Giáo trình Tổ chức sự kiện: Phần 2 - Nguyễn Thị Kim Thanh

Phần 2 của giáo trình Tổ chức sự kiện nhằm giúp các em trình bày được vai trò của nhà tổ chức sự kiện, xác định được toàn bộ quy trình để tổ chức sự kiện. Nhận thức được tổ chức sự kiện là một cơ hội nghề nghiệp mới cho sinh viên sau khi ra trường. Mời quý thầy cô và các em cùng tham khảo giáo trình tại đây nhé.

Sau dây là nhttng diêu càn quan tâm khi thvrc hiên tiép thj cà nhân:

Lâp danh sàch g iri th u

Các su kiçn diên ra dinh kÿ càn phài lâp mot danh sàch giri thu Lâp danh sàch gui thu cân chu ÿ:

• Danh sàch gui thu khơng cân phài quá phùc tap, chi càn nám bât duoc nhûng thơng tin ban càn

• Hày chán chán râng luu gitt các thơng tin này trên mot chuomg trlnh mày tinh, cho phép sàp xêp lai danh sàch, thvrc hiên trpn thu và tpa nhân thu

• Hây nghï vè cách phân chia danh sàch Hây chàc chàn râng lâp ra mpt” khồng”

dé nhâp khi các thành viên dupe thêm vào danh sàch cùng vĩi các thơng tin thich hop khâc

• Khi nguài ta mua vé, hây hịi ho cơ muon nhân dupe thu hay khơng và cơ ké hoach ghi nhân thơng tin cùa hp- tai các sy kiçn dèu cĩ so khách mịri hôe các m lu danh sách gúi thu Hây suy nghï vè mpt sy khích lé- két hpp mpt cupc rút thám trúng thuịng hộc mpt cupc thi” Tham gia danh sách gùi thu cùa chûng tơi và chién tháng BĨ tri các quày nhâp thơng tin bât mât

• Khi tién hành nghiên cùu khách tham dy, cho phép nguài trà Ièri mpt ca hpi dè quyét dinh cơ tham gia vào danh sách gúi thu hay khơng

• Luơn Luơn cơ dupe sy cho phép Trên bât kÿ m lu thu thâp d û liçu nào dèu cơ câu” Thơng tin cùa ban dupe sù dung cho các myc dich cùa tên (tên cơng ty) dè thơng bào cho ban vè các sy kiçn trong tucmg lai Chûng tơi së khơng dua thơng tin liên lac cùa ban cho bât kÿ té chûc nào khâc”

• Hây làm rơ các chi tiét së dupe luu trtt trên mày tinh

• Giti lai mau dû lieu géc dè tham khào

• Thuàng xuyên sao luu co sà dOr liçu cùa ban vào dia

• Câp nhât c a sà d£r liçu Néu nĩi chuyçn vĩi mpt nguài nào dơ quan tâm dén su kiçn này, hây hơi hp cơ muon tham gia danh sách gúi thu khơng?

• Thêm mpt dịng vào tàt cà các tài liçu in ân, cung càp thơng tin vè cách thúc tham gia danh sách gúi thu

• Gitt nơ sach së Luơn luơn cung cap mpt dia chi” trà lai” trên các thu gúi di và xơa các dja chi liên lac tù nhùng mail b¡ trà lai

• Hây châc chàn dà cơ thơng tin vè mâ buu diçn dè h§ tro hiêu quà

G ù i thu truc tiép

Khi lâp ra danh sách gùi thu, dièu quan trpng là phài sù dung nơ m pt cách hiçu quà Thu truc tiêp dupe hièu là thơng tin marketing mang tinh cà nhân dupe gĩi qua duịng buu diçn dén các dia chi trong danh sách gùi thu Vè ca bàn, càn chàc chán râng tồn

bơ danh sách dêu nhân dupe thơng tin chung vè su kiên Dơi vĩi các chién dich phúc tap hon, cĩ thè phân chia danh sách dé cơ thé huĩng dén các nhơm cy thé Mpt sơ dièm cân xem xét nhu sau:

1 Thu truc tiép cơ thé cung càp mpt tÿ lç hoi dáp cao nhung chi phi cho moi dan

vi cĩ the cao han so vĩi các cơng cy marketing khâc

2 G ùi thu chung vcri câc tài liçu khâc mang tinh câ nhân hôa Kÿ tên vôi tir câch

câ nhân ( bàng myrc xanh) néu cô thé- së bcrt giong” thir râc”

3 H ây suy nghï vè ngirèri nhân thu và phâc thào nhüng lçri ich quan trçng mà ban nghï së hâp dan dàc biçt vài hç

4 N ên ghi thêm lài” kêu gçi hành dông” N guài ta nên làm gi tiép theo? Cô dirçc giàm giâ hay nhân duçrc ca hçi dàc biêt thông qua gùi thir không?

5 H ây nhà dinh kèm dja chi cùa mçt so nhân viên quan trpng trong thu dé kièm tra viçc phân phât

Email

Gùi email( thu diçn tù) thông bâo vè s\r kiçn cüng là giài phâp cô chi phi thâp, không

mang tinh xâm nhâp dçt ngçt nhu diçn thoai và khâ linh hoat N hà to chûc cô thé gùi thông tin su kiçn dén khoi luçmg khâch hàng lân à bât kÿ noi dâu mot câch nhanh nhât Ban cô thé cung câp thông tin de dàng sau khi chucrng trinh chinh thûc duçrc in ra

và thâm chi tài tân phüt cuoi cùng néu càn thiét Sau dây, mçt so gçri ÿ khi sù dyng quàng câo bàng email

•Không” spam”- chi gùi email cho nguài dâ dâng kÿ nhân thông tin

•D ùng trô thành kè quây rày, vi du gôi email hàng thàng hoàc hàng quÿ thi thuàng thich hçrp hem mçt tuàn và chi gùi email néu thyc sy càn thiét

•D ua ra huômg dan rut khôi danh sâch email, néu nguài nhân không muon tiép t\ic nhân thông tin

•Luôn luôn cung câp mçt lien két d ln dén websitle cùa sy kiçn trong phàn chinh cùa email, dé tao diêu kiên truy câp dê dàng chi qua m çt làn click

•C ô thé do luàng syr hiçu quà cùa viçc g ài email m çt câch chàt chè, dàc biçt néu liên quan dén viçc truy câp website và bân vé

•H ây suy nghï vè câc lira chçn khi trinh bày email

3.2.4.4 Truyêrt miçng và nhüng hoat âçng don tiép

- Khi nhà tà chûc dâ tè chiic duçrc nhièu su kiên ân tuçmg, d ç c dâo, hâp d ln 0 Nhüng khâch dâ tham d\r rât hài lông vài nhüng su kiçn cùa nhà té chüc së là m çt kênh truyèn tài thông diêp và thu hüt khâch hàng mdi cho câc su kiên sau

- M iin phi

- Tin c§y

- Viçc té chûc nhüng buéi don tiép long trçng, âm cûng së là m ç t kênh quan trçng

và hiçu quà dé truyèn tài thông diçp (büa tiçc cho câc nhà tài trç )

- M à website cùng là mçt hoat dçng thuàng duçrc câc công ty té ch ire su kiên sù dung

3.2.4 S Xüc tién bân

Xûc tiên bân là thyc hiên nhüng hoat dçng dé thu hût s\r chü ÿ, dé khich lç, mài chào nhàm tàng doanh so hay tàng sô luçmg nguài tham du su kiên Châng han, chinh sâch” ngày gia dinh” tai nhüng buéi diên hay trièn lâm, tàng nhüng phiéu thuàng giàm giâ theo nhôm hay vé mien phi cho tré em hoàc cô thé là khâch duçrc m ien phi vào cùa công viên trong thài gian su kiên diên ra, khâch duçc quyên vào k h u vui chai giài tri

và trièn lâm, nhirng không han gôm chi phi di lai, ihuc phàm và n u â c giài khét; câch

ÇO

khâc, ngufri tiêu dùng cô thé dupe tâng nhüng mât hàng mien phi( âo thun T- shirt hay poster) khi mua nhièu vé Nhin chung, hiêu quà cùa hinh thûc quàng câo này thucmg mang tinh ngàn han và không c6 tàc dung tao su ua thich doi vôri su kiçn.

Bàng 3.6.Tong hçrp vu dicm và han ché câc hinh thûc quàng bâ cho su- kiçnHinh thirc

<4y

Chi phi cao dé th\rc hiçn phât sông

Nhüng sy kiên

cô thj truong 1cm, svr kiên dai chùng

Radio

Cô thê tiêp cân thj truimg qua sv truyèn thanh, nhanh chông thvrc hiçn và chi phi

ré hom

Khô càt nh&ng tiéng èn âo lpn xçn cùa nhûng

m lu quàng câo

chuamg trinh phât thanh khâc

Chi phi cô thê cao, nhûng t6 bâo dupe phân phoi rpng râi cô thè không dupe dua dén khân già m\ic tiêu

Nhûng svr kiên c$ng dong

Nhüng svr kiçn dâc biçt

quàng câo

Rè, cô thé trung bày

à ncri tâp trung thj

truèmg myc tiêu

Cô thé làm xâu

di câc tôa nhà, câc công trinh treo âp phich và câc âp phich cô thé bi râch

Nhûng svr kiên dành cho giôi trè, svr kiçn cpng dong, svr kiên dâc biêt

Tèr roi

Rè, hiçu quà néu dupe thiét ké tôt, pham vi tiép cân khâch hàng ehât chë

nguyçn viên dè phân phât tôt roi

Nhûng sy kiçn dành cho giôi trè, svr kiçn dâc biçt

Hàu hét câc su kiçn

91

vói mpt nhà tài

tr<?

Tao ra doanh so cho nhà tài trg, tù dó cpng thèm vào doanh so bàn

Hinh ành nhà tài trp có thè vuprt qua hinh ành cùa su kién

Tàt cà càc sy kién

Truyên

thông

Ti vi

Tàng thèm su tin cây, sé luçmg khân già lón

Phài có mpt góc truyèn hinh

Tàt cà càc su kiçn

Bào

Tao ra su tin cây, có thè tiép c§n dén mpt luçmg khàch hàng myc tièu lón

Phài là só thich pho bién dói vói nguói dpc

Tat cà càc su kiçn

Tap chi/ bào

chuyèn ngành

Tiêp càn chàt che khàch hàng

Phài có thói gian thyc hiçn dài

Mang lai lçi ich lón Két quà phy

thupc vào chinh danh sàch gùi thu

Sy kiçn dàc biçt

Internet Chi phi rè, có thè

duçrc thvrc hiçn bòi mpt tình nguyçn vièn, d i dàng thay doi nhùmjj thòng dièp, có the sù dung

dè bàn vé tryc tiép

Sy thâm nhàp thi tnrèmg hiçn tai khà nhò, nhièu nguói cành giàc trong vifc cung cap thòng tin thè tin

Internet

Mpt thj truòng myc tièu có trinh dp còng nghç cao

trong ngan sach cho phep cua minh.

Len ke hoach cong bo thong tin s&m

Nguyen tac quan trpng nhat cua viec len ke hoach quang bet la le n s&m.cang s&m

th i cang co nhieu ca h o i quang ba san sang cho ban lira chon N o con giup ta thu thd \

de san xuat nhung vat pham quang cao cho chat lu(mg va giam th ie u cac lo i xay ra

trong qua trin h san xuat chung.

^ T in h den ngan sach dau tien

Lên mçt khoàn ngân sâch dê quàng bà cho event cùa ban càng serm, thi càng mâ

ra nhiêu car hçi Vi du veri mot ngân sâch cho phép, bçn cô thé book quàng câo trên bâo, tap chi, radio hay TV, sân xuât brochure, flyer hay poster,giri m ail truc tiêp Tuy ràng cô nhiêu tuÿ chçn cho viêc quàng bâ miên phi, nhung no không ââng tin cây bang nhûng gì ban phài trâ dê có b&i vi ban không thé kiêm soât theri gian và nçi dung thông diép cùa ban.

Djnh ra khan già m ue tiêu cùa m'mh

Dieu này sê giùp ban tim ra phuomg tiçn tôt nhât dê tiêp cçin hç Vi du nêu dôi tuçmg cùa ban là sinh vién thi ban muôn tât cà sinh viên së dên tham d u event hay chi mot vài nhôm däc biét, vi du sinh viên näm 2 ngành marketing? Càng làm chi tièt, rò ràng thi chièn lupe quàng bà càng hiéu quà.

Thông câo bâo chi cho bâo giây 4 dên 6 tuàn

D(ìt ra m ue tiêu (có tinh thuc tè)

Djnh rò bçn muôn dat duçc gì tir viêc tuyên truyên vê event Vi du ban tqp trung vao sô luçmg khân già.nhu bân dirçrc bao nhiêu Vê, dat mue tiêu gì ve thu nhçp, hay tâp trung vào dçic diêm khân già, không cân nhiêu, chi cân dùng doi tuçmg mà thôi? Phài làm rô dieu này chién djeh quàng bà cùa ban mài di dùng huómg.

Phät trièn m çt kê hoçch:

Lên m çt kê hoçch giùp bçn dat mue tiêu veri ngân sâch thuc tê và thôi gian eu thê.

3.3 Chuan bj vè dia dilm và không gian to chirc sy kiên.

Dia dièm tè chuc sy kiên (venue) là noi dirçrc lya chçn dê tiên hành câc hoat dçng trong sy kiçn Eh lièn vói khài niêm tè chirc sy kiçn là không gian tè chuc sy kiên, nô

là tâp hçrp câc dièu kiçn cy thè vè vi tri, cành quan, bâu không khi, kién truc tao nên mpt không gian noi së diên ra sy kiçn

3.3.1 Lua chçn d\a diêm tô chüc s u kiçn

• Lya chçn dja diêm to chüc sy kiçn là mçt công viêc vô cùng quan trçng trong quàn tri và tè chirc su kiçn Công viçc này có thé mang lai thành công nêu nhu lya chçn dung Nguçc lai, sy kiên së bj thât bai và không mang dat duçc myc dich cùa nhà dâu tu su kiçn

• Lya chçn dja dièm tè chùc không don thuân là mot yêu tè câu thành su kiên mà con liên quan dên tât cà nhûng dôi tâc (stakeholder) cùa su kiçn

* D ja diém lira chon can phài phù hçrp vói loai hình svr kiçn mà chúng ta d\r dinh to chúrc D ia diém phù hçrp së tao duçc không gian hài hoà, nguôi tham du su kiên së càm tháy thoài mài-> Thành công cùa si/ kiçn.

* K hi lua chçn dia diém-> Phân tich cân thân yêu càu cùa su kiên Tù dô nhà to chúc svr kiçn së lâp ra duçc danh sách nhûng dja diém có thè dáp úng duçc nhu câu!

* Không nên, giói han vào m çt chùng loai dja diém nào nêu chua có kêt quà cùa viçc phân tich nhu câu

* M oi chùng loai dja diém có uu cà không han ché vè không gian, nhuçrc diém khâc nhau:

Vi du:

- K h ô n g gian ngoài tr&i: nhà hât lç thiên, sân vân dçng, vudm cây, quàng

truòmg, bài dât rçng, khuôn viên cùa càc trucrng hçc, c a quan, bài bièn, khu v\rc bièu diën công cçng

* Không gian ngoài tròi có thé là mçt trong nhông dièu kiçn thich hçp cho viçc dua

ra càc ÿ tuông sàng tao dçc dâo do không bj giói han bòi không gian hçp, it bj roi vào trùng làp vè không gian cüng nhu ÿ tuông

+ N huçc diém:

* Chi phù hçp vói mot sé loai hinh su kiçn nhât dinh

* C hju ành huóng rát lón cùa yéu tô thôri tiét D ây là nhuçrc diém m à càc nhà to chúc svr kiçn càn phài quan tâm vi dy, vào nhûng thàng thuèmg có m ua to chàng han, e in phài xem xét càc du bâo vè thôri tiêt và có ké hoach chuân bi du phông khi thiri tiét bât lçri xày ra

* Càc dièu kiên ho trç thucmg khó khàn hern so vói tó chúc trong càc hôi truèmg (vi dvi nguòn diçn, lèi di lai, khu vyc vç sinh, nhân viên phyc vu, vân dè an ninh )

* Giói han vè thôi gian chuan bj và càc thù tyc xin phép

- K hông gian trong càc phông to chirc su’ kiçn: Dó là noi to chúc svr kiçn trong càc

không gian giói hçtn khâc nhau, có thè là trong càc phông chuyên dyng vê hçi ngh¡, hçi thào; nhà hât; viçn bào tàng, khu hçi chç, triên lâm, càc gian hàng, khách san, nhà hàng, nhà vân hóa, lóp h ç c

9/1

* Bàm bào hern trong các vân dê vè an ninh, an toàn, vê sinh so vói không gian ngoài trai.

+ Nhuçrc diém:

* B¡ bô hep vê quy mô nhát djnh, do dô khi tính toán sô khách m ài nhà tô chúc su kiên càn phài cân eu vào dia diém hoâc nguçrc lai (néu dâ chot danh sách khách mài) nhà tô chûc s\r kiçn phài tlm dia diém phù hpp

- Khách sgn: Là mot trong nhûng dia diém phè bién dupe lira chpn dè té chûc

nhüng sy kiên ( Hpi thào, gây quÿ, )

Lçi thé:

o Cô nhiêu phông chûc näng dé té chûc su kiçn

o Cô nhièu djch vu sân cô dé phuc vu nguài thanm gia su kiçn ( dich vy àn uéng, giài tri, )

o Cô day dù các dung cy và thiét bi phuc vu cho các su kiçn nhu hpi thào, hpi nghj

o Chi phi hçrp lÿ: Do khách san sân cô các dung cu, thiét bi -> N hà té chûc su kiçn không phài mua -> Nhà dau tu sy kiçn duçrc huàng lçri!

Nhirçrc diêm:

o G iài han vè không gian, khô cô tính sáng tao trong khâu trang tri, han ché so lupng nguài tham dy

+) Các yêu chu khi lira chçn dja diêm to chûc s u kiçn

Khi chúng ta quyét djnh vè thông diçp cho mç>t su kiên nào dó, chúng ta càn xàc djnh dia diém tôt nhát dé té chûc sy kiên nhàm truyèn dat thông diçp dô dén quàng dai công chúng Khi chúng ta dâ chpn duçrc dja diêm ung ÿ, hây xem xét nhûng vân dè sau:

- Sure chûa cùa dia dièm

- Dja diém càn phài phù hçrp vói chû dè cùa sy kiçn (Mpt cuçic hpi thào khoa hpc ehâng han càn phài té chûc ô nhûng dja diém chuyên nghiçp, trang trpng; trong khi dô mpt cuôc triên lâm nghè thù công lai không nên tô chûc à mpt trung tâm hpi nghj )

- Dja dièm càn phâi phù hçrp vói quy mô cùa sy kiçn (Vi dy càn trà lói câc câu hôi nhu: dja diêm dô chûa dupe téi da bao nhiêu nguài? Cô phù hpp v ó i sé luçmg khách mài dy tính hay không? Không nên quá chât, cüng ko quà du thùa khoàng không )

- Côn trong vào thài diêm diên ra sy kiçn?

- Cô vj trj thich hpp (luu y câc vàn dè vè khoàng cách, duàng giao thông, dièm doxe )

- Cô mÿ thuât và cành quan phù hpp, không chju ành huàng ngoai lai tiêu eue (vi

du à mpt vùng cô không khi ô nhiêm, tiéng èn làn sè không phù hçrp vói da sé các loai hinh su kiên)

- Cô các loi vào, loi ra, kho khu vyc nghi cùa khân già, thiêt bj, diën viên, khách VIP, nhân viên và nguài khuyêt tât phù hçrp

- Dâm bào câc yêu câu vè djch vu ân uông, luu trù, an ninh và câc djch vu khâc

- Luu y câc vân dè vê nguèn diên, nuàc Hç thông thông giô, diêu hôa nhiêt dp; hê thông âm thanh, ành sâng; hç thong phông chây chûa chây

- Nhüng djch vy cûng nhu sy ho tir doanh nghiêp quàn lÿ dja diêm to chûc sy kiçn

- Câc yêu eau vè thông tin liên lac (diçn thoai, fax, internet, thâm chi càc chi tiét nhô nhu wifi, câc giäc câm nguôn cho mây tinh )

- Khu vue giài quyêt tinh huông khàn cap (khu vyc sa cüu, khu vyc an toàn cho khäch VIP), lôi thoât hièm

- Cuoi cùng là vân dè giâ cà, cô phù hçrp vôi kinh phi du trù hay không?

+) N h ü n g h ru ÿ k h i lua chçn dja Hièm

- Tinh p hù hçrp cùa dja diêm

Mpt trong nhüng tiêu chi dàu tien trong to chûc event là chçn lya dja dièm té chüc phù hçrp, Event cô bao nhiêu thé loai thl cüng cô bây nhiêu tùy chçn vè dja diêm to chüc Vi du le vinh danh doanh nhân tiêu biêu hay le tuyên ducmg sinh viên tot nghiçp thù khoa DH, CD to chüc tai Vân Mien Quoc Tù Giâm là phù hçrp, hay le Valentine té

chüc ô m ôt cây càu läng man nhu eau Ânh Sao à Phù M ÿ Hung së tao nên mpt không

gian gây nhièu càm xùc Chinh vi vây, nguôi làm event nên cô nhüng ÿ tuông sâng tao

dè viçc ly a chon dja diêm gôp phân dâng kè vào viçc tao an tuçmg vôi khâch tham du

- Sô luçmg khâch tham du:

Mpt dja diêm tot không nên quâ rpng hoâc quâ nhô mà phài phù hçrp vôi so luçmg khâch tham dy Nêu dja dièm quâ nhô së làm khâch mèri càm thây không thoài mâi, chât luçmg chuang trinh giàm, tuy nhiên nêu dja dièm quâ rpng së làm loâng không khi cùa Event mà lai täng chi phi thuê không cân thiét

Tuy nhiên, dôi khi chù dja dièm së không châp nhân giàm giâ cho câc yêu càu cât giàm dja dièm, vi vôi phàn nhô côn lai cùa dja diêm hp së không thé cho ai thuê muôn dupe nùa Trong truèmg hpp nhu vây ban cûng nên châp n h |n trà dû chi phi nhung van yêu càu ngàn nhô dja dièm lai dé cô dù không gian càn thiét cho sy kiçn, không dé không gian quâ lôn làm câc vj khâch cùa chùng ta càm thây lac lông

Ban cûng nên cân nhàc câch set up cùa sy kiçn dè djnh ra không gian phù hçrp, vi dy không gian tiçc ngoi thi diên tich trung binh toi thiêu phài là lm 2/nguiri, tiêc buffet thl diçn tich trung binh là 1.5m2 - 2m2/nguiri, tiçc cô kèm khiêu vü thl không gian binh quân là 2.5m2- 3m2/nguiri

- Khâch tham d u là ai?

Vi dy nêu khâch môi cùa ban là nhûng nguôi sang trçng và giàu cô thl ncri tô chüc event bât bupc phài là khâch san hoâc câc khu resort cao cap vôi càc djch vu kèm theo dat chât luçmg cao Hay nêu khâch hàng là trè em thi tô chüc ô công viên hay thào câm viên là phù hçrp nhât

- Tinh tien Içri vê mât dia lÿ

Chpn lya dja diêm to chûc event không nên quâ xa khu vyc nhüng nguôi tham du sinh sông Vi du néu ban to chûc hpi nghj khâch hàng ô khu vyc Dông Bâc thành phô HCM thi nên lya chpn mpt khâch san, nhà hàng nào dô ô quanh khu vyc Go Vâp, Binh Thanh hay Phu Nhuân là lÿ tuông nhât, néu ban tô chüc ô m pt khâch san tai Quân 5thi lai không phù hçrp cho viêc di chuyên cùa ho

- Diêu kiçn thài tiet

Luôn cân nhâc dên yéu té thài tiét tm ôc môi chucmg trinh Néu ban dy djnh tô chûc event trong mùa mua hoâc nhûng ngày lanh thi event ngoài trài không phài là mpt ÿ tuóng hay, hây cé gâng tim kiém dja diém trong nhà néu cô thé néu diêu kiçn to chiic

và chi phi cho phép

- Thông tin vê dja diém

Truóc khi quyét djnh chpn mpt dja diém nào, ban nên nghiên cùu tât cà thông tin lien quan nhu các event nào dâ dupe tô chûc tai dây, dja diêm dó tinh già nhu thé nào, già àn uong và té chûc dâ bao gom chi phi thuê dja diêm hay chira (vi du mpt sé khách san tính phí thuê phông riêng và phí phuc vy dô àn, thúc uáng riêng) Bièu náy sé giúp ban tiét kiém thói gian trong cóng tác chuán b¡ truóc event Càn luu ÿ thêm vè qui djnh tiéng èn cho các event ngoài trói ô mçt so khu vue trang tâm

- Tiçn ich và djeh vy di kèm

Mpt event thành công phài dáp ûng dupe mpi mong muén cùa ngueri tham dvr, khién cho hp hài long à múc cao nhât, do dô, không thé xem nhç các yéu tô ho trp trong mpt event

së d in xe ra bâi giúp khách, nhièu vj khách së rât bue mlnh néu phài tyr dem xe di gôi và cuoc bp hàng trâm mét dé tôi dupe dja diém té chûc

- Van dê an ninh, an toàn

Trong lúe khào sàt dja diêm ban hây chû ÿ quan sàt và dô hôi, phài dàm bào râng dja diêm té chûc cô dû phucmg tiên chtta chây nhu binh chtta chày, vôi phun àp tràn, thiét bj bào chày, cùa thoàt hiém, nhân viên bào vê, camera theo dôi, hçp cûu thuang

và mây phàt diên Nên chpn nhttng dja diém cô nhièu léi thoàt và cách bênh viên gàn nhât không quâ 30 phût di chuyén Néu ban du djnh té chûc event t?i m pt nai cách xa trung tâm thi nhât thiêt phài cô xe cûu thuang và bâc sï di kèm, néu diçn thoai ban nâm ngoài vùng phù sông thl cân trang bj diçn thoai vç tinh cho nhttng tnrcmg hçfp khân câp Cho nhttng event qui mô 1dm cân cô dû cà 3 lue lupng: an ninh, cûu hôa và cûu thuang

- Djeh vu cçng thêm

Thông thucmg các dja diêm dêu cô cung câp nhûng dich vy cpng thêm nhu: dich vu

àn uông trong event, hoa trang tri, phào hoa, thiêt bi nghe nhin, trinh chiéu, máy bàn

kim tuyén, phirong tign di chuyén, ban nh?c, Internet, máy phát dign Häy hưi xem

hQ eĩ thé hư tro mien phi cho ban khưng, hộc néu tính phi thl tính nhu thé nao

- Nhán vién phuc vu

Tüy theo lugmg khách mcri má bo trí so lirgmg nhán vién phyc vu theo ti lg phú hpp Thái dĩ nhán vién can phái than thién, nhiét tinh vá sin sáng giúp dĩ Can phái cĩ dĩng phyc chung cho nhán vién, quan tám däc bigt dén tính sach se cúa dpi ngü náy, khưng khách mcri nao thích nhin thly nguĩi phuc vu minh lem luĩc vá bĩc müi Hĩi nguĩi quán ly rin g nhán vién cúa hQ cĩ sin sáng lám ngối giĩ hay khưng phĩng khi

hp sé cau cĩ khưng chiu phuc vu néu event vupt quá thái gian hp dugrc nghi ngoi

- Nhüng qui djnh

Mĩi dia diém déu cĩ nhüng qui djnh riéng nhu: qui dinh vé giáy phép tĩ chúc, ve viéc ch\xp hinh, quay phim, viéc mang thiét bj nghe nhin hay dé än thúc uéng tü bén ngối váo (thay vi sú dung cúa dia diém), giĩi han vé lirong cén, qui dinh vé tiéng én,

vé trang phyc vá trang trí cho chuong trinh (ban khưng thé thay dĩi cách bái trí hay dén cúa dja diém báng dén cúa chuong trinh hay khưng thé dán hộc son bát ki gi lén tucmg), qui dinh vé quáng cáo (khưng dugrc dät banner tai céng ra váo chính cúa khách san) v.v C an tim hiéu kí tát cá nhüng qui dinh náy tnrĩc khi quyét dinh thué dja diém

- Các diéu khốn vé dät cqc , thanh tốn

So tién däc cpc, thĩi gian dät ch§ vá gĩi tién dät cpc, viéc béi thucmg khi húy dät, nhüng diéu khốn vé vi^c thanh tốn sau chuong trinh lá nhüng diéu ban cán tim hiéu ky tnrĩc khi ky hcrp déng vĩi dja diém dĩ

Mĩi día diém déu cĩ nhüng quy djnh riéng má nguái lám Event cán phái tim hiéu ro

- Thcri gian cho phép set up

Hiém khi náo chúng ta khưng cán dén thcri gian set up dé dung phĩng san kháu, treo bandroi, trang tri Thưng thuĩng mpt dja diém sé dánh cho chúng ta núa ngáy hay mpt ngáy mien phí dé set up, nhung dưi khi do ket mpt event té chúc ngay tnrĩc dĩ, thĩi gian set up cúa ban sé c\rc ky eo hep Häy hĩi ky chú dja diém vé thĩi gian cho phép set up, cĩ du<?c mién phí hay tính phi

Häy hét súc than trpng veri các diéu khốn trong hpp dĩng dé tránh moi rúi ro ánh hvcmg dén Event cúa ban hộc lám ban phái trá thém nhüng chi p h i ngối d u ki$n.

- Chi p h í thué dja diém

Tnrĩc khi quyét djnh thué dia diém cán trao dưi kl vĩi quán ly tai dĩ vé các chi phí lien quan Sau dáy lá mgt so cáu hĩi thuĩng gäp:

- Chi phí dja diém gém nhüng gi ? Cĩ gom phí thué phĩng trong tién tigc hay tính riéng, cĩ gưm nhüng tifn ich di kém hay chua

- Chi phí gi tính riéng khưng gpp váo chi phí thué dja diém?

- Khách háng khi gúi ĩ bäi giü xe cĩ dupc mién phí hay khưng? D a sư các khách san trong thánh phĩ déu thu tién giü xe cúa khách, nhu Equatorial Q5:5000 dĩng, Caravelle 10.000 déng cho mĩt lán gúi xe

■ Giá tham dir tige buffet, än trua vá än toi tính cho arĩ errj agvĩ¡ !<n 1 i > > ihicu

9S

- Chi phi phuc vu dô uông trong event tinh nhu thê nào? Néu dem ruçru tir bên ngoài vào thì dia dièm cô cho phép không, néu cho phép thi tinh phi phuc vy nhu thé nào? Trong mot sô event có sù dyng ruçru, càn kièm tra xem venue cô khà nâng phyc vu rugru hay không qua câc giây chüng nhân kèm theo.

- Chi phi thuê phông ngù cho khâch hàng/dêm là bao nhiêu? (Boi vói nhfrng event lón tó chûc trong nhièu ngày, khâch tham dy có thé duçrc sàp xép à lai khâch san qua dêm)

- Chi phi phyc vy dô àn trong khâch s an duçrc tinh theo dàu nguiri (buffet) hay tinh theo tùng suât ân (tiêc thông thuàng)? Chi phi là bao nhiêu?

- Chi phi set up quây bar (néu cô) tinh nhu thé nào? Mç>t so event nhac rock soi dpng cô phyc vy bia, cocktail tai quay bar, càn hôi kï dja dièm tinh chi phi set up nhu thé nào

- Cô hay không chi phi cung câp nhflng dich vy phy ? (nhu hoa trang tri, phâo hoa, hiçu ùng ânh sâng, âm thanh v.v )

- Hinh thûrc thanh toân nào duçrc dùng dé trà tiên thuê dja dièm? M çt so nhà hàng, khâch san cho thanh toân qua Card hay Séc nhung có noi chi nhân tièn mât, truôrc và sau event

- Chi phi thuê v en u e, dât epe và chi phi hùy venue tinh theo tÿ lç bao nhiêu?

*) Nhîrng dièm quan trçng càn Iiru ÿ khi ki hçrp dong thuê dja diem:

- Bàt cti dièu gl dâ duçrc thôa thuân xong gitta 2 bên (thiri gian set up, phyc vy trong dja dièm, chi phi di kèm, câc khoàn không tinh phi, uu dâi v.v ) dèu phài duçrc thè hiçn rô dang vân bàn cô chù ki cùa 2 bên (nguiri cô dû tu câch và quyèn han) Không châp nhân nhttng cam két suông tù phia nhà cung cap và tuyçt dôi không làm viçc vói nhûng noi tir choi ki hçrp dèng

- Chi phi xù lÿ rùi ro trong truông hçrp event cùa ban bât buçc p h ài hùy vl nhCrng

lÿ do sau :

o Qui djnh vè tiéng on trong khu vyc

o Nhân viên phyc vy dinh công

o Thay dèi nhân viên quân lÿ

o Thay doi chù dja dièm

o Thay dèi dja dièm

o Nhà cung câp bj phâ sàn

o Nguiri ngoài tham gia và làm hông event

- Trong hçrp dong phài ghi rô câc dàm bào sau:

o Ngày, già và vj tri dja dièm

o Thòi gian trà lai tiên dât cçc

o Liêt kê chinh xâc và dày dù tât cà djch vy duçrc cung câp v à chi phi kèm theo, ghi kèm chi phi tói da cho nhftng djch vy này

o Nhûng khoân cam két dâ duçrc 2 bên dong ÿ à trên

- Không bao già ki hçrp dông ngay khi vira mài kièm tra dia dièm T ot nhât nên xin mpt bàn copy hçrp dong, dç>c di dçc lai nhiêu lân và thào luân cùng vói câc thành viên

khâc trong nhôm So sânh dôi chiêu vai câc hçrp dông à câc dja diêm khâc dé quyêt

dinh chçn hay không

- Luôn tham khào y kién cùa ngucri cô kinh nghiçm vè ki két hçrp dong dè dàm bào

râng câc dièu khoàn cô lçri cho ban khi event châng may xày ra sy co ngoài ÿ muén.Trong thài gian ki két hçrp dong, ban càn làm viçc rô vcri quàn lÿ dia diêm ràng

- Tir thiri diêm ki két tai khi event diên ra, không dirçrc thay dèi, sùa chûa dja diêm hay bât cü khu v\rc nào nàm trong khuôn kho dja diêm

- Không dirçrc nhân bât cir event nào diên ra trong ngày ban dâ dàng ki Nêu diêu này không khà thi thi phài chàc chàn ràng event dô không tâc dçng tôi event cùa ban, vi du nhu làm giàm so nhân viên phuc vu hay thiêu chô gift xe, tiéng on quâ lôn Ghi kèm diêu khoân bôi thuong trucmg hçrp này trong hçrp dong vôi nhà cung cap nêu càn thiét

- Hçrp dông ki két là duy nhât và dàm bào tât cà câc dièu khoàn dèu dâ dirçrc liêt kê

3.3.2 X d c dinh không gian cho to ch ire sir kién

Bâng 3 7 Câc thành phân không gian cùa s u kién

T h e Elements of Staging - revolving Around the diem e

Bài tri không gian

° Không gian dia diêm tô chûc s\r kiên dông vai trô rât quan trpng vôd su thành công cùa su kiçn -> nhà to chûc su kiên phài cân nhâc toàn bç không gian m à su kiçn càn

° Không gian cùa su kiên:

■ Khu vue cho ngôi cho khâch mai

• Khu vue loi di

• Khu vuc kl thuät( äm thanh, änh sang)

• Khu vuc täc nghiep cüa cäc häng truyen hinh

■ Khu vuc to chüc cäc hoat dpng cäu thänh su kien ( sän khäu bieu diln, )

° Nhä to chüc su kien cän säp dät vi tri cüa timg hoat dpng cho phü hpp vưi npi dung vä muc dich cüa su kien

Vi tri cüa khưng gian trong quy trinh to chüc su kien:

• Khưng gian tư chüc sy kifn ( sän khäu), dyoc coi lä trung tarn cüa quän ly sy kien

Nư chinh lä phän noi (hưu hinh) nhat mä cäc stakeholders cư the quan sät vä dänh giä

• Mpi hoat dpng khäc cüa quän tri sy kien dien ra xung quanh khưng gian näy.Khưng gian thuc hien su kien lä noi dien ra cäc hoat dpng chinh cüa s\r kifn Nưbao gưm mät bäng, khộng khưng gian, vä cäc yeu to khäc (äm thanh, änh säng ) xung quanh sy kifn

Khi de cäp den khưng gian thuc hien sy kien ngucri ta thucmg nưi den cäc nưi dung

H f thưng äm thanh trong sy kifn bao gom cäc trang thi6t bi äm thanh nhu: cäc loai loa, micro, täng äm, thiSt bi di£u chinh äm thanh

Ngưn ngü sü dung trong sy kifn lä mpt trong nhüng npi dung quan trpng lien quan den äm thanh, tüy theo sy kifn de lya chpn ngưn ngü phü hpp T rong truimg hpp sü dyng phien dich can luu y den trang thift bi di kem cho doi tupng näy cüng nhu cäc khộn chi phi khäc cư lien quan

Cüng vưi äm thanh, änh säng cüng lä yeu to täc dpng den khưng gian thyc hifn sy kifn V ife thift ke änh säng vä b6 tri h f thong änh säng can däm bäo tinh khoa hpc, hifn d?i vüa phäi däm bäo tinh nghf thuät

Tren ca sư myc dich, chü de cüa sy kifn nhä to chüc sy kifn can dua ra cäc yeu cäu

cy the ve äm thanh, änh säng cho sy kifn lä ca sư de thiet ke nfn h f thong äm thanh, änh säng phü hpp

Trong truimg hpp, thue cäc nhä cung üng djeh vu äm thanh, änh säng nhä to chüc

sy kifn can yfu cäu nhä cung üng phäi thift kf chi tiet vä mư tä thät cy the H f thưng

äm thanh änh säng can phäi hộn tät truac khi sy kifn diln ra tu 1 den 2 ngäy, vä cän phäi cư sy chay thü, dien täp Ngội ra nfu sy kifn cư trinh dien ca nhac cän cư sy phưi hpp giüa cäc nhä cung üng äm thanh änh säng vưi nhä cung ü n g dich vy ca nhac hay cäc dich vu khäc cư lien quan

Bäng 3.8 Cäc loai thiét b¡ trong dän dung không gian s u k ifn

Cäc loai dèn thiràng sir dung trên sän khäu

- Den follow: Loai dèn chiéu tâp trung ânh sâng träng, cô hinh trôn, thircmg dùng

dé chiéu vào tâm dièm nào dô trên sân khâu vi du khi VIP di lên, chiêu vào logo cty trên sân khâu

- Dèn scanner (dèn quét): Là lo^i dèn cô ânh sâng cyc manh, c6 rât nhièu chirc nàng sûa luông sâng cùa bông dèn nhu : Color (màu), Gobo (chàn sâng thành hinh, bông hoa v.v), Iris (thu hoâc m à lön bäng chän sâng), nhân lên nhièu hinh bäng läng kinh, Zoom, quay ngang quay dpc Scanner thi tao ra AS dep, chinh xâc nhimg công kènh nên chi sù dung cho nhüng SK co djnh, thuàng treo lên cao

- Dèn moving head (dèn cô dàu cù dpng): tuang tu scanner, nhung Scanner do quét ngang và doc bäng phàn chiéu AS qua 1 tam kinh phân chiéu (mirror) nên chuyén dpng cùa ânh sâng rat nhanh, chinh xâc Trâi lai, moving head njng nên chuyén dpng châm chap hon nhièu, doi lai gôc quét ngang, dpc cùa scanner bj giôi han hem moving

head nhièu Movie head dùng cho nhüng SK co dpng, thucmg dät duöi sàn chiéu

nguçrc lên Ngoài ra nô hay dupe thiét ké trong Bar, vu truàng vl khi chuyén dpng, nô tao ra nhüng cành vui mât hem vi gôc quay rpng

- Dèn Strobe light : Tao ra ânh sâng nhu dèn flash dé chyp hinh nhung manh han rât nhièu Trên SK dùng nô trong nhüng scene cao trào, chôp liên hoi., két hpp vôi khôi và lazer

- Dèn eye tim (UV) (black light) : Dùng làm màu nèn cùa SK khi tât hét dèn Cô thé giü sâng liên tue, không tât trong khi bièu dien, ânh sâng cùa loai này sè pha vào nhüng màu khàc làm tucri màu lên, néi bât nhièu màu cô däc tinh phàn quang, nhât là màu träng Cô 2 loai dèn UV black và blue, loai blue màu ra sâng han loai black

- Dèn mât trfri (sun light): Cô 2 lo^i, dom và dôi, loai dôi cô 2 tia sâng giong ânh sâng mât trài quay nguçrc chièu nhau Trên SK thuàng dät chinh giüa chiéu vào phông, sau lung bp trong jazz Dèn này chi chcri lüc mô màn hay m à dàu bài nhac, chua cô ânh sâng Không nên lam dung nhièu, hôa nhàm

- Dèn trung tâm (centre-piece) : Dä gpi là dèn trung tâm nên bao gièr cüng dät chinh giüa à SK nên chiéu vào phông tao hoa vân linh dpng

- Dèn lazer : Dèn sù dung câc tia sâng mành, eue manh, nhièu m àu säe dé tao hiêu ung sân khâu

- Dèn PAR 64: PAR là chü viét tât cùa Parabollic Aluminum Reflector (chôa phân chiéu bäng nhôm hinh paraboll) là loai loai ca bàn không thê thiêu tai câc sân khâu

Nô tao thü ânh sâng nèn muçrt mà, không bi tuang phàn, cô thé dùng dimmer dé tao ra nhüng khoàng sâng, tôi m à ào Cau tao rât dan giàn, gpn nhç, dê di chuyén, cho nên

nô là loai dèn thông dung nhât hiçn nay

Nhfrng thiét bj phu trçr khâc :

Tuy không phâi là dèn chiêu sâng nhung câc thiét bi này cüng gûp phân tao cho sân

Trâi châu kinh phàn chiéu tia : Néu muôn làm ânh sao trên bàu trcri thi dùng thiêt bj này dât gân phông, dùng tia sang nhô chiêu vào.

Dèn tao mây : Nhu mot dèn chiêu phim slide cô hinh mây, cho di chuyèn thât châm.Mây tao khôi : Làm cho hiêu umg ânh sàng càng thêm phân nôi bât

Mây phun bong bông : Nhu câc em nhô chai trô thoi bông xà phông, nhu sù dung mây sê ra nhiêu hou và lien tue

Mây tao tuyêt : Gôm nhüng bpt xà phông nhô li ti két dinh lai, trông xa giông tuyét roi Luu y khi sàn sân khâu bàng go trem hay gach men, coi chirng diên viên bi té ngâ

vî rât trcrn

Mây bin kim tuyên: Dé y khi phun vào nhüng thiét bj diên vi giây cô trâng nhôm,

cô thé dan diçn gây doàn mach

Và không thé thiéu nüa là Lighting controller system: thiét bj dièu khièn câc thû trên

Sân khâu/ noi trinh diên sur kiçn

Sân khâu (ncri) trinh diên là yéu to trung tâm trong sy kiçn D ôi vôri câc sy kiçn duçrc té chùc trong hçii truômg ncri trinh diên cô thé là mpt khân khâu cô sàn, mpt bue

danh dy, mpt sân khâu di dçng, thâm chi mpt khoàng không gian à giüa hpi truèmg

(dành dé diên thuyét và khiêu vü chàng han) Trong mpt sé truimg hçrp sân khâu trinh diên gân nhu bao gôm cà khu vyc tè chùc sy kiçn, vi dy nhu déi vôi mpt buèi lê giôi thiçu sàn phâm môi sân khâu trinh diên chinh là mpt cura hàng giôi thiçu sàn phâm (cùa công ty), hoàc mpt khu vyc công cpng nào dô

Câc yéu to cor bân cùa mpt sân khâu trinh diên

Tùy theo timg loai hinh sy kiên, sân khâu trinh diên cô thé cô nhüng yéu to khâc nhau:

- Vj tri cùa sân khâu

- Khung sân khâu (bao gèm khung dé càng phông, treo câc thiét bj âm thanh, ânh sâng )

- Phông trang tri

- Khu vyc hâu truong sân khâu

- Câc trang thiét bi trên sân khâu (vi dy: câc loai bye, do trang tri, khâu hiêu, bàn cho doàn chù tich, bue diên già, thiét bj âm thanh )

3.4 Chuân bi ké hoach do ân, do uong cho sy kiçn

Tùy theo sy kiçn, nhà to chùc cô quyét dinh mùc âp dp phyc vy àn uong khâc nhau Reno Dal dâ dua ra nhüng tiêu chi sau dây vê phuc vy àn uông trong to chùc sy kiçn:” Qui tàc cùa tôi âp dung ty Iç nhân viên phuc vy/ khâch hàng cho câc sy kiçn cùa công ty là : Dich vy bac, tÿ lç là 1/10; Djch vy nàm sao, tÿ lç là 1/25 và phyc vu àn uong nôi chung ty lê 1/50 Theo tôi, không nên dèn dâp cung üng djch vy Nghîa là câc mon ân và do uong chinh phâi dupe phuc vy vào dùng thiri diêm; sau dô, ngueri hàu bàn nên dé khâch ty do cho dên khi khâch goi mon Qui trinh phyc vy ân uông giông nhu mot vô kjeh trên sân khâu, vôi câc vi tri dâ dupe bo tri sân và dupe trinh

bày theo cách thúc turcrng t\r vói các giai doan sân kháu Các nhân viên phyc vy trà thành diên viên, hp phài àn mâc phù hpp vói chù dè, phài yêu nghè- và thuc su, dô là mpt công viçc khó khàn nhât cùa thói dai.

3.4.1 Lçip k ê hoach do àn cho sir kiçn

Truôc hét cân xàc djnh rô pham vi, mue dp và mue dich büa àn càn dat tôi Chàng han phài trang trong, lieh su, tao su thân thiçn ban dàu, kêt thúc hpi nghj, chia tay, tao

àn tupmg v v nhàm nâng cao tàm vj tri cùa su kiçn

Nhà to chùc càn kièm tra lai ngân sách xem pham vi giói han dén mùc nào, tú dó quyét djnh tiçc dúng hay tiêc ngoi Cân bàn bac cy thè vói c a só cung câp djeh vy và xây dung thuc dan ban dàu trong pham vi giói han cùa ngân sàch Hày chu y tôi

nhüng mon àn cô màu säe, hucmg vj cô nhüng nét däc thù, gpi su quan tâm chù y cùa

mpi nguôi, mang lai hiçu quà cao vói chi phi han ché, soa cho thè hién su tinh té, khá nàng sáng tao và phong cách riêng biçt

Càn cô thôi gian cân nhäc cho viçc lua chpn và quyét djnh thuc pham Dàc biçt phài

chù y tôi thyc phâm giành cho nguôi àn kiêng Thuc phàm phài bào dàm an toàn tù

nguòn góc và trong ché bién phyc vy

Càn cù vào tiêc dùng hay tiêc ngôi mà quyét djnh kich thuôc và c a câu càc môn àn cho phù hçrp Chàng han chuân bj mpt buèi chiêu dài tiçc dùng cùng vói càc môn khai

vj ngupi và nông, phài chù y tôi kich thuôc cùa môn àn sao co vùa dù àn hay cô thé àn

mpt càch de dàng, không nên phyc vy môn àn cô xucmg hay nhiêu nuôc Mpi nguôi së

àn theo kièu càm trên tay hay dé thúc àn vào dïa? Cô dù dè dùng dé phyc vu cho nhièu büa àn hay phài dpi khàch san rúa sçich và dem dùng lai cho büa sau? v.v Nhà té chùc càn phài làm viçc cy thè vói càc nhà cung càp dô

Ngoài ra, nhà té chùc càn xàc djnh rô khâu phàn àn cho càc büa tiçc và bào truóc cho nhà cung cap thuc phàm Vân dé này càn luu ÿ tôi khàch tàng thêm do cô nhüng nguói di kèm Tuy nhiên, nhüng khàch di kèm này cûng van co gáng biét truóc dé bào dàm cung câp dù suât àn, tránh dé thùa läng phi Cüng càn cô móc giói han thôi gian cuéi cùng dé chót sé thúc suât àn sau khi dà kièm tra, nàm cy thè só nguói tham d\r

M pt vân dé không kém phàn quan trpng là nhà té chùc phài quan tâm tôi dpi ngü nhân viên phyc vy, nhân viên âm thanh ành sàng, sân khâu, giài tri,v.v Tuy vào lue luçmg này cô duçrc du vói khàch m ai hay sáp xép riêng cho hp, nhu vây ngân sàch së phài tàng thêm

3.4.2 Lâp ké hoach do uong cho sie kiçn

Dô uông thich hçrp: Cân cù vào myc dich yêu câu và nhiêm vy dât ra vôi càc büa ân

dé xàc djnh dò uông thich hap, ban càn giói han do uông trong pham vi nào nhu rupu dât tiên, ành huông lôn tôi ngân sàch Dé giài quyét dupe vân dê này, cô thê giôi han mot sô loai do uông mà su kiên cung câp Ngoài ra, cà nhân nào muôn dùng së làm viêc vói khàch san dé dùng rupu quÿ và phài trà chi phi Càn làm viçc vê già cà càc loai dô uong truóc, mpt già thông nhât cùa khách san truóc dó hay theo múc giá uu tiên nào dó eho su kiên

Chi pW.Ngoái chi phi cho dó uóng con nhüng chi phi ve tién thuóng cho nguíri

phuc vu, tién thué, v.v Nguói tó chírc cán thanh toan chi tiét, tír phircmg pháp tính toan tói các múc chi phi cy thé Nén nhó ráng, phucmg pháp tính khác nhau d in tói múc chi phi rát khác nhau nén viéc náy phái có su thóng nhát gifta hai bén

ó nuóc ngoái, háu hét các thiét bi déu có thé tính thém tién thuóng cho nguói phuc

vu dua tren toan bp hoá don thanh toán Mpt sé noi hp phái cpng thém thué trén cá hoá don vá cóng phán thucmg cho nguói phuc vu Néu khách mói tu dem dó uóng tói thi ban cüng phái tính tién mó náp chai vá phuc vy cho nhüng chai do uóng dó.Tuy nhién cüng có truóng hop khóng phái trá thém tién phyc vu, diéu náy có n phu thupc váo tirng hoán cánh cu thé Vi dy nhu nhá tai trp cho mpt su kién gáy quy nao dó lá mpt nhá sán xuát dó uóng thi dó uóng cúa hp có thé lá chú yéu trong bita ti?c vá nhu váy khách sé khóng phái trá thém tién phyc vy

Cán chú y lá luón luón kiém soát vá duy tri chi phí trong khuón kho vá giói han cho phép khóng dé chi phí ty phát sinh sé din tói b$i chi gáy khó khán cho nhá tó chúc

Vi dy trong ti?c có quán bar dánh cho tát cá mpi nguói, nhá té chúc muón kiém soát

phyc vy thi phái yéu cáu ngufri quán ly dé uóng thóng báo khi náo AS chi hét mpt núa

sé tién dánh cho dé uóng vá nhá tó chúc s6 quyét djnh có nén giám múc phyc vy xuóng hay khóng

Két thúc chiéu dai'Soi vói phyc vy cá án uóng, cán chú y khóng nén két thúc truóc

khi nhán vién don dpp xong Nhá té chúc phái rát linh hoat Trong nhüng lúe sói nói nhát thi khách sé khóng muón tife két thúc vá có thé muón kéo dái phyc vy Tuy váy, cán có gáng huóng tiéc chiéu dái dien ra theo thói gian dy kién vá ch(?n thói diém két thúc báo dám nhííng du ám tót kéo dái, han ché nhííng khuyét diém khóng dáng có

3.5 Chuán bj phirorng tién van chuyén khách tham dy sir ki$n

Vói mpi loai sy ki?n, ván dé dáu tién khán giá quan tám lá di den diém tó chúc

sy kién báng cách náo? Di l?i dü tró thánh yéu tó có ánh huóng ló n dén quyét d¡nh tham dy sy kién cúa khách háng Do váy, nhá tó chúc sy kién p h á i hiéu ráng, các quyét djnh vé ván chuyén, dón tien khách giü vai tró rát quan trpng d ó i vói toán bp ké ho?ch háu cán sy kién Hai tír dupc nhííng nhá quán ly sy kién sir dung phé bien lá” dump”- khi khán giá dé vé sy kién cüng mpt lúe vá” trickle”- khi n h ü n g nguói dén vá rói sy kién rái rác qua m§t khoáng thói gian Vói móí truómg hpp n á y sé cán có chién lupc háu cán khác nhau

Bói vi, trái nghiém di lai lá án tupng dáu tién cúa khán giá vé s\r kifn vá nó có thé ánh huóng tiép tuc dén nhüng trái nghiém sau dó cúa hp tai su kién, nén cóng tác van chuyén khán giá vá dua dón khách lá mpt máng cóng viéc cán n h án manh nhát cúa háu cán khách háng: Khách di dén báng phuomg ti?n giao thóng có n g cpng hay giao thóng cá nhán; có diéu dpng xe phyc vy dón tién khóng? Déi tupng n áo dupc dón tien? Loai xe náo phuc vy vá múc dp phyc vy trén xe nhu thé náo? Dong thói, háu cán vé v|n chuyén cón bao gém bSi d£u xe vá kiém soát giao thóng trong k h u vyc có su ki?n Trong nghién cúu vé nhüng su kién thé thao, Graham, Goldbatt, D epply vá c§ng sy ( 1995) da binh luán tám quan trpng ve viéc khán giá dén vá rói khói su kién:” Khách

hàng nhán manh ràng, dén và di là mpt phàn cùa trài nghipm vè lòng mén khàch cùa

su kién À n tugng dàu tién và cuoi cùng vè sy kién là bài dàu xe và svr kièm soàt giao thóng” Vi thè, nhà phyc tràch hàu can sy kién khóng thè coi nhp vàn dè này

Dé thuàn lgri cho hàu càn chua dòn khàch mèri và kièm soàt tot chi phi, khi bó tri chò ò cho khàch mèri càn quan tàm khoàng càch tir khàch san dén d ja dièm to chúc

su kién là bao nhièu? Doi vài càc sy kipn là càc cupe dai hpi, h$i nghj, hòi thào, su kipn thè thao, cóng tàc té chúc hgi nghj càn phài tinh dén sy sàn sàng cùa dich vy vàn chuyén và chi phi dòn tiSn khàch tir càc dia dièm bé tri cho ò cho khàch meri và nhftng nguòi tham già ( dien vièn, càn thù, dién già, nguòi dan chucmg trinh) Dóng thòi, vàn chuyèn dén càc c a sò khàc cùng phài dugrc xem xét M gt dia dièm tè chúc su kién, mà khoàng càch tù nori ò cùa khàch hàng dén svr kién quà dài, sé làm tàng chi phi tèng thè cùa mpt su kién, và tàng thèm mòi hàn bàn tàm cho cóng tàc hàu càn N h u vày, phài di chuyèn vói khoàng càch dài có thè làm sy kién kém hàp d in dèi vói càc dai biéu và tú

dò sé có ành huóng dén sé lupng dai bièu tham du

Cuòi cùng dèi vói càc sy kipn lón, le hpi và nhùng cupc dieu hàng, càc nhàn té hàu càn khàc dugrc dua vào có lièn quan dén còng tàc vàn chuyén khàch tham dir su kién, có thè là xin giày phép cùa chinh quyèn vè vipc dóng cùa m pt so tuyèn duòng trong thòi gian syr kipn Van dè này phài là m pt vàn dè cùa ké hoach hàu càn

Luu y càc yéu to càn kièm soàt dèi vói hàu càn dòn tién khàch:

• Có phài lièn h? và xin giày phép cùa càc co quan còng quyèn vè vife vàn chuyèn khàch tham d\r và dòn tien khàch miri cùa su kién khòng?

• Có phuemg tipn giao thóng còng cpng khóng ? N éu có, ljch biéu gièr chay cùa càc phuong tipn này nhu thè nào?

• Dà có phuemg àn vè loai phuemg tién thay thè, trong truemg hpp giao thóng chinh bj hòng chua?

• Lipu *ó tuyén duòng nào thay thè, néu tuyèn duòng chinh dugrc lya chpn bj tàc nghèn giao thòng ( tai nan, còng trinh )?

• Djch vy xe taxi có dày dù khòng? NhOng nguòi cung ùng d ich vy này dà am hiéu vè su kién chua và thài dp phyc vy cùa dpi ngù lài xe n hu thè nào?

• Chàt lupng cùa càc khu v\rc lèi vào bài do xe nhu thè nào và súc chúa bao nhièu? Có sy giói han vè trpng lupng và trgng tài khòng? Có nhftng dièu kién dàc bipt gì càn xem xét?

• Súc chúa cùa bài dàu xe bao nhièu? Có dù dài phàn càch cho xe cà nhàn và xe phyc vy su kién ó bài dàu xe khóng? Có khu vyc dó xe rièng cho khàch VIP, cho nhàn vièn phyc vy sy kién? Sy hièu khàch cùa càc tài xé v à nhàn vièn phyc

vy bài dàu xe nhu thè nào?

• Có huàn luyèn nhàn vièn phyc vy diéu khièn dàu dò xe khóng?

• Djch vy kéo xe và cap cúu khan cap có sàn sàng khòng?

« Có ké hoach dòn tien khàch tú dàu mòi giao thóng/tram dó xe dén noi tè chúc

su kién chua?

• Du.i doàn tj lè khàch cùng lúe dén là oao nhièu (cùng lui hay rài ào)

• Cö bô tri xe dön tiên khâch không? Néu cô, dâ thiét lâp ljch dièu phoi xe chua? Loai xe nào dupe chçn dé dôn khâch? Dâ cô ké hoach bô tri dô uông và hoa qui tuai hay do àn nhç cho khâch VTP chua?

3.5.1 P h m m g tiçn c h â khâch

Câc nh à cung ûng dich vu vân chuyèn

Câc nhà cung ûng dich vy vân chuyèn ô Viçt Nam bao gom câc nhôm c a bàn sau:

- Câc hâng (tong công ty/ công ty) hàng không

- Tong công ty duông sät

- Câc doanh nghiçp kinh doanh vân chuyèn (duông bç>)

- Câc công ty lü hành, du ljch, dai lÿ vân chuyèn

- Câc dôi tupng khâc cô khâ nâng cung ûng djch vy vân chuyèn

Câc p h u a n g tiçn v$n chuyèn

S ù dung câc phucmg tiçn vçn chuyèn công cçng

- DÔi vôi v |n chuyèn bàng duông không và duông sät, và ô tô công cçng câc djch

vy di kèm thuông cô tinh cûng nhàc (nhà té chûc sy kiçn khô cô thé can thiçp hay kièm soât), néu nhà tô chûc sy kiçn phài chju viêc cung ûng câc djch vy liên quan dén hai loai phuang tiên này thi công viçc chù yéu cùa hp bao gom:

- Lya chçn nhà cung ûng thich hçip, lya chpn chât luçmg cùa djch vy (vi dy hang vé mây bay; loçii vé duông sät nhu: vé ngèi mèm, ngèi cûng, vé näm, toa riêng ; lya chpn công ty vân tài hành khâch duông bô phù hçrp)

- B$t chô, mua vé cho khâch

- TÔ chûc gûi vé, gûi thu, huông dan

- Tô chûc dôn khâch (néu cô)

Trong truông hçrp, khâch phài ty lo viçc di lai và duçrc ngân sâch sy kiçn chi trà cho chi phi vân chuyèn Nhà tô chûc sy kiçn càn chü ÿ

- Khi gui giây môi cho khâch, nhà tô chûc sy kiçn càn gûi thêm câc luu ÿ dè dàm bào yêu càu thanh toân (nhu khâch môi phài cô cuéng vé/ hôa dan vân chuyèn hçrplç )

- Khi khâch dén tham gia sy kiçn, phài cô câc nhân viên phy trâch n$i dung này; thông bâo, huông d ln khâch làm câc thü tyc thanh toân (vi dy câc m iu kê khai, npp

vé, kÿ nhân )

- Nên thanh toân ngay cho khâch, không nên dé khi sy kiçn kêt thüc (khâch dâ trô

vé noi ô) môi tién hành thanh toân và gûi tièn cho hp

- Dy tinh câc truông hçrp phât sinh trong thanh toân phi vân chuyèn (nhu di taxi hôa don không hçrp lç/ không cô vé ô tô ) dé xin huông giài quyét truôc Ngay cà trong quâ trinh trién khai thyc té néu gâp câc tinh huông phât sinh, không nên tù chôi khâch ngay mà càn xin ÿ kién cùa nguôi cô trâch nhiçm chi trà câc khoàn phi này cho khâch

Thuê dich vu vân chuyèn bàng ô tô

Ô Viçt Nam hiçn nay viêc thuê phuang tiên dé dua dôn khâch môi tham gia sy kiên (hay trong quâ trinh diên ra sy kiçn) thuông liên quan dén câc phuang tiên vân chuyèn duông bp trong dô chù yeu là ô tô

- Xe 4 cho: Dây là loai xe có dàc tinh an toàn, sang trpng, ljch s\r thè hiên su ton trpng khâch mòri và qua dó nâng cao nhûng an tuçmg cùa sir kiçn dèi vói khâch Vói loai này, nguôi ta tam chia thành câc müc dp nhu: xe cho chinh khâch, xe cho giói thirpng Iuu, xe thông thucmg Khi lua chpn xe 4 cho càn chü ÿ:

+ Viçc l\ra chpn xe cân càn eu theo ké hoach và ngân sâch cùa su kiçn

+ Càn cir vào dôi tupng khâch dè lya chpn xe (vi du: mpt chinh khâch cao cap phài dupe uu tiên phyc vu bàng câc loai xe dàng cap nhât) Trong trucmg hçrp khâch miri có

vj thé xà hpi gân nhu tucmg ducmg vói nhau nên chpn cùng mpt loai xe, ngupc lai trucmg hçrp ngueri có vi thé xâ hpi cao hom hân nên dàu tu lya chpn câc phucmg tien sang trpng cho nhüng dèi tupng này

+ Dàng câp hay müc dp cùa xe không chi phu thupc vào hiéu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo ) mà còn phu thuôc vào dôi xe, nàm sàn xuât, câc thông

+ Trong m§t sè truèmg hçrp càn có thêm câc yêu càu vè: an toàn, vç sinh, dèng phyc lâi xe, tiçn nghi, màu sem cùa xe, bàng dòn khâch, viçc dè xâng tru ó c khi dòn khâch, thiri gian dòn khâch, lich trinh, thâi dp phyc vy cùa nguiri lâi xe, v içc giài quyét câc yêu càu phât sinh ngoài hçrp dèng cùa khâch mòi dèi vói nhà cung ütng djeh vy Ngoài ra, trong mpt so truèmg hçrp càn thiét còn phài tryc tiép kièm tra câc thông sè kÿ thuât cùa xe nhu: câch bé tri cho ngèi trong xe, mùi dièu hôa, dç ôn, dp giàm xôc, phucmg ti§n nghe nhin, phucmg tiçn thông tin liên lçc

+ Nguôi phy trâch vè phucmg tiçn vân chuyén (cùa nhà tè chuc s y kiçn) càn có môt danh sâch câc lâi xe vói sô diçn thoai liên hê, danh sâch khâch di cùng m§i xe + Lâp lich trinh dièu phéi xe, néu càn thiét hây tham khào hoàc th u ê câc chuyén gia

vè dièu phôi vân chuyén tu vân cho công viçc này (trong trucmg hçrp câc sy kiçn lón, quan trpng và có tàn suât, sè luçmg câc chuyén xe lón)

- Xe khâch: có nhiêu loai khâc nhau nhu xe 7 cho, 12 chô, 16 cho, 24 chô, 45 chô

Nhûng chù ÿ khi lya chpn xe khâch cùng tuong ty nhu xe con 4 cho (dà dê câp à trên),

ngoài ra cân chù ÿ mpt sé dièm sau:

+ Nên thuê xe khâch cùa câc doanh nghiçp kinh doanh vân chuyén khâch du ljch (hoàc chuyén chay theo hçrp dông), han ché viêc thuê câc xe chay v ân chuyén khâch công cpng (vi lÿ do vç sinh, mùi, han chê vè giao tiép cùa lâi xe, thâm chi có tên tuyén vân chuyén khâch bên ngoài xe- vi du: xe khâch chât luçmg cao H à Npi- Hà Tïnh chàng han) nhûng lÿ do này sè tao an tuçmg không chuyén nghiçp v à khâch sê càm

thay không dupe ton trong dung mùc C ùng vi ¡y do tutmg ty càn dâm bào câc yêu câu

co bán vé chát lugng xe (nhu khưng düng xe cü, xe phái dám báo các thĩng sé ky thuát, vé sinh sach sé, khưng cĩ müi khĩ chiu, diéu hién nhién lá phái cĩ diéu hĩa )+ Kiém tra tính khá thi trong vän chuyén bäng xe khách Vi du ncri do xe, tuyén ducmg cho phép xe khách chay, cán biét liéu nhá cung üng cĩ dupc phép chay trong thánh phĩ khưng?

+ Khi thué xe khách cho su kién cán luu y, sĩ lugng khách cho moi xe nén chi bäng khống 50-60% sĩ ghé theo thiét ké tren xe (vi du vĩi xe 45 chĩ chi nén sü dung dé van chuyén ít khống tü 22 cho dén 28 khách)

Các phucmg lien van chuyén khác

Ngối các lo^i phuong tién chú yéu nĩi trén, trong tĩ chüc su kién con cĩ thé sü dung mQt sĩ loai phuong tién khác nhu: xe dap, xe máy, xích lĩ tuy nhién cán luu y các phucmg tién náy khi sü dung chú yéu nhäm myc dich tao su mĩi la, tao án tucrng vĩi khách moi h o jc lá mpt diém nhán, mQt chú dé riéng trong s\r kién Vi du: trong viéc än hĩi ĩ Há Nqí cĩ nhiéu nhá tĩ chüc mpt dốn xich lĩ dao trén phĩ, hinh thüc náy mĩi dáu da tao ra nhtmg án tugng khá thú vj

Trong kinh nghifm tĩ chüc su kién ĩ nhiéu nuĩc trén thé giĩi ngucri ta dä tüng sü dung vá két hpp rát nhiéu loai phucmg tién khác nhau nhu: máy bay truc thäng, xuĩng,

du thuyén, táu thúy, xe ngua kéo, ngvra, xe dap thám chí lá di b§ (vi d\i tĩ chüc mpt

le hpi ĩ mpt ngĩi chüa náo dĩ trén nüi cao cháng han, diéu chäc chän khách mĩi cho

dü lá ai cüng phái tham gia di bp vĩi mQt khống cách nhát djnh)

Báng 3.9 Khi khưng th é súr dung cácphirang tifn vpn chuyén

Trong lé khai mac buoi hda nhac vé mĩi tnrcmg cua mQt le h$i thucmg nién dién ra

á (Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phucmg ti$n khưng thé dén gán d¡a diém (cách 1 km) Nhá tĩ chúc su ki$n dä sáng tao viéc di tü ncđ dư xe den diém

khai mgc, thánh mQt cuqc diéu hanh cúa khách mĩi dqc theo ba bién H q bo tri các t'mh nguyén vién, chao dĩn vá hucmg dán khách mĩi tham gia cuqc diéu hánh Dĩ lá

m$t cánh khá an tucmg, hcm mQt nghin ngucri trong dĩ cĩ cá tré em vui vé di dao dQC

theo bäi bién v&i nhüng chiéc khän dáy máu säe vá nhüng mĩn án nhe nhang.[4,tr.l60].

3.5.2 Phvcrng tifn dua dĩn khách

Dua dĩn khách tnrĩc hét phái xác dinh rư khách tham dy di tü dja diém náo dén

su kién? Diém xuát phát cúa khách sé ánh huĩng tĩi dia diém dén cúa ho Yéu cáu cúa viéc ván chuyén phái báo dám báo an tốn cho nguưi di trén duĩng CĨ gáng bĩ tri dám báo khách dén dyr dưng dú, khưng bi täc nghén giao thĩng giĩ cao diém

TĨ chúc van chuyén phu thupc váo dia diém táp két, váo nai än nghi cúa khách tham du Néu khách ĩ tap trung tai m Q t hộc m Qt cym khách san dé tĩi trung tám h§i nghi, cĩ thé to chúc dua dĩn khách theo theri gian thĩng nhát, hánh trinh dĩ cho phép hinh thánh nhüng dốn xe dái se tao nén hinh ánh dám nét vé su ki?n Ngupc lai, noi

än nghi cùa khâch phân tân trong thành phô càn to chûc vân chuyên theo câc doàn, môi doàn hoâc mpt sô doàn do mpt nhân viên truc tiép phy trâch dua don.

Trên ducmg tcri sy kiçn càn cô nhûng djch vy ho trp cho dich vy vân chuyên này, cô thé dira câc chircmg trinh nghe nhln tao không khi hào himg vui nhpn tnràc khi buac vào sy kiçn Dù là sy kiên nào thi vân dê này van là vân dè râ t cân thiêt.Vôi không khi vui nhpn tao cho nguôi ta sy côi mà,thân thiçn Nguôi ta c ô xu huông tiép cân, muon gàn güi tiép xùc nhau, tiép xüc khâm phà sy kiçn Dô cüng là yéu tô quan trpng dira sy kiçn tôi thành công

3.6 Chuân bj câc công viçc khâc lien quan khâc

3.6.1 Liên hç vâi nhà cung ûng

N hà cung û n g djch v{/ bo trçr to chûc sir kiçn: là nhûng té chûc, doanh nghiçp,

cung ûng mpt hay mpt sé câc dich vy, hàng hôa bo trçr (djch vy vè liru tru, ân uéng, vui chcri giài tri, djch vy thé thao, vân phông, an ninh ) cho quâ trinh to chûc sy kiçn thông qua câc hpp dông dupe kÿ kêt (hoâc câc hinh thûc thôa uôc khâc) vôi nhà té chûc sy kiçn, hp cô nhûng ràng bupc, quyén lçri, nghîa vy nhât dinh liên quan dén quâ trinh tô chûc sy kiçn (dâ dé câp ô chucmg 1)

Myc tiêu cùa công viçc này là xâc djnh dupe danh sâch câc nhà cung ûng và lya chpn dupe nhûng nhà cung ûng tôt nhât (trong dièu kiên ngân sâch ch o phép) dé cung ûng câc hàng hôa djch vy cho sy kiçn Dê thuân lçi cho viçc quàn lÿ, lya chpn câc doanh nghiçp tô chûc sy kiçn nên tién hành phân loai câc nhà cimg û n g dich vy bé trp

Phân loçi nhà cung ü ng djch vp bo trçr

Cô nhiêu tiêu thûc phân loai nhà cung ûng djch vu bè trp cho d oanh nghiçp Trong quàn tri tô chûc sy kiçn nguôi ta thuerng quan tâm dên câc tiêu chi sau:

- Phân loai theo giâ trj hàng mua:

+ Nhà cung ûng chinh: Là nhà cung ûng mà giâ tri hàng hôa djch vy cùa hp chiém tÿ trpng lôn nhât và chû yéu trong khéi lupng hàng hôa, djch vy mà d oanh nghiçp té chûc

sy kiçn tiêu thy trong mpt thôi gian nhât djnh Nhà cung ûng này quyét djnh khéi lupng, chât lupng hàng hôa, djch vy mua vào nên càn phài dupe quan tâm th u ô n g xuyên.+ N hà cung ûng phy: Là nhà cung ûng mà giâ trj hàng hôa, d jch v y cùa hp chiém m$t tÿ trpng nhô trong khéi lupng hàng hôa, djch vu mà doanh n ghiêp tô chûc sy kiçn tiêu thy

- Phân theo tinh chât quan hç:

+ Nhà cung ûng truyên thông: Là câc nhà cung ûng thuông cô q u an hê tucmg doi lâu dài vôi doanh nghiçp té chûc sy kiên, dâ tùng phéi hpp vôi n h a u trong nhièu sy kiçn Hai bên thuông cô sy hiéu biét lân nhau và thuông thi mûc d ô rù i ro trong quan

hê vôi nhà cung ûng truyèn thông thâp

+ Nhà cung ûng môi: Là nhà cung ûng mà doanh nghiêp tô chiic sy kiên chua cô hoàc cô it quan hç, hpp dông vôi ho Bôi vôi nhôm này, doanh ngiçp to chûc sy kiçn cân cô nhiêu thông tin hem khi ra quyét djnh, thông thucmg câc d o an h nghiçp té chûc

sy kiên sê ràng bupc chi tiét hem trong hop dông cung câp djch vu h o â c tién hành trién ichai thäm dô tùng buôc dê dânh giâ nâng lue, chât lurcmg cùa câc nhà cung irng này

- Phän loai theo dich vu trong to chüc sy kipn:

Theo cäch phän loai näy, vưi moi nhưm dich vu trong t6 chüc su kien se cư cäc nhäcung üng djch vy bo try tucmg img, thưng thuang nguưi ta chia ra cäc nhưm sau:+ Nhä cung üng dich vu van chuyen

+ Nhä cung üng dich vy luu trü

+ Nhä cung üng djch vu än uong

+ Nhä cung üng trang thiet bi cho to chüc su kien

+ Nhä cung üng dja diem t6 chüc sy kien

+ Nhä cung üng cäc dich vy bo try khäc

Tim kiem cäc nhä cung üng djch v{t bo t r f

Viec tim kiem cäc nhä cung üng djch vy bo tri? thuưng qua cäc nguưn thưng tin sau:+ Nguưn thưng tin npi bp: cäc moi quan he vưi cäc nhä cung üng dä vä dang trien khai; thưng tin tu cäc nhän vien trong doanh nghipp; thưng tin tu vipc nghien cüu thj truưng

+ Nguon thưng tin tu phia cäc nhä cung üng: Thưng tin chäo häng tryc tiep; thu

chäo häng; catalog quäng cäo; hoi chy; trien läm vä giưi thipu sän pham; ho so dy thäu

cung üng djch vy cüa cäc nhä cung üng djch vy bo trgr

+ Nguon thưng tin tir cäc phucmg tien thưng tin dai chüng: bäo vi6t, tap chi, truyen hlnh, däc bi§t lä thưng tin tren mang Internet

Tir cäc nguon thưng tin nưi tren, tien hänh thu thäp cäc thưng tin ve cäc nhä cung üng, tien hänh kiem tra vä xü ly cäc thưng tin cư lien quan Vi?c kiem tra thưng tin

d |c bi?t doi vưi cäc djch vy bo try quan trong lä het süc cän thiet, trong mưt so truämg hgrp cäc doanh nghi?p to chüc sy ki?n cưn cü nguiri den khäo sät, kiem tra

vä dänh giä tryc ti6p Cän läp cäc file (t|ip täi li$u) hư sa vk cäc nhä cung üng vưi cäc

npi dung chü yeu nhu sau:

- Ten hifu cüa nhä cung cap

- Cäc thưng tin c a bän (dja chi, difn tho?i, fax, email/webside, mä so thue, täi khộn ngän häng, s6 giay phep kinh doanh, nguưri d^i difn truưc phäp luät)

- Chüc näng, nhiem vy, ngänh nghe kinh doanh, ltnh vyc kinh doanh

- Khä näng v6 cung üng dich vy (s6 lugmg, loai hlnh, thfiri gian cung ü n g )

- Chat luyng, uy tin, nhän hieu thuomg hieu cüa sän pham

- Giä chäo häng cüa timg loai sän phäm

- Cäc di6u kien ve cung üng (diiu kien v6 thanh tộn, thai gian, dät häng, ky ket hyp dong )

- Khä näng täi chinh cüa nhä cung cäp

- Cäc sy kien mä nhä cung üng dä tham gia (cäc hinh änh, dänh giä ve cưng viec dư)

- v.v

Vcri moi nhä cung üng djch vy bo try nen cư mưt file ho so rieng, tuy nhien de thuän lyi cho vi?c lya chpn cư the tü cäc hư so lap ra mpt danh säch (rüt gpn) cäc nhä cung üng dich vy bo try Trong danh säch näy cư cäc cpt tucmg üng nhu: So thü ty; ten hieu; loai sän phäm; dipn thoai; dieu kien cung img Neu läp danh säch tren Microsofl

Excell nên thong nhât vê tên gpi sàn phâm, hay câc tiêu chi khâc dê thuân lpi cho viéc

sù dyng câc công cy nhu lpc, tlm kiém; hojc c6 thé lâp danh sàch theo câc nhôra cho

tùng sheet riêng (cô thé dua theo câc tiêu chi phân loai dâ dé câp à trên).

Can luru y khi tim kiém thông tin vè câc nhà cung ta g dich vu bè trg không phài chi

cho mçt su kiên eu thé mà nô là thông tin càn thiét cho doanh nghiçp trong câ quâ trinh kinh doanh lâu dài Do dô cho dù nhüng nhà cung ûng không duçc chon trong mçt su kiên nào dô cung nên luu thông tin lai vi hp cô thé sê phù hçp cho doanh nghiçp to chüc su kiên trong tucmg lai

Vê nguyên ly, doanh nghiçp càn tim kiém câc nhà cung câp theo quan diém phât

trién méi quan hê tét dep làm ün lâu dài, cà hai cùng cô lçri voi hç Tuy nhiên, càn thân trpng khi thu thâp và dânh giâ thông tin, däc biçt là câc thông tin khô kiém chùng hoâc phûc tap

Lua chpn nhà cung ûng dich vu bo trg

Cô nhièu tiêu chuân làm cân cû dé lua chpn nhà cung irng dich vu bô trg cho mpt su kiên cy thé, nhu:

- Giâ cà cùa câc hàng hôa dich vu (phù hçrp vôri ngân sâch sy kiçn không)

- Chât lugng hàng hôa, dich vu

- Thôri gian cung ûng

- Uy tin và nhüng dàm bào cùa nhà cung üng

- Nhüng yêu càu riêng cùa nhà to chùc su kiên mà nhà cung ûng cô thé dâp ûng

- KM nàng cùa nhà cung üng: vi dy mpt khâch san liçu cô thé cung üng duge câc dich vu buèng vào thôri diém té chüc s\r kiên hay không?

- Dièu k ifn thanh to ân

Dyra trên danh sâch (hè sa) cùa câc nhà cung üng và câc tiêu chuân nôi trên (cô thé

eu thé hôa thành câc tiêu chi cho tùng sy kiên vôi müc dç quan trpng khâc nhau) tién hành dânh giâ câc nhà cung üng Càn luu y, viçc dânh giâ nhà cung ü ng không chi dya trên câc thông tin nôi trên, néu càn thiét nhà tè chüc sy kiçn càn phài tham quan, khào sât dièu kiên và khà nàng cung ûng thyrc té cùa câc nhà cung üng Trong tnrimg hpp cô nhièu nhà cung üng phù hpp lâp danh sâch câc nhà cung ûng duçc l\ra chpn

Bâng 3.10 Mâu danh sàch câc nhà cung ùng dirçc tu a chçn

CÔNG TY TÔ CHlTC S i/ KIÇN & DU LICH ETV

Djch v\i/ sàn phâm cung cap

Thông tin cùa nhà cung ùng

Thôi gian lien hç

Nguài liên hç

Ghichù

Quàng Ninh, ngày thâng nam

Thu-omg lirçrng và kÿ két hçrp dong cung ümg djch vy

Thuang luçmg và ky két hçrp dong cung ùng dich vy nhàm dat duçic thôa thuân(cam két) vè câc dièu kiçn cung ùng hàng hôa/ dich vu cho su kiçn trên nhông c a sà nhât dinh

Thurrng lirçmg v&i cdc nhà cung ùng

Thucrng luçmg vôi câc nhà cung ùng là quâ trlnh giao djch, dàm phân vôi nhà cung ùng dé di dén nhông thôa thuân chung trong viêc cung ùng djch vu

Trong thuang luçmg, nhà té chüc su kiçn càn phài quan tâm dén câc van dêchù yéu sau:

- Câc mô tà vè hàng hôa và djch vu: m lu mâ, chat luçmg, câc yêu càu eu thé khâc vè hàng hôa/ dich vu

- Giâ cà cùa nhà cung ùng và giâ cà cùa câc loai hàng hôa/ dich vu dô trên thj tnràng

- Thài gian tien hành cung ùng

- Diêu kiên thanh toân

Giao djch, dàm phân là mpt ho^t dpng vùa mang tinh khoa hpc, vù a mang tinh nghê

thuât Tinh khoa hçc thé hiçn à chô nguiri tham gia dàm phân phài biét thu thâp, hé

thong và xù lÿ thông tin mpt câch khoa hçc dé chù dpng trong dàm phân M$t khâc nhu mot nghê thuât, nguài dâm phân phài sù dyng khéo léo câc kÿ näng giao tiêp cùa minh và biêt vân dung mpt câch hop lÿ, sâng tao câc hinh thùc giao dich, dàm phân và

câc công eu giao tiép khâc nhau (nhu giao tiép qua thir, diên thoai, internet, giao tiép trvre tiép ).

Mpt so diém càn luu ÿ khi tiên hành thuomg luçmg:

- Tim hiêu thông tin vè nhà cung ùng và thông tin vè ngueri tham gia dàm phân, ngueri cô ành huàng quan trpng nhât dén viêc dua ra quyét dinh cùa nhà cung ùng;

- Näm rô câc yêu câu cùa minh: câc yêu câu vè dich vy; câc sàn phâm tucmg tu dâ timg mua tù câc nhà cung ùng;

- Nàm vîrng câc tiêu chi co bàn cùa cupc thucrng luçmg: myc tiêu, câc dièu khoàn ca bân, nhüng diêu khoàn cô thé/ không thé nhân nhirçmg;

- Biêt dân d it cupc thucrng luçng: câc thông tin dâ chuan bi truôc; thü tu câc dièu khoàn dê tièn hành thuomg luçmg (thông thuông nên thucrng luçmg vè sàn phâm, dièu kiên, thai gian cung ùng truôc khi thuong lupng vè giâ câ); câch dât van dè; câch so sành thuyét phyc; càc xü lÿ tinh huong khi giao djeh bé tic

Kÿ kêt hçrp dong v&i nhà cung ùmg

Da sé câc trucmg hçrp, càn phâi tièn hành kÿ két hçrp dông vôi nhà cung ung, không nên theo thôi quen thôa thuân mot câch chung chung thâm chi chi thôa thuân qua loi nôi Hçrp dông là c a sô dé câc bên làm tôt nghïa vy cùa minh, là cân cù phâp lÿ khi giài quyét tranh chap M pt bàn hçrp dông chi tiét (hoâc cô phy lyc chi tiét kèm theo) cüng së là mpt co sô dè câc nhà cung ùng dâp ùng dày dù câc yêu càu cùa nhà té chùc

sy kiçn H on nôa, vè phuang diçn trâch nhiçm mpt hçrp dong vôi câc dièu khoàn ràng bupc rô ràng, chàt chë së giàm thiéu viçc phâ vô hçrp dèng tir câc nhà cung ùmg

Mpt bàn hçrp dèng cung ùng (xem m lu à phy lyc) ngoài câc thông tin càn cô cùa

hçrp dong (nhu câc cân cù, thông tin câc bên ) càn dje biçt chù ÿ dén câc thông tin liên quan dén vi$c cung ùng nhu:

- Tên, sé luçmg, quy câch, chàt luçmg, bao bi (néu cô) cùa hàng hôa/ djeh vy;

- Giâ cà, dièu kiên thanh toân

- Dièu kiçn cung ùng

- Thiri gian cung ung

- Trâch nhiçm cùa câc bên khi vi pham hçrp dong

- Hiçu lyc cùa câc bên khi vi pham hçrp dông

- Câc dièu kiên khâc mà hai bên dâ thôa thuân

Kiêm soât và p h éi hop cung irng djeh vy

Viçc kiém soât và phoi hçrp cung ùng djeh vy mang tinh dâc thù riêng cho timg loai hinh dich vy N hin chung viçc kiém soât và phoi hçrp cung ùng djeh vy cô nhüng buôc

ca bàn sau:

- Truôc khi diên ra su kiên (hay theo thiri han cung ùng dich vy) tien hành liên hê vôi nhà cung ùng, nêu càn thiét tién hành kiêm tra su chuàn bi và sân sàng phyc vy cùa nhà cung ùng (trong hçrp dông nên cô dièu khoàn này dê thuân loi cho viçc kiêm tra);

- Thanh toân cho nhà cung ùng: thucrng là nhà to chùc su kiên phài thanh toân (hoâcdàt tnicrc) cho nhà cung ùng mot phân giâ tri cùa dich vy (tùy theo thôa thuân trong

hçp dông) tm óc khi cung ùng, theo dûng thói han nhà to chùc sir k iên phài tuyêt dói düng hen vói dièu kiên này.

- Phoi hçrp trong quà trình cung ùng dich vu

- Phât hiên và xù lÿ câc sai pham trong quà trình thuc hiên hçrp dông

Du- tinh và xù lÿ câc su- co có liên quan

Càc su có có lièn quan dén qua trình cung ùng dich vu rât da dang, có nhùng sy có

do loi cùa nhà cung ùng nhung cüng có nhùng su có do nhà tè chùc s\r kiçn, do khàch meri thàm chi có cà nhùng su có bât khà khang

Viçc du tinh và xù lÿ càc su có có liên quan së dupc xem xét ó nhùng npi dung liên quan dên viêc cung ùng tùng loai dich vu cu thè

3.6.2 Chuàn bi vè nhân su

Nhân Ivre cho dich vu to chùc su kiçn rât da dang vè ngành nghè ngoài ban té chùc sy kiçn còn có càc nhà quàn lÿ bô phân, nhân viên tè chùc sy kiçn, nhân viên tù câc nhà cung ùng djeh vy

Viçc chuàn bi nhân lyc trong su kiçn càn dupe tién hành theo câc biróc co bàn:

- Xâc dinh mô hinh tè chùc lao dpng

- Lâp ké hoach vè nhân lyc cho sy kiçn

- Tiên hành chuân bj sô lupng nhân lyc (nhu bô tri, tuyèn dyng, kÿ két hçrp dèng )

- Tién hành bó tri dào tao nhân lyc (phân công công viçc, huông dân th y c hiçn theo bàng mô tà công viçc, dào tao, dien tâp )

- Kièm tra và hoàn tât công tâc chuàn bj

Trong quâ trình lâp ké hoach và trièn khai tè chùc sy kiçn, so d è c a câu tè chùc (organisational structure) cùa ban tè chùc sy kiçn së ành huóng rat lón dén câc công viçc nói trên Viêc xâc dinh môt so dó co câu tè chùc r5 ràng së tao dièu kiên thuân lçri cho câc nhà tè chùc syr kiên Cùng vói môi mô hinh co câu to chùc lao dpng së có nhùng chùc danh tucmg ùng trong công viçc

Tù sy khâc biêt vè quy mô, loai hinh sy kiçn, câc so dè co câu to chùc trong công tâc té chùc sy kiçn có thé khâc nhau, dirói dây là môt sô so d è co câu té chùc mang tinh phé bién nhât càn dupe xem xét.[4, tr 112]

a) Mô hinh to chùc lao dçng (km giân

Mô hinh don giàn (simple structure) là mô hinh mà nguèri dùng dàu là nhà quàn lÿ sy kiçn, tryc tiép chi dao câc nhân viên nghiêp vy té chùc sy kiçn (xem so dè sau)

Sa dò 3.1 Mô hinh to chùc lao dông dom giàn

Dây là mô hinh to chüc pho bién nhât trong to chûc câc su kiên nhò, nô linh hoat, dê thay doi và thich üng vói hoàn cành thay doi, câc trâch nhiçm thuông dugc phân djnh rô ràng - nguèri quân lÿ là trâch nhiçm cho tât cà câc hoat dpng liên quan dên su kiçn này Tinh linh hoat cùa câu truc này ò cho nhân viên có thé kiêm nhiçm nhièu lînh vue, công viçc khâc nhau Mât khâc do nhà quân lÿ su kiçn truc tiép chi dao nhân viên nên vife trao doi thông giùa nhân viên và nhà quàn lÿ thuòng nhanh chông, chinh xâc.

Tuy nhiên, ngoài mpt sô iru diêm nói trên mô hinh này cüng có nhüng han ché nhât dinh nhu:

- Do mpt nhân viên phài kiêm nhiçm nhiêu lînh v\rc khâc nhau, nên tinh chuyên mon hôa trong công viêc së bi han chê, màt khâc dê có dupe nhân viên du khâ nàng tham gia thuc hiên nhièu công viêc, nhièu lînh vue là dièu không don giàn

- Thii hai, mô hinh này không phù hpp vói câc sur kiçn có quy mô tucmg dói lón, khoi luçmg công viçc nhièu

- T hü ba, dói hói nguèri quàn lÿ su kiçn phài có hièu biét rât rpng (và tuong dói sâu) vè tat cà câc linh vue trong to chûc sir kiçn Mât khâc néu nguèri quàn lÿ s u kiçn có nhûng han chè vè chuyên môn hoàc phong càch lânh dao thl rùi ro cho syr thât bai cùa công tâc to chüc là rât lón vi tât cà câc quyét dinh së tâp trung ò mpt nguèri

b) M ô hinh tè chüc lao dçng theo chüc nàng

Mô hinh tè chüc lao dpng theo chûc nàng (Functional structures- xem so do sau) düng dàu là nhà quàn lÿ syr kiçn tông thé (General manager), try c tiêp chi dao câc cân bô quân lÿ câp duôi (theo chüc nàng) nhu: Quàn lÿ thuong m ai (Commercial manager), Quàn lÿ truyèn thông và hành chinh (Media administration manager), Quàn

lÿ câc dich vy trong su kiçn (Tournament administration manager), Q uàn lÿ bân hàng trong sy kiçn (Sales manager), Dao dien npi dung chuong trinh (Tournam ent director)

- Cân bp Quàn lÿ thuong mai phu trâch câc nhân viên: quan hê vói tài trp (Sponsorship coodinator); quan hç vè giây phép (Licensing coodinator)

- Cân bp Quàn lÿ câc dich vu trong sir kiên phu trâch câc nhân viên: Lè tân (Receptionist), trp lÿ quàn lÿ dich vy trong s\r kiçn (Tournament administration assistant), phu trâch dia diêm (Site coodinator), quan hç vói câc nhà cung üng (Tournament coodinator)

- Cân bp quàn lÿ bân hàng trong su kiên phu trâch câc nhân viên bân hàng (Corporate sales executive)

- Dao diên npi dung chucmg trinh phu trâch câc nhân viên: quan hç công chüng (Publicity manager); phu trâch marketing/ du ljch (Tourism/marketin coordinator); phu trâch câc màng chüc nàng khâc (Function coordinator)

Mô hinh tô chüc lao dông theo chûc nàng khuyén khich phât triên chuyên mon cùa dpi ngü lao dpng, ngoài ra trânh su chong chéo câc trâch nhiçm trong công viçc Mô hinh nói trên (tham khào tù co câu tô chüc lao dpng trong tô chüc giài quàn vçrt tìc mô rông) chi là mpt vi du tham khào, có thé bo sung thêm câc nôi dung theo chüc nàng cho imi hinh này Han chê ca bàn cùa mô hinh này, là nêu thiéu hic\i bict vé câc nhiêm

vu và các bô phân chiic nàng néu chi tâp chung dàm bào lai ich cùa bp phân mlnh cô thé xung dçt vói các b§ phân chùc nâng khác Trong các doanh nghiêp to chúc su kiên lón khi vân dung mô hinh này thiròng tién hành viêc luân chuyèn dpi ngù nhân viên qua các khu vyc chúc nàng khác nhau nhäm täng sir hiêu biét cho nhân viên, täng sir gân két và phôi hçp trong công viêc.

c) M ô hinh to chùrc lao dông kiéu ma tran

Mô hinh to chüc lao dpng kiéu ma trân (Program-based matrix strucctures) là

mò hinh to chüc lao dpng hòn hpp, có su két hpp cùa câc bp phân chüc nàng dé tién hành to chüc hoat dpng theo tùng nôi dung công viêc Duôi dây là mot vi du vè mô hinh to chüc lao dpng kiéu ma trân

S a dò 3.3 Vi du vè mô hinh to chirc lao dçng kieu ma trâ n

K hu vue vui ehm giâi tri

K hu vue àn uong

d) M ô hinh tè chirc lao dçng kiéu da câp hay eau trüc mpng

Mô hinh to chüc lao dpng kiéu da câp hay câu trüc mang (Multi-organisational

or network structures) là mô hinh dupe âp dung dèi vói câc su kiçn có so lupng nhân viên tham gia không lón (it hern 20 nguiri), nhung nOi dung công viçc lai tuong doi nhièu Mô hinh này gàn giéng mô hinh don giàn nhung có nhièu câp hern

Thirc té trong mô hinh này, câc màng công viêc dupe giao cho nguòi phu trâch con viêc tién hành dupe kÿ kêt vói câc nhà cung üng Vi du sau khi ky két vói môt công ty dâm bào an ninh, nhân viên phu trâch an ninh chi có trâch nhiçm giâm sât và phói hpp vói lânh dao cùa nhôm nhân viên này

Mô hinh này cô uu dièm là tiét kiçm dirçrc nguôn nhân Ivre cùa nhà to chirc sy kiçn, nhir không càn duy tri mçt d§i ngü nhân viên thuèrng xuyên lôn mà chl càn hçrp tâc mang tinh sy vy vôi câc nhà cung ûng Mçt uu dièm khâc là tân dung duçrc tinh chuyên nghiçp cùa câc nhà cung ûng djeh vy trên ca sâ câc hçrp dong chi tiét vè cung

ûng dich vy Ngoài ra ngân sâch té chûc sy kiçn cüng duçrc dy toân chinh xâc (trên ca

so câc hçrp dông dà duçrc kÿ két vôi câc nhà cung ûng trung gian)

Mpt sô han ché cùa mô hinh này là chat luçmg cùa câc dich vy phy thuôc rât lôn và câc nhà cung ûng dich vu trung gian Ngoài ra néu nhân viên phy trâch câc màng này néu thiéu nhüng hièu biét nhât djnh vè lïnh vyc mà mlnh phy trâch, cüng nhu thiéu kinh nghiçm trong viçc kiêm soât, phéi hçrp cüng cô thé làm ành huông dén chât luçmg nôi chung cùa cà chucmg trlnh

Ban/bç phân Cong vifc Phu trách chinh H o tBan logistic Len list cac thir can mua

Nhan checklist mua s3m tir cac ban kMcLen menu in uong

Thue mugrn d6 dacD3t dja diem

D |t do in uongQua tang ngucri tham giaQua tang game

Cu nguoi quan ly d6 dac

Xâc nh^n khâch miriKiém tra danh sâch khâch miri, in raThiét ké thiçp

Tn thiênDòn & tien khâch VIPEmail cho câc thành viên vè eventDua tin lên website

Tién nhân cân nhân list dâne kvConfirm nsnfii tham du tre event

In danh sâch tham du

Le tân dòn khâchOuAn Iv danh sâch tham du tai eventCi« thu câm om VIP sau eventLiên hê nhà tài tra nhân auà tâi tracông công viçc, giám sát, dóc thùcThiét ké chuane trinh

[,ên ké hoach neân sâchPhân ho neân sâchChuan bi ühuone ân back un nhân suNhân su làm chuona trinh

Quàn lÿ hçrp dong, thôa thuân, hôa don

Ban set un Khâo sât dia diém dât dia diém

Thiét ké

T an rhi'H do^ d e n ^ ° ° ^ “Trâ do dac

L

Làm câc doan phim

Dong kichMCLam MC scripts

To chuc gameChay rehearsal chucmg trinhChuan bi phuang an backupLen checklist d6 dac phuc vu chircmgGame kits

Nhac nen

3.6.3 Chuan bj tai lieu va qua tifng

Tai lieu cho sir k ifn la gi?

T^i lieu trong to chiic sir kifn la cac van ban, m lu file dugc luu trft du6i nhieu hinh thiic khac nhau (nhir in thanh van ban, phan mem ) chiia dung cac th6ng tin c6 lien quan dSn churong trlnh, lich trinh, npi dung, quang cao de phuc vy cho qua trlnh tien hanh s\r kifn hoSc guri cho nguiri tham gia sir kien

Cac lotfi tai lifu trong to chuc sir kifn

Cac loai tai lieu trong t6 chuc sir kien bao gom nhiSu loai khac nhau, nhu:

- T$p gap, quang cao giai thieu ve sy kien

- Bang t6m tat chuong trinh, ljch trinh

- Bang npi dung t6m tat (ky yeu hpi thao, hgi nghj )

- Cac file powerpoint de trlnh chieu

- Tai lifu de tra cuu tham khao

- Cac bang thong tin, hucmg dan, bang ch§ ngoi (place card), the tham d\r,

- Giay mfri hoSc thiep miri, thu mcri, thong bao, cong van miri tham du s\r kien

- Cac phieu cung cap dich vu di kem sir kien nhu: phiSu luu tru, phieu an, phieu guri

xe, phieu ra vao, the nha bao, th6 VIP

Quy trinh chung trong vifc chuan bf tai lifu cho sir k ifn

Vi?c chuln bj tai lifu cho s\r kifn thucrng dugc tien hanh theo cac bu6c ca ban sau:

- Xac dinh nhQng tai lifu can thiet cho s\r kifn: Lip bang danh myc cac tai lifu voi cac npi dung khac c6 lifn quan nhir ben chiu trach nhifm chuan bj v6 hinh thtic, npi dung (nha dau hr sir kifn/ nha to chtic s\r kifn); cdc th6ng so ky thuat cua tai lifu (ve hinh thirc, kich ca, bia, trang tri, in hay photo ); thai gian cu6i cung cho vifc chuin bj tai lifu; d6i tugng, thin diem dugc gin tai lifu; s6 lugng tai lifu cho moi loai; kinh phi

du toan cho tai lifu; ngucri thuc hifn/ giam sat vifc chuan bi tai lifu

- TiSn hanh chuan bi vd npi dung cua tai lieu Doi vdri nha to chiic svr kifn cac nfi dung lien quan d in chu diu Ur s\r kifn thuimg do chinh hp cung cap (de dam bao tinh chinh xac, muc tieu cua tai lifu), trong cac loai tai lifu khac nhifm vu chuan bi npi dung tai lifu c6 the giao cho nha to chuc sy kifn (qua thda thuan va th6ng nhat v6i chu dau hr sir kifn)

- Chuin bj ve hinh thuc cua tai lifu Can cu vao yeu cau (neu c6) cua chu diu tu su kien, cung nhu ngan sach muc tieu s\r kien de lya chpn hinh thuc phu hgp cho tai lieu

Vîêc thiét ké hinh thùc sê do các nhân viên cô kinh nghiçm cùa nhà to chtïc su kiçn tiên hành hoàc thuê các nhà thiét ké/ in ân chuyên nghiçp.

- Lâp tién dp theo döi công tác chuán bi tài liçu

- Tién hành các công viêc in án, phô tô, dóng quyèn hoâc ky két và theo dôi các nhà cung ùng thvrc hiçn công viçc này

- Lâp bàng theo dôi và tién hành gùi tài lieu cho các dôi tugng cô liên quan

- Luu trü, bào quàn tài liçu du phông

Ngucri duac giao trách nhiêm chuàn bi tài lieu cho su kiên, không nhât thiêt là mçt chuyên gia trong lînh vyc này tuy nhiên van phài dôi hôi phài cô nh&ng kinh nghiçm nhât djnh Bo sung kiên thùc cho công tác chuàn bi tài liçu nguàri dpc có thé xem thêm nçi dung trong các phy lyc liên quan dén viçc chuàn bj tài liçu

Bàng 3.13 M âu danh m ue chuàn bj tài liçu cho sur kiçn

CÔNG TY TÔ CH l/C S I/ KIÇN & DU LJCH ETV

So: 234/TB

DANH MVC TÀ I L I f U CHO S ÿ KIÊN

Sy kiçn: Ngày thyc h i f n :

kÿ thuât cùa tài liçu

Th ài gian cuoi cùng cho viçc chuân bi

Doi tirçmg, thòi diem diryc nhân tài liçu

So lirgng

Kinh phi (dV toan) (don vj

1000 d)

Ngiròi thyc hiçn/

giám sát

Ghi chu

ngày 2/3/08

Khách mài tham gia su kiçn

ngày 5/3/08

Khách

m ài chinh (nhóm A) tham gia hçi thào

150 (bàn) 8.500

Chi Hà

Nhà cty tòng hçp nç>i dun¡ truc ngà 27/:

Các thông tin bo sung ngoài danh m y c :

Nguói lap danh s á c h :

Nguoi kiêm tra danh sách :

Quàng Ninh, ngày tháng näm

C dcyêu câu chung vê nói dung và hinh thùc cùa tài lieu

Tài lieu phyc vu cho su kiçn dôi hôi nhûng yêu eau riêng, dàc trung cho các svr kiçn dupe to chúc chuyên nghiêp Nó thé hiçn tinh chuyên nghiçp, khà nàng tài chlnh cùa nhà dâu tu và nhà tô chúc su kiçn Ngoài ra nó con thé hiên tinh nghiêm túc, su câu thj

ó nhûng nguài tham gia su kiçn VI vây nhln chung vè npi dung và hinh thùc cùa tài lieu cân dáp úng dupe các yêu càu sau:

- Tinh chuyên nghiêp

sy kiçn Có thè tham kháo tú các diêm luu ÿ sau:

C dcyêu càu doi vài tpp gáp

Bang 3.14 Nhûng diêm can liru ÿ khi thiét ké brochure (tap gáp)

Brochure là m çt cuén càm nang bò tùi, là mQt cuon Catalogue gpn gang trong dó giói thiçu doanh nghiçp và hoat dpng kinh doanh cùng nhu các chiêu PR cùa ban dén khách hàng mçt cách thu hút, da dang và hiçu quá

1 Bât câu thông diçp ó trang bia dàu tiên

Trang bia brochure dóng vai tro giông nhu dóng tit quàng cáo, vi vây ban phái ghi nhûng gì quan trpng nhât ó trang này: phuemg châm, khâu hiêu, nhüng gì hay nhat mà

i còng ty b?n có

2 Quàng bà brochure trong các djp quàng cáo

Xây dyng ké hoach Marketing cy thè, trong các chiên djch quàng cáo ban giói thiçu thêm brochure cùa công ty

3 Chpn hinh ành biéu dat dupe nhûng ÿ nghîa càn thiét.

Hinh ành công ty, sàn phàm trpng tâm tôt hou là dùng tú ngû

4 Luôn luôn chû thich cho hinh ành

Sau trang bia các mue chû thich dupe khách hàng dpc nhièu nhât

5 Bô cyc rô ràng, làm noi bât dupe nhûng ÿ quan trpng

Tâp trung vào nhûng dièm m^nh, có chuong trlnh khuyén mâi nào dang dien ra, tu vân ó dâu, dia chi try só và các chi nhánh Nêu công ty ban là c ô n g ty lón, có quá

trinh phât trièn lâu dài, có nhièu giài thuòng, nhiêu khàch hàng th ì cùng không nên trình bày quâ mot trang.

6 Dùng hình chup thay cho hình ve

Bòi vói nhftng ngành hàng thông dyng, ành chup gçri cho ngucri xem nhitng hình ành thyc, song dóng

ò nhftng lình vue nghê thuât, thèri trang khi dùng hình vë së de tao in tuang, tao

phong câch rièng

7 Làm cho brochure ban dâng duçrc luu giù

Brochure càng dupe khàch hàng gift lâu chùng nào thì nó còn có sire manh bàn hàng Giây dày và dupe thiét ké hàp dan, có nhièu thông tin hay giüp cho brochure cùa ban dupe khâch hàng dè dành tham khào Thâm chi hp côn dùng dè dung tài liçu

8 Mang l^i sy hào hang cho sàn phàm

Trong nhièu truòng hpp, brochure là sàn phàm cùa ban, hay gân nhu mçt nhân viên bàn hàng Ban dâ dàu tu cho sàn phàm cùa mình thì cùng phài dàu tu cho bç mât cùa nó

9 Mòri khâch dàt hàng

Thông tin liên hê vói công ty ban phài dupe trinh bày rô ràng, trang trpng và dupe

bô tri ó noi riêng biçt Sau dô cùng ban cùng ghi ràng ban muÓn gì: muon khâch hàng gpi diçn, liên hê qua website hay email nhô kèm theo thài gian phyc vu

(Théo Thuonehieuviet com )

Trong câc su kiçn quan trpng, néu nhà dàu tu svr kiçn có yêu càu (hoàc theo ké hoach và ngân sâch té chûc sy kiçn cho phép) có thè có nhftng t$p tài liçu/ cuén sâch giói thiçu tóm tàt vè su kiçn Thông thuòng, viçc chuàn bi cuén sâch này do nhà tè chûc su kiçn dàm nhiêm N ó không chi là m ot tài liçu tóm tàt giûp nguòi tham gia sy kiên (dàc biêt là câc khâch VIP) chù dpng trong vif c tham già sy kiên mà còn có y nghîa là mpt tài liêu quàng câo, xùc tién cho sy kiçn

B àng 3.15 Câc thông tin trong tài liçu giâi thiçu tóm tà t ve sir kiçn

Thucmg thi m çt cuon sâch giâi thiçu tóm tàt cung câp nhüng thông tin sau:

Mue âich cùa sir kiên

Trang phuc khi tham d u - t u do, công sa, nghi lé.

D u bdo thài tiét vào ngày diê ra su kiçn

Sô luçmg dai bieu tham du.

Khà nàng mài bào giói tham già Khà nàng có quay phim và ghi hình.

Dja diêm tô chxrc su kiên

Tên nhân viên diêu phôi su kiçn cùng vài sô diçn thoai cô dinh và diçn thoai di dçng Câc vân dê chinh trj lem âuçc quan tâm tçi dia phucmg neri dang diên ra su kiên Cuon sâch có thê bao gôm bàn sao câc bài bâo phu trçr.

Tên, chùc danh và ca quan cùa câc dai biêu tham du, và mot bàn tóm tàt nhüng viçc hç

së làm hoàc nçi dung mà hç së phât biêu trong su kiçn Cung câp tiêu su, néu thich hçp, cìmg vói câch phât âm chinh xâc tên cùa dai biêu nêu thây cân thiét.

\iôt cltucmg trinh chinh xâc tài tùng phùt cùa su kiên.

Nhrnig câu hịi nào mà báo giĩi hộc dai biêu cĩ nhìèu khà nàng hịi cùng vĩi càc phuemg ĩn tra Ieri.

Danh mue càc vân âê cân âuçc dê cap và nhimg vân dê cân trành Tên cùa nhỵcng ngicịi mà quan chúc do cân hruÿ trong sơ dai biêu.

Mot sa dơ khu vue sân khâu, bao gơm cà noi quan chúc ngơi và dùng và ai ngơi bén canh.

Chuán b¡ các chirong tr'rnh bo trçf, du phơng

Trong quà trinh tơ chúc su kiên ngồi chucmg trinh chinh, nhà to chúc su kiên con phài xem xét dén viêc chuán bi các chucmg trinh bo tro, du phơng cho quà trinh to chúc dê han ché nhftng thay doi dot xuat và dàm bào thành cơng cho cơng tác to chúc

là quà täng Quà tàng là mçt trong nhüng yéu té giùp nhà té chúc thé hiçn m çt cách hiêu quà chào dịn và quan tâm doi vĩi khách tham dvr Nhttng mĩn quà vĩi hình ành cùa cơng ty hay diém dén duçrc thé hiçn trên dị, phàn nào gơp phàn tçio àn tuçmg cho khách hàng và luru gift hlnh ành doanh nghiçp hay diém dén và nhà tơ chúc dĩi vĩi nguài tham dvr Quà täng cịn là chát xùc tác tao nên tàm trang phàn kich, vui vé cùa khách mịi và nguịi tham du, tú dị mị ra nhftng trién vpng vé svr thành cơng cùa svr kiçn Vi thè, nhà té chúc svr kifn càn quan tâm chçn loai quà täng phù hçrp vĩi tìrng loai svr kiçn cu thé ( su kiçn khai truong, su kiçn tú thiçn cĩ tinh c$ng dịng, su kiên giĩi thiçu sàn phàm mĩi) Nên chçm các mĩn quà täng la mât, dçc dáo dé gây duçrc án tuçmg tịt dçp dĩi vĩi nguịi tham du BỊng thịi, cùng càn chù ÿ dén muc dich và thơng diçp mà nhà to chúc su kiçn muén truyèn tài dén khách mịi m à mĩn quà cĩ the chuyén tài

Viçc chuàn bi quà täng cho su kiên thuịng duçrc tién hành theo càc buĩc co bàn sau:

- Xàc djnh càc npi dung liên quan dén quà täng càn thiét cho su kiçn: Lâp bàng danh muc càc quà tjng vĩi càc npi dung khác cĩ liên quan nhu: bèn chiù trách nhiém chuàn bi quà täng; các thơng sé kÿ thuât cùa quà täng (loai quà, hình thùc, già cà ); thịi gian cuéi cùng cho viçc chuàn bj quà tàng ; dơi tuçmg, thịi diém dupe gui quà täng; sơ lupng quà täng cho moi loçii; kinh phi du tồn cho quà täng; nguịi thuc hiên/ giám sát viêc chuàn bi quà tjng

- Lâp tiên dp theo dơi cơng tác chuán bi quà täng

- Lâp bàng theo dơi và tiên hành giri quà täng cho các dơi tuçmg cĩ liên quan

- Liru trù, bào quàn quà täng du phơng

3 7.4 N g u ù i dän chucmg trình và dièn già

3.7.4.1 Ngirài dịn chuong trình

Trong nhièu su kién nguịri din chuong trình cĩ vai trị hét sue quan trpng dèn su thành bai cùa su kién Càc cịng ty to chùc svr kièn chuyén nghiép thucrng cĩ nhàn vièn dan chuomg trình, hộc dpi ngü din chuong trình cĩ quan hé thuịng xuyén gàn güi dièu này thuàn lgri cho vipc th\rc hién càc sy kipn Tuy nhién, trong mpt sĩ su kièn do yèu càu vè su noi tiéng cùa nguĩi din chuong trình, tàm quan trpng cùa s\r kipn hay mpt sĩ lmh v\rc dàc thù nhà tè chùc su kipn phài thuè nguĩi d in chuong trình.Nguĩi d in chuong trình càn phài hièu và näm rư muc dich, chù dè, dèi tupng khàch mĩi tham già su ki?n Càn cĩ su thào luàn, thĩng nhàt vè kich bàn, npi dung, Ieri nĩi giùa nhà tĩ chùc su kièn và nguĩi dan chuong trình khĩng nèn chù quan dua vào kinh nghiém, khà näng cùa nguĩi din chuong trình

Trong càc su kièn quan trpng, can cĩ su diln tap truĩc dèi vĩi nguĩi d in chuong trình

3 7.4.1.Dién già

Dien già là nguĩi tham già phàt biéu trong s\r kipn Viéc chuàn bi càc npi dung lién quan dèn d iln già tucrng ty nhu dĩi vĩi khàch mĩi tham già su ki?n Ngồi ra nhà tĩ chùc su kièn cĩn phài quan tàm dén càc npi dung khàc càn trao dĩi vĩi dien già nhu:

- Muc dich, chù dè, khàch mĩi cùa su kién

- Npi dung/ bài phàt bièu (cĩ chuàn bj truĩc, hồc tùy dien già )

- Càc càu hịi cĩ lièn quan

- Càc tài lifu, trang thiét bj ho trp dien già

Càu hịi:

1 N hüng luu y khi lèn danh sàch khàch mĩi?

2 Npi dung thifp mĩi? Càch thiét ké mpt tàm thipp dpc dào và phù hprp ?

3 Trình bày càc npi dung càn chù y khi lira chpn dja dièm té chùc su kièn

4 Phàn tich nhưng ini dièm và han ché khi lira chpn tè chùc su kién à ngồi trĩi và

ị khàch san?

5 Khi quyét dinh dè àn, do uĩng trong s\r kipn càn chù y nhùng vàn dè gi?

6 Th\rc hành:

+ Xàc dinh càc cĩng cu quàng bà cho su kièn

+Xàc dinh ngàn sàch (tĩng chi phi & lpi nhu|in) cho su kipn dà chpn

+ Thiét ké thu mĩi cho su kièn

Tài lièu tham khào cùa chuomg: [2]; [4]

Chiro-ng 4: TÔ CHÚC DIÊU HÀNH CÁC HOAT DONG CÜA S I/ KIÇN

Mue tiêu:

- Trlnh bày kÿ thuât diêu hành sân khâu/ khu vue trinh diên/ khu vyc thi dâu

- Mô tà dupe quy trinh dièu hành, quàn lÿ khân già và khàch m ài và càc hoat dpng phy trp

- Kiêm soàt hoat dông dân chucrng trinh và diên già

- Thirc hiçn duçrc hoat dpng giàm sàt tat cà càc hoat dông, diên bien cùa càc sy kiên trong du ljch

- Thyc tâp diêu hành mpt càc su kiên trong du ljch già djnh

4.1.T0 chúc khai mac su- kiçn

4.1.1 To chúc dón tiép khàch tçi ntri diên ra su kiçn

Càc n$i dung co bàn trong viçc to chúc dón tiép khách tai noi dien ra syr kiçn baogòm:

1 Chuàn bj thành phàn dón tiép khàch (càc thành vièn ban to chúc, nhân viên tè chúc sy kiçn)

- Phân công nhóm dòn tiép khàch

- Boi vói khách VIP càn có càc thành vièn quan trpng cùa ban tè chúc sy kiên

- Chuân bj dpi ngü lê tân/ P G (nêu cân thiét trong viêc dón khách)

2 Chuân bi khu vyc dòn tiép và càc trang thiét bj hS trçr dón tiép khàch

3 Bón tiép khàch

- Kiém tra thòng tin vè thói gian và dièu kiçn van chuyén cùa khách dén vói sy kiçn

- Lieh sy, trang trpng dón tiêp khàch phù hçjp vói các quy tàc xä giao

- Vói các khàch dâc biçt (theo ké hoach) phân công nguói di kèm huóng dan

4 Mài, huóng dan khách vào khu vyc tè chúc sy kiçn

5 Làm càc thù tyc däng kÿ ban dàu cho khàch

- Huóng dan khách däng kÿ thông tin

- Phât tài liçu, quà cho khách

- Huóng din khàch vào khu vyc chính cùa sy kiçn

4.1.2 Khai mac s u kiçn

Ngan ngu nuóc ngoái có câu: Chuán bi tôt là thành công mpt núa Vi thé, truóc già khai mac nhà tè chúc sy kiçn càn kièm tra lai làn cuòi sy sin sàng cùa tat cà càc khâu düng theo ké hoach kjch bàn

Npi dung công viêc giai doan này gom có:

Kièm tra khâu chuàn bj không gian bên ngoài su kiçn: Bây là không gian tao càm nhân dâu tiên cùa khàch mài dèi vói sy kiçn, nên càn tè chúc các hoat dpng phò truomg phù hçrp và tinh té nhäm tao không khi sy kiên( dèn chiéu, dèn quét sàng bàu trói/ thà dièu, thà bóng có in biêu tuçmg/ âm thnah, nhac diçu, ca mùa chào m ùng )

Kièm tra su sin sàng co sa vât chát và nhân viên le tân don khách: Bô tri bàn dòn tiép trang trçng, lich su phù hgp vói loai su kiçn và quy tâc xâ giao Dpi ngü lê tân/ PG duçrc phân công dòn khàch vói trang phuc dúng kich bàn sin sàng tai khu vue dòn khách Các khách VIP së dugc dai diên ban to chúc truc tiép dòn Phân công nguói di kèm huóng dan các vj khách däc biçt ( theo ké hoach) M çt sô truông hgp, khâu tiép dón khách VIP phài bât dàu ngay tir khi khách mói dät chân tói dáu mói giao thóng dja phuang- neri syi kiçn diên ra dé thé hiçn su hiéu khách cùa su kiçn và an ninh cho khách mói.

Triên khai dón tiép khách tai noi su kiçn diên ra

Àn tuçmg dàu tiên thyc su quan trçng, nên càn dugc tién hành m çt cách chu dáo Tnróc hét, nhân viên lê tân mói khách vào khu vue lê tân và hvróng dan khách làm các thù tue dàng kÿ ban dàu ( dâng kÿ thông tin/ nhân name card, phát thè deo, tàiliçu, quà cho khách ), sau dó, huóng dan khách và khu vue chính xàc so lugng

khách mói thuc tè dén và báo cào so liçu này cho bg phân dièu hành và MC Luu y

công tác này phài luôn dugc câp nhât néu có khách mói dén mu$n

Bòi vói các su kién lón, có thè có nhüng lê khai mac riêng (có thè xem nhu mçt su kiçn tuang dói dçc lâp), còn dói vói các su kiçn nhò, các công vife có liên quan dén khai mac su kiçn bao gom:

1 Ôn djnh vj tri cho các thành viên, khách mói tham già su kiçn:

- Tao su th u |n lgi, thoài mài cho khách mói tham già su kiçn

- Tao khóng khi sin sàng tham du vào su kiçn

2 Tién hành khai mac su kiên theo ké hoach dà du kién:

- Tién hành khai mac su kiçn theo ké hoach dà thong nhât

- Gây dugc àn tugng ban dàu tôt dçp dói vói khách mói và các thành viên tham già

su kiçn

3 X ù ly các tình huóng phát sinh:

- Nhanh chóng nhân biét tinh huóng phát sinh ngoài du kién

- Xác djnh múc dg ánh huóng cùa tinh huóng phát sinh dén su kiçn

- Tâp trung mi tiên giài quyét tình huóng

- Phói hgp giài quyét tình huóng

- X ù ly tình huóng mçt cách hgp ly dói vói tùng tinh huóng

Khai mac tre chirong trìnhEvent thóng báo là së diên ra lúe 8h, nhung mài dén 8h30 cû n g mói có lèo tèo vài nguói dén - dièu này thucmg xuyên xày ra nhu "chuyçn thuóng ngày ó huyçn", nhât là ó Viçt Nam Luôn có nhüng vi khách luôn dén trê trong các s u kiçn và hp gây cho ban nhièu phièn toái: phài chó dgi ho tói dông dù dé bât dâu chuang trinh, viçc dòng mó cùa, di ra di vào hay kéo ghé kê bàn dé tiêp dòn nhüng vi khách dén trê gây ành huóng dên không khi chung cùa su kiçn, nhât là trong các b u ô i h$i thào trang trçng

Nhiêu nguói làm Event thuóng chçn cách khäc phuc là hen "trù hao" Chàng

I han ehuong trinh diên ra lúe 8h30 thi hç sê hen khách tir 7h30 den 8h de chó ho dên