XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN GIÁM ĐỊNH ĐẠI VIỆT TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

Để đat được điều đó là một sự cố gắng rất lớn về mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, và đặc biệt với tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân +Cải tiến liên tục hệ thống quản

K

Đ

T

TRƯỜN

KHÓ

Đề Tài:

XÁC

TẠI C

UỶ NG ĐẠI ÓA L C ĐỊNH CÔNG

T JO Ỷ BAN I HỌC NGÀ LUẬ H KẾ G TY Đ

G S L M K TP Hồ C OSEPI NHÂN BÁN C KH ÀNH: KẾ

-ẬN T ẾT QU CỔ P ĐẠI V GVHD SVTH LỚP MSSV KHÓA Chí Minh, II K P N DÂN T CÔNG T HOA KIN Ế TOÁN -o0o-TỐT UẢ KI PHẦN VIỆT : ThS T : TRẦN T : 04K1N : 410841 : 4 tháng 06 PERL TP.HỒ TÔN ĐỨ NH TẾ N – KIỂM

-T NG

INH D

N GIÁ

HÁI PHÚ

THỊ NGỌC

N

K

-2004

LOFF

CHÍ M

ỨC TH

M TOÁN

GHIỆ

DOAN

ÁM ĐỊ

ÚC HUY

C TRÂM

F

MINH HẮNG

N

ỆP

NH ỊNH

CONG ENITAL HEART

DISEASE

2

1989

LỜI CẢM ƠN      

  Em  xin  chân  thành  cảm  ơn  toàn  thể  các  thầy  cô  ở  trường  Đại  Học  Bán Công TÔN ĐỨC THẮNG đã truyền đạt kiến thức cho em trong suốt thời gian học tập tại trường  

  Cảm ơn thầy THÁI PHÚC HUY người thầy đã hướng dẫn em rất tận tình để 

em có thể hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp và cũng xin chận thành cảm ơn 

sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của ban Giám Đốc và các anh,chị trong phòng 

kế toán Công ty Cổ Phần Giám Định Đại Việt,đặt biệt là chị Thảo đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian báo cáo khoá luận vừa qua 

  Một lần nữa,em xin gửi đến quý thầy cô và toán thể các anh chị tại công 

ty lời cảm ơn chân thành 

       Tp.HCM,ngày 30 tháng 6 năm 2004       Sinh viên thực tập 

LỜI MỞ ĐẦU

  Trong nền kinh tế thị trường như nước ta hiện nay,điều kiện để các doanh nghiệp có thể đứng vững được,để xã hội ngày một tiến lên là phải kết hợp sự quản lý của nhà nước với việc phát huy tối đa tính tự chủ sáng tạo của từng cơ 

sở kinh doanh mục đích đêm lại kế quả kinh doanh cao nhằm tạo ra lợi nhuận tối 

đa trong khuông khổ cho phép  

  Nâng coa kết quả kinh doanh không chỉ là mối quan tâm hàng đầu của bất 

kỳ xã hội nào mà còn là vấn đề bức xúc của tất cả  doanh nghiệp là vấn đề sống còn của đơn vị. mỗi doanh nghiệp phải tự tổ chức hoạt động kinh doanh tự quản lý,tự  trang  bị  cho  chi  phí  và  chịu  trách  nhiệm  về  kết  quả  kinh  doanh  của  mình trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và kinh doanh có lãi  

  Đặc biệt đối với những đơn vị kinh doanh  thì việc xác định kết quả còn mang ý nghĩa lớn hơn vì nó phản ánh được kết quả kinh doanh ,lấy lợi nhuận làm 

bổ xung vốn kinh doanh tự có cho đơn vị,là nguồn hình thành nên các quỹ của công ty và đều quan trọng không kém là tạo ra bộ mặt sáng sủa của nền kinh tế nhà nước trên thị trường 

  Kết quả kinh doanh cao là sự kết hợp hài hoà giữa hai mặt tồn tại và phát triển của mỗi đơn vị,hay nói đúng hơn nó là thước đo chính xác trình độ quản lý của mọi đơn vị  

  Đất  nước  đã  và  đang  từng  giờ  từng  phút  chuyển  mình  trong  cơ  chế  thị trương,nền  kinh  tế  nước  nhà  có  thành  công  hay  không  đều  phụ  thuộc  rất  lớn vào các đơn vị sản xuất kinh doanh.Vấn đề quan trọng là các đơn vị phải xác định được kết quả kinh doanh có lãi thực sự cũng như để các đơn vị tồn tại được và nền kinh tế nhà nước khởi sắc trong tương lai 

Mục Lục

Trang

CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH

VÀ PHÁT TIỂN CÙA CÔNG TY DAVICONTROL 1

  1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN   1 

      1.1.1.Lịch sử hình thành1    

      1.1.2.Quá trình phát triển của công ty   1 

      1.2  TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ 2        1.2.1.Chính sách chất lượng    2   

      1.2.2.Mục tiêu chất lượng của DAVICONTROL.   2   

      1.2.3 Cam kết về chất lượng   3   

      1.2.4.Việc thực hiện chính sách lượng  3 

         1.2.4.1 Nguồn lực       4 

         1.2.4.2.Chức năng nhiệm vụ   4 

1.3 HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG   6   

      1.3Kế hoạch chất lượng.7  1.4 CHỨC NĂNG KINH DOANH VÀ QUÁ TRÌNH KINH DOANH    12       

       1.4.1Chức năng kinh doanh   12 

      1.4.2 Quá trinh kinh doanh hạch dịch vụ giám định   12 

      1.4.3. Giải thích sơ đồ kinh doanh dịch vụ giám định   13         

       1.5.QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN VỤ GIÁM ĐỊNH   17 

 1.6.TỔ CHỨC BỘ MÁY VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY   19 

     1.6.1Hình thức tồ chức bộ máy kế toán   19   

     1.6.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán   .19       

     1.6.3 Nhiệm vụ và quyền hạn từng bộ phận   20 

       1.6.4 Hình thức kế toán .     23 

     1.6.5 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty   24 

   CHƯƠNG  2  :CƠ  SỞ  LÝ  LUẬN  VỀ  XÁC  ĐỊNH  KẾT  QUẢ  KINH  DOANH  CỦA  CÔNG TY DAVICONTROL   25 

2.1.TỔNG QUÁT CHUNG VỀ KẾT QUẢ KINH DOANH   25 

2.2 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH    

   2.2.1 Kế toán doanh thu giám định   25 

        2.2.1.1Nguyên tắc hạch toán   25 

        2.2.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng   25 

   2.2.3 Kế toán xác định doanh thu thuần   26 

       2.2.3.1 Khái niệm       26 

  2.2.4Giá vốn giám định       26 

       2.2.4.1 Khái niệm       26 

       2.2.4.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng   27 

       2.2.4.3 Quy trình hạch toán   28 

 2.2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp   29 

      2.2.5.1 Khái niệm       29 

      2.2.5.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng   29 

      2.2.5.3 Quy trình hạch toan   30 

2.2.6 Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh   32 

     2.2.6.1 Khái niệm        32 

     2.2.6.2 Quy trình hạch toán   32 

    2.3KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH    

2.3.1 Kế toán thu nhập tài chính   33 

     2.3.1.1 Nội dung       33 

     2.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán   33 

     2.3.1.3 Tài khoản và chứng từ sử dụng   34 

      2.3.2 Kế toán chi phí tài chính   34 

     2.3.2.1 Nội dung       34 

    2.3.2.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng   35 

2.3.3 Kế toán xác định hoạt động tài chính   35 

    2.3.3.1 Nội dung       35 

    2.3.3.2 Quy trình hạch toán  36 

2.4KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ CÁC KHOẢN  BẤT THƯỜNG    

   2.4.1 Kế toán thu nhập bất thường và chi phí bất thường   36 

       2.4.1.1 Nội dung        36 

       2.4.1.2 Tài khoản sử dụng   36 

       2.4.1.3 Quy trình hạch toán thu nhập và chi phí bất thường   37 

2.4.3 Kế toán xác định kết quả các khoản thu bất thường    38 

     2.4.3.1 Nội dung       38 

     2.4.3.2 Quy trình hạch toán   38 

      CHƯƠNG  3:THỰC  TRẠNG  TỔ  CHỨC  KẾ  TOÁN  XÁC  ĐỊNH  KẾT  QUẢ  KINH  DOANH TẠI CÔNG TY DAVICONTROL   39 

3.1KẾ TOÁN DOANH THU39         3.1.1Tổ chức tiêu thụ tại công ty   39       

    3.1.2 Phương thức thanh toán   40 

      40 

   3.1.4 Tài khoản và sổ sách sử dụng   40 

   3.1.5 Tổ chức kế toán doanh thu   40 

       3.1.5.1 Doanh thu giám định   40 

       3.1.5.2  Sơ  đồ  tổng  quát  hạch  toán  doanh  thu  giám  định  các  mặt  hàng  xuất nhập khẩu       41 

      3.1.5.3 Ví dụ minh họa      41 

3.2 KẾ TOÁN DOANH THU THUẦN   41 

3.3 KẾ TOÁN CHI PHÍ        42 

  3.3.1 Giá vốn giám định       42 

       3.3.1.1 Đặc điểm       42 

       3.3.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng   42 

       3.3.1.3 Sổ sách kế toán42         3.3.1.4 Phương pháp hạch toán   42 

       3.3.1.5 Ví dụ minh họa .  42  3.3.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp   43 

     3.3.2.1 Tài khoản sử dụng   43 

     3.3.2.2 Sổ kế toán       43 

     3.3.2.3 Chứng từ sử dụng    44 

     3.3.2.4 Ví dụ minh họa       44 

     3.4KẾ TOÁN THU NHẬP CÁC HỌAT ĐỘNG KINH DOANH KHÁC   45 

    3.4.1 Đặc điểm       45 

   3.4.2 Chứng từ và sổ kế tóan   45 

       3.4.2.1 Chứng từ       46 

       3.4.2.2 Sổ sách kế toán sử dụng   46 

3.4.3 Phương pháp hạch tóan   46 

    3.4.3.1 Thu nhập tài chính   46 

    3.4.3.2 Thu nhập bất thường    46 

3.4.4 Ví dụ minh họa       47 

3.5  KẾ  TOÁN  CHI  PHÍ  BẤT  THƯỜNG  VÀ  CÁC  HOẠT  ĐỘNG  KINH  DOANH  KHÁC       48 

  3.5.1 Nội dung       48 

  3.5.2 Chứng từ và sổ sách kế toán   48 

      3.5.2.1 Chứng từ       48 

     3.5.2.2 Sổ sách kế toán sử dụng   48 

  3.5.3 Ví dụ minh họa       48 

   3.6.1 Phương pháp hạch tóan   49    3.6.2 Ví dụ       49 

NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ 52

KẾT LUẬN       54 

         Davicontrol  luôn  giữ  được  uy  tín  và  giành  đươc  sự  tin  cậy  đối  với  khách hàng trong và ngoài nước, trong việc cung cấp các dịch vụ giám định hàng hoá mang tính độc lập và trung lập 

      Davicontrol có trụ sở chính tại thành phố HỒ CHÍ MINH và  các chi nhánh trực thuộc được bố trí trên khắp mọi miền của đất nước. 

      Địa chỉ trụ sở chính :115 Trần Quốc Thảo Q3. THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH       Fax: (84.8) 9326873 

       Giấy  chứng  nhận  giám  định  do  Davicontrol  cấp  mang  tính  trung  thực, khách  quan  và  chính  xác  cao,  được  quốc  tế  công  nhận  là  bằng  chứng  để  giải 

quyết  các  khiếu  nại  và  những  vấn  đề  khác  liên  quan  tới  hàng  hoá  xuất  nhập khẩu. 

      Để đat được điều đó là một sự cố gắng rất lớn về mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, và đặc biệt với tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân 

    +Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng để thoả mãn nhu cầu hợp lý của khách hàng 

   1.2.2 Mục tiêu chất lượng của Davicontrol 

      Nâng cao chức năng, năng lực của Davicontrol đạt tiêu chuẩn quốc tế về việc  cung  cấp  dịch  vụ  giám  định,  thoả  mãn  yêu  cầu  ngày  càng  cao  của  khách hàng trong và ngoài nước . 

      Luôn cung cấp kịp thời và chính xác các chứng thư giám định của khách hàng. 

      Trong  thời  gian  từ  2000  đến  2005  phải  đạt  mức  tăng  thêm  trung  bình hàng năm là khoảng 4%. 

        1.2.3 Cam kết về chất lượng  

       Lãnh đạo và nhân viên của Davicontrol cam kết đảm bảo chất lượng         Giám đốc trực tiếp tham gia vào việc đảm bảo chất lượng  

      Giám  đốc  tổ  chức  đều  đặn  các  cuộc  hộp  với  các  trưởng  phòng  để  thảo luận về vấn đề chất lượng, và tìm biện pháp giải quyết thích hợp. 

      Để đảm bảo tính hiệu quả, giám đốc ít nhất 1 năm 1 lần tiến hành chủ trì các cuộc hợp của lãnh đạo, nhằm xem xét hệ thống đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty. 

     1.2.4 Việc thực hiên chính sách chất luợng. 

Giám đốc hoặc người uỷ quyền đảm bảo truyền đạt chính sách chất lượng để mọi người thông hiểu Giám đốc sẽ triệu tập 1 cuộc hợp gồm tất cả công nhân

viên chức của Davicontrol để trình bày về: 

    +Chính sách chất lượng và ý nghĩa của nó  

    +Định hướng của công ty dựa trên cơ sở chính sách và mục tiêu chất lượng   Đại  diện  lãnh  đạo  sẽ  được  sử  dụng  các  loại  áp  phích  và  biển  treo  để  tuyên truyền chính sách chất lượng toàn công ty. 

  Trong khi thực hiện và duy trì chính sách chất lượng. Giám đốc bảo đảm cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết, tuyển mộ nhân lực và đào tạo họ để họ thực hiện có hiệu quả công việc của mình. 

      1.2.4.1 Nguồn lực: 

      Lãnh đạo có trách nhiệm xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lực cho việc quản lý, thực hiện công việc và  các hoạt động kiểm tra. Để đảm bảo tính hiệu quả trong công việc cung cấp dịch vụ và có chất lượng cho khách hàng, các yêu cầu  tối thiểu  của  mỗi  chức  danh  đều được xác  định cụ  thể  trong  phần  diển  tả từng công việc. 

      Các hoạt động kiểm tra có thể bao gồm: 

         +Đảm bảo việc văn bản hoa, các hoạt động đúng theo qui định, các dữ liệu chính xác và đầy đủ trước khi đưa ra sử dụng. 

         +Đảm bảo các tài sản được mua sắm, và các dịch vụ được cung cấp là phù hợp với yêu cầu đề ra. 

         +Việc thanh tra nội bộ hệ thống chất lượng là để đảm bảo các yêu cầu của 

hệ thống chất lượng đã văn bản hoá được thực hiện và duy trì . 

      1.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ nhân viên 

do  lãnh  đạo  trực  tiếp  qui  định  và  quản  lý,  còn  của  trưởng  phòng  công  ty  và  giám  đốc  chi  nhánh  do  giám đốc  công  ty qui định  và  phòng kế  toán,  tổ  chức  hành chính và tổng hơp quản lý. 

 Đại diện lãnh đạo  

       Đại diện lãnh đạo và phó đại diên lãnh đạo do giám đốc chỉ định bằng văn bản. Đại diện lãnh đạo có quyền và trách nhiệm đảm bảo các yêu cầu của hệ thống chất lượng ISO 9002 được thiết lập, thực hiện và duy trì. Đại diện lãnh đạo phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty và tất cả các vấn đề có liên quan đến hệ thống chất lượng. 

       Đại diện lãnh đạo làm việc với tất cả các trưởng phòng công ty và giám đốc  chi  nhánh  để  liên  tục  cải  tiến  hệ  thống  chất  lượng  được  thiết  lập  và  thực hiện, duy trì phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9002. 

      Báo cáo việc thực hiện và điều phối các cuộc hợp định kỳ của lãnh đạo 

để xem xét hệ thống chất lượng. 

       + Lập kế hoạch, điều phối và theo dỏi việc thanh tra chất lượng nội bộ.        +Qui theo tình hình của công ty, qui định hoặc ấn định thời gian yêu cầu các đơn vị báo cáo về chất lượng và tính kịp thời của dịch vụ giám định . 

       +Theo dõi các hành động khắc phục của các phòng / chi nhánh hữu quan 

và đảm bảo cho các hành động khắc phục đó cho nó phù hợp với hệ thống chất lượng      

       + Giữ liên lạc với các tổ chức bên ngoài về những vấn đề có liên quan tới 

hệ thống chất lượng. 

   +Đảm bảo ban hành sổ tay chất lượng và qui trình chất lượng mới nhất đến tất cả các chi nhánh, phòng, trạm khi cần thiết. 

      +Tư vấn về nhu cầu đào tạo nhân sự của công ty, trong mọi vấn đề liên quan tới sự hoạt động phù hợp và có hiệu quả của hệ thống chất lượng. 

     Xem xét của lãnh đạo      

  Ít nhất 1 năm1 lần hoặc tuỳ theo yêu cầu, hệ thống chất lượng sẽ được ban lãnh đạo gồm giám đốc, các trưởng phòng công ty, các giám đốc chi nhánh 

và đại diện lãnh đạo xem xét. Mục đích của việc xem xét là nhằm đảm bảo tính hiệu quả và sự phù hợp của hệ thống chất lượng với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002 và chính sách chất lượng. Các cuộc hợp xem xét hệ thống chất lượng đều do giám đốc chủ trì. Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm điều hành các việc thu xếp cần thiết cho các cuộc hợp đó. 

       Khi  cần  thiết  hoặc  khi  có  những  thay  đổi  với  các  tiêu  chuẩn  quốc  tế,  hệ thống chất lượng phải được điều chỉnh cho phù hợp. 

       Biên bản về các cuộc họp "xem xét của lãnh đạo" do đại diện lãnh đạo lưu giữ 

         Việc  văn  bản  hoá hệ  thống  chất lượng  tạo  nên  một  cơ  cấu  gồm 4  tài  liệu sau: 

        Các qui trình chất lượng mô tả hoạt động và hệ thống kiểm soát liên quan đén các chuyên đề đã được xác định trong sổ tay chất lượng. Các qui trình này 

áp dụng trong toàn công ty. 

       Các  qui  trình  và  hướng  dẫn  công  việc  cấp  phòng  công  ty  /  chi  nhánh,  do trưởng  phòng  công  ty,  giám  đốc  chi  nhánh  xét  duyệt  hổ  trơ  cho  các  qui  trình chất lượng và       mô tả chi tiết cách làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra phù hợp với điều kiện của địa phương, nhưng không xa rời yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý. 

 Các qui trình / phương pháp giám định mô tả các hoạt động thuộc về kỹ thuật 

áp dụng trong toàn công ty. Toàn bộ việc văn bản hoá hệ thống chất lượng, đều ccó qui trình kiểm soát về phê duyệt phân phát và sửa đổi. 

    Hiệu quả của hệ thống chất lượng đã văn bản hoá sẽ được đánh giá thông qua các cuộc thanh tra chất lượng nội bộ thường kỳ và các cuộc hợp xem xét của 

1.3.1 Kế hoạch chất lượng  

   Một kế hoạch chất lượng đã được xác định nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cụ thể của hệ thống quản lý chất lượng. Việc thực hiện kế hoạch chất lượng này được viết thành văn bản một cách chi tiết trong các qui trình thao tác 

và hướng dẫn công việc liên quan  

   Kế hoạch chất lượng về những dịch vụ mới hoặc các hợp đồng, và nhữnh công trình lớn sẽ được xác định trên cơ sở xem xét các yếu tố sau: 

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Đại diện lãnh đạo 

PhòngGiám Định 2

Chi Nhánh 

Hà Nội 

PhòngGiám Định 3

Chi Nhánh Vũng 

Phòng 

KTTCH

CTH

Phó Tổng Giám

Phòng

Giá m

An, Tiền  Giang , Bến  Tre

Tổ Giám Định Gạo Khu Vực 2  Giám định  gạo thuộc  khu vực các  tỉnh :Đồng  Tháp , An  Giang, Trà  Vinh, Vĩnh  Long

Tổ Giám Định Gạo Khu Vực 3  Giám định  gạo thuộc  khu vực các  tỉnh :Cần Thơ  , Sóc Trăng,  Bạc Liêu  Minh Hải

Tổ Giám Định Gạo Khu Vực 4  Giám định  gạo thuộc  khu vực các  tỉnh :Cần  Thơ, An  Giang, Kiên  Giang 

Nhóm Nông Sản

GĐ các mặt hàng N. sản 

Nhóm Thực Phẩm

GĐ các mặt hàng thực  phẩm, đồ hộp, đông lạnh

Bộ Phận Hàng Công 

Nghiệp 

Bộ Phận Hàng Tiêu  

Dùng 

Bộ Phận Phân Tích 

Thử Nghiệm 

 Các  thủ  tục  nhận  yêu  cầu  (như    trên)  lập  phương  án  giám  định  đi  đến  hiện trường (xuống tàu, ra kho) giám định hàng từ kho đến tàu, xuống kho giám sát xếp hàng từ kho lên xà lan tàu, giám sát viên lên giao hàng tại tàu. Bộ phận tại tàu: khi giám định, giám sát ở kho lên tàu thu phí giám sát, giám định. Để xem có đúng hàng mình giám sát hay không, và tiếp tục giám định lại tại tàu và sau đó 

cử giám sát ,giám sát lại tại tàu. 

   Phòng 2: Quản lý nhà nước  

Hàng phải thông qua hải quan (nhà nước) yêu cầu Máy móc, thiết bị nhập về Yêu cầu giám định giá trị tiền mặc còn lại (một chiếc xe second hand nhập về có còn bao nhiêu % giá trị: 80% và kiểm tra xuất xứ

Qui  trình:  phòng  hành  chính  nhận  yêu  cầu  giám  định  từ  hải  quan  và  yều  cầu 

giám định của khách hàng, chuyển cho phòng giám định 2 lập phương án giám định  tương  tự,  tại  hiện  trường  ghi  chép  lại  những  thông  số  kỷ  thuật  niên  hiệu của xe, chủng loại xuất xứ ghi vào số liệu tại hiện trường, về công ty tham khảo các tài liệu liên quan để xác định và đánh giá chất lượng còn lại, lên chứng thư, đưa cho phòng hành chánh thông báo phí cho khách hàng . 

Phòng 3 : Giám định dầu Bunker  

Ra hiện trường, lên gặp máy trưởng, giới thiệu mình và xem hồ sơ tàu, các hồ sơ liên quan rồi tiến hành do các băng trên tàu (thùng đựng dầu ), xác định số đo các băng két và ghi vào kết luận tàu, cho ra kết quả biên bản giám định ở hiện trường và ký đối tịch với máy trưởng. Trở về công ty căn cứ vào số liệu tại hiện trường, ra chứng thư giám định công việc giám định đã hoàn tất rồi chuyển cho phòng hành chánh làm thông báo phí cấp khách hàng. 

1.4 CHỨC NĂNG KINH DOANH VÀ QUI TRÌNH KINH DOANH 

   1.4.1 Chức năng kinh doanh 

Davicontrol sẳn sàng đáp ứng các dịch vụ giám đinh sau: 

       +Giám định khối lượng. Phẩm chất của dầu thô, dầu tinh luyện và các sản phẩm tư dầu thô  

       +Giám  định  số  lượng,  khối  lượng,  qui  cách  phẩm  chất,  bao  bì  và  kí 

mã hiệu của hàng hoá xuất nhập khẩu  

       +Giám  định  quá  trình  xếp  hàng,  dỡ  hàng  lên  hoặc  xuống  từ  các phương tiện vận tải  

       +Giám địhn khối lượng bằng phương pháp mớn nước và mọi dịch vụ giam định về hàng hải khác và container 

      +Kiểm tra và giám sát hàng hoá trong quá trình sản xuất  

    +Tất cả các yêu cầu cần thiết liên quan  đến hàng và phí hàng giám định được xác định rỏ ràng trong giấy yêu cầu giám định , giấy yêu cầu giám định phải được đôi bean đồng ý thoả thuận trước khi thực hiện  

      +Lể  tân  ghi  sổ  ngày  nhận  yêu  cầu  giám  định  vào  sổ  nhận  yêu  cầu  giám định , cấp chứng thư cho khách hàng ký ,và ấn dấu xác định yêu cầu giám định . 

Khách Hàng  Lể Tân

Phòng Giám Định 1Phòng Giám Định 2Phòng Giám Định 3 

Giám Định Viên 

Giấy Chứng Nhận Giám Định Của Giám Định Viên Phòng      

Kế Toán 

Đồng thời ghi sổ và nhận yêu cầu giám định lên giấy yêu cầu giám định và  giao cho khách hàng một bản          +Chuyển yêu cầu giám định cho  trưởng phòng giám định liên quan hoặc người được uỷ quyền tiến hành thực hiện các bước tiếp theo. 

 Trường hợp yêu cầu bằng fax hoặc email 

    +Lể tân xem nội dung trong bàifax hoăc email , xác định nội dung yêu cầu 

và trao đổi bằng điên thoại (nếu chưa rỏ) ghi  nội dung bổ sung cần thiết vào fax hoặc  email  (nếu  có)  nếu  xét  thấy  có  thể  đáp  ứng  được  yêu  cầu  thì  đóng  dấu nhận, rồi fax lại cho người yêu cầu giám định , và ghi vào sổ đăng ký / ngày và chuyển cho trưởng phòng liên quan hoặc người uỷ quyền giám định chi nhánh thực hiện các bước tiếp theo  

Trường hợp yêu cầu bằng điện thoại

+Người nhận yêu cầu giám định ghi chép vào mẫu phục lục hai tờ ghi chép yêu cầu giám định bằng điện thoại cập nhật vào sổ yêu cầu , ghi ngày ,tháng ,số yêu cầu rồi chuyể cho trưởng phòng liên quan hoặc người được uỷ quyền giám định chi nhánh thực hiện các bước tiếp theo  

  BƯỚC 2 : 

    Trưởng phòng giám định liên quan xem xét giấy yêu cầu giám định , giải quyết thực hiện yêu cầu hay huỷ yêu cầu  

án của mình  

    Giám  định  theo  qui  định  rồi  chuyển  về  phòng  giám  định  sau  khi  hoàn thành vụ giám định và có giấy chứng nhận giám định  

     +Nếu trong trường hợp, người yêu cầu giám định yêu cầu giám định bằng văn  bản  nhưng  không  theo  hợp  đồng  giám  định,  trưng  cầu  giám  định  của  hải quan  v.v.  mà  còn  thiếu  các  dữ  liệu  theo  qui  định  thì  người  tiếp  nhận  yêu  cầu giám định và giám định viên thực hiện vụ giám định trao đổi với người yêu cầu giám định để bổ sung những dữ liệu cần thiết còn thiếu này đến mức độ nhiều nhất mà khả năng có thể thực hiện các bước giám định tiếp theo  

     +Trường  hợp  giám  định  viên  được  phân  công  thực  hiện  vụ  giám  định bằng điện thoại, khi đến hiện trường phải mang theo tờ ghi chép yêu cầu bằng điện thoại và mẩu giấy yêu cầu giám định đưa cho người yêu cầu giám định để 

họ chuyển yêu cầu bằng điện thoại thành yêu cầu văn bản. 

     +Trương hợp khó khăn quá, người yêu cầu giám định không thể chuyển thành yêu cầu giám định bằng văn bản dược thì giám định viên vẫn thực hiện vụ giám định với nội dung như đã ghi chép và tờ giấy ghi chép yêu cầu giám định bằng điện thoại được coi như yêu cầu giám định bằng văn bản sau khi đã được 

  BƯỚC 8  

    Lể tân chuyên hồ sơ vụ giám định với phòng kế toán, thông báo phí cho phòng kế toán  

Yêu  cầu  đã  nhận  mà  sau  đó  mới  phát  hiện  thấy  không  thể  thực  hiên  được. Trưởng phòng liên quan hoặc giám đốc chi nhánh phải xin ý kiến giám đốc phê chuẩn cho huỷ và thông báo ngay lập tức cho khách hàng bằng văn bản và lễ tân tiếp nhận yêu cầu giám định phải đóng dấu huỷ vào giấy yêu cầu. Các yêu cầu huỷ này phải được lập hồ sơ lưu trử tối thiểu trong ba tháng để tham khảo  Thay đổi nội dung giấy yêu cầu trong khi đang thực hiện vụ giám định. Trong quá trình  thực  hiện  nếu  khách  hàng  có  thay  đổi  nội  dung  yêu  cầu,  thì  phải  có  văn bản, chữ ký xác nhận và gửi tới giám định viên trước khi các công đoạn liên quan của vụ giám định được thực hiện. Nhận được thông báo thay đổi này, giám định viên phải gửi  báo cáo  cho trưởng phòng liên quan hoặc người được uỷ quyền giám định chi nhánh để xin ý kiến phê chuẩn  

Các nhân viên khác (không phải lễ tân) được trực tiếp nhận yêu cầu giám định do khách hàng yêu cầu, nhưng sau đó phải chuyển cho lễ tân làm các thủ tục tiếp nhận như đã mô tả ở trên 

1.5 QUI TRÌNH THỰC HIỆN VỤ GIÁM ĐỊNH  

     +Khi  nhận  được  yêu  cầu  hoặc  hợp  đồng,  trưởng  phòng  công  ty,  người được uỷ quyền hoặc giám đốc chi nhánh kiểm tra lại hạng, mục trong yêu cầu / hợp đồng để xác định nội dung công việc. Điểm nào chưa rỏ phải hỏi người tiếp nhận để giải quyết trước khi tiến hành giám định  

Sau đó cập nhật vào sổ theo dỏi thực hiện vụ giám định của trưởng phòng / chi nhánh lập kế hoạch chất lượng (nếu cần) hoặc giao cho giám định viên đủ khả năng lập phương án thực hiện để trưởng phòng ký duyệt  

     +Giám định viên nhận dược yêu cầu phải nghiên cứu kỹ phương án thực hiện vụ giám định theo qui định  

    +Giám  định  viên  dựa  vào  phương  án  thực  hiện  vụ  giám  định  đã  được trưởng phòng duyệt để tiến hành vụ giám định. Đối với vụ giám định cần phải lấy mẫu, thì phải lập biên bản lấy mẫu theo phụ lục      

    +Chế độ báo cáo  

   +Nghiệp vụ giám định thực hiện trong một ngày. Sau khi kết thúc vụ giám định hiện trường, giám định viên khẩn trương tổng hợp số liệu giám định một cách nhanh nhất để kịp thời cấp chứng thư theo yêu cầu của khách hàng 

   +Nghiệp vụ giám định thực hiện trên một ngày : heat ngày làm việc , giám định viên chuyển kết quả về cho trưởng phòng (bằng fax ,email hoặc điện thoại  ) trưởng phong ký xác nhận vào góc trái (nếu là fax hay Email)hoặc ghi chép kết quả  vào sổ theo dõi (nếu là điện thoại ) 

    +Chỉ  những  vụ  giám  định  thực  hiện  trên  địa  bàn  không  có  phương  tiện thông tin liên lạc, thi giám định viên phải tự tổng hợp số liệu bằng cách nhanh nhất, báo cáo cho trưởng phòng / người được uỷ quyền nắm được kết quả      +Sau  khi  kết  thúc  vụ  giám  định  tại  hiện  trường,  giám  định  viên  nhanh chống  tổng  hợp  kết  qua,  hoàn  chỉnh  hồ  sơ  và  lập  bản  thảo  chứng  thư  trình trưởng phòng hoăc người được uỷ quyền duyệt  

    +Trưởng phòng hoặc người được uỷ quyền kiểm tra hồ sơ, kết quả giám định, kiểm soát vào diễn biến giám định và kết quả giám định, duyệt bản thảo chứng thư. Sau khi bản thảo đạt yêu cầu thì ký vào góc trái, cho in chứng thư và chữ ký, chuyển cho giám định viên ký vào góc trái của chứng thư. Sau đó chuyển chứng thư cho phòng kế toán lập hoá đơn và chuyển cho lể tân, cấp chứng thư cho khách hàng chậm nhất không quá hai ngày sau khi có kết quả  

    +Những  vụ  giám  định  hàng  hoá  có  khiếu  nại  hoặc  bị  tổn  thất  …  nhưnh thuộc diện người nước ngoài yêu cầu. Bản chứng thư do trưởng phòng đã duyệt phải qua giám đốc hoặc người được uỷ quyền xem xét lần cuối in trình ký  

+Trong  trường  hợp  bản  thảo  chứng  thư  duyệt  chưa  đạt  yêu  cầu  thì  thực  hiện như qui trình kiểm soát. Các sản phẩm và dịch vụ không phù hợp  

+Tuỳ theo từng loại hình dịch vụ giám định, giám định viên có thể sử dụng các mẫu ấn chỉ liên quan theo phục lục 10 

+Lưu trữ : hồ sơ vụ giám định phải được giám định viên sắp xếp theo qui định của  phụ  lục  9  và  chuyển  cho  bộ  phận  lễ  tân  lưu  3  tháng,  sau  đó  chuyển  cho phòng  kế  toán,  tổ  chức,  hành  chính  ,  tổng  hợp  lưu  trữ  thêmcho  đủ  ít  nhất  ba năm ( những nghiệp vụ không có nghi vấn ) và năm năm ( giám định có nghi vấn hoặc tranh chấp ) 

1.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DAVICONTROL   1.6.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán  

    Do công ty Davicontrol có qui mô nhỏ so với các đơn vị khác, công ty chủ yếu là giám định những mặt hàng xuất nhập khẩu. Như vậy hình thức tổ chức bộ máy kế toán cũng đơn giản  

Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công tác kế toán của công ty được thực hiện  tại  phòng  kế  toán  từ  việc  lập  chứng  từ  ban  đầu  đến  việc  ghi  chép  các  sổ sách kế toán chi tiết, lập báo cáo tài chính … tổ chức theo hình thức tập trung được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có năng lưc để giúp kế toán 

Trưởng Phòng KTTCHCTH 

Bộ Phận Tổ chức Hành Chính 

Bộ Phận Kế 

Toán 

Nhân  Viên Yêu  Cầu Và  Cấp   Chứng 

Thư 

Kế  Toán  Lưu 

Kho  Thủ  Quỹ 

Doanh  Thu 

Công 

Nợ 

Nhân  Viên 

Đánh  Máy Vi  Tính 

Tổ  Chức 

Nhân  Viên 

Bảo 

vệ 

Tài

Xế 

       Đào  tạo,  bồi  dưỡng  nghiệp  vụ  chuyên  môn  và  hướng  dẫn  việc  áp  dụng  và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 cho cán bộ công nhân viên của phòng  

   Thực  hiện  dịch  vụ  của  người  đại  diện  lãnh  đạo  trong  việc  áp  dụng  hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002  

  ‐ Liên hệ và làm việc trực tiếp với khách hàng để thu hồi công nợ, liên hệ cục thuế và nộp báo cáo thuế  

 ‐  Kết hợp đối chiếu, kiểm tra với các công việc có liên quan  

 ‐  Có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các hoá đơn, hồ sơ, tài liệu có liên quan   ‐  Lập báo cáo liên quan đến phần việc của mình chính xác, kịp thời  

+Kế toán thanh toán và ngân hàng  

 ‐  Lập và cập nhật phiếu thu chi tiên mặt, thu chi ngân hàng  

 ‐  Lập và in các báo cáo chi tiết, tổng hợp hàng tháng có liên quan đến thu chi   ‐  Lập bảng tính lương và thẻ lương hàng tháng  

 ‐  Kiểm tra tính chính xác và tính pháp lý của chứng từ trước khi trình cấp trên xét duyệt  

 ‐  Quản lý chế độ nghỉ phép cho toàn bộ cán bộ công nhân viên  

 ‐  Báo cáo thuế đầu vào  

 ‐  Lập báo cáo liên quan đến phần việc của mình chính xác kịp thời  

+Thủ quỹ, lưu kho  

 ‐  Theo dõi và quản lý các công cụ, tài sản tại trạm, chi nhánh và công ty  

 ‐  Hàng tháng, hàng quí tiến hành gửi lập báo cáo đối chiếu. Hàng năm lập báo cáo kiểm kê 

 ‐  Kết hợp đối chiếu kiểm tra với các công việc liên quan  

 ‐  Tiếp  nhận  cung  cấp  các  vật  dụng,  công  cụ,  ấn  chỉ,  văn  phòng  phẩm  cho  các phòng ban khi các yêu cầu của phòng đã được người có thẩm quyền xét duyệt   ‐  Có trách nhiệm lưu kho và bảo quản các hồ sơ, tài liệu liên quan  

 Quyền hạn      

‐Uỷ  quyền  cho  cấp  dưới  quản  lý  và  điều  hành  các  hoạt  động  của  phòng  khi trưởng phòng đi vắng  

Có quyền đề xuất với gíam đốc về việc khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, nâng lương hoặc bãi nhiệm hoặc hạ lương các cá nhân thuộc quyền quản lý của mình  

Có quyền đề xuất với giám đốc về việc thay đổi tổ chức, tăng hoặc giảm biên chế khi cần thiết, mở lớp đào tạo, sử dụng đồng vốn 

Có quyền đáp ứng hoặc không đáp ứng trang thiết bị, văn phòng phẩm đối với cá nhân  của phòng, trạm khi xét thấy việc làm đó là đúng và cần thiết  

+ Kếtoán doanh thu và công nợ  

Được quyền báo cáo cho trưởng phòng về tình hình thực hiện các công việc của mình  

Từ chối giải quyết các vấn đề vượt quá thẩm quyền. Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo khi cần thiết  

+Kế toán thanh toán ngân hàng  

Được quyền báo cáo với trưởng phòng về tình hình thực hiện các công việc của mình  

Được quyền báo cáo với trưởng phòng về tình hình thực hiện các công việc của mình  

1.6.4 Hình thức kế toán  

Công ty thực hiện hiện đại hoá công tác kế toán bằng cách lấp đặc tại phòng kế toán một số máy vi tính và thực hiện nối mạng toàn bộ đảm bảo việc trích lập, đối chiếu, kiểm tra độ chính xác, nhanh chóng  

ký chứng từ có liên quan  

Cuối tháng khoá sổ các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật 

ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần. Đồng thời, lập bảng tông hợp chi tiết từ số liệu trên thẻ và các báo cáo kế toán khác  

1.6.5 Hệ thống tài khoản đang sử dụng tại công ty  

Công ty là một doanh nghiệp có vốn của nhà nước nên tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đã được ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT của BTC ngày 01/11/95. Dựa vào hệ thống tài khpản kế toán do nhà nước ban hành, căn 

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê  Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế 

toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng 

hợp chi tiết Báo cáo tài chính