TIỂU LUẬN QUÁ TRÌNH CHUYỂN đổi số và TRIỂN KHAI hệ THỐNG ERP của DOANH NGHIỆP THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Và hiện tại, một ứng dụng được rất nhiều nhà quản lí quan tâm trong việc điều hành công ty, không ít doanh nghiệp đã và đang chuẩn bị triển khai chính là ERP Enterprise Resource Planning

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Tp.HCM, ngày… tháng… năm…

Giảng viên hướng dẫn

LỜI CẢM ƠN

Chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy Nguyễn Hữu Dũng, giảng

viên môn Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) khoa Kinh tế đã truyền đạt

những kiến thức quý báu để chúng em có thể hoàn thành bài tiểu luận cuối kỳ Chính sự

giúp đỡ tận tình của thầy đã giúp chúng em hoàn thành bài tiểu luận một cách tốt nhất và

theo đúng tiến độ đề ra Trong quá trình thực hiện bài có thể còn nhiều thiếu sót, chúng em

mong nhận được sự thông cảm từ phía thầy Thêm vào đó, chúng em luôn hi vọng nhận

được sự góp ý chân thành từ thầy để có thể hoàn thiện hơn về kiến thức cũng như kinh

nghiệm của bản thân Cuối cùng em xin kính chúc Thầy dồi dào sức khỏe và luôn gặt hái

được nhiều thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM ngày 16 tháng 05 năm 2022

Sinh viên

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP 2

1.1 Phương pháp triển khai dự án và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ERP 2

1.1.1 Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang) 2

1.1.2 Phương pháp phân chia thành giai đoạn 2

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 3

1.2.1 Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP 3

1.2.2 Xác định hiện trạng hệ thống 4

1.2.3 Xây dựng các tiêu chí đánh giá 4

1.2.4 Thực hiện đánh giá các nhà cung cấp ERP 5

1.2.5 Đề xuất và quyết định chọn lựa nhà cung cấp ERP 5

1.3 Quản trị sự thay đổi (OCM) 6

1.3.1 Quản trị sự thay đổi là gì? 6

1.3.2 Mô hình quản trị sự thay đổi 6

1.3.3 Quy trình quản trị sự thay đổi 8

1.4 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP 8

CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA THẾ GIỚI DI ĐỘNG 10

2.1 Phân tích quá trình chuyển đổi số của Thế giới di động 10

2.2 Những thành tựu và khó khăn 11

2.2.1 Thành tựu những năm gần đây 11

2.2.2 Khó khăn 11

2.2.3 Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP 12

2.3 Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn 13

CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP 16 3.1 Xác định đúng nhu cầu, phạm vi nghiệp vụ cần triển khai đúng giải pháp 16

3.2 Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp 16

3.3 Lên kế hoạch thực hiện dự án ERP một cách cẩn thận 17

3.4 Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai, phương pháp triển khai ERP 17

3.5 Linh hoạt trong cách quản lý 18

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ERP CHO

THẾ GIỚI DI ĐỘNG 19

4.1 Ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise 19

4.1.1 Ưu điểm của mô hình SaaS và On-premises 19

4.1.2 Nhược điểm của mô hình SaaS và On-premises: bất kỳ phần mềm nào cũng vậy bên cạnh những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp thì bên cạnh đó nó vẫn sẽ còn tồn đọng một số hạn chế nhỏ bên trong 21

4.2 Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa chọn phương pháp nào tại sao? 22

CHƯƠNG 5: TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ODOO CỦA THẾ GIỚI DI ĐỘNG 26

5.1 Giới thiệu sơ lược về Odoo 26

5.2 Ưu điểm và nhược điểm của odoo 26

5.2.1 Ưu điểm 26

5.2.2 Nhược điểm 26

5.3 Mục tiêu xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 27

5.4 Đặc tả tính năng của phần mềm ERP 27

5.6 Demo một số quy trình trên Odoo 29

5.6.1 Quy trình mua hàng 29

5.6.2 Quy trình sản xuất 34

5.6.3 Quy trình bán hàng 36

KẾT LUẬN 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày càng lớn khiến cho doanh

nghiệp phải luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh

hơn, rẻ hơn và hiệu quả hơn so với đối thủ Để có thể vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp

luôn nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá

trình sản xuất kinh doanh Cùng với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp

đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các

phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Và hiện tại, một

ứng dụng được rất nhiều nhà quản lí quan tâm trong việc điều hành công ty, không ít

doanh nghiệp đã và đang chuẩn bị triển khai chính là ERP (Enterprise Resource Planning)

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Và Thế Giới Di Động cũng là một trong

những công ty tiên phong trong việc sử dụng vào doanh nghiệp của mình Từ những lý do

đó, nhóm quyết định tìm hiểu: Quá trình chuyển đổi số và triển khai hệ thống ERP của

doanh nghiệp Thế Giới Di Động Đối với công ty thế giới công nghệ (công ty mô phỏng)

thì nhóm cũng đã nghiên cứu phần mềm ERP trên nền tảng Odoo Mọi công việc quản lý

của nhân viên được hỗ trợ và tối ưu hóa Tất cả các nhân viên đều được phần mềm hỗ trợ

thông tin cần thiết đúng với vị trí và trách nhiệm mình trong khi tác nghiệp Ban lãnh đạo

doanh nghiệp sẽ được phần mềm ERP cung cấp các thông tin chính xác một cách nhanh

chóng và thông qua đó họ có thể biết được mọi tình hình của doanh nghiệp thông qua đó

họ có thể đưa ra được những quyết định chính xác và đúng đắn

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP 1.1 Phương pháp triển khai dự án và đánh giá lựa chọn nhà cung cấp ERP

1.1.1 Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang)

Phương pháp này sẽ khai triển ở toàn bộ các phòng ban một cách đồng thời Nó yêu

cầu phải có sự gắn kết về nguồn lực và việc gián đoạn kinh doanh là khó tránh khỏi Đây

được xem là một phương pháp mang rủi ro rất lớn nhưng thay vào đó nó có 2 ưu điểm lớn

là thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp Khi có yêu cầu cần nhanh chóng đưa giải

pháp Odoo vào doanh nghiệp từ ban lãnh đạo, thì chúng ta nên chọn phương pháp này

Tuy nhiên, cần phải có sự tranh bị đầy đủ, cẩn thận cho quá trình sử dụng giải pháp này

Đặc biệt, phương pháp này thích hợp với những thời điểm bất ổn, gặp nhiều khó khăn cho

doanh nghiệp, chẳng hạn như ảnh hưởng của dịch Covid-19 Các giải pháp tiếp cận thường

được thiết kế theo quy trình ERP chuẩn mực và cần phải được xem xét, đánh giá kỹ lưỡng

Vậy nên, phương án Big Bang này nên được thực hiện theo các phần mềm ERP có nhiều

năm kinh nghiệm như Odoo, Microsoft AX, SAP, Oracle

Cần phải biết cách nhận thức, chấp nhận và đối mặt với thách thức, khó khăn, cố gắng

giảm thiểu rủi ro thì mới thành công được trong kinh doanh Nắm bắt, ước tính được

phương án triển khai thỏa mãn được bao nhiêu phần trăm nhu cầu người dùng? Phần chưa

đáp ứng được thì phải điều chỉnh thế nào để khắc phục và phát triển? Thời gian và chi phí

cần có là như thế nào? Quy trình hoạt động có bị ảnh hưởng hay không? Tóm lại, có rất

nhiều vấn đề cần cân nhắc, xem xét cùng với đội ngũ chuyên gia về tư vấn, kỹ thuật, khi

triển khai dự án ERP Và đối với Big Bang thì những vấn đề đó còn cần phải thận trọng

hơn nữa, quá trình thực hiện phải được giám sát kỹ lưỡng để hạn chế đến mức thấp nhất

các rủi ro Mọi hoạt động, thay đổi về nhu cầu của người dùng đều có ảnh hưởng to lớn và

ràng buộc chặt chẽ tới tiến độ dự án

1.1.2 Phương pháp phân chia thành giai đoạn

Đây là một trong những phương án cốt lõi được TopERP (đơn vị cung cấp dịch vụ và

triển khai ERP hàng đầu Việt Nam, tối ưu hóa hệ thống quản lý doanh nghiệp) áp dụng để

không làm tổn hại đến các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp muốn

chia dự án thành nhiều giai đoạn, nhiều khía cạnh chẳng hạn như doanh nghiệp muốn khai

triển ERP cho phần mua hàng, bán hàng, kho trước; kế tiếp mới đến logistics, sản xuất rồi

tới các khoản kế toán, tài chính… thì chúng ta có thể áp dụng có hiệu quả Phased Rollout.

Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ có mức độ cần thiết khác nhau trong tổng thể quá trình hoạt động

Ta có thể chia giai đoạn như các cách sau:

 Chia theo nhóm các chức năng (Bán hàng, kế toán, tài chính)

 Chia theo chuỗi liên kết nhiều phòng ban (phương án được TopERP gợi ý cho rất

nhiều khách hàng triển khai ERP thành công)

 Chia theo các Business Unit (đơn vị kinh doanh) của doanh nghiệp bạn - thường áp

dụng cho cấp Tập Đoàn

 Chia theo vị trí địa lý - thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia

Phương án triển khai phân chia thành giai đoạn được trưng dụng nhất, có rủi ro đạt tầm

trung, thời gian khai triển và chi phí cũng thuộc mức trung bình Khi thành công hoặc thất

bại trong triển khai ERP ở giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp có thể tích lũy kinh nghiệm,

tránh các sai lầm cho các giai đoạn sau cũng như điều chỉnh lại kế hoạch triển khai sao cho

phù hợp hơn Ngoài ra còn có thể sửa đổi, nâng cấp các bước thực hiện, cách thức làm

việc của team triển khai và nhân viên - người dùng cuối

Phương pháp này sẽ được sử dụng cùng với các phần mềm như excel, misa, bravo,

fast, cùng với triển khai ERP thời gian dài và dần dần thực hiện thay đổi cho phần mềm

quản lý trước đây Tuy nhiên, đây là phương án tốn thời gian và chi phí nhất, nhưng thay

vào đó nó không mang rủi ro vì chúng ta sẽ tiếp cần nó một cách từ từ chậm rãi cho đến

khi quen thuộc, thành thạo nó và đủ nhuần nguyễn để có thể loại bỏ phương pháp cũ

Trong khi triển khai dự án ERP thì sự khôn ngoan trong vấn đề truyền thông của doanh

nghiệp đóng vai trò rất quan trọng Trước và trong khi thực hiện cần có sự tham khảo kỹ

lưỡng từ các chuyên gia trong lĩnh vực để đảm bảo triển khai đúng phương án, cách thức

thực hiện và hạn chế sai lầm xảy ra

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

1.2.1 Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP

Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là phải

xác định được mục tiêu khi triển khai dự án Doanh nghiệp thường dựa vào những trở ngại

trong quản lý hoạt động kinh doanh, sản xuất để xác định được mục đích của công trình

ERP Bởi vì những bất cập đó sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp nhận diện được mục tiêu và

nhu cầu cấp thiết của hệ thống ERP Thêm vào đó, chiến lược nền tảng của toàn bộ doanh

nghiệp như các kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn cũng có thể giúp xác định đích

đến của dự án Khi doanh nghiệp đưa ra những chiến thuật lâu dài đồng nghĩa với việc dự

án ERP sẽ dài lâu và giảm thiểu rủi ro hiệu chỉnh và thay thế hệ thống ERP Tuy nhiên,

trên thực tế các doanh nghiệp khá bất phân mình trong vấn đề đặt ra mục tiêu khi khai

triển ERP, từ đó cũng không có lý do hay đích đến mong muốn để thực hiện dự án ERP

Vì vậy mà kết quả những doanh nghiệp đó nhận được sau khi triển khai dự án ERP cũng

không hề rõ ràng Theo thông lệ, mỗi doanh nghiệp nên có một nhóm chuyên nhận định,

xem xét, quyết định thực hiện hệ thống ERP

1.2.2 Xác định hiện trạng hệ thống

Được biết ERP là một thành phần của hệ thống và nó cùng với quá trình kinh doanh,

cách thức tổ chức, quản lý, phần cứng, phần mềm đã tạo thành trong doanh nghiệp một hệ

thống thông tin quản lý Vì vậy cần có sự thống nhất và hoàn thiện giữa các thành phần

này mới có thể chọn lựa phương thức khai triển ERP Chúng ta thường đánh giá thực trạng

của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thông qua 4 yếu tố:

 Quy trình kinh doanh: từ cơ sở là các phòng ban và đơn vị thành viên trong doanh

nghiệp có thể nhìn ra được quy trình kinh doanh Từ đó xác định được giải phápERP nào có thể đáp ứng được càng nhiều nhu cầu quản lý quy trình kinh doanh thìcàng có lợi thế khi quyết định chọn ERP

 Cơ cấu tổ chức: cả ở hiện tại và tương lai, cần nắm rõ được bộ máy tổ chức, chức

năng, nghĩa vụ của các phòng ban và mô tả chức vụ trong doanh nghiệp

 Hệ thống: là những công việc như xác định tình trạng của phần cứng, mạng, sự giao

thoa dữ liệu giữa các ứng dụng và giữa các phòng ban, đơn vị với nhau

 Chính sách kinh doanh: đó là những nguyên tắc về đặt, mua hàng, giám sát giới hạn

tín dụng cùng các chỉ tiêu bình luận năng suất công việc

Từ việc khoanh vùng được thực trạng hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp cóthể tìm ra những điểm trở ngại trong hệ thống; nhận ra các trắc trở và gánh nặng của hệ

thống mà có thể tạo ảnh hưởng nặng nề đến toàn thể doanh nghiệp Ngoài ra, doanh

nghiệp còn có thể khuếch trương hệ thống giám sát, xem xét hiệu suất hoạt động của tổ

chức hiện tại Từ đó, giúp tìm ra cơ hội trong thách thức để nâng cao, cải tiến khả năng

làm việc và đưa ra giải pháp để giải quyết các vấn đề trở ngại trên hệ thống ERP mới mà

doanh nghiệp chuẩn bị thực hiện

1.2.3 Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi xác định được mục tiêu dự án ERP, xác định được thực trạng của hệ thống thì

doanh nghiệp đã có thể hoàn thành các tài liệu chi tiết về yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật

Tiếp theo đó, nhóm chuyên gia đảm nhận chọn lựa ERP sẽ tiến hành xây dựng và đưa ra

các tiêu chí để đánh giá tổng quan các nhà cung cấp phần mềm Không chỉ có tiêu chí về

nhu cầu chất lượng mà còn có cả những tiêu chí liên quan đến ngân sách và thời gian thực

hiện dự án Bên cạnh đó, đi cùng với các tiêu chí còn có những số liệu cụ thể thể hiện tầm

quan trọng của từng tiêu chuẩn đặt ra Tất cả các thông tin nêu trên sẽ được trình bày thành

bảng nhằm giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát Đồng thời, bảng tiêu chí sẽ được tung ra để

các nhà cung cấp có được sự chuẩn bị Đó thường bao gồm những tiêu chuẩn liên quan

đến khả năng chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện dự án, năng lực tổ chức hướng dẫn

người dùng, tính linh hoạt trong hiệu chỉnh phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành

cùng việc cập nhật phiên bản mới theo các luật định thay thế Và bảng tiêu chuẩn đánh giá

nhà cung cấp phần mềm ERP là một tiền đề, cơ sở trọng yếu để doanh nghiệp đưa ra quyết

định tổng quát, hợp lý và nhanh chóng rằng nên hợp tác với nhà doanh nghiệp nào

1.2.4 Thực hiện đánh giá các nhà cung cấp ERP

Thông thường các nhà cung cấp phần mềm sẽ giở lại bảng trả lời và hồ sơ dự thầu để

các doanh nghiệp xem xét lựa chọn Khi đó, nhóm chuyên gia sẽ thực hiện các phân tích,

đánh giá và chấm điểm nhà cung cấp dựa trên bảng tiêu chí đánh giá Từ những số điểm

đã chấm, nhóm chuyên gia sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp phần mềm để họ chuẩn bị

và demo phần mềm của doanh nghiệp mình Đây chính là dịp để 2 bên có thể trao đổi trực

tiếp với nhau và sẽ có thể xác định rõ năng lực đáp ứng của ERP cho nghiệp vụ kinh

doanh, kỹ thuật và những yêu cầu khác Nhóm đánh giá có thể cần chuẩn bị thêm những

tình huống thực tế để kiểm tra xem các nhà cung cấp có thể linh hoạt ứng xử phù hợp với

yêu cầu của doanh nghiệp hay không Sau đó sẽ tiến hành lập bảng đánh giá nâng cao dựa

trên bản demo của nhà cung cấp phần mềm ERP Cuối cùng, từ nhiều giải pháp do các nhà

cung cấp đưa đến, nhóm chuyên gia sẽ tiến hành so sánh dựa trên biểu đồ, thống kê số liệu

để xem đâu mới là nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu doanh nghiệp đưa ra, từ đó

chọn ra phương án ERP thích hợp

1.2.5 Đề xuất và quyết định chọn lựa nhà cung cấp ERP

Dựa vào kết quả từ việc chấm điểm bản demo và so sánh các nhà cung cấp tiềm năng

thì nhóm đánh giá sẽ có đưa ra những đề nghị lựa chọn, gửi lên ban lãnh đạo để họ phê

chuẩn Sau khi lấy được ý kiến phê duyệt, nhóm chuyên gia sẽ bắt đầu chuẩn bị thực hiện

dự án ERP

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng quy trình:

+ Không phải chỉ đánh giá các nhà cung cấp phần mềm thông qua các buổi demo, phỏng

vấn thôi, mà nhóm đánh giá còn cần phải đến trực tiếp nơi làm việc của họ để có nhận xét

khách quan hơn Bên cạnh đó, nên giao lưu, tiếp xúc với những thành viên bên cung cấp

để có thể tạo lập mối quan hệ tốt để hợp tác hiệu quả khi triển khai ERP

+ Bởi vì nhóm đánh giá ERP đóng vai trò rất quan trọng nên trong nhóm này cần có bộ

mặt của các phòng ban, đơn vị thành viên của doanh nghiệp Đặc biệt người đứng đầu

nhóm này phải là người thuộc ban lãnh đạo để có thể kiểm soát trực tiếp và báo cáo lên

cấp cao hơn Tuy nhiên cũng có không ít trường hợp doanh nghiệp chỉ cho những thành

viên thuộc phòng ban Công nghệ thông tin đảm nhận đánh giá phương án ERP Như vậy

dẫn đến tình trạng nhóm không thể nắm rõ yêu cầu của từng phòng ban cũng như khó mà

phân công hợp lý Vậy nên cần có sự tham gia, hợp tác của nhiều phòng ban trong nhóm

đánh giá để có nguồn thông tin kịp thời, chính xác

+ Trong quy trình đánh giá vẫn còn một bước rất quan trọng đó là biết được một cách

đúng đắn các bước thực hiện dự án bởi vì sự chuẩn bị tốt sẽ triển khai hiệu quả cao và

tránh được sai lầm không đáng có Ngoài ra, nhóm đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp doanh

nghiệp có thể thuê từ những chuyên gia ERP bên ngoài

1.3 Quản trị sự thay đổi (OCM)

1.3.1 Quản trị sự thay đổi là gì?

Khi nói đến quản trị sự thay đổi là nói đến các bước cho việc lập kế hoạch và giúp đỡ

cá nhân thành công trong thay đổi nhằm đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh mà mục đích cuối

là lợi nhuận Đối với mỗi một doanh nghiệp và những tình trạng thời đoạn của nó luôn có

đặc trưng nhất định, mặc dù như thế nhưng qua thời gian dài phát triển kinh tế đã thấy

được, các doanh nghiệp có thể sẽ có chung một số giải pháp cho quá trình chuyển đổi,

củng cố đội ngũ nhân viên

1.3.2 Mô hình quản trị sự thay đổi

Thông qua khoảng thời gian phát triển rất dài đã dẫn tới hệ quả là nhiều mô hình về

quản trị thay đổi ra đời dựa trên kinh nghiệm tích lũy được qua cả thành công lẫn thất bại

Và đa số những mô hình đó đều có thể áp dụng ở các doanh nghiệp hiện nay để hỗ trợ

nhân viên phát triển Được biết, thuật ngữ quản trị sự thay đổi đã có mặt từ khoảng giữa

thế kỷ 20 Nó mở đầu với Mô hình 3 bước thay đổi của Kurt Lewin bao gồm: phá vỡ thói

quen hiện tại, thay đổi sang trạng thái mới, thiết lập thói quen mới Mô hình này rất dễ tiếp

cận và gần gũi để nắm được quá trình thay đổi của doanh nghiệp

Mô hình này sau đó được phát triển thêm với Diffusion of Innovations của Everett

Rogers vào năm 1962 cùng với Mô hình chuyển đổi của Bridges vào năm 1979 Trọng

điểm của mô hình này là tập trung vào chuyển đổi, thay vì sự thay đổi “Chuyển đổi” và

“thay đổi” có sự phân biệt là rất quan trọng Nó làm nổi bật việc nhân viên phải trải qua 3

giai đoạn của quá trình chuyển đổi khi họ thực nghiệm sự thay đổi Chúng là:

 Giai đoạn 1: Kết thúc, Mất mát và Bỏ đi

 Giai đoạn 2: Trung lập

 Giai đoạn 3: Khởi đầu mới

Đáng ngạc nhiên là phải đến 1990, quản trị thay đổi mới trở thành tiêu đề nhận được

sự quan tâm của đông đảo giới kinh doanh Theo sau đó là sự nổi dậy của rất nhiều mô

hình quản trị thay đổi khác nữa Có thể kể đến như:

+ Mô hình 8 bước thay đổi của John Kotter: Khi thực hiện tất cả các bước trong mô

hình này, John Kotter khuyên chúng ta nên lấy tầm nhìn mới làm điểm bắt đầu khi tuyển

dụng Nó cũng được áp dụng cho việc đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Tổ chức phải

đặt tầm nhìn mới và những thay đổi ở vị trí khó lòng mà lung lay Cần phải công nhận

công lao của nhân viên có đóng góp tích cực trong quá trình biến đổi

+ Mô hình quản lý thay đổi ADKAR: Mô hình thay đổi ADKAR sẽ luôn hoạt động khi

thực hiện dự án Chúng ta cần giám sát sự thay đổi theo thời gian và khuyến khích nhân

viên tiếp tục giám sát nó

A: Nhận thức Làm cho nhân viên nhận thức được sự thay đổi

D: Mong muốn Thấm nhuần một mong muốn để thay đổi

K: Kiến thức Dạy nhân viên cách tạo ra sự thay đổi

A: Khả năng Biến đổi kiến thức thành khả năng tạo ra sự thay đổi

R: Gia cố Làm cho sự thay đổi vĩnh viễn bằng cách củng cố các phương pháp mới

+ Chu trình cải tiến liên tục (PDCA) của Deming: Chu trình PDCA bao gồm các yếu

tố: “P” (Plan) lập kế hoạch, “D” (Do) thực hiện các kế hoạch đã đề ra, “C” (Check) kiểm

tra việc thực hiện các kế hoạch và cuối cùng “A” (Act) thực hiện hiệu chỉnh, phát triển

thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch mới sửa đổi này và triển khai lại chu

trình PDCA mới Qua đó chúng ta có quan niệm về PDCA như sau: PDCA là một chu

trình thực hiện việc giám sát, thay thế công việc hay các đích đến đề ra và cứ thế lập đi lập

lại quá trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những tân tiến liên tục trong quá trình được áp

dụng

1.3.3 Quy trình quản trị sự thay đổi

Ở tầm nhìn quy trình, quản trị thay đổi là tổ hợp các bước mà một thành viên trong đội

cần triển khai theo một phương án hoặc ý kiến cụ thể – như là kế hoạch và sách lược tập

trung vào việc đưa đội nhóm vượt qua khó khăn Quy trình này bao gồm 3 giai đoạn

chính:

 Chuẩn bị: Ở bước đầu tiên, nhận định mức độ sẵn sàng thay đổi sẽ giúp điều chỉnh,

sắp xếp việc lập kế hoạch cho doanh nghiệp

 Quản lý: Thực hiện chiến lược quản lý thay đổi tích hợp vào dự án

 Củng cố: Thực hiện các cơ chế và nhận định tuân thủ để hỗ trợ sự thay đổi

1.4 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP

Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp còn được hiểu là tái cơ cấu quy trình kinh

doanh, tức phá tan ý tưởng kinh doanh cũ, thay mới tất cả về nguyên tắc quản lý, cung

ứng, dịch vụ Quan niệm này, dù đã được kiểm tra qua nhiều lý thuyết, nhưng mới chỉ đem

lại thành công cho một vài DN và được coi là khá rủi ro

Việc thực hiện một dự án ERP luôn bao gồm nhiều điểm cần lưu ý Những yếu tố này

gắn kết với nhau bao gồm các bước: phân tích nhu cầu, lập kế hoạch cho hệ thống, demo

và khai triển Các bước này chỉ hiệu suất khi và chỉ khi quản lý quy trình hiệu quả

Khi một doanh nghiệp tiến tới giai đoạn tái cơ cấu kinh doanh thì sẽ gặp phải những

vấn đề về quản trị sự thay đổi Khi đó, công ty cần chú trọng hơn trong công tác đào tạo,

cung cấp nguồn thông tin hữu ích cho nhân viên về giải pháp ERP và vai trò của nó cho

toàn thể tổ chức doanh nghiệp

Đối với cấp tổ chức Quản trị sự thay đổi cần tập trung vào những điều cơ bản sau:

 Có bình luận cho mức thay đổi, thiết kế và quy trình khi triển khai ERP

 Đánh giá hiệu suất biểu hiện và tối ưu dự án ERP được hoàn thành

 Các buổi huấn luyện cần được thiết lập và phân tích và phát triển những vấn đề hữu

ích

 Sau kết thúc huấn luyện, cần tạo cơ hội để nhân viên áp dụng để tránh quên kiến

thức vừa mới được cung cấp

 Có chiến lược và trải nghiệm quá trình giao tiếp

 Cuối cùng là chuỗi hoạt động quan sát và tỉnh toán trước khi ứng dụng được đưa ra

để giám sát và báo cáo tất cả các quy trình trong 1 một trường hợp giả định về kinhdoanh

 Khi gặp phải trở ngại, nó sẽ được nhận định và đưa ra giải pháp thích hợp

 Tất cả các loại cải thiện ở tầm doanh nghiệp được lập ra để kết quả là tối ưu hệ

thống mới này

Thường lệ tồn tại sự miễn cưỡng thay đổi là khó tránh khỏi vì thay đổi bao gồm thay

đổi chức năng và nhiệm vụ của nhân viên Vì thế, nhân viên cần thời gian để thích ứng với

một dự án mới toanh như ERP Tuy nhiên, nhà quản lý kiêm huấn luyện thì phải linh hoạt

đối mặt với khó khăn này cùng với các chiến lược hiệu quả và cố gắng đạt được đích đến

để có thể quản trị được sự thay đổi này Áp dụng ERP vào quá trình kinh doanh là một

bước ngoặt lớn của doanh nghiệp nhưng để sự phát triển này thể hiện toàn bộ hiệu quả thì

quản trị thay đổi do dự án này thật sự hiệu quả Tổ chức khi quyết định áp dụng hệ thống

ERP tuyệt đối không thể bỏ qua khâu này Đa số nhà cung cấp phần mềm ERP đều có các

nhóm đánh giá tư vấn, tổ chức nên để tâm tới vấn đề quản trị sự thay đổi nếu thật sự muốn

ứng dụng thành công và hiệu quả dự án

CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA THẾ GIỚI DI ĐỘNG 2.1 Phân tích quá trình chuyển đổi số của Thế giới di động

Thế giới di động bắt đầu xây dựng dựng hệ thống quản lý bằng phầm mềm cơ bản như

Excel, tương tự như các doanh nghiệp khác Cho đến khi mở đến của hàng bán lẻ thứ hai,

Excel đã không còn đáp ứng được nữa vì nhu cầu quản lý từ xa có nhiều phát sinh Từ đó

thế giới di động bắt đầu triển khai xây dựng hệ thống ERP nhằm quản lý, nắm bắt những

yếu tố cơ bản như doanh thu, hàng tồn kho, lợi nhuận, xuất hóa đơn, giúp lãnh đạo

doanh nghiệp có thể quản lý từ xa Khi hệ thống dần phát triển lớn hơn, sản phẩm và

lượng nhân viên tăng vọt, thế giới di động buộc phải xây dựng phần mềm cách chia ca

Khi có vấn đề mới phát sinh, thế giới di động lại tiếp tục tìm giải pháp, và hệ thống ERP

dần trở nên đồ sộ hơn, bao gồm các chức năng quản lý bán hàng, hàng hóa, kiểm soát

thông tin khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng,

kho hàng, bảo hành, …

Cuối 2010, chuỗi Dienmay.com ra đời và đổi tên thành Điện Máy Xanh vào tháng

5/2015, là chuỗi bán lẻ các sản phẩm điện tử tiêu dùng Cuối năm 2015, Bách Hóa Xanh

được đưa vào thử nghiệm, là chuỗi cửa hàng chuyên bán lẻ thực phẩm tươi sống và nhu

yếu phẩm

Tháng 6/2020, thế giới di động chuyển đổi mô hình từ Bigphone sang Bluetronics Chỉ sau

3 tháng, mô hình Bluetronics đã có thêm 30 siêu thị, từ tân binh nhanh chóng trở thành

“anh cả” đứng đầu tại thị trường Campuchia Quy mô doanh thu bán lẻ của Bluetronics trở

nên lớn nhất nhì thị trường Campuchia với 50 siêu thị phủ sóng 15/25 tỉnh thành, và tiếp

tục gia tăng, đe dọa các đối thủ khác bất chấp tình hình dịch bệnh tăng cao

Bên cạnh đó, tại thị trường Việt Nam, tốc độ tăng trưởng của của Điện Máy XanhSuppermini góp phần không nhỏ vào tằng trường của thế giới di động hoàn tất mục tiêu

300 của hàng trong vòng 6 tháng, dựa theo mô hình bán lẻ hàng điện máy “ra ngõ gặp

Điện Máy Xanh” Mô hình này thực chất là phiển bản “rút gọn” của Điện Máy Xanh về

diện tích, chủng loại hàng hóa… để dễ chen vào các khi dân cư bình dân và vùng nông

thôn

Ngày 10/1/2022, thế giới di động chính thức ra mắt 5 chuỗi cửa hàng thuộc nhómAVA bao gồm: AVAFashion - chuỗi cửa hàng thời trang gia đình, AVASport - chuỗi cửa

hàng chuyên đồ thể thao, AVAKids - chuỗi cửa hàng cho mẹ và bé, AVAJi - hệ thống bán

lẻ trang sức, AVACycle - chuỗi cửa hàng xe đạp dưới hình thức “shop in shop” tại hệ

thống Điện máy Xanh Đây là một phần của chiến lược mở rộng nhằm nắm giữ thị phần,

gia tăng lợi thế cạnh tranh đa ngành, tối ưu hệ thống vận hành, thúc đẩy tăng trưởng và

tiếp tục khẳng định vị trí nhà bán lẻ số 1 Việt Nam

Trong quá trình mở rộng chuỗi rất nhanh, thế giới di động đã không giải bài toán bằng

cách tăng nguồn lao động mà sử dụng công nghệ để quản trị, giúp kiểm soát được quản ký

được hệ thống đồ sộ như ngày hôm nay Hiện nay TGDĐ còn bổ sung thêm phân hệ

logistics Ngoài ra, bộ phận IT cũng sẽ bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp

hệ thống báo cáo đa chiều hơn trong phân tích

2.2 Những thành tựu và khó khăn

2.2.1 Thành tựu những năm gần đây

+ Công ty Cổ phần Đầu tư TGDĐ 4 lần dẫn đầu trong top “50 công ty kinh doanh hiệu quả

nhất Việt Nam” chỉ trong 6 năm niêm yết trên thị trường chứng khoán (năm 2014) và 8

năm giải thưởng do Tạp chí Nhịp Cầu Đầu Tư phối hợp cùng Công ty Chứng khoán Thiên

Việt tổ chức (2012-2019) Đặc biệt là năm 2019, TGDĐ đã đạt mức vốn hóa trên 2,2 tỷ

đô, tăng gấp 10 lần so với năm đầu tiên niêm yết trên thị trường chứng khoán (2014)

+ Thế giới di động cũng đã ghi nhận mức doanh thu thuần đến 102.174 tỷ đồng, lợi nhuận

hơn 3.836 tỷ đồng, tương đương với mức tăng trưởng 18% doanh thu và 33% lợi nhuận

sau thuế so với năm 2018

+ Thế giới di động là đại diện Việt Nam duy nhất lọt Top 100 nhà bán lẻ hàng đầu châu Á

– Thái Bình Dương do Tạp chí Bán lẻ châu Á (Retail Asia) bình chọn

+ Tổng số siêu thị mà Công ty Cổ phần Đầu tư thế giới di động có hơn 1.923 siêu thị, tăng

50% Cũng trong tháng 11 năm 2017, doanh thu tăng lên 59.000 tỉ đồng Đến năm 2018,

tổng doanh nghiệp được nâng lên 2.160 cũng như có mặt tại khắp 63 tỉnh thành Giá cổ

phiếu thế giới di động tên trên sàn chứng khoán được tăng mạnh Với giá 80.000 đồng/cp

vượt lên 126.500 đồng/cp, việc này tăng 58%

2.2.2 Khó khăn

Hiện nay, thị trường bán lẻ đang ngày một bão hoà, dẫn đến các vấn đề thế giới di động

phải đối mặt như sự cạnh tranh của các trang thương mại điện tử, chi phí ngày một tăng

cao, … Một trong những khó khăn mà thế giới di động đang gặp phải là tình trạng bão hòa

mảng điện thoại Kể từ đầu 2018, thế giới di động đã phải đóng cửa khoảng 50 cửa hàng

bán lẻ do dư thừa Điều này khiến cho tỉ lệ đóng góp doanh thu giảm mạnh trong quý 1

năm 2019

Bách Hóa Xanh phải cạnh tranh với các đối thủ khác như Saigon Co op, Satrafoods…

Chi phí vận chuyển từ kho đến cửa hàng chiếm khoảng 3% doanh thu chuỗi Bách hóa

Xanh, do đó chuỗi này phải giảm chi phí giá vốn hoặc gia tăng doanh thu cửa hàng để có

thể nâng biên lãi gộp của Bách hóa Xanh từ 18-20% Gần 50% doanh thu của Bách hóa

Xanh đến từ hàng tươi sống, chi phí hàng hóa hư hủy chiếm khoảng 2,5% tổng doanh thu

của chuỗi Thế giới di động cần có cách thức vận chuyển, lưu trữ hàng phù hợp để đảm

bảo độ tươi ngon và an toàn thực phẩm

Chuỗi thế giới di động sau 5 năm phát triển mạnh mẽ hiện đã chững lại Năm 2018,

doanh thu mảng điện thoại di đông giảm nhẹ so với năm 2017 Nguyên nhân là do mặt

hàng điện tử đã có độ phổ biến cao nhờ sự xuất hiện của nhiều hãng điện thoại giá rẻ từ

Trung Quốc như Xiaomi, Oppo…

Một rủi ro mà thế giới di động cần ứng phó trong thời gian tới là sức ép cạnh tranh ngày

càng lớn của các nhà bán lẻ nước ngoài Các công ty lớn ngành E-Commerce với chiến

lược chi phí thấp như Lazada (Alibaba), Shopee (SEA Group) và Tiki (JD.com), hay

những công ty thương mại điện tử có uy tín từ thị trường phát triển như Rakuten (Nhật),

Aeon Eshop (Nhật), Lotte (Hàn Quốc), cũng sẽ tham gia trong dài hạn, tạo sức ép cạnh

tranh đáng kể cho thế giới di động trong những năm tới

2.2.3 Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP

Các giải pháp ERP trước giờ đều cung cấp các dữ liệu đáng tin cậy, góp phần nâng cao

hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, quá trình triển khai giải pháp cũng vấp phải nhiều trở

ngại về chi phí triển khai, vận hành Vì vậy, nhu cầu về một giải pháp quản lý ít tốn kém

hơn, tiết kiệm thời gian hơn và có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu hơn được các doanh nghiệp

lưu tâm:

BRAVO - Giải pháp phần mềm ERP hàng đầu tại Việt Nam

 Công nghệ lập trình tiên tiến, hiện đại, được lập trình bằng nền tảng công

nghệ NET với ngôn ngữ lập trình C# trên hệ cơ sở dữ liệu SQL

 Hệ thống mở, thiết kế linh động dễ dàng tùy chỉnh Với cấu trúc 3 lớp, thuận tiện

trong việc hiệu chỉnh theo các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, từng ngànhnghề

 Giao diện hiện đại, thiết kế phẳng tối giản, tối ưu cho chạy đa nền tảng, cho phép

thay đổi theme của dashboard như màu nền, ảnh nền, cỡ chữ, kiểu chữ…)

 Tối ưu Bảo mật bằng cách quản lý người dùng theo tên đăng nhập và mật khẩu;

phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý và theo từng trường thôngtin của chứng từ Ngoài ra, chương trình có khả năng ghi chép lại toàn bộ nhật kýthao tác của người dùng; lưu trữ được cả giá trị cũ và giá trị mới sau khi thao tác sửađổi dữ liệu

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp SAP Business One do Vina Aspire cung cấp

được thiết kế để đáp ứng tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ:

 Kiểm soát tốt và phát triển doanh nghiệp của bạn

 Đưa ra cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh, giúp ở thế kiểm soát tốt hơn

 Một giải pháp chuyển đổi số toàn diện và có thể tùy chỉnh

 Kiểm soát toàn diện mảng tài chính – kế toán

 Tạo một lượng khách hàng trung thành

 Tối đa hóa hiệu quả mua hàng để nâng cao lợi nhuận

 Tối đa hóa hiệu quả mua hàng để nâng cao lợi nhuận

2.3 Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn

* Thiết lập chiến lược và văn hoá dài hạn

 Về hoạt động nghiên cứu và phát triển trong chiến lược kinh doanh, cùng với sự

phát triển của các phương tiện truyền thông kỹ thuật cuốn hút khách hàng và tạo rahàng loạt những nhu cầu mới, thegioididong luôn luôn nghiên cứu và liên tục updatenhiều mẫu mã điện thoại hơn, đa chức năng như ghi âm, chụp hình, kết nối internet,gắn nhạc chuông và hình nền đủ loại, tán gẫu và gửi tin nhắn, nghe nhạc và xemphim,… R&D chính là một công cụ hữu hiệu giúp cho TGDĐ ngày càng phát triển

và tạo được niềm tin trong lòng khách hàng

 Tối ưu hành trình khách hàng (Customer journey) là toàn bộ những trải nghiệm mà

khách hàng trên tất cả các kênh, thiết bị và điểm tiếp xúc (touch point) trong suốtmọi giai đoạn của vòng đời khách hàng – từ khi nhận thức về sản phẩm, dịch vụ,công ty cho đến khi trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp.

 Cho phép nhân viên mỗi bộ phận tại các điểm “touchpoint” trên hành trình khách

hàng hiểu được bối cảnh của khách hàng đó; đồng thời nắm chéo được thông tin đểquản lý chặt chẽ hơn

 Thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để thu hút khách

hàng

 Quan trọng hơn cả, nhân viên của TGDĐ luôn có thái độ tốt từ lúc đón cho đến lúc

tiễn khách hàng ra về Họ được huấn luyện tiếp cận với khách hàng theo cách đểkhách hàng thoải mái nhất chứ không cần phải bán được hàng

* Gắn kết và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng

 Thế giới di động chuyển đổi số trong ngành bán lẻ, lấy trải nghiệm khách hàng là

trọng tâm Điều này đã tạo ra một khác biệt hóa rất lớn thông qua trải nghiệm kháchhàng

 Đầu tiên, TGDĐ đã thiết kế rất tốt quy trình dựa trên hành trình khách hàng là tập

hợp các điểm tiếp xúc của khách hàng với doanh nghiệp từ website, quảng cáo, callcenter, cửa hàng, bảo hành sửa chữa… Website của TGDĐ là một trong nhữngwebsite mang lại trải nghiệm tốt nhất; nhanh, đơn giản và tiện lợi Bên cạnh đó,TGDĐ đã làm cửa hàng với mô hình “tư vấn” thay vì “bán hàng”

 Thêm vào đó, các tính năng cũng nhiều cần xem xét kỹ Việc khách hàng chờ lâu ở

quầy thanh toán là không được phép Khi gọi đến tổng đài (call center), hệ thốngnhận diện bộ lịch sử mua hàng Khách hàng sẽ được chào đúng tên, thậm chí nhớchi tiết quan trọng Thứ năm, khách hàng có thể thực hiện các hoạt động bảo hành

và sau bán khác tại cửa hàng của TGDĐ thay vì phải đến trung tâm bảo hành rườm

rà với số lượng rất thưa thớt trên một thành phố cùng với quy trình rắc rối và mấtthời gian

* Xây dựng kế hoạch, tiến hành từng bước, cải tiến không ngừng

 Thế giới di động đặt mục tiêu tăng 12% so với mục tiêu doanh thu (125.000 tỷ) và

tăng 33,7% so với mục tiêu lợi nhuận (4.750 tỷ) của năm 2021

 Trong 2 tháng đầu năm 2022, công ty đã đạt được mức doanh thu 25.383 tỷ đồng,

hoàn thành 18% kế hoạch doanh thu tổng của năm Về lợi nhuận sau thuế, TGDĐđạt 1.077 tỷ đồng, tăng 8% so với cùng kỳ năm 2021, hoàn thành 17% kế hoạch lợinhuận sau thuế của cả năm

 Đáng chú ý nhất, gần đây TGDĐ bắt tay với chuỗi cầm đồ F88 để mở dịch vụ cho

vay tiền mặt Khách hàng của F88 có thể đến các cửa hàng của TGDĐ để vay tiền

 Doanh thu online luỹ kế đạt kỷ lục 4.100 tỷ đồng, tăng 150% so với cùng kỳ năm

ngoái

 Mô hình supermini của Điện Máy Xanh tăng 100% so với cùng kỳ

 Với 22 cửa hàng, TopZone chính thức trở thành chuỗi cửa hàng chuyên phân phối

sản phẩm Apple chính hãng có mạng lưới, độ phủ và thị phần lớn nhất tại Việt Nam

 TGDĐ liên doanh với tập đoàn Erajava để phát triển chuỗi Era Blue ở Indonesia

* Quyết đoán trong việc áp dụng công nghệ

 Thế giới di động tận dụng các cơ hội ứng dụng công nghệ để phát triển kinh doanh

như lấy nhân viên làm trung tâm trong đầu tư công nghệ để phục vụ khách hàng tốthơn Để đem đến sự hài lòng nhất trong trải nghiệm của khách hàng, cần phải lắngnghe khách hàng Nhờ hệ thống công nghệ thông tin iúp đo lường dịch vụ xuốngđến từng nhân viên Hệ thống camera giám sát theo quy luật giúp đo lường mức độtập trung của nhân viên đến từng khách hàng

 Mô hình cung cấp công nghệ thông tin thế giới di động luôn nhìn từ góc độ khách

hàng là trọng tâm, đem lại lợi ích cho nhà cung cấp và đối tác, nhân viên Ban đầucác phòng ban khác nhau phải dùng những công cụ rất phức tạp để quản lý bánhàng, kho… Để thay đổi, thế giới di động đã dùng hệ thống phần mềm, lõi của nó làERP, liên thông với các bộ phận: website, App, CRM, hệ thống tổng đài, quản lýgiao nhận, hệ thống hóa đơn, E- Learning, báo cáo tài chính, tính thưởng, quản lýkhách hàng

CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP

Các doanh nghiệp Việt Nam hiện đang quan tâm đến việc triển khai hệ thống ERP và

nó đã trở thành một xu thế cốt lõi trong điều hành và quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao

tiềm lực cạnh tranh, tiết giảm chi phí kèm theo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

nâng cao khả năng cạnh tranh khi thâm nhập thị trường nước ngoài

Dự án ERP đang được triển khai tại tất cả các bộ phân phòng ban của công ty Hệ thống

hoạch định nguồn lực ERP thay đổi cách mọi người tương tác, hỗ trợ cũng như cách doanh

nghiệp hoạt động và hài hòa hơn giữa các phòng ban Do đó, việc khai thác hiệu quả là

một khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp để có thể xây dựng đúng đắn và đưa dự án ERP

vào hoạt động Do đó, việc đảm bảo các yếu tố thành công là rất quan trọng trong khi thực

hiện một dự án ERP

3.1 Xác định đúng nhu cầu, phạm vi nghiệp vụ cần triển khai đúng giải pháp

Để đánh giá đúng nhu cầu và phậm vị áp dụng hệ thống ERP của công ty, lãnh đạo

doanh nghiệp và giám đốc điều hành phải nhận thức rõ ràng các vấn đề, thách thức và cơ

hội mà tổ chức phải đối mặt ở hiện tại và trong 3 đến 5 năm tới ở tương lai gần Dịch vụ

ERP phải được triển khai phù hợp với chiến lược phát triển của công ty cũng như kỹ năng

tiếp nhận, quản lý và vận hành của nhân viên Mặc dù chọn lựa đúng giải pháp có vẻ tất

yếu, nhưng không phải lúc nào cũng vậy Các nhà cung cấp giải pháp ERP thường xuyên

cố gắng hoàn thiện khả năng của các giải pháp của họ để tăng doanh thu bán hàng Đó là,

giải pháp hoàn toàn đáp ứng được mọi thách thức kinh doanh phát sinh Công ty, doanh

nghiệp nên đặt các câu hỏi ngược để hỏi lại với nhà cung cấp của mình rằng: Họ có thể xử

lý vấn đề như thế nào? Họ đã gặp các vấn đề tương tự này ở đâu chưa? … Đây là ứng

dụng thành công của giải pháp Hơn nữa, các tổ chức phải sử dụng một quy trình lựa chọn

có tổ chức và nghiêm ngặt để xác định lựa chọn tốt nhất cho họ

3.2 Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp

Tổ chức sẽ chọn đối tác thực hiện phù hợp sau khi vạch ra rõ ràng các nhu cầu và vấn

đề Điều này cũng quan trọng như việc lựa chọn giải pháp tốt nhất Đơn vị triển khai phải

là đối tác có năng lực quăn lý, kinh nghiệm quản trị phù hợp để bảo đảm rằng tổ chức đạt

được hiệu quả cao nhất từ giải pháp Đối tác triển khai phải có nhiều kiến thức chuyên

môn và có thể chứng minh điều đó bằng việc triển khai thành công dự án ERP tại một số

doanh nghiệp trong cùng khu vực, tất cả đều có quy mô tương đương hoặc lớn hơn doanh

nghiệp hiện có Để tương tác, phối hợp, bàn luận hiệu quả trong quá trình tạo giải pháp,

chuyển giao giải pháp và hỗ trợ khi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP vận

hành hoàn chỉnh, các đối tác triển khai phải hiểu rõ ngành, chuẩn mực ngân hàng, kế toán

và kiểm toán Việt Nam và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam Doanh nghiệp có thể tự thực

hiện việc lựa chọn này hoặc thuê cố vấn bên ngoài Đây là xu hướng toàn cầu, nhiều tổ

chức lớn nhỏ tại Việt Nam đang sử dụng giải pháp ERP để quản trị công ty, bao gồm

Petrolimex, Trung Nguyên, Maxport, ALS, An Hưng Tường, Eurowindow, Số lượng

công ty cài đặt hệ thống ERP lên đến hàng trăm và phần mềm được các doanh nghiệp lựa

chọn hiện nay là SAP ERP

3.3 Lên kế hoạch thực hiện dự án ERP một cách cẩn thận

Lập kế hoạch thực hiện một cách thiết thực và chính xác nhất có thể, đảm bảo rằng

doanh nghiệp luôn chịu trách nhiệm về những gì phải làm và ai chịu trách nhiệm về những

gì Đây là những điều cơ bản cho sự thành công của mọi dự án, không chỉ dự án ERP Ở

Việt Nam, các dự án ERP thường có một mô thức: thời gian thực hiện thường kéo dài hơn

dự kiến Có rất nhiều lý do dẫn đến điều này: con người thay đổi, kinh doanh phức tạp đòi

hỏi phải tùy chỉnh, thay đổi quy mô triển khai Tuy nhiên, có một nguyên nhân chung:

trong khi lập kế hoạch, các doanh nghiệp, bao gồm cả đơn vị thực hiện, thường xuyên thiết

lập thời gian biểu một cách "lạc quan" và, trong nhiều hoàn cảnh, một cách "phi thực tế"

Có thể đơn vị thực hiện sẽ không thể ước tính được khối lượng công việc phải hoàn thành

Có thể công ty muốn hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt Điều này nên tránh vì sự

chậm trễ không chỉ dẫn đến nhiều nỗ lực và doanh thu hơn mà còn ảnh hưởng đến tinh

thần người triển khai và thực hiện của dự án

3.4 Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai, phương pháp triển khai ERP

Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai của nhà cung cấp ERP để

đảm bảo triển khai hiệu quả, sử dụng tài nguyên hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong khi cài

đặt ERP Nhà cung cấp tạo ra quy trình thực hiện dựa trên kinh nghiệm đã được thực hiện

thành công cho hàng nghìn tổ chức trên khắp thế giới Một dự án ERP triển khai thành

công đòi hỏi phải tuân thủ quy trình

Giải pháp tiêu chuẩn là một tập hợp các quy trình được thiết kế tốt để giải quyết các

vấn đề của Doanh nghiệp Nhiều nhân viên quen làm mọi thứ theo một cách nhất định và

do dự thay đổi, vì vậy họ có thể từ chối cách tiếp cận điển hình chỉ vì nó không quen

thuộc Trong trường hợp này, người quản lý dự án phải cố ý sử dụng các kỹ năng đặt câu

hỏi để nhận ra và đưa ra phương án tốt nhất có thể

Các công ty phát triển và mô tả các phương pháp triển khai ERP dựa trên kinh nghiệm của

họ trong việc triển khai thành công ERP cho hàng nghìn tổ chức trên khắp thế giới Do đó,

các tổ chức phải tuân thủ chặt chẽ quy trình triển khai của công ty ERP để đảm bảo việc

triển khai hiệu quả, sử dụng tài nguyên hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong khi cài đặt

ERP Đây cũng là yêu cầu thiết yếu và cần thiết để triển khai dự án ERP thành công

Quy trình triển khai ERP thành công được xây dựng và đúc kết của nhiều doanh

nghiệp trên thế giới

3.5 Linh hoạt trong cách quản lý

Để mô tả đặc điểm của một dự án ERP thành công như thế nào? Sự thành công của

một dự án ERP không chỉ được xác định bởi các thước đo truyền thống như hoàn thành

đúng hạn hoặc dưới ngân sách Việc quản lý giải quyết hoàn toàn các thách thức kinh

doanh, cũng như quản lý doanh nghiệp, mức độ hài lòng của nhân viên với hệ thống mới,

tất cả đều là những chỉ số đánh giá thành công thực sự Từ đó, các doanh nghiệp đã nhìn

thấy kết quả dự đoán từ việc đầu tư ERP, chẳng hạn như năng suất tốt hơn, chi phí thấp

hơn và minh bạch hơn về tài chính Các sáng kiến ERP yêu cầu lập kế hoạch từ trên

xuống dưới, cũng như sự tham gia và hỗ trợ hàng ngày của các thành viên trong nhóm

điều hành Xung đột, hay chỉ đơn giản là mâu thuẫn, có thể xuất hiện giữa các thành viên

của hai nhóm dự án bất cứ lúc nào và việc giải quyết cũng như hành động dứt khoát là tùy

thuộc vào ban lãnh đạo Một điều chắc chắn là hệ thống mới sẽ có tác động đến nhiều yếu

tố của tổ chức: quy trình kinh doanh sẽ thay đổi, thủ tục sẽ thay đổi, và vai trò của một số

nhân viên sẽ thay đổi Bởi vì mọi người phản ứng với sự thay đổi khác nhau, bây giờ là

lúc cho các doanh nghiệp và ban lãnh đạo xây dựng một kế hoạch quản lý có kỹ năng để

từng bước triển khai ERP một cách “suôn sẻ, mát mẻ”

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ERP

CHO THẾ GIỚI DI ĐỘNG 4.1 Ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương

pháp ERP SaaS và ERP on Premise

4.1.1 Ưu điểm của mô hình SaaS và On-premises

* Định nghĩa

SaaS (viết tắt của từ Software as a Service) thực chất đây là một phần mềm điện toán đám

mây mà nhà cung cấp cho phép người sử dụng hay nói đúng hơn là doanh nghiệp có thể

truy cập dữ liệu từ xa và từ bất kỳ thiết bị nào thông qua internet mà không cần thiết phải

mua bản quyền và cứ mỗi định kỳ (tháng, quý năm) doanh nghiệp sẽ trích ra một số tiền

nhỏ để chi trả cho việc sử dụng dịch vụ này

On-premise còn được biết đến với tên gọi phần mềm tại chỗ Đây được xem là giải pháp

công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu một cách trực tiếp và tại chỗ Mô hình này

được thiết kế theo hệ thống của máy chủ và hệ điều hành của doanh nghiệp Trong quá

trình sử dụng On-premise, doanh nghiệp có thể tác động và duy trì cơ sở dữ liệu bên trong

như một máy chủ vật lý thông thường mà không chịu sự tác động của bên thứ 3 Doanh

nghiệp cũng có thể mua hoặc thuê phần mềm On-premise với tư cách là người được cấp

phép và toàn quyền sử dụng Phần mềm sẽ được cài đặt trên máy chủ và hoạt động trong

môi trường công nghệ thông tin (CNTT) của riêng doanh nghiệp đó

* Ưu điểm của mô hình SaSS

 Giảm thiểu chi phí: SaaS cho phép doanh nghiệp truy cập trang web dễ dàng mà

không mất phí để tải xuống cũng như tiết kiệm được bộ nhớ cho máy chủ Ngoài ra,trong quá trình sử dụng, phần mềm SaaS sẽ không yêu cầu doanh nghiệp phải tốnthêm phí hỗ trợ hay bảo trì như một số phần mềm on-premise (khoảng 15 - 20%)

Hệ thống này đã giúp cho nhiều doanh nghiệp không chỉ xác định đúng số lượnghàng tồn kho mà còn có thể tiết kiệm một nguồn chi phí lớn cho doanh nghiệp trongviệc mua phần mềm hỗ trợ

 Rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn nhân lực: Đối với một số doanh nghiệp bán lẻ

thì việc tìm kiếm 1 sản phẩm là vô cùng khó khăn khi mà trong kho của họ có rấtnhiều mặt hàng với nhiều mẫu mã khác Vậy câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp đó là

làm sao để xác định được hàng nào bán hết và hàng còn tồn trong kho để từ đódoanh nghiệp có thể biết và điều chỉnh kế hoạch sản xuất và nhập hàng sao cho hợp

lý, giảm được tình trạng hàng bị tồn đọng trong kho quá nhiều SaaS sẽ là sự lựachọn đầu tiên cho rất nhiều doanh nghiệp khi mà tất cả nhân viên có thể kiểm trathông tin những mặt hàng sẵn có hay đang tồn kho để xuất đi trước và thông báocho những cửa hàng phía trên ngưng vận chuyển mặt hàng đó, riêng đối với nhữngmặt hàng đã hết có thể giao kịp đến tay khách hàng Điều này giúp doanh nghiệptiết kiệm rất nhiều thời gian để tra cứu thông tin của sản phẩm trong một nguồn dữliệu lớn, rút ngắn được khoảng thời gian vận chuyển, đảm bảo cho quy trình sảnxuất đúng tiến độ, giảm bớt áp lực cho nhân viên, hạn chế tối đa các vấn đề về chiphí như chi phí quản lý hàng tồn kho, chi phí vận chuyển, và giúp kiểm soát đượcchính xác, kịp thời về lượng hàng tồn kho tránh tình trạng nhân viên báo cáo sai kếtquả

 Sử dụng tiện lợi, mọi lúc mọi nơi: Các nhà cung cấp đã triển khai dịch vụ thông qua

việc kết nối internet Chính vì vậy người dùng có thể tiếp cận được với phần mềm

dễ dàng qua nhiều thiết bị khác nhau và bất kỳ nơi nào Điều này giúp cho nhânviên tại một số doanh nghiệp mặc dù ngồi tại nhà không trực tiếp đến nơi làm việcvẫn biết được mặt hàng nào mà kho đã hết hay còn để có thể thông báo lại vớinhững khách hàng có nhu cầu muốn đặt hàng, ngoài ra cũng có thể liên hệ với cácchi nhánh khác của doanh nghiệp hiện vẫn còn mặt hàng đó để nhanh chóng giaođến tay người mua cũng như tiết kiệm chi phí vận chuyển

 Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng: Có thể thấy các mô hình điện toán đám mây

đang ngày càng trở nên phổ biến và dễ dàng mở rộng ở bất cứ đâu, bất kỳ thiết bịkết nối nào và phần mềm SaaS cũng như vậy bạn có thể dễ dàng thêm nhiều tàikhoản hoặc tích hợp thêm một vài phần mềm khác nhau mà không làm ảnh hưởngđến cơ sở dữ liệu bên trong nó Điều này cực kỳ quan trọng, góp phần giúp côngviệc trở nên hiệu quả và hoàn thành một cách nhanh hơn

* Ưu điểm mô hình On-premises

 Toàn quyền truy cập và sử dụng không giới hạn: mô hình On-premise cho phép

người dùng có thể thoải mái trong vấn đề truy cập, kiểm soát và quản lý nguồn tài