- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công việchoặc những nỗ lực của con người nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.. Quản trị là những hoạt động cần thiết
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHỦ ĐỀ NGHIÊN CỨU
Khái niệm và bản chất của quản trị
Quản trị là khái niệm rộng, bao quát nhiều lĩnh vực trong xã hội và trong nền kinh tế Trong quản trị hành chính, nó tập trung vào quản trị các tổ chức xã hội; còn quản trị kinh doanh lại đề cập đến quản trị các tổ chức kinh tế Trong quản trị kinh doanh, các nhánh chính bao gồm quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing và quản trị sản xuất, giúp tối ưu hóa nguồn lực và quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quản trị trong tiếng Anh là "Management", mang nghĩa vừa là quản lý vừa là quản trị, nhưng hiện nay thuật ngữ này được dùng chủ yếu để chỉ quản trị Theo thói quen, chúng ta liên hệ từ quản lý với quản lý nhà nước và quản lý xã hội ở phạm vi vĩ mô, tức là ở mức độ tổng thể Trong khi đó, thuật ngữ quản trị thường được dùng cho phạm vi nhỏ hơn, tập trung vào quản lý trong một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.
Có rất nhiều quan niệm về quản trị:
- Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua con người và với con người.
Quản trị là quá trình hoạch định chiến lược và điều phối nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra Quản trị bao gồm hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động nhằm tối ưu hoá hiệu suất và kết quả Thông qua sự phối hợp giữa các chức năng này, tổ chức có thể định hướng công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý, động viên đội ngũ và quản lý rủi ro để đạt được mục tiêu đề ra.
- Quản trị là việc thực hiện các hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung thông qua những nỗ lực của người khác.
- Quản trị là việc thực hiện các hoạt động nhằm phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác cùng chung một tổ chức.
- Quản trị là hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm.
Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
- Từ những điểm chung của các định nghĩa trên, có thể đưa ra một số kết luận như sau:
- Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức và nó rất cần thiết.
Hoạt động quản trị tồn tại để đạt được hiệu quả tối ưu cho tổ chức Bởi mục tiêu nâng cao hiệu suất và kết quả hoạt động, quản trị được quan tâm và đầu tư nhiều hơn Chỉ khi các kết quả về hiệu quả được nhận diện rõ ràng, sự quan tâm đến hoạt động quản trị mới thực sự phát triển và các quá trình quản trị được triển khai rộng rãi hơn.
- Quản trị có 4 chức năng chính là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra.
Khái niệm và vai trò của chức năng hoạch định
Có nhiều khái niệm khác nhau về hoạch định, nhưng có thể hiểu một cách tổng quát: hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu, xác định chương trình hành động và các bước đi cụ thể, đồng thời huy động và phân bổ nguồn lực để triển khai nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra Quá trình này giúp định hình lộ trình, tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng thành công của kế hoạch bằng cách kết nối mục tiêu với các hoạt động cụ thể, thời gian và thước đo kết quả.
Hoạch định là sự lựa chọn các mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức để đạt được mục tiêu Vì toàn bộ quá trình hoạch định tập trung sự chú ý vào mục tiêu, một hoạch định tốt sẽ góp phần tích cực thực hiện các mục tiêu của tổ chức Hoạch định hiệu quả đòi hỏi sự liên kết giữa mục tiêu, các hoạt động kế hoạch hóa, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ Nhờ đó, hoạch định đóng vai trò nền tảng giúp tổ chức đạt được thành công và hiệu quả lâu dài.
Để ứng phó với bất định của tương lai, quản trị viên cần tích cực hoạch định và xây dựng kế hoạch chiến lược Sự bất ổn và thay đổi liên tục của tương lai làm cho công tác hoạch định trở nên thiết yếu, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn nhất định Kế hoạch vẫn cần thiết bởi vì quản trị viên phải tìm cách tốt nhất để đạt được mục tiêu Để hoạch định hiệu quả, quản trị viên phải nhận diện xu thế của tương lai, dự đoán các biến động có thể xảy ra, xem xét thời cơ và thách thức, phân tích tác động tích cực và tiêu cực từ môi trường Xây dựng các kế hoạch, chiến lược phù hợp với sự biến động của môi trường kinh doanh là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp.
Hoạch định chi tiết và quản lý dòng công việc là chìa khóa để nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp Nhờ hoạch định, các hoạt động tác nghiệp diễn ra có tính cân nhắc, tính toán và được phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, thay thế các hoạt động tự phát và thiếu cân nhắc bằng quy trình có hệ thống Việc tối ưu hóa quy trình và sự phối hợp giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, giảm rủi ro và nâng cao hiệu suất làm việc Tóm lại, sự cân nhắc, tính toán và phối hợp nhịp nhàng mang lại vận hành trơn tru và đóng góp vào hiệu quả chung của tổ chức.
Việc tạo thuận lợi cho kiểm tra phụ thuộc vào việc thiết lập tiêu chuẩn đo lường rõ ràng Các nhà quản trị không thể đánh giá chính xác công việc của cấp dưới nếu thiếu các tiêu chuẩn này Vì vậy, hoạch định công việc một cách bài bản sẽ xác lập các mục tiêu xác đáng làm cơ sở đo lường cho quá trình kiểm tra và đánh giá các chức năng quản trị khác, như chức năng tổ chức, chức năng nhân sự và chức năng lãnh đạo.
Đối với bất kỳ tổ chức nào, sự tồn tại có ý nghĩa khi nó hướng tới thực hiện các mục tiêu hoặc nhiệm vụ đã đặt ra Mục tiêu là đích đến mà một hành động hướng tới hoặc cũng có thể là điểm kết thúc của hành động ấy Việc hoạch định mục tiêu giúp xác định rõ các kết quả cụ thể mà tổ chức cần đạt được trong một khung thời gian nhất định, từ đó định hình chiến lược và quá trình thực thi.
- Hoạch định chiến lược được hiểu theo ba nghĩa:
+ Các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được mục tiêu toàn diện
+ Chương trình mục tiêu của một tổ chức và các nguồn lực được sử dụng để đạt được mục tiêu này.
+ Xác định các mục tiêu dài hạn cơ bản của một tổ chức, lựa chọn đường lối hoạt động và các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu.
Hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng một hệ thống mục tiêu và chính sách chủ yếu nhằm xác lập và tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp; chiến lược chỉ ra phương hướng để đạt mục tiêu, trong khi cách thức để đạt được mục tiêu ấy được quy định bởi các chính sách cụ thể, nhằm hướng dẫn hành động và thống nhất các hoạt động của tổ chức.
- Chính sách là những điều khoản hoặc những quy định chung, để hướng dẫn hoặc khai thông suy nghĩ và hành động khi ra quyết định
Hoạch định chính sách là quá trình xác định các khuôn khổ và chỉ dẫn nhằm hỗ trợ tư duy có định hướng và hành động hướng tới mục tiêu, đồng thời đảm bảo khả năng sáng tạo và sự đổi mới Quá trình này giúp cân bằng giữa sự nhất quán chiến lược và tính linh hoạt cần thiết để thích ứng với thay đổi, từ đó tạo nền tảng cho quyết định và triển khai hiệu quả.
Các chính sách hạn định thời gian thực hiện quyết định sẽ phù hợp với đóng góp của từng hành động vào mục tiêu chung của tổ chức Những chính sách này cho phép giải quyết ngay các vấn đề thiết yếu mà không cần phân tích quá sâu, từ đó rút ngắn chu trình ra quyết định và tăng hiệu quả làm việc Bằng cách thiết lập thời hạn rõ ràng cho mỗi cấp độ quyết định, tổ chức có thể ưu tiên các vấn đề cấp bách, giảm thiểu sự chậm trễ và tăng tính chủ động của đội ngũ Đồng thời, điều này cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đảm bảo nguồn lực được phân bổ đúng lúc và đúng mục tiêu.
Chính sách tồn tại ở mọi cấp độ của tổ chức, từ những chính sách chủ đạo của công ty dựa trên khung chính sách ngành và nhà nước cho tới các chính sách được áp dụng cụ thể cho từng bộ phận Các chính sách này có thể liên quan đến các chức năng như bán hàng và tài chính, hoặc hỗ trợ các dự án thiết kế sản phẩm mới với chất lượng và sức cạnh tranh cao Bên cạnh đó, chính sách về nhân sự, khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên, về đạo đức kinh doanh và về giá cả cạnh tranh cũng được triển khai nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tăng trưởng bền vững.
Hoạch định thủ tục là quá trình thiết lập một phương pháp cần thiết để điều hành các hoạt động tương lai, nhấn mạnh vai trò của hướng dẫn hành động thay vì tư duy và mô tả chi tiết cách thức từng bước thực hiện Thủ tục là chuỗi các hoạt động cần thiết được sắp xếp theo thứ tự thời gian, giúp chuẩn hóa quy trình làm việc và tăng tính nhất quán trong toàn tổ chức Chúng hiện diện ở tất cả các cấp và mọi bộ phận, từ quản lý đến sản xuất, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và hỗ trợ quản trị doanh nghiệp Ví dụ điển hình về thủ tục là quy trình xử lý đơn đặt hàng liên quan đến phòng kinh doanh, phòng tài vụ, phân xưởng sản xuất và bộ phận vận chuyển, đảm bảo mọi bên liên quan phối hợp nhịp nhàng để đơn đặt hàng được thực hiện trôi chảy và đúng thời hạn.
Chính sách nghỉ phép của công ty và các thủ tục triển khai liên quan có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: chính sách thừa nhận quyền nghỉ phép của nhân viên, trong khi các thủ tục được xây dựng để thực thi chính sách này sẽ đưa ra lịch nghỉ phép nhằm tránh đình trệ công việc, đồng thời quy định phương thức và tỷ lệ tiền công được hưởng trong thời gian nghỉ phép.
Quy tác giải thích rõ những hành động được thực hiện và những hành động không được phép làm, và quy tắc khống chế con người không cho phép làm theo ý muốn riêng Các quy tắc gắn liền với thủ tục ở chỗ chúng hướng dẫn hành động thay vì ấn định trình tự thời gian; thực tế có thể coi thủ tục như một dãy các quy tắc, nhưng không nhất thiết quy tắc phải là một phần của thủ tục Ví dụ, “không hút thuốc” là quy tắc hoàn toàn không liên quan đến bất kỳ thủ tục nào; tuy nhiên thủ tục quản lý đơn đặt hàng có thể bao gồm quy tắc là phải xác nhận ngày nhận được của tất cả các đơn hàng Quy tắc này không cho phép lệch hướng so với đường hướng hoạt động đã nêu và không cho phép can thiệp vào bất cứ phần nào của quy trình quản lý đơn đặt hàng.
Quy tắc khác với chính sách ở chỗ: mục đích của chính sách là hướng dẫn việc ra quyết định bằng cách ấn định phạm vi mà người quản lý có thể sử dụng sự suy xét riêng của mình; còn quy tắc cũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn.
Chương trình được xem như một hệ thống gồm các mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy tắc, cùng với các nhiệm vụ được giao và biện pháp thực hiện nhằm triển khai một chương trình hành động cụ thể, đồng thời đòi hỏi nguồn lực và ngân sách cần thiết để thực hiện Các chương trình thường được hỗ trợ bằng ngân sách phù hợp để đảm bảo thực thi hiệu quả Chúng có thể ở quy mô lớn hoặc nhỏ, và một chương trình chính có thể cần sự hỗ trợ từ nhiều chương trình khác để hoàn thành mục tiêu chung Các chương trình quan trọng thường có mối quan hệ với một số chương trình khác và là một phần của phức hợp các chương trình, tạo nên hệ thống chương trình đồng bộ và liên thông.
Ngân sách là một bản tường trình về các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số (tiền).