Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS)

Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS)

Lời nói đầu

Hiện nay, ở trên thế giới ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng và đã có rất nhiều ứng dụng trong thực tế ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tốc độ phát triển của nó khá nhanh và có rất nhiều ứng dụng mang lại hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội

Đặc biệt ở Việt nam thì có rất nhiều kiểu công ty vừa và nhỏ, quản lý của các công ty đó cha có tính đồng bộ từ trên xuống dới nên khi áp dụng tin học vào trong quản lý thì sẽ giúp cho công ty có sự gắn kết giữa các bộ phận hơn, giúp cho việc quản lý chặt hơn, sẽ làm tăng hiệu quả lên rất nhiều

Việc áp dụng tin học vào trong quản lý sẽ làm cho hiệu quả công việc tăng lên rất nhiều Và việc áp dụng tin học vào quản lý giúp cho ngời quản lý tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hơn rất nhiều so với làm việc thủ công quản lý trên giấy tờ áp dụng tin học vào trong quản lý nó giúp ngời quản lý thu hẹp không gian lu trữ và tính bảo mật thông tin cao, giúp cho công việc tìm kiếm và xử lý thông tin nhanh

đáp ứng yêu cầu của công việc Đối với một xã hội thông tin mà ngành công nghệ thông tin luôn biến đổi từng ngày từng giờ, thì việc tin học hóa trong quản lý cũng là một điều tất yếu

Công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin (Tên viết tắt ITMS) là một trong những công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng tin học vào trong quản lý, xây dựng các hệ thống mạng đa phơng tiện,các hệ thống mạng ,quản tri mạng, các ứng dụng web… Công ty đã có nhiều phần mềm Công ty đã có nhiều phần mềm giúp cho việc quản lý một cách hiệu quả Mục tiêu của công ty là trở thành một nhà cung cấp hàng đầu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản

lý

Việc quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh nghiệp là một trong những vấn đề rất quan trọng Chính vì vậy nên việc áp dụng tin học

vào trong quản lý nhân sự là rất cần thiết Vì vậy em lựa chọn đề tài "Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS) ”

Bố cục của báo cáo tổng hợp chuyên đề thực tập đợc chia làm ba phần:

Phần1:Tổng quan về công ty cổ phần ITMS

Phần11: Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty

Phần 111: Hớng lựa chọn đề tài

Nội dung

I Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm ITMS

1 Lịch sử phát triển của công ty

Công ty cổ phần Phần ITMS đợc thành lập từ năm 2004 Với tinh thần quyết tiến và luôn cố gắng hết mình “thời gian không là thớc đo năng lực” ITMS đã liên tục phát triển, cạnh tranh mạnh mẽ và dành đợc các hợp

đồng lớn từ phía khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, địên tử viễn thông và t vấn tại Việt Nam Tuy mới thành lập nhng với một đội ngũ các kỹ s và các lập trình viên có trình độ và chuyên môn cao Công ty chuyên viết phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa của các công ty

về kinh doanh trong hai năm hoạt động, công ty đã dành đợc một số thành tựu nhất định để duy trì và phát triển năng lực của mình trong tơng lai trên thị trờng đầy cạnh tranh, đồng thời cũng tạo dựng đợc các mối quan hệ

bền vững và hiệu quả đối với các đối tác cũng nh khách hàng lớn trong nớc

và quốc tế

2 Mục tiêu

Mục tiêu chính của công ty là trở thành một công ty hàng đầu trong việc

áp dụng tin học hóa cho các công ty nhằm thỏa mãn nhu cầu quản lý của họ Khẩu hiệu của công ty là: “ Thành công của khách hàng là mục

tiêu của chúng tôi” Đây chính cũng là phơng thức hoạt động của công ty,

hoạt động vì khách hàng

II Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty

1 Cơ cấu tổ chức của công ty

1.1 Phòng nghiên cú và phát triển sản phẩm: nhiệm vụ chủ yếu

của phòng này là nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trên nền công nghệ tiên tiến, mở rộng thêm các chức năng nghiệp vụ cũng nh nâng cao khả năng phân tích quản trị của chơng trình

1.2 Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: nhiệm vụ

chủ yếu của phòng này là t vấn và xây dựng hệ thống thông tin liên lạc th-ờng xuyên với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu, đồng thời chúng tôi thông tin với khách hàng về những phần mềm mới của công ty vừ tạo ra đã

đợc nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng, nhiêm vụ luôn lắng nghe những thông tin từ phía khách hàng trong qúa trình cài đặt chơng trình, hớng dẫn sử dụng và bảo hành các hệ thống đã đợc cài đặt, nâng cấp theo yêu cầu phát triển của khách hàng… Công ty đã có nhiều phần mềm Phòng cung cấp giải pháp còn có nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng

1.3 Phòng t vấn và hỗ trợ khách hàng: nhiệm vụ chủ yếu của phòng

này là giải đáp các thắc mắc, hớng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, th điện tử và tại trụ sở của khách hàng, với khẩu hiệu “ Thành công của khách hàng là mục tiêu của công ty” vì thế tuy mới thành lập đợc khoảng thời gian ngắn nhng đợc khách hàng và đồng nghiệp đánh giá cao

1.4 Phòng dự án: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là triển khai và

lập trình phần mềm ứng dụng đáp ứng nhu cầu khách hàng Nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong việc áp dụng tin học vào trong quản lý của mình Với đội ngủ cán bộ trẻ nhiệt tình và luôn học hỏi sáng tạo, lại đợc

đào tạo tại các trờng danh tiếng tại Việt Nam luôn tìm cách đa ra những giải pháp mới, phần mềm mới đáp ứng đợc mọi nhu cầu của khách hàng Ngoài những sáng tạo để đa ra phần mềm mới chúng tôi thờng xuyên nắm

bắt, thu thập những thông tin mới về công nghệ mới của đồng nghiệp trong nớc và nớc ngoài để tạo ra những phần mềm tốt nhất đa tới khách hàng

Sơ đồ tổ chức của công ty

1.5 Thực trạng tin học hoá và công tác quản lý nhân sự: Công ty

cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS) mới đợc thành lập năm

2004, do vậy việc quản lý nhõn sự, tỡm hiểu hồ sơ, trỡnh độ văn hoỏ, trỡnh

độ chuyờn mụn, chuyờn ngành đào tạo, kinh nghiệm ….là một điều hết sức quan trọng và cần thiết cho cụng ty Do vậy khõu quản lý nhõn sự hết sức phức tạp và phải qua nhiều bước như sau:

- Khi một nhõn viờn mới vào cụng ty thỡ ta phải cập nhật hồ sơ của nhõn viờn đú Sau đú, từ kho dữ liệu ta cú thể lấy ra để xem xột cỏc thụng tin về nhõn viờn đú, nếu cú sai sút hay cú thay đổi thỡ đưa ra sửa chữa

- Trong quỏ trỡnh cụng tỏc nếu cú sự biến động thụng tin của nhõn viờn như: chuyển phũng ban, thờm dữ liệu… thỡ phải cập nhật kịp thời, chớnh xỏc

-Thụng tin nhõn viờn nghỉ hưu, chuyển đổi cụng tỏc khỏc hay bị sa thải phải được theo dừi trong kho lưu hồ sơ

Phòng quản

lý tài chính

Giám đốc

Phó giám đốc

Phụ trách quản lý

Phó giám đốc Phụ trách phát triển

và triển khai

Phòng quản

lý nhân lực

Phòng nghiên cứu

và phát triển sản phẩm

Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp

Phòng dự

khách hàng

-Định kỳ (thỏng, quý, năm) phải bỏo cỏo phục vụ cho cụng tỏc của ban diều hành của ban lónh đạo

-In ấn bỏo cỏo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhõn viờn nào theo yờu cầu của lónh đạo

Và ngày nay nhu cầu đỏp ứng thụng tin cho cỏc cỏn bộ quản lý đó trở

nờn phức tạp, đũi hỏi mức độ chi tiết và bỏo cỏo nhanh hơn bao giờ Điều này là một khú khăn, trở ngại lớn cho cỏc cơ sở vẫn duy trỡ những biện phỏp lưu trữ, thống kờ bỏo cỏo theo phương phỏp thủ cụng giấy bỳt thụng thường Đặc biệt là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toỏn - tài chớnh, quản lý cỏn bộ, nhõn viờn, quản lý nhõn sự luụn luụn đũi hỏi chi tiết, chớnh xỏc và cập nhật thường xuyờn, nhanh chúng Chớnh vỡ thế đối với cỏc hoạt động này, giải phỏp duy nhất thớch hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý dữ liệu, đặc biệt vấn đề quản lý nhõn

sự là vụ cựng quan trọng Nú quyết định phần lớn sự thành cụng hay thất bại của cụng ty Nhận thức được điều đú nờn em đó chọn đề tài trên làm chuyên đề tốt nghiệp đồng thời với mong muốn lấy nú nhằm trợ giỳp cho cụng tỏc quản lý nhõn sự trong cụng ty đạt hiệu quả cao hơn

2 Những hoạt của công ty

2.1 Giới thiệu về sản phẩm

- Viết các phần mềm ứng dụng tin học trong quản lý;

- Xây dựng các hệ thống mạng, quản trị mạng, các ứng dụng web;

- Sản xuất, gia công, t vấn kinh doanh, t vấn trang thiết bị phần mềm tin học, viễn thông;

- Mua bán, chuyển giao công nghệ, vật t, nguyên liệu trong lĩnh vực

tự động hoá, điện tử, tin học, cơ khí, viễn thông;

- Đào tạo công nghệ tin học;

 Cung cấp các phần mềm phục vụ doanh nghiệp, nghiên cứu phát triển các ng dụng GIS

 Cung cấp hệ thống máy chủ, hệ điều hành mạng… Công ty đã có nhiều phần mềm cho khách hàng

 Cung cấp thiết bị và giải pháp trong lĩnh vực viễn thông tin học

 Cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác, đại lý phân phối

2.2 Dịch vụ

Về dịch vụ thì công ty có các loại dịch vụ sau: Dịch vụ t vấn, dịch vụ

hỗ trợ và bảo trì, dịch vụ đào tạo, dịch vụ phát triển phần mềm may đo

 Dịch vụ t vấn: Công ty có nhiều chuyên gia về các lĩnh vực nh kinh

tế, kế toán, lập trình… Công ty đã có nhiều phần mềmCó khả năng t vấn cho các khách hàng đa ra các giải pháp tối u nhằm giúp cho khách hàng thỏa mãn các nhu cầu

về việc xây dựng các phần mềm mới hoặc nâng cấp phát triển phần mềm cũ để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh hiện thời của công ty mình

 Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Theo các hợp đồng ký kết giữa công ty và các doang nghiệp về dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống Nhân viên của công ty luôn sẵn sàng và giải quyết mọi khó khăn của khách hàng thông qua điện thoại, Email, hoặc trực tiếp tại trụ sở làm việc của công ty

 Dịch vụ đào tạo: Công ty thực hiện đào tạo mới và đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng

 Dịch vụ phát triển phần mềm “may đo” : Theo yêu cầu của khách hàng thì công ty sẽ thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm may đo theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của từng công

ty Với một đội ngũ chuyên viên lập trình có nhiều kinh nghiệm sẽ thực hiện các dự án lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả

2.3 Khách hàng của công ty

+ Từ khi thành lập công ty đã có rất nhiều khách hàng về nhiều lĩnh vực khác nhau nh:

 Bộ t lệnh thông tin

 Bộ bu chính viễn thông

 Văn phòng chính phủ

 Bộ công An

 Bộ tài chính bao gồm: (Tổng cục thuế, kho bạc, tổng cục doanh nghiệp, tổng cục đầu t )

 Đài truyền hình Hà Nội

 Một số trờng Đại học lớn

 Tổng công ty vận tải Hà Nội

 Tổng công ty Sông Mã

 Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Nội

 Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà

 Công An Hà Nội

 Tổng công ty Sông Đà

 Công An Lao Cai

 UBND Huyện SaPa

 UBND Huyện Bắc Hà

 Công ty vận tải Hà Nội

 Kinh doanh nhà Thanh Hoá

 Công ty đờng Bình Định

 Công ty NCI

 Công ty phụ tùng xe máy GMN

 Nhà máy chăn len Nam Định

 Công ty cao su Đà Nẵng

 Công ty môi trờng Hạ Long

 Sở giáo dục đào tạo Nam Định

 Công ty Dợc Vĩnh Phúc

 Nhà sản xuất bản đồ

 Ngoài ra, ITMS còn tham gia vào các chơng trình Quốc Gia về CNTT

2.4 Trang web của công ty là đây là địa chỉ cung cấp tất cả các

thông tin của công ty giúp khách hàng thuận tiện trong việc tiềm hiểu về công ty rõ hơn đồng thời cũng là địa chỉ mà chúng tôi giới thiệu về những sản sẩm mà công ty chúng tôi cung cấp, giúp cho hình ảnh công ty đến đợc với nhiều khách hàng, giúp cho hách hàng hiểu hơn về công ty và tin tởng hơn về công ty

III Hớng lựa chọn đề tài

1 Lý do lựa chọn đề tài

Quản lý nhân sự là một vấn đề rất quan trọng trong một công ty Một công ty phát triển không phải phụ thuộc hoàn toàn vào các phòng kinh doanh, phòng Marketting, cơ sở sản xuất Mà nó còn phụ thuộc vào việc phân bổ nguồn nhân lực của công ty đó đã phù hợp với yêu cầu công việc của từng nhân viên hay cha Nếu sự phân công đó mà không phù hợp thì dẫn đến kết quả là công việc không đạt hiệu quả cao, trái lại nó gây rất nhiều tổn thất lớn cho công ty nh: Sản phẩm kém chất lợng, hiệu suất sản

xuất kém, không đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng… Công ty đã có nhiều phần mềm Chính vì vậy việc quản lý nguồn nhân lực là rất quan trọng Một công ty mà có một nguồn nhân lực chất lợng cao thì khả năng phát triển của công ty rất nhanh Đặc biệt trong thời đại ngày nay xu thế công nghiệp hóa hiện đại hóa đang diễn

ra trên toàn cầu nên sự cạnh tranh giữa các công ty là rất cao Chính vì thế việc áp dụng tin học hóa vào trong quản lý là rất quan trọng Đặc biệt là việc áp dụng tin học vào trong việc quản lý nhân sự Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần ITMS em đã tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự của công ty Em nhận thấy đây là một vấn đề rất quan trọng trong việc tổ chức quản lý nhân sự của công ty Nên em lựa chọn đề tài: “ Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự”

2 Mục đích của HTTT quản lý nhân sự

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự lu trữ và quản lý một cách đầy

đủ, có khoa học các thông tin về công nhân viên nh lý lịch bản thân, quá trình đào tạo, công tác, trình độ chính trị … Công ty đã có nhiều phần mềm

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin về tình hình nhân sự tại mọi thời điểm trợ giúp thiết thực cho hoạt động quản lý

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ cho ngời quản lý dễ dàng tìm kiếm các thông tin về một CBCNVC cụ thể

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ cho việc tạo báo cáo nhanh chóng theo một số chỉ tiêu hay các báo cáo tổng hợp khi có nhu cầu báo cáo

Đối với ngời quản lý nhân sự những thông tin thờng xuyên quan trọng phải làm bao gồm:

+ Cập nhật thông tin: Khi có nhân viên mới đến, khi có sự thay đổi

lại vị trí làm việc của các nhân viên, khi có sự tăng lơng… Công ty đã có nhiều phần mềm Thì nhân viên phòng nhân sự phải trực tiếp cập nhật

+ Xuất thông tin: Phải đa ra các báo nh: báo cáo tổng hợp cho giám

đốc, báo cáo nhân sự cho các phòng ban… Công ty đã có nhiều phần mềm Theo chu kỳ hàng tháng, qúy, năm lên lãnh đạo các phòng ban

 Các báo cáo: Theo chu kỳ hoạt động của công ty thì hàng tháng, qúy, năm và theo yêu cầu nhà quản lý thì in các báo cáo phục vụ cho việc quản lý của các cán bộ quản lý Các báo gồm các loại báo cáo sau:

 Báo cáo tổng hợp

 Báo cáo nhân viên phòng ban

 Báo cáo theo chức danh

 Báo cáo sơ yếu lý lịch

 Tìm kiếm: Khi cán bộ quản lý muốn biết thông tin về một nhân viên nào đó thì nó giúp cho việc tìm kiếm về nhân viên một cách rất nhanh Có các loại tìm kiếm nh sau:

 Tìm kiếm theo phòng ban

 Tìm kiếm theo chức vụ

 Tìm kiếm theo tên nhân viên

 Tìm kiếm theo mã nhân viên

+ Có thể sử dụng chơng trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới + Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiêt của từng nhân viên

+Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng nhân viên mới

+ Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty

+ Lu hồ sơ lý lịch của từng nhân viên

+Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn

3 Lợi ích của HTTT quản lý nhân sự

- Giúp cho ngời quản lý nhân sự: Cập nhật đợc những thông tin

mới, sự thay đổi về nhân viên cũng nh thu thập thông tin một cách nhanh nhất, giúp cho vệc quản lý đơn giản và gọn nhẹ, đồng thời cũng là nơi bảo mật tốt mọi thông tin Nhằm quản lý thông tin đầu vào, đầu ra một cách chặt chẻ, ngoài ra còn giúp cho ngời quản lý nhân sự thông báo hay báo cáo lên ban giám đốc một cách thờng xuyên nhanh nhất khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty

- Giúp ban giám đốc:

+ Đây là một cách quản lý mới giúp cho ngời lãnh đạo thờng xuyên cập nhật đợc những thông tin về nhân viên của mình khi có sự lu chuyển thay đổi vị trí, sa thải, tuyển thêm Nhằm quản lý một cách tốt hơn

+ Đây là sự ứng dụng tin học hoá nhằm năng cao trình độ của con ngời trong quản lý

+ Tối u hoá mọi chi phí về nhân công

+ Quản lý nhân viên một cách có hiệu quả hơn

+ Nâng cao t duy trong quản lý phù hợp với giai đoan phát triển của công ty