BÀI GIẢNG ĐH THƯƠNG MẠI QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

NỘI DUNG HỌC PHẢN œs Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng cs Chương 2: Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo cs Chương 3: Tố chức tiếp khách cs Chương 4: Tổ chức chuyế

Trang 1

(2% TRUONG DAI HOC THUONG MAI

Seed THUONGMAI UNIVERSITY

QUAN TRI HANH CHÍNH VĂN PHÒNG

` MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP

Trang 3

Có năng lực làm việc độc lập, rèn luyện ý nghiên cuu

thức tổ chức kỷ luật lao động và tôn trọng

nội quy tô chức, doanh nghiệp;

Trau đồi đạo đức nghề nghiệp;

Nang động, nhiệt tinh,

Trang 4

NỘI DUNG HỌC PHẢN

œs Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng

cs Chương 2: Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

cs Chương 3: Tố chức tiếp khách

cs Chương 4: Tổ chức chuyến công tác

œsChương 5: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu

cs Chương 6: Tổ chức quán lý thiết bị văn phòng

Trang 5

TÀI LIỆU THAM KHẢO

* Bộ môn Quản trị DNTM, Đại học Thương mại, Bài giảng

Quản trị hành chỉnh văn phòng

* Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp và Trần Phương Hiền

(2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tê

Quôc dân

“Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng,NXB Lao động Xã hội

» Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2005), Quản

trị hành chánh văn phòng, NXB Thông kê, Hà Nội

* SuSan H.Cooperman (2009), Proƒfessional Office Procedures,

StEdn, Prentice Hall.

Trang 11

1.1.1 Khái niệm hành chính văn phòng

> Hành chính văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp những giấy tờ, hành chính

Trang 13

œs Thu thập, xử lý, quản lý thông tin

cs Tư vấn văn bản cho lãnh đạo

ca Xây dựng, duy trì và củng cố bộ máy văn phòng

cs Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

ca Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, quan lý vật tư của DN

Trang 14

1.2 Khái niệm, vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng

csQuản trị hành chính văn phòng là việc nhà quản trị tiến

hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách

có hiệu quả

Trang 15

1.2.2 Vai trò của quản trị hành chính

văn phòng

ca Tao tién đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp

ca Giảm thời gian lãng phí trong tiếp nhận, xử lý thông tin

os Tăng khả năng sử dụng nguồn lực

ca Nang cao năng suất lao động

es Tiết kiệm chỉ phí

Trang 18

cs 1.3.1 Nhà quản trị văn phòng

1.3 Các chức danh trong quản trị

hành chính văn phòng

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi

hoạt động của văn phòng

Điều hành mọi hoạt động của văn phòng

Là đầu mối quan hệ giữa lãnh đạo với

các bộ phận khác

Trang 19

1.3 1 Nhà quản trị hành chính

văn phòng

Chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng

œ& Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả

œ& Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh đạo mọi người thực hiện

ce Xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày

Trang 22

1.3.2 Thư ký

œs Thư ký văn phòng là người trợ

giúp cấp quản trị, được giao

một phần hoặc toàn bộ các

công việc liên quan đến lĩnh

vực chuyên môn của văn phòng

Trang 23

1.3.2 Thư ký

Chức năng

cs Chức năng liên quan đến văn bản đi, văn bản đến, dự thảo các

văn bản, kiểm tra việc thi hành các quyết định, chỉ thị

cs Chức năng liên quan đến tô chức tiếp khách, hội họp, đàm

thoại, chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo và đảm

bảo các điều kiện vật chất cho DN

Trang 24

1.3.2 Thư ký

Nhiệm vụ

œs Soạn thảo, đánh máy, In các văn bản trao đổi của lãnh đạo

ce Kiém tra thé thức văn bản và trình ký

ce Vao sé, sắp xếp và bảo quản các văn bản đến và đi

œs Lập lịch công tác cho lãnh đạo

ca Kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các chỉ thị

es Chuẩn bị các chuyến công tác và tiếp khách

ca Chuẩn bị cho các cuộc họp của lãnh đạo

œs Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho lãnh đạo

Trang 25

1.3.2 Thư ký

Tiêu chuẩn

is L$ ° Trung thực, thắng thắn, tự tin, tự giác,

edly câu thị, năng động, chu đáo

` « Tổ chức, sắp xếp công việc; Giao vn

* Quan trị; Kinh tế; Luật kinh doanh;

Thông kê; Tâm lý xã hội

Kiên thức

Trang 28

NOI DUNG CHUONG

Br MU 5 Mục đích, ý nghĩa

SSO SS Khái niệm, phân loại

sue Hi « Các phương pháp tô chức

Woo ora, * Tiên hành cuộc họp

hội thảo + Sau khi kết thúc cuộc họp

Trang 29

2.1 Những vấn đề chung về cuộc

họp, hội nghị, hội thảo

2.1.1 Mục đích, ý nghĩa

2.1.2 Khái niệm và phân loại

c Hop: là sự tập hợp ở một nơi để làm hoặc tìm cách giải quyết công

việc chung

œs Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều người dé ban về một vấn đề

quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra

các quyết nghị hay quyết định

œs Hội thảo: là một dạng họp để thảo luận những vấn đề có tính chất

— ft

Trang 30

họp hội nghị, hội thảo

2.1.3 Phương pháp tố chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 32

@ 2.2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 33

@ 2.2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

2.2.1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 34

2.2.1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp,

hội nghị, hội thảo

Xác định thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo

ce Lap danh sách thành phần tham gia cuộc họp, hội nghị, hội thảo

œs Trình chủ toa van phòng xem xét và ký duyệt

ce Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu

Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 35

Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp, hội

nghị, hội thảo

ce Bé trí bàn ghế

cqTrang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định

csTrang thiết bị

Trang 36

hội nghị, hội tháo

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

cg Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và những thành viên

tham gia cuộc họp, hội nghị, hội thảo

csPhải sắp xếp đầy đủ trước khi cuộc họp bắt đầu

Trang 37

caPhối hợp tô chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

csTổ chức kinh phí cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 38

2.2.2 Tiến hành cuộc họp

ce Kiém tra công tác chuẩn bị

cs Đón tiếp đại biểu

ca Điều hành chương trình cuộc họp

œs§ Ghi biên bản cuộc họp

Trang 39

2.2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp

œ8 Thu thập tài liệu có liên quan

œs Thu dọn văn phòng phẩm, hoàn trả trang thiết bị

ce Thu thập hoa don, chứng từ

œs Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu

câu của nhà quản trị

Trang 40

Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức

cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Trang 42

« Vai trò của công tác tiếp khách

i Nie RAN ? + Phan loai khach — -

(lIP,94 L2 0à 9 L2 Vệ 411-109 Những nguyên tắc cơ bản khi tiếp khách

3.2 Các phương thức giao tiệp

Trang 43

3.1 Khái niệm, vai trò và nguyên tắc

của việc tiêp khách

3.1.1 Khái niệm

3.1.2 Vai trò của công tác tiếp khách

ce Tao ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách;

cs Ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại;

œs Có thể giải quyết được những khó khăn tưởng như không thể

vượt qua để tiến hành công việc một cách thuận lợi

Trang 44

3.1.3 Phân loại khách

cs Khách nội bộ doanh nghiệp gồm cán bộ, nhân viên trong doanh

nghiệp đến liên hệ công tác hoặc gặp cấp trên vì việc riêng

cs Khách ngoài doanh nghiệp gồm khách hàng, khách đến liên hệ công

Trang 45

3.1.4 Nguyên tắc cơ bản khi tiếp khách

ce Tuan thu cdc quy dinh tap quan, thông lệ quốc tế

ce Tén trong nhiing quy dinh, tập quán, tập tục của từng quốc gia

ce Ton trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng

cs Thực hiện nguyên tắc bình đăng, hợp tác cùng có lợi

œs Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách

Trang 46

3.2 Các phương thức giao tiếp trong

tiêp khách

ca3.2.1 Giao tiếp bằng ngôn ngữ

ca3.2.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ

Trang 47

3.2.1 Giao tiếp bằng ngôn ngữ

Trang 48

3.2.1 Giao tiếp bằng ngôn ngữ

ca Chức năng của ngôn ngữ: Thông báo, tác động, diễn cảm

œs Cấu trúc của ngôn ngữ:

-_ Cầu trúc bề mặt

-_ Cấu trúc ngữ nghĩa

ce Dac trưng cơ bản của ngôn ngữ

Trang 49

3.2.2 Giao tiếp phi ngôn ngữ

® Khái niệm: Giao tiếp phi ngôn ngữ còn gọi là ngôn ngữ

không lời, là tập hợp nhiều loại tín hiệu của cơ thể được

biểu hiện ở các hoàn cảnh, tình huống khác nhau tuỳ

theo cảm nghĩ, thái độ

Trang 50

3.2.3 Giao tiếp phi ngôn ngữ

® Các hình thức biểu hiện:

Nét mặt

Tín hiệu cơ thể (cử chỉ hay hành động)

Dáng vẻ con người (tư thế) Trang phục

Khoảng cách

Trang 51

3.3 Tổ chức tiếp khách

ca3.3.I Tiếp khách trực tiếp

ca3.3.2 Tiếp khách gián tiếp

ca3.3.3 Xứ lý các tình huống trong tiếp

khách

Trang 52

3.3 Tổ chức tiếp khách

3.3.3 Xử lý các tình huỗng trong tiếp khách:

- Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện

- Tổ chức các cuộc hẹn gặp

- Huỷ bỏ cuộc hẹn gặp

- Xử lý phàn nàn của khách hàng

Trang 53

Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức

tiép khách

Trang 54

(= TRUONG DAI HOC THUONG MAI

Trang 55

NỘI DUNG CHƯƠNG

4.1 Khái niệm, vai

trò của tô chức chuyến công tác

+ Khai niém tô chức chuyến công tác

5 Vai trò tô chức chuyên công tác

4.2 Xây dựng kế + Yéu cau đối với kế hoạch chuyến công tác

hoạch chuyến công (ác - Nôi dung kế hoạch chuyền công tác

4.3 Tiên hành các

công việc trong và sau

chuyên công tác

+ Tién hành công việc trong chuyến công tác

5» Tiên hành công việc sau chuyên công tác

Trang 56

4.1 Khái niệm, vai trò của tô chức

chuyên công tác

4.1.1 Khái niệm tổ chức chuyến công tác

4.1.2 Kai trò của tổ chức chuyến công tác

Trang 57

2 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

4.2.1 Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác

caTrinh bay bang van ban

caDam bao kha tinh kha thi

osĐầy đủ thông tin

Trang 58

Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

4.2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác

+» Mục đích chuyến công tác

“> Thành phần đi công tác:

- Số lượng các thành viên tham gia

- Vị trí, trách nhiệm của từng người

+» Địa điểm công tác

s Thời gian:

-_ Ngày đi, ngày về

-_ Lịch trình công tác

Trang 59

3 Giải quyết thủ tục hành chính

Quyết định cử đi công tác

Giấy giới thiệu

Giấy đi đường

Thủ tục xuất cảnh

Các giấy tờ về chức danh, khoa học

Trang 60

s* Chuẩn bị phương tiện đi lại

s* Chuân bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc

s* Chuân bị tài liệu chuyên môn

s* Chuẩn bị kinh phí

Trang 61

4.3 Tiên hành các công việc trong và

sau chuyên công tác

4.3.1 Tiến hành các công việc trong chuyến công tác 4.3.2 Tiên hành các công việc sau chuyên công tác

Trang 62

Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiên tô chức chuyên

công tác

Trang 63

<\ TRUONG DAI HOC THUONG MAI

J THUONGMAI UNIVERSITY

CHUONG 5

Tổ chức quản lý, giải quyết

văn bản và lưu trữ tài liệu

Trang 64

NOI DUNG CHUONG

: Khái niệm văn bản

5.1 Tổ chức quản lý Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

và giải quyết van ban - Tô chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Tô chức quản lý và sử dụng con dâu

+ Khai niém và nguyên tắc của công tác

lưu trữ tài liệu

5 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

5.2 Tổ chức lưu trữ

tài liệu

Trang 65

5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

5.1.1 Khai niệm văn bản

Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp đưới và với công dân hoặc là phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch của doanh nghiệp

- Phân loại: Văn bản đến và văn bán đi

Trang 66

5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Trang 67

ce Quản lý, giải quyết văn bản đến:

Tiếp nhận văn bản đến

Kiểm tra, phân loại, bóc bì

Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến

Đăng ký văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn

bản đên

Sao văn bản đến

Trang 68

Lưu ÿ khi bóc bì văn bản

8 Boc trước những bì đóng các dấu khẩn

ce Khong gay hu hai đối với văn bản trong và ngoài bì; cần soát lại bì

es Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản

Trang 70

Đăng ký văn bản đến

- Số đăng ký văn bản đến - Số đăng ký văn bản đến Lập các số theo một số

- Số đăng ký văn bản mật của các Bộ, ngành, cơ nhóm cơ quan giao dịch đến quan TW nhất định và số đăng ký

Số đăng ký văn bản đến văn bản mật đến của các cơ quan, tổ

chức khác

- Số đăng ký văn bản mật đến

Trang 71

@ 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

SỐ đăng kỷ văn bản đến

Trang 72

Trình văn bản đến

es Văn bản đến sau khi đăng ký sẽ được trình cho người đứng dầu hoặc người có thẩm quyền giải quyết

es Ý kiến chỉ đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”

ce Chuyén lai cho bộ phận văn thư để đăng ký bồ sung vào số đăng ký

văn bản đên

Trang 73

Chuyên giao văn bản đên

+» Yêu cầu khi chuyên giao văn bản đến:

-_ Nhanh chóng

-_ Đúng đối tượng

- Chat ché

+» Lập sô chuyên giao văn bản đến:

- Doanh nghiệp tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến/ năm thì sử dụng ngay sô đăng ký văn bản đên đê chuyên giao văn bản

- Doanh nghiép tiép nhan trên 2000 văn bản đến/ năm thì cần lập số chuyên giao văn bản đên

Trang 74

Số chuyên giao van ban dén

Trang 75

Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyêt văn bản đền

TÊN CƠ QUAN, TÔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập — Tự do - Hạnh phúc

sassesoa, NGẦU .: HẲNG NGM oo

PHIEU GIAI QUYET VAN BAN DEN

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: - -«+«s++<<2

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị:

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: .

Định dạng
Số trang	122
Dung lượng	7,88 MB