏi quan trong nhất của dự án

- Quản lý rủi ro thường không được chú ý trong các dự án, nhưng nó lại

giúp cải thiện được sự thành công của dự án trong việc giúp chọn lựa những dự ántốt, xác định phạm vi dự án, và phát triển những ước tính có tính thực tế

- Một nghiên cứu của Ibbs và Kwak chỉ ra việc quản lý rủi ro không khoa họcnhư thế nào, đặc biệt là trong những dự án công nghệ thông tin

- Nghiên cứu của KPMG cho thấy 55% các dự án đường băng sân bay khôngchú trọng trong việc quản lý rủi ro

Mục đích của việc quản lý rủi ro dự án là giảm tối thiểu khả năng rủi ro trong khi

đó tăng tối đa những cơ hội tiềm năng Những tiến trình chính bao gồm:

- Lập Kế họach quản lý rủi ro: quyết định tiếp cận và họach định những côngviệc quản lý rủi ro cho dự án như thế nào

- Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro nào ảnh hưởng tới một dự án và tài liệu

3 Những rủi ro tiềm ẩn của dự án, cách nhận biết và hướng khắc phục.

Quản lý rủi ro nhằm xác định, phân tích và ứng phó với những rủi ro của dự án, trên

cơ sở đó làm tăng những yếu tố thuận lợi và giảm thiểu những hậu quả của các yếu tố bất lợi Với dự án xây dựng hệ thống chăm sóc quản lý trẻ em, nhóm đưa ra một số rủi

ro tiềm ẩn, cách nhận biết và hướng khắc phục như sau:

STT Rủi ro tiềm ẩn Biện pháp khắc phục Dấu hiệu nhân biết rủi

rõ phần mềm làmđược gì và không làmgì

Trong khi thực hiện dự

án phát sinh những vấn

đề không đề cập tronghợp đồng

sách không chính xác

Khi dự toán nguồnngân sách, phải dự trù

cả những chi phí phátsinh trong cả quá trìnhlàm dự án

Chi phí thực tế từ khilàm dự án đến thời điểmtính toán vượt quá chiphí theo kế hoạch đã đềra

dự án

Giữa các modun do cácthành viên làm khônggắn kết với nhau, không

có sự trao đổi giữa cácthành viên trong dự án,việc ai người ấy làm

phạm vi phát triển,

Ràng buộc chi phí vàtiến độ chặt chẽ những

Chi phí từ khi bắt đầu

dự án đến khi thực hiện

11

phân phối, bảo trì dẫn

cỡ phần mềm , yêucầu và các chức năng

bàn giao sản phẩm chokhách hàng đã chiếmgần hết chi phí, phầncòn lại cho sửa chữa vàbảo trì không còn nhiều

với các quy trình

nghiệp vụ

Xác định rõ các quytắc nghiệp vụ tronggiai đoạn Phân tích vàThiết kế Hệ thống

Khi hoàn thành mộtmodun, đưa ra test thìkhông đáp ứng đượcyêu cầu của khách hàng

Trưởng dự án khôngthường xuyên cập nhậptiến độ của dự án

sở làm việc 100%

“Công suất” của cácnhân viên

Tiến độ dự án khôngtheo đúng như kế hoạch

vì thiếu nhân lực

không đúng về yêu cầu

Trao đổi thườngxuyên với khách hang

Những chức năng màphần mềm có khônghoặc chưa đáp ứng

dự án về dự án được yêu cầu của khách

hàng

hỗ trợ dẫn đến chi phí

phân phối nhân lực,

thời gian không hợp lý

Có bộ phận kỹ thuậttìm hiểu các côngnghệ mới giảm thờigian và kiểm soátnhân lực

Sử dụng những công cụ

kĩ thuật lạc hậu, dẫn đếnmất nhiều thời gian,nhân lực

thuật

Tìm hiểu những kỹthuật tốt nhất để hỗ trợcác thành viên dự án

Những kỹ thuật hiện cókhông hỗ trợ tốt chocông việc lập trình

VII Quản lý thời gian dự án.

1 Giai đoạn khởi tạo dự án.

13

2 Giai đoạn lập kế hoạch.

3 Giai đoạn thực thi dự án.

4 Giai đoạn kết thúc dự án

VIII Quản lý chi phí dự án.

● Dự án kéo dài từ ngày 19/08/2022 đến ngày 19/03/2023 với tổng kinh phí dự kiến là 200 triệu VNĐ

● Phân chia ngân sách cho từng pha của dự án là 8000$

● Chi tiết ngân sách cho từng pha của dự án

IX Quản lý chất lượng.

a Thường xuyên kiểm tra sản phẩm làm được của mỗi giai đoạn trước, trong và

sau khi ghép nối với nhau để biết được mức độ hiệu quả của chúng và tìm đượcbiện pháp cho từng trường hợp cụ thể

b Nếu sản phẩm của từng giai đoạn sau khi kiểm tra không đạt yêu cầu thì cần

thông báo ngay cho thành viên làm ra nó biết để sửa chữa hoặc bổ sung thêmthành viên khác cùng làm cho kịp tiến độ

X Quản lý nguồn lực dự án.

● Sơ đồ tổ chức:

15

● Theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên:

● Theo dõi công việc của mỗi người theo từng ngày:

1 Giai đoạn khởi tạo dự án

2 Giai đoạn lập kế hoạch

17

3 Giai đoạn thực thi dự án

4 Giai đoạn kết thúc

XI Lập kế hoạch Quản lý truyền thông

của mình Hình thức này diễn ra chủ yếu bằng cách gửi email nội bộ, báo cáo hàngngày hay định kỳ hoặc họp đánh giá tiến độ của dự án

b. Làm việc với các bên liên quan: đàm phán với đối tác, cũng có khi là đốithủ, liên hệ với nhà phân phối, bên cho thuê…Việc này có thể được tiến hành chủyếu qua việc gặp gỡ, thảo luận, hội thảo, hội nghị…

c. Sau khi đạt được những thành tựu nhất định tại công ty Brothers7 thì

ta bước sang giai đoạn quảng bá với công chúng, các đối tác khác bằng:

web mà có số lượng người truy cập ấn tượng

thiệu sản phẩm, hướng dẫn dùng thử thông qua các nhà tổ chức sựkiện…

KẾT THÚC DỰ ÁN

nhân sự của công ty Brothers7 đã được hoàn thành đúng thời hạn, đạt được các mụctiêu đã đề ra Sau khi bàn giao sản phẩm, đối tác rất hài lòng về website do nhóm dự

án thực hiện Các chức năng và modul của phần mềm đáp ứng được yêu cầu đề ra ban đầu, giao diện dễ sử dụng

Brothers7 là công cụ để giải quyết vấn đề quản lý nguồn nhân lực và giúp quản lýcủa công ty và nhân viên công tí dễ dàng tiếp nhận và kiểm soát được nhân công

và tiền lương của công ty mà từ đó sắp xếp và bổ sung nhân lực cho hợp lý, dễdàng hơn

+ Yêu cầu về chức năng, giao diện ứng dụng nằm trong khả năng của đội

dự án

+ Tích lũy thêm kinh nghiệm làm việc cho từng thành viên

Những kết quả đạt được: Sau hơn 2 tháng làm việc, dự án đã thành công tốt đẹp,nhóm dự án đã ước lượng khá chính xác về mặt thời gian, chi phí, phân công côngviệc cho từng thành viên khá hợp lý Công ty BROTHERS7 rất hài lòng về ứngdụng mà nhóm đã bàn giao: đầy đủ chức năng và giao diện dễ sử dụng, thân thiệnvới người dùng

Các công cụ hỗ trợ dự án:

nổi tiếng nhất hiện nay của Microsoft và chưa có một phần mềmnào có thể thay thế được nó Visual Studio được viết bằng 2 ngônngữ đó chính là C# và VB Đây là 2 ngôn ngữ lập trình giúpngười dùng có thể lập trình được hệ thống một các dễ dàng vànhanh chóng nhất thông qua Visual Studio

giúp quá trình phát triển web được nhanh và dễ dàng hơn.Bootstrap bao gồm các mẫu thiết kế dựa trên HTML và CSS nhưtypography, forms, buttons, tables, navigation, modal, imagecarousels… cũng như các plugin JavaScript tùy chọn

Đánh giá dự án sau khi hoàn thành:

Qua triển khai thử nghiệm và để quản lý tại công ty sử dụng phần mềm, mọingười đã thực hiện được các chức năng phần mềm cung cấp Họ đánh giá phầnmềm thân thiện và đạt yêu cầu đề ra của Công ty

o Phân công công việc.

Dự án bước đầu triển khai thành công

BÁO CÁO VỀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Nhờ sự lãnh đạo của trưởng nhóm cùng với sự cố gắng và phối hợp chặt chẽgiữa các thành viên tham gia, dự án đã hoàn thành trong niềm vui và tự hào của cả nhóm

Một số bất đồng nhỏ đã xảy ra và được giải quyết thông qua sự thỏa thuận Cần phải dự đoán các phát sinh và giải quyết vấn đề sớm hơn, tránh các bất đồng

về thông tin

Ngay từ những ngày đầu khi bắt tay vào dự án, nhóm đã gặp phải một số khókhăn về thời gian và tưởng chừng dự án khó mà hoàn thành đúng tiến độ Nhưng nhờ các thành viên làm việc và phối hợp tốt nên đã hoàn thành đúng tiến độ

Nên dành khoảng thời gian nhiều hơn cho công việc nghiên cứu kỹ thuật và các tài nguyên có sẵn để có thể rút ngắn thời gian thực hiện dự án