Khóa luận Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

LỜI CẢM ƠN Để thực hiện nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thi ết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm quản tr ị doanh n

T ầ m quan tr ọng và ý nghĩa củ a h ệ th ố ng thông tin qu ả n lí bán hàng

Trong bối cảnh công nghệ thông tin bùng nổ, các công ty cung cấp giải pháp phần mềm ngày càng mở rộng quy mô và facing nhiều thách thức từ sự biến động của thị trường lẫn đối thủ cạnh tranh Việc quản lý phân bổ nguồn lực và tối ưu hóa quy trình vận hành trở nên khó khăn hơn khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, đòi hỏi hệ thống quản trị hiệu quả và thông suốt Lãnh đạo cần đưa ra quyết định điều hành kịp thời, đồng thời giảm thiểu sai sót để duy trì năng suất và chất lượng sản phẩm Từ đó, tối ưu hóa quản trị sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao cạnh tranh và thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Đối với mọi doanh nghiệp, bất kể ngành nghề hoạt động, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh và điều hành sẽ tăng năng suất và nâng cao hiệu quả vận hành Đầu tư CNTT giúp tối ưu quy trình làm việc, tự động hóa sản xuất và quản trị nguồn lực, từ đó giảm thiểu chi phí và rủi ro Việc chuyển đổi số là động lực cạnh tranh và cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh với nhu cầu khách hàng, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft được thành lập từ năm 2003 với kinh nghiệm hoạt động trên 15 năm Sản phẩm của Cybersoft được hơn

Cybersoft phục vụ 2000 khách hàng trên toàn quốc với đa dạng loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động và hình thức sở hữu khác nhau, luôn nhận được sự tin tưởng và sử dụng lâu dài Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp tại Việt Nam, Cybersoft không ngừng đầu tư vào công nghệ và dịch vụ để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Hàng năm, các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft liên tục nhận các giải thưởng uy tín, khẳng định chất lượng và vị thế vững chắc trên thị trường.

Sao Khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – Vinasa

Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô Công ty

Phần mềm quản lý bán hàng của Cybersoft ngày càng lớn mạnh và được đông đảo khách hàng tin dùng, giúp tối ưu quản lý thông tin dự án và khách hàng Triển khai hệ thống này cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng trên máy tính, từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng và xuất hóa đơn thanh toán Nhờ giảm thiểu thao tác thủ công và tối ưu quy trình, việc tạo đơn hàng diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian và dễ sửa đổi khi cần, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu sai sót trong quá trình bán hàng.

Với tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý bán hàng trong doanh nghiệp, em đề xuất đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft nhằm mục đích tìm hiểu và nghiên cứu sâu về quá trình quản lý bán hàng Nghiên cứu tập trung vào phân tích yêu cầu người dùng, thiết kế kiến trúc hệ thống, và phát triển các chức năng quản lý khách hàng, đơn hàng, tồn kho và báo cáo bán hàng; từ đó đề xuất các giải pháp CNTT nhằm tăng hiệu quả và cạnh tranh cho Cybersoft Bài viết sẽ xem xét các yếu tố bảo mật, khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống hiện có, đảm bảo hệ thống thông tin quản lý bán hàng phục vụ quyết định quản trị dựa trên dữ liệu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và doanh thu cho doanh nghiệp.

M ụ c tiêu và nhi ệ m v ụ nghiên c ứ u

Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft” được đề xuất với mục tiêu rõ ràng nhằm phân tích nhu cầu, thiết kế kiến trúc hệ thống và đề xuất giải pháp công nghệ thông tin phù hợp cho quản lý bán hàng Mục tiêu chính gồm tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao độ chính xác của dữ liệu, cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng khả năng mở rộng cho doanh nghiệp Các nhiệm vụ liên quan tập trung vào thu thập và phân tích yêu cầu nghiệp vụ, xây dựng mô hình dữ liệu và quy trình, thiết kế giao diện và chức năng hệ thống, lựa chọn công nghệ phù hợp, lên kế hoạch triển khai, và tiến hành kiểm thử, đánh giá hiệu quả sau triển khai.

2.1 M ụ c tiêu nghiên c ứ u Đề tài được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cybersoft

Hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin, kiến thức về hệ thống thông tin quản lí bán hàng, các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích và thiết kế phần mềm dựa trên tài liệu đặc tả yêu cầu là bước then chốt để đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng chức năng, hiệu suất và mục tiêu kinh doanh Quá trình này đồng thời xây dựng CSDL cho hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, tồn kho và báo cáo một cách nhất quán và dễ mở rộng Thông qua phân tích thiết kế dựa trên tài liệu đặc tả yêu cầu, ta xác định kiến trúc hệ thống, mô hình dữ liệu và các thành phần phần mềm, từ đó triển khai giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, tích hợp các chức năng quản lý đơn hàng, thanh toán, quản lý kho và báo cáo kinh doanh.

Nghiên cứu tập trung vào quy trình quản lý bán hàng của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, từ đó soạn thảo tài liệu đặc tả hệ thống và phân tích cách thức truyền nhận thông tin nội bộ Bài viết đánh giá hiện trạng và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng có khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp với đặc thù của Cybersoft và có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác Kết quả đề xuất một khung mô tả hệ thống cùng các giải pháp công nghệ nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao luồng thông tin và tăng cường hiệu quả kinh doanh cho nhiều đơn vị kinh doanh.

Đối tượ ng và ph ạ m vi nghiên c ứ u

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận tốt nghiệp này là hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Đề tài sẽ tập trung phân tích các vấn đề liên quan đến quản trị dữ liệu bán hàng, quy trình xử lý đơn hàng, tích hợp hệ thống và hiệu suất vận hành, nhằm đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý của hệ thống và đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp cho Cybersoft.

Thứ nhất: Hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Thứ hai: Thông qua việc tìm kiểu tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau :

 V ề không gian : Tìm hiểu mô hình quản lý bán hàng trong môi trường sản xuất kinh doanh phần mềm của Công ty Cybersoft

Về thời gian, dữ liệu được thu thập từ hai năm gần đây, cụ thể từ năm 2015 đến năm 2017, và được bổ sung bằng phân tích các kết quả từ phiếu khảo sát thực hiện vào tháng 9 năm 2018 để rà soát, đối chiếu và rút ra nhận định phù hợp với bối cảnh hiện tại.

Về nội dung: Do thời gian có hạn nên đề tài tập trung nghiên cứu các chức năng cụ thể liên quan đến quản lý bán hàng, như quản lý các danh mục chung của hệ thống (danh mục kho, danh mục đối tượng gồm khách hàng và nhà cung cấp, danh mục hàng hóa) Quản lý nhập xuất hàng hóa và các hoạt động liên quan được xem xét Phần mềm quản lý bán hàng sẽ được xây dựng bằng ngôn ngữ VB.NET và hệ quản trị CSDL SQL Server 2008 R2 để phù hợp với cấu hình máy hiện tại.

Phương pháp nghiên cứ u

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Trong quá trình thực hiện, việc phân tích thiết kế hệ thống được tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng nhằm làm rõ các thành phần, mối quan hệ và chức năng của hệ thống, từ đó hình thành các luận cứ khoa học và đề xuất giải pháp phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: Đây là phương pháp thu thập thông tin và dữ liệu về đối tượng nghiên cứu, bao gồm các yếu tố như cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phương thức quản lý nhân viên.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho khóa luận tốt nghiệp tập trung vào việc thu thập, đánh giá và hệ thống hóa các nguồn tài liệu liên quan như giáo trình và bài giảng của trường Đại học Thương Mại, cùng với tài liệu về quy trình sản xuất phần mềm và các tài liệu liên quan đến phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Cách tiếp cận này cung cấp nền tảng kiến thức vững chắc để phân tích, thiết kế và triển khai các chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng một cách toàn diện và hiệu quả.

Thu thập dữ liệu thứ cấp là quá trình bổ sung kiến thức bằng nguồn bên ngoài thông qua tài liệu tham khảo, sách báo và nội dung trên website của công ty Các nguồn này giúp em có thêm hiểu biết sâu về nghiệp vụ quản lý bán hàng, từ các khía cạnh chiến lược đến quy trình thực tiễn, nhằm nâng cao chất lượng phân tích và hỗ trợ quyết định trong quản lý bán hàng.

Thu thập dữ liệu sơ cấp là bước nền tảng cho khóa luận tốt nghiệp này Các số liệu được trình bày trong nghiên cứu được thu thập từ hai công cụ chính: phiếu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp với cán bộ công nhân viên của đơn vị nghiên cứu Việc tiến hành phiếu khảo sát giúp thu được dữ liệu về quan điểm, thái độ và thực trạng hoạt động, trong khi phỏng vấn mang lại thông tin chi tiết và sâu về các hiện tượng được quan sát Các biện pháp thu thập dữ liệu được thiết kế nhằm đảm bảo tính khách quan, đại diện và độ tin cậy của kết quả phân tích, từ đó hỗ trợ đưa ra các kết luận và giải pháp phù hợp với mục tiêu của khóa luận tốt nghiệp.

Qua quá trình tìm hiểu, tôi nắm được những thông tin cơ bản về công ty và quy trình bán hàng, từ đó xác định các chức năng phần mềm cần thiết và thiết kế hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

4.2 Phương ph áp x ử lý d ữ li ệ u

Dữ liệu thu thập được sẽ được lọc nhằm phục vụ cho việc phân tích và đánh giá một cách xác đáng nhất Công cụ Microsoft Excel hỗ trợ lập biểu đồ, từ đó rút ra các kết luận về tình hình và sự phát triển của công ty Trên cơ sở tài liệu thu thập được, ngôn ngữ SQL Server 2008 R2 và ngôn ngữ lập trình VB.NET trên môi trường Visual Studio 2010 được sử dụng để xây dựng các giao diện của chương trình Đồng thời kết hợp với việc xây dựng cơ sở dữ liệu của phần mềm và thiết kế giao diện tổng quát nhất cho hệ thống quản lý bán hàng thông qua phân tích thiết kế phần mềm.

K ế t c ấ u khóa lu ậ n

Khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung như sau:

Bài viết trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng ở Chương 1, làm nền tảng cho xây dựng các phương pháp tối ưu hóa quy trình, dữ liệu khách hàng và báo cáo kinh doanh Chương 2 phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, chỉ ra các khuyết điểm và cơ hội cải tiến để nâng cao hiệu quả vận hành Nội dung chính của bài viết nhằm cung cấp khung tham chiếu và đề xuất giải pháp tối ưu hóa hệ thống thông tin quản lý bán hàng, đồng thời tối ưu hóa tích hợp dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tăng tính nhất quán trong quản trị bán hàng Kết quả nghiên cứu hướng tới giúp Cybersoft nâng cao hiệu quả ra quyết định, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua cải tiến hệ thống thông tin quản lý bán hàng và quy trình bán hàng.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.

CƠ SỞ LÝ LU Ậ N V Ề PHÂN TÍCH, THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N LÍ BÁN HÀNG

Nh ữ ng khái ni ệm cơ bả n

1.1.1 Cơ sở lí lu ậ n v ề HTTT

Thông tin là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình phân tích và tổng hợp, nhằm phù hợp với mục đích của người sử dụng Nó có thể bao gồm nhiều giá trị dữ liệu được sắp xếp và diễn giải sao cho có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể trong một ngữ cảnh nhất định.

Hệ thống thông tin là một tập hợp và sự phối hợp giữa phần cứng, phần mềm và các hệ thống mạng nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu để phục vụ mục tiêu và nhu cầu hoạt động của tổ chức; nó tích hợp công nghệ và quy trình quản lý dữ liệu nhằm hỗ trợ ra quyết định, tối ưu hóa vận hành và tăng cường hiệu quả làm việc Việc thiết kế và vận hành hệ thống thông tin đòi hỏi cân bằng giữa an toàn thông tin, khả năng mở rộng và chi phí, đồng thời đảm bảo tính sẵn sàng và độ tin cậy của dữ liệu Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, hệ thống thông tin đóng vai trò làm trung tâm kết nối con người, quy trình và công nghệ, từ đó nâng cao khả năng thu thập dữ liệu, phân tích thông tin và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh.

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ việc ra quyết định và phối hợp kiểm soát, từ đó hướng tới đạt được kết quả mong muốn của tổ chức Nó đảm bảo dữ liệu chất lượng và kịp thời cho các phòng ban, giúp quản trị viên tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả điều hành Việc tích hợp đầy đủ các thành phần thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin là nền tảng cho quản trị doanh nghiệp để ra quyết định đúng đắn và kiểm soát hoạt động một cách có hệ thống.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống có cấu trúc linh hoạt được xây dựng trên nền tảng CNTT, bao gồm nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin cho quyết định và kiểm soát hoạt động của tổ chức MIS thu thập dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch và chuyển đổi chúng thành các báo cáo theo yêu cầu của người dùng, giúp tối ưu hoá quá trình quản trị và nâng cao khả năng ra quyết định.

Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phần cứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng

Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin

 Con ngườ i : Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực hiện việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống

 ầ ứ ng : bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng

Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau qua các đường truyền dữ liệu, hoạt động dựa trên các quy tắc truyền thông nhất định Các máy tính trong mạng giao tiếp, trao đổi thông tin và chia sẻ tài nguyên nhờ các chuẩn và giao thức truyền thông được thiết lập sẵn.

Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác thông tin từ người dùng hoặc từ các chương trình ứng dụng, phục vụ cho các mục đích khác nhau.

1.1.3 Vai trò c ủ a h ệ th ố ng thông tin qu ả n lý trong doanh nghi ệ p

HTTT đóng vai trò then chốt trong tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả công việc của nhân sự tại mọi tổ chức và doanh nghiệp Trong mọi lĩnh vực kinh doanh ngày nay, sở hữu một hệ thống thông tin mạnh không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro mà còn đẩy nhanh quá trình phát triển sản phẩm và dịch vụ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh Việc đầu tư vào HTTT mang lại lợi thế chiến lược trên thị trường toàn cầu và mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững cho tổ chức.

Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt các quyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …)

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, đồng thời kết nối hệ thống con quyết định với hệ thống con tác nghiệp Nhờ đó, hệ thống thu thập thông tin từ bên ngoài và chuyển tải các quyết định chiến lược xuống các hoạt động vận hành, giúp tối ưu hóa quản trị và hiệu quả làm việc Việc liên kết giữa các cấp quản trị và các quy trình tác nghiệp đảm bảo sự linh hoạt, đồng bộ và khả năng thích ứng với biến động của thị trường.

Thông tin phản ánh tình trạng kinh doanh của tổ chức có tác động lớn không chỉ đến quyết định vận hành hiện tại mà còn phục vụ cho dự báo và lập kế hoạch cho tương lai Việc thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu kinh doanh giúp tối ưu hóa hiệu suất, quản trị rủi ro và phân bổ nguồn lực hiệu quả Do đó, chất lượng và độ tin cậy của báo cáo kinh doanh là nền tảng cho các quyết định ngắn hạn và chiến lược dài hạn, từ đó hỗ trợ tổ chức điều chỉnh hoạt động, cải thiện lợi nhuận và tăng trưởng bền vững.

Hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt trong quá trình điều hành doanh nghiệp, giúp các hoạt động quản trị trở nên hiệu quả hơn Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và tăng năng suất, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả công việc của từng bộ phận.

Hệ thống thông tin đóng vai trò chủ chốt trong việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, tăng tính chủ động trong quá trình làm việc và khơi dậy sự sáng tạo, từ đó thúc đẩy đổi mới liên tục.

1.1.4 Quy trình phát tri ể n h ệ th ố ng thông tin

Có nhiều lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, các quan điểm này tựu trung ở một chu trình gồm các giai đoạn cơ bản của quá trình phát triển hệ thống: phân tích và xác định yêu cầu, thiết kế hệ thống, triển khai và kiểm thử, sau đó vận hành và bảo trì Sự tương đồng này giúp các nhà phân tích và thiết kế hệ thống 이해 rõ mục tiêu, phạm vi và nguồn lực cần thiết, từ đó tối ưu hóa hiệu suất, tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống, đồng thời nâng cao hiệu quả dự án và giá trị cho doanh nghiệp.

 Kh ả o sát và l ậ p k ế ho ạ ch d ự án

Quá trình khảo sát giúp người phân tích thiết kế có cái nhìn tổng quan về quy trình và nghiệp vụ của công ty nơi mình muốn xây dựng và phát triển hệ thống, từ đó nắm bắt bối cảnh hoạt động, xác định yêu cầu thực tế và đề xuất giải pháp tối ưu để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh và nâng cao hiệu quả vận hành.

Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của quá trình phát triển HTTT, giúp phân tích môi trường hiện tại và xác định bài toán cũng như nhu cầu về hệ thống Bước này tạo nền tảng cho việc xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng, từ đó định hình giải pháp HTTT phù hợp và tối ưu hóa quá trình thiết kế, triển khai và tích hợp hệ thống.

Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn :

Người phân tích sẽ đi khảo sát sơ bộ nhằm hình thành nên dự án

- Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế

- Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ?

- Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ?

Trên cơ sở kết quả khảo sát, các nhà khảo sát và nhà phát triển có thể đánh giá thực trạng hệ thống hiện tại, nhận diện điểm yếu và bất cập, từ đó đề xuất phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi dự án và các hạn chế liên quan tới mục tiêu.

Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin, các chức năng cần phát triển

- Phân tích hệ thống bao gồm các công việc cụ thể như sau :

M ộ t s ố lý thuy ế t v ề phân tích, thi ế t k ế h ệ th ố ng thông tin qu ả n lí bán hàng

Bán hàng là hoạt động nền tảng trong kinh doanh, nơi người bán và người mua gặp gỡ để thỏa thuận và đạt được mục tiêu chung: trao đổi sản phẩm Quá trình này kết nối hai bên, giúp hiểu rõ nhu cầu và mong đợi, tạo giá trị cho khách hàng và thúc đẩy doanh số cho doanh nghiệp.

Quản trị bán hàng là quá trình điều hành và quản lý tập thể hoặc cá nhân làm việc trong lĩnh vực bán hàng nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách có hiệu quả, đồng thời đạt được các yêu cầu và chiến lược kinh doanh đã đề ra Là hoạt động trọng tâm, quản trị bán hàng tối ưu hóa hiệu suất, tăng trưởng doanh thu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động bán hàng Việc quản trị bán hàng đòi hỏi sự kết hợp giữa quản lý nguồn lực, quy trình và công cụ bán hàng hiện đại để doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.

Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối theo mục tiêu đã định, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí cho các hoạt động như quản lý và thu chi Quản lý bán hàng tập trung xây dựng mạng lưới phân phối hiệu quả, quản lý tồn kho và theo dõi hiệu suất bán hàng để điều chỉnh chiến lược, nhằm tối ưu hoá chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Quản lý bán hàng có vai trò thiết yếu trong việc giải quyết các mặt kinh doanh của doanh nghiệp Mức độ hiệu quả của hoạt động bán hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp phụ thuộc vào sự kiểm soát có hiệu quả đối với hàng hóa và chi phí Khi quản lý tốt hàng tồn kho và chi phí, doanh nghiệp có thể đánh giá đúng hiệu quả bán hàng và duy trì kết quả kinh doanh ổn định.

1.2.2 H ệ th ố ng thông tin qu ả n lí bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một tập hợp các công cụ tích hợp, cung cấp đầy đủ các chức năng cho mọi quy mô doanh nghiệp — từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn — nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động ở tất cả các phân đoạn bán hàng như nhập hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng và quản lý nhân sự Hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng, đồng thời tối ưu hóa quá trình lưu trữ và truy xuất thông tin khách hàng, hàng hóa một cách tập trung và dễ dàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng ra quyết định.

Các chức năng chính của một phân hệ quản lí bán hàng gồm:

 Quản lí thông tin của hàng hóa: Không giới hạn các hàng hóa được quản lí, lưu trữ thông tin vềhàng hóa, các đơn giá của hàng hóa

Quản lý thông tin khách hàng cho phép lưu trữ không giới hạn số lượng khách hàng đồng thời bảo quản đầy đủ dữ liệu liên quan đến từng khách hàng, từ thông tin liên hệ đến hồ sơ tương tác Hệ thống cũng hỗ trợ phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu và tiêu chí như loại hình doanh nghiệp và vùng miền, giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

 Quản lí kho: Thông tin hàng hóa còn tồn tại là bao nhiêu, vị trí kho, phân loại kho theo vùng miền

 Quản lí đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng: Quản lí về doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán của khách

 Thống kê báo cáo: Hệ thống cho phép kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào mục đích của người quản trị hệ thống

Một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả không chỉ quản lý đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ và khách hàng mà còn quản lý được nhân viên bán hàng và kết xuất báo cáo cũng như kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác Đồng thời hệ thống cần cho phép truy xuất và cập nhật thông tin dễ dàng khi có sự thay đổi, đảm bảo dữ liệu đồng bộ và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

Phần mềm có khả năng quản lí hệ thống thêm bớt, phân quyền người dùng tùy thuộc vào bộ phận trách nhiệm người dùng

Khi sử dụng phần mềm vào công việc bán hàng giúp cho cá nhân, nhóm, tổ chức kiểm soát một cách hiệu quả được hoạt động kinh doanh của mình, từđó đưa ra được những quyết định đúng đắn mọi lúc mọi nơi.

1.2.3 Lý thuy ế t v ề phân tích thi ế t k ế h ệ th ố ng thông tin

Muốn có được một hệ thống thông tin tốt, đáp ứng được yêu cầu của người dùng thì hệ thống nà cũng phải trải qua các giai đoạn nhất định đó là: Khảo sát, thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo trì Trong đó giai đoạn phân tích thiết kế đóng vai trò quan trọng

Giai đoạn phân tích nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, giúp làm rõ các chức năng mà hệ thống phải thực hiện và cách dữ liệu được đề cập, thu thập và xử lý Quá trình này xác định rõ yêu cầu chức năng và phi chức năng, mô tả luồng dữ liệu, mối quan hệ giữa các thành phần, cũng như tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu Nhờ phân tích kỹ lưỡng, mọi bên liên quan có cái nhìn thống nhất về mục tiêu và phạm vi của hệ thống để từ đó thiết kế, triển khai và kiểm thử một cách hiệu quả.

Có hai cách tiếp cận chính trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin :

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng là phương pháp phân chia chương trình thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con đảm nhận một nhiệm vụ xác định Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là cấu trúc hóa hệ thống theo chức năng, từ đó dễ quản lý, bảo trì và tái sử dụng mã nguồn Cách làm theo tiếp cận Top-Down: bắt đầu từ bài toán tổng quát, phân rã dần thành các bài toán con chi tiết cho đến khi từng bài toán con có thể triển khai được dễ dàng Quá trình phân rã liên tục từ mức tổng quát xuống các phần tử nhỏ hơn giúp làm rõ các giao diện giữa các thành phần và tối ưu hóa sự phối hợp trong toàn bộ hệ thống.

Chương trình tiếp cận theo hướng Top – Down từ trên xuống dưới

 Phân tích và thi ế t k ế h ệ th ống hướng đối tượ ng

Trong cách tiếp cận hướng đối tượng, hệ thống được chia thành các thành phần nhỏ gọi là đối tượng Phần mềm được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng dựa trên nền tảng tương tác giữa chúng, cho phép mô hình hóa các mối quan hệ phức tạp và tăng tính tái sử dụng, dễ bảo trì và mở rộng khi cần.

Một số thuật ngữ liên quan tới phương pháp này :

 Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này

 Đóng gói (Encapsulation ): Không cho phép tác động trực tiếp vào dữ liệu mà phải thông qua các đối tượng trung gian

Lớp: Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp

Thành phần: là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữu một chức năng nhất định trong hệ thống

Gói (Package) là phương thức tổ chức các thành phần và phần tử của hệ thống thành các nhóm có cấu trúc rõ ràng Việc kết hợp nhiều gói với nhau cho phép tạo thành các hệ thống con đa dạng và linh hoạt, đồng thời tối ưu hóa quản lý và mở rộng hệ thống.

Trong lập trình hướng đối tượng, kế thừa cho phép một lớp kế thừa lại các thuộc tính và phương thức từ một hoặc nhiều lớp khác, giúp tái sử dụng mã nguồn và giảm sự lặp lại Đây là một kiểu quan hệ giữa các lớp được gọi là kế thừa, cho phép lớp con mở rộng và tùy biến các đặc tính của lớp cha mà không phải viết lại toàn bộ chức năng, từ đó tăng khả năng mở rộng và bảo trì của hệ thống.

 So sánh hai phương pháp hướ ng c ấu trúc và hướng đối tượ ng

Hai phương pháp trên đều có những đặc điểm riêng biệt trong đó :

Phương pháp hướng cấu trúc dựa trên tư duy phân tích rõ ràng giúp người đọc dễ hiểu ngay cả khi chưa có nhiều kiến thức về phân tích thiết kế; tuy nhiên nó không thể tái sử dụng mã và các thành phần phụ thuộc chặt vào bài toán gốc nên khó áp dụng cho các bài toán có dữ liệu khác, việc phân chia bài toán lớn thành các modul có thể gây lỗi và mô hình này khó mô tả đầy đủ hoạt động thực tế của hệ thống, do đó phương pháp hướng cấu trúc phù hợp với các hệ thống nhỏ có chức năng rõ ràng và khả năng mở rộng không cao Ngược lại, phương pháp hướng đối tượng tập trung đồng thời vào dữ liệu và hành động, cho phép hệ thống được tùy chỉnh theo người dùng và mở rộng khi nhu cầu mới phát sinh, nhờ kế thừa giúp rút ngắn thời gian phát triển và loại bỏ sự lặp lại khi khai báo, với việc sử dụng các lớp ngắn gọn tiết kiệm thời gian, thiết kế dựa trên thao tác và hành động thực tế nên dễ sử dụng cho người dùng.

Các công c ụ h ỗ tr ợ th ự c hi ệ n vi ệ c phân tích thi ế t k ế h ệ th ố ng thông tin qu ả n lí bán hàng

1.3.1 Phân tích, thi ế t k ế h ệ th ố ng qu ả n lí bán hàng b ằng phương pháp hướ ng đối tượ ng

 UML và công c ụ phân tích thi ế t k ế

UML, hay ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất, là tập hợp các ký hiệu hình học và biểu đồ được sử dụng trong phương pháp hướng đối tượng để mô tả và trình bày thiết kế của một hệ thống Là công cụ chuẩn cho thiết kế phần mềm, UML cho phép diễn đạt cấu trúc và hành vi của hệ thống thông qua các sơ đồ như sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trình tự và sơ đồ trạng thái, giúp giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên và tăng tính trực quan cho quá trình phát triển Việc áp dụng UML giúp phân tích, thiết kế và tài liệu hóa hệ thống một cách rõ ràng, từ đó dễ bảo trì, mở rộng và tối ưu hóa giải pháp công nghệ.

Mô hình được mô tả chủ yếu bằng ngôn ngữ trực quan, với phần lớn thông tin được biểu diễn bằng ký hiệu đồ họa và các liên kết giữa chúng; khi cần thiết, thông tin bổ sung được biểu diễn ở dạng văn bản Quá trình biểu diễn phải tuân thủ các quy tắc về chính xác, đồng nhất, dễ hiểu, dễ thay đổi và dễ liên kết với các mô hình khác.

Mô hình hóa các hệ thống nhằm mục dích:

 Hình dung một hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của người sử dụng

 Chỉ rõ ra các cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống

 Tạo một khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựng phần mềm

 Ghi lại quyết định các nhà phát triển để sử dụng sau này

 Các thành ph ầ n mô hình chính trong UML

Biểu đồ Use case, hay Use case diagram, là công cụ trực quan mô tả số lượng tác nhân ngoại cảnh và các mối liên hệ của họ với các Use case mà hệ thống cung cấp Đi kèm với mỗi Use case là các kịch bản thể hiện các tình huống người dùng tương tác với hệ thống và các bước thực thi để đạt được mục tiêu Nhờ vậy, biểu đồ giúp phân tích phạm vi chức năng, xác định yêu cầu chức năng và tối ưu hóa thiết kế hệ thống dựa trên mối quan hệ giữa tác nhân, Use case và các kịch bản.

Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm

Biểu đồ lớp cho thấy cấu trúc tĩnh của các lớp trong một hệ thống thực, tập trung vào các lớp là đại diện vật mà hệ thống quan tâm Các lớp được hiển thị trong biểu đồ có mối liên hệ với nhau theo nhiều cách: Quan hệ kết hợp, cộng hợp, quan hệ thực thi và quan hệ gộp, nhằm mô tả cách chúng tương tác và phụ thuộc lẫn nhau Cùng với các mối quan hệ, biểu đồ lớp còn trình bày cấu trúc bên trong mỗi lớp gồm các thuộc tính và thao tác, giúp hình dung dữ liệu và hành vi của hệ thống Nhờ đó, biểu đồ lớp là công cụ hữu ích để phân tích và thiết kế hệ thống, đồng thời làm rõ vai trò của từng lớp và mối quan hệ giữa chúng để tối ưu hóa kiến trúc.

Hình 1.3 trình bày ví dụ về biểu đồ lớp học sinh Biểu đồ trạng thái (State Diagram) là phần bổ sung cho mô tả một lớp, và nó cho thấy tất cả các trạng thái có thể có của lớp cùng với các sự kiện kích hoạt biến đổi trạng thái.

Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm thông tin

Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram) là một công cụ trong UML dùng để mô tả sự hợp tác giữa một tập các đối tượng Biểu đồ này trình bày trình tự các thông điệp giữa các đối tượng cụ thể nhằm thực thi hoạt động của hệ thống Nó cho thấy cách các đối tượng tương tác với nhau theo thời gian để đạt được kết quả mong muốn, giúp việc thiết kế, phân tích và kiểm thử hệ thống trở nên trực quan và hiệu quả Sequence Diagram hỗ trợ người phát triển hình dung luồng điều phối giữa các thành phần phần mềm và đánh giá sự phụ thuộc cũng như hiệu năng của hệ thống.

Hình 1.5: Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm giá bán sản phẩm

Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) là một công cụ UML giúp mô tả luồng các hoạt động và sự đồng bộ giữa chúng trong một chức năng cụ thể Nó thể hiện cách hoạt động được kích hoạt và chuyển tiếp giữa các trạng thái, đồng thời cho thấy mối quan hệ và phối hợp giữa các lớp hoặc giữa các lớp với nhau khi thực hiện một chức năng Việc sử dụng Biểu đồ hoạt động giúp phân tích và thiết kế hệ thống bằng cách làm rõ thứ tự thực thi, các ràng buộc đồng bộ và các điểm giao giữa các thành phần, từ đó tối ưu hóa luồng công việc và nhận diện điểm nghẽn Đây là yếu tố quan trọng trong quá trình phân tích yêu cầu và xây dựng mô hình UML của dự án.

Hình 1.6: Ví dụ biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

Biểu đồ thành phần cho thấy cấu trúc vật lý của các dòng lệnh dựa trên khái niệm thành phần Mỗi thành phần chứa thông tin về các lớp logic hoặc lớp mà nó thi hành, từ đó tạo ra một ánh xạ giữa hướng nhìn logic và hướng nhìn thành phần.

Hình 1.7: Ví dụ biểu đồ thành phần hệ thống ATM

Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) mô tả cấu trúc vật lý của phần cứng và phần mềm trong hệ thống Nó xác định vị trí thực thi của các thành phần phần mềm trên các nút mạng và thể hiện sự phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng, từ đó giúp quản lý triển khai một cách rõ ràng và có thể kiểm soát Phân tích biểu đồ triển khai hỗ trợ tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên, đảm bảo tính khả dụng, mở rộng và hiệu suất của hệ thống.

Hình 1.8: Ví dụ về một biểu đồ triển khai một HTTT cơ bản

 Quy trình phân tích thi ế t k ế h ệ th ố ng b ằ ng UML

Một quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML sẽ bao gồm các bước

Xây dựng biểu đồ Usecase dựa trên tài liệu đặc tả hệ thống là bước quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Nhà phân tích và đội ngũ phát triển xem xét các yêu cầu chức năng và người dùng để mô tả hành vi và tương tác qua các Usecase, từ mức tổng quát đến chi tiết Quá trình này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống, giúp xác định phạm vi chức năng, dữ liệu và các thành phần cần triển khai Việc phân tích Usecase theo trình tự từ tổng quan đến chi tiết cho phép xác định các trường hợp sử dụng cốt lõi và các trường hợp biên, phục vụ cho thiết kế, kiểm thử và quản lý thay đổi Nhờ tài liệu đặc tả hệ thống làm nền tảng, các Usecase được chuẩn hóa và dễ kiểm tra thông qua các kịch bản sử dụng, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình phát triển và mở rộng hệ thống sau này.

- Xây dựng các biểu đồ lớp: Xác định tên lớp, thuộc tính mà lớp đối tượng đó chứa trong đó và mối quan hệ giữa các lớp đối tượng

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái, sự chuyển trạng thái của các lớp đối tượng

- Xây dựng biểu đồ trình tự ( tuần tự ): Mô tả chi tiết các hoạt động với các mối quan hệ và đối tượng đã được xác định

- Xây dựng biểu đồ thành phần: Xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo thành phần đó

Xây dựng biểu đồ triển khai là bước căn bản để hình dung cấu trúc của hệ thống: xác định rõ các thành phần và thiết bị cần thiết để triển khai, từ máy chủ, lưu trữ và thiết bị mạng cho kết nối người dùng đến các phần mềm và dịch vụ chạy trên chúng Đồng thời, biểu đồ mô tả các giao thức truyền thông giữa các thiết bị trong hệ thống nhằm đảm bảo liên lạc, đồng bộ dữ liệu và quản lý kết nối một cách hiệu quả Việc xác định đầy đủ các thành phần và giao thức trong biểu đồ triển khai giúp tối ưu hóa bảo mật, hiệu suất, khả năng mở rộng và dễ bảo trì cho hệ thống.

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) do Microsoft phát triển, được thiết kế để hỗ trợ phát triển các ứng dụng máy tính trên Windows, cũng như xây dựng các trang web và dịch vụ web.

Visual Studio là môi trường phát triển tích hợp dựa trên nền tảng Windows API và Windows Forms của Microsoft, đi kèm một trình soạn thảo mã hỗ trợ IntelliSense và cải thiện mã nguồn, cùng debugger tích hợp cho cả gỡ lỗi ở mức nguồn và mức máy Các công cụ thiết kế đi kèm cho phép xây dựng giao diện người dùng, thiết kế web, thiết kế lớp và sơ đồ cơ sở dữ liệu, đồng thời hỗ trợ mở rộng bằng plug-ins để thêm chức năng ở nhiều cấp độ Nhờ đó, Visual Studio có thể tích hợp hệ quản lý phiên bản như Subversion và bổ sung các bộ công cụ mới cho biên tập, thiết kế trực quan và các ngữ cảnh ngôn ngữ đặc thù trong quy trình phát triển phần mềm.

Trong đó Visual Studio hỗ trợ nhiều các ngôn ngữ lập trình khác nhau cho phép người dùng lập trình nhiều ngôn ngữ khác nhau như C++, C#, VB.Net …

Các giao diện màn hình của phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế bằng các công cụ tích hợp trong Visual Studio, nổi bật với DevExpress – bộ control hữu ích cho thiết kế và phát triển phần mềm, website Với NET, DevExpress thay thế hầu hết các control của Visual Studio, giúp thiết kế giao diện người dùng đẹp hơn và làm cho quá trình lập trình nhẹ nhàng hơn, đặc biệt trong việc tương tác dữ liệu.

SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc phổ biến được sử dụng để tạo, sửa đổi và lấy dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Đây là chuẩn ngôn ngữ cho quản trị dữ liệu quan hệ, cho phép định nghĩa bảng, thiết lập quan hệ giữa các bảng và thực thi các thao tác dữ liệu thông qua các câu lệnh như SELECT, INSERT, UPDATE và DELETE, được hỗ trợ rộng rãi trên các hệ quản trị như MySQL, PostgreSQL, Oracle và SQL Server.

T ổ ng quan v ề Công ty

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (CYBERSOFT) được thành lập từ năm 2003 và là một doanh nghiệp chuyên sâu sản xuất, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm quản lý tài chính, kế toán cùng các giải pháp công nghệ thông tin hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.

Tên tiếng anh: Cybersoft for business management joint stock company

Giám đốc đại diện: Ông Lê Toàn Cảnh

Logo chính thức của Công ty

Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cybersoft

(Nguồn: Website Cybersoft.com.vn )

Hình thức sở hữu: Công ty Cổ phần

Số chi nhánh Công ty :2 Địa chỉ trụ sở chính: Số 25 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa, Thành phố

Email: sales@cybersoft.com.vn

Website: WWW.Cybersoft.com.vn

Với trên 15 năm kinh nghiệm hoạt động, chúng tôi chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phần mềm quản lý tài chính kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam Đồng thời, chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP nhằm tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý tài chính chặt chẽ.

2.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Cybersoft là tên viết tắt của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp, được thành lập từ năm 2003 Đội ngũ kỹ sư và chuyên gia tài chính kế toán của Cybersoft có hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ, quy trình vận hành quản lý doanh nghiệp và khả năng ứng dụng công nghệ để tạo ra các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp chất lượng đáp ứng nhu cầu quản lý của khách hàng.

Với 5 năm thành lập Công ty đã thu được rất nhiều thành tích và được khách hàng công nhận tin tưởng sử dụng sản phẩm & dịch vụ tiêu biểu như:

Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Công ty được nhận giải thưởng Sao Khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam

Tập khách hàng hơn 2000 đang ngày càng được mở rộng Khách hàng của

Công ty không những rộng về số lượng mà còn rất đa dạng về ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh.

Hiện nay công ty có hơn 2000 khách hàng đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của mình, chứng tỏ uy tín và khả năng cung cấp giải pháp phù hợp với nhu cầu thị trường Công ty đã xây dựng được tập khách hàng tiêu biểu và có nhiều khách hàng đang sử dụng ERP, minh chứng cho chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả của hệ thống quản trị doanh nghiệp mà công ty cung cấp.

Một số ví dụ về tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ, sản phẩm của Công ty:

Ngành ngề kinh doanh Tên doanh nghiệp

Sản xuất vật liệu xây dựng Cty Xi Măng Hải Phòng

Cty Xi Măng Đô Lương

Xây lắp đóng tàu Cty đóng tàu Hà Nội

Cty CP Sông Đà 909 Khai thác khoáng sản Cty Xăng dầu Hồng Quân

Cty CP vàng đá quý Hà Nội Tài chính chứng khoán Cty CPCK An Bình

Cty CP CK Gia Anh Kinh doanh và dịch vụ sửa chữa ô tô Toyota Láng Hạ

Bảng 2.1: Tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn)

Tập khách hàng sử dụng giải pháp ERP

Hình 2.1: Khách hàng sử dụng dịch vụ ERP của Công ty

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn)

Qua đó cho thấy tập khách hàng của công ty không những đa dạng về hình thức sở hữu mà còn đa dạng về hình thức kinh doanh và ngành nghề hoạt động Sự đa dạng này thể hiện uy tín và sự tin tưởng của khách hàng dành cho công ty, đồng thời củng cố vị thế và hình ảnh thương hiệu trên thị trường.

Cơ cấ u t ổ ch ứ c c ủ a Công ty

2.2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn

2.2.2 Vai trò các b ộ ph ậ n trong ho ạt độ ng c ủ a Công ty

 CSD/ Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber Sale Department ):

Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới nhằm mở rộng phạm vi và chất lượng dịch vụ Phòng xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, cung cấp hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ và sản phẩm do công ty cung cấp.

 CEB / Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department): Khỏa sát quy trình tại doanh nghiệp, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn và triển khai giải pháp ERP

CAD – Phòng quản trị tài chính (Cyber Administrative Department) chịu trách nhiệm thực hiện công tác văn phòng, thủ tục hành chính và lưu trữ hồ sơ Phòng cũng sắp xếp, tổ chức các hoạt động của Công ty, giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT đối với cơ quan quản lý nhà nước.

CFD – Phòng Tài chính Kế toán (Cyber Financial Account Department) là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi toàn diện công tác kế toán của Công ty, quản lý công nợ phải thu và phải trả, đồng thời thực hiện hạch toán và báo cáo với cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý.

 CSB / Phòng giải pháp các danh nghiệp (Cyber Solution For Business

Bộ phận Tư vấn triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và tối ưu hóa hệ thống, đồng thời soạn thảo hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người dùng Với khả năng thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, chúng tôi đảm bảo tích hợp đầy đủ các chức năng quản trị tài chính và quản trị doanh nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu tùy biến một cách linh hoạt, an toàn và hiệu quả.

 CSC/ Phòng bảo hành và hỗ trợ khách hàng (Cyber Customers Support and

Warranty Department): Tư vấn hỗ trợkhách hàng qua điện thoại, Email, Web hoặc tại trụ sử của khách hàng khi có yêu cầu

CRD – Phòng Nghiên cứu và Phát triển sản phẩm (Cyber Research and Production Development Department): Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới dựa trên nền công nghệ tiên tiến nhất nhằm đảm bảo Cybersoft luôn nâng cao tiện ích, mở rộng chức năng phân hệ và tăng cường quản trị cũng như phân tích dữ liệu cho các sản phẩm.

Các d ị ch v ụ

Tại Công ty, các dịch vụ luôn được cung cấp kèm sự hỗ trợ chuyên nghiệp nhằm mang lại giá trị tối đa và sự hài lòng cho khách hàng Các dịch vụ mà Công ty cung cấp được thiết kế để đáp ứng đa dạng nhu cầu, tối ưu hóa hiệu quả và mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

D ị ch v ụ tư vấ n thi ế t k ế và mã hóa thông tin

Cung cấp dịch vụ nhằm giúp tránh việc trùng lặp mã hóa cho đối tượng ( Một đối tượng nhiều mã )

Tối ưu hóa phân tích số liệu đầu ra – dựa vào các phân nhóm theo hình cây bộ mã

Là một trong những dịch vụ trọng yếu trong quá trình thực hiện, xây dựng và ứng dụng hệ thống phần mềm vào quản lý tại khách hàng, chúng tôi cung cấp giải pháp triển khai toàn diện với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ của khách hàng Khách hàng sẽ được hưởng dịch vụ triển khai được thiết kế phù hợp với nhu cầu và nghiệp vụ, đảm bảo hệ thống được cấu hình đúng, tích hợp liền mạch với quy trình vận hành và tối ưu hóa quản trị dữ liệu Quy trình triển khai được thiết kế bài bản từ phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai, kiểm thử đến bàn giao vận hành, nhằm mang lại hiệu quả quản lý và hiệu suất làm việc cao cho khách hàng.

2.3.3 Dịch vụ tư vấn quy trình

Chuyển đổi từ quản lý thủ công sang quản trị hệ thống trên phần mềm đòi hỏi các quy trình được thiết kế rõ ràng và mang tính khoa học Tại Cybrsoft, đội ngũ chuyên gia dày kinh nghiệm sẽ tổ chức lại các quy trình của doanh nghiệp và tư vấn cho khách hàng các quy trình quản trị trên hệ thống một cách khoa học, chặt chẽ và đơn giản.

Công ty cung cấp dịch vụ lắp đặt và triển khai phần mềm cho hệ thống máy của khách hàng, đồng thời cập nhật báo cáo tài chính, báo cáo thuế và nghiệp vụ kế toán; quá trình này bao gồm cập nhật và sửa đổi phần mềm đã cài đặt để đảm bảo phù hợp với luật và các chế độ kế toán hiện hành.

Chúng tôi cung cấp hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng, từ hướng dẫn thao tác và nghiệp vụ đến khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố Đồng thời, quản lý quyền truy cập được thực hiện thông qua cập nhật và rà soát phân quyền người dùng mỗi khi có sự thay đổi về quyền đăng nhập vào phần mềm, nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tính nhất quán của dữ liệu và hiệu quả vận hành hệ thống.

Bảo trì hệ thống là công đoạn cuối cùng trong quá trình triển khai hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp Việc bảo trì không chỉ tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn khẳng định uy tín và dịch vụ lâu dài của sản phẩm, đồng thời đảm bảo sự ổn định, hiệu suất vận hành và giảm thiểu sự cố cho hệ thống.

Tình hình ho ạt độ ng c ủa công ty 3 năm gần đây

Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2015 – 2017 Đơn vị: VNĐ

Doanh thu 199.288.297.614 223.214.985.414 345.052.528.908 Lợi nhuận trước thuế 5.999.977.456 8.419.653.970 10.467.426.763 Lợi nhuận sau thuế 4.799.981.965 7.468.845.743 9.108.956.525

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình tăng trưởng doanh thu Công ty giai đoạn

(Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên giai đoạn 2015- 2017)

Nhận xét: Thông qua việc thu thập số kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể đưa ra một số nhận xét như sau :

Hoạt động kinh doanh của công ty đang tăng trưởng liên tục, thể hiện qua sự tăng đều của tổng tài sản theo các năm Trong giai đoạn 2015–2017, tổng doanh thu đạt mức cao nhất, vượt quá 345 tỷ đồng, đồng thời tăng khoảng 122 tỷ đồng so với năm 2016 và khoảng 146 tỷ đồng so với năm 2015.

Tình hình ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin và h ệ th ố ng thông tin c ủ a Công ty

2.5.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin

Thông tin được lấy từ nguồn thông tin nội bộ và nguồn thông tin từ bên ngoài

Nguồn thông tin nội bộ là tài nguyên được nhân viên khai thác và sử dụng để phục vụ công việc hàng ngày Nhân viên được cấp quyền đăng nhập vào hệ thống phần mềm của công ty, các yêu cầu từ người dùng được gửi tới máy chủ và chờ xử lý cho đến khi nhận được kết quả.

- Nguồn thông tin ngoài được thu thập qua file Excel từ đó lập lên báo cáo phù hợp với phần mềm

 X ử lý và lưu trữ thông tin

- Với thông tin nội bộ, nhân viên sau khi xử lý có trách nhiệm với thông tin ấy và đảm bảo cho việc an toàn bảo mật thông tin với hệ thống

Các tin tức nội bộ và quyết định của công ty được thông báo bằng nhiều kênh khác nhau: thông báo trực tiếp tới nhân viên, đăng trên bảng tin nội bộ hoặc gửi qua email tới từng người tùy thuộc vào loại thông tin.

Thông tin được thu thập từ nguồn bên ngoài sau khi trải qua quá trình xử lý và phân tích sẽ được lưu trữ thành hồ sơ trên CSDL của công ty, nhằm phục vụ cho các công việc và hoạt động sau này.

- Thực hiện phân quyền người dùng trong quá trình khai thác thông tin trên CSDL

- Luôn diễn ra quá trình Backup dữ liệu hàng ngày và theo chu trình được lên lịch sẵn

- Khả năng bảo mật CSDl còn chưa cao

2.5.2 Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin

Công ty trang bị đầy đủ thiết bị máy tính cho nhân viên và điều chỉnh cấu hình theo tính chất công việc Nhân viên ở các bộ phận như kế toán và bảo trì được cấp máy tính để bàn, đảm bảo hiệu suất và ổn định cho các tác vụ văn phòng và quản lý dữ liệu Trong khi đó, đội ngũ phát triển phần mềm và lập trình được trang bị laptop nhằm tối ưu sự linh hoạt, thuận tiện cho công việc tại văn phòng và khi làm việc với khách hàng ở bên ngoài.

 Trang thiết bị phần cứng

STT Tên phần cứng Sốlượng

Bảng 2.2: Trang thiết bị phần cứng tại Công ty

- Tổng số máy chủ: 1 máy Đặt tại văn phòng chính của Công ty tại Hà Nội Nhãn hiệu IBM System x3650 - M3 cấu hình máy - Xeon 4C E5620 80W, 2.40GHz/1066MHz/12MB,

Có tổng cộng 20 máy tính để bàn được cung cấp cho văn phòng, với đa dạng các dòng máy và cấu hình khác nhau Các thiết bị này chủ yếu đến từ Acer và LG, nhằm phục vụ cho nhân viên làm việc tại văn phòng.

- Máy in: 2 máy HP laserjet 1319NF, kiểu máy in Laser đa chức năng, tốc độ

27 trang /phút với bộ nhớ 64MB và Epson: in phun màu đa năng, 37ppm A4, 5760x1440dpi

- Camera: được trang bị với 9 thiết bị camera Dome Hik Vision Tvi Hik – HD95H8T lắp đặt tại văn phòng của Công ty

( Nguồn: Phiếu điều tra, khảo sát tại Công ty Cybersoft )

 Các ph ầ n m ề m ứng đượ c s ử d ụ ng

Hiện nay tại công ty, hệ điều hành Windows được áp dụng phổ biến vì dễ cài đặt và tương thích tốt với phần cứng của công ty Bên cạnh đó, các hệ điều hành khác như macOS và Linux cũng được sử dụng cho các máy có cấu hình khác nhau nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu công việc và tối ưu hóa hiệu suất.

Trong công ty, các phần mềm văn phòng phổ biến được triển khai cho các bộ phận phòng ban, bao gồm Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010 và PowerPoint 2010; phiên bản này được áp dụng trên toàn hệ thống nhằm tối ưu hóa quản lý dữ liệu, soạn thảo văn bản và trình chiếu thông tin một cách hiệu quả.

- Công cụ nén và giải nén tập tin như Zip, Winrar.

- Phần mềm gõ tiếng việt Unikey

Các phần mềm liên lạc nội bộ như Zalo và Skype được triển khai nhằm tăng cường liên lạc giữa các bộ phận trong công ty, kể cả khi không có mặt tại văn phòng Nhờ công cụ này, việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và phối hợp công việc được duy trì liên tục, ngay cả khi làm việc từ xa.

Phần mềm TeamViewer 12 đóng vai trò quan trọng đối với các phòng bảo trì và kỹ thuật trong công tác hỗ trợ và giám sát khách hàng khi gặp sự cố Với khả năng kết nối từ xa an toàn và nhanh chóng, TeamViewer 12 cho phép đội ngũ kỹ thuật nhận diện, chẩn đoán và khắc phục sự cố mà không cần có mặt tại hiện trường, đẩy nhanh thời gian phản hồi và nâng cao hiệu quả bảo trì Giải pháp này cung cấp các tính năng như giám sát từ xa, chia sẻ màn hình và điều khiển từ xa, giúp lưu trữ hồ sơ sự cố và tối ưu quy trình xử lý, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng Việc triển khai TeamViewer 12 giúp giảm chi phí vận hành, tăng hiệu suất làm việc cho nhóm hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì, mang lại trải nghiệm hỗ trợ mượt mà cho khách hàng.

Phần mềm quản lý tài chính CyberAccounting là trung tâm lưu trữ thông tin tài chính và kế toán của bộ giải pháp ERP do Công ty nghiên cứu và phát triển Phần mềm hỗ trợ toàn diện các công việc kế toán từ quản lý dòng tiền, kế toán tổng hợp đến lập báo cáo tài chính và tính giá thành sản phẩm trong quá trình sản xuất Nhờ tích hợp đầy đủ các chức năng này, công tác quản lý được tinh giản và CyberAccounting trở thành công cụ mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và thực thi các chiến lược hoạch định.

 Ph ầ n m ềm đả m b ả o an toàn thông tin

Các phần mềm diệt Virus được áp dụng như Firewall, antivirus của BKAV

Trong hệ thống, các máy trạm được kết nối với nhau qua mạng LAN, Wi-Fi và Internet để truyền nhận thông tin giữa các máy và giữa các phòng ban Việc kết nối liên tục này đảm bảo dữ liệu được trao đổi nhanh chóng và an toàn, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu, tăng cường phối hợp làm việc và quản lý tài nguyên hiệu quả trên toàn hệ thống.

 Cơ sở d ữ li ệ u và qu ả n tr ị cơ sở d ữ li ệ u

SQL Server 2008 R2 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ giúp lưu trữ thông tin hiệu quả, có ưu điểm sử dụng miễn phí, dễ dùng và thao tác nhanh, hiệu quả cho doanh nghiệp Quá trình khai thác được phân quyền và bảo mật, sao lưu dữ liệu được thực hiện thường xuyên, nên phần mềm này đã và đang được công ty áp dụng.

 H ệ th ố ng thông tin chung

Công ty hiện chưa thành lập bộ phận riêng phụ trách quản trị và bảo mật thông tin nên vẫn còn nhiều khó khăn trong việc đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các chuẩn bảo mật Thiếu bộ phận quản trị khiến các quy trình quản lý quyền truy cập, giám sát rủi ro và xử lý sự cố còn thiếu nhất quán Tuy nhiên, công ty đã triển khai phân quyền truy cập vào HTTT, giúp kiểm soát quyền người dùng và nâng cao bảo mật thông tin trong toàn tổ chức, đồng thời tăng cường hiệu quả quản trị thông tin và an toàn dữ liệu.

100% nguồn nhân lực của Công ty tốt nghiệp đại học, có khả năng tư duy phân tích và sử dụng máy tính thành thạo, đồng thời sở hữu kiến thức CNTT vững vàng và hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ Nhờ những yếu tố này, đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả tại các phòng ban trọng yếu như Phòng bảo trì, Phòng kế toán và Phòng nghiên cứu triển khai, đóng góp vào hiệu quả vận hành và sự phát triển của Công ty.

Th ự c tr ạng và đánh giá về h ệ th ố ng thông tin qu ả n lí bán hàng c ủ a Công ty

2.6.1 Quy trình bán hàng t ạ i Công ty Cybersoft

Trước khi tin học hóa quá trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, các hoạt động quản lý bán hàng vẫn diễn ra bằng phương thức thủ công Nhân viên bộ phận kinh doanh sau khi nhận đơn hàng sẽ lưu trữ thông tin khách hàng bằng các công cụ như Microsoft Word và Microsoft Excel kết hợp với sổ sách, khiến dữ liệu khó quản lý và dễ bị thất lạc Quá trình thủ công này làm giảm tính nhất quán, ảnh hưởng đến khả năng theo dõi, báo cáo và ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực Việc số hóa quản lý bán hàng không chỉ tăng tính chính xác mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Công ty cung cấp các dịch vụ tư vấn, triển khai và giải pháp phần mềm cho các phòng ban như Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Bảo hành và Phòng Kinh doanh Hoạt động bán hàng do Phòng Kinh doanh đảm nhiệm chính; trước khi đưa ra quyết định bán hàng, khách hàng sẽ nhận được bảng báo giá của Công ty với các thông tin cơ bản về hàng hóa và dịch vụ Đơn đặt hàng từ khách hàng có thể được gửi qua nhiều hình thức và được kiểm tra bởi bộ phận Kiểm tra Đơn đặt hàng; các đơn đặt hàng hợp lệ sẽ được đưa vào quy trình xử lý đơn đặt hàng và hóa đơn.

Khi một đơn hàng được ký kết, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn bán hàng Việc thanh toán cho công ty sẽ dựa trên các mục được ghi trên hóa đơn Hóa đơn bán hàng cũng được coi như phiếu bảo hành, tùy thuộc vào dịch vụ khách hàng đã đăng ký và những gì khách hàng sử dụng Trong thời gian bảo hành, bộ phận bảo hành sẽ hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc mà khách hàng gặp phải.

Việc lưu trữ và quản lý thông tin về hàng hóa và dịch vụ, nhân viên và khách hàng được thực hiện bằng các phương pháp lưu trữ truyền thống như Word và Excel Nhân viên có thể tra cứu thông tin khách hàng một cách nhanh chóng bằng mã khách hàng, đồng thời vị trí lưu trữ hồ sơ của khách được sắp xếp theo thứ tự thời gian giao dịch để dễ theo dõi và quản lý dữ liệu một cách có hệ thống.

 Các ph ầ n m ề m ứ ng d ụ ng ph ụ c v ụ cho ho ạt độ ng qu ả n lí bán hàng t ạ i Công ty

Hiện nay, hoạt động quản lý bán hàng của công ty vẫn diễn ra ở mức thủ công, khiến quy trình xử lý đơn hàng chậm lại và dễ phát sinh sai sót trong quản trị dữ liệu Thông tin được lưu trữ và truy xuất dựa trên các phần mềm có sẵn, nhưng chưa có hệ thống tích hợp toàn diện để đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban Tình trạng này làm giảm tính nhất quán của dữ liệu, khó theo dõi doanh số, trạng thái đơn hàng và hành vi khách hàng Để nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa quản trị bán hàng, công ty có thể xem xét cập nhật hoặc tích hợp các giải pháp quản lý hiện đại như CRM và ERP hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung, nhằm tự động hóa các thao tác, giảm các thao tác thủ công và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

 Phần mềm hệ thống: Window 8

 Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV

 Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụ cho việc soạn thảo thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng

2.6.2 Đánh giá ưu nhược điể m c ủ a ho ạt độ ng qu ả n lí bán hàng hi ệ n t ạ i

Qua quá trình thực tập tại Công ty Cybersoft cho thấy hệ thống quản lý bán hàng hiện tại đã không còn phù hợp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp Khi quy mô khách hàng và số lượng giao dịch ngày càng tăng, lượng thông tin khách hàng và dữ liệu giao dịch cũng tăng lên đáng kể Phương thức quản lý và lưu trữ thông tin theo cách truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế như tốc độ xử lý chậm, độ chính xác dữ liệu còn chưa cao và mức độ an toàn bảo mật thông tin còn yếu Để đáp ứng yêu cầu tăng trưởng và nâng cao hiệu quả quản trị dữ liệu khách hàng, cần xem xét cải thiện hệ thống CRM, tự động hóa quy trình bán hàng và tăng cường bảo mật thông tin.

Cybersoft là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm cho nhiều ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh khác nhau Hiện nay, ban giám đốc tập trung đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao năng lực vận hành Quy trình bán hàng cho một sản phẩm tại công ty được xây dựng và thực thi theo một quy trình chuẩn, giúp quản lý thông tin các giao dịch với khách hàng hiệu quả Bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán là hai đơn vị chịu trách nhiệm chính trong hoạt động bán hàng và có nhiệm vụ theo dõi chi phí và nhân sự cho các dự án liên quan.

Việc sử dụng các phần mềm tin học văn phòng có sẵn cho công tác quản lý giúp công ty tiết kiệm chi phí ban đầu cho các trang thiết bị phục vụ cho quản lý bán hàng Khi các công cụ văn phòng phổ biến được tận dụng, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư hạ tầng CNTT và thiết bị, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và hoạt động bán hàng.

Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và kĩ năng về trang thiết bị hiện đại

Việc quản lý thông tin khách hàng theo phương pháp truyền thống đã không còn phù hợp với quy mô công ty và khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, khiến hoạt động quản lý bán hàng hiện tại gặp nhiều khó khăn Điều này làm giảm hiệu quả chăm sóc khách hàng và hiệu suất bán hàng Để khắc phục, cần xem xét triển khai hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và tự động hóa quy trình bán hàng để tối ưu hóa lưu trữ, xử lý dữ liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng trưởng doanh thu.

Tốc độ xử lý truy xuất thông tin bán hàng còn chậm là một nhược điểm đáng chú ý của hệ thống quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp Việc xử lý thông tin bán hàng nhanh chóng sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp rút ngắn thời gian ra quyết định, tối ưu quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng Khi hệ thống có khả năng xử lý dữ liệu nhanh và chính xác, doanh nghiệp có thể quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và dự báo doanh thu một cách hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng lợi nhuận.

Thiếu tính đồng bộ thông tin khiến dữ liệu được xử lý và lưu trữ ở nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến tình trạng trùng lặp và dư thừa thông tin Điều này làm giảm tính nhất quán của dữ liệu, khó khăn trong quản trị và khai thác thông tin, đồng thời lãng phí tài nguyên lưu trữ Để tối ưu hóa quản trị dữ liệu và nâng cao hiệu quả lưu trữ, cần thực hiện đồng bộ dữ liệu và ngăn ngừa trùng lặp từ nguồn gốc.

Thông tin chưa được đồng bộ khiến tính chính xác của dữ liệu giảm xuống; quá trình lưu trữ và xử lý lại diễn ra thủ công, dẫn đến sai lệch và mất dữ liệu, làm giảm đáng kể độ tin cậy và tính nhất quán của thông tin.

Công ty lưu trữ thông tin chủ yếu trên các phần mềm văn phòng kết hợp với hồ sơ sổ sách, khiến tính an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu chưa cao Khi xảy ra sự cố, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu thường bị hạn chế hoặc thậm chí không thể thực hiện.

2.6.3 K ế t qu ả phân tích th ự c tr ạ ng v ấn đề xây d ự ng ph ầ n m ề m qu ả n lý bán hàng cho Công ty Cybersoft

Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp với cán bộ, công nhân viên để thu thập số liệu phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp Các số liệu này được tổng hợp và phân tích một cách có hệ thống, từ đó rút ra các kết luận xác đáng cho khóa luận và hỗ trợ việc trình bày kết quả nghiên cứu một cách rõ ràng.

Số phiếu phỏng vấn: 5 Phiếu

Nhìn chung, kết quả phỏng vấn giúp làm rõ quy trình nghiệp vụ bán hàng đang diễn ra tại Công ty, từ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng đến xử lý đơn hàng, quản lý trạng thái giao dịch và chăm sóc sau bán hàng Bài viết tổng hợp các thông tin liên quan đến cơ sở hạ tầng CNTT, các hệ thống phần mềm đang triển khai (CRM, ERP, quản lý kho) và mức độ tích hợp giữa HTTT với CNTT tại Công ty hiện nay Đồng thời, thông tin về nguồn nhân lực tham gia hoạt động bán hàng được nêu rõ, bao gồm số lượng, trình độ và phân công nhiệm vụ của từng bộ phận Kết quả cho thấy mức độ ứng dụng HTTT và CNTT trong công ty ở mức vừa phải đến cao, với những lĩnh vực số hóa được đẩy mạnh và những điểm cần cải thiện để tăng hiệu quả bán hàng Lĩnh vực hoạt động của Công ty được phản ánh qua việc áp dụng công nghệ nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý khách hàng, từ đó hỗ trợ chiến lược tăng trưởng và cạnh tranh trên thị trường.

Định hướ ng phát tri ể n c ủa Công ty giai đoạ n 2018-2020

Trong xu hướng công nghệ 4.0, Công ty cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (Cybersoft) ngày càng khẳng định tên tuổi và thương hiệu bằng cách liên tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao Sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và hiểu biết sâu về nghiệp vụ kinh tế cho phép Cybersoft đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Với khát vọng, trí tuệ và tâm huyết, Cybersoft xây dựng chiến lược trở thành nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP).

Hiện nay quy mô của công ty không ngừng mở rộng, tập khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty ngày càng tăng Công ty đặt mục tiêu tối ưu hoá chất lượng quản lý bán hàng và cải thiện quy trình bán hàng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đẩy mạnh tăng trưởng kinh doanh.

Trong thời gian tới, giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) CYBER ENTERPRISE 9.0 sẽ được công ty tập trung xây dựng và triển khai với nhiều cải tiến nhằm tối ưu hóa các nghiệp vụ của khách hàng Công ty sẽ tập trung phát triển phân hệ quản lý bán hàng để tự động hóa toàn bộ quy trình từ khi tiếp cận đơn hàng cho tới khi thanh toán được hoàn tất Phân hệ này giúp quản lý bán hàng hiệu quả hơn bằng cách giảm thiểu thao tác thủ công, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và đảm bảo đúng thời gian, đồng thời giảm thiểu sửa chữa, chỉnh sửa trong công tác bán hàng.

Đặ t bài toán

Phần mềm quản lí bán hàng cho Công ty Cybersoft được xây dựng trên mô tả như sau:

Phòng kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng của công ty Tại đây, đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi thông tin về sản phẩm và giá thành với khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu và tư vấn giải pháp phù hợp Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong chiến lược doanh thu bằng cách nắm bắt yêu cầu của khách hàng, giới thiệu sản phẩm, đưa ra báo giá cạnh tranh và theo dõi quá trình đặt hàng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Khi khách hàng đồng ý, bộ phận kinh doanh sẽ lập một đơn hàng để lưu giữ yêu cầu của khách và ghi nhận trên hệ thống Thông tin của đơn hàng được lưu gồm: Mã đơn đặt hàng, Mã hàng hóa, Mã khách hàng, Ngày chứng từ, Ngày thanh toán, Tổng số lượng, Tổng tiền Đồng thời bộ phận kinh doanh cập nhật thông tin của khách hàng trên phần mềm, các thông tin được lưu gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Fax, Email, Tên khách hàng VAT để tiện khi giao dịch với khách hàng.

Mỗi nhân viên hoặc ban giám đốc khi truy cập hệ thống phải có tên đăng nhập và mật khẩu riêng biệt để bảo mật và quản lý quyền truy cập Trong khoảng thời gian từ khi đơn hàng được lập đến khi thanh toán kết thúc, khách hàng sẽ thanh toán theo từng đợt theo thỏa thuận trong đơn hàng Mỗi lần thanh toán, bộ phận kinh doanh sẽ lập hóa đơn cho khách hàng nhằm ghi nhận giao dịch và số tiền phải thanh toán Thông tin trên hóa đơn được lưu trữ đầy đủ gồm mã hóa đơn, ngày thanh toán, tổng số tiền, tổng số lượng, mã hàng hóa và thời hạn thanh toán.

Theo chỉ đạo của cấp trên, hàng tuần hoặc hàng tháng bộ phận kinh doanh lập báo cáo và gửi lên ban giám đốc Các báo cáo kèm thống kê cho phép giám đốc đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh của công ty và từ đó xác định mục tiêu cũng như đề ra các phương án điều chỉnh nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng những mục tiêu chính như sau:

- Giúp nhân viên thuận lợi trong việc quản lí các thông tin về tình hình kinh doanh của công ty mình: Số lương sản phẩm, số lượng bán

- Giúp nhân viên thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng tra cứu, truy xuất số liệu phục vụ cho công tác kiểm tra giám sát

- Giúp cho người quản lí, nhân viên thuận tiện cho việc tra cứu các thông tin: hàng hóa, kho phục vụ nhanh chóng cho công tác bán hàng

3.2 2 Xác định yêu cầu của hệ thống

Phần mềm quản lí bán hàng nhằm phục vụ công tác quản lí bán hàng có những chức năng như sau:

 Quản lí danh mục: Chức năng quản lí danh mục có các chức năng con là quản lí danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục hàng hóa

 Quản lí bán: Chức năng quản lí bán được phân rã thành hai chức năng nhỏ là quản lí đơn đặt hàng và quản lí hóa đơn bán hàng.

Chức năng Thống kê – Báo cáo cung cấp các công cụ báo cáo thống kê với các thành phần con là bảng kê bán hàng, bảng kê đơn đặt hàng và báo cáo tổng hợp, giúp theo dõi doanh thu, quản lý đơn đặt hàng và tổng hợp dữ liệu kinh doanh một cách trực quan trên cùng một nền tảng.

Phần mềm ngoài các chức năng chính còn tích hợp chức năng đăng nhập để quản lý người dùng Để có thể sử dụng hệ thống, người dùng cần có tài khoản đăng nhập và được cấp quyền truy cập các tính năng Khi muốn kết thúc phiên làm việc, chỉ cần đóng form để thoát khỏi phần mềm.

 Yêu c ầ u phi ch ức năng

- Phần mềm có thông báo lỗi khi người dùng đăng nhập vào phần mềm mà không đúng user và password

- Hệ thống cần có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng yêu cầu sử dụng của nhân viên bộ phận kinh doanh

- Giao diện của phần mềm được thiết kế thân thiện và dễdàng cho người sử dụng

- Công việc tính toán được thực hiện một cách chính xác, không chấp nhận sai sót

- Sử dụng các quy tắc quy ước để lưu trữ với các mã hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng

- Hệ thống chỉ được sử dụng với những nhân viên, người dùng có quyền truy cập của hệ thống để đảm bảo tính an toàn

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng được phân tích, thiết kế theo phương pháp hướng đối tượng, sử dụng ngôn ngữ VB.NET và phát triển giao diện người dùng trên nền DevExpress Dữ liệu được quản trị bằng SQL Server 2008 R2, đảm bảo hiệu quả lưu trữ, truy vấn và quản lý dữ liệu cho hoạt động bán hàng Phần mềm được cài đặt trên máy tính có hệ điều hành Windows XP trở lên, phù hợp với môi trường làm việc phổ biến và đảm bảo sự tương thích với các ứng dụng doanh nghiệp.

Phân tích bài toán

3.3.1 Bi ểu đồ Usecase t ổ ng quát

3.3.2 Bi ểu đồ usecase chi ti ế t

 Bi ểu đồ usecase chi ti ế t ch ức năng quả n lí danh m ụ c

Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết quản lí danh mục

 K ị ch b ản Usecase “ Quả n lí danh m ụ c khách hàng ”

Tên use case Use case “Quản lí danh mục khách hàng”

Tác nhân Nhân viên kinh doanh

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin danh mục khách hàng

Chức năng quản lí danh mục khách hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ:

+ Sửa thông tin khách hàng

Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa khách hàng hàng bắt buộc

1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục khách hàng”

2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục

3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục khách hàng (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm )

4 Nhân viên thực hiện thêm thông tin của khách hàng vào form màn hình công việc và nhấn lưu

4 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

5 Quá trình thao tác kết thúc

1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password

2 -Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password

3 Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục khách hàng”

Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục khách hang

 K ị ch b ản Usecase “Quả n lí danh m ụ c kho ”

Tên use case Use case “quản lý danh mục kho”

Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công danh mục kho

Chức năng quản lí danh mục kho được phân rã thành các chức năng nhỏ:

Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa kho hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm để xem chi tiết

3.Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục kho (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm )

4.Nhân viên thực hiện thêm thông tin của kho vào form màn hình tạo mới danh mục kho và nhấn lưu.

5.Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

6.Quá trình thao tác kết thúc

1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password

2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password

3.Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục kho”

Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục kho

 K ị ch b ản Usecase “ Quả n lí danh m ụ c hàng hóa ”

Tên use case “ Quản lí danh mục hàng hóa”

Tác nhân Nhân viên kinh doanh

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin danh mục hàng hóa

Chức năng quản lí danh mục hàng hóa được phân rã thành các chức năng nhỏ:

+ Sửa thông tin hàng hóa

Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa hàng hóa hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm để xem chi tiết

1.Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục hàng hóa”

2.Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục

3.Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục hàng hóa (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm )

4.Nhân viên thực hiện thêm thông tin của hàng hóa vào form màn hình tạo mới danh mục hàng hóa và nhấn lưu

5.Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

6 Quá trình thao tác kết thúc

1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password

2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password

3 Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục hàng hóa”

4.Phần mềm thông báo lỗi nếu thông tin của mã hàng hóa được thêm mới vào đã tồn tại trong CSDL

Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục hàng hóa

 Bi ểu đồ usecase chi ti ế t ch ức năng quả n lí bán

Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí bán

 K ị ch b ả n Usecase ch ức năng quản lí đơn đặ t hàng

Tên use case “ Quản lí đơn đặt hàng”

Tác nhân Nhân viên kinh doanh

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin đơn đặt hàng

Chức năng quản lí đơn đặt hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ:

+ Tạo mới đơn đặt hàng

+ Sửa đơn đặt hàng + Xóa đơn đặt hàng + Tìm kiếm đơn đặt hàng

Include: Để thực hiện thao tác sửa hay xóa đơn đặt hàng hàng bắt buộc phải thực hiện công việc tìm kiếm đơn hàng, để xem danh sách đơn hàng.

1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí đơn đặt hàng”

2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình “Đơn đặt hàng”

3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới đơn hàng (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm )

4 Nhân viên thêm thông tin về đơn hàng trên from màn hình ( hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ) rồi nhấn lưu

5 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

6 Quá trình thao tác kết thúc

1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password

2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password

3.Phần mềm thông báo lỗi nếu không nhập đủ thông tin vào form “Đơn đặt hàng”.

Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lí đơn đặt hàng

 K ị ch b ả n Usecase ch ức năng quả n lí hóa đơn bán hàng

Tên use case “ Quản lí hóa đơn bán hàng”

Tác nhân Nhân viên kinh doanh

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin trên hóa đơn bán hàng

Chức năng quản lí hóa đơn bán hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ :

+ Tạo mới hóa đơn bán hàng + Sửa hóa đơn bán hàng + Xóa hóa đơn bán hàng + Tìm kiếm hóa đơn bán hàng

Include : Để thực hiện thao tác sửa hay xóa hóa đơn bán hàng bắt buộc phải thực hiện tìm kiếm để để xem danh sách hóa đơn

1 Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí bán” và chọn “Quản lí hóa đơn bán hàng”

2 Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình “Hóa đơn bán hàng hàng”

3 Nhân viên chọn chức năng tạo mới hóa đơn (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm )

4 Nhân viên thực hiện thêm thông tin trên form màn hình hóa đơn bán hàng và nhấn lưu

5 Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu

6 Quá trình thao tác kết thúc

1.Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password

2.Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password

3.Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Hóa đơn bán hànghàng”

4.Phần mềm thông báo lỗi nếu thông tin trên hóa đơn bán

 Bi ểu đồ usecase chi ti ế t ch ức năng báo cáo thố ng kê

Hình 3.4: Biểu đồ usecase chức năng báo cáo thống kê

 K ị ch b ả n usecase ch ức năng báo cáo thố ng kê

Tên use case Use case “Báo cáo thống kê”

Tác nhân chính Nhân viên kinh doanh, Ban giám đốc

Mức 3 Điều kiện bắt buộc Nhân viên, Ban giám đốc đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện ra Hệ thống kết xuất ra loại báo cáo mà người sử dụng hệ thống yêu cầu

Extend: Chức năng báo cáo thống kế được phân rã thành các chức năng nhỏ: + Bảng kê đơn đặt hàng

+ Bảng kê hóa đơn bán hàng

1.Nhân viên đăng nhập vào phần mềm, chọn chức năng “Báo cáo thống kê” và chọn chức năng “ Bảng kê hóa đơn bán hàng hàng”

2.Phần mềm hiển thị giao diện màn hình “Điều kiện lọc báo cáo”

3.Nhân viên nhập điều kiện lọc báo cáo

4.Nhân viên click nút chấp nhận

5.Phần mềm hiển thị báo cáo dưới dạng xem trước và cho phép xuất hoặc in báo cáo khi người cùng có yêu cầu

6 Quá trình xem báo cáo kết thúc

1 Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và mật khẩu

2 Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng username, mật khẩu

3 Phần mềm thông báo lỗi nếu dữ liệu của điều kiện lọc báo cáo bị sai

Bảng 3.6: Kịch bản usecase báo cáo thống kê 3.3.3 Bi ểu đồ l ớ p

 KHACH_HANG (ma_kh, ten_kh, ma_so_thue, dia_chi, dien_thoai, fax, email,ten_khVAT, ac_ti)

 CTHOA_DON(so_hoa_don,so_tt, ma_hang, ton,gia2,tien2,chiet_khau)

 HOA_DON(so_hoa_don,ma_ct,ma_kh,ong_ba,dia_chi,dien_giai,t_so_luong,t

_tien,ngay_ct,han_tt)

 KHO(ma_kho, ten_kho,ten_kho2,vtri,nh_kho1 ,nh_kho2)

 CTKHO(ma_hang_hoa,ma_kho,so_ton,gia_tri_ton)

HANG_HOA(ma_hang,ten_hang_hoa, dvt,ma_kho,gia1,gia2)

 DON_HANG(ma_don_hang,ma_ct,ngay_ct,ma_khach,t_so_luong,t_tien)

 CTDON_HANG(ma_don_hang,ma_phu,ma_hang,so_luong,gia2,tien2)

3.3.4 Bi ểu đồ tr ạ ng thái

 Bi ểu đồ tr ạ ng thái

Hình 3.6: Biểu đồ trạng thái chức năng đăng nhập

Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái chức năng thêm mới hàng hóa

Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái chức năng sửa thông tin hàng hóa

Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái chức năng xóa hàng hóa

Hình 3.10: Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn

Hình 3.12 :Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới hàng hóa

Hình 3.13 :Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật thông tin hàng hóa

3.3.6 Bi ểu đồ ho ạt độ ng

Hình 3.15: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập

Hình 3.17: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí hóa đơn bán hàng

Các thành phần của “Hệ thống thông tin quản lí bán hàng “ bao gồm:

- Giao diện: Giao diện cho nhân viên và ban lãnh đạo

- Chức năng: Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng

Cơ sở dữ liệu chứa toàn bộ dữ liệu liên quan đến các đối tượng được lưu trữ trong hệ thống, bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng và các loại phiếu như phiếu mua, phiếu trả; tất cả dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống để hỗ trợ tra cứu và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Để hệ thống quản lý bán hàng vận hành trên nền tảng Windows và kết nối qua mạng LAN, VB.Net là lựa chọn công nghệ phù hợp cho quá trình phát triển Việc sử dụng VB.Net giúp tối ưu hiệu suất, dễ dàng tích hợp với cơ sở dữ liệu SQL Server và tăng cường bảo mật, đồng thời hỗ trợ bảo trì và mở rộng trong môi trường Windows Nhờ khả năng triển khai nhanh và khả năng mở rộng, VB.Net trở thành giải pháp công nghệ hiệu quả cho hệ thống quản lý bán hàng chạy trên Windows và LAN.

Hình 3.18: Biểu đồ thành phần 3.3 8 Biểu đồ triển khai

Hình 3.19: Biểu đồ triển khai hệ thống

Thi ế t k ế cơ sở d ữ li ệ u và giao di ệ n

3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_kh PK nvarchar(30) Mã khách hàng

Ten_kh nvarchar(100) Tên khách hàng

Ma_so_thue nvarchar(30) Mã số thuế

Dia_chi nvarchar(30) Địa chỉ

Dien_thoai nvarchar(12) Điện thoại

Ten_khVAT nvarchar(100) Tên Công ty

Ac_ti bit Trạng thái

Bảng 3.7: Hóa đơn bán hàng

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_hang_hoa PK nvarchar(30) Mã hàng hóa

Ma_kho FK nvarchar(30) Mã kho

Ten_hang_hoa nvarchar(100) Tên hàng hóa

Dvt nvarchar(30) Đơn vị tính

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_kho PK nvarchar(30) Mã kho

Ten_kho nvarchar(100) Tên kho

Ten_kho2 nvarchar(100) Tên kho bằng tiếng anh

Nh_kho1 nvarchar(30) Nhóm kho1

Nh_kho2 nvarchar(30) Nhóm kho2

Vi_tri nvarchar(100) Vị trí

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_hang_hoa PK nvarchar(30) Mã hàng hóa

Ma_kho FK nvarchar(30) Mã kho

So_ton numeric(20,4) Số lượng tồn kho

Gia_tri_ton numeric(20,4) Giá trị tồn kho

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_don_hang PK nvarchar(30) Mã đơn hàng

Ma_ct FK nvarchar(30) Mã chứng từ

Ma_kh FK nvarchar(30) Mã khách hàng

Ngay_ct smalldatetime Ngày chứng từ

T_so_luong numeric(20,4) Tổng số lương

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

Ma_don_hang PK nvarchar(30) Mã đơn hàng

Ma_phu FK nvarchar(30) Mã phụ

Ma_hang FK nvarchar(30) Mã hàng hóa

Bảng 3.12: Chi tiết đơn đặt hàng

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

So_hoa_don PK nvarchar(30) Số hóa đơn

Ma_ct FK nvarchar(30) Mã chứng từ

Ma_kh FK nvarchar(30) Mã khách hàng

Dien_giai nvarchar(30) Diễn giải

T_so_luong numeric(20,4) Tổng số lượng

Ngay_ct smalldatetime Ngày chứng từ

Han_TT Numeric(20,4) Hạn thanh toán

Bảng 3.13: Hóa đơn bán hàng

Tên trường Khóa Kiểu dữ liệu Chú giải

So_hoa_don PK nvarchar(30) Số hóa đơn

Stt_rec0 FK nvarchar(30) Số thứ tự quyển 0

Ma_hang_hoa FK nvarchar(30) Mã vật tư

So_luong numeric(20,4) Số lượng xuất

Bảng 3.14: Chi tiết hóa đơn bán hàng

Hình 3.19: Mô hình dữ liệu quan hệ 3.4.2 Thiết kế giao diện

Khi nhân viên mở phần mềm, form đăng nhập sẽ hiển thị và yêu cầu nhập tên đăng nhập cùng mật khẩu để vào hệ thống Nếu tên đăng nhập hoặc mật khẩu không đúng, người dùng sẽ không thể đăng nhập và truy cập phần mềm Ngược lại, khi đăng nhập thành công, trang chủ của hệ thống sẽ được hiển thị, cho phép nhân viên tiếp tục công việc.

Hình 3.20: Giao diện màn hình đăng nhập

Hình 3.21: Giao diện chờđăng nhập vào hệ thống

Trên màn hình quản lý danh mục, người dùng có thể thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm thông tin về hóa đơn bán hàng bằng cách chọn danh mục tương ứng muốn cập nhật Việc chọn đúng danh mục giúp quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả hơn và tạo điều kiện cho việc lọc, tra cứu thông tin doanh số nhanh chóng.

Hình 3.22: Giao diện màn hình trang chủ

Khi nhân viên muốn thêm mới một kho hàng, nhân viên cần chọn chức năng

Để thêm mới kho, mở form nhập liệu và các textbox sẽ được làm trắng để nhân viên nhập dữ liệu; sau khi nhập xong, nhấn Lưu để hoàn tất việc thêm mới kho vào CSDL Khi muốn sửa thông tin của một kho, hãy dùng chức năng Tìm kiếm theo mã kho để xem chi tiết và chỉnh sửa, sau đó nhấn Lưu để cập nhật lên CSDL Đối với xóa kho, nhân viên cần chọn chức năng Tìm kiếm để lấy kho cần xóa, sau khi hoàn tất nhấn Xóa để xóa thông tin kho khỏi CSDL.

Hình3.25: Giao diện màn hình “Danh mục hàng hóa”

Hình 3.24: Giao diện màn hình “Danh mục khách hàng”

Chức năng quản lý bán hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ gồm Hóa đơn bán hàng và Đơn đặt hàng, và được gọi khi người dùng truy cập từng chức năng trên hệ thống Để cập nhật các chứng từ như Hóa đơn bán hàng và Đơn đặt hàng, nhân viên thực hiện tìm kiếm nhằm lọc các chứng từ cần cập nhật Khi người dùng kích hoạt chức năng Tìm kiếm, màn hình điều kiện lọc chứng từ sẽ hiển thị, cho phép tìm kiếm chứng từ theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Hình 3.26: Giao diện màn hình “Đơn đặt hàng”

Hình 3.28 Giao diện màn hình “Tìm kiếm chứng từ”

 Th ố ng kê, báo cáo

Chức năng thống kê báo cáo của hệ thống cho phép xuất các loại bảng kê và báo cáo phục vụ mục đích sử dụng, cung cấp cái nhìn tổng quan về dữ liệu và hỗ trợ quyết định Để có được các báo cáo, người dùng sẽ chọn các điều kiện lọc phù hợp; chức năng lọc báo cáo cho phép lọc theo ngày, theo tháng hoặc theo quý, tùy thuộc vào yêu cầu của người quản trị Việc lọc báo cáo linh hoạt giúp tối ưu hóa quá trình truy vấn thông tin, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu.

Hình 3.30 Giao diện màn hình “ Bảng kê hóa đơn bán hàng”

Hình 3.31: Giao diện thông báo không tìm thấy chứng từ

Hình 3.31: Giao diện thông báo thoát chương trình

M ộ t s ố đề xu ấ t và ki ế n ngh ị

3.5.1 Kiến nghị với Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

CyberSoft đang ở giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô, nhận được sự tin tưởng ngày càng cao từ khách hàng trên toàn quốc với các sản phẩm và dịch vụ chất lượng Để đáp ứng nhu cầu vận hành hiệu quả và tối đa hóa khả năng phục vụ, công ty sẽ nâng cấp hệ thống trang thiết bị phần cứng, nhằm hỗ trợ tốt nhất cho đội ngũ nhân viên và triển khai hiệu quả phần mềm quản lý bán hàng khi đi vào hoạt động Việc cải tiến này sẽ tối ưu hóa quy trình bán hàng, tăng năng suất làm việc và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Để đảm bảo hiệu quả triển khai phần mềm quản lý bán hàng, công ty cần mở các lớp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm và cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn cho từng người Trên cơ sở triển khai phần mềm, công ty cần có người hướng dẫn và tổ chức đào tạo về các chức năng chính của phần mềm cho nhân viên, giúp nắm vững quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc.

3.5.2 Đề xuất hướng phát triển Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft ” là đề tài có khả năng ứng dụng thực tế cao với nhiệm vụ là xây dựng một phần mềm quản lí bán hàng giúp hỗ trợ một cách tối đa, giảm thiểu những thao tác thủ công bằng việc tin học hóa tất cả các khâu từ việc cập nhật thông tin các danh mục cho tới,tạo đơn hàng, lập hóa đơn Nhìn chung, bài khóa luận đã đáp ứng được những chức năng cơ bản, phù hợp với thực tế công tác quản lý bán hàng của công ty CyberSoft hiện nay Bên cạnh những chức năng mà hệ thống cung cấp, hệ thống còn chưa có chức năng import dữ liệu từ excel hay word vào, hay export dữ liệu ra các file phục vụ cho công tác báo cáo, gửi mail tự động thông báo đặt hàng thành công cho khách hàng Khả năng mở rộng của phần mềm còn chưa cao, khi có phát sinh các chức năng mới thì hệ thống không có khả năng mở rộng thêm các chức năng Vì thế hướng phát triển cho đề tài là xây dựng cho hệ thống thêm các chức năng như export hay import dữ liệu ra các file, khả năng gửi mail cho đối tác khi có yêu cầu và hơn hết là hệ thống có khả năng tùy chỉnh thêm hoặc sửa các chức năng