Tổ chức bộ máy kế toán và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ pdf

Cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán – Phân tích lợi ích và rủi ro Những rủi ro do thiếu cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán Ích lợi của việc triển khai cẩm nang kế toán tổng

HỘI KẾ TOÁN TP.HCM CHI HỘI WEBKETOAN

TÀI LIỆU SINH HOẠT CHI HỘI

LẦN THỨ 6 (KỲ 4/2010)

Corporate Advisory Services

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Triển khai Mô hình và Biểu mẫu

Mục lục

Page 2

Nội dung

Sự cần thiết và mục tiêu của cẩm nang kế toán……….…………

Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc ………… ……….…

Giai đoạn 1 – Những công việc chuẩn bị và nghiên cứu ban đầu ………

Giai đoạn 2 – Đánh giá công việc và hoạt động của công ty ………

Giai đoạn 3 – Đánh giá hệ thống kế toán ………

Giai đoạn 4 – Dự thảo cẩm nang kế toán ………… ………

Giai đoạn 5 – Cải tiến bộ máy kế toán ……… ……

Giai đoạn 6 – Huấn luyện nhân viên kế toán …… ………

Phác thảo của cẩm nang kế toán ………

Trang

3 4 6 12 18 28 29 32 34

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

• Tổ chức bộ máy kế

tốn

– Cải tiến cơ cấu tổ chức

của bộ máy kế tốn

– Đào tạo nhân viên kế tốn

• Hồn thiện hệ thống

kiểm sốt nội bộ:

– Soạn thảo cẩm nang kế tốn – Đào tạo nhân viên

Cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán – Phân tích lợi ích và rủi ro

Những rủi ro do thiếu cẩm nang phương

pháp và quy trình kế toán Ích lợi của việc triển khai cẩm nang kế toán tổng hợp

Những rủi ro chủ yếu:

Thiếu sự hướng dẫn rõ ràng, chính xác cho các nhân

viên kế toán để đảm nhận các nghiệp vụ

Nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm và kiến thức về

hoạt động kế toán

Hậu quả khi các nhân viên không nắm rõ vai trò và

trách nhiệm của mình trong chức năng kế toán

Những tác động đến Công ty bao gồm:

⇒ Sai sót do những nghiệp vụ kế toán không nhất

quán và không chính xác

⇒ Không có hiệu quả trong việc tổ chức kế toán

⇒ Những rủi ro tiềm tàng về sự chia rẽ tổ chức kế

toán trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên

hoặc thôi việc.

⇒ Những rủi ro do việc cập nhật về định chế tài

chính trong toàn hệ thống chưa đảm bảo

⇒ Rủi ro do sự vận hành của hệ thống kiểm soát

không hữu hiệu

Những lợi ích chủ yếu:

Cung cấp những hướng dẫn rõ ràng, phù hợp và dễ hiểu về các hoạt động kế toán

Đảm bảo các nhân viên kế toán hiểu rõ các quy trình để có thể theo dõi từng loại nghiệp vụ

Tạo điều kiện huấn luyện và phát triển nhân viên

Giúp cho nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình

Quản lý các chứng từ có mục đích sử dụng lâu dài

Hệ thống hoáa kiến thức đã được sử dụng và ứng dụng hiệu quả hơn vào phần hành kế toán

⇒ Nhân viên kế toán được huấn luyện tốt hơn

⇒ Giảm thiểu các sai sót và rủi ro tiềm tàng

⇒ Tăng cường kiểm soát hoạt động kế toán

⇒ Giảm thiểu các rủi ro về sự xáo trộn hoạt động kế toán khi có sự từ

chức hoặc điều chuyển các nhân viên.

Các ích lợi khác:

• Có cơ hội để đánh giá các quá trình hoạt động, kinh doanh để xác

định các rủi ro có thể nảy sinh và tạo ra sự cải tiến.

• Có cơ hội để đánh giá và tăng cường chức năng kế toán

• Có cơ hội để đào tạo và nâng cao kỹ năng và khả năng của nhân

viên.

MỤC TIÊU CỦA CẨM NANG KẾ TOÁN

Mục tiêu chính của cẩm nang phương pháp và quy trình hạch toán kế toán nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các phần như sau:

 Cung cấp sự hướng dẫn thích hợp và rõ ràng về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.

 Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhất quán và theo trình tự thời gian.

 Đảm bảo tất cả các tài liệu kế toán được mở và ghi chép dầy đủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng như mục đích quản trị

 Đảm bảo hệ thống kế toán được chấp nhận phù hợp với tình hình/ điều kiện kinh doanh đặc thù của công ty và cung cấp công cụ đáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ

 Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán tuân theo chuẩn mực và hệ thống kế toán Việt Nam cũng như các yêu cầu về báo cáo

 Tạo điều kiện cho việc huấn luyện và phát triển nhân viên.

 Tăng cường hiệu quả luân chuyển thông tin giữa các bộ phận và dần dần dẫn đến việc luân chuyển nhân sự kế toán

 Đảm bảo những nghiệp vụ diễn ra đã thông qua quy trình hỗ trợ về điện tử và giấy tờ.

Cẩm nang sẽ là bằng chứng sinh động luôn được cập nhật để theo kịp sự thay đổi cả về môi trường bên ngoài (ví dụ sự thay đổi về môi trường pháp lý) cũng như là sự thay đổi về các hình thức và quy trình kinh doanh của Công ty.

PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC

Page 4

Để đạt được những mục tiêu trên, chúng ta sẽ tuân thủ theo phương pháo tiếp cận tổng hợp đối với việc triển khai các chính sách và quy trình kế toán của Công ty, qua đó xem xét tất cả các chính sách và các nhân tố kế toán / kinh doanh chính của Công ty

Các thủ tục và chúnh sách kế toán

Các nghiệp vụ và quy trình kế toán

Các quy định và chuẩn mực kế toán có liên quan

Cơ cấu, vai trò và trách nhiệm kế toán

Kỹ năng nhân viên kế toán

Các chính sách, điều lệ hoạt động nội bộ

Các nghiệp vụ và quy trình kinh doanh

Cơ cấu tổ chứ , vai trò và trách nhiệm

Chính sách về báo cáo và kiểm soát của ban quản trị

Yêu cầu về báo cáo và tổng hợp báo cáo

Chính sách và năng lực của nguồn nhân lực

Các quy định về kế

toán, thuế và báo cáo

có liên quan

Đối chiếu vơí các

thông lệ chung hoặc

tốt nhất ở bên ngoài

Các yêu cầu và chính sách báo cáo của cổ

đông

Các yêu cầu, thủ tục về khách hàng, nhà cung cấp

Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống quản lý

thông tin

Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc

Trên cơ sở phương pháp tiếp cận, công việc sẽ bao gồm sáu bước chính như sau…

Đánh giá, tìm hiểu và thu thập chứng từ về cơ cấu, hoạt động tổ chức nội bộ, nghiệp vụ, quy trình kinh

doanh chủ yếu

Xác định và đánh giá các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi chép, kiểm soát, và được xử lý bởi phòng kế toán

• Xác định được nguồn dữ liệu thông tin và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động kế toán

2

Các bước LÝ DO CĂN BẢN CỦA CÁC BƯỚC NÀY

Xem xét, tìm hiểu và soạn thảo nghiệp vụ, quy trình

và chuẩn mực kế toán theo yêu cầu

Phác thảo và triển khai cẩm nang kế toán bao gồm các nguyên tắc, chính sách và thủ tục của tất cả các

loại nghiệp vụ chủ yếu

Cải tiến bộ máy kế toán, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của từng vị trí trong từng bộ phận kế toán

Đào tạo nhân viên để thực hiện đầy đủ các chính sách

và thủ tục kế toán

3

4

5

6

Hiểu rõ, thu thập tài liệu và đánh giá cách thức mà bộ phận kế toán ghi chép, xử lý, và kiểm soát và các báo cáo các thông tin kinh doanh, tài liệu và các nghiệp vụ chủ yếu

• Nắm vững các chính sách, nguyên tắc kế toán có liên quan

• Cung cấp tài liệu, cơ sở, quan điểm được chia sẽ và các nguyên tắc chung cho việc triển khai cẩm nang kế toán

Dựa vào những hiểu biết và sự quan sát (về hoạt động kế toán và kinh doanh) để phác thảo cẩm nang thủ tục và chính sách kế toán đối với các lĩnh vực hoạt động kế toán và là hướng dẫn dễ sử dụng, cung cấp hướng dẫn rõ ràng và gắn kết cho tất các nghiệp vụ kế toán

Đưa ra một cơ cấu kế toán phù hợp để tạo điều kiện dễ dàng triển khai các thủ tục, chính sách, và nguyên tắc kế toán đã đưa ra

Đào tạo các nhân viên kế toán trên cơ sở các vấn đề của cẩm nang kế toán

• Quản trị thay đổi – để chuyển nhân viên sang hệ thống mới và để đảm bảo rằng các thủ tục và chính sách kế toán là dễ sử dụng

Công việc chuẩn bị và nghiên cứu ban đầu

1
Thu thập , đánh giá hoạt động kinh doanh và tổ chức kế toán để nắm rõ hoạtđộng của công ty từ đóø xác định được mục tiêu chủ yếu

Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và chuẩn bị ban đầu

Page 6

Mục tiêu của Giai đoạn 1 là xem trước những thông tin được đệ trình và thu thập kiến thức tổng quát về hoạt động của công ty.

Có được những hiểu biết tổng

quát về cơ cấu, tổ chức và hoạt

động của công ty

Phải xác định được các nhân tố

liên quan chủ yếu của công ty

đối với hoạt động kế toán

Xác định những vấn đề xem xét

chủ yếu mà cần được tập trung

trong khi làm việc tại văn

phòng khách hàng và do đó cải

tiến kế hoạch công việc

Thủ tục

Yêu cầu Công ty cung cấp những tài liệu quan trọng: kế hoạch kinh doanh, giấy phép đầu tư, quy định hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức

Xem xét kế hoạch kinh doanh và thảo luận với các kiểm toán viên để hiểu tỏ:

Sản phẩm chủ yếu

Khách hàng và thị trường mục tiêu

Các nhân tố thành công chính

Chiến lược/chính sách phân phối, marketing và kinh doanh

Chính sách/chiến lược mua hàng và sản xuất

Phạm vi kinh doanh

Đánh giá các quy định hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức:

Phác thảo cơ cấu tổ chức và sơ đồ các mối quan hệ giữa các phòng ban

Hiểu rõ phạm vi, vai trò, mục tiêu và trách nhiệm của từng bộ phận và các

vị trí chủ chốt

Xem xét tổng quát tổ chức kế toán và các hoạt động của công ty

Phát thảo các nguyên tắc sơ khởi về hoạt động của công ty trong các hoạt động kế toán của công ty

• Thảo luận với các kiểm toán viên để thu thập những thông tin tổng quát liên quan đến các vấn đề mà công đang quan tâm trong hoat động kinh doanh và kế toán

Tóm tắt các chiến lược và kinh doanh của công ty

Sơ đồ tổ chức và cơ cấu phòng ban

Sơ đồ mối quan hệ phòng ban

Phạm vi, vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận phòng ban

Tóm tắt các chính sách nội bộ chủ yếu có tác động mạnh mẽ đến hoạt động kế toán của công ty và các nguyên tắc

Tóm tắt về các vấn đề và các mối quan tâm tiềm năng

Cải tiến kế hoạch làm việc và bảng câu hỏi căn cứ vào kết quả của việc xem xét

Kế hoạch kinh doanh

Giấy phép đầu tư

Thủ tục hoạt động tiêu chuẩn

của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty

Thông tin/dữ liệu đầu vào

quan trọng

Giai đoạn 2 – Kiểm tra hoạt động và kinh doanh

Xác định và đánh giá các

nghiệp vụ, tài liệu, thông tin

kinh doanh quan trọng sẽ được

ghi chép, kiểm soát và xử lý bởi

bộ phận kế toán

Xác định việc luân chuyển của

tài liệu, thông tin và các ảnh

hưởng đối với hoạt động kế

toán

Thủ tục

Phỏng vấn các giám đốc và các nhân viên của các bộ phận/quá trình kinh doanh quan trọng và đi kiểm tra một vài địa điểm (bao gồm cả kho của công ty)

Với mỗi quy trình/chức năng kinh doanh hãy đề nghị giám đốc bộ phận mô tả vai trò và phạm vi của họ và sự luân chuyển các dữ liệu thông tin và các đối tượng hữu hình khác trong quy trình

Hiểu rõ và ghi nhận sự luân chuyển của thông tin kế toán và các chứng từ/hoá đơn trong trong các quy trình chủ yếu

Thống nhất với các giám đốc bộ phận về các chính sách và quy định hoạt động chủ yếu mà nó chi phối/bao gồm các hoạt động cho quy trình này (chẳng hạn:

các chính sách bán hàng đối với quá trình thực hiện lệnh bán hàng)

Thu thập tất cả các tài liệu, chứng từ, hoá đơn quan trọng liên quan hoặc phát sinh trong các quá trình này

Phân tích các nguyên tắc của sự luân chuyển này và xác định các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi nhận và xử lý

Xác định các vấn đề/rủi ro của quy trình kinh doanh và đề xuất cách giải quyết

Cho mỗi quy trình kinh doanh:

Sơ đồ luân chuyển quy trình

Các chính sách về quy trình

Các biểu mẫu mô tả quy trình

Các dữ liệu và thông tin mô tả quy trình

Thu thập các biểu mẫu về các dữ liệu, chừng từ, báo cáo

Các biểu mẫu phân tích vấn đề quy trình

Phỏng vấn với các giám đốc

chính của các phòng ban chức

năng quan trọng

Thu thập các hoá đơn, chứng

từ, biểu mẫu

Tài liệu chủ yếu

Mục tiêu của giai đoạn này là để xem xét và ghi nhận các quy trình kinh doanh chủ yếu của công ty và nhận diện các đề và nguyên tắc kế toán liên quan

Giai đoạn 2: Đánh giá hoạt động và kinh doanh

Page 13

Trong giai đoạn 2 này, hoạt động của công ty cần được tách riêng thành từng quá trình kinh doanh kết nối với nhau để xem xét như sau:

Dự báo doanh thu Kế hoạch sản

xuất

Chăm sóc khách hàng

Xử lý đơn đặt hàng

Theo dỏi các số liệu về sản xuất và sản phẩm

Thu thập hoá đơn và phiếu thanh toán

Thực hiện sản xuất

Kiểm soát và báo cáo hoạt động sản xuất

Lịch giao hàng

Theo dõi công nợ Khách hàng

Kiểm nhận hàng nhập kho

Lập kế hoạch hàng tồn kho

Theo dõi và đánh giá hàng tồn kho

Phát hành báo cáo hàng tồn kho

Theo dõi/quản lý Đơn đặt hàng

Luân chuyển hàng nội bộ

Provide Customer Support

Báo cáo

Manage Logistics Nhân lực

Manufacture Products Mua hàng

Procure Materials &

Services

Sản xuất

Perform Order Management

Kho bãi

Market and Sell Products/

Services

Tiêu thụ &phân phối

Quy trình tổng thể

Lập kế hoạch mua hàng

Thanh toán mua hàng

Tiếp nhận nguyên vật liệu và dịch vụ

Đánh giá nhà cung cấp

& theo dõi nhà nhà cung cấp

Quản lý nguồn cung cấp Tạo ra & theo dỏi các yêu cầu mua hàng

Kế hoạch nguồn nhân lực

Tuyển dụng nhân viên Quản lý công việc của nhân viên Các vấn đề lương, thưởng

Thôi việc của nhân viên

Lập ngân sách

Báo cáo nội bộ công ty Kiểm soát và báo cáo

Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán

Tìm hiểu, thu thập và đánh giá

việc ghi chép, xử lý, kiểm soát

và báo cáo các thông tin,

chứng từ, nghiệp vụ hoạt động

kinh doanh chính

Tìm hiểu các nguyên tắc và

chính sách kế toán có thể áp

dụng

Cung cấp đầu vào, cơ sở, các ý

kiến tham gia và nguyên tắc

chung để phát triển cẩm nang

kế toán

Thủ tục

Phỏng vấn giám đốc tài chính và kế toán trưởng để tìm hiểu và thu thập các thông tin về mục tiêu, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Phòng Kế toán của Công ty

Xem xét lại và thu thập thông tin về những chuẩn mực và nguyên tắc kế toán hiện đang áp dụng của Công ty

Xem xét lại và thu thập thông tin về hệ thống kế toán hiện có của Công ty

Xem xét lại hệ thống tổng hợp báo cáo hiện hữu của Công ty

Phỏng vấn các nhân viên kế toán của Công ty và thực hiện phép thử walk-through đối với mỗi loại nghiệp vụ chính

Thu thập/ mô tả và lập lưu đồ cho tất cả các loại nghiệp vụ kế toán

Thu thập và xem xét lại các hồ sơ kế toán hổ trợ, chứng từ, biểu mẫu, báo cáo

Xem xét lại cơ cấu, vai trò, trách nhiệm và cơ cấu kế toán hiện hành của Công ty

Phân tích và xác định những thiếu sót/ không nhất quán trong hoạt động kế toán/ chứng từ/ chính sách kế toán và đề xuất những kiến nghị để giải quyết

Mô tả hệ thống kế toán:

Bảng tóm tắt các chuẩn mực và các quy định kế toán của Công ty

Cơ cấu hệ thống kế toán

Mô tả các phần hành kế toán

Sơ đồ và tổ chức phòng kế toán

Các nguyên tắc và chính sách kế toán

Định nghĩa các thuật ngữ kế toán

Các nguyên tắc và chính sách kế toán

Thủ tục kế toán (cho mỗi loại nghiệp vụ)

Vẽ lưu đồ và tường thuật các nghiệp vụ kế toán

Các nghiệp vụ liên quan đến xử lý số liệu và mô tả các chứng từ

Tập họp các tài liệu/ chứng từ/ mẫu báo cáo

Biểu mẫu phân tích các vấn đề về kế toán

Phỏng vấn Kế toán trưởng và

nhân viên kế toán của Công ty

Thu thập chứng từ/ mẫu biểu/

hoá đơn

Các phần hành và thủ tục kế

toán hiện có

Chứng từ/ Đầu vào chính

Mục tiêu của giai đoạn 3 là xem xét lại, thu thập các quy trình, bộ phận kế toán chính của Công ty và xác định các vấn đề và nguyên tắc kế toán có liên quan.

Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán

Page 19

Mô tả hệ thống kế toán bao gồm việc thu thập các yếu tố sau:

Các quy định và chuẩn mực kế

toán có thể áp dụng Cơ cấu hệ thống kế toán Phần hành kế toán Phòng kế toán và sơ đồ tổ chức

Khái quát hệ thống kế toán có thể áp

dụng của Công ty

Những yêu cầu bắt buộc về mặt ghi

chép, lưu giữ, kiểm soát và báo cáo

thông tin và tài liệu kế toán

Các quy định và các chuẩn mực của

Công ty về mặt ghi chép, kiểm soát

và báo cáo các chuẩn mực và thông

tin kế toán

Các quy định và chuẩn mực báo cáo

trong nội bộ công ty

Mô tả phương pháp ghi sổ mà Công ty đang áp dụng

Chu trình kế toán của Công ty (lưu đồ và diễn giải)

Mô tả nhật ký chung và các sổ sách kế toán của Công ty

Mô tả hệ thống các trung tâm chi phí, đơn vị chi phí của Công ty

Mô tả hệ thống tài khoản và hệ thống số hiệu của tài khoản

Mô tả hệ thống chứng từ và lưu trữ của Công ty

Những vấn đề khác…

Khái quát cơ sở hạ tầng (phần cứng, phần mềm) của hệ thống thông tin kế toán của Công ty

Mô tả chức năng của mỗi phần hành kế toán

Mô tả hệ thống hồ sơ dữ liệu (sơ đồ hồ sơ chính, mã số hệ thống…)

Các quy định bảo mật và uỷ quyền

Những vấn đề khác …

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Mục tiêu và phạm vi của phòng kế toán

Vai trò và trách nhiệm của nhân viên kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán doanh thu , thủ quỷ….)

Đánh giá kết quả công việc và mục tiêu đánh giá cho mỗi vị trí kế toán