Mặt hạn chế của khoản phải thu Tăng chi phí quản lí khoản phải thu: bán chịu hàng hóa quá nhiều làm phát sinh chi phí quản lý khoản phải thu do doanh nghiệp phải chú ý đến công tác theo
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Cơ sở lý luận liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài
1.1.1 Khái ni ệ m kho ả n ph ả i thu
− Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động cùa doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời
− Nợ phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nội dung của các khoản phải thu cũng có tính chất đa dạng gắn liền với sự đa dạng trong các giao dịch phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp Đặc biệt, khoản phải thu của các đối tượng bên ngoài xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có thể mang những rủi ro về khả năng không thu hồi được nợ, ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của doanh nghiệp Do tính chất đa dạng về nội dung và đối tượng phải thu cũng như những rủi ro thanh toán có thể xảy ra nên kế toán cần lưu ý một số yêu cầu tổng quát sau:
Phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình khoản phải thu từ khách hàng, phải có biện pháp theo dõi đúng mức và thu hồi nhanh chóng, đồng thời cần phải lập dự phòng cho những khoản phải thu có khả năng không thu hồi được
Phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ về đối tượng khách hàng có khoản phải thu, thời hạn thanh toán, số dư khoản phải thu mới phát sinh, đã thu hồi, sắp đến hạn, quá hạn và dự kiến những khoản nợ không thu hồi
Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thích ứng vào hoạt động của doanh nghiệp đồng thời với việc thực hiện tốt kế toán nợ phải thu sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến tài sản cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
1.1.2 Vai trò c ủ a kho ả n ph ả i thu
1.1.2.1 Mặt tích cực của khoản phải thu Để có thể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì mọi doanh nghiệp đều phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ mà doanh nghiệp hiện có, trong đó, chính sách tín dụng là một thứ vũ khí sắc bén nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số Vì khi doanh nghiệp nới lỏng các biến số bán hàng tín dụng thì ngoài việc tăng số lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được định phí do phần sản lượng tăng thêm Nếu tăng sản lượng thì mức thu doanh lợi tăng thêm nhưng không tác động trực tiếp đến định phí
Mặt khác khi nới lỏng tín dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải tỏa được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến tồn kho
Tín dụng dựa trên sự tin tưởng giữa người cấp và người hưởng, giúp khách hàng tiếp cận khoản tín dụng với thủ tục đơn giản và nhanh chóng Khác với vay nợ truyền thống, quy trình cấp tín dụng kích thích nhu cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh Đồng thời, hình thức này còn giúp khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, duy trì mối quan hệ đối tác, và mở rộng mạng lưới khách hàng mới.
1.1.2.2 Mặt hạn chế của khoản phải thu
Tăng chi phí quản lí khoản phải thu: bán chịu hàng hóa quá nhiều làm phát sinh chi phí quản lý khoản phải thu do doanh nghiệp phải chú ý đến công tác theo dõi và quản lý khoản phải thu này chặt chẽ hơn đảm bảo khoản phải thu được thu hồi kịp thời, tránh nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, nợ xấu không thể thu hồi gây mất mát vốn của doanh nghiệp
Việc cho khách hàng nợ tiền tạo ra cơ hội tăng doanh số bán nhưng doanh nghiệp lại mất đi cơ hội vốn Chi phí cơ hội của vốn là sự mất đi lợi ích từ vốn bị khách hàng chiếm dụng, phần vốn đó sẽ tạo ra cơ hội lớn hơn cho sự sinh lợi nếu doanh nghiệp có được khoản nợ của khách hàng trả trước
1.1.3 K ế toán kho ả n ph ả i thu khách hàng:
Phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền nợ Khoản nợ này tại các doanh nghiệp thường chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và thường hay gặp rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu
1.1.3.2.1 Xét theo tiêu chí thời gian nợ
Phải thu ngắn hạn là các khoản nợ có khả năng thu hồi trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh, phản ánh khả năng thanh khoản nhanh chóng của doanh nghiệp.
− Phải thu dài hạn: là các khoản nợ có khả năng thu hồi và thời gian đến hạn thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh
1.1.3.2.2 Xét theo tiêu chí tính chất của khoản nợ
− Phải thu trong hạn: là các khoản nợ có khả năng thu hồi và thời gian đến hạn thanh toán nằm trong thời hạn ngày công nợ cho phép của doanh nghiệp cấp cho từng khách hàng
− Phải thu quá hạn: là các khoản nợ mà số ngày nợ vượt quá thời hạn cho phép của doanh nghiệp cấp cho từng khách hàng
1.1.3.2.3 Xét theo tiêu chí khả năng thu đòi
− Phải thu có khả năng thu đòi: là các khoản nợ của khách hàng mà doanh nghiệp có cơ hội đòi được, thể hiện ở thời gian cam kết của khách hàng, thời gian nợ còn nằm trong khoảng thời gian nợ cho phép, liên quan đến các công cụ nợ như: báo thanh toán (factoring), thương phiếu,…
− Phải thu khó đòi: các khoản nợ mà doanh nghiệp đã tiến hành các biện pháp thu hồi nợ nhưng chưa đòi được hoặc không xác định được đối tượng nợ hiện hữu
1.1.3.2.4 Xét theo tính thương mại
Tổng quan các nghiên cứu trước liên quan đến đề tài
Về nợ phải thu, đặc biệt là nợ phải thu khách hàng luôn là một vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, vì vậy đã có rất nhiều nghiên cứu phân tích để tìm cách nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát và thu hồi nợ Dưới góc độ nghiên cứu còn hạn chế về cả không gian lẫn thời gian, mục này chỉ mang tính chất tìm hiểu những đặc điểm trong một số các báo cáo nghiên cứu trước, từ đó rút ra những đúc kết có giá trị cho bài nghiên cứu này Một số đề tài có thể kể đến là:
- Đề tài “Kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Nielsen” của tác giả Nguyễn Khánh Ngân (2012) Trong báo cáo này tác giả đã trình bày nghiên cứu của mình về thực trạng các khoản phải thu và quản lý công nợ phải thu tại công ty TNHH Nielsen, đồng thời đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại công ty TNHH Nielsen Báo cáo gồm kết cấu 4 chương Sử dụng phương pháp thu thập thông tin, tập hợp thông tin, so sánh và đối chiếu, so sánh giữa lý thuyết và thực tế, tác giả Nguyễn Khánh Ngân đã trình bày được những vấn đề liên quan đến các khoản nợ phải thu tại công ty TNHH Nielsen như nêu được các khái niệm liên quan đến nợ phải thu, nợ phải thu khách hàng và nợ phải thu khác, các cách phân loại, cách hạch toán và chứng từ sử dụng hạch toán các khoản nợ phải thu tại doanh nghiệp Tác giả cũng đã nêu được các cách xử lý chênh lệch tỷ giá đối với các khoản nợ phải thu, cách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và minh họa được một số các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến đề tài nợ phải thu Ngoài ra tác giả cũng nêu lên được 8 bước của quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ đang áp dụng tại công ty để làm rõ quy trình từ lúc tiếp nhận đơn hàng, phát sinh nợ phải thu khách hàng cho đến lúc xóa sổ đối với các khoản nợ quá hạn không có khả năng thu hồi Đồng thời, ở chương 4 tác giả cũng đã đưa ra được các kiến nghị để cải thiện công tác kế toán nợ phải thu tại doanh nghiệp như đánh giá môi trường và các rủi ro kiểm soát nợ phải thu, không để nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí kế toán, quản lý đối chiếu nợ phải thu khách hàng, Tuy nhiên báo cáo của tác giả Nguyễn Khánh Ngân vẫn còn một số tồn tại như: kết cấu các chương của báo cáo chưa thực sự phù hợp Tác giả nên đưa phần chương 1 là nêu về cơ sở lý luận của các khoản phải thu, sau đó đến chương 2 sẽ giới thiệu về công ty, chương 3 nêu thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại doanh nghiệp và chương 4 là nhận xét, kiến nghị Trong chương 4, tác giả đánh giá công tác thu hồi nợ chưa được tốt nhưng chỉ nêu kiến nghị phải gọi điện nhắc nhở khách hàng thanh toán và hoạt động này chỉ diễn ra khi đã phát sinh các khoản nợ quá hạn Trong công tác thu hồi nợ này, tác giả nên đưa ra kiến nghị gọi điện hoặc gửi mail nhắc nhở khách hàng thanh toán trước ngày khoản nợ này được đánh giá là quá hạn Đồng thời, tác giả cũng chưa đưa ra được đề xuất ở công tác thu hồi nợ khi phát sinh các khoản nợ quá hạn như sẽ ngừng cung cấp hàng cho khách hàng nếu không thanh toán nợ, cho nhân viên công ty xuống làm việc trực tiếp với khách hàng để thu nợ, nhờ bên thứ ba thu hồi nợ,
- Đề tài “Kế toán các khoản phải thu – phải trả tại công ty TNHH Cogniplus Interiors” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh (2011) Trong báo cáo này tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh đã trình bày nghiên cứu của mình về quy trình thực hiện các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty xây dựng, trang trí nội thất nói chung và tại công ty TNHH Cogniplus Interiors nói riêng, đồng thời đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu, phải trả tại công ty TNHH Cogniplus Interriors Báo cáo cũng gồm 4 chương Sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích và đánh giá số liệu thực tế công ty kết hợp với lý thuyết, phương pháp so sánh số tương đối và số tuyệt đối giữa các công trình của công ty, tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh đã trình bày được những vấn đề liên quan đến các khoản nợ phải trả người bán từ quy trình phát sinh các khoản trả người bán, chứng từ, sổ sách, báo cáo liên quan đến các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, nêu ra được những ví dụ đặc trưng cho công tác kế toán nợ phải trả người bán, đồng thời cũng nêu được những vấn đề liên quan đến nợ phải thu khách hàng phát sinh tại công ty từ quy trình phát sinh các khoản phải thu khách hàng, chứng từ, sổ sách, báo cáo, đến cách hạch toán một số nghiệp vụ đặc trưng cho các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Cogniplus Interiors Tác giả cũng đã trình bày được những đặc trưng trong công tác kế toán công nợ tại doanh nghiệp xây dựng và cho thấy điểm khác biệt đối với các công ty sản xuất và thương mại Báo cáo cũng chỉ ra được các cách lưu trữ hồ sơ chứng từ phải thu - phải trả cũng như trình tự luân chuyển chứng từ, lập báo cáo công nợ phải thu – phải trả và phương thức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Tuy nhiên báo cáo của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh vẫn còn một số tồn tại như:
Chủ đề nghiên cứu của tác giả tập trung vào các khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors, tuy nhiên còn bỏ qua các khoản mục khác như phải trả nội bộ, phải trả khác, phải thu nội bộ và phải thu khác, điều này làm cho phạm vi nghiên cứu chưa đầy đủ và cần mở rộng để phản ánh toàn diện các khoản mục nợ trong công ty.
+ Trong quy trình phải trả người bán, tác giả nêu quy trình xuất phát từ giai đoạn 1 tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế cùng với việc có những thỏa thuận sơ bộ với khách hàng cho đến giai đoạn 2 triển khai thiết kế, giai đoạn 3 xác nhận thực hiện dự án với khách hàng và giai đoạn 4 mới tìm kiếm nhà thầu phụ, nhà cung cấp và mua bảo hiểm cho dự án Từ giai đoạn 1 đến giai đoạn 3 không phù hợp khi đưa vào quy trình phải trả người bán Mặt khác, quy trình phải thu khách hàng mà tác giả phản ánh chưa hợp lý vì tác giả chỉ đang phản ánh toàn bộ quy trình bán hàng của công ty và không đề cập đến công tác theo dõi, thu hồi các khoản phải thu khách hàng, công tác xử lý nợ quá hạn
+ Tác giả cũng chưa đưa ra được các kiến nghị cụ thể để công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng của doanh nghiệp được hoàn thiện, tránh tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn
- Đề tài “Kế toán công nợ phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại A.M.C” của tác giả Nguyễn Thị Hương (2013) Trong báo cáo này, tác giả Nguyễn Thị Hương đã trình bày nghiên cứu của mình về công tác nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại A.M.C Nội dung báo cáo gồm 3 chương Qua bài báo cáo, tác giả Nguyễn Thị Hương đã trình bày được các nội dung liên quan đến các khoản phải thu và phải trả tại công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại A.M.C từ nội dung tài khoản, cách hạch toán, chứng từ, sổ sách, báo cáo cần sử dụng, tác giả cũng nêu lên được các công việc cần làm của một nhân viên kế toán công nợ Trong chương nhận xét – kiến nghị, tác giả cũng đã đưa ra được các kiến nghị phù hợp với doanh nghiệp như nên kiểm soát thông tin từ khi phát sinh các khoản nợ phải thu – phải trả, nên ra thông báo nhắc nợ sớm đối với khách hàng, xử lý các khoản hàng thiếu tại doanh nghiệp cũng như kiểm soát hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp Tuy nhiên, báo cáo vẫn còn một số tồn tại như:
+ Tác giả chưa nêu được quy trình phải thu – phải trả tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại A.M.C
+ Các công tác theo dõi tình hình thanh toán nợ phải trả, theo dõi công nợ phải thu, thu hồi nợ phải thu chỉ được tác giả nói qua rất đơn giản, chủ yếu là nói về lý thuyết nhiều hơn là thực tế đang áp dụng tại đơn vị
+ Phần nhận xét – kiến nghị chưa nêu được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu hồi nợ cũng như việc xử lý các khoản nợ quá hạn phát sinh
- Bài báo đăng trên Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán “Tài khoản lưỡng tính Nên hiểu và sử dụng như thế nào” của Thạc sĩ Đỗ Ngọc Trâm – Khoa kế toán
& kiểm toán, Học viện Ngân hàng Trong bài viết này tác giả Đỗ Ngọc Trâm đã đề cập đến kết cấu của các loại tài khoản như tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, đồng thời cũng nêu kết cấu của tài khoản lưỡng tính Mang đặc trưng của cả tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn, tài khoản lưỡng tính sẽ có dạng kết cấu như sau:
-Tài sản tăng -Tài sản giảm
-Nguồn vốn giảm Nguồn vốn tăng
S ố d ư : Tài sản hiện còn tại cuối kỳ
Số dư cuối kỳ của các tài khoản công nợ phản ánh nguồn vốn còn lại của doanh nghiệp và đặc trưng của chúng là tài khoản lưỡng tính, thể hiện mối quan hệ thanh toán với các đối tượng bên ngoài như khách hàng (tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng) và người bán (tài khoản 331 - Phải trả cho người bán) Các tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ, đảm bảo việc thực hiện kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn một cách không hợp lý.
Tác giả cũng chỉ ra những hiểu nhầm mà một số nhân viên kế toán đang mắc phải trong việc ghi sổ tài khoản 131 và 331 từ việc tính số dư cuối kỳ để ghi vào sổ cái các tài khoản lưỡng tính bằng việc sử dụng số liệu tổng cộng từ các sổ chi tiết sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu việc ghi chép vào các tài khoản kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nếu như doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công hoặc bán thủ công Đồng thời tác giả cũng đưa ra 7 lưu ý khi sử dụng tài khoản lưỡng tính là:
+ Thứ nhất, không nên bị đánh lừa bởi tên tài khoản
+ Thứ hai, người sử dụng thông tin kế toán chưa thể và không cần nhìn trên tài khoản tổng hợp để ra quyết định kinh tế
+ Thứ ba, việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phải diễn ra đồng thời
+ Thứ tư, khi tiến hành khóa sổ kế toán cuối kỳ, việc tính toán phải diễn ra độc lập ở từng loại sổ và trên mỗi loại sổ chỉ tồn tại số dư ở một bên
+ Thứ năm, sau khi khóa sổ cần lập bảng chi tiết số phát sinh tài khoản để kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi chép trên các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT HƯNG VIỆT
Giới thiệu về đơn vị thực tập
2.1.1 L ị ch s ử hình thành và phát tri ể n
2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt
- Địa chỉ trụ sở chính: 166/20 Thích Quảng Đức, Phường 4, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM)
- Địa chỉ văn phòng đại diện: 704 Nguyễn Kiệm, Phường 4, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
- Website: www.nuocmamhungviet.com.vn
- Mã số thuế doanh nghiệp: 0304339443
- Lĩnh vực hoạt động: o Thương mại o Phân phối hàng hóa o Sản xuất nước mắm và gia vị
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương mại (TM) & Sản Xuất (SX) Hưng Việt tiền thân là cơ sở sản xuất dưới dạng bán lẻ hoạt động với quy mô nhỏ Trong thời gian đầu, các sản phẩm chủ yếu của công ty chưa được phân phối rộng rãi trên thị trường mà chủ yếu chỉ tiêu thụ ở các vùng miền Tây và các quận, huyện nhỏ tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh Qua quá trình hoạt động, nhờ vào việc cải tiến phương thức sản xuất, chế biến để phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng và vẫn đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, công ty đã dần chinh phục được thị trường và được đại đa số người tiêu dùng yêu thích
Trong giai đoạn đầu, công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt gặp khó khăn trong việc lựa chọn nguồn nguyên liệu sản xuất vì muốn cạnh tranh về giá với các thương hiệu khác trên thị trường miền Nam lúc bấy giờ Để tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, Giám đốc kinh doanh, ông Nguyễn Thiện Hoàng Vinh – Giám đốc kinh doanh đã đẩy mạnh đầu tư vào cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời cũng tăng cường các hoạt động quảng bá, khuyến mãi thu hút sự chú ý của người tiêu dùng
Với phương châm hoạt động“ CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN THƯƠNG HIỆU”, Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt cam kết sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng với chất lượng sản phẩm cao nhất, dịch vụ tốt nhất, thời gian giao hàng nhanh nhất với giá cả và phương thức thanh toán thân thiện nhất và đã khẳng định được vị trí – thương hiệu của mình trên thị trường miền Nam từ đó vươn rộng ra các khu vực khác như Tây Nguyên và một số tỉnh khác tại miền Trung Công ty cũng nhận được nhiều bằng khen và giấy chứng nhận của các Hiệp hội, Trung Tâm Xúc Tiến Thương Mại và Sở Công Thương Hệ thống phân phối của công ty cũng đã được mở rộng ra toàn khu vực miền Nam và đang không ngừng tăng lên
2.1.2 Ch ứ c n ă ng, nhi ệ m v ụ và ngành ngh ề kinh doanh
- Công ty TNHH Thương mại & Sản xuất Hưng Việt là công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, tài khoản riêng tại ngân hàng và hoạt động theo chính sách, pháp luật của Nhà nước
- Khai thác nguồn vốn, tài sản của công ty hàng năm một cách hiệu quả nhất, bảo toàn nguồn vốn, tài sản của chủ doanh nghiệp
- Tổ chức, sắp xếp, điều hành, quản lý mọi hoạt động của công ty phù hợp với ngành nghề kinh doanh
- Tổ chức sản xuất kinh doanh và thương mại theo đúng ngành nghề ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh
- Tổ chức công tác hạch toán độc lập theo đúng Luật kế toán, theo các chuẩn mực kế toán hiện hành và theo quy định của doanh nghiệp
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty
- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu của thị trường trong nước và thị hiếu của khách hàng để đề ra những chiến lược và mục tiêu cụ thể sao cho đem lại hiệu quả và lợi nhuận như doanh nghiệp mong muốn
- Tuân thủ các chính sách và chế độ pháp luật của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế và nộp thuế đầy đủ theo đúng Luật định
- Sản xuất, kinh doanh các mặt hàng về nước mắm sạch, nước mắm dinh dưỡng và nước mắm cao đạm truyền thống
- Ngoài ra, công ty còn sản xuất và kinh doanh mặt hàng dầu ăn và gia vị
2.1.3 T ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý c ủ a công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
- Là người đại diện cao nhất của công ty, Giám đốc thực hiện điều hành, quản lý và giám sát các hoạt động trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật
- Định kỳ xây dựng các chính sách và mục tiêu chiến lược của từng thời kỳ
- Phê duyệt các công văn, các hợp đồng kinh tế do các phòng ban soạn thảo và chịu trách nhiệm về các văn bản đã ký
- Thực hiện việc giám sát các hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty
- Tham mưu cho Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự trong công ty để từ đó Giám đốc đề ra các kế hoạch kinh doanh cho công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động này
- Thay Giám đốc điều hành công việc khi Giám đốc đi vắng theo sự ủy quyền hợp pháp của Giám đốc
- Trưởng phòng kinh doanh chuyên trong việc đối ngoại, đánh giá khách hàng mới cho công ty và điều hành, quản lý các nhân viên trong phòng kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh, các chương trình khuyến mãi trình Giám Đốc phê duyệt và triển khai thực hiện
- Nghiên cứu và thực hiện các hợp đồng mua bán theo đúng quy định pháp luật
- Thực hiện các đơn đặt hàng từ phía các siêu thị, các nhà phân phối của công ty và các đơn hàng nhỏ lẻ khác do nhân viên kinh doanh tiếp nhận
- Các nhân viên kinh doanh mỗi nhân viên phụ trách một hoặc hai khu vực có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cho công ty thông qua hình thức chào hàng trực tiếp hoặc chào hàng qua điện thoại: đội ngũ nhân viên này được huấn luyện có chuyên môn cao, có kinh nghiệm về các mặt hàng của công ty, có thể tư vấn cho khách hàng về đặc tính của sản phẩm và giới thiệu cho khách hàng về các chương trình khuyến mãi của công ty Thông qua đó, tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển về cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt
Phòng chăm sóc khách hàng (CSKH):
- Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm, các chính sách đổi trả sản phẩm, chính sách bán hàng hiện có và chính sách hậu mãi cho khách hàng
- Thường xuyên giữ thông tin liên lạc với các khách hàng hiện có để hỏi thăm khách đã bán hết hàng chưa để khuyến khích khách lấy thêm hàng, gửi các ấn bản giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, gửi bảng báo giá cho khách khi có điều chỉnh giá
- Quản lý hàng tồn kho
- Kiểm tra hàng hóa đúng theo phiếu xuất hàng trước khi vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu một cách an toàn, nhanh chóng, kịp thời
Nhân viên giao hàng có trách nhiệm nhận các khoản thanh toán tiền hàng từ các kênh phân phối nhỏ lẻ và đảm bảo nộp lại đầy đủ các khoản tiền này vào cuối ngày nhằm duy trì quản lý tài chính chính xác, minh bạch.
- Thực hiện chế độ ghi chép chứng từ về sổ sách, về tài chính, chế độ báo cáo tài chính
- Chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi công tác kiểm kê quản lý về mặt sổ sách toàn bộ tài sản của công ty
- Ngoài ra phòng kế toán còn tham mưu cho ban quản trị công ty việc xác định kế hoạch hàng năm của công ty
2.1.4 Tình hình s ả n xu ấ t kinh doanh
Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH TM & SX Hưng Việt (Đvt: triệu đồng)
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Trong hơn 9 năm hoạt động, tình hình kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng đáng kể, cụ thể là tỷ lệ lãi gộp của công ty luôn duy trì ở mức cao, khoảng 50% Doanh thu qua 3 năm có sự biến động nhẹ do có sự cạnh tranh với các công ty cùng ngành Lợi nhuận hàng năm của công ty tuy không lớn nhưng trong 3 năm, với sự đầu tư thúc đẩy cải tiến công nghệ sản xuất sản phẩm, thị trường tiêu thụ và quy mô công ty ngày càng được mở rộng từ khu vực miền Nam đã dần mở rộng sang khu vực miền Trung và sẽ không ngừng tăng lên trong thời gian tới
2.1.5 Thu ậ n l ợ i, khó kh ă n và xu h ướ ng phát tri ể n
- Thương hiệu có độ nhận biết khá tốt tại thị trường đặc biệt là Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn
- Lợi nhuận thuần của sản phẩm khá cao trên 50 %
Giới thiệu về bộ phận thực tập
2.2.1 T ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán t ạ i công ty TNHH TM & SX H ư ng Vi ệ t
2.2.1.1 Giới thiệu bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán có vai trò rất quan trọng trong công ty:
- Giúp cho công ty theo dõi thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh của mình, nhờ đó, người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt
- Cung cấp tài liệu cho công ty làm cơ sở hạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ, nhờ đó, người quản lý tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý giải quyết các tranh chấp, kiện tụng ( nếu có) trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
- Cung cấp các thông tin về chi phí, giá thành, lợi nhuận để người quản lý đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp
- Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và kịp thời
2.2.1.2 Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán
- Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tại công ty, giúp giám đốc tổ chức và vận hành bộ máy kế toán, xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty theo định kỳ để tham mưu cho giám đốc về việc điều chỉnh
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính của công ty, định kỳ hàng tháng báo cáo cho ban giám đốc về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng của doanh nghiệp
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ giám sát chung, đưa ra các thông tin về nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán và ra các quyết định quan trọng
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan chức năng về các báo cáo đã ký duyệt
- Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, lập các bảng tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) và định kỳ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của ban giám đốc
- Tổng hợp số liệu của các bộ phận để lập các báo cáo trình ban giám đốc
- Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm về kế toán vốn bằng tiền
- Thu nhận, kiểm tra các chứng từ gốc từ đó tập hợp các khoản chi phí để tính giá thành
- Định kỳ, lập các báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc
- Theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng cũng như việc thanh toán của công ty với nhà cung cấp
- Thường xuyên báo cáo với cấp trên về tình hình các khoản nợ quá hạn, nợ cần phải thanh toán, về các khoản nợ khách hàng sắp đến hạn cũng như các khoản phải thanh toán với nhà cung cấp sắp đến hạn
- Có trách nhiệm đôn đốc các khách hàng trả các khoản nợ đã đến hạn cũng như các khoản nợ quá hạn
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên đơn hàng của phòng kinh doanh chuyển lên với các chương trình khuyến mãi đang áp dụng
- Theo dõi các hoạt động bán hàng, viết hóa đơn bán hàng, ghi chép, phản ánh chính xác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa
- Đối chiếu sổ sách với số liệu thực xuất hàng ngày
- Lập báo cáo bán hàng theo định kỳ hàng tháng gửi cho ban giám đốc
- Phụ trách nhập xuất hàng theo đúng quy định, kiểm tra hàng trong kho
- Thực hiện kiểm kê kho định kỳ hàng tháng
- Trực tiếp làm việc với cơ quan Thuế, cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế, phổ biến các quy định mới về thuế để nhân viên bộ phận kế toán thực hiện đúng theo quy định
- Thực hiện kê khai thuế hàng tháng, lập các báo cáo tổng hợp thuế, báo cáo tình hình nộp ngân sách, lập báo cáo tài chính
- Thực hiện việc quản lý thu, chi và ghi vào các chứng từ sổ sách có liên quan
- Cuối mỗi ngày thực hiện kiểm kê quỹ để đảm bảo phù hợp với số liệu trên sổ quỹ
Trong nội bộ bộ máy kế toán của công ty, các kế toán phải có trách nhiệm quản lý, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng Kế toán công ty thực hiện nhiệm vụ từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới các giai đoạn tiếp theo như ghi sổ, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính chính xác và đúng thời hạn Với mối liên hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty, phòng kế toán đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.
Với các phòng ban: Phối hợp và theo dõi thực hiện các nghiệp vụ thu – chi từ các hoạt động của các phòng ban khác, phối hợp tìm các biện pháp tiết kiệm chi phí Với ban giám đốc: Phòng kế toán có trách nhiệm tham mưu về tài chính kế toán cho ban giám đốc công ty, chịu trách nhiệm thuyết trình các báo cáo tài chính trước ban giám đốc và các cơ quan tài chính có liên quan
2.2.2 T ổ ch ứ c công tác k ế toán t ạ i công ty TNHH TM & SX H ư ng Vi ệ t
2.2.2.1 Các chính sách kế toán chung
- Công ty áp dụng theo các chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam
- Hình thức kế toán là kế toán tập trung
- Niên độ kế toán: từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch
- Kỳ kế toán: lập báo cáo tài chính theo năm, quý
Kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng
Kỳ kế toán quý gồm ba tháng tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
- Hình thức xử lý kế toán: Áp dụng kế toán máy Công ty sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép các nghiệp vụ và lên các sổ chi tiết các tài khoản cũng như sổ tổng hợp để lập báo cáo tài chính
- Đơn vị tiền tệ hạch toán: đồng Việt Nam (kí hiệu quốc gia là “đ”, kí hiệu quốc tế là “VND”)
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: được phản ánh theo nguyên giá (giá gốc mua TSCĐ) và được theo dõi dựa trên giá trị còn lại
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng Theo đó, khấu hao hàng năm của một tài sản cố định được tính như sau:
Tỷ lệ khấu hao năm = (1/ Số năm sử dụng dự kiến) × 100%
Mức khấu hao năm = Nguyên giá của TSCĐ × Tỷ lệ khấu hao năm
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì sẽ được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được Điều này đảm bảo phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho theo các quy định kế toán hiện hành.
Giá trị gốc = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung (nếu có)
Giá trị thuần có thể thực hiện được= Giá bán ước tính – Chi phí bán ước tính
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho (HTK) cuối kỳ:
Với nguyên vật liệu, hàng hoá: ghi nhận theo giá mua thực tế sau khi có kết quả kiểm kê cuối kỳ
Với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ: ghi nhận theo mức độ hoàn thành sản phẩm dựa trên các chứng từ chi phí đã tập hợp
- Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá HTK: áp dụng phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): sử dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Thực trạng kế toán nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH TM & SX Hưng Việt
2.3.1 Các đặ c đ i ể m liên quan đế n n ợ ph ả i thu khách hàng t ạ i công ty TNHH
2.3.1.1 Các kênh phân phối chủ yếu của công ty :
Với quy mô hoạt động ngày càng mở rộng phạm vi, công ty hiện nay đang phân phối hàng cho nhiều hệ thống trên khắp các khu vực từ hệ thống bán sỉ cho đến các hoạt động bán lẻ và được phân chủ yếu thành 4 kênh bán hàng, đó là:
- Kênh GT: là kênh bán hàng dành cho nhà phân phối và đại lý
- Kênh COM: là kênh bán hàng ở khu vực chợ và khu công nghiệp
- Kênh MT: là kênh bán hàng dành cho các siêu thị trong cả nước
- Kênh HORECA: là kênh bán lẻ cho bệnh viện, trường học, các quán cơm và một số khách hàng nhỏ lẻ khác
Sau khi nhận được thông tin về nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh lập phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và phản hồi thông tin đặt hàng về cho Admin kinh doanh Trường hợp khách hàng có đơn đặt hàng trực tiếp (PO), ví dụ như các siêu thị thì chuyển PO của khách hàng về cho Admin kinh doanh
Tiếp nhận yêu cầu của
Phiếu tiếp nhận đơn hàng hoặc PO
Admin kinh doanh kiểm tra lại thông tin đặt hàng của nhân viên kinh doanh để đảm bảo sự tuân thủ đúng chính sách bán hàng và các quy định của công ty Nếu có sai sót phải thông báo lại cho nhân viên kinh doanh để thông tin lại với khách hàng, nếu có phát sinh ngoài chính sách thì phải thông báo cho cấp trên để phê duyệt trường hợp ngoại lệ và phải thông báo lại với các bộ phận có liên quan
Căn cứ vào thông tin đặt hàng hoặc PO trực tiếp của khách hàng do Admin kinh doanh chuyển qua, nhân viên nhập PO sẽ cập nhật thông tin vào phần mềm Nếu hàng tồn kho không đủ thì phải phản hồi lại với Admin kinh doanh Sau khi cập nhật xong phải chuyển ngay cho bộ phận kế toán để kiểm tra
Kiểm tra chính sách bán hàng
Chấp nhận đơn đặt hàng/PO
Nhập liệu vào phần mềm
Báo cáo bán hàng trong ngày
Căn cứ vào PO nhận được từ bộ phận nhập liệu và đối chiếu với thông tin đặt hàng do Admin kinh doanh cung cấp, kế toán bán hàng kiểm tra tính chính xác trong quá trình nhập liệu và nếu đúng với chính sách bán hàng đang áp dụng tại công ty thì kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho (PXK) và phiếu giao hàng (PGH) cùng hóa đơn GTGT chuyển cho bộ phận kho, sau đó lập báo cáo chi tiết các đơn hàng đã giao xuống kho chuyển cho Admin kinh doanh và bộ phận giao nhận để đối chiếu số lượng đơn hàng đã lập
5 Thủ kho Nhận phiếu xuất kho và phiếu giao hàng từ kế toán bán hàng, sắp xếp hàng hóa và bốc dỡ cho bộ phận giao nhận, in phiếu giao hàng và giao cho bộ phận giao nhận, in và ký xác nhận lên phiếu xuất kho
Trường hợp sau khi giao hàng có hàng nhập trả, thủ kho tiến hành nhập lại kho theo đúng quy định
Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT, bảng kê đơn hàng đã lập
Kiểm tra phiếu, sắp xếp hàng, ký xác nhận PXK
Sau khi nhận hàng hóa và phiếu giao hàng từ thủ kho, bộ phận giao hàng tiến hành giao hàng theo thông tin trên phiếu giao hàng Nếu giao được hàng phải cho khách hàng ký nhận và thu tiền bán hàng (đối với kênh bán hàng thu tiền ngay) hoặc cho khách hàng được nợ trong thời hạn quy định (đối với kênh siêu thị hoặc các kênh bán hàng theo chính sách của công ty) Nếu không giao được hàng phải báo cáo lại với Admin kinh doanh để có hướng giải quyết phù hợp Trưởng bộ phận giao nhận sẽ tổng hợp tình trạng giao hàng (hàng đã giao, chưa giao, nhập trả) để lập báo cáo tình hình giao hàng hằng ngày cho Admin Bộ phận giao nhận chuyển chứng từ đã giao hàng và nộp tiền về cho phòng kế toán để làm phiếu thu tiền hoặc ghi nhận nợ của khách hàng
Giao hàng, ghi nhận thông tin
Báo cáo giao nhận hàng
7 Kế toán công nợ Đã thanh toán
Căn cứ vào bảng kê phân đơn hàng ngày cùng với việc thủ quỹ xác nhận đã thu tiền một số các đơn hàng thông qua việc ký xác nhận mà kế toán tiến hành lập các phiếu thu để xóa nợ đối với các khách hàng đã thu được tiền Đồng thời, kế toán công nợ phải tiến hành kiểm tra những khoản trả hàng của khách được ghi nhận trên bảng kê phân đơn để ghi nhận đúng số tiền nợ phải thu của khách hàng
Cuối ngày, kế toán công nợ tiến hành sắp xếp và lưu trữ các chứng từ giao hàng, hóa đơn GTGT và các phiếu thu đã có ký nhận đầy đủ theo quy định
Theo dõi công nợ khách hàng
2.3.1.2.2 Điều kiện để xuất đơn cho từng kênh bán hàng cụ thể
Kênh GT yêu cầu khách hàng thanh toán trước toàn bộ tiền hàng sau khi trừ các khoản chiết khấu và giảm giá Chỉ khi hoàn thành thanh toán, doanh nghiệp mới thực hiện giao hàng Điều này đảm bảo quy trình bán hàng rõ ràng và tránh rủi ro trong giao dịch.
- Kênh COM: Bộ phận bán hàng trực tiếp (gọi tắt là đội COM) tự đề xuất hàng để phân phối trực tiếp cho khu vực chợ và khu công nghiệp Đội COM chỉ được lấy tối đa 3 đơn hàng Sau khi bán hoàn tất sẽ tiến hành quyết toán rồi mới lấy tiếp hàng
- Kênh MT: đây là kênh bán hàng dành riêng cho siêu thị nên chỉ khi có đơn đặt hàng trực tiếp của siêu thị thông qua các PO đặt hàng được chuyển đến thì doanh nghiệp mới tiến hành thực hiện Thông thường các PO của siêu thị sẽ được chuyển đến trước 1 tuần trước khi doanh nghiệp tiến hành giao hàng Trên PO sẽ đề cập đến số lượng hàng hóa cần giao, đơn giá, chương trình khuyến mãi và thời gian giao hàng Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các PO để xác định nhu cầu hàng hóa của siêu thị, từ đó chủ động sắp xếp lượng hàng hóa thích hợp
- Kênh HORECA: đây là kênh bán hàng chiếm số lượng đơn hàng lớn nhất của doanh nghiệp nhưng những đơn hàng này thường chiếm giá trị không lớn so với các kênh phân phối còn lại và cũng là kênh phân phối duy nhất không tiến hành lập PO mà chỉ tiếp nhận nhu cầu của khách hàng thông qua nhân viên kinh doanh và tiến hành giao hàng
Do thị trường khách hàng ngày càng mở rộng nên doanh nghiệp cần phải có chính sách tín dụng phù hợp để tránh gây thất thoát tài sản và thu được lợi ích tối đa Dưới đây là chính sách tín dụng hiện đang áp dụng tại doanh nghiệp:
Chỉ tiêu Kênh GT Kênh COM Kênh MT Kênh
HORECA Đối tượng Các đại lý Nhân viên đội
Các siêu thị có đơn đặt hàng (PO)
Các khách hàng thân thiết theo danh sách đề xuất của phòng kinh doanh
Khách hàng thuộc kênh này không được nợ trừ trường hợp có sự phê duyệt trực tiếp của giám đốc ngay trên đơn hàng và hạn mức nợ chỉ được tối đa là 30% cho đơn hàng chuyển đi Được nợ không quá 3 đơn hàng, mỗi đơn không quá 3 ngày Được nợ tín dụng theo quy định cụ thể trong hợp đồng
Dựa trên danh sách đề xuất đã được phê duyệt do phòng kinh doanh chuyển lên
Mỗi đơn hàng được nợ tối đa
Tùy theo hợp đồng ký kết với từng siêu thị, nhưng nằm trong khoảng thời gian từ 30 đến
Tùy thuộc vào bảng đề xuất, có thể là
1 tuần hoặc 1 tháng, cũng có khách hàng
45 ngày được phép cho nợ 1 đơn hàng nhưng không quá 30 ngày
2.3.1.4 Chính sách hỗ trợ bán hàng, chiết khấu, giảm giá của công ty