Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng hực hiện Kế hoạch thực tập áp dụng cho chương trình Đào tạo nghề công chứng theo hệ thống tín chỉ , bản thân tôi đã chủ động liên hệ với Văn phòng công chứng ………………, có địa chỉ trụ sở tại: ……………………… để thực hiện tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN
VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động
của Tổ chức hành nghề công chứng
1 Giới thiệu tổng quát về Văn phòng công chứng ………….
Thực hiện Kế hoạch thực tập áp dụng cho chương trình Đào tạo nghề công
chứng theo hệ thống tín chỉ , bản thân tôi đã chủ động liên hệ với Văn phòng công
chứng ………, có địa chỉ trụ sở tại: ……… để thực hiện tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Tổ chức hành nghề
công chứng
Trong thời kiến tập tại Văn phòng công chứng, tôi đã tiến hành triển khai tìm
hiểu nghiêm túc, tích cực trao đổi các vấn đề theo nội dung yêu cầu trong kế hoạch
thực tập của Học viện tư pháp Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Trưởng văn phòng,
công chứng viên, nhân viên làm việc tại Văn phòng Công chứng ……… ,
tôi đã hiểu rõ các vấn đề cơ bản sau:
- Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;
- Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập;
- Nhiệm vụ, vai trò của Văn phòng Công chứng ………
- Các kĩ năng cần có tại Văn phòng Công chứng như: Giao tiếp với người yêu cầu công chứng, tư vấn, tiếp nhận hồ sơ công chứng; nhận xét và rút ra bài
học cho bản thân và một số vấn đề trong quá trình thực tập
Trang 2- Ghi chép về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập
- Miêu tả hoạt động, nhận xét và rút ra bài học cho bản thân khi được quan sát hoặc tự thực hiện các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của công chứng viên trong quá trình thực tập
2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng Công chứng ………
Văn phòng Công chứng ……… được thành lập theo Quyết định số
……… /QĐ-UBND ngày … tháng …năm …… của UBND thành phố …… và giấy chứng nhận số … /TP-ĐKHĐ ngày … tháng … năm … Của Sở Tư pháp thành phố
……
Văn phòng gồm 02 công chứng viên (trong đó có 1 trưởng văn phòng, 1 công chứng viên hợp danh ), được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, đặt địa chỉ trụ sở tại ………
Văn phòng công chứng ……… hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
Là một văn phòng mới được thành lập, tuy nhiên văn phòng luôn đáp ứng về cơ sở vật chất theo quy định, Công chứng viên có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt để dáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ công một cách tốt nhất
Qua quan sát và tìm hiểu thực tế thì cơ cấu tổ chức và quản lý tổ chức hành nghề công chứng tại Văn phòng Công chứng ……… như sau:
2.1 Cơ cấu tổ chức:
Văn phòng Công chứng ………… gồm có:
- 02 công chứng viên (một công chứng viên là trưởng văn phòng, một công chứng viên hợp danh)
- 03 chuyên viên pháp lý
- 01 nhân viên kế toán
- 01 nhân viên văn thư
2.2 Công tác quản lý và tổ chức hoạt động:
Trang 3Trưởng văn phòng là người lãnh đạo, điều phối mọi hoạt động của văn phòng, bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho Công chứng viên và nhân viên trong văn phòng Sắp xếp vị trí tiếp nhận và trả hồ sơ hợp lý để hoạt động văn phòng được thông suốt, nhanh gọn
Hai công chứng viên bao gồm Trưởng văn phòng, công chứng viên hợp danh thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, kí các hợp đồng giao dịch, di chúc, bản dịch, chữ kí trong các giấy tờ văn bản, chứng thực bản sao từ bản chính, tư vấn pháp luật, giải quyết các yêu cầu công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan
Các chuyên viên giúp việc cho Công chứng viên làm các công việc do công chứng viên phân công như: Tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo văn bản, lời chứng, kiểm tra các giao dịch ngăn chặn về cơ sỡ dữ liệu công chứng của Sở tư pháp, đối chiếu, kiểm tra bản chính để thực hiện việc sao y chứng thực, hoàn tất các thủ tục để trình bày công chứng viên ký vào văn bản công chứng
Nhân viên kế toán thực hiện các công việc về hoạt động tài chính của văn phòng như tính phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác, báo cáo tài chính, chứng từ thu chi của văn phòng
Nhân viên lưu trữ thực hiện việc cho số công chứng, vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch, hoàn tất các thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ, chứng từ do văn phòng công chứng quy định
3 Nhiệm vụ, vai trò của Văn phòng Công chứng
Văn phòng công chứng được thành lập theo đúng thủ tục, trình tự
mà pháp luật quy định, trên cơ sở công chứng các loại hợp đồng giao dịch mà pháp luật bắt buộc phải công chứng và các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng Trên cơ sở đó, Văn phòng công chứng nhận công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản;
- Hợp đồng chuyển nhượng Quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Trang 4- Hợp đồng tặng, cho (Quyền sử dụng đất, nhà…);
- Hợp đồng mượn tài sản;
- Hợp đồng thuê (Quyền sử dụng đất, nhà, tài sản );
- Hợp đồng thế chấp;
- Hợp đồng cầm cố tài sản;
- Hợp đồng góp vốn (Bằng quyền sử dụng đất, nhà…);
- Hợp đồng trao đổi tài sản;
- Hợp đồng bảo lãnh;
- Hợp đồng ủy quyền;
- Sửa đổi hợp đồng;
- Công chứng di chúc, thừa kế;
- Công chứng di chúc;
- Nhận giữ di chúc;
- Công chứng từ chối nhận di sản thừa kế;
- Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế;
- Công chứng văn bản phân chia thừa kế;
- Công chứng văn bản nhận tài sản thừa kế;
- Công chứng bản dịch;
- Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng;
- Văn bản cam kết tài sản chung vợ chồng;
- Văn bản cam kết tài sản riêng vợ chồng;
Ngoài việc công chứng các hợp đồng, giao dịch nêu trên, Văn phòng Công chứng còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật như: công chứng bản dịch, chứng thực bản sao đúng với bản chính, chứng thực chữ ký
Trang 53.1 Quy trình công chứng hợp đồng giao dịch
Sơ đồ Quy trình công chứng hợp đồng giao dịch
Dựa trên Điều 40 và 41 Luật Công chứng 2014 quy định quy trình công chứng Văn phòng công chứng thực hiện đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014
Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng và là công chứng viên hợp danh và đã có hơn 02 năm hành nghề kể
từ ngày trở thành trưởng văn phòng Việc này đã tuân thủ quy định tại Khoản 2, Điều
22 Luật Công chứng 2014: “Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên”
- Cơ sở vật chất: Văn phòng công chứng có trụ sở làm việc tại Văn phòng làm việc gồm phòng lớn giải quyết yêu cầu tiếp
TIẾP NHẬN YÊU
CẦU CÔNG CHỨNG
Xem xét hồ sơ, yêu cầu công chứng:
Công chứng viên xem xét thẩm quyền, đối tượng, chủ thể…
Từ chối yêu cầu
Xử lý hồ sơ, soạn thảo và xem xét dự
thảo
Ký kết
Phát hành văn bản công chứng
và thu lệ phí Lưu trữ hồ sơ
công chứng
Trang 6nhận yêu cầu công chứng và sắp bàn tiếp khách, bàn làm việc của công chứng viên và các nhân viên khác, phía sau lưu trữ hồ sơ công chứng
Văn phòng công chứng có trụ sở làm việc thông thoáng vị trí lại thuận tiện cho nhân dân tìm kiếm Trụ sở làm việc đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu của pháp luật về điều kiện trụ sở làm việc đối với một tổ chức hành nghề công chứng Ngoài ra, văn phòng công chứng đã đầu tư mua sắm máy móc, trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cung ứng dịch vụ công chứng nhằm giảm bớt thời gian công chứng… qua đó nhằm tạo niềm tin, sự hài lòng của người yêu cầu công chứng khi sử dụng dịch vụ
4 Ghi chép, nhận xét về hoạt động nhận xét về cung cấp dịch của tổ chức hành nghề công chứng
Mặc dù tại văn phòng chỉ hai công chứng viên nhưng với sự tận tụy, nhiệt huyết, nhất là sự kinh nghiệm nhiều năm làm công chứng viên của công chứng viên
đã giải quyết các vấn đề về chuyên môn cũng như quản lý nhân viên trong văn phòng một cách khoa học và chuyên nghiệp Với phương châm của văn
phòng là “nhanh chóng - chính xác- đúng pháp luật” đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của
tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu công chứng đối với hợp đồng, giao dịch; chứng nhận bản dịch; chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao và các dịch vụ pháp lý hợp pháp khác một cách kịp thời
Hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, thái độ của nhân viên nhiệt tình, hướng dẫn chu đáo cho người dân những giấy tờ cần thiết khi công chứng Tại trụ sở văn phòng công chứng các danh mục, mức thu phí, hồ sơ yêu cầu được công khai, minh bạch niêm yết sẵn để khách hàng có thể thực hiện giao dịch dễ dàng Mọi nhu cầu về công chứng giấy tờ hay làm bất cứ dịch vụ công chứng nào cũng được đáp ứng nhanh chóng Mọi thắc mắc của khách hàng luôn được giải thích cặn kẽ,
rõ ràng
Nhằm nâng cao tính cạnh tranh, văn phòng công chứng đã áp dụng nhiều dịch vụ tiện ích, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi có nhu cầu công chứng, thực hiện lịch làm việc theo lịch làm việc của các cơ quan nhà nước, làm việc theo yêu cầu của khách hàng, bảo đảm thuận lợi, an toàn, tiết kiệm thời gian
Trang 75 Ghi chép về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập
5.1 Về việc thực hiện quyền của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng
Đối với việc thực hiện quyền cơ bản của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng quy định tại Khoản 1, Điều 17 và Điều 32 Luật Công chứng 2014, trong thực tiễn thực tập tại văn phòng công chứng bản thân em thấy công chứng viên, văn phòng công chứng đã thực hiện các quyền sau:
Nhân viên làm việc tại đây được văn phòng ký hợp đồng lao động làm việc đầy
đủ theo quy định của Bộ luật lao động, như vậy thể hiện quyền của văn phòng công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Luật công chứng năm
2014 “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.”
Người yêu cầu công chứng tự nguyện nộp phí công chứng, thù lao công chứng tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ căn cứ bảng giá tính công chứng, thù lao công chứng được niêm yết tại trụ sở văn phòng công chứng và bảng tính phí, thù lao công chứng cụ thể
đa được văn phòng công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận Việc này văn phòng công chứng đã thực hiện đầy đủ quyền của mình theo quy định tại Khoản 2, Điều 2, Điều 32 Luật Công chứng năm 2014
Cán bộ hướng dẫn thông tin đến học viên việc Công chứng viên đôi khi vẫn phải công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước theo yêu cầu của người dân như yêu cầu công chứng vào buổi tối, chiều thứ 7, ngày chủ nhật Việc này văn phòng công chứng đã thực hiện đầy đủ quyền của mình quy
định tại Khoản 3, Điều 32 Luật công chứng năm 2014 như sau: “Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.”
5.2 Về việc thực hiện nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng
Đối với việc thực hiện nghĩa vụ cơ bản của công chứng viên, văn phòng công chứng quy định tại tại Khoản 2, Điều 17 và Điều 33 Luật Công chứng 2014, trong thực
Trang 8tiễn thực tập tại văn phòng công chứng bản thân em thấy Công chứng viên, văn phòng công chứng đã thực hiện đúng, đầy đủ các nghĩa vụ cụ thể
5.2.1 Về việc thực hiện nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
1 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại tại Khoản 3, Điều 33, Luật Công chứng viên năm 2014
Theo bảng lịch làm việc được văn phòng công chứng niêm yết thì ngày giờ làm việc tại như sau:
Làm việc từ thứ hai đến sáng thứ bảy Buổi sáng: Từ 07h30 phút đến 11h30 phút Buổi chiều: Từ 13h30 phút đến 17h30 phút Sáng thứ bảy: Từ 07h30 phút đến 11h Ngoài ra, Văn phòng công chứng còn đáp ứng các dịch vụ sau: Văn phòng công chứng tuân thủ lịch làm việc theo quy định của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn, thành phố đối với các cơ quan đơn vị, các phường trên địa bàn quận
2 Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác tại trụ sở của tổ chức theo quy định tại Khoản 4, Điều 33, Luật công chứng năm 2014
3 Văn phòng công chứng thực hiện và tuân thủ đúng những nghĩa vụ cơ bản khác như:
Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Khoản 5, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014
Tiếp nhận và tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự, thực tập hành nghề công chứng tại tổ chức mình theo quy định tại Khoản 6, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014
Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp
vụ nghề công chứng hằng năm theo quy định tại Khoản 7, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014
Thự hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng theo quy định tại Khoản 8, Điều 33, Luật Công chứng năm 2014
Trang 9Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Khoản 9 Điều
33, Luật Công chứng năm 2014 “Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng”.
Chia sẽ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Khoản 10, Điều 33 Luật Công chứng năm 2014
5.2.2 Về việc thực hiện nghĩa vụ của công chứng viên
Công chứng viên tại văn phòng công chứng thực hiện nghĩa vụ quy định tại Khoản 2, Điều 17, Luật công chứng năm 2014
- Trước khi ký công chứng, công chứng viên luôn “giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng” Việc này đã thực hiện đúng thủ tục quy
định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 17, Luật Công chứng năm 2014
- Công chứng viên có trách nhiệm giữ bí mật thông tin công chứng, việc này đã tuân thủ quy định tại điểm đ, Khoản 1, Điều 17 Luật Công chứng năm 2014 “Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;” Đồng thời không được vi phạm các
quy định tại Điều 7 của Luật Công chứng về các hành vi nghiêm cấm trong có quy
định cụ thể tại Điểm a, Khoản 1, điều 7 Luật Công chứng năm 2014 nghiêm cấm “Tiết
lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;”
6 Miêu tả hoạt động, nhận xét và rút ra bài học cho bản thân khi được quan sát hoặc tự thực hiện các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của công chứng viên trong quá trình thực tập.
6.1 Miêu tả hoạt động, nhận xét
Văn phòng công chứng là một trong những tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Sự phát triển của nền kinh tế, các giao dịch về tài sản ngày càng nhiều, cùng với sự phát triển của thị trường bất động sản sôi động,
Trang 10các giao dịch về bất động sản đã tạo nên một môi trường công chứng sôi động đòi hỏi Công chứng viên, chuyên viên, nhân viên làm việc tại văn phòng phải có năng lực, trình độ chuyên môn đặc biệt là kinh nghiệm trong nghề, nhằm đáp ứng được nhu cầu của các cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu liên quan đến công chứng, chứng thực, và điều quan trọng là đảm bảo được tính xác thực, tính phù hợp không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội của các hợp đồng, giao dịch
6.2 Rút ra bài học cho bản thân khi được quan sát hoặc tự thực hiện các
kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của công chứng viên trong quá trình thực tập.
Qua quá trình thực tập, quan sát thực tiễn hoạt động tại Văn phòng Công chứng , bản thân em thấy mình đã đạt được nhiều kết quả tích cực và rút được bài học cho bản thân
- Hiểu được cách vận dụng các quy định của pháp luật để đi đến hành động trong thực tiễn, đặc biệt là cách xây dựng cơ cấu tổ chức, quản lý hoạt động của văn phòng công chứng; hiện thực hóa quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng để đưa ra các hành động phù hợp
- Trong thời gian học được sự giảng dạy của các giảng viên: nghề công chứng
là một nghề cao quý, nghề giảm thiểu tranh chấp các giao dịch dân sự Bản thân mỗi công chứng viên phải thực hiện đúng, đầy đủ Từ bài học này tôi đã thấy được trong thực tiễn tại Văn phòng công chứng thể hiện đúng như các quy định của pháp luật mặc dù chỉ cảm nhận qua tìm hiểu và quan sát
- Em thấy được sự chuyên nghiệp, khoa học, chuẩn mực của những người hoạt động nghề công chứng
- Sự bố trí gọn gàng, các khu vực, phòng làm việc chuyên nghiệp
- Sự bố trí những quy định được niêm yết công khai, đúng, đẩy đủ theo quy định và giúp khách hành dễ dành tìm hiểu khi có nhu cầu
- Em học hỏi được kinh nghiệm, tác phong làm việc đúng giờ của toàn thể nhân viên, đặc biệt là sự gương mẫu của công chứng viên trong công việc và tác phong làm việc Đồng thời, tạo được sự chuyên nghiệp và tạo tác phong làm việc chuẩn mực góp phần tạo sự chuyên nghiệp trong môi trường công chứng
- Sự chỉnh tề trong trọng việc, thể hiện như áo quần gọn gàng, trong công việc trách nhiệm và tác phong nhanh nhẹn và đảm bảo chính xác, hiệu quả