Giáo trình Tin học đƣợc biên soạn làm tài liệu học tập, giúp học sinh – sinh viên ngành Công nghệ sợi dệt nắm vững kiến thức cơ bản từ đó giúp học sinh – sinh viên ứng dụng, tiếp thu có hiệu quả các môn học chuyên ngành. Giáo trình cung cấp những nội dung chính như: Xử lý văn bản nâng cao, sử dụng bảng tính nâng cao, sử dụng trình chiếu nâng cao. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm nội dung chi tiết.
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
Lựa chọn chế độ và thiết lập phù hợp
1 Cài đặt trang in mặc định
Tại thẻ Page Layout, chọn Margin, lựa chọn các thông số như lề trang, hướng in,… rồi chọn nút Set As Default, chọn Yes
2 Chọn font chữ mặc định
Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải
Lựa chọn các thông số cho font, sau đó nhấn nút Set As Default
3 Chọn đơn vị trên thước đo
Chọn menu File /Options/Advanced Trong mục Show measurements in units of, chọn đơn vị đo phù hợp, OK
4 Bỏ chế độ sửa lỗi tự động
Chọn Proofing Trong nhóm When correctings spelling and grammar in Word: Click bỏ chọn tất cả các hộp chọn
5 Lưu tập tin tự động theo định kỳ
Chọn Save Trong mục Save
AutoRecover information every, chọn thời gian định kỳ Word sẽ tự động lưu những thay đổi trong tập tin Mặc định là 10 phút
6 Chọn thư mục lưu tập tin mặc định
Chọn Save, trong mục Default local file location, nhấn Browse để duyệt ổ đĩa chọn thư mục lưu tập tin mặc định
ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO
Văn bản
1 Định dạng màu nền cho trang
- Chọn tiếp biểu tƣợng Page Color
2 Tạo hình nền bảo vệ trang văn bản
Watermark giúp định dạng các dòng chữ mờ nằm ở phía dưới các ký tự trên trang văn bản (BẢN GỐC, KHÔNG ĐƯỢC SAO CHÉP, BẢN THẢO, …), nhằm bảo vệ bản gốc của bạn và tránh bị sao chép bằng máy photocopy Việc sử dụng watermark tăng tính nhận diện của tài liệu, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và ngăn người khác sao chép nội dung trái phép khi chia sẻ hoặc in ấn.
- Chọn Watermark trong thẻ Page Layout
- Có thể chọn hình nền mờ (Picture watermark) hoặc chữ mờ (Text watermark)
- Chọn tiếp biểu tƣợng lệnh Page Borders trên thẻ Page Layout
Setting: lựa chọn các mẫu viền khung
- Box: viền khung bằng nét viền quanh văn bản
- Shadow: viền khung bằng hiệu ứng bóng đỗ
- 3-D: viền khung bằng hiệu ứng nét viền 3D
- Custom: khung viền tự lựa chọn theo ý bạn
Style : lựa chọn kiểu nét viền khung
Color : lựa chọn màu nét viền khung
Width : độ dày nét viền khung
- Art: lựa chọn hình để thay thế nét viền quanh khung
- Horizontal Line: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm khung viền Khi bạn nhấn chọn sẽ hiển thị hộp thoại Horizontal Line hiển thị:
- Import: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm viền khung trang văn bản.
Đoạn
Sử dụng mẫu kiểu định dạng
Một số mẫu kiểu định dạng đƣợc tạo sẵn giúp bạn định dạng nhanh đoạn văn bản, để sử dụng bạn thao tác:
- Đặt điểm chèn con trỏ chuột tại vị trí đoạn cần định dạng
- Hiển thị các mẫu kiểu định dạng trong lệnh Style:
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng More
- Một danh sách các kiểu mẫu định dạng hiển thị
Chọn một mẫu định dạng để áp dụng cho văn bản; khi di chuyển chuột qua các mẫu định dạng, đoạn văn bản được chọn sẽ hiển thị xem trước kết quả ngay trong vùng soạn thảo Word Việc xem trước này giúp bạn kiểm soát bố cục và phong cách nhanh chóng, từ đó chọn đúng kiểu chữ, cỡ chữ và định dạng phù hợp cho nội dung.
Khi đang áp dụng bất kỳ kiểu định dạng nào, muốn quay lại kiểu mặc định ban đầu bạn nhấn chọn nhƣ hình bên
Save Selection as a New Quick Style: lưu kiểu định dạng của bạn vào danh sách để sử dụng lần sau.
Cột
Một văn bản có thể đƣợc tổ chức thành một, hai hay nhiều cột Hình thức tổ chức này có thể gặp ở các trang báo, sách, quảng cáo,
Trong xử lý văn bản, có hai cách cơ bản để định dạng cột: một là nhập nội dung trước rồi định dạng cột cho phù hợp với bố cục và chiều dài dòng; hai là định dạng cột trước khi nhập nội dung để kiểm soát số chữ và khoảng cách trên mỗi cột từ đầu, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm đọc và giảm thiểu công việc chỉnh sửa sau.
- Chọn toàn khối văn bản cần chia cột
- Chọn nhóm lệnh Page Layout
- Chọn tiếp vào lệnh Columns
Một menu lệnh hiển thị cung cấp cho bạn các kiểu định dạng cột, hãy chọn một kiểu định dạng cột thích hợp với văn bản đang soạn thảo
To customize column formatting, select More Columns Presets allow you to apply a predefined column layout Number of columns lets you specify how many columns to divide the text into Width and spacing control the column width and the space between columns.
- Các ô trong cột Col# hiển thị tên cột
- Các ô trong cột Width hiển thị chiều rộng của các cột tương ứng
Các ô trong cột Spacing cho biết khoảng cách giữa các cột và giúp quản lý bố cục dễ dàng Khi bật Equal columns width, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh chiều rộng các cột; ngược lại, bỏ chọn để tự thay đổi các tham số trên các ô giá trị tương ứng Bật tùy chọn Line between để hiển thị đường phân chia giữa các cột.
Khi thực hiện các thao tác lựa chọn, khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước các lựa chọn đó
Sau khi thực hiện xong, click OK để chấp nhận và thoát khỏi hộp thoại Columns.
THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT
Tiêu đề, chân trang, chân bài
Header và Footer là khu vực hiển thị các thông tin chung của văn bản như tiêu đề, tên tác giả và số trang Để đảm bảo các thông tin này được đồng nhất và không phải nhập lại ở từng trang, bạn nên chèn Header và Footer vào văn bản Việc này giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo, tăng tính chuyên nghiệp và thuận tiện cho việc quản lý nội dung trên toàn bộ tài liệu.
- Chọn tiếp vào biểu tƣợng lệnh Header (tiêu đề) hoặc Footer (chân trang)
- Một danh mục các mẫu tiêu đề hiển thị, chọn một mẫu thích hợp cho văn bản
Bạn có thể tự tạo tiêu đề hoặc chỉnh sửa tiêu đề bằng các tùy chọn trên giao diện: Edit Header hiển thị khung nhập liệu để bạn nhập tiêu đề; nếu bạn chọn Edit Header mà không chọn mẫu có sẵn, bạn phải tự trang trí tiêu đề theo ý bạn; Remove Header cho phép loại bỏ tiêu đề ở đầu trang, còn Remove Footer cho phép loại bỏ phần chân trang.
Khi chọn mẫu xong, lúc này trên văn bản sẽ hiển thị một khung nhập liệu cho tiêu đề
Bạn thực hiện thao tác nhập tiêu đề tương tự như việc nhập liệu trong trang văn bản (định dạng Font chữ, cỡ chữ, màu chữ )
Lúc này trên sổ thẻ lệnh sẽ xuất hiện thêm nhóm lệnh Design, cho phép bạn chỉnh sửa tiêu đề bằng các lệnh thuộc nhóm Design để tối ưu hóa giao diện và nội dung Việc sử dụng nhóm lệnh Design cho phép thao tác chỉnh sửa tiêu đề nhanh chóng, tiện lợi và nhất quán với các công cụ Design có sẵn.
- Page Number: chèn số trang thứ tự cho tiêu đề
- Date & Time: chèn ngày tháng năm cho tiêu đề
- Picture: chèn hình ảnh vào tiêu đề
- Clip Art: chèn Clip Art cho tiêu đề
- Go to Header: di chuyển đến tiêu đề trên để hiệu chỉnh, nếu tiêu đề trên đang đƣợc hiệu chỉnh thì biểu tƣợng lệnh này sẽ ẩn
- Go to Footer: di chuyển đến chân trangđể hiệu chỉnh, nếu chân trang đang đƣợc hiệu chỉnh thì biểu tƣợng lệnh này sẽ ẩn
Different First Page cho phép trang đầu tiên có tiêu đề riêng biệt so với các trang sau Khi bạn đánh dấu Different First Page, tiêu đề ở trang đầu có thể chỉnh sửa tự do mà không ảnh hưởng đến tiêu đề ở các trang khác; các trang tiếp theo sẽ giữ nguyên tiêu đề của mình Điều này giúp tối ưu hoá bố cục tài liệu và linh hoạt điều chỉnh tiêu đề trang đầu mà vẫn duy trì sự nhất quán của toàn bộ nội dung.
Different Odd & Even Pages là tùy chọn cho phép tiêu đề ở header hiển thị khác biệt giữa trang chẵn và trang lẻ Khi bật chế độ này, các trang chẵn sẽ có một tiêu đề chung, còn các trang lẻ sẽ có một tiêu đề riêng biệt, giúp bạn tạo bố cục tài liệu chuyên nghiệp và dễ đọc.
- Show Document Text: nếu đƣợc chọn sẽ hiển thị nội dung trang văn bản khi đang tạo hoặc chỉnh sửa tiêu đề (mặc định sẽ luôn đƣợc chọn)
- Header Position from Top: thay đổi giá trị để định khoảng cách giữa dòng trên cùng đầu tiên của trang văn bản so với tiêu đề trên
- Footer Position From Bottom: thay đổi giá trị để định khoảng cách giữa dòng cuối cùng dưới của trang văn bản so với tiêu đề dưới
- Close Header and Footer: nhấn để thoát khỏi vùng soạn thảo tiêu đề trở về vùng soạn thảo văn bản.
TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU
Trường văn bản
Cách trộn thƣ trong Microsoft Word
Chọn thẻ Mailing Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard
Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Xuất hiện cửa sổ New Address list , chọn Customize Columns
Tại cửa sổ Customize Address List, ta có thể thay đổi một số dữ liệu
- Delete: Xóa các trường có sẵn
- Rename: Đổi tên trường có sẵn
Sau đó điền thông tin cơ bản, ví dụ nhƣ sau:
- New Entry: Thêm dòng mới
Sau khi điền xong thông tin, chọn OK , xuất hiện cửa sổ dưới đây, đặt tên cho file rồi chọn Save
Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, chọn OK
To perform a mail merge, click More items to open the Insert Merge Field dialog Then choose Insert to add the fields you designed and place them in the correct positions within your document Once the fields are inserted in the right spots, click Next: Preview your letters to review how the merged letters will look for each recipient; for example, you’ll see personalized data appear in the placeholders as shown.
Cuối cùng, sau khi đã chèn xong nhƣ hình trên, ta tiếp tục chọn Next: Complete the merge
Tại thẻ Mailing Finish & Merge Edit Individual Documents xuất hiện cửa sổ Merge to New Document All OK
XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính
Microsoft Excel cho phép người dùng tùy chỉnh môi trường làm việc để phù hợp với nhu cầu sử dụng Để thực hiện, vào thẻ File và chọn Options, mở hộp thoại Excel nơi bạn có thể điều chỉnh các thiết lập liên quan đến giao diện, thanh công cụ và các tùy chọn làm việc khác Việc tùy chỉnh này giúp tăng hiệu suất làm việc với bảng tính và tối ưu hóa quy trình công việc của bạn.
Options xuất hiện nhƣ sau:
Trang General: cho phép tùy chỉnh môi trường làm việc với Excel như giao diện, số sheet mặc định, font mặc định khi tạo workbook mới
Trang Formulas: cho phép tùy chỉnh tính toán, làm việc với công thức, kiểm tra lỗi và các qui tắc kiểm tra lỗi
Trang Proofing is a versatile tool that lets you tailor how text is edited and formatted It offers options to select AutoCorrect Options and to automatically skip certain words or common errors using Custom Dictionaries By customizing correction rules and dictionaries, you can streamline your writing process, reduce typos, and maintain consistent style across all documents.
Trang Save cho phép tùy chỉnh cách lưu workbook, gồm các tùy chọn như phần mở rộng tệp, thời gian tự động lưu và tự động lưu phiên bản cuối khi đóng mà chưa lưu Người dùng có thể chỉ định đường dẫn tự động lưu và đường dẫn lưu mặc định, giúp quản lý tài liệu hiệu quả và nhất quán Các tính năng này giúp bảo vệ dữ liệu, tối ưu quy trình làm việc và giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin khi làm việc với workbook.
Trang Customize Ribbon: cho phép tùy chỉnh thêm hoặc bớt các tính năng vào Ribbon
Trang Add-Ins : cho phép người dùng cài đặt thêm các tính năng và các hàm không có trong Excel
Sử dụng mẫu
1 Templates trong Excel có sẵn Để tạo ra một workbook dựa trên một template có sẵn, thực hiện các bước sau đây
From the File tab, click New To choose a template from the available templates installed on your computer, click Sample templates.
Hình II.8 Để chọn một template từ Office.com Templates, bấm chọn một mục Ví dụ, click Calendars
-55- Để Download một template, chọn một template và sau đó click Download
Excel sẽ tự động tạo một workbook mới mang tên UniversalCalendar1.xlsx dựa trên mẫu UniversalCalendar.xltx Mẫu này được lưu trữ trong thư mục Templates của Excel và bạn có thể truy cập vào thư mục này bằng cách nhấp vào My templates để xem các template có sẵn (xem hình minh họa ở đầu bài) Đọc tiếp để biết thêm thông tin về cách quản lý thư mục Templates và cách sử dụng template trong Excel để tạo workbook nhanh chóng.
2 Tạo một Template trong Excel
Muốn có template riêng cho workbook, bạn có thể lưu trữ nó an toàn trong thư mục Templates để có thể tạo các workbook mới dựa trên template này mà không lo ghi đè lên các file gốc Để bắt đầu, hãy tạo một template và thực hiện các bước cần thiết để lưu trữ đúng vị trí, giúp dễ dàng truy cập và sử dụng lại template khi cần.
Trên tab File, nhấn vào nút Save As
Chọn Excel Template (*.xltx)từ danh sách các định dạng file có sẵn
Excel sẽ tự động kích hoạt thƣ mục Templates Chú ý: vị trí của thƣ mục Templates trên máy tính của bạn thường nằm ở đường dẫn:
C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Hình II.12 Để tạo ra một workbook dựa trên template này, thực hiện các bước sau đây
Trên tab File, click New
Excel sẽ tạo ra một workbook (WeddingBudget1.xlsx) dựa trên template này
Để chỉnh sửa template trong Excel, mở template bằng tab File và nhấn Open; sau khi chỉnh sửa, lưu lại và đảm bảo lưu file về đúng vị trí ban đầu của nó.
BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT
Phần III: Sử dụng trình chiế nâng cao
Chương 1: Lập kế hoạch cho việc trình chiếu
Chương 2: Trang thuyết trình chủ và các mẫu
Chương 3: Các đối tượng đồ họa
Chương 4: Liên kết, nhúng, nhập/xuất các trang chiếu, bản trình chiếu Chương 5: Quản lý các bản trình chiếu
Dù đã nỗ lực biên soạn hết sức, chúng tôi vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn với nhu cầu học tập của người dùng.
Xin chân thành cảm ơn
Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 6
I Lựa chọn chế độ và thiết lập phù hợp 6
Chương 2: ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO 12
Chương 3: THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT 288
I Tiêu đề, chân trang, chân bài 288
II Mục lục và chỉ mục 30
Chương 4: TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU 444
Phần II: XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO 50
Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 50
I Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính 50
III Bảo mật dữ liệu 577
Chương 2: THAO TÁC BẢNG TÍNH 61
III Hàm và công thức 70
V Liên kết, nhúng và nạp dữ liệu từ ngoài 90
VI Phân tích dữ liệu 93
VII Sắp xếp dữ liệu 966
VIII Kiểm tra dự hợp thức của dữ liệu 102
Chương 3: BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT 104
I Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính 104
II Lần vết các thay đổi đối với bảng tính 1055
Phần III: SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 1086
CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIỀU 1088
I Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu 1088
II Thiết kế nội dung và hình thức trình bày hiệu quả 1088
CHƯƠNG 3: CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 1155
I Định dạng các đối tƣợng đồ họa, tranh ảnh 1155
II Xử lý các đối tƣợng đồ họa 1188
III Sử dụng đồ thị, sơ đồ 1188
IV Đa phương tiện trong trang chiếu 1233
CHƯƠNG 4: LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢNG TRÌNH CHIẾU 1244
II Nhập/xuất các trang chiếu 1266
CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU 1288
I Trình chiếu theo yêu cầu 1288
II Thiết lập cách thức trình bày 1299
III Kiểm soát việc chiếu các trang 12931
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN
Tên môn học: TIN HỌC
Vị trí, tính chất của môn học:
- Vị trí: Là môn học đƣợc phân bố vào học kỳ 2, dành cho sinh viên cao đẳng
- Tính chất: Là môn học chung, bắt buộc trong chương trình đào tạo
Trình bày đƣợc các chức năng tùy chỉnh nâng cao trong Word
Trình bày đƣợc bảng tính chuyên nghiệp trong Excel
Hiểu đƣợc các hiệu ứng nâng cao trong PowerPoint để tạo ra các bài thuyết trình khác biệt và ấn tƣợng
Có trình độ Tin học tương đương chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT nâng cao
Định dạng tham chiếu, liên kết, trường và biểu mẫu trong văn bản
Thiết lập các hàm xử lý dữ liệu trong bảng tính
Ứng dụng các hiệu ứng nâng cao trong thiết kế trình chiếu
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Tích cực tham gia tự học, xây dựng bài học, làm việc nhóm
Rèn luyện tính cẩn thận, thao tác chuẩn xác
Nội dung của môn học/Mô đun
Phần I: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Chương 1: THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
I Lựa chọn chế độ và thiết lập phù hợp
1 Cài đặt trang in mặc định
Tại thẻ Page Layout, chọn Margin, lựa chọn các thông số như lề trang, hướng in,… rồi chọn nút Set As Default, chọn Yes
2 Chọn font chữ mặc định
Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải
Lựa chọn các thông số cho font, sau đó nhấn nút Set As Default
3 Chọn đơn vị trên thước đo
Chọn menu File /Options/Advanced Trong mục Show measurements in units of, chọn đơn vị đo phù hợp, OK
4 Bỏ chế độ sửa lỗi tự động
Chọn Proofing Trong nhóm When correctings spelling and grammar in Word: Click bỏ chọn tất cả các hộp chọn
5 Lưu tập tin tự động theo định kỳ
Chọn Save Trong mục Save
AutoRecover information every, chọn thời gian định kỳ Word sẽ tự động lưu những thay đổi trong tập tin Mặc định là 10 phút
6 Chọn thư mục lưu tập tin mặc định
Chọn Save, trong mục Default local file location, nhấn Browse để duyệt ổ đĩa chọn thư mục lưu tập tin mặc định
1 Sử dụng mẫu có sẵn trong Word
Chọn menu File New, nhấp chuột vào mẫu có sẵn, tập tin mới sẽ có sẵn bố cục và định dạng trang trí nhƣ mẫu
Bạn tạo một tập tin word theo mẫu riêng, khi lưu thì lưu với kiểu dotx
- Dùng lệnh File/New/My Templates, click chọn Template/OK
- Tạo nội dung tập tin mẫu, rồi lưu lại, tập tin sẽ được lưu vào thư mục chứa tập tin mẫu của Word
Hình 1.10 Để sử dụng mẫu, khi tạo tập tin mới, chọn New My Templates, các mẫu riêng sẽ hiển thị để chọn
Chương 2: ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO
1 Định dạng màu nền cho trang
- Chọn tiếp biểu tƣợng Page Color
2 Tạo hình nền bảo vệ trang văn bản
Watermark là một kỹ thuật định dạng chữ mờ ở nền trang văn bản, nằm phía dưới ký tự và có thể hiển thị các nhãn như BẢN GỐC, KHÔNG ĐƯỢC SAO CHÉP, BẢN THẢO để bảo vệ văn bản gốc và ngăn ngừa việc sao chép bằng photocopy.
- Chọn Watermark trong thẻ Page Layout
- Có thể chọn hình nền mờ (Picture watermark) hoặc chữ mờ (Text watermark)
- Chọn tiếp biểu tƣợng lệnh Page Borders trên thẻ Page Layout
Setting: lựa chọn các mẫu viền khung
- Box: viền khung bằng nét viền quanh văn bản
- Shadow: viền khung bằng hiệu ứng bóng đỗ
- 3-D: viền khung bằng hiệu ứng nét viền 3D
- Custom: khung viền tự lựa chọn theo ý bạn
Style : lựa chọn kiểu nét viền khung
Color : lựa chọn màu nét viền khung
Width : độ dày nét viền khung
- Art: lựa chọn hình để thay thế nét viền quanh khung
- Horizontal Line: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm khung viền Khi bạn nhấn chọn sẽ hiển thị hộp thoại Horizontal Line hiển thị:
- Import: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm viền khung trang văn bản
Sử dụng mẫu kiểu định dạng
Một số mẫu kiểu định dạng đƣợc tạo sẵn giúp bạn định dạng nhanh đoạn văn bản, để sử dụng bạn thao tác:
- Đặt điểm chèn con trỏ chuột tại vị trí đoạn cần định dạng
- Hiển thị các mẫu kiểu định dạng trong lệnh Style:
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng More
- Một danh sách các kiểu mẫu định dạng hiển thị
Chọn một mẫu định dạng cho văn bản và di chuột qua các mẫu định dạng để xem trước kết quả ngay trong vùng soạn thảo của Word Khi rê chuột lên các mẫu định dạng, đoạn văn bản được chọn sẽ hiển thị bản xem trước, cho phép bạn đánh giá nhanh sự thay đổi về font chữ, kích thước và kiểu chữ trước khi áp dụng chính thức.
Khi đang áp dụng bất kỳ kiểu định dạng nào, muốn quay lại kiểu mặc định ban đầu bạn nhấn chọn nhƣ hình bên
Save Selection as a New Quick Style: lưu kiểu định dạng của bạn vào danh sách để sử dụng lần sau
Một văn bản có thể đƣợc tổ chức thành một, hai hay nhiều cột Hình thức tổ chức này có thể gặp ở các trang báo, sách, quảng cáo,
Thông thường có hai cách để định dạng cột trong văn bản: nhập nội dung văn bản trước rồi sau đó định dạng cột, hoặc định dạng cột trước khi nhập văn bản Mỗi phương pháp phù hợp với từng trường hợp làm việc: định dạng cột trước giúp bố cục ổn định từ đầu, còn nhập trước rồi định dạng mang lại sự linh hoạt và thao tác nhanh khi chỉnh sửa nội dung.
- Chọn toàn khối văn bản cần chia cột
- Chọn nhóm lệnh Page Layout
- Chọn tiếp vào lệnh Columns
Một menu lệnh hiển thị cung cấp cho bạn các kiểu định dạng cột, hãy chọn một kiểu định dạng cột thích hợp với văn bản đang soạn thảo
To access custom column formatting options, open the More Columns command Use Presets to apply predefined column layouts, set the Number of columns to determine how many columns your text will span, and adjust Width and Spacing to control each column’s width and the gap between columns.
- Các ô trong cột Col# hiển thị tên cột
- Các ô trong cột Width hiển thị chiều rộng của các cột tương ứng
Các ô trong cột Spacing hiển thị khoảng cách giữa các cột tương ứng Với tùy chọn Equal columns width, bạn có thể bật để tự động điều chỉnh chiều rộng các cột hoặc tắt để tự điều chỉnh các tham số trên các ô giá trị tương ứng Tùy chọn Line between cho phép hiển thị đường phân chia giữa các cột.
Khi thực hiện các thao tác lựa chọn, khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước các lựa chọn đó
Sau khi thực hiện xong, click OK để chấp nhận và thoát khỏi hộp thoại Columns
Để tạo bảng với số hàng và cột mong muốn, bạn nhấn giữ và kéo chuột để chọn đúng số ô trong lưới Trong ví dụ minh họa, chúng ta chọn bảng có 2 hàng và 5 cột, các ô được chọn sẽ hiển thị màu cam Khi thả chuột, bạn sẽ nhận được một bảng có đúng số ô đã chọn.
Insert Table: nếu không muốn sử dụng các ô để tạo bảng, có thể nhấn chọn lệnh Insert Table Hộp thoại Insert Table hiển thị:
Table size: o Number of columns: số lƣợng cột cần tạo o Number of rows: số lƣợng hàng cần tạo
AutoFit là chế độ tự động điều chỉnh kích thước bảng trong Word, có ba tùy chọn chính: Fixed column width xác định chiều rộng cố định cho các cột (bạn có thể chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này), AutoFit to contents làm độ rộng bảng phụ thuộc vào ký tự và nội dung bạn nhập vào mỗi ô, AutoFit to window căn chỉnh độ rộng của bảng theo chiều rộng của trang văn bản, giúp bảng trông cân đối ở mọi kích thước trang.
Những định dạng này sẽ đƣợc giữ mặc định cho lần tạo bảng sau
Nhấn OK để áp dụng
Draw Table cho phép bạn vẽ bảng trực tiếp trên trang văn bản bằng cách dùng bút Bạn nhấn giữ chuột và kéo trên trang vẽ để tạo bảng; mỗi lần kéo sẽ vẽ một đường thẳng và bảng được ghép từ các đường thẳng này Nhấn giữ phím Shift để vẽ các đường thẳng ngang một cách chính xác hơn Nếu bạn kéo theo đường chéo, hệ thống sẽ tạo ra một hình chữ nhật, giúp bạn nhanh chóng xác định kích thước bảng Tính năng Draw Table mang lại cách tạo bảng linh hoạt và trực quan, hỗ trợ người dùng điều chỉnh bố cục bảng bằng cách vẽ và ghép các đường thẳng trên trang văn bản.
Kéo để tạo đường thẳng kéo theo đường chéo
Quick Tables : tạo nhanh bảng dựa theo các mẫu có sẵn
2 Trình bày bảng trên văn bản
- Click chuột phải lên trên bảng, một menu lệnh hiển thị
Format a table within the text by choosing its alignment—Left, Center, or Right If you choose Left alignment, specify the indentation from the left margin to the table using the Indent from left option.
- Text wrapping: xác định chữ trong văn bản có bao quanh bảng hay không Không bao quanh (None), có bao quanh (Around)
- Xác định xong, click OK để lựa chọn
3 Di chuyển bảng trong văn bản
- Đƣa trỏ chuột đến bảng cần di chuyển cho đến khi trên góc trái của bảng xuất hiện hình
- Đƣa trỏ chuột đến hình , trỏ chuột sẽ hiển thị hình
- Nhấn giữ chuột và đồng thời kéo bảng đến vị trí mới
4 Phóng to, thu nhỏ kích thước của bảng
Để thay đổi kích thước bảng, hãy đưa con trỏ chuột tới điểm thay đổi kích thước ở góc dưới phải của bảng cho đến khi xuất hiện ký hiệu thay đổi kích thước; sau đó di chuyển con trỏ tới hình, con trỏ sẽ chuyển sang hình khi đặt lên hình.
- Bạn nhấn giữ chuột và kéo để phóng to hay thu nhỏ bảng
5 Chia một bảng thành hai bảng Để chia một bảng thành hai bảng con có tổng số hàng bằng số hàng của bảng cũ, tiến hành theo hai bước sau:
- Đƣa dấu chèn đến hàng muốn chọn làm hàng đầu tiên trong bảng thứ hai
Bạn chọn tiếp lệnh Split Table Lập tức bảng đƣợc tách làm hai bảng
6 Tạo dòng tiêu đề bảng
Trường hợp văn bản của bạn có chứa một bảng lớn thể hiện trên nhiều trang, nên lặp lại các dòng tiêu đề bảng ở đầu mỗi trang
- Chọn hàng muốn tạo tiêu đề trong bảng
- Chọn lệnh Repeat Header Rows trong nhóm lệnh Layout
- Tiêu đề chỉ tạo ra khi nội dung của bảng chuyển sang trang văn bản mới
Để có thể hiển thị lại hàng tiêu đề của bảng trên mỗi trang, hãy chọn hàng tiêu đề trên bảng và chọn Repeat Header Rows trong nhóm Layout Sau thao tác này, hàng tiêu đề mà bạn đã chọn sẽ được lặp lại trên từng trang của tài liệu, giúp bảng dễ đọc và dễ theo dõi hơn.
7 Định dạng đường viền và nền cho bảng theo mẫu Để định dạng đường viền cho bảng, thực hiện các cách sau:
- Chọn bảng cần định dạng viền
- Trên thanh thẻ lệnh, chọn nhóm lệnh Design
Table Styles: cung cấp chọn bạn các mẫu định dạng viền:
Chọn lệnh More trong ô, một danh sách các mẫu dạng viền hiển thị Chọn một kiểu định dạng viền thích hợp cho bảng
Khi một kiểu mẫu đƣợc áp dụng, nếu muốn chỉnh sửa lại kiểu mẫu đó ta chọn lệnh Modify Table Style
Clear : xóa các mẫu định dạng viền đang áp dụng cho bảng
New Table Style : tạo một mẫu mới áp dụng cho lần định dạng viền sau
Khi nhấn Modify Table Style trong Word, hộp thoại Modify Style hiện ra cho phép bạn kiểm soát định dạng bảng một cách chi tiết Bạn có thể đặt tên cho kiểu mẫu (Name), chọn Style based on để kế thừa định dạng từ kiểu mẫu khác và chọn Apply formatting to để áp dụng các thay đổi lên vùng bảng mong muốn Các biểu tượng trong hộp thoại giúp bạn định dạng chữ (kiểu chữ, kích thước), định dạng viền cho bảng, điều chỉnh độ dày nét viền và chọn màu viền cho bảng Việc tùy chỉnh các yếu tố này giúp bảng hiển thị đúng phong cách mong muốn và nhất quán với tài liệu của bạn, đồng thời tối ưu cho người đọc và cho các công cụ tìm kiếm với các từ khóa như định dạng bảng, viền bảng, độ dày viền và màu viền.
Trong bảng, các biểu tượng giúp bạn ẩn hoặc hiện nét viền bằng cách hiển thị danh sách các tùy chọn khi bạn nhấp chọn; biểu tượng khác cho phép bạn chọn màu nền cho bảng, còn biểu tượng thứ ba hỗ trợ căn chữ trong các ô và khi chọn một biểu tượng sẽ hiển thị một bảng các tùy chọn để bạn áp dụng các thiết lập tương ứng cho bảng.
Thao tác lựa chọn xong, bạn nhấn vào nút OK để áp dụng
Ngoài các thao tác sử dụng lệnh, còn có thể sử dụng bút vẽ để vẽ trực tiếp lên viền trong bảng để thay đổi nét viền, màu viền,
- Chọn các ô muốn tô màu trong bảng
- Trên thanh thẻ lệnh, chọn nhóm lệnh Design
Nhóm Draw Borders hiển thị cung cấp cho bạn các lựa chọn:
Line Style: lựa chọn kiểu nét viền cho bảng
Line Weight: lựa chọn độ dày cho nét viền
Pen Color: lựa chọn màu sắc cho bút vẽ