QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG 7

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001 2008 Chương VII CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU Mục tiêu:• Thấy được vai trò, nội dung của chức năng điều khiển trong quản trị.• Nắm được các lý thuyết cơ bản về lãnh đạo để phát triển kỹ năng lãnh đạo và vận dụng vào các tình huống quản trị• Nắm được các lý thuyết động viên tinh thần làm việc của nhân viên và vận dụng nó trong các tình huống quản trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

ISO 9001:2008

Chương VII

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

TS Nguyễn Hải Quang

GIỚI THIỆU

Trong quá trình quản trị một tổ chức nói chung, nhà quản trị không chỉ biết hoạch định hay thiết kế cơ cấu tổ chức để vận hành mà còn phải biết lãnh đạo, động viên nhân viên để hướng

nỗ lực của con người vào việc thực hiện các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Đó chính là những công việc chủ yếu của chức năng điều khiển Điều khiển là chức năng quản trị cần thiết cho tất cả các nhà quản trị, đặc biệt là những nhà quản trị cấp cơ sở Vì vậy cần phải nghiên cứu những vấn đề liên quan đến chức năng điều khiển

NỘI DUNG

Khái quát về chức năng điều khiển

Lãnh đạo

Động viên

1 KHÁI QUÁT VỀ ĐIỀU KHIỂN

❖ Khái niệm: Điều khiển là chức năng liên quan đến vấn đề lãnh

đạo và động viên nhân viên nhằm hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tổ chức

2.1 Khái niệm về lãnh đạo

❖ Khái niệm: lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động

của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện mục tiêu chung của

tổ chức trong những điều kiện nhất định

2.1 Khái niệm về lãnh đạo

❖ Các trường hợp nhà quản trị cần lãnh đạo

• Phát triển tổ chức

• Cần sự giúp đỡ của người khác

• Giao việc cho người khác

• Cần khởi xướng vấn đề

• Tạo ra những thay đổi

❖ Nhà lãnh đạo là người đứng đầu tổ chức có khả năng điều khiển

mọi hoạt động của tổ chức

❖ Nhiều người có thể được coi vừa là nhà lãnh đạo vừa là nhà quản

trị Công việc của họ là quản trị nhưng họ đứng ở vai trò lãnh đạo

2.2 Phẩm chất của lãnh đạo

❖ Bạn tình cờ nghe được cuộc trò chuyện sau:

• Người A: Người lãnh đạo là người có khả năng thiên phú Người nổi bật trong đám đông Ông có khả năng đó không?

• Người B: Thật là vô lý Ai cũng có thể trở thành nhà lãnh đạo Lãnh đạo là một kỹ năng mà người ta có thể học được như bất

cứ những kỹ năng nào khác

❖ Bạn đồng ý với ý kiến người A hay người B Hay bạn có thể

chằng đồng ý với ý kiến nào cả?

2.3 Phong cách lãnh đạo

❖ Phong cách lãnh đạo là tập hợp những phương pháp hay cách

thức tác động mà nhà lãnh đạo sử dụng để chỉ huy người dưới quyền thực hiện một nhiệm vụ hay công việc nào đó

❖ Phân loại phong cách lãnh đạo

• Mức độ tập trung quyền lực của Kurt Lewin

• Hành vi của nhà lãnh đạo (Mô hình đại học bang OHIO)

• Sơ đồ lưới phong cách lãnh đạo của R.Blake và J.Mouton

2.3 Phong cách lãnh đạo

❖ Theo mức độ tập trung quyền lực của Kurt Lewin

Loại Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

ĐỘC ĐOÁN

Tập trung quyền lực, tự quyết định, yêu cầu chấp hành

Giải quyết nhanh các nhiệm vụ

Không tận dụng được sáng kiến Bầu không khí

DÂN CHỦ

Bàn bạc, lắng nghe,

đi đến thống nhất trước khi ra quyết định

Khai thác được sáng kiến

Tạo bầu không khí

Tốn thời gian và chỉ được phát huy trong một tập thể tốt

TỰ DO

Sử dụng ít quyền lực, giành cho cấp dưới mức tự do cao

Phát huy cao sáng kiến của người dưới quyền

Dễ sinh ra hiện tượng hỗn loạn, vô

tổ chức

2.3 Phong cách lãnh đạo

❖ Hành vi của nhà lãnh đạo (mô hình đại học bang OHIO)

S 3

Công việc: ítCon người: nhiều

S 4

Công việc: ítCon người: ít

2.3 Phong cách lãnh đạo

8 7 6

4 3 2

Bài tập tình huống

❖ Trọng làm việc ở phòng kỹ thuật đã 5 năm Anh luôn làm việc

tích cực và được đề bạt lên làm trưởng phòng kỹ thuật Trong cương vị mới anh cảm thấy mình nhiều quyền lực anh quát nạt, anh ra lệnh và đòi hỏi mọi người phải tuân phục Trọng ít khi quan tâm đến ý kiến của họ, anh muốn nhân viên thực hiện mọi yêu cầu

❖ Bình là tổ trưởng bảo vệ Anh được mọi người yêu mến Anh

không bao giờ tỏ ra mình là xếp, anh luôn hòa nhập với mọi người, sẵn lòng giúp đỡ những người gặp khó khăn Anh luôn để nhân viên cùng tham gia ra quyết định Khi cấp dưới hỏi ý kiến anh thường trả lời “Cứ theo cách của cậu mà làm”

❖ Câu hỏi

1 Bạn cho biết hai phong cách lãnh đạo trên là gì? Về lâu dài

hai cách quản lý trên sẽ gây ra hậu quả gì?

2 Là một nhà quản lý bạn hãy đem ra cách quản lý có hiệu quả?

3.4 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

Chọn phong cách lãnh đạo

Người dưới quyền

Tính khíNăng lựcTuổi tácKinh nghiệm

Nhà quản trị

Năng lựcHiểu biếtPhong cách

3.4 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

▪ Người có đầu óc cá nhân, không thích giao tiếp

▪ Trình độ của cấp dưới được nâng cao

▪ Công việc độc lập, cần chủ động, sáng tạo

▪ Người có thái độ chống đối hoặc không tự chủ

▪ Tổ chức trì trệ, thiếu kỷ luật, tự giác

▪ Công việc bảo mật hay cần giải quyết gấp

▪ Người có tinh thần hợp tác, lối sống tập thể

▪ Tổ chức có kỷ cương, nề nếp, tự giác

▪ Có đủ thời gian

3.4 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

❖ Hành vi của nhà lãnh đạo (mô hình đại học bang OHIO)

S 3

Công việc: ítCon người: nhiều

S 4

Công việc: ítCon người: ít

3.4 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

❖ Lựa chọn phong cách lãnh đạo theo giai đoạn phát triển của tổ

Thiết lập được hệ thốngNhân viên biết việc

Không khí tốt đẹpĐoàn kết, tự giác cao

Quyết đoán, độc đoán

Dân chủ, tham vấn

Tự do, ủy quyềnTham gia – nhóm

3 ĐỘNG VIÊN

ĐỘNG VIÊN

Khái niệm Các thuyết động viên Chọn thuyết động viên

▪ Nhu cầu của A.Maslow

▪ Nhu cầu của Clelland

▪ Nhu cầu của Alderfer

▪ Hai nhân tố của Herzberg

▪ Bản chất con người của Gregor

▪ Mong đợi của Vroom

▪ Mô hình của Porter và Lawler

3.1 Khái niệm

❖ Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi và trách

nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của cấp dưới, qua

đó làm cho công việc được hoàn thành một cách có hiệu quả cao

❖ Muốn động viên được nhân viên, nhà quản trị phải tạo ra một

động cơ để thúc đẩy họ làm việc

Hành động Thỏa mãn

Dẫn đến

Tạo ra

3.2 các thuyết động viên

❖ a Thuyết phân cấp nhu cầu của Maslow

Tự thể hiện

Đảm bảo an toàn về tính mạng, công việc, nơi ăn, ở, …

Duy trì cuộc sống: ăn mặc, ở các các nhu cầu của cơ thể khác

Nhu cầu của con người phát triển từ thấp đến cao Khi nhu cầu bậc thấp được thỏa mãn mới xuất hiện nhu cầu cao hơn.

Kiểm soát và ảnh hưởng đến người khác

3.2 các thuyết động viên

❖ c Thuyết E.R.G của Clayton Alderfer

❖ Sắp xếp lại các nhu cầu của Maslow thành 3 nhóm

• Nhu cầu tồn tại: Sinh lý và an toàn

• Nhu cầu quan hệ: Xã hội và 1 phần của tự trọng

• Nhu cầu phát triển: Tự thể hiện và 1 phần của tự trọng

3.2 các thuyết động viên

❖ d Thuyết hai nhân tố của Herzberg

❖ Herzberg rút ra hai nhóm nhân tố động viên trên cơ sở điều tra,

lấy ý kiến về biện pháp đã áp dụng

Các nhân tố động viên Các nhân tố duy trì

▪ Sự thách thức của công việc

▪ Các cơ hội thăng tiến

▪ Ý nghĩa của các thành tựu

▪ Sự nhận dạng khi công việc được

thực hiện

▪ Ý nghĩa của các trách nhiệm

▪ Phương pháp giám sát

▪ Hệ thống phân phối thu nhập

▪ Quan hệ với đồng nghiệp

▪ Điều kiện làm việc

3.2 các thuyết động viên

❖ d Thuyết hai nhân tố của Herzberg

❖ Ý nghĩa của thuyết hai nhân tố

• Những nhân tố làm thỏa mãn khác các nhân tố tạo ra sự bất mãn

• Phải giải quyết thỏa đáng cả 2 nhóm nhân tố duy trì và động viên

Yếu tố Giải quyết Tác động

Động viên Tốt Thỏa mãn 🡪 động viên, làm việc tốt hơn

Không tốt Không thỏa mãn 🡪 chưa chắc đã bất mãn Duy trì Tốt Không bất mãn, chưa chắc đã thỏa mãn

Không tốt Bất mãn 🡪 ảnh hưởng tiêu cực

3.2 các thuyết động viên

❖ e thuyết bản chất con người của Mc Gregor

Giả định con người

− Tạo cơ hội thăng tiến

3.2 các thuyết động viên

❖ f Thuyết mong đợi của Vroom

Khi con người làm việc với một động cơ sẽ thúc đẩy giúp họ phấn chấn hơn và kết quả công việc thường khả quan hơn

❖ Ý nghĩa với nhà quản trị

• Làm cho công nhân say mê với công việc

• Giao việc phù hợp với khả năng

• Thực hiện cam kết như đã hứa

Nhận thức về nhiệm vụ cần thiết

Kết quả thực hiện nhiệm vụ

Phần thưởng nội tại

Phần thưởng bên ngoài

Sự thỏa mãn

3.3 Ứng dụng các thuyết động viên

❖ Nhận biết nhu cầu của người lao động để giúp họ thỏa mãn

❖ Bản chất lâu dài của động viên là cần chú trọng đến nhu cầu bậc

cao

❖ Tạo môi trường làm việc tốt; phân công công việc hợp lý, công

bằng, luân chuyển và mở rộng công việc

❖ Tạo cơ hội cho người lao động tham gia vào các quyết định quan

trọng để họ thấy được tôn trọng

❖ Động viên phải phù hợp với năng lực, kịp thời, công bằng và

bằng hình thức phù hợp

TÓM LƯỢC

❖ Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi và trách

nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc cuả cấp dưới, qua

đó làm cho công việc được hoàn thành một cách có hiệu quả cao

❖ Để động viên nhân viên nhà quản trị phải am hiểu các lý thuyết

động viên và áp dụng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của tổ chức Một số thuyết động viên điển hình là: Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow; thuyết nhu cầu của Clelland và của Alderfer; thuyết Hai nhân tố của Herzberg; thuyết Bản chất con người của Gregor; thuyết Mong đợi của Vroom hay mô hình động cơ thúc đẩy của Porter và Lawler

CÂU HỎI ÔN TẬP

điều khiển

• Ý 1: Điều khiển là chức năng liên quan đến vấn đề lãnh đạo

và động viên nhân viên nhằm hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tổ chức

• Ý 2: Phân tích các vai trò sau:

Huy động được sự nỗ lực, nhiệt tình, tích cực của yếu tố con người vào thực hiện nhiệm vụ

Hoạch định và tổ chức là điều kiện cần còn lãnh đạo và động viên là điều kiện đủ để quản trị có hiệu quả

CÂU HỎI ÔN TẬP

❖ 2 Phân tích khái niệm lãnh đạo và những đặc điểm các

phong cách đạo theo mức độ phân chia quyền lực của Lewin

• Ý 1: Trình bày được khái niệm về lãnh đạo và phân tích các khả năng về kết quả của quá trình gây ảnh hưởng của nhà quản trị lên đối tượng bị lãnh đạo

• Ý 2: So sánh những đặc trưng của 3 phong cách lãnh đạo là phong cách lãnh đạo độc đoán, phong cách lãnh đạo dân chủ

và phong cách lãnh đạo tự do

CÂU HỎI ÔN TẬP

huống không? Vì sao? Phân tích các căn cứ chọn phong cách lãnh đạo.

CÂU HỎI ÔN TẬP

cầu Các thuyết nhu cầu giúp nhà quản trị vấn đề gì?

❖ Gợi ý:

• Ý 1: Trình bày khái niệm về động viên

• Ý 2: Trình bày tóm tắt các thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow; Thuyết nhu cầu của Clelland và thuyết Nhu cầu của Alderfer

• Ý 3: Trình bày các hàm ý cho nhà quản trị

Cho phép nhận biết nhu cầu của người lao động để giúp

họ thỏa mãn và động viên người lao động

Về lâu dài nhà quản trị cần chú trọng đến nhu cầu bậc cao

để động viên người lao động

CÂU HỎI ÔN TẬP

nghĩa của nó với nhà quản trị

• Ý 1: Trình bày hai nhóm nhân tố động viên và duy trì của Herzberg

• Ý 2: Phân tích ý nghĩa của thuyết hai nhân tố

Những nhân tố làm thỏa mãn ở các nhân tố tạo ra sự bất mãn

Nhà quản trị cần phải giải quyết thỏa đáng cả 2 nhóm nhân tố duy trì và động viên