QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG 6

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001 2008 Chương VI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TS Nguyễn Hải Quang GIỚI THIỆU Mục tiêu:▪ Nắm được vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị▪ Hiểu được các nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức▪ Hiểu và vận dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức▪ Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và ủy quyền trong hoạt động quản trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

GIỚI THIỆU

❖ Dẫn nhập:

Với chức năng hoạch định, nhà quản trị vạch ra các mục tiêu, xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động Nhưng kế hoạch muốn thành công phải có quá trình thực hiện Chức năng tổ chức đảm nhiệm vai trò biến những mục tiêu và ý tưởng của hoạch định thành những kết quả cụ thể Do vậy tổ chức là chức năng quản trị cần thiết cho tất cả các hoạt động, tất cả các nhà quản trị dù ở cấp nào cũng cần nắm vững những nguyên tắc và phương pháp tổ chức Vì vậy, chương này chúng ta sẽ nghiên cứu chức năng tổ chức trong quản trị

GIỚI THIỆU

❖ Mục tiêu:

▪ Nắm được vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị

▪ Hiểu được các nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức

▪ Hiểu và vận dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức

▪ Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và

ủy quyền trong hoạt động quản trị

NỘI DUNG

Khái quát về chức năng tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức

Các mô hình cơ cấu tổ chức

Phân chia quyền lực

1 KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Nội dun

Khái niệm chức năng tổ chức

Vai trò của chức năng tổ chức

Những vẫn đề khoa học trong công tác tổ chức

1.1 Khái niệm về chức năng tổ chức

❖ Chức năng tổ chức là các hoạt động tạo nên các bộ phận, phân

công công việc và thiết lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận

❖ Khía cạnh của công tác tổ chức

TỔ CHỨC

BỘ MÁY

TỔ CHỨC NHÂN SỰ

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

1.2 Vai trò của chức năng tổ chức

❖ Đưa mục tiêu và kế hoạch của hoạch định triển khai vào thực tế

❖ Nó tạo môi trường làm việc thích hợp cho cá nhân, tập thể trong

việc hoàn thành nhiệm vụ của mình

❖ Tác động tích cực đến sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu

quả

❖ Thể hiện được quan điểm quản trị bằng và thông qua người khác

1.3 Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

❖ Tầm hạn quản trị

• Khái niệm: tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới

mà một nhà quản trị có thể điều khiền một cách tốt đẹp nhất

• Ví dụ: xí nghiệp A có 12 nhân viên

Tầm quản trị = 12 (có 2 cấp) Tầm quản trị = 3 (có 3 cấp)

1.3 Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

Nâng cao hiệu quả quản trị

1.3 Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

❖ Quyền hành trong quản trị

• Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình

• Quyền hành là công cụ của nhà quản trị Muốn quản trị, phải

có quyền

• Quyền hành của nhà quản trị chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố:

sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ, cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng và bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng

2 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Xây dựng cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức

Những yếu tố ảnh hưởng

Những nguyên tắc

Những yêu cầu

Quy trình xây dựng

2.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

❖ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, bố trí theo

các khâu, các cấp, được chuyên môn hóa và có những quyền hạn, trách nhiệm nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định

2.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

CƠ CẤU

TỔ CHỨC

Nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược

Ngành nghề, công nghệ

Quy mô hoạt động

Môi trường hoạt động Nguồn

nhân lực

2.3 Những nguyên tắc của tổ chức quản trị

❖ Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: có mục tiêu, nhiệm vụ rõ

ràng cho tổ chức

❖ Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chi có

một người cấp trên trực tiếp

❖ Nguyên tắc hiệu quả: có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí

thấp nhất

❖ Nguyên tắc cân đối: cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm;

cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận

❖ Nguyên tắc linh hoạt: phải thích nghi, đáp ứng được với những

biến động của môi trường

❖ Nguyên tắc an toàn và tin cậy: có khả năng chịu được những

tác động của môi trường trong giới hạn

2.4 Yêu cầu xây dựng cơ cấu tổ chức

1 Số lượng bộ phận, cấp bậc phải phù hợp

3 Luồng thông tin, tuyến quản trị rõ ràng

2 Phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận rõ ràng

2.5 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức

▪ Hình thành mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm

3 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức

Trực tuyến Chức năng Trực tuyến – chức năng Theo ma trận

Theo địa lý Theo sản phẩm Hỗn hợp

3.1 Cơ cấu tổ chức trực tiếp

Cửa hàng 1 Cửa hàng 2 Cửa hàng 3

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

▪ Đảm bảo sự thống nhất, tập trung cao

▪ Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

▪ Hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi và dễ dẫn đến cách quản lý gia

trưởng

3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng

▪ Không đòi hỏi người lãnh đạo phải

có kiến thức toàn diện

▪ Trách nhiệm không rõ ràng do vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng

▪ Khó có sự phối hợp tốt giữa người lãnh đạo trực tuyến và chức năng

3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

▪ Thường giải quyết mối quan hệ bộ phận giữa bộ phận trực tuyến với chức năng

▪ Vẫn có xu hướng can thiệp của các ĐV chức năng

3.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

▪ Việc hình thành và giải thể dễ dàng

▪ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa những nhà lãnh đạo

▪ Nhà quản trị phải có tầm ảnh hưởng lớn

3.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

▪ Tăng cường sự kết hợp theo vùng

▪ Cần nhiều người làm công việc tổng quản lý

▪ Việc kiểm soát của cấp quản lý có nhất khó khăn

P Kế hoạch P Nhân sự P Tài chính P KCS

CN Cần Thơ

Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng

3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

▪ Dễ xác định được

ưu thế cạnh tranh

▪ Cần trình độ quản lý khác nhau ở các sản phẩm

▪ Hạn chế việc đào tạo nhân lực và khả năng hợp tác giữa các bộ phận

▪ Quản lý phức tạp

▪ Cần có những nhà quản trị cấp cao giỏi

HĐQT

TỔNG GIÁM ĐỐC

Các Giám đốc chức năng Các Giám đốc đơn vị thành viên

Sản xuất Marketing R&D Kỹ thuật Chi nhánh Xí nghiệp

DA A

DA B

Ban kiểm soát

3.8 Vận dụng cơ cấu tổ chức

môn hóa cao

Trực tuyến–chức năng Quy mô tương đối lớn, môi trường và

nhiệm vụ tương đối ổn định

định

4 PHÂN CHIA QUYỀN LỰC

Phân chia quyền lực

Quyền lực

Ủy quyền

Tình huống

❖ Ngọc mới được bổ nhiệm là Giám đốc chi nhánh của Công ty X

tại Đà Nẵng Chi nhánh có 10 người Hải một nhân viên trong chi nhánh này, từng có triển vọng được bổ nhiệm là Giám đốc chi nhánh, rất phẫn nộ khi Ngọc được bổ nhiệm Anh cho rằng mình hiểu biết địa bàn nhiều hơn Ngọc và có quan hệ tốt với hầu hết các thành viên trong nhóm Những người quản lý cao cấp hy vọng Ngọc quan tâm đến việc phát triển quy trình mới, huấn luyện nhân viên để thực hiện được nhiệm vụ

❖ Hỏi: Ngọc đang gặp khó khăn gì khi thiết lập quyền lực của

mình tại cương vị mới?

4.1 Quyền lực

❖ Quyền lực là mức độ độc lập giành cho một người qua việc trao

cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra mệnh lệnh, chỉ thị

❖ Quyền lực là cơ sở và công cụ của nhà quản trị

❖ Cơ sở của quyền lực

• Quyền lực vị trí (cứng)

• Quyền lực cá nhân (mềm)

• Quyền lực chính trị

4.1 Quyền lực

❖ Các xu hướng thể hiện quyền lực

• Tập quyền: thâu tóm quyền ra quyết định vào tay một người

• Phân quyền: phân tán quyền ra quyết định trong tổ chức

❖ Lợi ích của phân quyền

• Giảm áp lực công việc

• Cấp dưới gần với tình huốn thực tế

• Giải quyết công việc nhanh

• Đào tạo cấp dưới

Nắm những việc cần nắm, buông những việc cần buông

NHÂN TỐ TẬP QUYỀN PHÂN QUYỀN

Có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định hoặc sẵn lòng tham gia quyết định

4.1 Quyền lực

❖ Những nhân tố ảnh hướng đến việc phân chia quyền lực

4.2 Ủy quyền

❖ Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác

để họ thay mình thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt

❖ Các mức độ ủy quyền

▪ Ủy quyền hoàn toàn

▪ Ủy quyền chủ yếu

▪ Ủy quyền giới hạn

▪ Ủy quyền tối thiểu

Xác định kết

quả mong

muốn

Chọn người giao nhiệm vụ

Giao quyền

và yêu cầu thực hiện

Kiểm tra theo

dõi

4.2 Ủy quyền

❖ Các nguyên tắc

• Không vượt cấp

• Không mất trách nhiệm

• Tương xứng nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm

• Rõ nội dung, ranh giới

• Tự giác, không áp đặt

• Phải có đủ thông tin

• Luôn phải kiểm tra trong quá trình thực hiện

❖ Nghệ thuật ủy quyền

• Sự hợp tác

• Sẵn sàng chia sẻ

• Chấp nhận thất bại của người khác

• Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

• Tạo ra và kiểm tra rộng rãi

• Lấy lại quyền hành nếu như sa sút

TÓM LƯỢC

❖ Chức năng tổ chức là một quá trình gồm nhiều hoạt động Trong

đó tập trung vào 2 hoạt động chính là xây dựng cơ cấu tổ chức và hình thành mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

❖ Tổ chức quản trị cần lưu ý 2 vấn đề mang tính khoa học là tầm

hạn quản trị quyền hành trong quản trị

❖ Có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức khác nhau, mỗi cơ cấu có những

ưu, nhược điểm riêng và phù hợp trong những điều kiện nhất định Để chọn cơ cấu tổ chức hợp lý cần tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu, cũng như chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng và đặc biệt là phải thực hiện đúng quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức

TÓM LƯỢC

❖ Việc phân chia quyền lực trong tổ chức là một nội dung quan

trọng trong tổ chức quản trị Theo đó có 2 xu hướng phân chia quyền lực là tập quyền và phân quyền Còn linh hồn của phân chia quyền lực là ủy quyền Nó vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật trong quản trị Do đó cần tuân thủ triệt để các nguyên tắc và quy trình ủy quyền, nhưng đồng thời cũng phải hiểu rõ các nhân tố tác động đến ủy quyền nhằm sử dụng có hiệu quả công cụ quản trị quan trọng này

CÂU HỎI ÔN TẬP

công trong quản trị?

đảm nhiệm vai trò biến những mục tiêu và ý tưởng của hoạch định thành những kết quả cụ thể

CÂU HỎI ÔN TẬP

có ý nghĩa gì và để nâng cao tầm hạn quản trị, nhà quản trị cần phải căn cứ vào những vấn đề gì?

❖ Gợi ý:

• Ý 1: Nêu được khái niệm – đó là số lượng nhân viên cấp dưới

mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất

• Ý 2: Trình bày được các ưu điểm như: bộ máy gọn nhẹ, có ít tầng trung gian, thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng, ít tốn kém chi phí trong quản trị

• Ý 3: Cần tác động đến các yếu tố như tăng năng lực của nhà quản trị và người dưới quyền; chuẩn hóa các quy định, quy trình thực hiện công việc để làm công việc chuẩn mực

CÂU HỎI ÔN TẬP

trị.

❖ Gợi ý:

• Ý 1: Phân tích 6 nguyên tắc cơ bản: 1) gắn liền với mục tiêu; 2) thống nhất chỉ huy; 3) hiệu quả; 4) cân đối; 5) linh hoạt; 6)

an toàn và tin cậy

• Ý 2: Phân tích 3 yêu cầu cơ bản: 1) đảm bảo tính tối ưu; 2) phân rõ nhiệm vụ và quyền hạn; 3) luồng thông tin và tuyến quản trị rõ ràng

CÂU HỎI ÔN TẬP

chúng ta nên sử dụng mỗi loại mô hình này trong những trường hợp nào?

❖ Gợi ý:

• Nếu 7 mô hình và trường hợp nên vận dụng của từng mô hình Trực tuyến: Quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp

• Chức năng: Nhiệm vụ ổn định, chuyên môn hóa cao

• Trực tuyến - chức năng: Quy mô tương đối lớn, môi trường

và nhiệm vụ tương đối ổn định

• Theo ma trận: Nhiệm vụ có nhiều biến động, không cố định

• Theo địa lý: Địa bàn hoạt động trên phạm vi địa lý rộng

• Theo sản phẩm: Nhiều sản phẩm hoặc sản phẩm khác biệt

• Hỗn hợp: Quy mô lớn, địa bàn rộng, đa ngành nghề

CÂU HỎI ÔN TẬP

quản trị phải biết sử dụng? Khi ủy quyền cần lưu ý những gì?

công việc cho nhà quản trị, công việc có thể được xử lý tốt hơn vì cấp dưới gần với tình huống cụ thể, giải quyết công việc nhanh hơn và giúp đào tạo, phát triển cấp dưới

độ, đúng quy trình, nguyên tắc và nâng cao nghệ thuật của ủy quyền