DAI HOC TRA VINH NGUYEN LY KE TOAN CHUONG 7

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN ISO 9001 2008 Sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán Chương 7 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Khái niệm sổ kế toán  Hình thức sổ kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

ISO 9001:2008

Sổ kế toán và hình thức

Chương 7

Nội dung

 Khái niệm sổ kế toán

 Hình thức sổ kế toán

1 Sổ kế toán

Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu nhất định dùng để ghichép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương

pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc

Hay nói các khác Sổ kế toán là công cụ để ghi chép cácthông tin kế toán một cách có hệ thống trên sơ sở chứng

từ gốc

1.1 Khái niệm

Sổ kế toán có rất nhiều loại, phản ánh tính đa dạng vàphong phú của đối tượng kế toán Để thuận tiện trongviệc sử dụng các loại sổ có nội dung, kết cấu và hìnhthức khác nhau Tùy theo những đặc trưng chủ yếu củacông tác kế toán tại đơn vị mà lựa chọn các loại sổ thíchhợp.

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

- Sổ tổng hợp và sổ chi tiết;

- Sổ tờ rời và sổ đóng quyển;

- Sổ chi tiết theo nội dung;

- Sổ ghi chép theo thời gian và theo hệ thống;

- Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu sổ

1.2 Các loại sổ kế toán

1 Sổ kế toán

Sổ tổng hợp

Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh và cung cấp thông tin về từng đối tượng kếtoán

Ví dụ: Sổ cái

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.1 Sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Sổ chi tiết

Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh và cung cấp thông tin chi tiết về một đốitượng kế toán

Ví dụ: sổ kế toán công cụ dụng cụ, sổ chi tiết vật liệu

…

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.1 Sổ tổng hợp và sổ chi tiết

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.3 Sổ chi tiết theo nội dung

Là sổ được ghi chép theo từng nội dung kinh tế

Ví dụ: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng …

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.4 Sổ ghi chép theo thời gian và theo hệ thống

Sổ ghi chép theo trình tự thời gian

Là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ

tự thời gian Kế toán căn cứ vào thời gian phát sinhchứng từ để phản ánh vào các sổ này, không ghi theotừng đối tượng kế toán, chỉ phản ánh số phát sinh cácnghiệp vụ Ví dụ: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ, …

Ví dụ: sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, …

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

Sổ kết cấu kiểu một bên

Là sổ kế toán mà phần ghi nợ và phần ghi có tài khoảnnằm cùng một bên trang sổ

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

Mẩu Sổ kết cấu kiểu một bên

Chứng từ

Diễn giải đối ứng TK Số tiền

Số Ngày

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

Sổ kết cấu kiểu hai bên

Là sổ kế toán mà mổi trang sổ chia thành hai bên đểphản ánh riêng số phát sinh bên nợ và bên có của tàikhoản

Sổ kết cấu kiểu hai bên

Sổ kiểu hai bên thường được mở cho các tài khoảnthanh toán, vì các khoản nợ và thanh toán nợ thường

phát sinh ở các thời điểm khác nhau và ghi nhận trên cơ

sở chứng từ khác nhau nên cần theo dõi riêng, mặt kháctài khoản thanh toán cũng thường có số dư ở hai bên

2 Phương pháp ghi sổ

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

Mẩu Sổ kết cấu kiểu hai bên

- Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi

số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặcbên Có của tài khoản trong một trang sổ Sổ này thíchhợp cho việc phân tích, tổng hợp số liệu của các đốitượng như doanh thu, chi phí

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

Số hiệu Ngày tháng Tiền lương CCDC Khấu hao ……

TK đối ứng

Chứng từ

Diễn giải Phát sinh nợ TK Ghi có TK

Mẩu Sổ kết cấu nhiều cột

1 Sổ kế toán

1.2 Các loại sổ kế toán

1.2.5 Sổ kế toán tổ chức theo kết cấu

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

- Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ

vào từng tài khoản Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu

kỳ kế toán năm Sổ kế toán khi sử dụng phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ

ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang, và đóng dấu giáp lai các trang

- Đối với sổ tờ rời, trước khi dùng phải được người đại diện theo pháp luật của đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán, đồng thời ghi vào sổ đăng ký trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng…Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khóa và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn, …để tránh mất mát, lẫn lộn.

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

- Ghi sổ: Ghi sổ là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh vào sổ theo đúng quy định trên cơ sở các chứng từ gốc đã lập Đơn vị có thể ghi sổ bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

+ Sổ kế toán phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và ghi liên tục từ khi

mở sổ đến khi khóa sổ.

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

- Số liệu trên sổ phải được ghi bằng bút mực; không được tẩy xóa; không ghi xen kẽ thêm vào phía trên hay phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang tiếp theo.

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

- Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán là kết

thúc việc ghi sổ trong một kỳ kế toán, cộng số phát sinh, tính ra

số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ kế toán Trước khi khóa

sổ, đơn vị phải ghi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào

sổ, thực hiện công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ và các tài khoản có liên quan,…Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ

kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán, việc xảy ra các sai sót là không thể tránh khỏi Vì vậy, nếu phát hiện các sai sót thì người làm

kế toán phải tiến hành điều chỉnh các sai sót để đảm bảo yêu cầu chính xác.

Về nguyên tắc, việc sửa chữa không làm mất số ghi sai Tùy theo thời gian và tính chất sai lầm, kế toán áp dụng 1 trong 3 phương pháp sửa sai sau:

- Phương pháp này dùng để đính chính những sai sótbằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sainhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai;

- Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằngmực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toántrưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa

Phương pháp cải chính

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệđối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

Trường hợp áp dụng

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sótbằng cách Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặcđơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai Ghilại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

2- Phương pháp ghi số âm (Phương pháp ghi đỏ)

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do địnhkhoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằngphương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chínhcho cơ quan có thẩm quyền

Trường hợp áp dụng

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

- Trong trường hợp được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán

ở năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố,hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29

“Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và cácsai sót”;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiềnnhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng

Trường hợp áp dụng

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ saithì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kếtoán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

Trường hợp áp dụng

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

- Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng vềquan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn sốtiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiềnghi trên chứng từ.

- Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiềnchênh lệch còn thiếu so với chứng từ

Phương pháp ghi bổ sung

1 Sổ kế toán

1.3 Phương pháp ghi sổ - sửa chữa sổ kế toán

1.3.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

2 Hình thức sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các sổ kế toán, kếtcấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng đểghi chép, tổng hợp hệ thống hóa số liệu các chứng từgốc, từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo trình tự

và phương pháp nhất định

Khái niệm

Theo chế độ kế toán Việt Nam, các đơn vị có thể lựachọn 1 trong các hình thức sổ kế toán sau:

Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh

và trình độ quản lý của đơn vị mà lựa chọn hình thức

kế toán phù hợp

Vấn đề lưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụngthì nhất thiết phải tuân theo nguyên tắc cơ bản củahình thức kế toán đó Và sử dụng cho suốt kỳ kế toán,Tránh tình trạng chấp vá, tùy tiện

2 Hình thức sổ kế toán

Các hình thức sổ kế toán hiện nay đang áp dụng phổ biến

2.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chunglà: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghivào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh

và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó

Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh

2 Hình thức sổ kế toán

Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làmcăn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổNhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổNhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kếtoán phù hợp

- Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời vớiviệc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinhđược ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan

Hình thức kế toán Nhật ký chung

2 Hình thức sổ kế toán

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàngngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi

sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liênquan

- Định kỳ (3, 5, 10 … ngày) hoặc cuối tháng, tùy khốilượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặcbiệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổcái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp đượcghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt

Hình thức kế toán Nhật ký chung

2 Hình thức sổ kế toán

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổcái, lập bảng cân đối tài khoản (cân đối số phát sinh).Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổcái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ kếtoán chi tiết ta lập các báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký chung

2 Hình thức sổ kế toán

Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

2.2 Hình thức Nhật ký sổ cái

2 Hình thức sổ kế toán

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chéptheo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổnghợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái

Căn cứ để ghi vào Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kếtoán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Trình tự ghi sổ kế toán

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổnghợp chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra và đượcdùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái

- Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2phần Nhật ký và phần Sổ cái

2.2 Hình thức Nhật ký sổ cái

2 Hình thức sổ kế toán

- Cuối kỳ, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kếtoán phát sinh trong tháng vào Nhật ký - Sổ cái và các

Sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệucủa cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột

Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòngcộng phát sinh cuối tháng

- Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trongtháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tàikhoản trên Nhật ký - Sổ cái

2.2 Hình thức Nhật ký sổ cái

2 Hình thức sổ kế toán

Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái

2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ

2 Hình thức sổ kế toán

Nguyên tắc đặc trưng cơ bản

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghisổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là

“Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kếtoán dạng tờ rời theo mẫu in sẳn dùng cho đơn vị đểphân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tếcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ.

- Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Ghi theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ cái.

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ

2 Hình thức sổ kế toán

Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5, 7, 10 ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ.

- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khi đã làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ

2 Hình thức sổ kế toán

- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng phát sinh Nợ, Tổng phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ cái.

- Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh (cân đối tài khoản) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ

2 Hình thức sổ kế toán

Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

2.4.Nhật ký chứng từ

2 Hình thức sổ kế toán

Nguyên tắc đặc trưng cơ bản

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích

các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng với

bên Nợ.

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa cácnghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch

toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùngmột quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẳn cácquan hệ đối ứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế, tài

chính và lập báo cáo tài chính

2.4.Nhật ký chứng từ

2 Hình thức sổ kế toán

Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tralấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từhoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

2.4.Nhật ký chứng từ

2 Hình thức sổ kế toán