Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật Hiện nay cùng với sự đi lên và phát triển của đất nước thì vai trò và vị trí của pháp luật trong đời sống cũng ngày một được nâng cao. Các giao dịch dân sự về mua bán, tặng cho, chuyển nhượng ngày càng được phổ biến mang lại các nguồn lợi rất lớn, đồng thời cũng kèm theo đó rất nhiều dữ liệu cần lưu trữ, sắp xếp kéo theo các rủi ro những hậu quả bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích của các bên tham gia giao dịch, làm tăng gánh nặng về phía cơ quan chức năng trong việc giải quyết những hậu quả trong giao dịch. Khi đã xảy ra tranh chấp, một loạt các vấn đề phát sinh mà hậu quả của nó chính là việc làm mất thời gian, chi phí, gây tổn hại đến uy tín, danh dự của tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây mất ổn định trong xã hội Sau khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng tiếp xúc với công chứng viên thì kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ chính là việc đầu tiên công chứng viên cần cần phải thực hiện. Do vậy để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch cũng như cho các văn bản công chứng, công chứng viên phải có kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu, hình ảnh trong các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng. Như vậy Công chứng viên sẽ góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động của ngành công chứng. Bằng báo cáo dưới đây, em xin trình bày Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng Thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật mà em đã nghiên cứu, tìm hiểu, đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm cải thiện về cơ sở dữ liệu trong hoạt động công chứng
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN Môn học: Kỹ năng chung về công chứng
Đề tài: Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng - thực tiễn
thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
***
, ngày tháng năm
Họ và tên : Sinh ngày :
Số báo danh : Lớp :
Trang 2MỤC LỤC
A Mở đầu
I Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
II Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
III Cơ cấu của bài báo cáo
B Nội dung
I Cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu công chứng trong hoạt động công chứng
1 Khái quát chung về cơ sở dữ liệu trong hoạt động công chứng
2 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ và cơ sở dữ liệu công chứng đối với hoạt động công chứng
II Thực tiễn thực hiện trong việc lưu trữ, sắp xếp các giấy tờ, tài liệu trong hoạt động công chứng Thực trạng áp dụng
1 Thực tiễn áp dụng pháp luật về kỹ năng công chứng viên trong việc lưu trữ, sắp xếp các giấy tờ, tài liệu trong hoạt động công chứng
1.1 Những mặt đạt được
1.2 Những mặt hạn chế
2 Thực trạng về cơ sở dữ liệu hoạt động công chứng
3 Tình huống minh họa
III Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị hoàn thiện về cơ sở dữ liệu trong hoạt động công chứng
1 Nguyên nhân
2 Giải pháp, kiến nghị
Trang 3C Kết luận
D Danh mục tài liệu tham khảo
Trang 4A MỞ ĐẦU
I.Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Hiện nay cùng với sự đi lên và phát triển của đất nước thì vai trò và vị trí của pháp luật trong đời sống cũng ngày một được nâng cao Các giao dịch dân sự về mua bán, tặng cho, chuyển nhượng ngày càng được phổ biến mang lại các nguồn lợi rất lớn, đồng thời cũng kèm theo đó rất nhiều dữ liệu cần lưu trữ, sắp xếp kéo theo các rủi ro những hậu quả bất lợi, tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích của các bên tham gia giao dịch, làm tăng gánh nặng về phía cơ quan chức năng trong việc giải quyết những hậu quả trong giao dịch Khi đã xảy ra tranh chấp, một loạt các vấn đề phát sinh mà hậu quả của nó chính là việc làm mất thời gian, chi phí, gây tổn hại đến uy tín, danh dự của
tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây mất ổn định trong xã hội
Sau khi người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng tiếp xúc với công chứng viên thì kiểm tra, sắp xếp, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ chính là việc đầu tiên công chứng viên cần cần phải thực hiện Do vậy để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch cũng như cho các văn bản công chứng, công chứng viên phải có kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu, hình ảnh trong các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng Như vậy Công chứng viên sẽ góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động của ngành công chứng
Bằng báo cáo dưới đây, em xin trình bày Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng - Thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật mà em đã nghiên cứu, tìm hiểu, đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm cải thiện về cơ sở dữ liệu trong hoạt động công chứng
II Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
1 Mục đích
- Nhằm phân tích, đánh giá những vấn đề về lý luận và việc vận dụng cơ sở lý luận vào thực tiễn kỹ năng công chứng viên trong việc lưu trữ, sắp xếp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng trong công tác hành nghề công chứng của công chứng viên
- Nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc lưu trữ sắp xếp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng đặc biệt những thuận lợi, thành tựu, khó khăn, vướng mắc, hạn chế trong quá trình nghiên cứu thực tiễn
Trang 5- Đưa ra các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện công tác hành nghề công chứng cũng như việc vận dụng các nguyên tắc trong thực tế nhằm góp phần nâng cao chất lượng công chứng viên, nâng cao uy tín của nghề công chứng, tạo niềm tin cho người yêu cầu công chứng, góp phần ổn định phát triển kinh tế xã hội của đất nước
2 Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là tìm hiểu Quy định của pháp luật về
Quy định của pháp luật về cơ sở dữ liệu công chứng - Thực tiễn thực hiện và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vận dụng các quy định pháp luật về kỹ năng hành nghề công chứng vào thực tiễn để tìm hiểu và học hỏi kỹ năng công chứng viên trong việc lưu trữ, sắp xếp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng, cho ta thấy những mặt đạt được, những mặt chưa đạt được, những vấn đề nào còn chưa phù hợp nhằm đưa ra các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện nhược điểm hành nghề công chứng, không những góp phần phát triển bền vững nghề công chứng nói riêng mà còn phát triển của xã hội nói chung hiện nay và trong tương lai
3 Cơ cấu bài báo cáo
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của bài báo cáo gồm có 3 mục:
Trang 6B NỘI DUNG
I Cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu công chứng trong hoạt động công chứng
1 Khái quát chung về lưu trữ và dữ liệu trong hoạt động công chứng
Lưu trữ là việc cất giữ sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác Với ý nghĩa này, hoạt động lữu trữ luôn hiện diện và là một phần không thể thiếu đước đối với hoạt động của bất kì tổ chức hành nghề công chứng nào Bởi vì, quá trình hoạt động này luôn hình thành hay có những tài liệu, giấy tờ nhất định cần được lưu giữ lại để sử dụng, tra cứu sau này
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu Trữ năm 2011 thì: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chính lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” nhận thấy hoạt động lưu trữ nhằm tới đối tượng là các tài liệu lữu trữ
Tài liệu lưu trữ là vật mang tin, được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng Tài liệu bao gồm: văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, ảnh, vi phim, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm
và các vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính
Một tập các tài liệu có liên quan tới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân được gọi là hồ sơ Vì vậy Khoản
1 Điều 63 Luật Công Chứng năm 2014 quy định: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh giám định và giấy tờ liên quan khác”
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu Trữ năm 2011 thì việc lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Do đó hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng được hiểu là công tác nghiệp vụ về tổ chức, quản lý các văn bản, hồ sơ lữu trữ trong hoạt động công chứng theo những phương pháp và kỹ thuộc chuyên môn nhằm lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng
Trang 72 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ và cơ sở dữ liệu công chứng đối với hoạt động công chứng.
1.2 vị trí của công tác lưu trữ
Bất kì cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều cần đến hoạt động lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ vào những mục đích khác nhau của mình Đặc biệt, trong lĩnh vực công chứng, hoạt động lưu trữ có một vị trí, vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu được do hoạt động công chứng luôn gắn liền với giấy tờ, tài liệu và hoạt động lưu trữ giấy tờ, tài liệu Cụ thể:
- Đối tượng mà hoạt động công chứng nhắm tới là hợp đồng, giao dịch hay bản dịch được lập bằng văn bản, do công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản tiếng Việt sang nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
- Sản phẩm, kết quả cuối cùng của hoạt động công chứng chính là văn bản ( hợp đồng, giao dịch, bản dịch) đã được công chứng Các văn bản công chứng này là nguồn tài liệu quan trọng để cung cấp tài liệu cho các bên tham gia giao dịch, cho người có quyền và nghĩa vụ có liên quan khi cần để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, cũng như cung cấp tài liệu cho các cơ quan nhà nước có thầm quyền thực hiện việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng
- Để có sản phẩm cuối cùng là văn bản công chứng thì công chứng viên phải tiến hành thu thập và đánh giá các giấy tờ, tài liệu có liên quan để xác định tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch được yêu cầu công chứng Chính vì vậy
mà pháp luật quy định hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch, được công chứng không phải chứng minh trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu và bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch
Do đó các giấy tờ tài liệu này cần được lữu giữ lại để làm căn cứ chứng minh cho tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của văn bản công chứng
Trang 8- Bên cạnh việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch thì bản thân các tổ chức hành nghề công chứng còn phải lập, bảo quản sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng bản dịch, sổ theo dõi việc sử dụng lao động, sổ văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại
sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan
Hoạt động công chứng không thể tách rời khỏi hoảt động lưu trữ Bên cạnh đó